Recordkeeping Metadata and Work Process Analysis

Transkript

1 KAREN ANDERSON Recordkeeping Metadata and Work Process Analysis Karen Anderson rapporterar från det seminarium som arrangerades av SIS den 23 maj 2008 på Stadsarkivet i Stockholm. Vid seminariet behandlades standarder for metadata och verksamhetsanalys och processkartläggningfor arkivbildning och dokumenthantering av internationella och nationella experter. A one-day roundtable was organised immediately after the ISO TC46 (Information and Documentation) meetings at SIS in Stockholm, to benefit from the expertise of visicing international experts on Metadata for records and the work in progress on a Technical Report ab out Work process analysis for records. Bothare designed to complement ISOr 5489 and assist in its implementation. The purpose of the roundtable was to share the principles that have guided the work on recordkeeping metadata and work process analysis and some exaroples of their application in the speakers' countries. Anki Steen, commenced the day with an intro- duction to the work of SCu: Archives l Records Management of ISO TC46 and its achievements. In particular, she reported that a Swedish standard for Metadata for Records is being developed and that the AG l Group is disenssing the need for training about the standards for the professional community in Sweden. Anki chairs the SIS TK 3 I z/ AGr, which is the Swedish mirror group for SCu. Presentations followed by Mr Hans Hofman, of the Nationaal Archief Nederland; Ms Barbara Reed, Director of Recordkeeping Innovation, Australia; Ms Susan Franklin of Library andarchives Canada; MsJaana Kilkki, Development Director, National Archives of Finland and Mr Daniel Höffker from the National Ar chives of Sweden. Hans Hofman spoke on the principles and concepts that support the standard on Metadata for records - Principles (SS-ISO :2006) and its' accompanying Technical specification ISOITS :2007), which is scheduled to become a full standard in The Principles deal with the pur- ARKIV; SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:2 81

2 Karen Anderson poses and the definition of metadata, whereas the Technical Report deals with conceptual and implementation issues. It addresses consideration of the business context, policies and responsibilities and issues to consicler in developing a metadata framework such as generic metadata elements and the design and construction of a metadata schema. It also covers systems design to deal with capturing, managing and preserving metadata. This follows the pattern of SS-IS Records management Parts l and 2. He also discussed a prospective Part 3, based on work done by the lnterpares project, which would provide a standard for documenting metadata schemas. However, this part of the group's work is on hold. H ans discussed applications of metadata and relationships between recordkeeping metadata and other domains such as e-business, resource discavery (Dublin Core, for example) and preservation metadata. Some of these relationships present problems. Terms like preservation, for example, cause semantic problems because they mean different things to different groups. Most importantly, metadata generated by other domains does not deal with aggregations, as recordkeeping metadata must. He conducled his talk by camparing IS to ICA standards for archival description, including ISADIG, ISAAR(CPF), ISIAH and ISDF. He noted that all of these can be mapped to ISO r, bu t these standards are designed for manual description of records, whereas in a digital environment metadata must be designed, captured and managed automatically by compliant systems, and this is the advantage of the IS approach. Our professional community must also pay attention to interoperability: we must document metadata schemas and build registries of metadata entities sothat we can map schemas to each other. Barbara Reed explored issues in implementing metadata and examples of applications and reported that the Australian IT l 2 7 Standards committee is working on an element set to support ISO r. Thesetwill recognise five entities: records, agents, business functions, mandates and relationships. She began her talkbynoting that a record without metadata is not a record - it is only an object that consists of content unrelated to business! She also pointed out that EDRMS users avoid manually adding metadata, so a crucial aim must be to gather metadata automatically. Most of the needed process metadata is already there, bu t the challenge is to find out where i t is located in proprietary systems and find standardised ways of expressing it. Barbara noted that for future developments, digital thinking, with relational rather than hierarchical thinking is required. Although metadata is part of the record, i t mayhave a separate physical existence and be valuable (for example for audit trails) Iong after the record as object has been removed, therefore we need better and more formal documentation embedded in systems implementation. Above all, the recordkeeping community must seize the opportunity to gain archival understanding of the need for automatically harvested metadata that must be sustainable through generational changes in software and support interoperability between business process and organisations. Meeting this challenge is necessary to ensure that records management can be integrated with business systems and opera te in service -oriented environments that underpin web services such as e-government services and e-business. Sue Franklin reported on the development process and significance ofiso/tr26r22: Work process analysis for recorcls, now published as a Technica.I Report in May 2oo8.ISOITR26r22 has been based on theaustralian StandardASso Work process analysis for recordkeeping. Members from Sweden, Australia, Finland, Canada, the USA, the UK and others took over two years to complete the development and consultation process. Among the challenges faced by the group were different points of view on fundamental concepts and terminology. Their success provides an excellent example of the dedication and cooperative work by the international professional community who contribute to 82

3 Recordkeeping Metadata and Win k Process Analysis TC46/SCI I work programmes. When no work process analysis has been undertaken, organizations do not know whether they do in fact create, capture or control records that are required to ensure performance and accountability and manage risk. ISOITR26122 relates to the first three steps of 'Design and implementarian of arecords system' (IS , Section 3.2), providing guidance on how to undertake the analysis required. These steps are A: 'Conduct a preliininary investigation'; B: 'Analyze business activity' and C: 'Identify records requirements', thus providing a method for analyzing business processes and centring records and recordkeeping processes as enabiers of business efficiency and accountability within organizations. Work process analysis for records recognises both sequential and functional analysis and emphasises the importance of validating the work process with participants. Sue reported that the process has already been tested by Library and Archives Canada within the government recordkeeping re gulatory regimefor policy functions; its' regulatory and legal functions; human resources management; heritage function and in its function based classification system. Their experience isthat work process analysisensures that their Documentation Standards align with public adininistration requirements for accountability and performancebased reporting. J aana Kilkki described how work process analysis has been the basis of recordkeeping and thus identification of archival records in Finland since the I98os. Yet until now there has never been any specifically defined method used for analysis. ISO/ TR26122 provides much-needed guidance for recordkeeping practitioners. The I 98 I Archives Law shifted the focus from filing inactive records to requiring each government au thority to produce and maintain arecords life cycle management plan (an AMS), which must be approved by the National Archives. At the time of transfer to the Archives, The National Archives of Finland checks only the documentation of the AMS, not the records themselves. All appraisal decisions are based on the AMS. I found this particularly interesting, because WesternAustralia's State RecordsAct (2000) is unique in Australia, in that i t requires government agencies to have a Recordkeeping Plan (RKP) approved by the State Records Commission. Western Australia developed this regime without realising that Finland had already implemented it 20 years before! Furthermore, WesternAustralia still has no plan to introduce systematic work process analysis to support the creation of agencies' RKPs. Finland is now in the process of developing an e-ams system: an information system that will ensure that recordkeeping metadata values and life-cycle management rules are defined in one information system which is integrated to business systems, instead of all business systems containing their own recordkeeping controls. The e-ams specifications are scheduled to be completed in autumn of With this initiative Finland is leading the world recordkeeping community in digital archival appraisal and control. Work process analysis is central to its implementation, because in the electronic environment the AMS system requires much more detailed analysis than in post-hoc descriptions of recordkeeping systems as interpreted by humans. On a practical leve!, the Finnish municipalities are already testing the concept, working on process descriptions for e-ams Daniel Höffker round ed off the day by describing the use of the work process analysis methodology for StatensArkiv's move from the GeneralArchival Schema that da tes from the early twentieth century to meet and develop new requirements. Guidance in ISO/TR26I22 has been used to develop a classification structure which represents business functions and ensures that the metadata requirements which will discribe context, rather than requiring fixed representations. A three-level classification structure has been developed to cover business functions, groups of processes and work processes. Daniel noted that appraisal is affirmed as more important than ever in the proactive approach to ca p-

4 Karen Anderson turing, managing and preserving archival records. The Roundtable presentations made it clear that the Records management, Metadata for records and Work process analysis for records standards knit together, building upon each other and continually expanding the guidance available to the professional archives and records community. Chris Hurley, noted that: The whole point of standards is to mark the noman's land between what we are constrained to do and what we aspire to do - otherwise what we are constrained to do will never change. On a practical level, unless our reach exceeds our grasp, we won't be open to some of the new methodologies and techniques that technology is offering us to overcome the traditional constraints on appraisal. (Hurley, wo s: 2 52) The really good news is that the work of TC46 and its nationally based counterparts, including the SIS TKp2/AGl, has made such sound achievements and continnes to help us move ahead. The ISO website contains a lot of useful information about how standards are developed and the work of the various Technical Committees at / You can read more about SIS and purchase copies of the Standards at: /sis.se/ References Franklin, S. (2oo8) IS026122: Work process analysis for records. Presented at the Roundtable Seminar on Recordkeeping metadata and Work Process Analysis, 2 3 May 2008, Stadsarkivet, Stockholm Hofman, H. (2oo8) Records metadata: IS I principles and concepts. Presented at the Roundtable Seminar on Recordkeeping metadata and Work Process Analysis, 2 3 May 2008, Stadsarkivet, Stockholm Hurley, C. (zoos). 'Recordkeeping and accountability' in: McKemmish et al (Eds) Archives: Recordkeeping in society. Wagga Wagga: Centre for Information Studies, Charles Sturt University (pp ). Höffker, D. (2008) Work process analysis and metadata for records description in Sweden. Presented at the Roundtable Seminar on Recordkeeping metadata and Work Process Analysis, 2 3 May zoo8, Stadsarkivet, Stockholm. Kilkki,J. (2oo8) Work process analysis for records: methods of analysis and examples of application. Presented at the Roundtable Seminar on Recordkeeping metadata and Work Process Analysis, 2 3 May zoo8, Stadsarkivet, Stockholm Reed, B. (zoo8) Recordkeeping metadata: implementation issues and examples of application. Presented at the Roundtable Seminar on Recordkeeping metadata and Work Process Analysis, 2 3 May zoo8, Stadsarkivet, Stockholm.

5 ANNELI SUNDQVIST & NIKLAS GUSTAFSSON Internationella arkivrådets 16:e kongress I somras var det åter dags for International Council onarchives (ICA) världskongress. En sådan hålls vart fjärde år på olika ställen i världen och i juli 2008 var det dags for Malaysia och Kuala Lumpur att stå som värd for den sextonde kongressen i ordningen. Egentligen var det meningen att de redan 2004 skulle stå som värd for evenemanget, men kongressanläggningen var inte helt fårdig då, varfor kongressen 2004 hölls i Wien istället. Antalet delegater var betydligt fårre än 2004 och de inofficiella uppgifterna anger antalet delegater till drygt l 200 fordelade på 138 länder. Utbudet av seminarier var stort och forutom invignings- och avslutningsceremonierna hölls inga gemensamma sessioner. Den enskilde delegaten hade alltså endast möjlighet att delta på en bråkdel av programmet. Seminarierna hade två former, dels att rapportera om det arbete som pågår eller har fårdigställts inom de olika arbetsgrupper som är verksamma inom ICA, dels attrapportera om olika projekt som har genomforts på olika arkivinstitutioner runt om i världen. Att ge någon helhetsbild av alla dessa aktiviteter ter sig omöjligt. Nedan rapporterar Annelie Sundqvist om sessioner som hölls om arkivvetenskaplig forskning och Niklas Gustafsson om aktiviteter om e-arkiv. Anneli Sundqvist Sessioner om arkivvetenskaplig forskning ICAs internationella kongresser har varit och är i stor utsträckning fortfarande ett forum för ar kivinstitutionerna och arkivarieprofessionen. De senaste kongresserna har emellertid haft inslag som berört utbildnings- och forskningsfrågor. Så även 2008 års kongress i Kuala Lumpur, där två sessioner hölls på temat arkivvetenskaplig forskning: Reconceptualising Research inarchives andrecords Management for the Academy and Practice och Revisiting Themy in Arehivat Practice. Båda hade ett likartat syfte, att diskutera vilken roll arkivvetenskaplig forskning och teoribildning kan spela för professionen och den praktiska verksamheten. Den första sessionen led-

6 Anneli Sundqvist & Niklas Gustaftson des av Dr Elisabeth Shepherd, School of Library and Information Science vid University College of London, och behandlade frågan om vilka värden forskningen kan tillföra en professionell disciplin. Professor Anne Gilliland från UCLA och Dr Caroline Williams, National Archives UK (men tidigare verksam som lärare vid arlåvutbildningen i Liverpool) som representanter för akademin respektive yrkespraktiken gjorde var sin presentation på temat. Anne Gilliland framhöll att forskningen kan bidra till en bättre förståelse av hur den snabbt föränderliga och globaliserade digitala världen påverkar arlåvverksamheten, och till att tydligare framhäva arlåvverksamhetens samhälleliga och kulturella betydelse. Även om den ännu är begränsad pågår en vetenskaplig utveckling och den arlåvvetenskapliga forskningen ökar i omfattning. Drivkrafterna bakom detta menade Gilliland vara digitaliseringen och behovet att fånga, bevara och inte minst tillgängliggöra elektroniska handlingar. Hon framhöll emellertid att det även finns andra drivkrafter bakom utvecklingen. Vi befinner oss i ett allmänt kulturellt och epistemologiskt slåfte som innebär en utmaning mot etablerade värden och begrepp, även inom arlåvvärlden. Vidare pekade hon på den ökade globaliseringen, vilken leder till frågeställningar som till exempel vilken inverkan standardisering har på lokala traditioner och hur olika begreppsvärldar förhåller sig till varandra. Det här speglas i den pågående forskningen som grovt kan indelas i en mer samhällsvetenskapligt orienterad forskning kring de sociokulturella aspekterna av arlåvverksamheten och en mer tekniskt orienterad, tillämpad forskning. För att överbrygga klyftan mellan akademi och yrkespraktik rekommenderade Gilliland tillämpad forskning, införlivande av professionella, institutionella och legala perspektiv i den vetenskapliga begreppsvärlden, samt utbildningsinsatser för att förklara betydelsen av vetenskaplig forskning. Caroline Williams hävdade att forskning framför allt är en fråga för akademiker och som knappast diskuteras bland yrkesverksamma. Hittills har det förekommit en polarisering mellan akademi och yrkespraktik, vilka närmast av nödvändighet intagit olika ståndpunkter. En viktig orsak till detta är att den traditionella forskningsstrukturen inte lämpat sig för praktiker. Dels har finansieringsmöjligheter saknats, dels arbetar man med olika tidsperspektiv. Forskningsresultat upplevs ofta av praktikerna som "gårdagens nyheter", av mindre relevans för den aktuella verksamheten. Exempel på praktikerorienterad forskning finns dock. Bland annat har National Archives antagit en forskningsstrategi och blivit accepterat som oberoende forskningsorganisation, vilket innebär att det kan komma ifråga för nationella forskningsmedel National Archives har därför kunnat driva ett antal egna projekt t ex rörande den semantiska webben, användarstudier och on-line beteende, samt konservering och klimatförändringars inverkan på arlåvmaterial. Lösningen på spänningen mellan forskning och praktisk verksamhet menade Williams vara samverkan och interaktion. Revisiting Theory in Arehivat Practice utgjordes av en runda bords-session med deltagare från professionen, utbildningen och forskningen, och där något olika perspektiv framfördes. Laura Millar, verksam som konsult, inledde kanske medvetet polemiskt med att hävda att forskningens uppdrag är att ~äna praktikerna, att lösa deras problem. Karen Anderson från Mittuniversitet replikerade med att praktiker och institutioner är viktiga partner för forskningen, och deras uppgift i sin tur är att berika forskningen med ideer och bidra till finansiering. Sharon Alexander-Gooding, Vice-President för Caribbean branch of the International Council of Archives (CARBICA), menade att arlåvarierna ska vara förespråkare för arlåven och arlåvverksamheten i samhället, driva det kollektiva minnet och hjälpa politiker att fatta beslut. De ska inte själva uppfinna hjulet gång på gång, utan forskningen kan bidra till kunskapsuppbyggnad,en. Diskussionen som följde behandlade i huvudsak tre teman: de utmaningar som digitalisering- 86

7 Internationella arkivrådets 16:e kongress en inneburit, möjligheterna till forskarutbildning, och den eventuella utvecklingen mot en gemensam kulturarvsprofession. Anne Gilliland menade att "e has changed everything", att digitaliseringen innebär traditionella ideer, begrepp och praktiker måste omprövas, vilket övriga deltagare instämde i. Vad gäller forskarutbildning så innebär disciplinens än så länge begränsade omfattning och relativt korta existens ett problem. Det finns få meriterade forskare som kan handleda doktorander, det finns över huvud taget få doktorander, och det är svårt att få finansiering till forskarutbildning. De förslag tilllösningar som diskuterades var internationell och interdisciplinär samverkan för att nå en kritisk massa, och alternativa studieformer som distansutbildning och utbildning kombinerad med yrkesverksamhet. Ricardo Punzalan, doctorand vid University of Michigan gjorde den intressanta reflektionen att "in this period i t is very sexy to study archives". Det finns ett öppet forskningsfält om arkiven som kollektivt minne, där mycket få empiriska studier gjorts än så länge, och vi har problematiken med elektroniska handlingar utan att ännu ha löst de fundamentala arkivfrågorna. På frågan om det håller på attväxa fram en kulturarvsprofession, gemensam för arkiv, bibliotek och museer, menade Laura Millar att det finns ett ökat intresse för kulturarvsfrågor, men de flesta yrkesverksamma arbetar med digital arkiv- och dokumenthantering i sitt dagliga arbete. Anne Gilliland framhöll att det finns en tendens till polarisering, men att arkivarierna och arkiven passar in i båda världar. Arkivarierna är framför allt "professionals of records", och de enda som har den specifika funktionen. Slutligen gav Anna Szlejcher, professor i Arkivvetenskap vid Universidad Nacional de C6rdoba, en översikt över utvecklingen i Latinamerika där det finns ett fåtal arkivutbild-ningar organiserade på olika sätt, och framhöll vikten av samarbete för att verksamheten ska kunna utvecklas vidare. Under båda sessionerna framhölls de spänningar som finns inom en yrkesorienterad akademisk disciplin, vilket delvis låg i deras syfte. Å ena sidan praktikernas krav på direkta tillämpningar och lösningar på praktiska problem, och å andra sidan forskningens självständighet och strävan mot vidgade perspektiv. Det föreföll råda en stark konsensus om att lösningen på problemet ligger i ett ökat samarbete och utbyte mellan forskning och yrkespraktik, och att man måste finna former för detta. F rågan väcktes emellertid, om inte forskningen ska tillåtas ägna sig åt sådant som inte omedelbart är praktiskt tillämpbart och det kan diskuteras om det nödvändigtvis är ett problem att forskning och praktik följer delvis olika utvecklingslinjer. Alltför långtgående krav på tillämpning, delvis framdrivna av tillgängliga finansieringsmöjligheter, kan ha en hämmande effekt på forskningen, inte minst på teori- och metodutveckling. Det finns en risk att vissa forsknings- och utvecklingsprojekt snarast går ut på att tillämpa praktikerkunskap istället för att bidra till att skapa ny kunskap. Möjligen kan vi se en tendens mot en inomvetenskaplig polarisering mellan en mer grundforskningsorienterad inriktning som studerar arkiv och arkivverksamhet som socio-kulturella fenomen, och en mer tillämpad inriktning som i nuläget framför allt fokuserar på elektronisk arkiv- och dokumenthantering. Om det är en oundviklig eller önskvärd utveckling kan diskuteras, men frågan bör uppmärksammas. Niklas Gustafsson Trendspaning Inom de föreläsningar som behandlade e-förvaltning och e-arkiv kunde snabbt tre trender skönjas. Den första och tydligaste trenden är användningen av mjukvara med öppen källkod, så kallad Open Source Software och skapandet av gemensamma projekt kring framtagandet av sådan mjukvara. Den andra trenden är arbetet med a11 ta fram instrument och verktyg för att kunna göra behovsanalyser samt utvärdera i vilken utsträckning man följer

8 Anneli Sundqvist & Niklas Gustafsson standard. Detta arbete utförs till stor del av nationella arkiv samt internationella organisationer. Den tredje trenden är strävan att samordna och paketera ovan nämnda produkter och verktyg. Här kan nämnas arbetet inom ISO:s tekniska kommitte TC 46/SC 11 som syftar till att samordna record managementstandarder och dokument- och metadatastandarder. Förhoppningsvis kommer detta att leda till upprensning i det något svåröverskådliga standard träsket. Open Source Software Utan att gå in i en djupare diskussion kring ursprung och filosofi kan Open Source Software beskrivas som mjukvara där källkoden är öppen. Att källkoden är öppen behöver dock nödvändigtvis inte innebära att den är fri för vem som helst att använda. Exakta ägande- och rättighetsförhållanden redogjordes inte i detalj vid varje enskilt projekt men "lägstanivån" föreföll i alla fall ha varit att mjukvaran var tillgänglig att använda, läsa, modifiera och vidaredistribuera för de deltagare som ingick i projekten. Grundtanken med att samarbeta för att skapa mjukvara med öppen källkod är att deltagarna, t. ex. myndigheter, får ett program som är anpassat till sina egna behov till en lägre kostnad. Det var i alla fall så som många ville marknadsföra sina projekt. De fördelar som ofta lyftes fram kan sammanfattas i följande punkter: l. Kostnadsaspekten. Ett antal aktörer kan gå ihop och utveckla ett gemensamt system som alla äger del i och som var en och har rätt att göra egna anpassningar av. 2. Samarbetet ökar den tekniska kapaciteten genom att man går ihop och delar hårdvara och teknisk service 3. Samarbetet ger möjlighet till ökad spetskompetens genom att aktörerna får tillgång till kompetens som den egna organisationen kanske saknar. 4. Samarbetet ger även möjligheter att bygga nätverk och communities kring mjukvaran för användarna. Alltså, varje aktör har inte råd att utveckla egna system så därför går man ihop och gör en lösning (ett ramverk) som varje deltagare sedan kan ta de delar som önskas och anpassa dem efter sina egna behov. Detta underlättas av att källkoden är öppen och därmed tillgänglig. En fördel med detta är att grundstrukturen är gemensam vilket underlättar ärendehantering över organisationsgränserna. Detta möjliggör för ett flertal aktörer att skapa en gemensam struktur och miniminivå för metadata, t.ex. diarienummer och annan ärendeindexering. Delad produktionskostnad och gemensam teknik är kostnadseffektivt. En positiv effekt av dessa samarbeten som ofta framhölls är kompetensutbytet mellan aktörerna samt möjligheten att skapa gemensamma nätverk för användarna. Open-Sorce-filosofin kom kanske tydligast till uttryck i den presentation som hölls av det polska riksarkivet om det nya arkivinformationssystem ZoSIA. Systemet tillhandahålls och driftas av det polska riksarkivet och innehåller information om de ca 253 kilometer handlingar som finns fördelade på landets arkivinstitutioner. För att få de lokala arkiven att använda systemet har man gjort det kostnadsfritt att använda och de lokala arkiven äger den information dom lägger in i systemet. l arbetet med att ta fram systemet har man lyckats hålla kostnaderna nere genom frivilliginsatser från bland annat programmerare. Förutsättningen från programmerarnas sida var dock att man inte skulle använda sig av Microsoftprodukter och att operationssystemet skulle baseras på Linux och vara fritt. Så blev det, systemet bygger på mjukvara med öppen källkod och uppges ha kostat euro att ta. fram. ZoSIA läggs ut på we b ben i november. 88

9 Internationella m kivrådets 16:e kongress Ett annat exempel är ICA:s Open Source Software Projekt som tagit fram en beta-version av ett program för att beskriva arkiv. Programmet heter AtoM och har utvecklats av företaget Artifactual Systems lnc. Förkortningen AtoM står för Acess to Memory och är en mjukvara med öppen källkod för beskrivning av arkivinformation i enlighet med ICA:s standarder. Programmet tillhandahåller en kontrollerad vokabulär för beskrivning av arkivinstitutioner (ISDIAH), aktörer (ISHAR) samt arkivmaterial (ISAD (G)). Programmet stödjer UTF-8 och all information går att ta ut som XML i enlighet med EAD. Peter Horsman och Peter van Garderen som höll i presentationen framhöll att man just nu söker testpiloter för perioden mellan oktober 2008 och mars 2009 för beta-versionen och att det är fritt fram att anmäla sig om intresse finns. Nästa steg inom projektet är att ta fram Open Source-mjukvara för skapande av e-arkiv enligt OAIS-modellen. Verktyg för utvärdering och behovsanalys Det finns ett växande behov av verktyg för att utvärdera i vilken utsträckning man följer olika standarder som finns för dokumenthantering och arkiv. Det pågår ett arbete inom ISO:s tekniska kommitte TC 46/SC 11 med standarden ISO Standarden omfattar metadata för dokumenthantering (Records management) och består för närvarande av två delar. Den första delen tar upp principerna för standarden och är avsedd att ge vägledning vid förståelse, införande och användning av metadata. Den andra delen omfattar konceptuella och implementeringsorienterade frågor. Den tredje och återstående delen omfattar ett instrument för att utvärdera metadata i enlighet med standardens ramverk. I övrigt sades inte så mycket om vad som komma skall. I samband med föreläsningen påpekades dock att behovsbilden ser olika ut beroende på vad man arbetar med, t. ex. använder gärna arkivarier som arbetar med så kallad slutarkivering (Record keeping) av I CA-standarder medan de som arbetar ute i verksamheten (Records management) kanske är bättre hjälpta av ISO-standarder. The Planets project är ett fyraårsprojekt som startade i oktober Budgeten ligger på 15 miljoner euro och koordineras av British Archives. Projektdeltagarna består av tre arkiv, fem bibliotek, fyra universitet samt ett antal mjukvarutillverkare. Syftet med projektet är att kunna tillhandahålla verktyg för att utvärdera behov och effektiviteten av vidtagna åtgärder. Orsaken till projektet var avsaknaden av bevarandestrategier och adekvata migrations-/emuleringsverktyg. Syftet är alltså att ta fram gratis verktyg detta. I dagsläget har man tagit fram verktyget P la to. En annan av målsättningarna med projektet är samordning mellan behovsanalys och verktygen. En sådan överblick finns inte idag The Planets Project syftar till att skapa ett ramverk som omfattar distribuerade ~änster i form av mjukvara med öppen källkod. För att ta fram vilka åtgärder som är nödvändiga för att bevara en viss typ av handling måste bevarandepolicys och användarprofiler analyseras. I vilket format handlingen ska bevaras beror på vad det är för handling och hur det är tänkt att kunna tillhandahållas och till vilken användare. Standard för överföring av data En ny standard har tagits fram för överföring av digital information, Records Exchange Standard, BRS. Presentationen hölls av Olivier de Solan (Archives departentales de la Somme) och Andrew Waugh (Public Records Office Victoria). Bakgrunden till den rlya standarden är att det svårt att genomföra överföringar mellan system eftersom det kräver att lösningen måste skräddarsys i varje enskilt fall. Standarden som tagits fram för överföring av digital information bygger på gällande standarder. Standarden är avskalad och består av en specifikation som endast omfattar själva överföringen av information. Den säger alltså ingenting om hur informationen ska struktureras eller vilka format som ska användas, utan detta är något som parterna själva får komma överens om. Parterna kan vara myndigheter, arkivinstitutioner eller datalager.

10 Anneli Sundqvist & Niklas Gustafsson Standardens fokus ligger på att definiera vem som har ansvaret över informationen i överföringsprocessen. Det handlar om det fysiska ansvaret och det juridiska ansvaret för informationen. Standarden beskriver överföringsprocessen och ansvaret under processens delar. Den första delen av processen är själva upprättandet av ett leveransavtal, sedan följer själva överföringen och processen avslutas med en leveransbekräftelse. Överföringsmetadata definieras utifrån den ovan nämnda ISO och innehåller minimikrav som innebär att överföringen ska innehålla en registreringsidentifikation, uppgift om överföringens storlek samt historik. Det som överförs kan vara allt från Wordfiler eller PDF:er eller databaser eller till och med fysiska objekt. I det senare fallet representeras det fysiska objektet genom en referens till var det fysiska objektet finns förvarat. Värt att fundera på? Erfarenheterna från konferensen väcker funderingar över varför utvecklingen i Sverige varit så blygsam gällande samarbeten kring framtagande av mjukvara med öppen källkod. Att myndigheter i andra länder väljer öppen källkod kan inte enbart bero på idealism eller begränsade statsfinanser eller rädsla för amerikanska multinationella mjukvarutillverkare. Vad är det som gör att intresset är så svalt här hemma? Någon självklar förklaring låter sig inte göras utan en noggrannare analys men en del av förklaringen kanske ligger i att det saknas en effektiv metod att mäta kostnader kontra nytta för statliga it-system. Utifrån en internationell horisont ter sig Sverige något efterblivet gällande användningen av mjukvara baserad på öppen källkod och Linuxlösningar. Just ur denna aspekt var konferensen särskilt givande eftersom ett tillgodogörande av denna typ av information inte hade låtit sig göras på hemmaplan. Detta på grund av att det inte finns särskilt många erfarenheter och exempel att ta del av. I regeringens handlingsplan för e-förvaltning fastslås att den statliga förvaltningen ska "...i så stor utsträckning som möjligt använda öppna standarder och förvaltningen ska genom stegvisa insatser frigöra sig från beroendet av enskilda plattformar och lösningar". Frågan handlar således förhoppningsvis inte OM detta ska sker utan snarare NÄR detta blir en realitet här i Sverige. I denna utveckling utgör erfarenheter och goda exempel från omvärlden en god inspirationskälla och därmed en viktig del av en myndighets omvärldsbevakning. Länkar The Planets Project: / The Planets Preservation Planning Tool Plato: l olymp.ifs. tuwien.ac.at:8080/plato/website/ intro.html ICA:s Records Exchange Standard: or g/ si tes/ default/files/record% 2 OExchange% 2 O Standard.pdf ICA:sAtoM: /ica-atom.org/

11 PATRIK HÖlJ Arkiv i brytningstid - för arkivarier, arkivutbildningen och företaget Patrik Höij rapporterar från Svenska arkivsamfundets seminarium den 3 juni 2008 på landsarkivet i Härnösand som behandlade privatarkiv och professionsfrågor. Seminarietvarvälbesökt med omkring deltagare och med ett fullmatat och intressant program. Det var första gången i arkivsamfundets historia som man höll ett seminarium så långt norr om Dalälven, normalt är arkivsamfundets verksamhet mycket Stockholmscentrerad, även om man också varit i Göteborg. Kanske kunde arkivsamfundet komma ytterligare en bit ännu längre norrut ( forskningsarkivet i Umeå) menade arkivsamfundets ordförande Berndt Fredriksson i sitt öppningsanförande. Professorn i arkivvetenskap, Berndt Fredriksson, talade om arkivarieprofessionen och de internationella organisationer som arbetar med professionsfrågor. Han redogjorde för arkivsamfundets syn på certifiering av arkivarier. Som grund för en certifiering måste den som ska certifieras dels ha en arkivutbildning och dels ha arbetat i Ininst tre år inom yrket. För att man ska få certifiera sig ska man ha kunskaper inom ett antal för yrket kritiska områden, som exempelvis ordna och förteckna, göra gallringsutredningar, kunna lägga upp en processorienterad arkivredovisning osv. En intressant detalj i sammanhanget var att i undersökningar som gjorts gällande certifiering, var högskolor och universitet positiva till det, medan tillfrågade studenter var negativa. Orsakerna till att studenterna var negativa trodde man berodde bland annat på att de skulle få bära kostnaderna för att certifiera sig och att många ansåg att utbildningen i sig skulle vara nog och att någon certifiering därför inte behövdes. När Fredriksson talade om de internationella organisationerna nämnde han exempelvis initiativ mellan Spanien och Latinamerika där man skapat något som benämndes "Arkivarier utan gränser", där arkivarier från Europa åkte till andra länder för att hjälpa

12 Patrik Höij Deltagare vid seminariet. Fotograf Per-Åke Könberg dessa med att utveckla arkivfunktionen. Han presenterade också International Council of Archives (I CA) verksamhet, vilken var omfattande. Näste talare var Kjell-Åke Hermansson från SCAs centralarkiv, Merlo arkiv, som talade om arkiv och kultur i förening. Han presenterade bland annat ett samarbete mellan Merlo arkiv, länsmuseet och länsstyrelsen där bland annat arkeologer och arkivarier arbetade sida vid sida för att ge en så heltäckande bild som möjligt av Galtströms bruk och i synnerhet en intakt färdigkolad kolmila som man av någon anledning aldrig tömt på kol, med angränsande kolmilarstuga. Vidare gjorde Hermansson en betraktelse över begreppet "postindustriell" och vad det innebär eller inte innebär för honom. Hermansson beskrev också hur SCA:s organisation alltmer planats ut och övergivit den hierarkiska, men att det också inneburit att man minskat drastiskt på administrationen. Tidigare fanns det s k Kaffe i pausen. Fotograf Per-Åke Könberg. ARiav, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:2

13 Arkiv i brytningstid "sekreterare" som hanterade administration och arkiv, medan det nu i vissa fall är chefer som får ta det ansvaret. Man har också bedrivit ett arbete för att förbättra kontrollen vid hanteringen av arkiv, vilket förhoppningsvis ska minska eller helt hindra uppkomsten av "svarta hål". Torbjörn Westman från Deloitte AB presenterade SOX (Sarbones Oxley Act) som infördes år 2002 i USA, men som också kommer att påverka företag i Sverige som bedriver verksamhet i USA. Lagen som framtvingades efter att ett stort antal aktieägare förlorat stora summor pengar i en rad olika sammanhang, såsom exempelvis Enron-affären, inriktar sig på att företagen ska ha en bättre intern ekonomisk kontroll och att revision sköts mer reglerat. Syftet med lagen har varit att återställa förtroendet för företagens ekonomiska rapportering. I sakens natur ligger att en god kontroll och en effektiv revision också kräver en god dokumentation. Enligt föreskrifterna till lagen, som utges av Securities and exchange commission (SEC), ska företaget utföra och dokumentera, medan revisorn sedan kommer in och kontrollerar. Tidigare har enligt Westman ett stort inslag i en revision varit att revisorn kommer och talar om för företaget hur det ska göra. Först i juni 2007 kom en management guide, en guide som talar om för företaget vad det ska göra för att uppfylla kraven i SOX. Detta har enligt Westman förbättrat förutsättningarna för företagen att uppfylla lagkraven, eftersom företagen tidigare inte varit helt på det klara med vad de skulle göra. Det finns också ett organ utsett att granska och inspektera revisorerna, vilket är Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB). Lagen reglerar även revisorernas roll och hindrar att ett företag under någon längre tid använder sig av en och samma revisor. SOX i sig ställer inga krav på hur länge handlingar ska bevaras hos ett företag, men det finns andra parallella lagar som reglerar detta till stor del. Däremot har revisorerna krav på att alla handlingar som varit relevanta i en revision ska bevaras i 7 år. För att revisionen ska kunna utföras måste det finnas "Evidential matter Professor Karen Anderson, Mittuniversitetet. Fotograf Per-Åke Kö'nberg. to support in assessmen t". Denna dokumentation kan vara på papper eller i elektronisk form. Det kan vara dokument som dokumenterar en transaktion, korrespondens, eller policies, processmodeller, flödesscheman eller liknande handlingar. Ju större risk det finns för att fel ska begås, desto större är dokumentationskravet. Om felaktigheter begås i strid med lagen kan man dömas till böter och/eller fängelse i högst ro år. Karen Andersson, professor i arkiv- och informationsvetenskap vid Mittuniversitetet, talade om "Electronic recordkeeping in Australia". Den elektroniska arkivhanteringen följer i stort sett National Archives utfärdade standarder och råd och Victorian dectronie records strategy (VERS) som är både en strategi och en standard. ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:2 93

14 Patrik Hiiij Den australiska modellen bygger också på records continuum-modellen i teoretisk bemärkelse, ISO I 5489 i mer praktisk bemärkelse, XML och därtill kopplad metadata ur ett bevarandeperspektiv samt en stark internt och externt samarbetande forskning på området. Det australiska nationalarkivet har utfårdat utvärderingsverktyg till myndigheterna för att de ska kunna upptäcka brister i sin hantering och de har också utfärdat råd om hur man designar och inför elektroniska arkivsystem (DIRKS). Nationalarkivet har också varit motsvarigheten i Australien till Riksrevisionen i Sverige behjälpliga med att utvärdera risker med arkivhanteringen hos myndigheter som granskats. Vid dessa granskningar framkom det att ingen hade tagit de fulla riskerna i beaktande, utan att man koncentrerat sig på de rena dokumenthanteringssystemen, medan man ignorerade andra datasystem som också innehöll olika typer av handlingar. Dessa granskningar och andra studier har gett upphov till en växande förståelse för problemet och att det nu finns konkreta exempel att påvisa där man har misslyckats. Den strategi man valt i Australien är att använda VERS som standard, att ge råd till olika myndigheter, att utfärda specifikationer och att ge verktyg till myndigheterna för att de själva ska kunna arbeta med och hantera detta. För att förstärka och få en bred uppslutning bakom hanteringen har man infört ett samarbete över myndighetsgränserna och över de tio staternas gränser inom Australien som kallas Australasian Digital Recordkeeping lnitiative (ADRI). Istället för att alla uppfinner hjulet på nytt, satsar initiativet på att få en enda och sammanhållen väg att gå för hanteringen och bevarandet av elektroniska handlingar. Samarbetet ska garantera att det bästa möjliga resultatet nås med hjälp av de begränsade kollektiva resurser som finns. Patrik Wallin och Göran Samuelsson stod för den sista punkten i seminariet, som behandlade forskning inom arkiv- och informationsvetenskap vid Mittuniversitetet. Patrik Wallin började med att presentera de problem forskningen ställs inför. I en komplex omvärld med ny teknik, nya arbetssätt och nya krav ställs man inför nya problem. Problem som kanske endast kan lösas genom att ställa upp nya teorier, pröva nya modeller och metoder. Därför behövs också forskningen. De projekt som för närvarande drivs inom Mittuniversitetets ramar är Framtidens arkiv, Bygga Villa, SMEdoc och utveckling av arkiv- och informationsvetenskap. I företag har man under en tid pratat om Enterprise Architecture (EA), vilket inriktats mot företags effektivitet. Wallin menade att man också kan tala om informationsarkitektur som egentligen är en mix av information management och användardesign, som ett intressant område för arkivvetenskapen. Redan i EA finns vissa krav på en högkvalitativ dokumenthantering. Wallin har gjort undersökningar på ett antal banker och kartlagt deras informationsstruktur. Resultatet gav vid handen att bankerna hade stora och gamla system uppbyggda enligt stuprörsmodell, att de saknade metadata och att det fanns en del andra problem kopplade till dem. Vidare framgick av undersökningen att bankerna trodde att riskfaktorn var en drivfaktor till utveckling, tillsammans med nya affärsmöjligheter och kortade kötider. Göran Samuelsson presenterade projektet Bygga villa (se prototyp som hållit på mellan åren , med flera inblandade parter förutom Mittuniversitetet såsom exempelvis lantmäteriet, Boverket, \VM-data, kommuner m.fl. Projektet har gått ut på att skapa en prototyp-portal för byggärenden, där medborgaren och handläggande myndighet samt entreprenör kan få en plats där alla handlingar gällande byggärenden kan lagras och hämtas på en snabbt och enkelt sätt. Via portalen får man en interaktivitet mellan medborgaren och någon annan part, exempelvis att kunna skicka en bygglovsansökan helt elektroniskt via ett formulär och få svar på den elektroniskt. Entreprenören som framställer sina ritningar elektroniskt kan skicka ritningar elektroniskt till medborgaren och medborgaren kan bifoga dem i bygglovsansökan elektroniskt. Samuelssons del i detta 94

15 Arkiv i brytningstid har främst berört informations- och ansvarsdelen samt metadatafrågor kopplade till serviceverktyget. Någon måste vara ansvarig för handlingar som skapas och lagras i systemet. Man måste ta hänsyn till vilka format som används och man måste ta hänsyn till vad som ska bevaras och hur, samt vilken metadata som måste kopplas till informationen. Lagringen i tjänsten sker i "medborgarkon ton", som dock måste tas ur systemet och långtidslagras på annat sätt. Samuelsson ansåg att i ansvarsfrågan borde det vara kommunerna som tar på sig detta ansvar. Berndt Fredriksson gjorde en avslutande sammanfattning efter seminariet och vad han uppfattat som "arkiv i brytningstid". Professionen har utvecklats, mycket tack vara arkivutbildningarna, och är under fortsatt utveckling. Arkivföreningarna har i viss mån tagit över uppgifter som nationalarkiven tidigare haft, vilket exempelvis visas av ICA:s omfattande verksamhet och den samling som kan ske mellan olika länders resurser genom de olika föreningarnas aktiviteter. Samhället har också ändrats, vilket visas genom att det tidigare fanns en omfattande administration som kunde hantera arkivet både inom stat som företag, medan det nu i vissa fall förväntas vara chefer som hanterar arkivet, och att trenden är att minska på den administrativa sidan. Fredriksson menade att det råder en ganska stor konformitet mellan nu och då, att arkivarier fortfarande arbetar med samma frågor idag som man gjorde för många år sedan. Det sker en del ändringar i lagregleringen, enskilda sektorn får mer reglering, exempelvis i SOX, medan den statliga, som Fredriksson upplevde det, får mindre reglering, vilket ju kunde framstå som märkligt. Tidigare har man inom professionen talat om databand och hur länge de håller ur bevarandehänseende, medan man nu i ökande omfattning talar om informationen i sig, alltså ett något ändrat fokus. Ämnet arkivvetenskap har utvecklats avsevärt under de senaste åren och det är idag ett äinne som bedriver forskning som ger ny kunskap och som ger mervärde till andra områden. Sammantaget ett på det hela mycket intressant och givande eftermiddagsseminarium på landsarkivet i Härnösand, som man får hoppas kommer att upprepas. 95

16 LARS LUNDQVIST Arkivveckan 2oo8 Lars Lundqvist rapporterar från arkivveckan i maj 2008 i Göteborg som behandlade forändringar i användning och redovisning av arkiven och berörde omvärldsfaktorer. Arkivveckan har genomförts för tredje gången i maj zoo8. Denna gång ägde konferensen rum i Göteborg och lockade över soo deltagare, vilket får sägas vara en imponerande siffra. Arrangemanget, som har genomförts något oregelbundet, har tidigare genomförts i Stockholrn och Lund, där den första arkivveckan hölls. Den här gången var det alltså Göteborg och Svenska mässans kongressanläggning som fick vara mötesplatsen och det stora antalet delegater visar på att det finns ett stort behov av den här typen av arrangemang. Bakom arkivveckan står SASS, Svenska arkiv i samverkan, vilket är ett nätverk med representanter för arkivföreningarna och Riksarkivet. Programmet var förlagt till tre dagar och följde sex teman. Även om de teman som valts i huvudsak inte innebar någon större skillnad genternot vad som vanligen brukar förekornrna på konferenser av detta slag, måste ändå programmet i sin helhet betraktas som lyckat. Förändring var det övergripande temat för konferensen och det kanske är symptomatisk för den förändrade verklighet som arkivarien står för idag. Onekligen står professionen inför en del utmaningar och förändringar. En sådan - ur ett svenskt perspektiv - är övergången till en processorienterad arkivredovisning. Men även digitaliseringen är förstås ett område som innebär förändring, även om detta har varit ett ledande tema i flertalet konferenser under en längre tidsrymd. Det är onekligen så att tidpunkten för när de handlingar som finns ute i verksamheten och ska arkiveras, primärt är digitala, har närmat sig med stormsteg. På många myndigheter står man i dag i en situation där den pappersproducerade informationen hör till det förgångna. Detta ställer också krav på förändring av professionen och en förändring som kanske blir alltmer påtaglig. Det kanske mest intressanta utifrån de valda tern-

17 Arkivveckan 2008 ana var att ett särskilt spår ägnades åt den enskilda sektorn. Noterbart var att det för detta tema inte hade valts att använda "förändring" som benämning, utan "vem bryr sig?" En titel som väl inte får övertolkas, men det kan konstateras att det- för de enskilda arkiven utanför de statliga och kommunala arkivinstitutionerna - har uppstått en i det närmaste parallell arkivorganisation med sina egna förutsättningar och arbetssätt. På flera områden finns det förstås också frågor där situationen tenderar att bli annorlunda, framförallt för de enskilda arkivinstitutionerna. De krav som från arkivmyndigheternas sida kan kanaliseras till myndighetsarkivarierna tar sig inte i denna sektor samma naturliga kommunikationsvägar. De sex temana var koncentrerade huvudsakligen till tre parallella seminarier, med gemensamma inledande och avslutande sessioner. Under en förändrad användning diskuterades frågor om hur arkivvärlden ska möta nya krav från bl. a. användare, såsom arkivens framtida tjänster och arkivpedagogik i Sverige. Under temat en ny arkivredovisning gavs dels grundläggande kunskap om hur processtyrning går till men också matnyttiga fall på den försöksverksamhet som förekommit på olika håll, framförallt vid Stadsarkivet i Stockholm. Som mer kuriosa i sammanhanget- om än nog så intressant- berättade Staffan Smedberg om allmänna arkivschemats framväxt och utveckling. Temat en förändrad omvärld var till sin karaktär något spretigare, men rörde bl. a. organisationsfrågor där Keith Wikand er från kulturutredningen försökte ge sin bild över kommande förändringar och hur man såg på arkivsektorn. Tyvärr visade detta, som vid många tillfållen tidigare, att man från kulturdepartementet inte riktigt tycks vara insatt i arkivsektorris problematik. I alltför stor utsträckning jämställer man ABM-sektorn och missar den specifika funktion som arkivsektorn har. I övrigt handlade en förändrad omvärld även om hur interna organisationsförändringar kan implicera förluster. En undersökning som genomförts av Daniel Berg- ström på Vägverket om organisationsförändringar i nämnda organisation kunde peka på att dessa de facto inneburit stora informationsförluster. Även om undersökningens begränsning naturligen inte kan svara för arkivsektorn i sin helhet, bekräftar det nog en intuitiv känsla hos många arkivarier. Det är onekligen på det viset att en bättre kontroll över omorganisationer i en förändrad omvärld, skulle kunna leda till mindre informationsförluster i framtiden. Temat innehöll också ett flertal intressanta aspekter bl a om krishantering när en arkivlokal blir fylld av vatten, såsom hände under stormen Gudrun. Även om det finns en del märkligheter runt arkivlokalen som sådan, är detta ett område som bör observeras. Beslut om vad som ska göras med de vattenskadade handlingarna måste nämligen fattas tämligen omgående, för att de inte ska mögla. En lärdom av detta är att det nog kan vara bra att ha en färdig strategi och att det även finns katastrofplaner när det gäller arkivhantering. E-förvaltningen och arkiven var ett annat tema som främst handlade om OAIS-modellen och hur den har implicerats - den modell som NASA tagit fram för att hantera elektroniska arkiv- och som väl egentligen inte pekade på något nytt utan mer fungerade som en introduktion till området och uppdatering av vad som pågår. Under temat en förändrad profession berättades från Svenska arkivsamfundets sida om arbetet med certifiering av arkivarier och om ett framgångsrikt projekt som rör mentorskap mellan arkivarier. Men under temat diskuterades också arkivutbildningen och inte minst vad som händer med Bolognaprocessen. Som inledningsvis nämndes handlade också ett tema om enskilda sektorn.j ag hade ingen möjlighet att följa några av seminarierna inom detta tema, som dock främst handlade om dess roll och vad som händer inom den enskilda sektorn. Det kan dock konstateras att detta är och tycks förbli en annan del av arkivvärlden och det skulle inte vara förvånande om frågan är lika aktuell när det är dags för nästa arkivvecka. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 200 8:2 97

18 STAFFAN SMEDBERG Arkiv och arkivarier i ett internationellt perspektiv Staffan Smedberg rapporterar från Svenska arkivsamfundets seminarium den 24 september 2008 som anlade ett internationellt perspektiv på arkiven. Arkivsamfundet anordnade den 24 september ett seminarium i Göteborg. Temat var internationella frågor, något som är mycket viktigt i vår gränslösa värld. Förste talare var samfundets ordförande Berndt Fredriksson. Hans föredrag hade titeln Svenska arkivsamfundets internationella samverkan. Berndt ställde frågan om vi kan tala om en enda arkivvärld? Han besvarade detta med ett nja. Han såg en polaritet mellan å ena sidan Västeuropa, USA, Kanada, Australien och å andra sidan den övriga världen, där den senare i första hand utnyttjar det internationella samarbetet för att ta emot information och kunskap. Han fortsatte att tala om de internationella arkivkongresserna och deras innehåll. Kongressen i "Wien 2004 innebar en stor förändring. En mängd parallella sessioner med spännande innehåll gav något åt alla. Årets kongress i Kuala Lumpur infriade dock inte riktigt förväntningarna. Berndt berörde några intressanta iakttagelser. Han nämnde Interpares-projektet som handlar om metoder för långsiktigt bevarande av digital information. Detta har enligt Berndt fått för liten uppmärksamhet i Sverige, där vi i stället har försökt lösa frågan på egen hand. En annan intressant session hade ägnats åt ett nederländskt projekt som gäller s.k. makro gallring. Detta innebär att gallringsprocessen börjar med en samhällsanalys, som innefattar studier av processer och aktörer. Man bryter sedan ned detta på olika ledder. Först därefter börjar man studera dokumentationen för att avgöra vad som bör bevaras och det som kan gallras. Ett annat ämne som behandlades var arkivsäkerhet där Thomas Lidman rapporterade från ett ED-projekt om skydd mot stölder av arkivhandlingar. Berndt övergick därefter till att diskutera ICA:s olika sektioner, framförallt ICA-SPA, sektionen för professionella organisationer i ICA. Sektionen

19 Arkiv och arkivarier i ett internationellt perspektiv ligger bl a bakom ICA:s etiska kod för arkivarier, som antogs 1996 (den finns tillgänglig på samfundets hemsida). Sektion('!n har också arbetat med kompetensprofiler och att hjälpa arkivförening11r med olika saker, t ex stadgar.. Berndt nämnde slutligen EBLIDA, en lobbyorganisation inom EU för bibliotekarier och arkivarier. Föreningen bildades för att driva bibliotekssynpunkter i upphovsrättsfrågor men sysslar även med andra frågor inom området. Nästa föredragshållare var Asima Catic, landsarkivet i Göteborg, som under rubriken Arkiv i en turbulent politisk tid behandlade arkivutvecklingen i f d Jugoslavien, framförallt i Bosnien. Efter en kort historisk tillbakablick behandlade hon arkivsituationen i Bosnien under den kommunistiska tiden och krigs- och efterkrigstiden. Under den kommunistiska tiden var organisationen uppbyggd för att gynna makten. Kommunistpartiets arkiv sköttes internt av partiet och handlingar som inte gynnade partiet utgallrades. Kriget innebar framför allt en avsiktlig förstörelse av arkivmaterial. Hon formulerade det så att det handlade om försök att utradera det kollektiva minnet. Nationalbiblioteket i Sarajevo är ett känt exempel på detta. Men stora mängder handlingar som förvarades hos arkivbildare förstördes också, siffran 400 ooo hyllmeter nämndes. Efter kriget har Bosniens arkivväsende omorganiserats. Organisationen följer statens uppdelning i två delar, en bosnisk-kroatisk och en serbisk. Under ett riksarkiv finns alltså två enhetsarkiv och därunder ett antal regionala arkivinstitutioner. Lars Lundquist, Dokonria, förmedlade sedan sina intryck från!ca-kongressen under rubriken Alla dessa standarder! Trender och tendenser inom den internationella arkivvärlden. Hans första tema var arkiv och politik. Han menade att trenden är att synen på staten som ägare till arkiven och arkivinformationen tonas ned och att demokratiaspekten blir mer uttalad. Den etniska mångfalden får större betydelse och arkivmaterialet får betydelse för att hantera äldre oförrätter. Ett exempel är Australien där behandlingen av aboriginerna är ett aktuellt debattämne. Han kom sedan in på professionaliseringen. Hans bild är att professionen på många håll distanseras från rollen som statens tjänare. Detta får till följd att arkivarier inte längre arbetar enbart vid arkivinstitutioner, utan arkivarierollen knyts till arkivbildarens organisation. Detta är en utveckling som vi väl känner igen från svenska förhållanden. Slutligen kom Lars in på standarderna, framför allt de renodlade arkivstandarderna. Nya sådana finns, t.ex. ISDF som handlar om beskrivning av verksamheter. Men det finns också vägledningar, som är ett mjukare uttryck än standarder, t. ex. om elektroniska dokument som finns på I CA: s hemsida. Dessa är tänkta som hjälp för både arkivarier och tekniker. Sista talare var värden, landsarkivarie Louise Lönnroth som talade om ett pågående projekt att utge en bok om arkivhistoria i ett internationellt perspektiv. Boken, som beräknas utkomma under 2009, innehåller bidrag om Sverige och ett antal andra länder i Europa, Amerika och Australien samt ett bidrag om antikens arkivhistoria. ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:2 99

20 ANDERS ÅKERFELDT När gamla arkivprinciper blir som nya Gällande föreskrifter om arkivredovisning bygger på traditioner från tidigt 1900-tal. Föreskrifterna är föråldrade och föreslås nu att ersättas av en modell för arkivredovisning som utgår från verksamhet och är processorienterad. Av Riksarkivets förslag till nya föreskrifter framgår i den första paragrafen att de lovvärda intentionerna är: Myndighetens arkivredovisning ska göra det möjligt att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram handlingar, och hantera och förvalta handlingar 1 Det känns angeläget att utifrån dessa intentioner resonera kring de teoretiska antaganden förslaget till föreskrifter vilar på. Är det möjligt att stå på den arkivteoretiska grundval som proveniensprincipen utgör om myndigheter måste beskriva sin verksamhet processteoretiskt och arkivera sina handlingar efter denna teoretiska förklaringsmodell? Är en processorienterad arkivredovisning eftersträvansvärd eller ens möjlig? Låt oss för ett ögonblick återvända till den "gamla arkivredovisningens" anknytning till myndigheters funktion, för att reflektera över förhållandet verksamhet och arkivprinciper. Emil Hildebrand var utifrån det i tiden rådande positivistiska anslaget, väl medveten om arkiven och arkivhandlingarnas anknytning till bakomliggande motiv och mening.jag citerar: "En arkivhandlings värde beror i väsentlig mån på dess ursprung, på afsikten med dess uppsättande eller förvarande." 2 När förteckningsplanen för centrala ämbetsverk skapades 1903 utgjorde myndighetens verksamhet, dess mening och motiv grunden inte bara för proveniensprincipen utan också till det schematiska upplägget. Hildebrand var uppenbart medveten om kopplingen mellan verksamhet, motiv och handlingar. Förteckningsplanen, vilken med tiden fixerades till "allmänna arkivschemat", återspeglar 100 ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:2