För att vi ska kunna slutföra arbetet före den 29 juli bör du vara uppmärksam på dessa milstolpar och förväntningar:

Transkript

1 Bästa leverantör GSK går över till elektronisk fakturering Som en del av GSK:s löpande policy att kontinuerligt förbättra effektivitet och service för såväl kunder som leverantörer, kommer vi att gå över till elektronisk fakturering. I Storbritannien och USA får vi redan över 90 % av våra fakturor elektroniskt och GSK avslutade nyligen framgångsrika kampanjer i Europa och Asien. Just nu håller vi på att överföra alla kvarvarande pappers- och e-postfakturor till e-fakturering med hjälp av Tungsten Network. Som en av GSK:s leverantörer omfattas du av vårt genomföringsprogram för elektronisk fakturering. För att underlätta övergången till elektronisk fakturering har GSK ingått ett samarbete med Tungsten Network (byggt på OB10 e-fakturering). Detta innebär att alla fakturor för GSK från och med den 29 juli 2015 kommer att skickas elektroniskt genom Tungsten Network. Ändringarna gäller för alla leverantörer till de GSK-företag som finns i den här listan. Leverantörerna kan välja mellan två servicealternativ: den Integrerade lösningen som gör att leverantörerna snabbt kan automatisera från sina befintliga bokföringssystem. Webbformuläret är en säker onlineportal där det går snabbt och enkelt att skicka fakturorna. Mer information om de här två servicealternativen finns i Vanliga frågor som ingår i paketet. För att vi ska kunna slutföra arbetet före den 29 juli bör du vara uppmärksam på dessa milstolpar och förväntningar: Händelse Datum Vad innebär den här tidsgränsen? Tidsgräns för engagemang Lanseringsdatum Slutdatum för kampanjen Onsdag den 17 juni 2015 Så snart som möjligt Onsdag den 29 juli 2015 Leverantörer som väljer den Integrerade lösningen bör ha undertecknat de allmänna villkoren för Tungsten Network före detta datum för att vi ska kunna slutföra konfigurationen före kampanjens slutdatum. Leverantörer som väljer Webbformuläret bör ha registrerat sig online före detta datum. GSK är glada över att kunna bekräfta att Tungsten Networks e-fakturering och Statusservice för fakturor redan har gått live, så registrera dig och börja använda tjänsten så snart som möjligt för att få nytta av den direkt. Vi uppmuntrar leverantörerna att registrera sig och börja använda tjänsten så snart som möjligt, men alla leverantörer måste ha aktiverat något av alternativen före detta datum, som en del av den nya faktureringsprocessen. Detta är några av de många fördelarna med att använda Tungsten Network: Snabb, garanterad leverans av faktura till GSK inom ett dygn du får betalt snabbare. I linje med GSK:s standardmässiga betalningsvillkor som gäller från mottagande av fakturan eftersom det inte förekommer någon försening för pappersversionen. Ökad synlighet logga in när som helst för att kontrollera fakturans status och spåra den ända tills den betalas Färre misstag Tungsten validerar dina fakturor för att upptäcka felberäkningar och andra vanliga fel Det medför en liten kostnad att använda Tungsten Network, men vi tror att detta bör uppvägas av fördelen med e-fakturering, en tidigare betalning och besparingar i tid, papper och porto samt onlinespårning av fakturor ända till betalningen. Jag har bett Tungsten att kontakta dig under de närmsta dagarna för att hjälpa dig med de åtgärder som kommer nu. Om du under tiden vill kontakta Tungsten direkt kan du skicka e-post till GSKregistration@tungsten-network.com eller besöka Om du vill fråga GSK om något kan du skicka e-post till adressen ovan och märka e-postmeddelandet FAO GSK Procurement Team så att frågan kan dirigeras på lämpligt sätt. Tack på förhand för att du stödjer detta viktiga initiativ. Jag ser fram emot att få dina fakturor via Tungsten Network inom en mycket snar framtid. Med vänlig hälsning, Daniel Bergfeldt Senior Finance Partner GSK Pharma, Sweden Richard Hollingsworth Head of Procurement, Europe CBS Procurement Services

2 Elektronisk fakturering - Vanliga frågor Varför bör jag använda Tungsten Network för att skicka mina fakturor? Inom kort kommer detta att vara det enda sättet som GSK tar emot leverantörsfakturor på. Är fakturering via Tungsten Network ett krav för att göra affärer med GSK? Ja, GSK fasar aktivt ut behandlingen av pappersfakturor för att dra nytta av de fördelar som elektronisk fakturering ger både oss och våra leverantörer. Vilka fördelar har jag av att använda Tungsten Network? Säker och garanterad fakturaleverans, inga fler fakturor borttappade i posten Det kommer att ta oss mindre tid att bearbeta dina fakturor och därför kommer vi att kunna betala dig i tid Inga fler förseningar p.g.a. att information saknas, landar på fel skrivbord eller manuella ingrepp ANY-TO-ANY DATA FORMATTING-teknik det finns inget behov av ytterligare programvara eller maskinvara Högre bearbetningsöppenhet och bättre kassaflödeshantering tack vare tillgång och rapportering dygnet runt Uppfyller kraven för mervärdesskatt, oavsett var fakturor skickas ifrån eller tas emot Enkelt och kostnadseffektivt att skicka fakturor när som helst Vad innebär Statusservice för fakturor? Statusservice för fakturor är en fantastisk funktion i Tungsten Network som alla GSK-leverantörer kan använda utan extra kostnad. När du väl registrerat dig kan du snabbt och enkelt kontrollera fakturornas status online, inklusive status som exempelvis Mottagen, Godkänd och Betald Viktig information som förfallodag och datum då fakturan betalats visas också. Du behöver inte längre använda tid och pengar på att ringa GSK:s personal eller kundcenter. Kommer elektronisk fakturering att vara ett krav för nya anbud och nya leverantörer? Ja. Elektronisk fakturering via Tungsten Network kommer att ingå i utvärderingsprocessen för nya leverantörer och anbud. För nya avtal kommer GSK att lägga in villkor i avtal för framtida affärer med krav om att leverantörerna använder Tungsten Network. Måste jag använda den här tjänsten om mitt konto för närvarande betalas i tid? Ja. Din användning av Tungsten-tjänsten kommer att se till att vi fortsätter att betala dig i tid. Vad händer om jag fortfarande skickar pappersfakturor? Medan du arbetar med Tungsten för att slutföra din registrering kommer vi gärna fortsätta att ta emot dina pappersfakturor. Vi har satt en tidsfrist som löper ut den 29 juli 2015 för leverantörers övergång till nätverket. När du väl skickar fakturor via Tungsten Network ska du se till att inte längre skicka pappersexemplar. Finns det avgifter i samband med denna tjänst? Om du väljer den integrerade lösningen finns det en årlig medlemsavgift plus en transaktionsavgift. Se det bifogade dokumentet Alternativ för aktuell prissättning. Om du väljer att använda webbformuläret behöver du inte betala en start- eller anslutningsavgift för att börja använda den här tjänsten. Du betalar bara en transaktionsavgift per faktura. Du får även 52 kostnadsfria transaktioner när du registrerar dig. Vad omfattar medlemsavgiften för den integrerade lösningen? Medlemsavgiften täcker kostnaden för Tungsten för att inkludera dig i sitt nätverk och de allmänna kostnaderna för underhåll av nätverket. Detta är en kostnad som uppstår en gång om året, oberoende av det antal av dina kunder som du betjänar via nätverket. Varför betalar inte GSK avgifterna? För att använda Tungsten-tjänsten betalar både du och GSK en avgift eftersom vi båda drar nytta av tjänsten. För närvarande täcker inte GSK leverantörernas kostnader för att framställa pappersfakturor. Tänk på att du kommer att spara kostnader för papper, utskrift och postgång vid övergången till e-fakturering. Vår analys visar att övergången till elektronisk fakturering kommer att skapa besparingar för leverantörer genom att effektivisera deras processer och avsevärt minska den tid det tar att betala deras fakturor. GSK vill också betala sina leverantörer villkorsenligt och uppfylla Better Payment Practice Code. Kommer GSK att betala genom Tungsten Network? Tungsten är inte en betalningsplattform. GSK kommer att fortsätta att använda sin nuvarande betalningsmetod. Kommer jag att behöva teckna avtal med Tungsten Network? Ja, om du väljer att använda den integrerade lösningen kommer du att underteckna ett särskilt avtal med Tungsten. Om du väljer att använda webbformuläret kommer du att behöva godkänna de presenterade standardvillkoren. Behöver jag installera någon programvara? Nej. Det krävs ingen programvara. Tungsten tillhandahåller en lättanvänd lösning. Istället för att slå fast datastandarder klarar ANY-TO-ANY DATA FORMATTING-funktionen fakturor i valfritt format och valfri filstruktur.

3 Jag skickar redan en del fakturadata direkt till andra kunder. Kan jag skicka EDI/XML-fakturor direkt till GSK? EDI och XML är bara dataformat. Därför kan du använda detta önskade format för att leverera data till Tungsten om du väljer att använda den integrerade lösningen. GSK kommer inte ta emot några elektroniska data direkt från leverantörer eftersom vi tar en enda sammanställd fakturafil från Tungsten som innehåller fakturor från alla våra leverantörer. Jag har redan möjlighet att göra fakturor tillgängliga för mina kunder via Internet - så att de kan se en bild av en faktura på webben. Kan jag använda den möjligheten istället för Tungsten Network? Nej, Tungsten Network säkerställer att GSK tar emot de data du skickar i ett format som laddas upp till vårt bokföringsprogram och, i förekommande fall, matchas till en varumottagningspost. Att erbjuda GSK en bild av fakturan eller en möjlighet att ladda ner data i ett fast format motsvarar inte GSK:s affärsprocesser. Vad händer om jag inte har ett system som kan skapa elektroniska fakturor? Du kan få tillgång till Tungstens säkra webbplats och skapa fakturor på nätet med hjälp av webbformuläret. Det krävs ingen programvaruinstallation. Allt du behöver är en Internetanslutning och en vanlig webbläsare. Kan jag skicka elektroniska fakturor genom Tungsten Network till alla mina kunder? Ja. När du väl registrerat dig på Tungsten Network ger Tungsten dig möjlighet att skicka elektroniska fakturor till andra kunder som är medlemmar i nätverket, bl.a. andra entiteter inom GSK. Om du redan använder Tungsten, ber vi dig lägga till kontona nedan i din kundlista. Jag planerar att byta faktureringsprogramvara snart. Kan jag vänta? Vårt uttalade mål är att alla leverantörer ska ha registrerat sig och vara igång med att skicka fakturor innan den 29 juli Tungsten Network tar emot alla inkommande dataformat, så du kan ansluta dig till nätverket och skicka dina fakturor och när du är redo att använda din nya programvara, informerar du helt enkelt Tungsten om ändringen av utdata så utför de erfordrade förändringar av nätverket för att säkerställa en smidig övergång utan avbrutna fakturaleveranser. Kan Tungsten arbeta med teknisk personal som inte pratar engelska? Om du behöver språkligt stöd för att få igång ditt konto ska du ringa +44 (0) och be om hjälp på följande språk: Holländska, franska, tyska, italienska, polska, portugisiska och spanska. Tungsten har också lokala kundtjänstnummer för följande länder: Australien +61 (0) Belgien +32 (0) Danmark +45 (0) Finland +358 (0) Frankrike +33 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (0) Nederländerna +31 (0) Nya Zeeland +64 (0) Singapore +65 (0) Spanien +34 (0) Storbritannien +44 (0) Sverige +46 (0) Tyskland +49 (0) Finns det ytterligare information tillgänglig om Tungsten-tjänsten? Ja, besök Hur lär jag mig mer om att bli en köpare som använder Tungsten-tjänsten? Besök

4 e-invoicing and an overview of your options Join the Tungsten Network and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management Tax compliance: we enable compliant e-invoicing Easy and cost-efficient invoicing at any time Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you have access to the invoice archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the Portal is the best option for your company. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

5 1. Integrated Solution: sending an extracted data file The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on your customers requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the Integrated Solution Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your renewal date. Annual membership 1,250* Free Per invoice transaction costs for additional invoices 1 20 invoices per month invoices per month invoices per month ,000 invoices per month invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

6 2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for the Web Form Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52 free invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase additional transactions (minimum 25 invoices), priced at 2.00 per invoice. You can purchase transactions as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary Annual per-invoice transaction costs 1 52 invoices per year Free Each invoice (minimum purchase of 25) 2.00 * Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct debit. Getting started with the Web Form submission through the Portal As part of your invitation to join the network, you will receive an with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by so you can start sending electronic invoices via the Tungsten Network. For more information on Tungsten, e-invoicing and the options available to you, visit or us at info@tungsten-network.com. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.