Kommunarkiven som resurs för skolan

Transkript

1 Kommunarkiven som resurs för skolan BEATA LosMAN De okända arkiven De flesta invånarna i en kommun vet förmodligen att det finns bibliotek men har ingen aning om att kommunarkivet existerar. I enstaka kommuner finns arkivet upptaget på informationssidorna i telefonkatalogen, men i regel måste man känna till arkivet i förväg för att kunna fråga efter det. I regel är det bara arkivverksamma som kan leta sig fram till denna resurs. I varje kommun finns visserligen en arkivmyndighet, men den består av kommunstyrelse (eller landstingsstyrelse), dvs en samling politiker, som inte vet något om det arkivansvar, som lagts på dem. Kommunens jurist kan ibland upplysa ledamöterna om deras skyldighet att tillhandahålla allmänna offentliga handlingar, men talar knappast om att politikerna är skyldiga att tänka på det nationella kulturarvet och bevara forskningsmaterial för framtiden. Det fanns länge en utbredd uppfattning om att forskningsfrågor var statens angelägenhet, inte kommunens. Med utbyggnaden av de regionala högskolorna med kommunalt stöd har detta ändrat sig. Men det finns även andra skäl för kommunerna att tänka på sitt ansvar för det forskningsmaterial den egna verksamheten producerar och har producerat sedan I dagens läroplaner för grundskola och gymnasium trycker man på att eleverna långt ner i åldrarna ska lära genom att utforska, dvs själva söka reda på uppgifter. Givetvis kan man hänvisa eleverna till uppslagsverk och andra böcker eller intervjuer, men man kan också använda det lokala arkivet, dvs kommun- eller landstingsarkiv, med eller utan kombination av föreningsarkiv. släktforskningen är lika populär som någonsin, men det går att söka "rötter" även på andra sätt. Kommunarkiven, som ofta finns på samma ort som högstadiet eller gymnasiet, innehåller många uppgifter som ger historiskt perspektiv på dagens företeelser. Perspektivet behöver inte vara så långt. För en trettonåring idag är 1950-talet en lika främmande värld som 18oo-talet. Det äldsta materialet i kommunarkiven rör fattigvården. Kommunalstämmoprotokollen i små landskommuner domineras av sådana ärenden. 57

2 Fattigvård låter dystrare än det framstår i arkivmaterialet, där man kan hitta många exempel på olika hjälp- och stödformer, inte minst för barn. Fattigvård var inte bara frågan om att placera gamla och sjuka på fattighus. Men för att tränga in i 18oo-talets protokoll och handlingar måste man läsa handskrift, och alla skrev inte så tydligt. För att sådant material ska bli användbart för skolan måste det göras renskrift och kommentarer. Endast enstaka lärare torde kunna göra detta, men kommunarkivarier skulle kunna det, t ex i lokala projekt. En bit in på 1900-talet börjar maskinskrivna och därmed mer lättlästa handlingar komma i arkiven, men i de små sockenkommunerna skrevs fortfarande det mesta för hand av förtroendevalda ända till kommunsammanslagningen Protokollen kan vara ganska knapphändiga. Skrivelser och andra handlingar ger ofta fylligare information, antingen det rör livsmedelsransoneringar under första och andra världskriget, framväxten av folkbibliotek, hälsovårdsfrågor t ex rörande bostäder, avlopp, sophantering, kompostering och andra företeelser som är aktuella idag. I början av 1900-talet kan man åtminstone i stadskommuner se hur idrottsverksamheten rar kommunalt stöd, som kompletterar föreningsaktiviteterna. Man kan se hur olika anläggningar växer fram, tills fritidsverksamhet blir ett allmänt kommunalt åtagande i mitten av 1900-talet. Skolan sköttes i landsbygdskommunerna av kyrkliga skolråd tilllångt fram på 1900-talet, men i kommunernas skolarkiv ligger alltid betygs- och examenskataloger från 18oo-talet och ofta en hel del andra handlingar rörande folkskolan. Slöjdskolor och skolkök ordnades ibland av kommunerna vid sidan av folkskolorna. Det finns mycken lokal vardagshistoria att ta fram ur kommunarkiven. Det är inte världspolitiska händelser, hemska mord eller stora konfrontationer-sådant som givit svarta tidningsrubriker- utan ett långsamt arbete på att förbättra livet för de egna kommuninvånarna. Det är gott om ideer och projekt som kanske aldrig blev verklighet men ändå kan säga mycket om drömmar och förhoppningar. För den som vill studera "den lilla världen" är kommunarkiven en guldgruva. Projektet Arkiv i skolan Utgångspunkten för mitt projekt om att ra lokala arkiv, främst kommunarkiv, mer kända och utnyttjade i skolan var just möjligheten för elever att i handlingarna på den egna orten hitta bakgrunden till dagens företeelser, inte bara genom att fråga gamla människor eller gå till tidningarna från tiden utan genom att studera vad som beslutades och motiveringarna till 58

3 beslut. Genom medel från Stiftelsen Framtidens Kultur har jag fatt möjlighet att under tre läsår på halvtid arbeta tillsammans med intresserade kommunarkivarier i några kommuner för att ra lärare och elever mer uppmärksamma på det lokala arkivets möjligheter. Det kan inte bli så många kommuner, bara stycken, men det kan ändå ge en modell för fortsatt arbete. Det vanliga sättet att demonstrera arkivens innehåll är att ordna visningar, och åtskilliga kommunarkivarier brukar också ordna sådana. Men visningar för skolklasser kräver mycket förberedelser och framför allt utrymme som inte finns i alla små kommunarkiv. I mitt projekt valde jag därför att i stället gå ut i klassrummen tillsammans med kommunarkivarien med tematiska studiehäften, som innehåller kopior ur det lokala arkivet. Jag inriktade mig dels på klass 6, dels på gymnasiet. Det är lättare att flytta två personer än klasser på elever. I många kommuner är det dessutom omöjligt för elever i klass 6 att ta sig till centralorten för att besöka kommunarkivet, eftersom det inte går några bussar längre. Eleverna kommer till centralorten, när de börjar högstadiet, men då händer det också mycket annat- schemat splittras på olika ämnen och pubertetsoron bryter ut. I klass 6 är det i regel samma lärare som undervisar i historia och samhällskunskap och då slipper man bekymret med vilken lärare som ska släppa till sina timmar. I klass 6 har eleverna fortfarande kvar en positiv inställning tilllärande och nyheter, som i högstadiet ofta byts till allmän sömnighet eller avståndstagande från all information meddelad av vuxna. Med tanke på hur litet tid kommunala arkivarier har att avsätta för skolan föreföll det därför bäst att börja i mellanstadiet, när intresset förhoppningsvis kan väckas, och sedan låta högstadiet ra höra av sig, om det fanns önskemål om besök i arkivet. För gymnasiet borde det vara rimligt med en extra ansträngning igen, eftersom en del elever kunde tänkas använda det lokala arkivet i specialarbete. Material för klass 6 Tanken var från början att göra flera olika tematiska studiehäften, skicka dem tillläraren som skulle välja, kopiera dem i klassuppsättningar och låta eleverna behålla materialet. För att snabbt komma igång med klassbesöken och inte drunka i roligt arkivmaterial valde jag dock att ställa samman material om familj och skola för 100 år sedan. Dels har alla barn någon erfarenhet av familj och skola, dels går det att ra ihop ett lokalt material om detta i alla kommuner. Det lokala inslaget är viktigt. Storkommunerna från 59

4 talet inger ingen vi-känsla i de inkorporerade gamla kommunerna. Man måste gå tillbaka till de gamla sockenkommunerna i möjligaste mån, även om det går att låna litet material över gränserna- skolans handlingar är ganska lika i de olika landsbygdskommunerna. Men eleverna och lärarna ska alltid ha möjlighet att känna igen sig i t ex ortnamnen i några handlingar. En familj på 18oo-talet kan illustreras med en sida, så läslig som möjligt, ur en husförhörslängd från landsarkivet, men det går lika bra med den äldsta församlingsboken, om den finns kvar på pastorsexpeditionen. Om inte handstilen är mycket tydlig, måste texten renskrivas. Det är bra med en sida med en stor familj med många barn, dräng och/ eller piga, kanske mor- eller farföräldrar. En sida med två litet olika typer av hushåll går också bra, t ex gård och en backstuga. Man kan ta med två sidor för att visa på olika typer av hushåll. Men för att illustrera hur familjerna utvecklades under en längre tidsperiod, 3o-40 år, räcker inte husförhörslängder eller församlingsböcker som omfattar 5-10 år. Därför konstruerade jag en fiktiv familj med uppgifter om födelse, död, flyttning osv. jämte några frågor som kan besvaras, om man läser uppgifterna på bilden ordentligt. Den bilden f'ar eleverna bearbeta 1o-15 minuter och sedan går vi igenom den. Det brukar gå bra, om läraren är med och kan hjälpa eleverna att räkna på årtal; annars blir det svårt att hjälpa en hel klass samtidigt. Den sortens praktiska räkning är eleverna sällan vana vid. Somliga lär sig kvickt vad det är fråga om, andra behöver hjälp gång på gång. När eleverna fltt klart för sig hur stora familjerna var- i slutet av 18ootalet var det stora barnskaror- och att alla barnen skulle gå i folkskolan, går vi igenom kopior av betygs- och examenskataloger, inventarielistor - trägevär som pojkarna exercerade med i ämnet gymnastik med vapenövning väcker en viss uppmärksamhet-gamla scheman, bilder av läroböcker, löne- och prisuppgifter ur skolräkenskaper, skolhusritningar med lärarbostad, och andra konkreta ting, där eleverna kan jämföra nu och då. Om det inte finns skolritningar i kommunarkivet, går det lika bra med statens normalritningar- de spreds till alla skolråd under 18oo-talet. Arkivlektionen brukar ta 6o-8o minuter, ibland utan rast. Det går i regel bra att behålla elevernas uppmärksamhet så länge, fast man f'ar ju inte hålla långa föredrag utan kasta in frågor som kan ge svar och t o m litet diskussioner emellanåt. Mycket beror på läraren; om han/hon griper in med kommentarer, uppfattar eleverna att detta är något viktigt och då följer de med bättre. Om kommunarkivarien vågar ta med sig någon hållbar bunden originalvolym, brukar det vara populärt - det är något visst att se original, även om kopiorna är bra genom att man kan anteckna på dem. Eleverna f'ar behålla

5 studiehäftena så att de kan användas senare. Allt material brukar vi inte hinna gå igenom under den anslagna tiden och flera lärare har sagt att de tänker gå tillbaka till arkivhäftet. Ibland kan man kombinera arkivkopiorna med föremål t ex gamla skol planscher. Många skolor har fortfarande kvar sådana, fast i regel är det mest 1940-talets planscher på svenska växter samt lantbruks- och årstids bilder. De äldsta planscherna från mitten av 18oo-talet illustrerade bibliska historien och användes mest i småskolan, men de är sällsynta- troligen slets de ut. Planscher med exotiska djur och främmande miljöer är roliga, även om de kan anses rasistiska ibland. I skolans materielrum kan finnas ett gammalt tellurium, dvs den vevmaskin varmed man illustrerade hur jorden går runt solen och månen runt jorden. Sådana apparater användes i drygt 100 år i skolan. Samarbete med lokala skolmuseer kan etableras- det finns nästan alltid ett sådant. Examenskatalogerna visar hur gamla barnen var när de slutade skolan, och det kan ge anledning att diskutera vad de gjorde sedan. Ibland finns det något arkiv bevarat från ett företag där 13-åringar fick börja arbeta, och man kan berätta om de långa arbetsdagarna på 18oo-talet. Det viktiga är att hela tiden ta upp konkreta ting, som anknyter till dagens förhållande. Det blir en blandning av historia, samhällskunskap, religion och svenska, men så är ju också arkiven tvärvetenskapliga till sin karaktär. Material för gymnasiet Om det gick lätt att få fram material för klass sex och komma igång med klassbesök i större skala- c: a 6o i Göteborgs kommun och c: a 40 i sex andra kommuner har gjorts under så var det betydligt svårare att komma igång i gymnasiet. Det går inte att använda standardhäften utan materialet måste utarbetas i samarbete med läraren. Historieämnet har minskat på gymnasiet, så att bara eleverna på samhällsvetenskapliga programmet läser en större kurs. Det går i och för sig att använda arkivmaterial även inom ämnet samhällskunskap, men då måste nog läraren i samhällskunskap vara intresserad av historia. Om läraren kombinerar samhällskunskap och svenska, blir intresset för arkiv inte stort. I det nya gymnasiet ska det helst inte vara några katederföreläsningar utan det mesta ska bygga på elevernas egna aktiviteter och fria val. Det är ganska svårt att välja arkivstudier, när man inte vet om att arkiven finns och inte heller hur man kan använda dem; det blir en cirkel som är svår att tränga igenom. På samhällsvetenskapliga programmet går dels elever som siktar på 61

6 62 högskoleförberedande studier dels elever som valt programmet därför att de inte vet vad de ska göra - som bekant är det lättare att komma in på de teoretiska, högskoleförberedande gyronasieprogrammen än på de mer yrkesinriktade. Det gör att klassrumsbesöken kan utfalla mycket olika. Ibland går det utmärkt, ibland demonstrerar eleverna mycket tydligt att det bara är fråga om att fördriva tiden- gymnasiet har ju delvis blivit en form av förvaring av tonåringar som arbetsmarknaden inte vill ha. Lämpligen förläggs arkivlektionen till första delen av vårterminen under årskurs 2, när eleverna ska börja fundera på specialarbete. Man kan dels berätta vilka lokala arkiv som finns och hur man kommer i kontakt med en lämplig person där, dels peka på olika ämnen som går att bearbeta med hjälp av arkivmaterial och försöka betona att de måste begränsas i tid och rum. Både elever och lärare väljer ofta diffusa och övergripande frågeställningar, som det krävs ett treårigt forskningsprojekt för att kunna besvara. De som aldrig läst en handskrift väljer också gärna att studera häxprocesser och blir besvikna när de inte kan läsa, om de lyckas ra fram en gammal dombok på landsarkiv eller per mikrofilm. släktforskning har jag givetvis fatt förfrågan om, och det går förstås nästan alltid att göra något av. Själv rekommenderar jag gärna en mer socialhistoriskt inriktad släktforskning, men det finns historielärare som är nöjda bara eleven lyckas åstadkomma torra data för några generationer. Kraven är uppenbarligen mycket olika på gymnasierna. I ett gymnasium utanför Göteborg där jag haft arkivlektion, valde en elev att släktforska och ville ha ytterligare hjälp. Men det gick inte att hänvisa vederbörande till den litteratur som finns i ämnet. Enligt läraren kunde man inte begära att eleven skulle läsa en hel bok som förberedelse utan jag fick skriva ihop tre sidor som handledning - här gällde det att starta på pastorsexpeditionen. Tyvärr har jag aldrig fatt se resultatet -läraren var nöjd med att det överhuvudtaget blev något. Det går att använda temat Familj och skola för en lektion i gymnasiet också, men i så fall f"ar det läggas upp litet annorlunda, och man bör tänka ut frågeställningar som gör att någon går vidare till kommunarkivet. Med tanke på att många ungdomar nu är engagerade i miljöfrågor har jag försökt sätta ihop ett studiehäfte om hälsa och miljö. Det går nog att göra i de flesta stadskommuner, som ju skulle ha hälsovårdsnämnd från Materialet kommer att handla mest om hygien t ex i butiker och slakterier, men även om vattentillgång, avlopp, avträden, badhus, bekämpning av smittosamma magsjukdomar, tbc, difteri och skarlakansfeber. Det är ett konkret område som kanske kan locka någon att ra perspektiv på dagens miljöarbete. I förkortad version kan säkert häften om hälsa och miljö även användas i klass sex.

7 Under hösten 1996 har jag gjort ett par utförliga temahäften speciellt med tanke på gymnasiet i staden Uddevalla. Det är så mycket material att det borde gå att arbeta direkt utifrån häftet- ungefär som de franska arkivmappar som jag sett exempel på via Alain Droguet på Värmlandsarkiv, där också ett skolprojekt är på gång. Jag eftersträvar dock att eleverna ska gå till originalvolymer också för att ta steget att besöka ett lokalt arkiv. Det ena häftet handlar om en stor textilfabrik, som var stadens dominerande industri från c:a 186o till en bit in på 1900-talet. Det andra handlar om utbyggnad av hamn och järnväg, som här hängde nära ihop på och 1870-talen. Hamn och järnväg är mest hämtat från bilagor till stadsfullmäktigeprotokollen - där bilagorna är mycket roligare att läsa än själva protokollen, men dessa finns också att tillgå. Textilfabriken Kampenhofhar efterlämnat ett välbevarat arkiv, som förvaras på landsarkivet i Göteborg. Här kan man studera både ägarna, arbetarna och produktionen. Jag har prövat att gå igenom häftena under en lektion och då räcker givetvis inte tiden till mer än att peka på vissa möjligheter. Framtiden far utvisa om någon fastnar för materialet. Lärarna säger själva att det är rena lotteriet, om något väcker intresse eller ej, och då far man acceptera att det kan bli nitlotter med det mest omsorgsfullt utarbetade material. Projektarbetet i gymnasiet måste läggas upp på mycket lång sikt. En hel del material, som jag tar fram, kommer förmodligen aldrig att användas på det sätt som det var tänkt. Men när jag väl får kontakt med någon lärare kan det vara bråttom, och det tar tid att ra ihop materialet, så jag far gissa. I vilket fall som helst är det mycket lärorikt för mig själv att leta efter lämpligt material, och jag kan ju se det som en fortbildning. Det går egentligen inte att rekommendera elever något ämne eller något tema utan att först göra forskningsarbetet själv, eftersom man måste vara säker på att det ger något resultat. Negativa resultat accepteras inte i gymnasiet, t ex att man konstaterar att en fråga inte går att besvara. I högskolemiljö kan sådant vara viktigt, liksom i levande livet, när man får acceptera att det inte finns historiskt källmaterial som,ger svar på alla frågor. Men för eleverna i skolan gäller det att kunna redovisa resultaten på ett tilltalande sätt. Ofta vill man göra det i form av utställning, och resultat av arkivforskning kan vara svårt att ställa ut. De flesta vill gärna syssla med lay-out - det är roligare än att mödosamt läsa gamla förvaltningshandlingar. Men om arkivens material ska ut i skolorna, måste man anpassa sig till reglerna i skolan, så det är bara att försöka hitta lockande handlingar, gärna bilder. Scheman är idag så mödosamt hopkomna att det inte finns utrymme för ändringar. Om schemat inte medger besök på det lokala arkivet är det inget att göra åt det. 63

8 Erfarenheterna hittills Arbetet med klass sex är enbart positivt, även om det funnits en och annan elev som sagt att detta var det töntigaste de varit med om och vägrat behålla häftena. Klass sex (även fem/sex och fyra/sex har prövats) är i regel mycket trevlig att komma till, och de flesta lärare är nöjda efteråt. Hösten 1996 har en komplikation uppstått genom att somliga rektorer vägrar låta lärarna räkna undervisningstid, om det kommer en expert till klassrummet. Rektorer använder alltså projektet för att försöka spara pengar, och då blir det inget besök. Därför har jag nu lärt mig att i varje kommun måste projektet förankras ovanför rektorerna, hos skoldirektör eller utbildningschef, och gärna hos någon politiker också. Rektorerna måste vara informerade, lärarna f"ar tydligen i många skolor inte själva tacka ja till besök. Men i de flesta fall har det gått utmärkt. Avsikten med projektet har ju varit att starta en process som sedan förs vidare av kommunarkivets personal. Det behöver inte vara en heltidsanställd arkivarie - många småkommuner har ingen sådan - men det måste vara en entusiastisk person, som är villig att ringa runt tilllärare och årligen erbjuda besök i klass sex. Det är alltid lättare att vara intresserad av att föra ut arkivet i skolan, innan det tidsödande ringandet börjar. En kommunarkivarie har fullt tillräckligt att göra ändå, men om inte kontakten kan etableras mellan kommunarkivarien och lärarna, upphör verksamheten ganska snart. Jag är med i början, tar fram material och kan även ringa lärare, men på sikt måste projektet leva vidare med enbart lokala resurser. Klassbesöken tar inte så lång tid, när man väl har materialet, så det ska inte vara omöjligt för kommunarkivarier att hinna med det. Ändå verkar det trögt ibland. I ett par kommuner har.det fungerat perfekt, i andra blir det inget, när jag inte själv arrangerar allt. Jag hinner tre klasser på en resdag, och i en kommun av vanlig storlek kanske det finns tio klasser i årskurs sex. Det innebär att kommunarkivarien far sätta till en vecka sammanlagt på skolbesök Det är inte särskilt stor del av årsarbetstiden, men för dem som bara har 25% av sin arbetstid för arkivet kan det vara kännbart. Kommunarkiven med eller utan kombination med folkrörelse- och företagsarkiv är den naturliga resursen inom projektet. Utan medverkan av kommunarkiven har jag svårt att föreställa mig att skolorna ska ra upp ögonen för arkiven som resurs. De gamla upphörda kommunernas arkiv är i regel ordnade och förtecknade och därmed tillgängliga. Det mesta materialet är också offentligt, med undantag av fattigvården, vars material dock kan användas fram till mitten av 1920-talet. Landsarkivens material kan bara användas av skolor som ligger i samma stad, om det inte finns på 64

9 mikrofilm. Det går inte att göra långa resor för arkivbesök Det kan t o m vara svårt med resor inom en kommun p g a kostnaderna nu när alla rektorer sparar kraftigt. Mina erfarenheter av gymnasiet är fortfarande för ra för att jag ska våga säga något helt positivt. Det är i varje fall betydligt svårare att etablera samarbete, och det krävs att arkivarierna anpassar sig till skolans verklighet, annars är det omöjligt. Vi vet ju hur roligt det kan vara att läsa i arkivhandlingar, men här gäller det att lära sig hur skolan fungerar - egen erfarenhet hjälper inte långt idag- och möta lärarna på deras villkor, för dem kan inte arkiven ändra. Det räcker inte att gå halvvägs. Man måste glömma arkivtermer och proveniensprincip och i stället tänka ämnesmässigt, samtidigt som man måste komma ihåg vad som är möjligt och vad som är omöjligt att göra. Varje gång en elev misslyckas med försök till arkivstudier, är det fel på arkivet. Satsen att kunden alltid har rätt gäller verkligen här. Jag tror inte att alla elever- eller för den delen alla lärare- ska forska i arkiv. Det kräver tålamod, förmåga till koncentration och vilja att lära sig en del om hur arkiven tillkommit. Men betydligt fler besökare skulle det nog kunna bli, särskilt i de okända kommunarkiven. Vilka arkivhandlingar väcker intresse i skolan? Det material som väckt mest intresse har ofta varit sådant som egentligen inte skulle funnits. Det som varit mest givande vid sammansättning av studiehäften, åtminstone i klass sex, har varit en kartong ämnesordnade handlingar av blandat ursprung. Protokoll är svårbegripliga - dagens skolbarn förstår inte den gamla meningsbyggnaden lika litet som de läser tysk tryckstil. De handlingar som man vid bedömning av arkiv tänker mest på- protokoll, diarier, bokslut - är föga givande för barn på år. Men slumpvis bevarade brev, bilagor som skulle ha rensats bort, onödiga detaljuppgifter, utförliga kassaböcker och gamla betalda räkningar-sådant går det att göra något roligt av. Jag menar inte att arkivfolket ska byta gallringsprinciper, men jag tror att det blir nödvändigt att återgå litet grann till det gamla bevarandet av typ handlingar, om man vill väcka intresse för arkiven hos en bredare publik. Vid gallring tänker den professionelle arkivarien i första hand på vetenskaplig forskning, och så ska det givetvis vara. Men om man dessutom vill ra en större del av svenska folket att intressera sig för allmänna offentliga handlingar och vad de berättar om det förflutna, bör man nog komplettera 65

10 66 det systematiska vetenskapligt inriktade bevarandet med det mer spontana och tänka på att det här papperet skulle jag kunna göra något av inför en grupp. De handlingar man visar ska helst vara läsliga - annars måste renskrift göras - och de ska ha information som är förståelig utan förkunskaper. Det innebär i regel att de ska kunna jämföras med något som finns idag. Gamla och nya skolbetyg går alltid att jämföra. Helst ska det vara betygsformuläret, inte katalogen, eftersom moderna betygskataloger inte är så upplysande som I8oo-talets. Det är inte nödvändigt att lägga upp samlingar av utgallringsbara roliga handlingar, det räcker med att ha tanken på vad som skulle kunna f'anga intresset hos en yngre ovetenskaplig publik - några bland skolbarnen kan för övrigt tänkas bli morgondagens seriösa arkivforskare. Ute i klassrummen kan man visserligen upplysa om att det finns olika villkor för bevarande av arkiv från offentlig förvaltning, dvs stat och kommun, å ena sidan och privata arkiv å andra. Men det är inte meningsfullt att gå djupare än så. Arkiv är arkiv, och vem som har producerat dem är mindre viktigt än vad som står i handlingarna. Man kan på gyronasienivå förklara att arkiv ordnas och förtecknas till stor del enligt formella kriterier, men det är ingen ide att gräva ner sig i regelverket och allmänna arkivschema t. Proveniensprincipen kan man oftast glömma, eftersom skolbarn vet för litet om förvaltning för att myndigheternas namn ska säga dem något. Möjligen lär de sig i samhällskunskap en del om dagens förvaltning, men absolut inget om tidigare sådan. Det är inte många som vet när kommunerna tillkom eller vad de har sysslat med under 150 år. Kommunarkiven är ju i någon mån ämnesindelade, genom att varje specialnämnd haft sitt område, och det underlättar faktiskt för skolbruk Att sedan inte det kommunala materialet innehåller mord och rån och andra "häftiga'' saker, går inte att göra något åt. De elever som saknar sinne för vardagslivets drarnatik ska kanske inte ägna sig åt arkivforskning. När jag vid ett gymnasium skulle ta fram lokalt material ur domböckerna, försökte jag ra fram helt triviala mål som småstölder, fylleri, slagsmål och faderskapsmål, därför att jag ville betona att sådant tillhörde vardagen i motsats till de sällsynta grova brotten. En noggrann läsning av sådana vardagsförseelser avslöjar mycket om folks tänkesätt. Men för dagens gymnasister måste materialet renskrivas och de har ändå svårt med den äldre svenskan- för att inte tala om hur svårt de rar det med 1734 års lag, som ju lämpligen bör studeras i samband med målen i domboken. Kanske man på landsarkiven funderat på möjligheten att göra skolhäften med transkriberade dombokstexter? Det tar rätt lång tid att välja och att skriva rent, och dessutom kan man inte alltid ta kopior ur originalen och

11 på så sätt ra elever att försöka vänja sig vid att läsa äldre stil - många domböcker är för tjocka för att kopiera och foto blir för dyrt. Man f"ar välja någorlunda tunna domböcker, precis som jag själv ratt gå helt efter format och handstil, när jag valt bouppteckningar för kopiering. I ett härad hade jag turen att en av dem som skrev boppteckningar hade fullt läslig handstil och dessutom kunde stava- det underlättar enormt. Lärarutbildning En väg att sprida kunskaperna om de lokala arkiven och hur de kan användas är ju att informera inom lärarnas utbildning eller fortbildning. Genom historiska institutionen i Göteborg har jag ratt tillfälle att undervisa några grupper av blivande lärare. Tre timmar totalt är anslagna till arkivkunskap, och hur mycket lärarna kommer ihåg när de är färdiga med utbildningen är tveksamt. De som väljer att använda arkivmaterial i en B-uppsats kommer givetvis att ha bättre förutsättningar för att senare kunna vägleda även elever till arkiven, men om den lärarstuderande väljer att studera bouppteckningar på landsarkivet, hjälper detta inte långt om han/hon senare undervisar på en skola 20 mil från närmaste landsarkiv. Jag är i varje fall glad att jag ratt ha dessa timmar- förutsättningen är att jag kan använda projekttid för dem, eftersom betalda timmar ju måste gå till institutionens ordinarie personal, av vilka alltid någon brukar ha besökt stadiga arkiv i samband med egna forskningar. En väg att nå redan verksamma lärare är förstås de fortbildningsdagar som ordnas i varje kommun. Hittills har dock mina försök misslyckats, eftersom programmen verkar fulltecknade år i förväg. Eller kanske kunskap om lokala arkivbestånd inte låter tillräckligt lockande? För några år sedan medverkade jag i sådana fortbildningsdagar i kvinnohistoria, och det blev i stort sett frågan om arkivhandlingar redan då. Nu verkar det som oral history och intervjuteknik är det som intresserar lärare och elever- inte att läsa arkivhandlingar. Kanske dock informationen om mitt skolprojekt på sikt kan göra arkivkunskapen mer lockande som fortbildningstema i några kommuner. Fortsättning Framtidens Kultur gav mig tre halvtidsår för mitt projekt. Eftersom jag upptäckt att det tar mycket längre tid än tre år att etablera den goda vanan att utnyttja det lokala arkivet i skolan, hoppas jag givetvis att ra fortsätta, 67

12 68 dels med att starta verksamhet i fler kommuner med intresserade kommunarkivarier, dels att utarbeta fler teman som kan tjäna som modeller utan min medverkan. Det nuvarande projektet ska avslutas med en rapport, som jag avser att skicka till samtliga kommunarkiv. Att skicka den till varje skola verkar inte lämpligt, eftersom lärarna inte tycks ha tid att öppna och läsa sin post-jag har upptäckt det när jag skickat häften med brev och sedan ringt en vecka senare. Jag tror fortfarande att det är rätta vägen att gå via de kommunala arkiven, som ju ska finnas där enligt arkivlagen och då lika gärna kan bli mer kända och utnyttjade än idag. Man kan ju alltid hoppas att ökad efterfrågan ska göra att politikerna upptäcker både det ansvar de har och den resurs arkivet är. Dagens skolelever i klass sex och gymnasium blir kanske morgondagens politiker, och då har de förhoppningsvis något minne av att arkiv kan innehålla intressanta upplysningar.

13 Möjligheter och problem med arkivering på optiska skivor - exemplet kvalitetskontroll av kliniska prövningar av läkemedel RoLF SJ ögren Klinisk prövning av läkemedel har blivit en dokumentintensiv verksamhet, med mycket höga externa och interna krav på tillgänglighet, tillförlitlighet etc. Läkemedelsindustrin har därför kommit att tidigt begrunda möjligheterna att använda optiska skivor som lagrings-/ arkiveringsmedium för dessa data. DIA, Drug Information Association, som är en sammanslutning för befattningshavare inom läkemedelsindustrin och från olika myndigheter, vilka har att ur olika synvinklar ägna sig åt frågorna förbundna med informations- och dokumenthanteringen i samband med klinisk läkemedelsprövning, arrangerar fortlöpande konferenser och seminarier på detta område. En sådan konferens ägde rum feb 1996 i Barcelona och ämnet var Clinical Trials Archives Know-How. Undertecknad, som då fortfarande arbetade som konsult i dokumenthanterings- och arkiveringsfrågor genom den egna firman Arkivkonsult Sjögren AB, var inbjuden att tala på konferensen under rubriken "Essential Documents and Optical Disks Systems: an option for the future". Det följande är en bearbetning av föredraget, som jag tror kan vara av intresse i en vidare arkivariekrets. Essential documents/väsentliga dokument: definition och ändamål De riktlinjer för genomförande av kliniska prövningar, som är under utarbetande genom The European Agency for the Evaluation ofmedicinal 69

14 Products, "Guideline for good clinical practice", version 9, anser de väsentliga dokumenten vara de dokument som ensamma och tillsammans tillåter utvärdering av studiens genomförande och av kvaliteten på de data som genererats, de dokument som, ordnade på ett ändamålsenligt sätt, kan bidra till att studien styrs och administreras framgångsrikt, samt, som en del av processen att bekräfta ändamålsenligheten i genomförandet av studien och äktheten hos insamlade data, de dokument som underkastas beställarens kvalitetsrevision, och de dokument som inspekteras av reglerande och tillståndsgivande myndigheter. Mot denna bakgrund är det uppenbart, att de flesta dokument, som genereras i en studie, måste ses som väsentliga under åtminstone någon prövningsfas. Det är också tydligt, att sammansättningen av beståndet av väsentliga dokument skiftar från studie till studie, beroende på varierande administrativa rutiner, olika system för klassificering av dokument, varierande metoder och system för arkivering, återsökning etc. Möjligheter och problem förknippade med arkivering på optiska skivor Mer än något annat, innebär optiska skivor en möjlighet att masslagra digitala data på ett praktiskt och hanterligt sätt. Uppgiften att förfina data till information, och informationen till kunskap, både underlättas och försvåras av möjligheten till masslagring. Lagringskapaciteten i sig kan lätt försvaga klassificerings-, rensnings- och gallringsrutinerna i de administrativa systemen. De kan komma att upplevas som onödiga, vilket kommer att medföra ökad osäkerhet om sådant som status, version, utställare, äkthet, giltighet, etc. Masslagring av data på optiska diskar måste därför bl a vara förenad med stränga och utökade krav på respekten för dessa rutiner. Återsökning av data är beroende av utformningen av klassificerings- och arkiveringssystemen. Lagringskapaciteten hos optiska skivor tillåter dessa system att bli mycket komplexa, vilket öppnar för utökade eller nya möjligheter till återsökning och sammansättning av data. Mängden "potentiella handlingar" kan öka dramatiskt. 70

15 Logisk och fysisk beständighet hos optiska skivor måste tas under övervägande, i samband med arkivering av väsentliga dokument. Logisk beständighet är en fråga förknippad med standardisering av mediet och med mjukvaruutvecklingen, den fysiska beständigheten en fråga om förvaringsförhållanden. Den logiska beständigheten hos optiska skivor är kort eller obefintlig, beroende på skivtyp och kompatibiliteten mellan program- och systemversioner på mjukvarusidan. Språng i standardiseringsutvecklingen måste också tas i beräkning, som när nu den relativt etablerade CD-ROM 120 mm-standarden slås ut av DVD-skivan (Digital Video Disk) under 1997 enligt en samstämd kör av fackpress. Den fysiska beständigheten är en fråga om att upprätthålla ett optimalt förvaringsklimat, vilket är svårt och dyrbart. Även om man lyckas, måste sägas att "ingen vet hur gammal en optisk skiva kan bli", d v s rent fysiskt medge återhämtning av den lagrade informationen. signeringskravet på väsentliga dokument är oförenligt med arkivering på optiska skivor Enligt "Guidelines for good clinical practice" är autenticiteten hos de väsentliga dokumenten av avgörande betydelse. Väsentliga dokument skall därför vara antingen undertecknade original eller verifierade kopior. Signeringskravet omfattar uttryckligen uttalanden/ställningstaganden från etiska kommitteer, protokoll/kontrakt om studiens genomförande, med bilagor, informerat samtycke-formulär från försökspersoner, med olika tillägg, rådata/källdata och källdokument, patientdagböcker (CRF 's, case records forms) samt del- och slutrapporter från studien. Kravet att väsentliga dokument skall vara signerade, är oförenligt med arkivering på optiska diskar, eftersom elektroniska sigill inte uppgraderas med de digitala data i övrigt, utan bortfaller när den arkiverade informationen kopieras/uppgraderas till nya programversioner och standarder. Eftersom elektroniska sigill är den digitala motsvarigheten till namnteckningar på pappersdokument, är denna brist det främsta skälet till att digital arkivering, t ex på optiska skivor, inte kan ersätta original- eller pappersdokumenten när autenticitetsbedömningar är ett oeftergivligt krav. 71

16 GCP-riktlinjerna kräver att beställaren av studien (vanligen det läkemedelsbolag som utvecklat substansen i sina laboratorier) skall förvara de väsentliga dokumenten under produktens hela livslängd (med undantag av slutrapporten, som skall sparas ännu längre). Ingen digital arkivering uppfyller kraven på logisk och fysisk beständighet, i betydelsen säker återsökning av data, för en sådan period, som måste anses vara 4o-6o år, många gånger ännu längre. För att bara upprätthålla den fysiska beständigheten torde 2-3 rena ornkopieringar vara minimikrav för den perioden; den logiska beständigheten kan förväntas kräva uppgraderande kopieringarvart 3:e eller vart 4:e år. Autenticiteten blir indirekt vid digital arkivering som inbegriper uppgraderande kopiering av arkivmedier, t ex optiska skivor, eftersom det är den senaste uppdaterings- och omkrypteringsprocessen som vidimeras, inte den ursprungliga upptagningen. Optisk datalagring idag Den enda standardiserade optiska skivan idag är CD-ROM 120 mm. Några tekniska uppgifter och jämförelser om den och papperslagring, tagna ur Gunnar Petersson, Optisk datalagring, Studentlitteratur, Lund 1993, 2:a uppl., ger vid handen att lagringskapaciteten mätt i ASCII-kod motsvarar M-pappersdokument, den pappersmängden väger c: a 1 ton, medan CD-ROM-skivan väger 16 gram, den pappersmängden, förvarad i pärmar, tar c: a 40 hyllmeter i anspråk. När man ser dessa tal, kan man förstå att optisk lagring och arkivering gör sig gällande, även när autenticitetskraven är oeftergivliga. Betänk då att DVD-skivan har en lagringskapacitet som är gånger större än CD ROM-skivan. Betänk för övrigt också konsekvenserna av informationsförlusten vid skador på eller förlust av skivor! Den stora lagringskapaciten gör optiska skivor mycket ändamålsenliga för lagring och distribution av data i sig, som fakta, för analys och förfining ur olika synvinklar. Den möjligheten kan utnyttjas av såväl studiens genomförare, t ex ett forskarlag på en sjukhusklinik, som av beställarens kontrollerande och planerande organ. Tillgång på studiens väsentliga dokument kan upprättas enkelt och billigt på även andra platser än där den utförs. Om det skulle vara önskvärt, kan totala studiearkiv upprättas på flera 72

17 platser vid multi-centerstudier, bl a hos beställaren långt innan denne, enligt kraven i GCP-rikdinjerna, sammanför studiens originaldokument hos sig. Inte minstvärdefullt torde möjligheten vara, att ge övervakande och tillståndsgivande myndigheter tidig och fullständig tillgång till hela studiearkivet, så att prövningsproceduren kan löpa snabbare, vilket är av avgörande betydelse för kunna komma ut på marknaden med produkten såfort som möjligt, något som kan vara värt miljontals kronor per dag. Förbättrade system för klassificering, arkivering, förvaring och återsökning Som tidigare nämnts, måste dokumenthanteringsrutinerna förbättras, om lagringskapaciteten och andra egenskaper hos de optiska skivorna skall kunna utnyttjas fullt ut. Det är lätt att inse, att lagringsstrukturen återspeglar klassificerings- och arkiveringsreglerna samt begränsar återsökningsmöjligheterna. Dessa system måste samordnas bättre. Uppgiften att förbättra systemen måste begynna med de pappersdokumentrutiner, som är standard idag, och med de kraftfulla adb-system som stödjer dem. Detta innebär ett angreppssätt som ser verksamheten som processer, som ärendeflöden, som analyseras genom samverkan mellan studiens utförande och övervakande personal, kvalitetssystemansvariga, administrativ personal, arkivarier, adbsystemexperter m fl. Lovande arbeten pågår på detta område; i Sverige kan man t ex peka på RALIP, PharmaSoft och Mini-Doc och de system de utvecklar och marknadsför. Det viktiga är att produkterna är inriktade på optiska skivor för datalagring. Lika viktig är den internationella aspekten. Om inte läkemedelsbolagen gör det, så är jag säker på att berörda myndigheter starkt kommer att driva kraven på allmängiltighet och systemstandarder rörande data-struktur och datapresentation, och att dessa krav av ekonomiska skäl inte kommer att vara möjliga att bortse från. Kvalitetssystemadministration och tredjepartscertifi.ering Läkemedelsindustrin i allmänhet tillämpar redan avancerade kvalitetssystem och kvalitetsrevisioner, och det gäller i synnerhet för de kliniska studier 73

18 de finansierar. Kvalitets- och revisionssystemen måste dock utvecklas till tredjepartscertifiering, om optiska skivor och andra digitala medier skall kunna överta rollen som bärare av originaldokument från studierna. Som jag redan nämnt, blir autenticiteten indirekt vid digital arkivering som inbegriper uppgraderande kopiering av arkivmedier, t ex optiska skivor, eftersom det är den senaste uppdaterings- och omkrypteringsprocessen som vidimeras, inte den ursprungliga upptagningen. Vare sig branschen eller behöriga myndigheter kan acceptera, att utförare/beställare själva ensamt går i godo för att denna process genomförts på ett riktigt sätt. Den från kvalitetssystemen kända tredje parten, som är oberoende av såväl utförare/beställare (leverantör) som av kund (behörig myndighet), måste knytas till övervakningsfunktionen för denna process och stå som ansvarig för vidimeringen. I rutan ges en översiktlig presentation av hur kvalitetsförsäkringar kan lämnas enligt kvalitetssystemet ISO Leverantörsforsäkran Kunden gör leverantörsbedömning Tredje part reviderar och certifierar nationella certifieringsorgan (SIS Certifiering AB) - multinationella certifieringsorgan Tredjepartcertifiering måste alltså introduceras för uppdaterings- och Offikrypteringsprocessen av digitaliserade studiearkiv, om dessa skall kunna ersätta originaldokumenten. Endast då kan en vidimering anses existera, med status att kunna ersätta underskriften på originaldokumenten, vilken ger digitala studiedokument juridisk kapacitet motsvarande övervakningsmyndigheternas krav och de branschkrav som kommer till uttryck i bl a GCP-riktlinjerna. 74

19 Konferenser och studieresor Bei j ingdagordningen Utgångspunkt for närmare internationellt samarbete mellan arkivarier och bibliotekarier I augusti-september 1996 genomförde de båda världsorganisationerna inom biblioteks- och arkivområdena, IFLA och ICA, var sin kongress i Beijing. Det var första gången som organisationerna anordnade kongresser på samma plats och samma år. Till yttermera visso var de också förlagda veckorna efter varandra. Det sistnämnda väckte tidigt tankar på något slags gemensam manifestation. Vad kunde man göra tillsammans? Man kunde väl i alla fall äta en arbetsmiddag ihop, några stycken från vardera sidan. Det fanns nämligen en ledig dag mellan kongresserna, söndagen den 1 september. En historisk dag? Möjligen. Det blev ett arbetsmöte som bl a resulterade i "The Beijing Agenda'', Beijingdagordningen, som allt framgent skall utgöra ett riktmärke för samarbetet mellan de båda organisationerna. IFLA och ICA har för all del samarbetat i enstaka frågor tidigare, men några gemensamma satsningar har det knappast varit tal om förrän på nittio-talet och även då i mycket speciella sammanhang. I juni 1993 arrangerades t ex en gemensam internationell konferens om bevarande och konservering av biblioteks-och arkivmaterial i Nairobi, Kenya. Ett resultat av denna konferens blev så småningom, i februari 1996, bildandet av en gemensam kommitte för "Preservation in Mrica", JICPA (uttytt: Joint ICNIFLA Committee on Preservation in Mrica), som har på sitt program att försöka rädda det afrikanska kulturarvet i arkiv och bibliotek. Mera härom längre fram. IFLA:s president, Robert Wedgeworth, harangerade denna kommitte när han inledningstalade vid öppningen av I CA: s kongress den 2 september. Han nämnde bl a att både arkivarier och bibliotekarier har ett gemensamt ansvar för att bevara och tillgängliggöra de skriftliga uttrycken för mänsklig kultur och att särskilt i den nuvarande!t-miljön vi gemensamt måste ta oss an problemen med lagring och återsökning av det elektroniska material som dokumenterar vårt kulturarv. Detta hade naturligt lett fram till en serie diskussioner kring framtida samarbete. 75

20 Vad är det då vi skall samarbeta kring eller med? Beijingdagordningen tar upp ett antal möjliga samarbetsområden: Inverkan på både arkiv och bibliotek av den tekniska utvecklingen vad gäller lagring, återsökning och spridning av texter, bilder och muntlig information. Förbättrade mekanismer för resursallokering för att överbrygga klyftan mellan i- och u-landsarkiv och -bibliotek inklusive bättre fördelning av resurserna nationellt och regionalt. Gemensamma satsningar för att stimulera utvecklingen och införandet av internationella standarder för elektroniskt material som på sikt underlättar användningen av Internet och ökar tillgängligheten till arkiv- och biblioteksbestånd. Fortsatta gemensamma ansträngningar att utveckla kunskap och teknik vad gäller bevarande och vård av arkiv- och biblioteksmaterial. Utvecklande av en internationell strategi för att harmonisera utbildningsprogram för arkivarier och bibliotekarier. Påbörjande av gemensamma satsningar på att anlägga ett användarvänligt perspektiv på immaterialrättsliga frågor. Åsiktsutbyte vad gäller användarvänlig service i arkiv och bibliotek. Vidare kunde man tänka sig konsultationer rörande gemensamt uppträdande i internationella sammanhang, gemensamma svar på regionala samarbetsinitiativ, fortsatta täta kontakter mellan de båda organisationernas sekretariat och slutligen standardisering av teknisk terminologi på båda områdena. Sålunda inget särskilt revolutionerande dokument med ra verkligt konkreta punkter, men ändå en god start på någonting som faktiskt redan hade börjat. Bevarandet i Mrika För att återkomma till det konkreta har JICPA kommit igång ganska väl. Det såg ganska trögt ut i starten och det var flera biständsorganisationer runt om i världen som inte tyckte att bevarande i Afrika var något att satsa på. Men nu har det äntligen lossnat. I februari 1997 beviljade DANIDA, det 76