`ÜêáëíáåÉ=_ êàéëëçå. Miljö och hållbart företagande Magisteruppsats 2006:7

Transkript

1 eìã~å=êéëçìêåé=ã~å~öéãéåí=á= ãáäà ~êäéíéí= = = J=ÇÉëë=ÄÉíóÇÉäëÉ=Ñ ê=áãéäéãéåíéêáåö= çåü=ñ ê=~íí=å =ãáäà ã ëëáö= Ñê~ãÖ åö= = = = bå=ñ~ääëíìçáé=é =på~åçáå=eçíéäë=pîéêáöé= `ÜêáëíáåÉ=_ êàéëëçå Miljö och hållbart företagande Magisteruppsats 2006:7

2 Centrum för tvärvetenskaplig miljöforskning Vår välfärd bygger på att samspelet mellan människa, samhälle och natur fungerar. Forskning om hur samhället vårdar basen för sin välfärd, och når hållbar utveckling, kräver kunskap från flera områden. Därför finns Centrum för tvärvetenskaplig miljöforskning, CTM. CTM är ett fristående centrum vid Stockholms universitet som verkar för samarbete över fakultetsgränserna. Vi samarbetar med alla institutioner vid Stockholms universitet som bedriver miljörelaterad forskning. CTM utvecklar tvärvetenskapliga utbildningar, samordnar större forskningsprojekt och informerar omvärlden om universitetets miljöforskning. Centrum för tvärvetenskaplig miljöforskning hette tidigare Centrum för naturresurs- och miljöforskning, CNM, och har funnits vid Stockholms universitet sedan Hemsida:

3 STOCKHOLMS UNIVERSITET Centrum för Tvärvetenskaplig Miljöforskning Miljö och Hållbart Företagande, 40 poäng Human resource management i miljöarbetet - dess betydelse för implementering och för att nå miljömässig framgång En fallstudie på Scandic Hotels Sverige Christine Börjesson Handledare: Hans Rämö Företagsekonomiska Institutionen Stockholms Universitet Magisteruppsats (20p), Höstterminen 2006

4 Förord Denna magisteruppsats utgör den praktiska delen av magisterkursen Miljö och Hållbart Företagande vid Centrum för Tvärvetenskaplig Miljöforskning, Stockholms Universitet. I samarbete med Scandic Hotels Sverige har jag genom denna uppsats genomfört en undersökning om hur olika faktorer knutna till human resource management inverkar på företagets miljöarbete. Det finns flera personer som har varit till stor hjälp i mitt arbete och jag vill härmed passa på att tacka dem. Först och främst ett stort tack till hotelldirektörer, miljöansvariga och annan personal på de hotell som har tagit emot mig och mina frågor på ett mycket trevligt och välkomnande sätt. Det är Er tid och Era svar som utgör kärnan i projektet. Ett stort tack även till f d miljöchefen på Scandic, Wilhelm Hardt, möjliggöraren av hela idén, som har hjälpt mig med kontakter och andra ovärderliga uppgifter i mitt skrivande. Jag vill också rikta min tacksamhet till min handledare Hans Rämö för tid och vägledning under hela terminen. Detta gäller också kursledningen och mina kurskamrater i uppsatsgruppen som har tillhandhållit både sunda synpunkter och ett glatt humör. Slutligen vill jag tacka Joakim Brådenmark för råd, stöd och välbehövlig uppmuntran under uppsatsens gång. Tack! Stockholm i januari 2007 Christine Börjesson 2

5 Abstract The environmental problems experienced as a consequence of modern society exert considerable pressure on different levels of society to take responsibility, there among the global business community. As a result we have seen an intensified interest in different strategies for corporate environmental management, mainly in manufacturing industries, but increaslingly also in the service sector. Better compliance with environmental legislation has traditionally been an important reason for companies to adopt environmental strategies but financial and competitive advantages have also been acknowledged as positive consequences of a systematic approach to corporate greening. However, the existence of an environmental management system does not automatically ensure improved environmental performance and many companies face problems when trying to reach beyond the low-hanging fruits. Scandic Hotels has since the mid 90 s been involved in issues of corporate sustainability and the greening process has resulted in all of the Swedish hotels being labelled with the Nordic Swan symbol as of January There are however notable differences in environmental performance across the different hotels and the initiative has not quite met the expectations of Scandic s top management. The purpose of this study has therefore been to examine the influence and importance of organizational factors connected to human resource management and to determine if these factors can be linked to environmental success. Research has been conducted using a case study methodology and six hotels were chosen on the basis of their result in terms of the Swan criteria. Three hotels were categorized as high performance units and three hotels as low performance units. Interviews were conducted with three persons at each hotel; the hotel director, the environmental manager and one additional employee in various positions. The focus of the study is five factors of human resource management which are the result of a literature review. The factors include top management commitment, training, communication and information, motivation and rewards as well as participation in the decision-making process. Top management commitment, training, and communication and information were all emphasized by participating hotels as important factors in environmental management, whereas participation and motivation and rewards were recognized as influential factors mainly on two of the hotels in the study. The interviews did however reveal inconsistencies between expressed importance and actual activities at a number of the hotels. The findings of the study show that top management commitment and training have been factors of importance in the implementation and continuation of the greening process on a general level within Scandic. A comparison between high performing hotels and low performing hotels suggests that communication and information, participation and top management commitment are of specific importance for succeeding in environmental management. The results do however raise questions concerning the implications of the Swan methodology, as well as organizational structure, on the outcome. Key words: environmental management; success factors; human resource management; hotels 3

6 Sammanfattning Med det moderna samhällets växande miljöproblem har pressen på ett större ansvarstagande för miljöfrågan ökat på alla nivåer i samhället, inte minst inom näringslivet. Olika typer av miljöledning har därför blivit allt vanligare, främst i tillverkande branscher, men även i service- och tjänstesektorn. Att möta hårdare lagkrav är ett av de mest konkreta incitamenten för miljöledning i företag men ekonomiska och konkurrensmässiga fördelar har också visat sig vara positiva konsekvenser av ett systematiskt miljöarbete. Införandet av miljöledning i organisationen innebär dock inte att miljöprestandan automatiskt förbättras och många företag upplever problem med att utveckla miljöarbetet när de lågt hängande frukterna har skördats. Scandic Hotels har sedan mitten av 1990-talet arbetat med hållbarhetsfrågor och inledde för några år sedan en process med att Svanenmärka kedjans nordiska hotell. Sedan januari 2005 är samtliga svenska Scandichotell Svanenmärkta men det finns fortfarande stora skillnader i hur väl de olika hotellen presterar i miljömässiga termer. Syftet med denna magisteruppsats är att undersöka om olika organisatoriska faktorer, knutna till området human resource management, har någon betydelse för Scandics miljöarbete och om det finns något samband mellan dessa faktorer och särskild framgång i miljöarbetet. Uppsatsen är baserad på en fallstudie där sex olika hotell har utgjort undersökningsenheterna. Urvalet av enheterna är baserat på deras resultat gentemot Svanens kriterier och hälften av hotellen är så kallat högpresterande hotell och hälften är lågpresterande hotell. Datainsamling har skett genom intervjuer med tre personer på varje hotell; hotelldirektören, miljöansvarig och en övrig anställd. Undersökningen har fokuserat på fem olika human resource management-faktorer och har valts med grund i dess förekomst i tidigare forskning. Faktorerna berör ledningens engagemang, utbildning, kommunikation och information, motivation och belöningar samt deltagande i beslutsprocessen. Resultatet visar att ledningens engagemang samt utbildning är de faktorer som har varit av betydelse för implementering och fortsatt miljöarbete på en generell nivå inom Scandic. En jämförelse mellan högpresterande hotell och lågpresterande hotell ger stöd för att kommunikation och information, deltagande samt hur ledningens engagemang är av betydelse för att nå särskild framgång i miljöarbetet. Diskussion förs dock om att den metod som Scandic har valt för miljöarbetet, det vill säga Svanen, inverkar på betydelsen av faktorerna. Likaså diskuteras om organisationsstrukturen och enheternas grad av självständighet inverkar på resultatet. 4

7 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING BAKGRUND PROBLEMFORMULERING SYFTE OCH UNDERSÖKNINGSFRÅGOR AVGRÄNSNINGAR OCH KLARGÖRANDEN UPPSATSENS DISPOSITION METOD VAL AV METOD - FALLSTUDIE DATAINSAMLINGSMETOD METODKRITIK INTERN VALIDITET EXTERN VALIDITET TEORI TEORIBAKGRUND VAL AV FAKTORER FÖR STUDIEN LEDNINGENS ENGAGEMANG OCH STÖD KOMMUNIKATION OCH INFORMATION UTBILDNING MOTIVATION OCH BELÖNINGAR DELTAGANDE TEORIKRITIK RESULTAT OCH ANALYS FAKTORER AV BETYDELSE I MILJÖARBETET LEDNINGENS ENGAGEMANG OCH STÖD KOMMUNIKATION OCH INFORMATION UTBILDNING MOTIVATION OCH BELÖNINGAR DELTAGANDE LIKHETER OCH SKILLNADER MELLAN LÅGPRESTERANDE & HÖGPRESTERANDE HOTELL KOMMUNIKATION OCH INFORMATION UTBILDNING MOTIVATION OCH BELÖNINGAR DELTAGANDE LEDNINGENS ENGAGEMANG OCH STÖD ÖVRIGA IAKTTAGELSER SAMMANFATTANDE ANALYS DISKUSSION AVSLUTANDE DISKUSSION METODREFLEKTION 46 5

8 6. SLUTSATSER FÖRSLAG TILL FRAMTIDA FORSKNING 48 KÄLLFÖRTECKNING 49 BILAGOR 51 BILAGA 1: INTERVJUFORMULÄR 51 BILAGA 2: INTERVJURESULTAT 54 TABELL - OCH FIGURFÖRTECKNING Tabell 2.1 Presentation av undersökningsenheter Tabell 2.2 Sammanställning av hotellens Svanenpoäng Tabell 2.3 Jämförelse fem största och fem minsta hotell Figur 3.1 Modell för att analysera bidraget från human resources i miljöledningssystem Tabell 4.1 Faktorer av betydelse för Scandics miljöarbete Tabell 4.2 Faktorer av betydelse för särskild framgång i miljöarbetet

9 1. Inledning 1.1 Bakgrund Dagens samhälle står inför en rad miljöproblem. Klimatförändring, vatten- och luftföroreningar och utarmning av ändliga naturresurser är några exempel på problem som måste hanteras på alla nivåer i samhället - lokalt, regionalt och globalt; privat, statligt och överstatligt. I takt med att både nationell och internationell miljölagstiftning har skärpts och allmänhetens medvetenhet har stärkts har också trycket på företag och andra organisationer ökat. Många företag känner idag att de måste ta ett ansvar för de sociala och miljömässiga konsekvenser som deras verksamhet ger upphov till. Sedan början av 1990-talet har fler och fler företag åtagit sig att minska sin negativa miljöpåverkan genom olika typer av miljöledning eller miljöstyrning. Detta återspeglas bland annat i förekomsten av antalet svenska företag med miljöledningssystem certifierade enligt EMAS eller ISO 14001, som enligt Statistiska Centralbyrån ökade från runt 200 till över 3500 mellan 1997 och 2004 (SCB:1). Det övergripande syftet med miljöledning är att förbättra företagets miljöprestanda men ur ett strategiskt perspektiv är tanken att företaget skall skapa sig en bättre position för framtida utmaningar och därmed bättre konkurrenskraft (Ammenberg, 2004). Miljöledning kan även innebära finansiella fördelar, vanligen genom att en reducerad resursförbrukning leder till minskade kostnader (Andersen och Neergaard, 2005). Det finns således ett flertal anledningar till varför företag väljer att implementera olika typer av system för miljöledning, både strategiska och ekonomiska, och forskningen inom området har till stor det fokuserat på detta. Vilka faktorer som leder till framgång i miljöledningen är dock ett område som är i behov av fler studier (Wee och Quazi, 2005). Detta av anledningen att införandet av miljöledning inte per automatik innebär att företagets miljöprestanda förbättras, och många upplever problem med att utveckla miljöarbetet efter det att man har lyckats plocka de lågt hängande frukterna. Därtill är miljöledning en process som tar resurser i anspråk för dess införande och upprätthållande. Detta gäller särskilt för de företag som har valt att certifiera eller licensera sin verksamhet gentemot en standard eller miljömärkning. Kostnader är i dessa fall förknippade med årliga avgifter till certifieringsorganet och med de revisioner som görs inför kontroller. Då ett av syftena med miljöledning är att minska företagets kostnader är det viktigt att se till att det system man har valt fungerar tillfredsställande och väger upp de kostnader som certifiering eller licensering innebär. Att öka kunskapen om hur organisationen kan förbättra dessa förutsättningar är därmed av betydelse. Det finns en mängd faktorer, både externa och interna, som kan verka som både drivkrafter och hinder för det miljöarbete som företaget utför. Post och Altman (1994) har exempelvis dragit slutsatsen att det finns två typer av hinder som påverkar miljöledningsprocessen. Det kan vara branschspecifika hinder så som kapitalkostnader, begränsande regelverk, teknisk kunskap, eller organisatoriska hinder som otillräckligt ledarskap, bristande kommunikation eller personalens attityd. Med anledning av att miljöledning kan vara strategiskt betydelsefullt för företag och andra organisationer är det viktigt att närmare undersöka vilka organisatoriska faktorer som kan gagna de interna beslut som fattas runt miljöledning (Jabbour och Santos, 2006). Hur företagen utnyttjar sina resurser är en organisatorisk faktor som kan ha stor betydelse för miljöledning. Utifrån detta synsätt fäster ett flertal forskare uppmärksamhet till de resurser som finns inom organisationen i form av personella resurser, så kallade human resources (HR), och hur dessa kan bidra till framgång i företagets miljöledning. Det finns exempelvis de som anser att miljöledning i företag hindras mer av faktorer knutna till HR än av eventuella begränsningar i företagets tekniska kapacitet (Jabbour och Santos, 2006). 7

10 Human resource management (HRM) kan definieras som användandet av olika aktiviteter för att försäkra att de personella resurserna styrs på rätt sätt till förmån för individen, företaget och samhället (Warner, 1996: 1836). De aktiviteter som avses är exempelvis planerandet och organiserandet av hur organisationen ska tillfredsställa de personella behov som uppstår samt att rekrytera rätt personal. Vidare kan det röra sig om att bedöma de anställdas insats och utforma kompensation för rätt beteende och andra sätt för att motivera personalen. Att förbättra arbetsmiljön och att etablera fungerande relationer på arbetsplatsen är också viktiga aktiviteter (Warner, 1996; Dessler, 2000). Styrandet av dessa aktiviteter syftar till att uppfylla ett antal mål som kan kopplas både till företaget och till den enskilda individen. Dessa mål är bl. a. att underlätta organisationens konkurrenskraft och därigenom skapa konkurrensfördelar och lönsamhet; att förbättra produktivitet och kvalitet; att möta juridiska och sociala krav; samt medverka till att skapa en attraktiv arbetsplats som motiverar anställda och främjar individens utveckling och tillväxt (DeNisi och Griffin, 2005; Warner, 1996). Under miljöledningens relativt få år i strålkastarljuset har fokus koncentrerats till tillverkande industrier och dess miljöpåverkan genom utsläpp till mark, luft och vatten. Den mest framträdande drivkraften för dessa industrier att systematiskt arbeta med miljöfrågan har varit en kontinuerligt hårdare lagstiftning medan regleringar för andra typer av företag inte har konstruerats i samma takt (Doonan et. al). På senare år har dock ökad medvetenhet bland olika intressenter inneburit krav även för företag i service- och tjänstesektorn. Turistindustrin är idag världens största industri och har för många länder en avgörande ekonomisk betydelse (Nutek, 2006). Hotellnäringen är i denna industri en mycket central del. Gemensamt står hotellbranschen för en betydande mängd avfall och förbrukning av resurser som energi, vatten och kemikalier, samtidigt som de påverkar naturen och samhället där de verkar. Initiativ till miljö- och hållbarhetstänkade i hotellindustrin introducerades på en bredare front i mitten av 90-talet genom IHEI, International Hotel Environmental Initiative som startades för att driva på hållbarhetsarbetet i branschen. Initiativet har senare utvecklats till International Tourism Partnership och bland medlemmarna finns stora hotellgrupper som Hilton, Intercontinental och Rezidor SAS ( I Sverige har hotell som är anslutna till Sveriges Hotel & Restaurang Företagare, SHR, förbundit sig att genom ett etikprogram arbeta för att en god affärssed ska råda i branschen. Programmet säger att man ska arbeta för att verksamheten drivs på ett miljömedvetet sätt ( Ett flertal hotell i Sverige har också tagit initiativ till att miljömärka eller certifiera sin verksamhet. Den nordiska miljösymbolen Svanen är ett exempel på en sådan märkning i Sverige och i dagsläget är 96 hotell i landet innehavare av en Svanenlicens ( Märkningen visar att olika varor och tjänster uppfyller vissa krav på miljö, hälsa, funktion och kvalitet. I detta fall innebär en miljöanpassning av hotellen en minskad och effektiviserad användning av olika resurser samt att produkter med stor miljöpåverkan byts ut mot mer miljöanpassade alternativ. Svanen kontrollerar att kraven uppfylls genom tester, dokumentation och besök i verksamheten. Svanenlicensen gäller i tre år och därefter höjs kraven och licensen omprövas 1. Uppfyllelsen gentemot krav beräknas genom poäng för olika kategorier i verksamheten och sammanräknas till en procentsats som visar hur stor del av kraven som hotellet uppfyller. Grundnivån för att erhålla licensen är att 65 % av kraven är uppfyllda (Svanen:1). Scandic Hotels är en av de ledande hotellkedjorna i Norden med verksamhet i nio länder och 67 hotell runtom i Sverige. I Sverige står Scandic Hotels för ca 60 procent av utfärdade 1 Enligt miljöchefen för Scandic Hotels Sverige har ingen höjning av kraven genomförts och licenserna har därmed inte heller omprövats för något utav hotellen i studien. Enligt uppgifter skulle kriterierna (och licenserna) för Scandic gälla t o m oktober 2006 men då Svanen har blivit försenade i sitt arbete har kriterierna och samtliga licenser förlängts till och med juni

11 Svanenlicenser då samtliga av kedjans svenska hotell är Svanenmärkta sedan januari Kedjan har sedan mitten av 90-talet arbetat med hållbarhetsfrågor och har sedan dess vunnit flera priser för sitt miljöarbete. 1.2 Problemformulering I dagsläget klarar samtliga svenska Scandichotell den nivå som Svanenlicensen kräver. Detta innebär att samtliga hotell i viss utsträckning har lyckats med sitt miljöarbete. Således har de erfarenheter av vad som krävs av en organisation för att uppnå denna nivå av miljöhänsyn. Det är därför intressant att i ett första skede närmare undersöka hotelledningens och personalens uppfattning om hur interna faktorer som är kopplade till human resource management har inverkat i denna process och bidragit till de resultat hotellen har uppnått. Bland de Svanenmärkta hotellen inom kedjan finns dock betydande skillnader i hur stor marginal hotellen har i förhållande till Svanens minimikrav. Ett flertal hotell har en marginal på endast två till tre procentenheter medan andra har en marginal på drygt 15 procentenheter. Därmed finns också betydande skillnader i hotellens förmåga och förutsättningar att uppnå de krav som kommer att ställas då licensen ska omprövas, eftersom kraven då kommer att höjas. Förklaringen till dessa skillnader är i dagsläget inte känd. Scandic Hotels svenska miljöchef gör bedömningen att hotellets storlek och lokalisering kan spela en viss roll då mindre hotell på mindre orter generellt sett har något lättare att passera Svanens krav med goda marginaler i förhållande till stora hotell i större städer. Geografiska och storleksmässiga förutsättningar är emellertid otillräckliga som förklaring då skillnader inte uppträder i några tydliga mönster. För Scandics möjligheter att nå längre med sitt gemensamma miljöarbete och med Svanenmärkningen är det därför av vikt att titta närmare på de bakomliggande orsakerna till dessa skillnader. 1.3 Syfte och undersökningsfrågor Uppsatsen har två sammanlänkade syften. Ett syfte är att undersöka om olika faktorer knutna till human resource management, som i litteraturen beskrivs som betydelsefulla för miljöledningens funktion och framgång, kan tillmätas betydelser även i Scandics miljöarbete. Det andra syftet är att undersöka om det finns ett samband mellan agerandet och hanterandet av dessa faktorer och särskild framgång i miljöarbetet. För att uppfylla syftet kommer följande frågor att besvaras: Har valda faktorer haft någon betydelse för implementering och fortsatt miljöarbete på de olika hotellen? På vilka sätt är dessa faktorer betydelsefulla? Finns det skillnader i hur miljömässigt lågpresterande hotell agerar utifrån dessa faktorer i förhållande till hur miljömässigt högpresterande hotell agerar? Är det möjligt att identifiera faktorer som är av betydelse för särskild framgång i miljöarbetet? 1.4 Avgränsningar och klargöranden Uppsatsen har avgränsats till att endast studera hur det enskilda hotellet har agerat internt gällande en uppsättning HRM-faktorer. Hur dessa har hanterats av Scandics centrala 9

12 organisation tas primärt inte upp i uppsatsen. De HRM-faktorer som studeras har valts ut genom en litteraturgenomgång och är följande: ledningens stöd och engagemang; kommunikation och information; utbildning; motivation och belöning; samt deltagande. Det är också viktigt att klargöra vad som menas med särskild framgång i miljöarbetet som uppsatsens syfte delvis tar sikte på. Det som avses är hotellens åstadkommande i förhållande till de kriterier som miljömärkningen Svanen har fastställt för hotellverksamhet. De hotell som har åstadkommit ett högre resultat gentemot dessa kriterier, och således har en marginal på runt 15 procentenheter till Svanens minimikrav, benämns ha särskild framgång i miljöarbetet. Framgången innebär i sig en minskad miljöpåverkan, och ansträngningar för minskad miljöpåverkan innebär generellt ekonomiska besparingar. Det är dock inte en sådan definition som avses i denna uppsats. Ytterligare avgränsningar avser urvalet för fallstudien. Med hänsyn till de förutsättningar som beskrivs i problemformuleringen har endast hotell i storstäder inkluderats i studien. Fem hotell i Stockholmsområdet och ett hotell i Göteborgsområdet har valts ut för undersökningen. Hotellens resultat i förhållande Svanens kriterier har varit den primära grunden för val av hotell och studien inkluderar tre hotell som är miljömässigt lågpresterande och tre hotell som är miljömässigt högpresterande. I metodkapitlet ges en närmare förklaring till vad som menas med högpresterande respektive lågpresterande hotell. 1.5 Uppsatsens disposition Uppsatsen är uppdelad i sex olika kapitel vilka har disponerats enligt följande: Kapitel 2 - innehåller metodbeskrivning och presentation av de enheter som ingår i fallstudien. I anslutning till detta görs en kritisk granskning av vald metod genom att titta närmare på studiens metodologiska styrkor och svagheter. Kapitel 3 - redogörelse för den teoretiska referensram som ligger till grund för studien och som också används för att analysera resultaten. Kapitel 4 resultatredovisning och analys i ett. Fallbeskrivningen presenteras uppdelad enligt olika faktorer och analys sker i direkt anslutning till resultatet. Valet att disponera kapitlet på detta sätt motiveras med att det gör det något mer överskådligt och begripligt för läsaren. Kapitel 5 diskussion runt resultaten som följs av en kortare metodreflektion. Kapitel 6 slutsatserna av studien presenteras och kapitlet avslutas med ett par förslag till framtida forskning. 10

13 2. Metod I metodkapitlet redovisas och motiveras den metodik som valts för att tillgodose uppsatsens syfte. Det praktiska tillvägagångssättet beskrivs liksom urval av undersökningsenheter och intervjupersoner. Kapitlet avslutas med en kritisk granskning av vald metod och genomförande. 2.1 Val av metod - fallstudie Den empiriska delen av studien utgörs av en kvalitativ fallstudie som inkluderar ett antal hotell i två svenska storstäder. Fallstudien som forskningsmetod är bara en av flera möjliga i samhällsvetenskaplig forskning. Andra metoder som experiment och surveyundersökningar kan också vara aktuella bland annat beroende på hur forskningsfrågan ser ut. Enligt Yin (2003) är fallstudier att föredra som strategi då en situation kan karaktäriserar av att 1) frågeställningen tar fokus på hur eller varför; 2) graden av kontroll över händelserna som studeras är liten, och 3) fokus ligger på att beskriva och tolka ett samtida fenomen i en verklig kontext. En överblick av problemformulering och undersökningsfrågor i denna uppsats visar att samtliga av dessa tre kriterier är uppfyllda. Således kan valet av fallstudie som tillvägagångssätt anses rimligt. Därtill kräver uppsatsens problem och syfte en mer detaljerad och djuplodande information om undersökningsenheterna i fråga, vilket kan vara svårt att frambringa med en undersökningsstrategi som täcker ett stort antal undersökningsenheter snarare än några få (Denscombe, 2000). Fallstudien inkluderar sex enheter och urvalet har gjorts i samarbete med Scandics miljöchef i Sverige. Valet har dels baserats på dess geografiska läge, dels på hotellens resultat i förhållande till miljömärkningen Svanens kriterier för hotellverksamhet. Tabell 2.1 Presentation av undersökningsenheter Hotell Antal rum Antal anställda Yta (m 2 ) Svanenpoäng Hotell A >350 Hotell B Hotell C Hotell D Hotell E Hotell F Ca 150 totalt 42 fast anställda, ca 100 anställda totalt 61 årsanställda, ca 100 personer totalt 80 fast anställda, ca 110 dagligen 75 fast anställda, ca 115 per månad 113 fast anställda, ca 170 årsanställda % % % % % % 2002 År för första märkningen Tre hotell som kategoriseras som högpresterande och tre som kategoriseras lågpresterande har valts ut. Högpresterande är enligt Scandics miljöchef de hotell som har ett Svanenresultat på 11

14 75 % eller högre medan lågpresterande har ett resultat på 70 % eller lägre. Dessa kategorier är inte officiella utan är en uppskattning från miljöchefens sida. Bakgrunden till denna uppskattning är att miljöarbetet till stor del styrs av centrala avtal som i sin tur styr hotellens val när det gäller t ex inköp av olika varor och tjänster. Det centrala konceptet ska garantera en viss nivå av miljöstandard men stora skillnader finns ändå mellan hotellen. De som har en poäng på över 75 % bedöms då ha ansträngt sig mer och genomfört fler åtgärder än de som endast följer direktiven i de centrala avtalen. För att höja Svanenprocenten med en procentenhet krävs 1-2 poäng vilket exempelvis motsvarar att kemiska produkter för rengöring och golv-vård är miljömärkta till 70 % eller att all plastfilm i köket är PVC-fri. En sammanställning av 65 av 67 2 svenska Scandichotell och deras Svanenresultat återspeglar till viss del den bild som miljöchefen målar upp (se tabell 2.2). Sammanställningen visar att den största andelen av hotellen befinner sig på en medelnivå och gruppen som hamnar på 70 % eller under är lika stor som den där hotellen har 75 % eller högre. För en jämförelse ur ett nationellt perspektiv finns i dagsläget inga siffror, då ingen sammanställning har gjorts över Svanenmärkta hotell i Sverige och vilka resultat dessa hotell har åstadkommit (Anders Nordlöv, SiS). Tabell 2.2 Sammanställning av hotellens Svanenpoäng Genomsnittlig Svanenpoäng Medianpoäng Antal hotell med poäng 70 % eller lägre Antal hotell med poäng mellan 71 och 74 % Antal hotell med poäng mellan 75 och 79 % Antal hotell med poäng högre än 80 % Lägsta respektive högsta poäng 73 % % 20 st 25 st 15 st 5 st Datainsamlingsmetod Datainsamling har skett genom semistrukturerade intervjuer med tre personer på varje hotell. På varje hotell har hotelldirektören samt miljöansvarig intervjuats och därtill en tredje person i en befattning som dagligen berörs av miljöarbetet. Sammanlagt har 18 intervjuer genomförts. Olika intervjuformulär användes till de olika intervjupersonerna då intervjuerna delvis hade olika syften (se bilaga 1). Frågorna ställdes i en viss ordning och organiserades runt ett antal teman. De intervjuade hade dock möjlighet att formulera sig fritt och gå in på ämnen som de ansåg relevanta. Utifrån svaren ställdes också följdfrågor som inte var formulerade i förväg. Därmed gavs utrymme för ämnen och reflektioner som inte var del av det ursprungliga intervjuformuläret, vilket också är en del av den underliggande idén med semistrukturerade intervjuer (Hartman, 1998). Intervjuerna genomfördes på plats och tog mellan minuter vardera. De har dokumenterats genom anteckningar och ljudupptagning. Ljudupptagningen 2 Ett hotell har precis öppnats efter en omfattande renovering och Svanenmärkningen har därför inte varit aktiv. Därtill saknas ett hotell i statistiken. 12

15 har inte transkriberats utan har endast syftat till att fungera som en minnesback-up och kontroll för resultatet. Valet av hotelldirektören som en av intervjupersonerna grundar sig i det faktum att det är denna person som har det yttersta ansvaret för miljöarbetet och Svanenmärkningen på det enskilda hotellet. Det är också hotelldirektören, tillsammans med ledningsgruppen, som beslutar om vilka resurser miljöarbetet ska ta i anspråk och därmed även vad som ska göras. Hotelldirektörens inflytande över miljöarbetet är således centralt för dess utveckling. Därmed ansågs denna person ha värdefull information om miljöarbetet i sin helhet och vad som inverkar på dess funktion. Vidare är miljöansvarig den person som i driften är ansvarig för miljöarbetet. Denna person jobbar tillsammans med en miljögrupp på hotellet för att verkställa miljömässiga beslut och informera och instruera personalen i det miljörelaterade arbetet. Miljöansvarig är också involverad i beslutsfattandet runt miljöarbetet i samarbete med hotelldirektören och ledningsgruppen. Att intervjua miljöansvarig syftade till att erhålla en bild av miljöarbetet som karaktäriseras mer av insikt på detalj- och driftsnivå snarare än på en övergripande nivå. Att därtill intervju en tredje person på hotellet, i en position utan något särskilt ansvar för miljöarbetet, syftade till att ge en bild av hur väl information och beslut har nått ut i organisationen. Intervjuerna ämnade därmed fungera som en sorts triangulering av den information som både hotelldirektören och miljöansvarig givit, samtidigt som den i sig kunde ge ledtrådar om hur väl miljöarbetet är förankrat i organisationen. De övriga anställda som intervjuades hade följande befattningar: - Hovmästare med ansvar för restaurang och bar - Rumsstäderska (2 st) - Bokningsagent - Frukostvärd - Teknisk chef 2.3 Metodkritik Intern validitet Den inre eller interna validiteten berör frågan om i vilken mån resultaten överensstämmer med verkligheten (Merriam, 1988). De val som görs för fallstudien är således något som kan påverka denna bild av verkligheten och bör därför kritiskt diskuteras. Urvalet av hotell är en sådan kritisk faktor. Då studiens underordnade syfte är att jämföra olika enheter för att se eventuella samband mellan valda faktorer och framgång i miljöarbetet är det av stor betydelse att utvalda hotell är jämförbara. Som tidigare nämnts kan exempelvis storlek och geografiskt läge ha ett visst samband med hotellens prestationer på miljöområdet. Det har under datainsamlingens gång uppkommit uppgifter som medför att en jämförelse av hotellen ur vissa aspekter inte kan anses helt rättvisande. Standarden på den fastighet i vilken hotellet huserar är en sådan aspekt. Renovering av gästrum och andra lokaler eller av fastigheten i helhet kan till viss del påverka energiförbrukning och vattenförbrukning som är två grundläggande krav och mål i Svanens kriterier. Dessutom har ett av hotellen inte möjlighet att själva mäta sin förbrukning av dessa resurser då de hyr en viss areal i ett större komplex. Deras förbrukning ges som en siffra motsvarande antalet kvadratmeter de tar i anspråk. Om hotellet ockuperar 45 % av den totala fastighetsarean beräknas de alltså göra anspråk på 45 % av den totala energiförbrukningen. Visserligen kan det vara relevant att diskutera om ett hotell inte tar mer resurser i anspråk sett till kvadratmeter än vad ett kontor gör. Vattenförbrukningen bör exempelvis vara avsevärt större och hotellet har en 13

16 energiförbrukning som sträcker sig över fler timmar på dygnet. Detta sätt att mäta, eller hotellets avsaknad av möjlighet att göra en riktig mätning, kan med andra ord vara både till fördel och nackdel för hotellet men pekar hursomhelst på en viss problematik i ett sammanhang av jämförelse hotellen emellan. Storlek på hotellet är ytterligare en aspekt. Antal rum och antal anställda kan möjligtvis vara en faktor av betydelse för arbetet med att samordna miljöaktiviteter och få alla att sträva mot samma mål. En översikt av de största hotellen (i m 2 ) och deras Svanenpoäng i förhållande till de minsta hotellen och deras poäng ger dock inte stöd för att storlek skulle vara en avgörande faktor (se tabell 2.3). Ett av fem hotell bland de stora hotellen visar ett resultat över genomsnittet och två av tre visar ett resultat under genomsnittet. Bland de mindre hotellen visar tre av fem hotell ett resultat över genomsnittet. Inte heller då det gäller logiomsättning per kvadratmeter framträder några tecken på att det finns en tydlig korrelation till Svanenpoängen 3, varken när det gäller ytan eller logiomsättning per kvadratmeter, men storlek kan för den sakens skull inte avskrivas som en faktor av inflytande. Tabell 2.3 Jämförelse fem största och fem minsta hotell Stora hotell storlek i m 2 Svanen poäng Mindre hotell storlek i m 2 Svanen poäng % % % % % % % % % % Det kan också diskuteras om urval med grund i hotellets Svanenpoäng är det mest lämpliga för att få fram de hotell som har nått särskild framgång i miljöarbetet eller de som har presterat sämre än genomsnittet. Frågan är om ett poängsystem som Svanen ger en rättvisande bild av olika initiativ att förbättra företagets miljöprestanda. Är det t ex möjligt att vidta fler men enklare åtgärder och åstadkomma en liknande poäng som den som har vidtagit färre men mer avancerade åtgärder? Urvalet av intervjupersoner bör också lyftas fram i diskussionen runt den inre validiteten. De personer som har intervjuats och som går under beteckningen övriga anställda har valts ut av hotelldirektör eller miljöansvarig. Jag har i min kontakt med dessa personer framfört mina önskemål om att det ska vara en person som dagligen berörs av miljöarbetet och att den personen inte är delaktig i miljögruppen på hotellet. Syftet med detta önskemål var att personen skulle kunna ge svar på frågor utan att vara involverad i själva organiserandet av miljöarbetet, utan mer en anställd som representerar den stora skaran anställda. Detta uppfylldes inte helt och hållet vilket till viss del kan påverka den återgivna bilden av hotellet. Det var också tydligt att valet i vissa fall medvetet föll på personer med ett större intresse för 3 Dessa uppgifter kan med anledning av dess känslighet inte presenteras men finns hos författaren och kan uppvisas på uppmaning. 14

17 miljö eller med mer kunskaper om miljöarbetet. Detta problem hade möjligtvis kunnat undvikas genom bättre tydlighet i instruktionerna till hotelldirektörer och miljöansvariga och med facit i hand bör deras svar vägas lättare i vissa sammanhang. Syftet med dessa personers medverkan, som var att fungera som en sorts triangulering och skapa en mer helhetlig bild, och en möjlighet att förstärka eller förkasta uppgifter från övriga intervjupersoner på samma hotell, har därmed inte helt uppfyllts. Vidare är miljö ett känsligt område såtillvida att dess moraliska förtecken kan påverka svaren. Det är mycket möjligt att den intervjuade ger svar som återspeglar en önskad bild snarare än den verkliga. Det kan också vara så att de svarar så som de tror att intervjuaren, eller kanske chefen, önskar. För att motverka detta har jag försökt att formulera frågor som i så stor utsträckning som möjligt inte har några inbyggda värderingar. Intervjupersonerna har också informerats om att hotellen och de själva är anonyma i uppsatsen Extern validitet Den externa validiteten handlar om hur generaliserbara resultaten av en undersökning är. Möjligheten att generalisera utifrån en kvalitativ fallstudie tillhör just de aspekter av kritik som tillvägagångssättet har stött på i forskningssammanhang (Merriam, 1988). Fallstudien som metod behandlar endast en eller ett fåtal olika enheter och innebär därmed en möjlighet att studera sociala processer ur ett mer holistiskt perspektiv som i sin tur ger bättre utrymme för att förklara komplexa situationer (Denscombe, 2000; Merriam, 1988). Att resultaten då skulle anses giltiga även i andra situationer ifrågasätts av många forskare. Enligt Yin (2003) är fallstudier teoretiskt generaliserbara, det vill säga att det går att generalisera utifrån en jämförelse med tillämpbar teori inom området. Fallstudien ska därmed inte ses som motsvarigheten till en respondent i en surveyundersökning, utan målet är att utöka och generalisera existerande teorier. Frågan om huruvida resultatet från denna studie är tillämpligt även i andra situationer kan dels kopplas till hur förutsättningarna för teoretisk generaliserbarhet ser ut, dels hur bra den interna validiteten är; om resultaten av studien överensstämmer med verkligheten borde de också vara tillämpliga i andra sammanhang. Därmed kan det diskuteras om det finns några begränsningar i hur överförbara resultaten är. Genom att grunda undersökningen i denna uppsats på teorier som sprungit ur tidigare och liknande undersökningar kan denna studie bidra till den typ av generalisering som Yin (2003) avser. Dessa tidigare empiriska undersökningar har emellertid genomförts i framför allt tillverkande branscher och det är därmed inte omöjligt att en applicering av dessa teorier i en servicebransch kan ge skiljande resultat. Vidare är det möjligt att de förutsättningar som gäller för en hotellkedja kan påverka huruvida resultaten är tillämpliga i andra situationer. Som en hotelldirektör i intervjuerna uttryckte det: det är skillnad på att vara en hotellkedja än att vara en kedja av hotell. Vad denna person menade var att den centrala ledningen för Scandic spelar en viss roll för handlingsutrymmet på det enskilda hotellet. Således kan även denna förutsättning påverka graden av tillämplighet. Slutligen kan nämnas att fallstudien så som den är utformad med sex olika enheter, ger bättre stöd för generalisering än hade den innehållit endast en eller ett par enheter. 15

18 3. Teori Teorikapitlet inleds med en genomgång av vad litteraturen och empiriska undersökningar säger om organisatoriska faktorers inverkan på miljöledning. Därefter presenteras teori som närmare berör human resource management och hur detta är betydelsefullt för miljöledningens funktion och framgång. Kapitlet avslutas med en närmare och mer detaljerad presentation av de faktorer som har valts för studien samt en kritisk diskussion av vald teori. 3.1 Teoribakgrund Miljöledning i företag omfattar både tekniska och organisatoriska aktiviteter som syftar till att reducera den negativa miljöpåverkan som verksamheten ger upphov till (Cramer, 1998). De tekniska aktiviteterna tar sikte på att reducera förorening genom olika typer av utsläpp. De organisatoriska aktiviteterna har ingen direkt påverkan på miljön utan påverkar istället genom företagets formella system, t ex miljöutbildning, planering och uppföljning av miljömål, miljöredovisning eller högsta ledningens stöd. Således är organisatoriska miljöaktiviteter liknande för de flesta industrier medan tekniska aktiviteter är mer industrispecifika (Álvarez Gil et al, 2001). Hinder för framgångsrik miljöledning kan baseras på de generella principer som gäller för organisationer i allmänhet (Tinsley och Pillai, 2006). Utifrån existerande litteratur inom miljömanagement och organisationsteori har Tinsley och Pillai (2006) listat följande tolv organisatoriska faktorer som kan påverka miljöledningen negativt ledarstil, högsta ledningens engagemang, planering, innovation, kommunikation, företagskultur, strategiintegrering, teknologi, strategikomplexitet, tillgängliga resurser, incitament och kontroll, samt organisationsstruktur. Dessa hindrande faktorer kan med andra ord, om de hanteras på rätt sätt, leda till väl fungerande och framgångsrika miljöledningssystem. Det finns även ett antal empiriska studier som har gjorts för att undersöka vilka organisatoriska faktorer som är viktiga för att nå framgång i miljöledning. Dessa har främst genomförts i tillverkande företag men även organisationer från andra sektorer har ingått i studierna. Resultaten från studierna angränsar till de faktorer som Tinsley och Pillai (2006) uppmärksammar. Ett exempel är en studie i ett tredelat forskningsprojekt bland olika typer av organisationer i Australien och Nya Zeeland (Zutshi och Sohal, 2004). Genom undersökningen konstateras att fyra breda faktorer är av betydelse, vilka benämns ledarskap och stöd (management leadership and support); lärande och utbildning (learning och training); analyser (internal analysis); och hållbarhet (sustainability). Den faktor som kallas analyser syftar enbart på implementeringsfasen av miljöledningsprocessen. Den omfattar analyser som är av vikt i planeringsskedet, exempelvis att analysera nuläget genom att genomföra miljöutredning och bedöma miljöaspekter för att kunna formulera miljömål eller att analysera kostnader i förhållande till vinningar som miljöledningen kan innebära. Hållbarhet syftar på olika aspekter av organisationen. Dels avses att organisationen bör integrera miljöhänsyn och hållbarhetstanken på ett långsiktigt plan för att främja konkurrenskraft och överlevnad. Således krävs förändringar av både organisationskulturen och organisationen som sådan. Dels avses mer produkt och produktionsrelaterade aspekter som t ex livscykelanalys och design för mindre resurskrävande produktion. Ledarskap och stöd är en faktor som bland annat inkluderar ledningens engagemang, resursallokering, betydelsen av kommunikation samt utnämnandet av en champion. Utbildning och lärande innefattar miljöutbildning för personalen, att lära från andra organisationer samt att involvera de anställda i miljöarbetet etc. 16

19 Vidare har Wee och Quazi (2005) genom en kvalitativ studie bland tillverkande företag i elektronik respektive kemikaliebranschen i Singapore, kommit fram till sju faktorer som är kritiska för miljöledning. Dessa faktorer har sin grund i en litteraturstudie och som sin tur har testats genom intervjuer med fem ISO-certifierade företag. Listan med faktorer har således utvecklats genom flera steg och därefter undersökts i en större enkätundersökning. Resultatet visar att ledningens engagemang, utbildning, anställdas deltagande, grön produkt- /processdesign, leverantörsstyrning, mätning, och informationsstyrning är viktiga aspekter. I likhet med Zutshi och Sohal (2004) visar denna studie på behovet av att tillverkande företag implementerar hållbarhetstänkandet i utformandet av produkter och produktion men den visar också att aktiviteter mot externa intressenter är av betydelse. Leverantörsstyrning innebär bland annat att miljöprestanda ska vara ett kriterium för val av leverantör, att förväntningar på miljötänkande hos leverantören är tydligt kommunicerade eller att viss utbildning av leverantör kan vara nödvändig för att medvetandegöra dem om miljöaspekter som är relevanta. I likhet med föregående studie har Andersen och Neergard (2005) genomfört en studie i två steg för att bekräfta vilka faktorer som leder till framgång i miljöledning. De två stegen har dock inte utgjort olika delar av metoden utan är två separata undersökningar. I den första testades ett antal hypoteser, skapade utifrån teori om kvalitets- och miljöledning, genom en enkätundersökning bland danska företag. Företagen var uppdelade i två grupper, de som presterade mycket bra i termer av fördelar de vunnit till följd av miljöledning, och de som presterade mindre bra utifrån denna aspekt. Resultatet visade att nio faktorer var av betydelse, bl. a utbildning av personal, engagemang hos ledningen, diskussion av miljöfrågor och inkludering av miljömål i strategi och budget, system för mätningar, samt engagemang för miljöfrågor på alla nivåer i företaget. I den påföljande undersökningen gjordes en fallstudie på åtta mellanstora danska företag som har åstadkommit både miljömässigt och ekonomiskt goda resultat till följd av miljöledningen. Intervjuer genomfördes för att antingen kunna bekräfta, modifiera eller bringa ny kunskap till resultaten från enkätundersökningen. Fallstudien bekräftade att ansvarsfördelning bland anställda, utbildning, samt deltagande i både implementering och daglig verksamhet var viktigt för goda resultat från miljöledning. Studien modifierar det tidigare resultatet angående ledningens stöd och engagemang och visar att detta verkar vara betydelsefullt till största grad i de företag där ideologi är en stark drivkraft, medan det verkar vara mindre viktigt i andra typer av företag. Denna kontextuella aspekt är också något som skiljer Andersen och Neergaards resultat från ovan nämnda studier som också framhäver ledningens engagemang. Samtliga studier ovan har funnit att faktorer kopplade till human resource management (HRM) är av betydelse för miljöledningens funktion och framgång. Detta är också ett område som har ägnats särskild uppmärksamhet i forskningssammanhang, om än hittills inte i någon större skala. Emerson et al. (1997) menar att HRM spelar en viktig roll i miljöledning genom att stödja policys och åtgärder och att de förändringar som implementering av miljöledning kräver knappast kan lyckas utan stöd av HRM. Wehrmeyer (1996) ser flera anledningar till varför HRM har en viktig roll i miljöarbetet: Människor bär generellt en viktig roll för att nå framgång i miljöfrågor Miljömässiga värderingar finns inom organisationen Teknologi på egen hand är mindre relevant för framgång i förhållande till hur anställda interagerar med den Den ofta komplexa natur som miljöfrågor har kräver analytiska och kommunikativa färdigheter 17

20 Uppmärksammandet av det faktum att miljöledning ska vara integrerat i alla delar av verksamheten ställer krav på speciella förhandlingar och interpersonella färdigheter för att stödja andra i implementeringen Det har även gjorts ett flertal litteraturstudier för att sammanställa hur teorin inom både Total Quality Management (TQM) och miljöledning fäster vikt vid faktorer som rör human resources (HR). Daily och Huang (2001) visar med sin genomgång av litteraturen inom TQMimplementering att fem olika HR-faktorer bör påverka ett miljöledningssystem stöd från högsta ledningen (inklusive uppmärksammande av organisationskultur och kommunikation); miljöutbildning; bemyndigande av anställda (empowerment); teamwork; samt belöningar. Fernandez et al (2003) har genom en omfattande litteraturgranskning framkommit med likartade och tangerande faktorer. De tar i sin studie upp frågor som relaterar till inflytande från högsta ledningen, organisationskulturens roll, behovet av kommunikation, anställdas ansvarstagande och deltagande, utbildning, samt motivation och incitament. Jabbour och Santos (2006) har genom en litteraturgenomgång analyserat vilka de största HRbaserade bidragen är för tillvägagångssättet inom miljöledningssystem. Resultatet är sex olika faktorer, rekrytering; utbildning; utvärdering och belöning; teamwork; ledning av organisationskultur; samt organisationens lärande. Utifrån litteraturstudien har de skapat en modell för att visa på relationen mellan olika HR-faktorer och de olika faserna i miljöledningssystem som följer ISO standarden. De visar således vilken typ av faktor som är aktuell för de olika stegen i den så kallade PDCA-cykeln (plan, do, check, act). Figur 3.1 Modell för att analysera bidraget från human resources i miljöledningssystem. Källa: Jabbour och Santos (2006: 6) Den teoretiska bakgrund som ovan redogjorts för pekar således på att det finns en rad organisatoriska faktorer som är betydelsefulla i företagets miljöarbete. Av dessa finns en uppsättning faktorer som är specifikt knutna till HRM. Syftet med denna uppsats är att undersöka om de HR-faktorer som i litteraturen beskrivs som betydelsefulla kan tillmätas betydelse även i Scandics miljöarbete och nedan anges och beskrivs de faktorer som har valts för närmare studie. 18