En väg in, HSF. Bakgrund. Utredningsuppdrag

Transkript

1 1 (7) Utredning, En väg in, HSF Utredningsuppdrag från sjukvårdledningen hälso- och sjukvårdsförvaltningen att arbeta fram underlag till för beslut om utveckling av en väg in för anställning inom HSF. Bakgrund Resursteamet, som har ett antal sjuksköterskor och undersköterskor organisatoriskt samlat för korttidsfrånvaro, inom HSF har varit i funktion sedan Resursteamet och bemanningsassistenter har varit föremål för utvärdering av serviceförvaltningen PA på uppdrag av sjukhuschef HSF. Resursteamet tillgodoser idag inte fullt ut behovet av korttidsersättning och behöver utökas. Under januari 010 påbörjades centralt i kommunen genom Gun Tidestav och flera förvaltningars personalchefer ett arbete med en väg in för anställning inom Gotlands Kommun. Man såg där tidigt ett gemensamt spår med samverkan HSF och SOF avseende främst baspersonal, undersköterskor och sjuksköterskor. Komrev inom PricewaterhouseCoopers har genomfört en granskning 010 som visar på att den interna kontrollen inte är tillräcklig inom HSF och PA området. Det brister i bland annat rutiner vid anställning. I samband med omställningsarbete etapp 1 inom sjukhuset så tillsattes ett antal bemanningsassistenter med tillhörighet mot specifika kliniker. Utvärdering visar på behov att utreda var bemanningsassistenter bäst ska organiseras. Utredningsuppdrag Ta fram organisation och struktur (modell) för Rekrytering och bemanning HSF, en väg in (även beställning via bemanningsföretag) Modellen ska tillgodose verksamheternas behov av Rekrytering och Bemanning med eller utan introduktion (kort respektive långt tidsperspektiv) Modellen inkluderar gemensam syn på bemanningsassistenters arbetsuppgifter och organisation samt förslag på ekonomisk modell. Alla nuvarande resurser ska samlas i ett förslag. Minska förvaltningens kostnader för övertid, sträva mot heltidstjänster och förbättrad arbetsmiljö. Skapa en gemensam syn på bemanningsfrågor avseende kompetens, anställningsformer och anställningsvillkor. Delmål: Modellen tas fram för sjuksköterskor och undersköterskor.

2 (7) Utredning, Förutsättningar för uppdraget Uppdraget ska drivas med fokus på verksamheternas behov. Uppdraget utgår från att all anställning, rekrytering och bemanning flyttas organisatoriskt till en ny samlad enhet. Uppdraget ska föreslå modell för hur tillsvidare anställningar hanteras i förvaltningen. Uppdraget ska föreslå en organisatorisk samlad tillhörighet för förvaltningens bemanningsassistenter. Sammanfattning Vi har utgått mycket från befintlig modell i SOF där de har ett resursteam sedan år 001. Erfarenheterna från SOF pekar tydligt på vikten av gemensam struktur, uppdragsbeskrivning och stark styrning (styrgrupp). Vi föreslår en förvaltningsövergripande modell med en organisatorisk enhet - Bemannings- och Rekryteringsenhet med innehåll och modell för strategiska verksamhetsfrågor (styrning). Förslaget innehåller två alternativa ersättningsmodeller och även hur utveckling och vidare hantering kan ske. Verksamheten och ekonomisk styrning ska följa ny ledningsorganisation (omorganisation pågår inom HSF) För att få en förvaltningsgemensam kvalitetssäkrad bemanningshantering inom HSF måste flera strategiska val göras. Beslut om ny bemannings och rekryteringsförfarande inom HSF Tydlig viljeinriktning Skapa förutsättningar Resultatuppföljning Samverkan med PA All rekrytering och bemanning sker via. Nära samarbete med PA chef och PA funktioner avseende bland annat anställningsfrågor, avtal, LAS företräde, -åringar, möjlighet till att erbjuda heltidstjänster mm. för en kvalitetssäkrad rekryteringsprocess.

3 3 (7) Utredning, Modell Med utgångspunkt från nuvarande resursteam formas organisatorisk enhet, Bemannings- och Rekryteringsenhet. I den ingår nuvarande resursteam för korttidsfrånvaro som en grupp. Inledningsvis bör enheten finnas på förvaltningsövergripande nivå. En tydlig uppdragsbeskrivning för bemanning och rekrytering med klart syfte, mål och resurser. Uppdragsbeskrivningen ska vara utgångspunkt för uppföljning av verksamheten. I uppdraget ingår att rekrytering och bemanning inom HSF för undersköterskor, sjuksköterskor och via bemanningsföretag görs av Bemannings- och Rekryteringsenheten. Förslag på uppdrag bifogas. Styrgrupp beslutar om strategiska verksamhetsfrågor. Det ska bildas ett kundråd som är rådgivande och har med sig synpunkter från kunder. Kundråd består av representanter från kunderna och enhetschef för Bemannings- och Rekryteringsenheten. Kundrådets representanter ansvarar för att informera vidare i sina ledningsgrupper och forum. Ersättningsmodell/Ekonomi I ersättning för Bemannings- och Rekryteringsenhet ingår alla administrativa kostnader för bemanningstjänster, semesterersättningar, APT, utbildningar mm. Det vill säga alla kostnader för att enheten ska kunna verka finns i grunduppdraget. Alla kostnader som går att påverka (på kort tid) genom behov ska belasta beställande enhet. Tydligt mål bör finnas för nyttjandegrad på, detta läge ca 60% eller 70%. (ITT har 60%) Mål för ersättningsmodell bör vara att det sker på liknande sätt inom Gotland Kommun. Det ger fördelar vid utveckling av datastöd mm. Förslag 1 Alla enheter betalar en abonnemangsavgift som bestäms av förvaltningsledningen. I abonnemangskostnaden ingår grunduppdraget. Vid beställningar akut frånvaro idag eller imorgon samt korttidsfrånvaro upp till 14 dagar tas ett förutbestämt timpris ut för vikarien. Vid beställningar längre vikariat och vakanta tillsvidareanställningar läggs den faktiska kostnaden ut direkt på beställande enhet från dag 1. Förslag Alla enheter betalar en abonnemangsavgift som bestäms av förvaltningsledningen. I abonnemangskostnaden ingår grunduppdraget. Faktisk kostnad för vikarien, oavsett korttidsfrånvaro eller längre frånvaro, läggs ut direkt på beställande enhet från dag 1.

4 4 (7) Utredning, ansvarar för bemanning vid korttidsfrånvaro, längre vikariat, vakanta tillsvidareanställningar, timanställningar, ev hyrpersonal samt rekrytering av sjuksköterskor och undersköterskor. Här finns: Tillsvidareanställd personal inom HSF som inte har en fast placering. Erbjuds längre vikariat och vakanta tjänster. Timanställd personal som anlitas vid behov. Beställning av hyrpersonal Bemanningsassistenter Resursteam Inom finns nuvarande Resursteamet som ansvarar för bemanning och rekrytering av medarbetare vid korttidsfrånvaro ex akut frånvaro idag eller imorgon, frånvaron kan pågå upp till 14 dagar. Här finns: Tillsvidareanställd personal som huvudsakligen används vid korttidsfrånvaro. Bemanningsassistenter (administration) Tillsvidareanställda utan fast placering Timanställda Resursteam (korttidsfrånvaro) Bemanningsassistenter inom HSF skall tillhöra den nya enheten och samlokaliseras. Vidare ska deras arbetsuppgifter och tjänsteinnehåll tydliggöras i bemanningsfrågor (se omställningsarbete 1 tjänsteinnehåll/katalog). Särskilt behövs ett förtydligande avseende stöd till avdelningschefer i administrativa frågor. För beställningar av ersättare när det gäller korttidsfrånvaro (resursteam) görs från verksamheter i medvind via Medvind/webbman av chef. Inga medarbetare med pågående rehabiliteringsutredningar ska placeras i enheten då det ligger under verksamheternas ansvar. Gotlands kommun har ambitionen att öka antalet heltider och till resursteamet föreslås minsta sysselsättningsgrad vara 80 %. Det finns ett behov av att utöka resursteamets medarbetare för korttidsfrånvaro, utifrån underlag statistik 009. Nya medarbetare tillsvidareanställs efter annonsering enligt tidigare framtagen kompetensprofil. Det krävs specifik kompetens och flexibilitet för att arbeta regelbundet på många olika avdelningar och förändra sin tjänstgöring med kort varsel.

5 5 (7) Utredning, Genomförande Utveckla Resursteamet och bilda en ny övergripande enhet samt samordna bemanningsassistenter inom enheten. Det ska finnas ett nära samarbete med PA om antal vikarier, sammanlagd tid, LAS listor etc som förs kontinuerligt knutet till medvindsystem och IFS. Uppdatering av tid ska ske automatiskt i system. I dagsläget finns fem bemanningsassistenter inom förvaltningen. I genomförandet bör ingå att utreda lämpligt antal i förhållande till uppdraget. Resursteamet bör utökas för att få möjlighet till att täcka behovet. I genomförande bör även statistik tas fram som underlag inför rekrytering. Här måste även ekonomiska förutsättningar tillskapas av förvaltningen (ökat anslag).

6 6 (7) Utredning, Förslag på uppdrag Bemanningsassistenter (administration) Tillsvidareanställda utan fast placering Timanställda Resursteam (korttidsfrånvaro) Uppdrag Utifrån verksamhetens behov ansvara för bemanning av sjuksköterskor och undersköterskor till HSFs verksamheter stöd vid rekrytering av personal till samtliga verksamheter inom HSF. administrativt stöd till verksamheter vid bemanning, schemaläggning och frånvaro. Beställning av hyrpersonal Samordningsansvar inom HSF gällande företrädesrätt och avtalsfrågor inom PA området. Särskilt uppdrag gällande statistikuppföljning för anslutna avdelningar avseende kostnader för timvikariat, övertid och mertid för sjuksköterskor och undersköterskor. Resursteam Tillhandahålla tillsvidareanställda sjuksköterskor och undersköterskor hela arbetspass, vid planerad och oplanerad korttidsfrånvaro upp till 14 dagar. Tillhandahålla modell för att säkra rätt kompetens till rätt verksamhet. Uppdraget omfattar sjuksköterskor och undersköterskor. Syfte Stödja ansvariga chefer vid rekrytering och bemanning. Skapa en enhetlig struktur och rutiner inom förvaltningen gällande PA området. Minska förvaltningens kostnader för personal. Förbättra arbetsmiljön genom att ha heltidsanställda ersättare med rätt kompetens. Ökad patientsäkerhet genom ersättare med rätt kompetens.

7 7 (7) Utredning, Mål Alla anställningar går via. Ingen övertalighet pga att företrädesrätten inte bevakats. Kvartalsuppföljning av ekonomi och kostnader för personal, hyrpersonal, timvikariat, övertid och mertid. Arbetstidskostnaden ska minska i förhållande till arbetad tid. Resursteamets nyttjandegrad ska vara minst 70 % av arbetspassen. Framgångsfaktor Rätt kompetens till rätt verksamhet Tydlig gemensam viljeinriktning inom förvaltningen Samarbete med serviceförvaltningen och PA konsulenter Resursteamet har egen hantering i grupp samt påverkan av att arbeta i andra grupper. Hög nyttjandegrad inom resursteamet