Användarmeddelande (maj 2014) Ny programversion. Version 14.2a

Transkript

1 Användarmeddelande (maj 2014) Ny programversion FLEX Reseräkning Bäste kund! Version 14.2a På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Reseräkning i version 14.2a. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att använda FLEX Reseräkning tillsammans med kontokort från Handelsbanken respektive SEB. Nu finns även utökad funktionalitet vid import av personuppgifter samt en ny inställning som möjliggör registrering av moms med valuta för utlägg. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 2 Innehåll Handelsbanken Ny kontokortskoppling.. 3 SEB Ny kontokortskoppling.. 8 Utökad funktionalitet vid import av personuppgifter 12 Moms med valuta. 14 Danska traktamentsregler 15 Norska traktamentsregler 15 Kommentar i projektsöklista i FLEX Portal Export av personuppgifter till Quinyx FlexForce.. 16 Säkerhetsförbättringar... 17

3 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 3 Nyheter FLEX Reseräkning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Reseräkning, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Handelsbanken Ny kontokortskoppling FLEX Reseräkning kan fr.o.m. version 14.2a användas tillsammans med kontokort från Handelsbanken. Funktionen är densamma som för övriga kontokortsintegrationer, vilket innebär att transaktioner gällande köp (utlägg) gjorda med kontokort kan importeras till FLEX och att medarbetaren sedan själv kan hämta in dessa transaktioner till reseräkningar. Transaktionsfiler måste först laddas ner från Handelsbanken till den lokala servern innan de kan importeras i FLEX. Innan du kan börja använda importen behöver du göra ett antal inställningar. Till att börja med lägger du till Handelsbanken som betalningssätt under Inställningar Betalningssätt enligt bilden på nästa sida:

4 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 4 Importen går att köra på systemnivå eller företagsnivå. Detta ställer du in under Arkiv Systeminställningar, flik Reseräkning. Aktivera inställningen Företagsknuten import eller inaktivera den för systemknuten import. Se bilden nedan: Observera att om du använder flera kontokortskopplingar så får denna inställning genomslag för alla dessa. Samtliga kontokort som ska användas i FLEX Reseräkning måste först kopplas till en specifik anställd. Detta kan göras på tre olika sätt.

5 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 5 1. Automatisk koppling i samband med importen Systemet utför kopplingen automatiskt vid importtillfället. När de första transaktionerna för ett nytt kort importeras kommer systemet att försöka koppla kortet till den anställd som transaktionerna tillhör. Förutsättningen för att detta ska fungera är att Handelsbanken har blivit meddelad det anställningsnummer som kortet ska kopplas till i FLEX Reseräkning. Detta görs i första hand i samband med att ett nytt kort beställs. Vid systemknuten import måste även företagsnumret ha meddelats banken för att den automatiska kopplingen ska fungera. Betalningsansvar (Företag eller Privat) kommer automatiskt att sättas utifrån bankens (filens) uppgifter. Inställningen för betalningsansvar finner du i personregistret, i samma inställningsformulär som kortinnehavar-id ligger i (se bild på nästa sida). Det kan eventuellt finnas situationer då importfilerna saknar information om betalningsansvar. Om så är fallet kommer importen att använda en styruppgift för att veta vilket betalningsansvar som ska sättas då det nya kortet läggs till. Se bilden nedan: När ett nytt kort läggs till vid import används denna inställning, ifall information om betalningsansvar saknas i importfilen, för att avgöra om kortet ska markeras som ett företagskort eller som ett privatkort.

6 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 6 2. Koppling via kortinnehavar-id i personregistret En annan möjlighet att utföra kopplingen är att skriva in aktuellt kortinnehavar-id direkt i personregistret (se bilden nedan). Kortinnehavar-id är en unik identifierare som systemet använder vid importen för att identifiera vilken anställd som transaktionen tillhör. Vid systemknuten import används även kortinnehavar-id för att identifiera det företag som transaktionen tillhör. Detta innebär att det aldrig får finnas dubbletter av ett och samma nummer. Ett specifikt kortinnehavar-id får med andra ord endast tillhöra en specifik anställd i hela databasen.

7 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 7 3. Koppling via funktionen Kontokortskopplingar Det tredje sättet att koppla korten är via funktionen Kontokortskopplingar (under huvudmenyn Register). Efter det att importen har körts kommer de kort som ännu inte är kopplade att visas i listan som rödfärgade rader (se bilden nedan) Markera den rad som kopplingen ska göras för (1), mata in ett anställningsnummer (2) och klicka på Spara (3). Markera Ja i dialogrutan som visas: Observera att formuläret endast visar misslyckade kopplingar som har inträffat i det företag som du för tillfället har öppet. Om importen sker på systemnivå kan det därmed finnas anledning att öppna formuläret i flera företag för att kontrollera att det inte finns misslyckade kortkopplingar i dessa. När inställningarna som beskrivits ovan är utförda är importen klar att använda.

8 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 8 SEB Ny kontokortskoppling FLEX Reseräkning kan fr.o.m. version 14.2a användas tillsammans med SEB Corporate kontokort. Funktionen är densamma som för övriga kontokortsintegrationer, vilket innebär att transaktioner gällande köp (utlägg) gjorda med kontokort kan importeras till FLEX och att medarbetaren sedan själv kan hämta in dessa transaktioner till reseräkningar. Transaktionsfiler måste först laddas ner från SEB till den lokala servern innan de kan importeras i FLEX. Innan du kan börja använda importen behöver du göra ett antal inställningar. Till att börja med lägger du till SEB som betalningssätt under Inställningar Betalningssätt enligt bilden nedan:

9 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 9 Här är det viktigt att koden SB används och att betalningssättet markeras som kontokort. Importen går att köra på systemnivå eller företagsnivå. Detta ställer du in under Arkiv Systeminställningar, flik Reseräkning. Aktivera inställningen Företagsknuten import eller inaktivera den för systemknuten import. Se bilden nedan: Observera att om du använder flera kortleverantörer så får denna inställning genomslag för alla dessa. Samtliga kontokort som ska användas i FLEX Reseräkning måste kopplas till en specifik anställd. Detta kan göras på tre olika sätt. 1. Automatisk koppling i samband med importen Systemet utför kopplingen automatiskt vid importtillfället. När de första transaktionerna för ett nytt kort importeras kommer systemet att försöka koppla kortet till den anställd som transaktionerna tillhör. Förutsättningen för att detta ska fungera är att SEB har blivit meddelad det anställningsnummer som kortet ska kopplas till i FLEX Reseräkning. Med andra ord måste anställningsnummer finnas med i filerna för samtliga transaktioner. Anställningsnummer bör meddelas SEB i samband med att ett nytt kort beställs. Vid systemknuten import använder importen organisationsnummer för att automatiskt koppla kontokortet till rätt företag i FLEX Reseräkning. Organisationsnummer måste finnas sparat under Register Företagsuppgifter och vara unikt i databasen. Systemet kan inte avgöra om ett kort är av typen privat- eller företagskort. Då ett nytt kort läggs till måste därför betalningsansvaret kontrolleras under

10 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 10 personuppgifterna för det nytillagda kortet. Detta steg kan underlättas genom inställningen Betalningsansvar för kontokort. Denna inställning hittar du under Inställningar Styruppgifter, flik Registrering. När ett nytt kort läggs till vid import används denna inställning för att avgöra om kortet ska markeras som ett företagskort eller som ett privatkort. 2. Koppling via kortinnehavar-id i personregistret En annan möjlighet att utföra kopplingen är att skriva in aktuellt kortinnehavar-id direkt i personregistret.

11 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 11 Kortinnehavar-id är en unik identifierare som systemet använder vid importen för att identifiera vilken anställd transaktionen tillhör. 3. Koppling via funktionen Kontokortskopplingar Det tredje sättet att koppla korten är via funktionen Kontokortskopplingar (under huvudmenyn Register). Här kan du se alla kort som redan är kopplade eller som har funnits med vid importerna men som ännu inte har kopplats till någon anställd. De kort som inte är kopplade visas som rödmarkerade rader. Markera den rad som kopplingen ska göras för (1), mata in ett anställningsnummer (2) och klicka på Spara (3). Svara Ja på frågan om du vill koppla kortet, och kortet är nu kopplat till den anställd som har valts. Observera att formuläret endast visar misslyckade kortkopplingar som har inträffat i det företag som du för tillfället har öppet. Om importen sker på systemnivå kan det därmed finnas anledning att öppna formuläret i flera företag för att kontrollera att det inte finns misslyckade kortkopplingar i dessa. När inställningarna som beskrivits ovan är utförda är importen klar att använda.

12 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 12 Utökad funktionalitet vid import av personuppgifter Tjänstebil Vid import av personuppgifter i FLEX Reseräkning kan nu även uppgifter om biltyp importeras. Personimporten konfigureras under menyn Register Importmallar. 1. Välj importmall 11 Personuppgifter 2. Välj filtyp och filnamn/sökväg 3. Välj vilka fält som ska importeras Fältet för biltyp heter Tjänstebil och de alternativ som finns från och med version 14.2a av FLEX Reseräkning är: 0 = Egen bil 1 = Tjänstebil, bensin, (ingen påverkan på vem som betalar drivmedel) 2 = Tjänstebil, diesel, (ingen påverkan på vem som betalar drivmedel) 3 = Tjänstebil, bensin, betalar drivmedel själv 4 = Tjänstebil, diesel, betalar drivmedel själv 5 = Tjänstebil, bensin, arbetsgivaren betalar drivmedel 6 = Tjänstebil, diesel, arbetsgivaren betalar drivmedel

13 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 13 Inställningarna som påverkas finns under Register Personuppgifter, flik Reseräkning och flik Biluppgifter. Observera att importen inte påverkar inställningen Enligt företagets standard. Separat körjournal Det finns nu även möjlighet att med personimporten styra huruvida den anställde ska använda separat körjournal. Detta sker genom att du i importen ställer in ett fält för separat körjournal. Följande alternativ finns: J = Använd separat körjournal N = Använd inte separat körjournal

14 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 14 Moms med valuta Det finns en ny inställning för att möjliggöra registrering av moms med valuta för utlägg i FLEX Reseräkning. Bakgrunden till inställningen är att momsen på broavgifter för Öresundsbron betalda i danska kronor är avdragsgill i Sverige. Inställningen finns på utläggskoden (Inställningar Utlägg/avdrag Koder): Observera att moms alltid måste registreras i SEK, även om beloppet är i annan valuta. Systemet föreslår moms i SEK beräknat på belopp och valutakurs.

15 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 15 Danska traktamentsregler Från och med version 14.2a har FLEX Reseräkning en tydligare hantering av danska traktamentsregler. Dialogen för matavdrag är ändrad att visa matavdrag per resdygn. Norska traktamentsregler Från och med version 14.2a har FLEX Reseräkning en tydligare hantering av resdygn i resespecifikationen för företag med Norge som hemland.

16 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 16 Kommentar i projektsöklista i FLEX Portal I FLEX Portal kan du numera även se kommentaren som ligger på ett projekt när du väljer projektet från söklistor. Export av personuppgifter till Quinyx FlexForce Det är nu möjligt att exportera personuppgifter från FLEX till Quinyx FlexForce. Detta är användbart när man vill ändra och lägga upp nyanställda i FLEX och automatiskt få över uppgifterna till Quinyx. För att aktivera funktionen går du in under Inställningar Styruppgifter, fliken Kommunikation, knappen Anslutningar. På fliken Quinyx gör du de inställningar som krävs för att FLEX ska kunna kommunicera med Quinyx. Uppgifterna som behövs är dels en URL till Quinyx webbservice samt en API key för att kunna anropa denna webbservice. Dessa uppgifter tillhandahåller Quinyx. I personregistret under fliken Allmänt kommer det att aktiveras ett fält för Personalkategori Quinyx. Här anger du vilken personalkategori den anställde tillhör

17 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 17 i Quinyx. När du sedan ändrar eller lägger upp en ny anställd i personregistret kommer personuppgifterna samtidigt att exporteras till Quinyx. Om du vill göra en grundöverföring från FLEX till Quinyx kan du göra detta under Servicerutiner Exportera anställda till Quinyx. För mer information om vilka personuppgifter som exporteras till Quinyx finns en mer utförlig dokumentation. Säkerhetsförbättringar Säkerhet i program blir allt viktigare, det gäller i synnerhet program som är tillgängliga över internet. Till version 14.2a har ett antal säkerhetsförbättringar gjorts i FLEX Personalsystem. De flesta förbättringarna kommer inte att påverka användningen av programmen. Hanteringen av lösenord har förbättrats och FLEX Personalsystem stöder nu lösenord med längd upp till 50 tecken som lagras med irreversibel kryptering i databasen. Detta leder till ett par ändringar i programmen. Skiftlägeskänsliga lösenord Efter uppdatering till version 14.2a måste man, om man vill använda skiftlägeskänsliga lösenord, aktivera detta under Arkiv Systeminställningar, flik Säkerhet (1). Efter aktiveringen av skiftlägeskänsliga lösenord måste alla användare byta lösenord vid nästa inloggning. För användare som använder tillförlitlig anslutning påverkas inloggningen inte av aktiveringen.

18 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2014) 18 Glömt lösenord Från version 14.2a får man, då man klickar på länken för att återställa lösenord, ett tillfälligt lösenord skickat till sig. (En förutsättning för att länken ska visas är att inställningen Aktivera lösenordspåminnelse vid inloggningsrutan är markerad (2)). Om man har begärt ett tillfälligt lösenord kan man fortfarande logga in med sitt gamla, ifall man skulle minnas det. Loggar man in med det tillfälliga lösenordet kommer FLEX vid inloggning begära att man byter till ett nytt lösenord.