Nymansgatan 23, sammanträdesrum Slottet

Transkript

1 Kallelse ida (3) Box Halmstad Plats: Nymansgatan 23, sammanträdesrum lottet ammanträdesdatum: Tid: 09:00-16:00 Ordförande: ekreterare: Kallade: Lovisa Aldrin Matilda Bengtsson Lovisa Aldrin (L), Ordförande Lars El Hayek (), Vice ordförande Pehr Magnusson (M) Inga-Lill Nilsberth () imon Lindgren (M) Anton Nilsson (D) Magnus Jeppesen () Peter Uppman (C) Catrin tag (L) andra Löberg Erlandsson () Micke Glans (KD) Daniel Nilsson Brodén (V) Andreas Ahlqvist (D) Ann-Christine Danielsson (L) Jenny jöstedt () Kerstin Nordholm (M) Ola Oskarsson () Jessica Geijer (C) Georg Cserti (D) Cleo Khaldi (V)

2 Föredragningslista ida (3) Ärenden 1. BUN 2020/00004 Godkännande av dagordning för barn- och ungdomsnämnden 2. BUN 2020/00005 Val av justerare 3. BUN 2020/00001 Delegationsbeslut BUN 2020/00008 Anmälan till huvudman om kränkande behandling, L 6 kap, år BUN 2020/00031 Anmälningsärenden till barn- och ungdomsnämnden år BUN 2020/00003 Bokslut och årsredovisning 2019 Eva Demle 7. BUN 2019/00468 Planuppdrag för Högstadiet 1, Östergårdsskolan Mari-Anne Öberg & Pontus Vistrand 8. BUN 2019/00089 Revidering av barn- och ungdomsnämndens dokumenthanteringsplan, år 2020 Maria Lundvall 9. BUN 2020/00020 Återrapportering av kontaktpolitiker BUN 2019/00447 Revision: Granskning barn i behov av särskilt stöd Klas Almer 11. BUN 2020/00007 Övriga frågor vid BUN-sammanträde år 2020

3 Föredragningslista ida (3) Ärenden 12. BUN 2020/00006 Information vid barn- och ungdomsnämndens sammanträden 2020 Jämställdhet ammanställning kränkande behandling 2019 ammanställning frånvaro ht 2019 ammanställning avstängningar 2019

4 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2020/00001 Ärende BUN 2020/00001 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Barn- och ungdomsförvaltningen Delegationsbeslut Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut beslutar lägga sammanställningarna till handlingarna. ammanfattning av ärendet Följande anmäls till barn och ungdomsnämnden: Beslut fattade enligt barn- och ungdomsnämndens delegationsbestämmelser har sammanställts för barn- och ungdomsnämndens kännedom. A ALLMÄN 70-76, B VERKAMHET nr , C PERONAL nr , D EKONOMI nr Barn- och ungdomsförvaltningen Malin Johansson, Nämndsekreterare Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 1(1)

5 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2020/00008 Ärende BUN 2020/00008 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Barn- och ungdomsförvaltningen Anmälan till huvudman om kränkande behandling, L 6 kap Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut beslutar lägga sammanställningen för hela året 2019 till handlingarna. ammanfattning av ärendet Av 6 kap. 10 skollagen framgår att en lärare, förskollärare eller annan personal som får kännedom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten är skyldig att anmäla detta till förskolechefen eller rektorn. En förskolechef eller rektor som får kännedom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten är skyldig att anmäla detta till huvudmannen. Det samma gäller även för kränkningar som ska bedömas utifrån diskrimineringslagen. Det totala antalet anmälningar till huvudman, i enlighet med 6 kap. 10 skollagen sammanställs månadsvis och redovisas för barn- och ungdomsnämnden. Det föreligger stora skillnader mellan olika verksamheter över hur många händelser som anmäls. Barnoch ungdomsförvaltningen arbetar aktivt för att höja medvetenheten inom hela verksamheten genom att vidta olika åtgärder. Ärendets beredning Ärendet har beretts av tjänsteperson på barn- och ungdomsförvaltningens avdelning för kvalitet. Ärendets beslutsgång Beslutsunderlag 1. ammanställning anmälan om kränkande behandling för året ammanställning anmälan om kränkande behandling för året Information om beslutet - Barn- och ungdomsförvaltningen Pauline Broholm Lindberg, förvaltningschef Handläggare, Cristina Nilsson, jurist Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 1(1)

6 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2020/00031 Ärende BUN 2020/00031 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Barn- och ungdomsförvaltningen Anmälningsärenden till barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut beslutar att lägga anmälningarna till handlingarna. ammanfattning av ärendet Information och meddelanden som inkommer till kommunen och som barn- och ungdomsförvaltningen bedömer vara av vikt att redovisa för nämnden, utgör anmälningsärenden. Anmälningsärende som är föranmälda till nämndsekreteraren finns i sin helhet tillgängliga under sammanträdet. Följande anmäls till barn- och ungdomsnämnden för perioden : Laglighetsprövning enligt kommunallagen: Överklagan av beslut att utöka tillfälliga lokaler på Gullbrandstorpsskolan, Frösakullskolan Föräldraförening, BUN 2017/00105 Remissmissiv: Kommunfullmäktiges plan för den inkluderande kommunen K 2019/00631, Kommunstyrelsen, BUN 2019/00510 Beslut att överlämna anmälan mot ofiebergsskolan I 2019:8748, kolinspektionen, BUN 2019/00516 Beslut Utbetalning av skolmjölksstöd Jnr , Jordbruksverket, BUN 2019/00561 Beslut med anledning av anmälan mot öndrumsskolan I 2019:4510, kolinspektionen, BUN 2019/00263 Dom i överklagan av beslut Laglighetsprövning enligt kommunallagen FR , Förvaltningsrätten Göteborg, BUN 2019/00429, Förvaltningsrätten avslår överklagandet Riksrevisionens granskningsrapport, BUN 2019/00308 Klagomål gällande hantering av incident vid nöstorpsskolan, Vårdnadshavare, BUN 2019/00417 Beslut statsbidrag för lovskola 2019, kolverket, BUN 2019/00192 Uppföljning av beslut gällande skyldighet att motverka kränkande behandling Furulundsskolan, Barn- och elevombudet, BUN 2019/00318 Handlingar för ärende , Motion - En mer miljövänlig livsmedelspolitik, Kommunledningsförvaltningen, VUN 2019/00311 Beslut från kolinspektionen efter kvalitetsgranskning av undervisningen i matematik i årskurserna 4-6 vid Esperedsskolan Halmstads kommun Dnr , kolinspektionen, BUN 2019/00256 tatsbidrag för omsorg under tid då förskola eller fritidshem inte erbjuds för 2019, kolverket, BUN 2019/00145 Begäran om registerutdrag NN02, Medborgare, BUN 2020/00015 Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 1(2)

7 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2020/00031 Fastställda bidragsramar för maxtaxa och kvalitetssäkrande åtgärder för 2020, kolverket, BUN 2019/00515 Ärendet har beretts av tjänsteperson på barn- och ungdomsförvaltningens avdelning för kvalitet. Ärendets beslutsgång Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse. Information om beslutet - Barn- och ungdomsförvaltningen Pauline Broholm Lindberg, förvaltningschef Handläggare, Malin Johansson, nämndsekreterare Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 2(2)

8 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2020/00003 Ärende BUN 2020/00003 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Barn- och ungdomsförvaltningen Bokslut och årsredovisning 2019 Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut Barn och ungdomsnämnden beslutar att lägga förvaltningens ekonomiska redovisning samt motivering till resultatbalansering till handlingarna. ammanfattning av ärendet Kommunen sammanställer årligen en årsredovisning vilken behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under våren. Avvikelse mot kommunfullmäktiges ram är kkr. Avvikelsen beror på; Fler elever i kommunal grundskola och fristående verksamhet, vilket motsvarar högre elevpeng till grundskolorna jämfört med budget, totalt kkr. Fler barn i kommunal och fristående förskola jämfört med budget, totalt kkr. Fler barn är inskrivna i kommunal förskola med en vistelsetid på 40 timmar/vecka eller mer jämfört med budget, totalt kkr. Fler yngre barn i fristående förskola samt högre nivåer jämfört med budget, totalt kkr. Verksamheterna har arbetat med att anpassa bemanning efter årets budget men flera grundskolor har haft svårt att förändra bemanningen under läsåret 18/19. En stor del beror på behov av extra bemanning i samband med ny- och utbyggnation av skolor samt evakueringar. Detta för att säkra skolmiljön vid exempelvis förflyttningar och busshållplatser då verksamheten bedrivs på en byggarbetsplats eller bedrivs på flera adresser. Det har varit svårt att samordna tjänster. Det har dessutom tillkommit extra köp av vaktmästartjänster, utrustning av tillfälliga lokaler, tillfälliga skolskjutshållplatser, utemiljö, reparationsarbeten mm. Grundskolorna har därför ett underskott, kkr. Klaraskolan, nystartad grundskola som har haft högre kostnader under uppstart än vad elevpengen ger utrymme för. Det beror på att personal behövde vara på plats för att planera och iordningsställa skolmiljön innan eleverna började. För att få behörig personal har heltidstjänster erbjudits även om elevantalet inledningsvis inte varit tillräckligt. Bemanningen anpassades efter elevantalet på hösten 2019 för att sedan kunna ha en budget i balans kommande budget år. Överskottet på administration, förvaltningsgemensamma kostnader och stödverksamhet beror på vakanta tjänster, lägre kostnader för skolskjuts, interkommunala ersättningar, kompetensutvecklingsinsats och arbetskläder för förskola och fritidshem. En del av överskottet är en åtgärd för att minska årets underskott men också en anpassning inför tatsbidrag från Migrationsverket har budgeterats till ca kkr och avvikelsen är kkr. En anpassning till lägre bemanning har ej hunnit göras fullt ut under budgetår Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 1(2)

9 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2020/00003 Högre hyreskostnader för nya lokaler samt högre mark-och etableringskostnader än budgeterat, totalt kkr. Del av avvikelsen är paviljongförskolan Norra utmarken. Budgeterad total årlig kostnad för Norra utmarken är kkr, hyreskostnaden uppgår till kkr, en avvikelse på kkr, vilket beror på högre kostnader för mark och etablering än beräknat. I resultatbalansering föreslår nämnden att underskottet inte ska föras över till Ekonomisk redovisning med bokslutskommentarer, resultatbalansering och ombudgetering redovisas i bilagor. Barn och ungdomsnämnden beslutar att godkänna förvaltningens ekonomiska redovisning. Ärendets beredning Ärendet har beretts av tjänstepersoner på barn- och ungdomsförvaltningens avdelning för ekonomi. Beskrivning av ärendet Bakgrund Kommunen sammanställer årligen en årsredovisning vilken behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under våren. Analys och förslag Ekonomisk redovisning med bokslutskommentarer, resultatbalansering och ombudgetering redovisas i bilagor. Ärendets beslutsgång Kommunstyrelsen kommer att behandla ärendet om förslag till resultatbalansering till nämnderna under våren. Barn och ungdomsnämnden kommer därefter att behandla ärendet om intern fördelning av resultatbalanseringen. Beslutsunderlag 1. Ekonomisk redovisning angående drift- samt investeringsutfall med bokslutskommentarer. 2. Checklista Information om beslutet Kommunstyrelsen. Barn- och ungdomsförvaltningen Pauline Broholm Lindberg, förvaltningschef Eva Demle, avdelningschef ekonomi Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 2(2)

10 Verksamhet 641 Grundskola/barnomsorg Driftredovisning Utfall årsresultat Här ska du kommentera årsresultatet (kolumn D i Excelfilen) samt kommentera förändringen av årets resultat jämfört med föregående års resultat (kolumn I). Fokusera särskilt på vad som kan vara anledningen till skillnaden mellan åren. Intäkterna är kkr (7%) högre jämfört med föregående år. Det beror på högre statsbidragsintäkter från kolverket och högre barnomsorgsavgifter jämfört med föregående år. Lönekostnaderna är kkr (4,2%) högre jämfört med föregående år, vilket beror på löneökningar, fler årsarbetare på grund av fler barn och elever i verksamheten, extra bemanning i samband med ny-och utbyggnation av skolor samt evakueringar. Lokalkostnaderna är kkr (12,9%) högre jämfört med föregående år. På grund av utbyggnad av förskolor och skolor är antalet lokaler fler jämfört med föregående år, vilket bidrar till högre hyres- och städkostnader. Flera av lokalerna är dessutom tillfälliga lokaler med höga hyreskostnader. Övriga kostnader är kkr (5,8 %) högre jämfört med föregående år. Bidrag till fristående verksamhet har ökat eftersom bidraget per barn/elev är högre, fler barn och elever samt fler barn i högre nivåer i fristående verksamhet jämfört med föregående år. Det innebär att en större andel barn har varit inskrivna i 40 timmar eller mer i de yngre åldrarna och en mindre andel har varit inskrivna i nivån upp till 25 timmar. Måltidskostnaderna är högre pga volymökning men även pga att måltidspriserna höjdes med ca 7% mellan 2018 och Utfall budgetavvikelse Här kommenterar du avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram (kolumn G). Kommentarerna här ska vara en mer utförlig förklaring till den kortfattade punktlistan som finns längst ned i Excelfilen. Utgå från punktlistan och se till att texten och punktlistan är synkade. Vid en negativ avvikelse ska du även beskriva vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Avvikelse mot kommunfullmäktiges ram är kkr. Fler elever i kommunal grundskola och fristående verksamhet, vilket motsvarar högre elevpeng till grundskolorna jämfört med budget, totalt kkr. Fler barn i kommunal och fristående förskola jämfört med budget, totalt kkr. Fler barn är inskrivna i kommunal förskola med en vistelsetid på 40 timmar/vecka eller mer jämfört med budget, totalt kkr. Fler yngre barn i fristående förskola samt högre nivåer jämfört med budget, totalt kkr. Verksamheterna har arbetat med att anpassa bemanning efter årets budget men flera grundskolor har haft svårt att förändra bemanningen under läsåret 18/19. En stor del beror på behov av extra

11 bemanning i samband med ny- och utbyggnation av skolor samt evakueringar. Detta för att säkra skolmiljön vid exempelvis förflyttningar och busshållplatser då verksamheten bedrivs på en byggarbetsplats eller bedrivs på flera adresser. Det har varit svårt att samordna tjänster. Det har dessutom tillkommit extra köp av vaktmästartjänster, utrustning av tillfälliga lokaler, tillfälliga skolskjutshållplatser, utemiljö, reparationsarbeten mm. Grundskolorna har därför ett underskott, kkr. Klaraskolan, nystartad grundskola som har haft högre kostnader under uppstart än vad elevpengen ger utrymme för. Det beror på att personal behövde vara på plats för att planera och iordningsställa skolmiljön innan eleverna började. För att få behörig personal har heltidstjänster erbjudits även om elevantalet inledningsvis inte varit tillräckligt. Bemanningen anpassades efter elevantalet på hösten 2019 för att sedan kunna ha en budget i balans kommande budget år. Överskottet på administration, förvaltningsgemensamma kostnader och stödverksamhet beror på vakanta tjänster, lägre kostnader för skolskjuts, interkommunala ersättningar, kompetensutvecklingsinsats och arbetskläder för förskola och fritidshem. En del av överskottet är en åtgärd för att minska årets underskott men också en anpassning inför tatsbidrag från Migrationsverket har budgeterats till ca kkr och avvikelsen är kkr. En anpassning till lägre bemanning har ej hunnit göras fullt ut under budgetår Högre hyreskostnader för nya lokaler samt högre mark-och etableringskostnader än budgeterat, totalt kkr. Del av avvikelsen är paviljongförskolan Norra utmarken. Budgeterad total årlig kostnad för Norra utmarken är kkr, hyreskostnaden uppgår till kkr, en avvikelse på kkr, vilket beror på högre kostnader för mark och etablering än beräknat. Prognos förändring mot föregående prognos I Excelfilens kolumn J framgår hur budgetavvikelsen har förändrats i relation till föregående prognos. Nu ska du kommentera vad förändringen består av samt vad den beror på. Om du har arbetat klart med Excelfilen kan du använda tabellen som finns längst ned i den. Där ska du redan ha angivit kommenterarna i punktform, och dessa kan nu vara till hjälp vid en mer ingående beskrivning. Förändring mot föregående prognos kkr Fler elever i grundskola inklusive fristående, kkr Fler barn i förskola inklusive fristående förskola, kkr Längre vistelsetider förskola exkl fristående förskola, -500 kkr Nivåer fristående förskola, fler yngre barn samt länge vistelsetider, kkr Administrationen, förvaltningsgemensamma kostnader och stödverksamhet, +821 kkr, beror på bla vakanta tjänster, kompetensutveckling och skolskjuts. Lokalkostnader, högre hyra och etableringskostnader, -800 kkr Grundskolornas underskott har förbättrats, beror bla på ej förbrukad övrig budget, kkr

12 Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Kommentera årets investeringsnetto (kolumn D) samt kommentera förändringen av årets investeringsnetto jämfört med föregående års investeringsnetto (kolumn I). Förändringen mellan åren är kkr och beror på att flera stora inköp gjordes till nystartade skolor inför förra höstterminen. Utfall budgetavvikelse Kommentera avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram vid årets slut. Avvikelse mot kommunfullmäktiges ram är, kkr, det beror på att planerade förskoleoch skolbyggnationer har flyttats fram till kommande år. De verksamheter som startat i år har inte förbrukat alla investeringsmedel under året. Prognos förändring mot föregående prognos Kommentera anledningen till förändringar i budgetavvikelsen jämfört med föregående ekonomiska rapport. kriv kortfattat vad som har tillkommit, försvunnit och förändrats sedan föregående prognostillfälle. Förändringen beror främst på de verksamheter och renoveringar som inte startat.

13 HALMTAD KOMMUN BOKLUT 2019 REULTATBALANERING Förvaltning Anslagsområdets nummer och namn. Anslagsområdets bruttokostnadsbudget enligt planeringsdirektiv med budget (tkr) Budgetavvikelse för kapitalkostnader (tkr) Prognostiserad budgetavvikelse i tkr för helåret enligt: Prognos 28 feb Prognos 31 mar Delårsrapport 30 apr Prognos 31 maj Delårsbokslut 31 aug Datum Barn och ungdomsförvaltningen Uppgiftslämnare Eva Demle Anslagsområdets budgetavvikelse (tkr) 641 Grundskola och barnsomsorg Prognos 30 sep Prognos 31 okt Prognos 30 nov Ange resultatbalanseringspost, belopp i tkr, samt kort motivering till att posten ska/inte ska resultatbalanseras 1.ärskilda och extraordinära händelser utanför nämndens kontroll: Kostnader i samband med ny- och utbyggnationer av skolor samt evakueringar av: ofiebergskolan, lottsjordskolan, tenstorpsskolan, Kvibilleskolan, teningeskolan, Getingeskolan. Extra bemanning behövs när verksamhet bedrivs på en byggarbetsplats eller bedrivs på flera adresser för att säkra skolmiljön vid förflyttningar, busshållplatser, svårigheter att samordna tjänster. Pga det har det tillkommit extra köp av vaktmästartjänster utrustning av tillfälliga lokaler, tillfälliga skolskjutshållplatser, utemiljö, reparationsarbeten mm har 2. Hyreskostnader för Norra utmarken - en paviljongförskola. Budgeterad total årlig kostnad är kkr. Den totala årliga hyreskostnaden kommer att uppgå till kkr vilket beror på högre kostnader för mark och etablering än beräknat. Flera andra lokaler har fått högre hyreskostnad än budgeterat. Totalt avvikelse för lokalkostnader är kkr Belopp Vistelsetiderna i förskolan har ökat kraftigt jämfört med budgeterat och med tidigare år både inom kommunal och fristående verksamhet. Det innebär att en större andel barn har varit inskrivna 40 timmar eller mer och en mindre andel är inskrivna upp till 25 timmarsnivån. Barn och elevpengen till kommunal verksamhet visar ett underskott på kkr med anledning av det. De fristående har flera barn i ålderna 1-3 år jämfört med budget och tidigare år vilket ger ett underskott på kkr. Antalet barn i förskolan och skolan är fler än budgeterat både inom kommunal och fristående verksamhet vilket innebär en avvikelse mot budget med kkr. 3. ärskolan - fler elever än tidigare år och jämfört med budgeterat. 9 fler inskrivna i särskolan och 13 individintegrerade fler än budgeterat. Andelen särskolelever har ökat jämfört med tidigare år. En förklaring kan vara att nyanlända elever har kommit in i verksamheten. En särskolelev har en betydligt högre kostnad i genomsnitt än en grundskoleelev. Total avvikelse % avikelse mot budget 4. Förvaltningsgemensamma kostnader och intäkter visar överskott: kolskjuts, vakanta tjänster administrationen, kompetensutvecklingsinsats, arbetskläder förskolan och fritidshem. Överskottet är en åtgärd för att reducera årets underskott samt effekter av anpassning till 2020 års budget har bidragit till överskott

14 HALMTAD KOMMUN BOKLUT Budgetavvikelsen inklusive kapitalkostnadsavvikelsen UMMA BELOPP ATT REULTATBALANERA = umma budgetavvikelse med hänsyn tagen till kapitalkostnadsavvikelse = 0,5 procent av bruttokostnadsbudget = tkr Resultatbalansering Resultatbalansering 2017: : Kommunledningsförvaltningens förslag på resultatbalansering:

15 Barn-och ungdomsnämnden Verksamhet: 641 Grundskola/Barnomsorg Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårs-utfall 2018 Helårs-utfall 2018 Helårs-utfall 2019 Budget 2019 Helårs-utfall 2019 Budgetavvikelse 2019 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat

16 Barn-och ungdomsnämnden Verksamhet: 641 Grundskola/Barnomsorg Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårs-utfall 2018 Helårs-utfall 2018 Helårs-utfall 2019 Budget 2019 Helårs-utfall 2019 Budgetavvikelse 2019 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto

17 HALMTAD KOMMUN BOKLUT 2019 INVETERINGREDOVINING OCH OMBUDGETERING Förvaltning Barn- och ungdomsförvaltningen Uppgiftslämnare Madeleine Nilsander Anslagsområdets nummer och namn. Datum Anslagsområdets budgetavvikelse (tkr) 641 Grundskola o barnomsorg ,4 Ange belopp i hela tusentals kronor, tkr Begärd Budget Bokslut ombud- Projekt Projekttext 2019* 2019 Differens getering Eventuell motivering/kommentar** * Inventarier årligt anslag Investeringar senarelagda 1223* Gemensamma nya förskolor Inköp inventarier nystart görs över flera år 1224* Inventarier förskolor dåliga lokaler Inköp inventarier nystart görs över flera år och 1272* Gemensamma om-/nybyggda skolor nystarter/nybyggnationer har fördröjts 1890 Kulturskolan ***UMMA= * Inklusive ombudgeteringar och eventuella tilläggsanslag ** I normalfallet behövs ej någon motivering/kommentar *** Tillse att såväl budget- som bokslutskolumnerna stämmer med fastslagen budget och redovisning i ekonomisystemet ida 1 av (1) Investering_ombudgetering

18 Barn-och ungdomsnämnden Verksamhet: 641 Grundskola/Barnomsorg Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Fler elever i grundskola inkl fristående Fler barn i förskola inkl fristående Längre vistelsetider förskola exkl fristående Nivåer fristående förskola -fler yngre barn samt längre vistelsetider Högre kostnad nystartad grundskola Klaraskolan Administration, förvaltningsgemensamma kostnader och stödverksamhet Underskott budgeterat bidrag migrationsverket Lokalkostnader Kapitalkostnader Underskott grundskolor Föregående Budgetavvikelse budgetavvikelse umma avvikelse driftredovisning

19 Nämnd BUN Diarienummer 2020/00003 Datum för sammanträde Handläggare Eva demle Under ärendehanteringen och i beslutsprocessen ställs följande frågor och redovisas i beslutet: 1. På vilket sätt, direkt eller indirekt, berörs barn och unga av denna fråga? Innebär förslaget att: vi har satt barns och ungas bästa i främsta rummet Barnets bästa har fått ge vika för andra intressen vi har tagit hänsyn till deras sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter vi har tagit hänsyn till deras hälsa och utveckling, behov och säkerhet vi har tagit hänsyn till de funktionshindrade barnens och ungas behov Barn och unga berörs inte alls av ärendet, vare sig direkt eller indirekt. På vilket sätt berörs/berörs inte barn och unga: Då ekonomin och verksamheternas budget utgör grunden för barn och elevers utbildning berör detta ärende dem. Beskriv kortfattat de konsekvenser som projektet kan få för barn och ungdomar: 2. Kan barns och ungas egna åsikter tas tillvara i denna fråga? Ja Nej Om Ja, enligt vilken nivå på medinflytandestegen på sidan 5 i detta dokument. Om Nej, motivera varför barns och ungas åsikt ej tagits tillvara i frågan. Nivå nr: Barn och ungas åsikter kan tas tillvara på i detta ärende men har ej gjorts då arbetet med barnkonsekvensanalyser inte kommit igång. det fattas barnkonsekvensanalyser i ärendet. Det hade dock varit intressant att titta på barnbokslut till ett annat år. Hur motiveras denna nivå:

20

21 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00468 Ärende BUN 2019/00468 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott Planuppdrag för Högstadiet 1, Östergårdsskolan Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut beslutar att anta föreslaget yttrande och överlämna det till kommunstyrelsen. Protokollet justeras omedelbart. ammanfattning av ärendet Halmstads kommun växer och skolområde Nygård, där Östergårdsskolan ingår, behöver fler elevplatser. En förutsättning för att kunna skapa en framtida Östergårdsskola med 900 elever är ett genomförande med en högre byggnadshöjd. Det är av stor vikt att en detaljplaneändring vinner laga kraft så att projektering är möjlig att genomföra. En byggnad i tre plan minskar avtrycket på fastigheten avsevärt och större öppna ytor kring skolan kan skapas. Det i sin tur bidrar till att personalen får en mer överblickbar skolgård samt att man ökar insynen från gata, park och omkringliggande bostäder. Med detta alternativ finns goda möjligheter att skapa en säker och trygg skola. Ärendets beredning Ärendet är berett av tjänstepersoner på barn- och ungdomsförvaltningens avdelning för planering. Förstudie för Östergårdsskolan är framtagen av fastighetskontoret på uppdrag av kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott. Förstudien visar på att detaljplanen för Högstadiet 1 behöver ändras. Beskrivning av ärendet Bakgrund Halmstads kommun växer och skolområde Nygård, där Östergårdsskolan ingår, behöver fler elevplatser. Inom Nygårds verksamhetsområde finns tre skolor där nuläget är att Linehedsskolan byggs till för 300 elever åk F-3, Nyhemsskolan projekteras för 300 elever åk F-3 och Östergårdsskolan är idag årskurs 4 9 med ca 600 elever. Organisationen innebär att området inte klarar alla elever inom området. Flera nya planer finns för nya bostäder i området och befolkningsprognosen förändras ständigt. Idag har området gemensamt 1200 elevplatser F-9, och bedömningen är att det finns ett behov av 1500 elevplatser kring Under hösten 2018 utfördes en volymstudie gällande skolområde Nygård som visade att en utökning av Östergårdsskolan från ca 600 elever till 900 elever skulle vara möjlig. Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 1(3)

22 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00468 Hösten 2019 har en förstudie med flera alternativ arbetats fram och som redovisas till kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott i januari I samtliga alternativ framkommer vikten av att få bygga fler våningar än idag för att frigöra markyta. Föreslagen planändring är en förutsättning för att realisera genomförandet av en utökning av elevplatserna vid Östergårdsskolan. Analys och förslag En förutsättning för att kunna skapa en framtida Östergårdsskola med 900 elever är ett genomförande med en högre byggnadshöjd. Det är av stor vikt att en detaljplaneändring vinner laga kraft så att projektering är möjlig att genomföra. Nybyggnad alternativt om- och tillbyggnad öppnar upp för helt nya möjligheter. En byggnad i tre plan minskar avtrycket på fastigheten avsevärt och större öppna ytor kring skolan kan skapas. Det i sin tur bidrar till att personalen får en mer överblickbar skolgård samt att man ökar insynen från gata, park och omkringliggande bostäder. Med detta alternativ finns goda möjligheter att skapa en säker och trygg skola. Konsekvenser av förslaget Det är av stor vikt att förslaget med möjlighet att bygga högre byggnader kan genomföras. En projektering behöver påbörjas snarast för att klara behovet av elevplatser inom området. Konsekvenserna inom barn- och ungdomsförvaltningen blir att det är möjligt att genomföra en utökning av elevantalet vid Östergårdsskolan med årskurs 4-9 som stämmer med elevantalen i avlämnande skolor med F-3. Genom en högre byggnadsyta kan tillräcklig friyta utomhus tillskapas för eleverna. Det har länge varit ett stort behov av att skapa en ny Östergårdsskola med en mer säker och trygg arbetsmiljö än idag. Det finns idag ett 30-tal entréer vilket inte är överblickbart för personalen. Med nya byggnader med endast ett fåtal entréer kan en mycket säkrare miljö erbjudas. En ny skola är viktig i den Östra stadsdelen för att öka jämställdheten, förbättra arbetsmiljön och möjlighet för eleverna att förbättra resultaten. kolan kan bli en mötesplats i området i en samverkan mellan flera förvaltningar och föreningar. Ärendets beslutsgång amrådsyttrande överlämnas till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag 1. Förslag till yttrande 2. Planbeskrivning 3. Checklista, barnkonsekvensanalys Information om beslutet Kommunstyrelsen. Barn- och ungdomsförvaltningen Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 2(3)

23 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00468 Pauline Broholm Lindberg, förvaltningschef/bolagschef tefan Agmarken, avdelningschef Handläggare, Mari-Anne Öberg, planeringsutvecklare Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad ida 3(3)

24 Yttrande BUN 2019/00468 KU Planuppdrag för Högstadiet 1, Östergårdsskolan K: Halmstads kommun växer och skolområde Nygård, där Östergårdsskolan ingår, behöver fler elevplatser. Inom Nygårds verksamhetsområde finns tre skolor där nuläget är att Linehedsskolan byggs till för 300 elever åk F-3, Nyhemsskolan projekteras för 300 elever åk F-3 och Östergårdsskolan är idag årskurs 4 9 med ca 600 elever. Organisationen innebär att området inte klarar alla elever inom området. Flera nya planer finns för nya bostäder i området och befolkningsprognosen förändras ständigt. Idag har området gemensamt 1200 elevplatser F-9, och bedömningen är att det finns ett behov av 1500 elevplatser kring Under hösten 2018 utfördes en volymstudie gällande skolområde Nygård som visade att en utökning av Östergårdsskolan från ca 600 elever till 900 elever skulle vara möjlig. Hösten 2019 har en förstudie med flera alternativ arbetats fram och som redovisas till kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott i januari I samtliga alternativ framkommer vikten av att få bygga fler våningar än idag för att frigöra tillräcklig markyta för elevernas utemiljö. En förutsättning för att kunna skapa en framtida Östergårdsskola med 900 elever är ett genomförande med en högre byggnadshöjd. Det är av stor vikt att en detaljplaneändring vinner laga kraft så att projektering är möjlig att påbörjas så snart som möjligt. Nybyggnad alternativt om- och tillbyggnad öppnar upp för helt nya möjligheter. En byggnad i tre plan minskar avtrycket på fastigheten avsevärt och större öppna ytor kring skolan kan skapas. Det i sin tur bidrar till att personalen får en mer överblickbar skolgård samt att man ökar insynen från gata, park och omkringliggande bostäder. Med detta alternativ finns goda möjligheter att skapa en säker och trygg skola. Konsekvenserna inom barn- och ungdomsförvaltningen blir att det är möjligt att genomföra en utökning av elevantalet vid Östergårdsskolan med årskurs 4-9 som stämmer med elevantalen i avlämnande skolor med F-3. Genom en högre byggnadsyta kan tillräcklig friyta utomhus tillskapas för eleverna. Det har länge varit ett stort behov av att skapa en ny Östergårdsskola med en mer säker och trygg arbetsmiljö än idag. Det finns idag ett 30-tal entréer vilket inte är överblickbart för personalen. Med nya byggnader med endast ett fåtal entréer kan en mycket säkrare miljö erbjudas. En ny skola är viktig i den Östra stadsdelen för att öka jämställdheten, förbättra arbetsmiljön och möjlighet för eleverna att förbättra resultaten. kolan kan bli en mötesplats i området i en samverkan mellan flera förvaltningar och föreningar. Barn- och ungdomsförvaltningen Lovisa Aldrin, ordförande (L) Pauline Broholm Lindberg, förvaltningschef Halmstads kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad ida 1(1) direkt@halmstad.se

25 PLANBEKRIVNING AMRÅDHANDLING Tillhörande Ändring av stadsplan för område vid Östergård i Halmstad Högstadiet 1 (Östergårdsskolan) ÖTER, HALMTAD KOMMUN tandardförfarande, K 2019/00537 amhällsbyggnadskontoret amhällsbyggnadskontoret Halmstads kommun Box 153, Halmstad Besöksadress: Rådhuset Tel

26 INLEDNING PLANPROCEEN tandardförfarande tillämpas enligt Plan- och bygglag 2010:900 i nu gällande lydelse. Att ändra gällande plan istället för att ta fram en ny bedöms rimligt då föreslagen åtgärd endast avser att en parameter inom planen ändras; byggnadshöjd. PLANHANDLINGAR 1. Planbeskrivning (tillhörande ändring) 2. Ändrad plankarta 3. Ändrad beskrivning av stadsplan 4. Fastighetsförteckning Handlingarna ska läsas tillsammans. amtliga ovan nämnda handlingar finns tillgängliga på amhällsbyggnadskontoret. DETALJPLANEN YFTE OCH HUVUDDRAG yfte yftet med planändringen är att utöka byggrätten inom tadsplan 1380K-P394 på fastigheten Högstadiet 1 genom att öka tillåten byggnadshöjd från 11 till 20 meter. Tillkommande byggrätt ska möjliggöra en skola med fler våningsplan än idag. BAKGRUND OCH UPPDRAG Planändringen syftar till att möjliggöra byggnation av framtidens skola. En skolbyggnad som, sett ur ett stadsbyggnadsperspektiv, kan fungera som orienteringspunkt och samlingspunkt för området. Ett arkitektoniskt tillskott till stadsdelen som utöver att rymma inspirerande utbildningsrum fungerar som en stolt markör i området. Östergårdsskolan är idag upptagningsområde för en del av Halmstad som har stor social problematik med bland annat omfattande trygghetsproblem. Att möjliggöra en ny, stolt byggnation kan ses som en möjlighet för att förbättra denna problematik. taden arbetar medvetet i planeringen med att förtydliga stråk på och förstärka tänkbara centrumbildningar över hela östra Halmstad. De stråk som ligger intill fastigheten; parkstråket i norr och öster om fastigheten är ett viktigt stråk för hela området liksom Carl Kuylenstiernas väg som fungerar som lokal koppling för cykel-, bil- och gångtrafik mellan Högskolan och Arenan. Att ny skolbyggnad annonseras mot stråken är angeläget. Likt planbeskrivningens ursprungliga skrivning är önskan att den skola som uppförs här ska utformas för att hysa verksamhet även efter skolans slut. Exempel kan vara: Attraktiv matsal eller idrottshall som kvällstid kan omvandlas till restaurang eller träningslokal, välutformade slöjd- och bild- och hemkunskapssalar som kvällstid kan hysa studieförbundsverksamhet eller fungera som samlingslokal för större matlag från kvarteret. 2 (7) AMRÅDHANDLING K 2019/00537

27 PLANDATA Lägesbestämning och areal Området som berörs av planändring är fastigheten Högstadiet 1. Området ligger intill Carl Kuylenstjernas väg samt Wrangelsgatan i stadsdelen Östergård. Fastighetens storlek är kvadratmeter. Markägoförhållanden Marken ägs av Halmstads kommun. Orienteringskarta, röd yta markerar Östergårdsskolans läge i Halmstad. K 2019/00537 AMRÅDHANDLING 3 (7)

28 MILJÖBEDÖMNING Till nästa generation ska vi kunna lämna över ett samhälle där de stora miljöproblemen är lösta. Riksdagen har antagit 16 miljökvalitetsmål. De miljömål som direkt berörs av detta planförslag är god bebyggd miljö. Undersökning av betydande miljöpåverkan Enligt PBL 4 kap 34 samt Miljöbalken F 1998:808 ska detaljplaner, vars genomförande kan antas innebära betydande miljöpåverkan, miljöbedömas och en miljökonsekvensbeskrivning upprättas. Undersökning av betydande miljöpåverkan är den analys som leder fram till ställningstagandet om en miljöbedömning behöver göras eller inte. Undersökning av betydande miljöpåverkan har gjorts i samband med framtagandet av planen. För den ändring av detaljplan som föreslås bedöms inte en mer omfattande miljöbedömning vara nödvändig, med anledning av att ändringen är av ringa omfattning då den enbart avser att ändra tillåten byggnadshöjd. tällningstagande Ett genomförande av planen anses inte medföra betydande påverkan på miljön, hälsan eller hushållningen med mark, vatten eller andra resurser varför miljökonsekvensbeskrivning inte har upprättas. TIDIGARE TÄLLNINGTAGANDEN PLANER OCH PROGRAM Översiktsplan/fördjupad översiktsplan Projektet motsvarar intensionerna i översiktsplan Framtidsplan Gällande detaljplaner Inom planområder gäller stadsplan för område vid Östergård i Halmstad 1380K-P394. tadsplanen har i de norra delarna av planområdet rsatts med detaljplanerna: 1380K-P614 och 1380K-P741. Kommunala handlingsprogram Förutom gällande lagstiftning rörande planering och byggande finns en rad mål och riktlinjer för Halmstad kommun. Projektet motsvarar intensionerna i Lokalförsörjningsstrategi samt Halmstads gröna värden. I de norra delarna av stadsplanen har nya detaljplaner, färgade delar tillkommit 4 (7) AMRÅDHANDLING K 2019/00537

29 FÖRUTÄTTNINGAR MARK, VATTEN OCH VEGETATION Mark och vegetation koltomten omges längs två sidor av breda parkstråk planlagda som parkmark i stadsplanen. Övriga två sidor av tomten omges av breda vägar: Wrangelsgatan, kantad av träd och ett parkstråk samt Carl Kuylenstiernas väg också denna kantad av alléträd. BEBYGGELE Höjden på omkringliggande byggnation varierar. Högre lamellhus 6 våningar och cirka 20 meter höga finns norr om tomten. Övrig omkringliggande bebyggelse är bostadsbebyggelse 3-4 våningar höga. Längs Carl Kuylenstiernas väg finns ett högre punkthus, 8 våningar med verksamhetslokal i bottenvåningen insprängt bland övrig bostadsbebyggelse. GATOR OCH TRAFIK Allmänt Tillgänglighet för inlastning, sophantering och räddningstjänst löses på kvartersmark och regleras i bygglovet. HÄLA OCH ÄKERHET Allmänt Tillgänglighet till friyta, avvägd mängd sol, ljusinsläpp till fastigheten osv regleras i bygglovet. olstudier som visar på goda förhållanden blir extra viktigt då byggnadshöjden ökar. K 2019/00537 AMRÅDHANDLING 5 (7)

30 PLANFÖRLAG OCH KONEKVENER BEBYGGELE Byggnadshöjd Utifrån platsens karaktär och intilliggande miljö bedöms tomten tåla hög byggnation. En ändring av tillåten byggnadshöjd från 11 till 20 meter föreslås. Tillåten byggnadshöjd 20 meter är vald utifrån att intilliggande lamellhus 6 våningar är cirka 20 meter höga och att det inte finns anledning att bygga högre än dem. Ändrad bestämmelse byggnadshöjd För fastigheten Högstadiet 1 ökar byggnadshöjden från 11 till 20 meter. e nedan ändrad plankarta. Ändring av stadsplan, amhällsbyggnadskontoret K 2019/0537 AMRÅDHANDLING Bestämmelse om byggnadshöjd ändras för fastigheten HÖGTADIET 1 byggnadshöjd 11 m ersätts med 20 m Ändrad plankarta 6 (7) AMRÅDHANDLING K 2019/00537

31 KONEKVENER Med ökad tillåten byggnadshöjd finns möjlighet att bygga intressanta och funktionella skolbyggnader som annonserar platsen. Byggnadsvolymer som delas upp och varierar i byggnadshöjd förordas liksom tak med vinkel då detta återfinns på större byggnader i området. Nedan bilder är enkla exempel på hur byggnadshöjden kan nyttjas för att interiört och exteriört särskilja byggnaden och dess funktioner i kvarteret. A B C A tor vindsvåning B Förhöjd takhöjd på entreplan C Trapphus med ljusinsläpp, inredda mindre kammare på vinden GENOMFÖRANDE Det kan bara finnas en detaljplan för ett geografiskt område och det går därför inte att göra ändringsplaner, tilläggsplaner eller liknande som ska gälla tillsammans med den ursprungliga planen. Ändringar görs i den ursprungliga planen vid en ändring av detaljplan. Det innebär att tadsplan 1380K-P394, laga kraft gäller fast med ändrad byggnadshöjd för Högstadiet 1. Genomförandetid Genomförandetiden för aktuell ändring av stadsplan är fem (5) år från och med det datum ändringen har vunnit laga kraft. Genomförandetiden omfattar enbart den ändrade planbestämmelsen. Huvudmannaskap All utbyggnad inom kvartersmark utförs och bekostas av fastighetsägaren (Halmstad kommun). Ändringen omfattar inte någon allmän platsmark. amhällsbyggnadskontoret Mila ladic planchef Louise Järnek planarkitekt K 2019/00537 AMRÅDHANDLING 7 (7)

32 Nämnd BUN Diarienummer BUN 2019/00468 Datum för sammanträde Handläggare Mari-Anne Öberg Under ärendehanteringen och i beslutsprocessen ställs följande frågor och redovisas i beslutet: 1. På vilket sätt, direkt eller indirekt, berörs barn och unga av denna fråga? Innebär förslaget att: vi har satt barns och ungas bästa i främsta rummet Barnets bästa har fått ge vika för andra intressen vi har tagit hänsyn till deras sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter vi har tagit hänsyn till deras hälsa och utveckling, behov och säkerhet vi har tagit hänsyn till de funktionshindrade barnens och ungas behov Barn och unga berörs inte alls av ärendet, vare sig direkt eller indirekt. På vilket sätt berörs/berörs inte barn och unga: Planförslaget innebär enbart med vilken byggnadshöjd skolan får byggas. Den måste kunna byggas i fler plan än idag för att vara genomförbart för fler elevplatser. Beskriv kortfattat de konsekvenser som projektet kan få för barn och ungdomar: En ny skola är viktig i de östra stadsdelarna för att öka jämställdheten, arbetsmiljön och möjlighet att förbättra resultaten. kolan kan bli en mötesplats i området och därigenom fylla en viktig funktion även utanför skoltid. e även punkter ovan som blir en följd av en ny skola. 2. Kan barns och ungas egna åsikter tas tillvara i denna fråga? Ja Nej Om Ja, enligt vilken nivå på medinflytandestegen på sidan 5 i detta dokument. Om Nej, motivera varför barns och ungas åsikt ej tagits tillvara i frågan. Nivå nr: Hur motiveras denna nivå:

33 Planförslaget innebär att skolan måste kunna byggas i fler plan än idag för att vara genomförbart för fler elevplatser. Det är därför ingenting som elever kan ha medinflytande om.

34 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00089 Ärende BUN 2019/00089 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Barn- och ungdomsförvaltningen Revidering av barn- och ungdomsnämndens dokumenthanteringsplan, år 2020 Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut beslutar anta dokumenthanteringsplan med gallringsbeslut, daterad ammanfattning av ärendet Varje förvaltning och bolag ska enligt kommunfullmäktiges riktlinjer för arkiv och dokumenthantering ha en dokumenthanteringsplan som innehåller regler för bevarande, gallring, när handlingen ska placeras i närarkiv och levereras till kommunarkiv samt hur handlingen ska förvaras. s dokumenthanteringsplan antogs av nämnden den 14 mars 2018 samt reviderades 20 juni Dokumenthanteringsplanen ska vara ett levande dokument och revideringar bör göras kontinuerligt. ynpunkter har inkommit från verksamheten och därefter har justeringar gjorts. Ärendets beredning Dokumenthanteringsplanen har tagits fram av kvalitetsavdelningen i samråd med övriga avdelningar. Kommunarkivarien har varit rådgivande. Beskrivning av ärendet Bakgrund Varje förvaltning och bolag ska enligt kommunfullmäktiges riktlinjer för arkiv och dokumenthantering ha en dokumenthanteringsplan. Planen ska innehålla regler för bevarande, gallring, när handlingen ska placeras i närarkiv och levereras till kommunarkiv och hur handlingen ska förvaras. Dokumenthanteringsplanen är ett redskap för att åstadkomma en sådan ordning i arkivet, att sökande underlättas såväl vid det interna arbetet som vid förfrågningar utifrån. Handlingar ska snabbt kunna hittas när någon frågar efter dem. Genom att fastställa dokumenthanteringsplaner beslutar nämnden om hanteringen av sina handlingar, dess arkivering, om de ska gallras, när det ska ske, när handlingar som ska bevaras ska levereras till kommunarkivet, vilket format de är i och så vidare. Dokumenthanteringsplanen ska vara ett levande dokument och bör uppdateras löpande. Följande slag av handlingar ska enligt arkivlagen undantas från gallring: handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i nämnders och bolags verksamhet handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning eller för framtida utredningar handlingar som kan ha rättslig betydelse Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 1(2)

35 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00089 handlingar som är av värde för framtida forskning Analys och förslag Den tidigare dokumenthanteringsplanen för barn- och ungdomsnämnden var från 2008 och en helt ny plan togs fram och beslutades om i mars 2018 därefter reviderades den i juni Dokumenthanteringsplanen ska vara ett levande dokument och återspegla den verksamhet som bedrivs. En revidering har gjorts både utifrån synpunkter från verksamheterna. Bland annat för att säkerställa att nämnden inte dubbellagrar personuppgifter. Andra förändringar är bland annat att gallringsfristen för fakturor mm har ändrats från 10 år till 7 år enligt en förändring i bokföringslagen. Även nya IT-system har tillkommit eller ändrats varför dokumenthanteringsplanen har behövts revideras. Den nya dokumenthanteringsplanen innehåller förslag på vilka handlingar som kan gallras. Bevarande är i princip regel och gallringen undantag. Med gallring avses att allmänna handlingar förstörs. De punkter som förändrats är markerade med gult. Revideringar med röd text alternativt strykningar. Konsekvenser av förslaget En reviderad dokumenthanteringsplan ger en tydligare struktur för hur myndigheten ska hantera sina allmänna handlingar och vilka handlingar som får gallras och vilka handlingar som ska bevaras. Ärendets beslutsgång beslutar om dokumenthanteringsplanen. Beslutsunderlag 1. Förslag till ny dokumenthanteringsplan med synliga ändringar daterad Tjänsteskrivelse den 18 december Information om beslutet Kommunarkivet Barn- och ungdomsförvaltningen Pauline Broholm Lindberg, förvaltningschef Handläggare, Maria Lundvall, utredare Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 2(2)

36 Ändringar i dokumenthanteringsplanen Gulmarkerade rutor = någon ändring har gjorts Röd text är ändringar Genomstruken text ska tas bort NY står det på rader som är helt nya

37 1 s dokumenthanteringsplan Antagen av barn- och ungdomsnämnden Datum: Enligt Halmstads kommuns riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan som visar hur myndighetens verksamhet dokumenteras och hur dokumenten arkivmässigt ska tas om hand. Dokumenthanteringsplaner främjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshanteringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över de dokument som används inom barn- och ungdomsförvaltningens olika verksamheter med uppgifter om hur de ska hanteras, när de är aktuella, vad som får gallras (förstöras) samt vad som ska bevaras och levereras till kommunarkivet. Dokumenthanteringsplanen är indelad i följande processer: tyra & leda Administrera Undervisa Hälsa & Trygghet Ekonomiadministration Personaladministration Följande forkortningar används i dokumenthanteringsplanen: BUN= BUF= Barn- och ungdomsförvaltningen Förklaring till de olika sätt att förvara dokument som beskrivs i dokumenthanteringsplanen: D= ska diarieföras i Ciceron eller manuellt i ex. elevakt P= förvaras i personalakten hos HR = hålls systematiskt ordnad. Detta är ingen regelrätt registreringsmetod utan ett alternativ till registrering. Det innebär att hanlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämt sätt. En naturlig sorteringsordning måste finnas till exempel personnummer, namn eller fakturanummer Digitala system som används inom BUF Abou E-tjänst för ansökan och beslut om skolskjuts Agresso

38 2 Fakturahantering Artvise Kundtjänstsystem inkl. växel BOOK-IT ystem för skolbiblioteken Capella Matrikel för HR Ciceron Ärendehanteringssystem inklusive diarieföring Dexter Betygsvisning och resultat av nationella prov Doris Upphandlings- och beställningssystem Draftit privacy records webbaserat system för att kartlägga, registrera och administrera behandling av personuppgifter Exam.net Provverktyg Extens Elevregister Heroma (hälsoam ingår) Personalsystem ichemistry Kemikaliehanteringssystem IT-förskola och skola IT-administration Hantering av skolval, ansökningar om förskola och fritidshemsplats, köhantering mm Intelliplan

39 3 ystem för vikarieanskaffning/bemanning Microsoft Office 365 Tjänsten kombinerar molntjänster med lokalt körda applikationer exempelvis word mfl PMO Journalsystem för skolsköterskor, psykologer mm itevision Program för hantering av externa webben, bland annat publicering av handlingar kola24 Närvarohantering elever i grundskola, grundsärskola inklusive schema kjuts+ kolskjutsplanering tratsys Verksamhetsuppföljning både ekonomisk och målrelaterad TeleQ Telefonhantering Tendsign Upphandlingsverktyg Troman Hantering av förtroendevalda och arvoden UNIKUM Lärplattform Många av de handlingar som rör kunskapsuppföljning i grundskolan och dokumentation i både förskola/skola görs i Unikum. Enligt avtalet med leverantören av Unikum gallras ingen information om inte barn- och ungdomsnämnden begär detta. Även elev som har slutat i gymnasiet finns kvar och information kan sökas fram med personnummer Akter Handlingarna förvaras digitalt i Ciceron. Om en handling inkommit per papper till kommunen ska handlingen läggas i en diarieakt. Dessa pappersakter behöver därför inte vara kompletta när de levereras till kommunarkivet. Handlingar som inkommit digitalt behöver ej skrivas ut.

40 4 Allmänt om arkiv- och dokumenthantering Arkivlagen och kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering Arkivlagen och kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering ger barn- och ungdomsnämnden ett tydligt ansvar för sitt arkiv. Nämnden ska bland annat: för sin dokumenthantering använda material och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarandetiden registrera handlingarna på ett sätt som främjar framtida återsökning rensa och på ett klart sätt avgränsa arkivhandlingar från övrig information besluta om gallring i arkivet och i förekommande fall genomföra gallringen skydda arkivet mot förstörelse med mera redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning Varje myndighet ska i samråd med arkivmyndigheten upprätta en dokumenthanteringsplan som visar vilka typer av handlingar som förekommer, vad som kan gallras, när handlingarna ska levereras till komunarkivet och så vidare. På intranätet finns anvisningar för överlämnande av handlingar till kommunarkivet. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Halmstads kommun. Arkivmyndigheten ska enligt arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. I följande fall är nämndens beslutanderätt inskränkt till förmån för arkivmyndigheten: beslut om materiel och metoder när det gäller handlingar som ska bevaras åt eftervärlden beslut om bevarande av vissa handlingar beslut om utlån av arkivhandlingar Arkivmyndighetens beslut har i dessa fall delegerats till kommunarkivarien. Arkivbeskrivning Enligt arkivlagen ska varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Följande uppgifter ska ingå i beskrivningen: myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats) myndighetens organisation (och hur den utvecklas) arkivets huvudsakliga struktur gallringsregler arkivorganisation/arkivansvar Arkivförteckning Enligt arkivlagen ska varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens arkivhandlingar ned till volymnivå. Förteckningen bör bygga på den systematik som återfinns i det så kallade allmänna arkivschemat.

41 5 Arkivförteckningar i Halmstads kommun upprättas av kommunarkivet. Offentlighet och sekretess - i korthet Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens andra kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Allmän handling Med handling avses framställning i skrift eller bild och elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt tryckfrihetsförordningens (TF) definition är inkommen dit eller upprättad där. En handling anses inkommen till myndigheten när den anlänt eller tagits emot av en behörig representant för myndigheten. Registrering eller diarieföring är således inte ett krav för att handlingen ska anses som inkommen. Undantag gäller för handlingar enligt 2 kap 9 2 st TF: utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse som mottagits endast för synpunkter på utformningen så kallad "delning". ådana skrivelser anses heller inte expedierade hos den andra myndigheten. Enligt 2 kap 7 TF ska en handling anses upprättad när den har expedierats när det ärendet till vilket den hör har slutbehandlats när den på annat sätt färdigställts Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden, till exempel fristående promemorior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma paragraf allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdighetställs för anteckningar. Vissa handlingar blir allmänna först om och när de omhändertas för arkivering. Det gäller sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 TF. ådana handlingar ska omhändertas för arkivering om de tillför sakuppgifter av betydelse och blir därmed allmänna handlingar. Om de arkiveras trots att de inte tillför sakuppgifter av betydelse blir de ändå allmänna handlingar. I förvaltningslagen finns intaget dokumentationskrav vid muntlig handläggning, vilket leder till att minnesanteckningar ska placeras i akten. Därvid arkivläggs de och blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt att ta del av handlingarnas innehåll utan. oskäligt dröjsmål. Krav på registrering Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. En myndighet måste hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan få en överblick och därmed möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de obligatoriska arkivbeskrivningarna och arkivförteckningarna. Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. För sekretesskyddade handlingar är denna registrering obligatorisk. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller oavsett om handlingarna finns i digital form eller på papper. Myndigheten ska ordna så att rätten att ta del av allmänna handlingar garanteras och ska även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfogande. ekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. ekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom kommunen. ekretessen ska iakttas av den som på grund av anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten (inklusive politiker, praktikanter med flera). Exempel på verksamheter

42 6 där sekretesskyddade uppgifter förekommer är vissa upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, personliga utvecklingssamtal, elevsociala och elevmedicinska verksamheter. Dokumentplanen innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är sekretesskyddade, utan det ligger på den verksamhetsansvarige att själv upprätthålla sådan kunskap. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med stöd av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (OL). jälvklart gäller samma regler för kopior av sekretessbelagda handlingar som för originalhandlingarna. ekretessen medföljer handlingar som överförs från nämnden till kommunarkivet.

43 7 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretess IT-stöd Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) tyra och leda Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Handling Registrering D= diarieföra = ystematiskt förvarning P= Förvaras i personalakten Förvaring före arkivering i centralarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Planera och styra verksamheten Beskriva uppdrag (ange ramar för uppdraget) Övergripande visions- och måldokument, planeringsdirektiv D Ciceron Bevaras 10 år Verksamhetsplan D Ciceron Bevaras 10 år Riktlinjer D Ciceron Bevaras 10 år Antagna av nämnden Rutiner D Ciceron Bevaras 10 år Antagna av förvaltningen BUN:s budget D Ciceron Bevaras 10 år Internbudget Agresso Bevaras Enhetsnivå Delegationsordning D Ciceron Bevaras 10 år Jämställdhetsplan D Ciceron Bevaras 10 år Informera och marknadsföra kolkatalog På enheten Bevaras Vid läsårets slut Ett typex. paras och förvaras på enheten. kolkatalogen för högstadiet. Den skickas in av INFO-administratör till kommunarkivet.övriga skolkataloger skickas in om de upprättas. Broschyrer, flyers och dylikt Bevaras på tryckeriet Bevaras 10 år 1 ex bevaras, skickas till kommunarkivet Exempelvis informationsfilmer om verksamheten, gallras om av Filmer och ljudinspelningar D/ Bevaras 10 år ringa betydelse

44 8 Dokumenthanteringsplan Antagen: krivs i första hand i Unikum där de gallras efter att klassen upphört. I vissa fall lämnas det ut i papperform. Utskicket beskriver Informationsutskick, månadsbrev och dylikt I Unikum Vid inaktualitet verksamheten för tex vårdnadshavare, gallras om av ringa betydelse Hemsida Bevaras e kommunenstyrelsens dokumenthanteringsplan ociala medier: inlägg av rutinmässig karaktär Vid inaktualitet e anvisning av medarbetares användning av sociala medier ociala medier: förstasida ociala medier: inlägg av ärendekaraktär D Bevaras 10 år kärmdump ska tas på första sidan. e anvisning av medarbetares användning av sociala medier Moderator ansvarar för att dessa fångas upp ociala medier: Kommentarer av stötande eller kränkande karaktär Omedelbart kärmdump tas om ett inlägg tas bort. Pressmeddelanden + D My news desk/ Ciceron Bevaras 10 år Utgående pressmeddelande diarieförs. Finns även sökbara i My news desk Pressklipp Vid inaktualitet Bevaras bara om det är något som tillför ett ärende något som diarieförs Cookiefiler/globalfiler Vid inaktualitet e K beslut Planera organisation Läsårstider D Ciceron Bevaras 10 år Beslut om elevområden/förskoleområden D Ciceron Bevaras 10 år lutligt klasschema för varje läsår och skolenhet kola 24 Bevaras Efter avslutat läsår chema tjänstefördelning Novaschem/skola 24 Bevaras Efter avslutat läsår Beslut om fördelning av undervisningen mellan årskurserna (timplan) D Ciceron Bevaras 10 år tadieindelad timplan regleras från staten from 1 juli 2018 Beslut om vilka språk som ska erbjudas som språkval D Extens e kommentar Beslut om ämnen som ska erbjudas som elevens val På enheten Vid inaktualitet Prognoser D Ciceron Bevaras 10 år Föra protokoll och mötesanteckningar Dagordningar, kallelser (ex på enheten) I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet Blankett/digitalt sedan registreras valet i Extens. pråkvalet syns även på betyget Bevaras som en del av en utredning. Annars gallras handling vid inaktualitet

45 9 Dokumenthanteringsplan Antagen: Möten med förvaltningsledning Mapp på gemensam yta Bevaras 10 år krivs ut och skickas till Kommunarkivet Interna verksamhetsmöten såsom exempelvis ledningsmöte, chefsmöte och nätverksmöte. I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet Om de ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten.annars ska de bevaras och levereras till kommunarkivet efter 3 år Arbetsgruppsmöten I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet Om de ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Personalkonferens I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet Om de ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Arbetsplatsträffar (APT) I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet 3 år Om de ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten.annars ska de bevaras och levereras till kommunarkivet efter 3 år Kallelse till samverkansmöten Gemensam yta Vid inaktualitet Inklusive handlingar amverkansmöten/mbl förhandling huvudmannanivå protokoll med bilagor Intranätet/närarkivet Bevaras 10 år BUF:sam och Nymansgatans Lok:sam finns i original i Nymansgatans närarkiv amverkansmöten/mbl enhetsnivå protokoll med bilagor Intranätet/enheten Bevaras 10 år Lok:sam på enhetsnivå förvaras på enheten. amverkansmöten/mbl förhandling skolområdesnivå protokoll med bilagor Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhan dling D Ciceron Bevaras 10 år Avtal Intranätet/Pärm HRavdelning Bevaras 10 år ko:sam, förvaras på HR-avdelningen Avtal med konsulter, uppdragstagare D Ciceron Bevaras 10 år Avtal med entreprenör/utförare D Ciceron Bevaras 10 år Avtal rörande upphandling - e Ekonomiadministration Avtal rörande enskild elev D Ciceron Bevaras 10 år Ex. avtal med socialtjänsten eller annan kommun. Personuppgiftsbiträde, avtal med D Ciceron Bevaras 10 år Följa upp verksamheten Följa upp kvalitet Modell för systematiskt kvalitetsarbete D Ciceron Bevaras 10 år På huvudmannanivå

46 10 Dokumenthanteringsplan Antagen: Lägesbedömning på huvudmannanivå D Ciceron Bevaras 10 år Utvecklingsplan på enhetsnivå Gemensam yta Vid inaktualitet Utvecklingsplan på huvudmannanivå D Ciceron Bevaras 10 år Verksamhetsrapporter D Ciceron Bevaras 10 år Övrig dokumentation i det systematiska kvalitetsarbetet D Ciceron Gallras när uppgifterna har ersatts av rapport eller kvalitetsdokume ntation 10 år Dokumentation/handlingar som utgör underlag i rapporter i det systematiska kvalitetsarbetet (huvdmannanivå) Enkätfrågor (i original) D Ciceron Bevaras 10 år Egenproducerade. ammanställning av resultat på enkätundersökning D Ciceron Bevaras 10 år ammanställningar på kommun- och enhetsnivå bevaras Gallras när sammanställning en är klar Egenproducerade enkäter på skolor/förskolor I arkivutrymme på enheten Enkäter som genomförs på enheten. Internkontrollplan D Ciceron Bevaras 10 år Uppföljning av internkontrollplan D Ciceron Bevaras 10 år ammanställning av kontrollpunkter i planen bevaras. Revisionsrapporter D Ciceron Bevaras 10 år Följa upp ekonomi Budget- och verksamhetsuppföljning D Ciceron Bevaras 10 år Delårsrapport (delårsbokslut) D Ciceron Bevaras 10 år Verksamhetsberättelse med årsbokslut D Ciceron Bevaras 10 år Underlag till bokslut Gemensam yta och pärm ek. avdelningen 10 år kickas till tadskontoret på fil Ekonomiska rapporter/sammanställningar inför budgetarbetet Gemensam mapp G Vid inaktualitet Budgetomföringar Gemensam mapp G 5 år Underlaget finns i Agresso Hantera klagomål och synpunkter Rutin för klagomålshantering D Ciceron Bevaras 10 år ynpunkt/klagomål D Ciceron Bevaras 10 år Från kommunens synpunkt- och klagomålshanteringssystem, e- post, brev eller Halmstad Direkt

47 11 Dokumenthanteringsplan Antagen: Klagomål, synpunkter och förslag av rutinartad karaktär 2 år Utredning/svar på sypunkt/klagomål D Ciceron Bevaras 10 år Hantera statisktik Barn-, elev- och personalstatistik till annan myndighet På gemensam yta Vid inaktualitet Gallras när resultaten har skickats till CB. Barn-, elev- och personalstatistik för intern hantering På gemensam yta samt IT-analys Vid inaktualitet Tas ut den 15 varje månad. Underlag för prognoser. Resultat på nationella ämnesprov IT-analys/Extens Gallras Vid inaktualitet Gallras när resultaten har skickats till CB. Betygsstatistik /D Extens/IT-analys Gallras/Bevaras e kommentar Bedriva tillsyn av enskild huvuman Ingår i huvudmannens systematiska kvalitetsarbete- bevaras där. e "Följa upp kvalitet". Gallras när uppgifterna skickats in till CB. Ansökan om godkännande att bedriva enskild förskola D Ciceron Bevaras 10 år Ansökan om rätt till bidrag för pedagogisk omsorg D Ciceron Bevaras 10 år Beslut om godkännande/rätt till bidrag D Ciceron Bevaras 10 år Brev inför tillsyn D Ciceron Bevaras 10 år Handlingar som efterfrågas i samband med tillsyn D Ciceron Bevaras 10 år Tillsynsrapport D Ciceron Bevaras 10 år Klagomål D Ciceron Bevaras 10 år Anmälan, begäran, utredning och beslut Modell för systematiskt kvalitetsarbete D Ciceron Bevaras 10 år Beslut i tillsynsärende D Ciceron Bevaras 10 år Redovisning av vidtagna åtgärder D Ciceron Bevaras 10 år Uppföljningsbeslut i tillsynsärende D Ciceron Bevaras 10 år Bedriva biblioteksverksamhet Beståndsregister Inköpt/prenumerationer kolbiblioteken BOOK-IT Bevaras 10 år Vart tredje år, elektroniskt uttag är att föredra. kolbiblioteken BOOK-IT Bevaras 10 år Förteckning över nyiköpta böcker

48 12 Dokumenthanteringsplan Antagen: tatistik: låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok Uppgift om lån per elev kolbiblioteken BOOK-IT Bevaras 10 år kolbiblioteken BOOK-IT Vid inaktualitet Vid återlämning kolbiblioteken BOOK-IT Vid inaktualitet Register över låntagare Biblioteksplan D I Ciceron Bevaras 10 år trategiplan för skolbibliotek i BUF D I Ciceron Bevaras 10 år

49 13 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretess IT-stöd Handling Administrera skola Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Administrera förskola och skola Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Registrering D= diarieföra = Förvaring före arkivering i ystematiskt centralarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar förvarning P= Förvaras i kriva in och placera elev i grundskola Anmälan till förskoleklass Besked om placering i förskoleklass IT-skolval ITadministration IT-skolval ITadministration skolgång skolgång Finns i IT-skolval Finns i IT-skolval Val av skola D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Blankett inflytt/utflytt Pärm på enheten 1 år Kan även inkomma digitalt i e-tjänsten Beslut om skolplacering D I elevakt Bevaras Gallras när beslut tagits Vid inaktualitet Ansökningar angående elevs skolgång Yttrande m.a.a. elev i annan kommuns skola D Ciceron Bevaras 10 år Begäran om yttrande m.a.a. mottagande av elev från annan kommun D Ciceron Bevaras 10 år Beslut om skolpliktens tidigare upphörande D I elevakt Bevaras Beslut om tidigare skolstart D I elevakt Bevaras Beslut om uppskjuten skolplikt D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Lämnas till rektor Beslut om uppskjuten skolplikt tas av skolområdeschef och diarieförs och förvaras i närarkivet till dess att eleven har en elevakt.

50 14 Dokumenthanteringsplan Antagen: Ansökan och beslut om att gå om en årskurs D I elevakt Bevaras Ansökan och beslut om att flyttas upp till en högre årskurs D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång I pärm på barn- och elevenheten Bevaras 1 år Utskrift sker från IT den 15 sept Klasslistor Information och erbjudande om lovskola I elevakt Bevaras 10 år NY Ta emot nyanlända barn och elever Avisering asylsökande Pappersform Kärnhuset 1 år Inskrivningssamtal i samband med nyanländ elev D I elevakt Bevaras Kartläggning av nyanländas kunskaper D I elevakt Bevaras Ansökan om modersmål Ansökan om modersmålsstöd Ansökan studiehandledning Anmälan till utbildning nyanlända Blankett för avslut av modersmål Brev till vårdnadshavare med anledning av att lämplig lärare saknas/färre än fem elever Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång teg 1, 2 och 3 När eleven fått Pappersform Kärnhuset, digitalt kö erbjudande om plats Pappersform Kärnhuset Vid nytt läsår Vårdnadshavare ansöker Pappersform Kärnhuset, digitalt kö Vid nytt läsår Digitalt på webben/pärm Kärnhuset Grupplistor modersmål På gemensam yta Pärm Kärnhuset/På gemensam yta Utvärdering av studiehandledning D/ Inhämta information om elev 4 år e kommentar Läsårsvis se kommentar e kommentar Kontaktlistor Dexter/på enheten Vid inaktualitet Information från Migrationsverket om asylsökande barn/ungdomar i Halmstads kommun Om eleven tackar ja sparas ansökan med kontaktuppgifter hos modersmålsläraren tills eleven avslutar sin undervisning. Om vårdnadshavaren tackar nej gallras ansökan. Framgår av dokumentation hos handläggaren vilka som tackat ja och nej. kolan inkommer med ansökan. Alla som beviljats studiehandledning registreras i Extens Inkommer via Artvise. kickas via e-post till skolan (gallras då eleven skrivs in i skolan). Utskrift förvaras på Kärnhuset och gallras efter 4 år. Digitala listor - uppdateras löpande Digitala listor bevaras tills eleven gått ut årskurs 9 pga diskussioner om betyg- Avslut i pappersform gallras läsårsvis Pärm Kärnhuset/På gemensam yta 2 år I elevakten/ Pärm Kärnhuset e kommentar Kopia bevaras i elevakten. Kärnhusets blankett gallras efter 2 år.

51 15 Dokumenthanteringsplan Antagen: amtycke gällande utlämnande av sekretessuppgift och handlingar D I elevakt Bevaras amtycke till publicering av bilder samt upplysningar om allergier specialkost mm Finns hos mentor ITmedgivande I elevakten/pärm på enheten Vid inaktualitet Gallras när eleven slutar vid skolan. skolgång Avtal läsplatta/dator/cromebook Regler för dig som använder skolans IT-verktyg och internet (information om PUL) GPPR) På enheten Vid inaktualitet När nya regler skrivs på eller elev slutar i verksamheten Handlingsplan vid skyddad identitet D I elevakt Vid inaktualitet När eleven inte är skyddad längre kan handlingsplanen gallras kydd av personuppgifter i verksamhetssystem I IT Vid inaktualitet När eleven inte är skyddad längre Formulär vid utlflykt/resa Intranätet funktionsbrevlåda Vid inaktualitet 1 år Formulär på intranätet som kommer in som e-post i funktionsbrevlåda Försäkran från vårdnadshavare vid transport Hos mentor Vid inaktualitet När eleven slutat i verksamheten Antagningsbesked till gymnasiet På skolan Vid inaktualitet Om antagningsbesked till gymnasiet har skickats till skolan kan det gallras när eleven påbörjat sina gymnasiestudier. NY Ta emot elev i grundsärskola Ansökan om att bli mottagen i särskola D I elevakt Bevaras Beslut om att ta emot/ej ta emot elev i särskola D I elevakt Bevaras Beslut om att ta emot elev i särskola på försök D I elevakt Bevaras Pedagogisk/social/medicinsk/psyk ologisk bedömning m.a.a. särskola D I elevakt Bevaras Ny prövning eller uppföljning av beslut om att ta emot elev i särskola D I elevakt Bevaras Beslut om integrerad elev D I elevakt Bevaras Beslut om att skriva ut elev från särskola D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Alla utredningar finns i elevakten. Kopia finns hos centrala barn- och elevhälsan för uppföljningen av dessa elever. Kopiorna gallras vid inaktualitet.

52 16 Dokumenthanteringsplan Antagen: Beslut om att elev ska läsa ämnen/ämnesområden enligt grundskolans kursplan D I elevakt Bevaras Beslut om särskild inriktning träningsskola D I elevakt Bevaras Bevaka skolplikt (närvaro, ledighetsansökan) Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång kolpliktsbevakning Vid inaktualitet Kontroll görs i Extens Förfrågan om skolgång nyinflyttad elev Brev till vårdnadshavare med information om skolplikten på grund av att eleven befinner sig utomlands Brev till vårdnadshavare med /D Pärm planeringsavdelningen Gallras när eleven slutat Pärm planeringsavdelningen / I elevakt Bevaras 10 år Brevet sänds ut av barn- och elevenheten och när ärendet är avslutat skickas detta tillsamans med förfrågan om skolgång utomlands för diarieföring i elevakten. För statistik behålls en kopia på barn- och elevenheten under 1 år. NY anledning av skolplikt D Ciceron. Bevaras 10 år När elev hålls hemma från skolan och det är fråga om ev. vite Kommunala skolor lämnar uppgifter via intranätet som tas om hand om av Uppgift Anmälan till huvudman/kommunen om frånvaro D/ barn- och elevhälsan. Anmälan sätts in i elevakten. ammanställning diarieförs. Fristående skolor lämnar uppgifter på blanketter som diarieförs i Ciceron. Intranätet/Ciceron /Elevakt. Bevaras 10 år Pärm planeringsavdelningen Förfrågan om skolgång utomlands /D / I elevakt Bevaras 10 år Vitesföreläggande D Ciceron. Bevaras 10 år Överklagande gällande vitesföreläggande D Ciceron. Bevaras 10 år Befrielse från undervisning D I elevakt Bevaras Vid inaktualitet 5 år efter Närvarolista Elevens daglig avslutad närvaro/frånvaro kola 24 skolgång Frånvaro, sammanställning (t.ex. e anmärkning mån, år läsår) kola 24 Bevaras Efter avslutad skolgång Ledighetsansökan och beslut om ledighet mindre än 10 dagar per läsår På enheten Vid läsårsslut NY Administreras av barn- och elevenheten, när ärendet är avslutat skickas handlingen till elevens elevakt. Kopia sparas i 1 år för statistik. NY Ogiltig frånvaro sammanställs på terminsbetygen. ammanställnig av frånvaro görs till nämnden varje termin.

53 17 Dokumenthanteringsplan Antagen: Ledighetsansökan och beslut om ledighet mer än 10 dagar per läsår samt nekad ledighet /D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Information till vårdnadshavare samma dag om frånvaro ms/e-post Vid inaktualitet Via skola24 Administrera förskola/fritidshem Placera barn/elever i förskola/pedag.omsorg/fritidshem Beslut om nekad ledighet samt beviljad ledighet mer än 10 dagar per läsår diarieförs. Övriga ansökningar/beslut gallras vid läsårsslut. Anvisningar för förskolans uppdrag D Ciceron Bevaras 10 år Ansökan om plats i Digitalt i IT-förskola Gallras vid förskola/fritidshem administration inaktualitet 3 år 3 år efter barnet/eleven slutat i verksamheten Ansökan om plats på kommunal förskola med utökade öppettider Platserbjudande Placeringsavtal var/beslut placeringserbjudande Beslut/underlag om plats pga omsorgsbehov eller behov av särskilt stöd ( -placeringar) Förteckning över placerade barn Uppsägning av plats Pärm på planeringsavdelningen Gallras vid inaktualitet 3 år Digitalt i IT-förskola administration Vid inaktualitet När barnet/eleven slutat i verksamheten Digitalt i IT-förskola administration Vid inaktualitet När barnet/eleven slutat i verksamheten Digitalt i IT-förskola administration Vid inaktualitet När barnet/eleven slutat i verksamheten 3 år efter Pärm på beslutets planeringsavdelningen avslutsdatum Rektor/förskolechef beslutar. Finns i närarkivet. Gäller även fritidshemmet. Digitalt i IT-förskola Bevaras/se administration kommentar Bevaras i IT-systemet IT-administration Digitalt i IT-förskola 2 år 3 år från administration uppsägning Bevaras i IT-systemet IT-administration Behov av annan plats vid planeringsdag Barn- och elevenheten vid inaktualitet NY Gallras två år efter barnet Beslut om avstängning pga utebliven betalning Pärm på ekonomiavdelning slutat i verksamheten Beslutet delegationsanmäls och detta finns på lista Frånvaro/närvarolistor Förvaras på respektive förskola/fritids 3 år

54 18 Dokumenthanteringsplan Antagen: Uppgifter om vistelsetid/schema Digitalt i IT-förskola administration Vid inaktualitet Finns i IT-systemet IT-förskola, ändras när vårdhadshavare lägger inte schema Inkomstuppgift Inhämta information om barn/elev IT-förskola administration/pärm barn- och elevenheten 2 år Digitalt i IT-förskola administration Bevaras/se kommentar 3 år Gallras efter 2 år barnet slutat Bevaras i IT-systemet IT-förskola administration. Finns även i krispärm på förskola Kontaktlista/barnkort amtyckte till publicering av bilder samt upplysningar om allergier Pärm på specialkost, hämtning/lämning skolan/förskolan ITmedgivande (PUL) GDPR Vid inaktualitet När barnet/eleven inte går kvar längre Handlingsplan vid skyddad identitet D I elevakten Vid inaktualitet När eleven inte är skyddad längre kan handlingsplanen gallras kydd av personuppgifter i verksamhetssystem I IT Vid inaktualitet När eleven inte är skyddad längre Formulär vid utlflykt/resa Intranätet Vid inaktualitet Försäkran vid transport Genomföra utredningar och göra överklagan Utreda I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet När barnet/eleven slutat i verksamheten Arbetsmaterial e kommentar Arbetsmaterial i form av utkast, koncept, kladdar korrekturer som utgör förstadier till definitivt utformad handling (dvs. mellanprodukter) gallras vid inaktualitet. Material som tillför sakuppgift bevaras. Undersökningar/utredningar utifrån särskilda beslut D Ciceron Bevaras 10 år Ex. utredningar utifrån beslut i nämnden Överklaga Överklagan av beslut D Ciceron Bevaras 10 år Överklagan av domstolsbeslut D Ciceron Bevaras 10 år Lämna yttranden Yttranden till myndighet D Ciceron Bevaras 10 år Ex. kommunalbeslut, beslut som fattats på delegation eller beslut av rektor/förskolechef Ex. kolinspektion eller Barn- och elevombudet, skolväsendets överklagandenämnd Yttrande om skadeståndsanspråk D Ciceron Bevaras 10 år Med anledning av kränkande behandling

55 19 Dokumenthanteringsplan Antagen: Yttrande till domstol D Ciceron Bevaras 10 år Lämna svar på motion eller remiss var på motioner D Ciceron Bevaras 10 år Remissvar D Ciceron Bevaras 10 år Administrera nämnden Planera nämndssammanträden Kallelser till nämnd D Ciceron 2 år Föreberda ärenden Tjänsteskrivelser med förslag till beslut D Ciceron Bevaras 10 år Beslutsunderlag D Ciceron Bevaras 10 år Arbetsmaterial tjänsteskrivelser/beslutsunderlag Vid inaktualitet, fortlöpande Förteckning/lista över anmälda delegationsbeslut D Ciceron Bevaras 10 år Hantera efterarbetet Protokoll nämnd D/ Ciceron BUF närarkiv Bevaras 10 år Original av protokoll finns i BUF:s närarkiv. I ciceron förvaras protokollet digitalt Omröstningslista Gallras efter sammanträde Fylls i protokoll och gallras därefter Reservationer, skriftliga /D BUF:s närarkiv Bevaras 10 år Ingår i protokollet Yrkanden, skriftliga /D BUF:s närarkiv Bevaras 10 år Ingår i protokollet Protokollsanteckning /D BUF:s närarkiv Bevaras 10 år Ingår i protokollet Justeringsanslag /D BUF:s närarkiv Bevaras Original ingår i protokollet. Kopia till anslagstavla som gallras vid inaktualitet Minnesanteckningar presidie Vid inaktualitet Hantera uppgifter gällande politiker Listor på förtroendevalda Troman Bevaras 10 år Uppdateras kontinuerligt av kommunledningsförvaltningen sköter leveransen till kommunarkivet Närvarolista och underlag för arvoden (nämnd) kickas till HR efter sammanträde 2 år Behandlas som löneunderlag och utbetalning sker genom lönesystemet. Ersättning för förlorad arbetsinkomst kickas till HR efter sammanträde 2 år Behandlas som löneunderlag och utbetalning sker genom lönesystemet. Adresslistor förtreoendevalda Troman Vid inaktualitet

56 20 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretessförbindelse förtroendevalda D Ciceron Bevaras 10 år Diarieförs efter mandatperiodens slut Lista på vilka som har läsplatta Agresso Vid inaktualitet ammanställning görs i ekonomisystemet (kommunledningsförvaltningen) Postöppningsmedgivande förtreoendevalda Pärm hos sekreterare Vid inaktualitet Hantera allmänna handlingar Hantera arkivfrågor Arkivbeskrivning D Ciceron. Bevaras 10 år Arkivförteckning D Ciceron. Bevaras 10 år Dokumenthanteringsplan D Ciceron. Bevaras 10 år Gallringsbeslut D Ciceron. Bevaras 10 år Utöver dokumenthanteringsplan Leveranskvitto (enhetsnivå till kommunarkivet) Pärm på enheten 3 år Kopia (orignal finns i kommunarkivet) Leveranskvitto (Huvudmannanivå) D Ciceron. 3 år Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndighet Föra diarium/register 0 Elevakt På respektive enhet Bevaras När elev slutat Bevaras/se Diarieplan D Ciceron. kommentar Kommunövergripande finns i Ciceron Diarielogg D Ciceron. Bevaras 10 år Registerförteckning PUL enligt GDPR D Ciceron. Draftit Bevaras e kommentar 10 år Dokumentet återskapas uppdateras kontunuerligt Avskrifter, kopior och dubletter Gallras fortlöpande Postlista D Ciceron. Bevaras 10 år Begäran om registerutdrag samt registerudrag enligt GDPR D Ciceron. 2 år Anmälan av personuppgiftsincident internt D Ciceron. Bevaras 10 år NY

57 21 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anmälan av personuppgiftsincident dataskyddsombud till Datainspektionen D Ciceron. Bevaras 10 år Hantera handlingar och korrespondens Inkomna/utgående handlingar och korrespondens av betydelse för verksamheten D Ciceron/elevakt Bevaras 10 år Tillförs upprättat/befintligt ärende. Om det rör ett elevärende ska det diarieföras i elevakten. Inkomna/utgående handlingar och korrespondens av tillfällig/ringa betydelse för verksamheten Vid inaktualitet Inkommen/utgående E-post av betydelse D Ciceron/elevakt Bevaras 10 år Vid inaktualitet, Inkommen/utgående E-post ringa efter betydelse, vidarebefordring vidarebefordran Gallras efter Röstbrevlådemeddelande/ M utskrift/ tillförts av betydelse D Ciceron/elevakt ärende 10 år Röstbrevlådemeddelande/ M Gallras efter ringa betydelse avlyssning/ läst Inkomna skrivelser för kännedom från övrig verksamhet i kommunen Vid inaktualitet Cirkulär, tidskrifter, informationsmaterial Vid inaktualitet Elektroniska spår på internet Vid inaktualitet e K beslut Inbjudningar Gallras vid inaktualitet, fortlöpande Enkäter, svar D/ e anmärkning Mottagningsbevis/ kvitto på rekommenderat brev Vid inaktualitet Hantera kolskjuts I Halmstad kommun får du radera e-postmeddelanden av mindre betydelse omgående. e K beslut Tillförs upprättat/befintligt ärende. Om det rör ett elevärende ska det diarieföras i elevakten. Meddelande som ingår i eller initierar nytt ärende. Gallring efter överföring via papper till diarieakt. Gallras vid inaktualitet om svaren inte bedöms innehålla information av vikt för verksamheten att spara. Diarieförs i så fall. Bedömning görs utifrån hur länge det kan vara viktigt ur bevissynpunkt- tex överklagningstid

58 22 Dokumenthanteringsplan Antagen: Administrera skolskjuts Ansökan och beslut växelvis skolskjuts eller val av annan skola blankett D Ciceron. Bevaras Efter avslutad grundskola Inkommer via e-tjänsten Abou Avtal D Ciceron. Bevaras 10 år Med Hallandstrafiken kolskjutsregler D Ciceron. Bevaras 10 år Beslut skolskjuts för skolskjutsberättigade elever Gemensam yta 2 år Om ansökan ej gäller växelvis boende eller om ärendet överklagas tatistik till Hallandstrafiken Vid inaktualitet Elevuppgifter lämnas över till Hallandstrafiken E-postkorrespondens/artvise /D Pärm skolskjutssamordnare/ Ciceron Bevaras 10 år Bevaras då handlingens innehåll inte är av ringa värde. Busskortslistor Gemensam yta (excel dokument)/kolservice 2 år Bevaras/se kommentar Från och med läsåret 18/19 enbart i Hallandstrafikens webbtjänst kolservice. Beslut om skolskjutsplan kjuts + kolskjutsplanen i sin helhet finns i kjuts+ Lista på elever som har skolskjuts via taxi Gemensam yta Vid inaktualitet Mall för beställning av taxi Gemensam yta 1 år Beställningsunderlag kommer sparas på gemensam yta. Elevförteckning, skjutsturer, fordonspark På fil i kjuts+ 3 år Elevförteckning kan tas ut för enskilt år. Intyg, läkarintyg D Ciceron. Bevaras 10 år Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade D Ciceron. Bevaras 10 år Hantera lokaler Lokaler och egenkontroll Egenkontroll Pärm på skol- eller förskoleenheten Vid inaktualitet Åtgärdsplan utifrån brister i egenkontrollen Pärm på skol- eller förskoleenheten Vid inaktualitet Inspektionsrapport från Miljö och hälsa D Ciceron. Bevaras 10 år Anmälan om uppstart av verksamhet enligt 38 D Ciceron. Bevaras 10 år

59 23 Dokumenthanteringsplan Antagen: Filmer från kameraövervakning Respektive kamera Vid inaktualitet Raderas automatiskt Funktions och lokalprogram D Ciceron. Bevaras 10 år Information från fastighetskontoret krivelse/missiv D Ciceron. Bevaras 10 år Handlingar rörande OVK (obligatorisk ventilationskontroll) (kopia) Vid inaktualitet Resultat av OVK anslås på enheten Felanmäla problem med fastighet Polisanmälan Felanmälan Intranätet Vid inaktualitet, då felet är åtgärdat Felanmälan görs via Intranätet. Polisanmälan Hyra ut lokaler Pärm planeringsavdelningen 2 år Handlingar rörande uthyrning av Gallras se lokaler anmärkning Nyckelkvittenser Vid inaktualitet Hantera arbetsmiljö Polisanmälningar rörande inbrott och skadegörelse ej personrelaterat Original gallras efter 2 år, kopior på original kan gallras vid inaktualitet. Kontrakt som skrivits mellan skolan/förskolan och annan part gallras 2 år efter att avtalet upphört att gälla. Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöutredningar (tex konsult om inomhusmiljö eller teamutveckling) D Ciceron. Bevaras 10 år Protokoll arbetsmiljö (skyddsronder etc) D Gemensam yta Bevaras 10 år Dokumentation över systematiskt arbetsmiljöarbete D Ciceron. Bevaras 10 år AM-enkät görs av samtliga skolledare i slutet av varje år. Riskbedömning av arbetsmiljön +D Enheten/Ciceron. Bevaras 10 år Omfattande riskbedömning bevaras Planer gällande arbetsmiljön kol- eller förskoleenheten Bevaras 10 år Beställning och protokoll av ex kol- eller ljud- och luftmätning ammanställning av verksamhetens behov förskoleenheten Bevaras 10 år Beställs av Previa företagshälsovården kol- eller Gäller smärre verksamhetsförändringar, skyddsåtgärder och inventarier. förskoleenheten Vid inaktualitet Kan vara kopplat till skyddsronden

60 24 Dokumenthanteringsplan Antagen: Fördelning av arbetsmiljöuppgifter P Personalakt Bevaras anställning e anvisning gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom Halmstads kommun Olycksfallsblankett /D I elevakt Bevaras skolgång Blanketten skickas till samverkan, originalet sparas i elevakten Tillbud barn och elev Hos ansvarig chef Vid inaktualitet Rapporteras i samverkan ammanställning av olyckor och tillbudsanmälningar D Ciceron Bevaras 10 år Tillbud och olyckor, personal Gällande personal se flik under personaladminisatration Blankett hot och våld elev/barn /D Ansvarig chef/ I elevakten Bevaras skolgång Gällande elever diarieförs i elevakten. Rapporteras i samverkan där det sammanställs. Beslut från Arbetsmiljöverket D Ciceron Bevaras 10 år Anmälan till Arbetsmiljöverket ker digitalt e kommentar Förteckning över farliga varor I-Chemestry/Enheten Bevaras 10 år Livsmedelskontroll D Ciceron Bevaras 10 år Hantera Kulturskolan Arbetsgivare ska anmäla allvarliga tillbud och arbetsskador samt hot och våld till AMV. Kvitto på att anmälan är mottagen läggs i Personalakt/elevakt kola- detta finns i I-chemestry.Upprättas årsvis, finns i enhetens pärm för egenkontroll- förskolan Administrera Kulturskolan Anmälningsblanketter Kulturskolan 3 år Efter eleven slutat Beslut om avgiftsbefrielse från kulturskoleavgift Pärm ekonomienheten 10 år Avgångslista Extens Bevaras 10 år På fil i Extens Ansvarsförbindelse för hyra av instrument Kulturskolan Vid inaktualitet Informationsbroschyr Kulturskolan Bevaras 10 år Utbud inom scenkonst för åk F-9 Kulturskolan Bevaras 10 år Region Halland, arrangörskontrakt Kulturskolan 3 år Kontrakt med fria aktörer inom scenkonst Kulturskolan 3 år Efter att avtalet löpt ut Kontrakt med fria aktörer inom skapande skola Kulturskolan 3 år Kopia tas ut en gång/termin Efter att avtalet löpt ut Utbudskatalog skapande skola Kulturskolan Bevaras 10 år Planering av kulturupplevelser Kulturskolan 10 år chema IT 5 år Avtal externa kunder D Ciceron Bevaras 10 år Direktupphandling av noter mm Tendsign 5 år I ystemet Tendsign

61 25 Dokumenthanteringsplan Antagen: Deltagarlistor lägerverksamhet och ensemble IT (Extens) och Hypernet) 3 år Avtal, kontrakt D Ciceron Bevaras 10 år Verksamhetsberättelse, kulturskolan D Ciceron Bevaras 10 år Hantera KomTek Administrera KomTek Kursanmälan Digitalt Vid inaktualitet

62 26 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretess Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Bedriva undervisning i skolan och förskolan IT-stöd Handling Planera undervisning Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Registrering D= diarieföra = ystematiskt förvarning P= Förvaras i personalakten Förvaring före arkivering i centralarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Planera elevs undervisning Pedagogisk planering Unikum Bevaras Individuell utvecklingsplan (IUP) i Unikum används begreppet Kunskaper, bedömningar av kunskaper Unikum Bevaras e även under "Följa elevens lärande och utveckling" Ansökan om modersmålsundervisning e flik administrera ta emot nyanlända Anmälan och beslut om svenska som andraspråk D I elevakten Vid inaktualitet När eleven slutat skolan. Barn- och elevenheten får en kopia för att registrera uppgiften i Extens, sedan gallras den. pråkvalsblankett med beslut På skolenheten Vid inaktualitet Information förs in i digitala systemen Elevens val, blankett På skolenheten Vid inaktualitet Kan ske digitalt/blankett. Framgår av Unikum samt betyg Omvalsblankett och beslut(språk) D I elevakten Bevaras skolgång Läromedel, egenproducerade Bevaras 1 år 10 år Ex egenproducerade böcker, instruktionsfilmer mm. Ett exemplar bevaras. Material som har använts för hela skolan Läromedel förteckningar På enheten Bevaras 10 år NY Läromedel, beställningar Läromedia 2 år Handlingar rörande elevs praktik/prao Vid inaktualitet

63 27 Dokumenthanteringsplan Antagen: Ansökan om specialpedagogiskt stöd i idrott och hälsa På Kärnhuset Vid inaktualitet Dokumentera undervisning Dokumentation Handlingar från ex studieresor Dokumentation av skolprojekt I arkivutrymme på enheten Bevaras Efter avslutat läsår I Unikum, gemensam Vid inaktualitet mapp Bevaras Elevens arbetsdokumentation Vid inaktualitet Lärarkalender/lärarens löpande anteckningar e kommentar Webbsidor Vid inaktualitet Bloggar/inlägg i bloggar/lärlogg Unikum Gallras vid inaktualitet e kommentar I arkivutrymme på koltidning skolenheten Bevaras Efter avslutat läsår Följa elevens lärande och utveckling Dokumentation i form av text, film, bilder, teckningar etc.gäller även material i appar. Gallras när elev slutat på skolan Anteckningsbok, almanacka eller dylikt där lärare eller rektor för löpande anteckningar. Uppgifter med betydelse för ett ärende ska kopieras eller dokumeneras på annat sätt och överföras till ärendet innan gallring, tex uppgifter gällande likabehandling. Kan gallras efter 3 år om viktig information har säkerställts. Webbsidor som används i samband med att undervisa och lära ut. För hantering se kommunens riktlinjer Bloggar som används i samband med att undervisa och lära ut kan gallras vid inaktualitet. Meddelande/lärlogg på klass/gruppnivå i Unikum klassblogg/skolblogg gallras automatiskt efter varje läsår. Andra bloggar, se tyra och leda Följa upp lärande och utvecklingssamtal Bedömningsstöd i åk 1 och 2 (svenska, svenska som andraspråk och matematik) På enheten Vid inaktualitet Resultatet gällande bedömningsstöd i åk 1 och 2 (svenska, svenska som andraspråk och matematik) Dexter Bevaras Resultaten finns i Dexter NY Det som finns i pappersform förs in i Unikum och materialet i papper kan sedan gallras NY

64 28 Dokumenthanteringsplan Antagen: Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut. Egenproducerade skriftliga tester och prov Vid inaktualitet Elevlösningar på prov både i pappersform och digitala sparas till dess betyg är satt. Provresultat sammanställning Vid inaktualitet ammanställningar över resultat i nationella prov i svenska På enheten Bevaras 1 år kickas till kommunarkivet tillsammans med elevlösningarna Elevlösningar nationella ämnesprov svenska/ svenska som andraspråk På enheten Bevaras 1 år e rutin angående nationella prov Elevlösningar och resultatsammanställning nationella ämnesprov övriga ämnen På enheten Individuell utvecklingsplan (IUP) som innehåller dokumentation från utvecklingssamtal Unikum Förbereda och föra utvecklingssamtal 5 år efter provåret Bevaras se även kommentar En IUP innehåller lärarens omdömen om elevens kunskapsutveckling och vilka insatser skolan behöver göra för att eleven ska nå så långt som möjligt. I Unikum används begreppet Kunskaper och bedömningar av kunskaper. IUP innehåller även dokumentation från utvecklingssamtal och överenskommelser. Om dokumentation finns inför utvecklingssamtalet i pappersform kan dessa gallras. Dokumentation utvecklingssamtal I Unikum e kommentar Anteckningar från utvecklingssamtal och liknande kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifter för uppföljningm.m. dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram. Överenskommelse från utvecklingssamtal I Unikum Bevaras Lista över elever som ej uppnått gymnasiebehörighet (överlämning) På gemensam yta Vid inaktualitet NY Hantera behov av stöd angående skolsvårigheter m.m. Anteckningar från samtal med elever gjorda av lärare, kurator, YV Vid inaktualitet Anteckningar från samtal med elever gjorda av skolpsykolog PMO Bevaras Efter avslutad skolgång Journalförs Anteckningar från samtal med elever gjorda av skolsköterska PMO Bevaras Efter avslutad skolgång Journalförs Uppgifter av vikt ska överföras till annan handling innan den gallras. Ex. likabehandlingsärende, åtgärdsprogram

65 29 Dokumenthanteringsplan Antagen: Ansökan om stöd från Halmstads centrala elevhälsa /D Digital ansökan Intranätetfunktionsbrevlåda Gallras när ärendet är avslutat Logoped/psykolog hörselpedagog/specialpedagog dokumenterar insatser i PMO Tester, utredningar, observationer gjorda av elevhälsan D I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång Extra anpassning i undervisningen I Unikum Bevaras Utredning behov av stöd /D I Unikum/I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång amråd med elevhälsan krivs ut i samband med åtgärdsprogrammet Beslut om att inte upprätta åtgärdsprogram I Unikum/ I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Kopia av beslutet läggs i elevakt Utredning om särskilt stöd samt beslut om åtgärdsprogram för elev samt uppföljning och utvärdering /D I Unikum/ I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Kopia av åtgärdsprogram och beslut ska läggs i elevakt. Uppföljning/utvärdering åtgärdsprogram I Unikum Bevaras Överklagan åtgärdsprogram D Ciceron Bevaras Efter avslutad skolgång Beslut placering särskild undervisningsgrupp/enskild undervisning D I Unikum e kommentar Ingår i åtgärdsprogrammet ärskild undervisning, handlingar rörande undervisning på tex sjukhus D I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång e L kap 24 Överklagas till kolväsendets överklagandenämnd. Kan innehålla överklagan om beslut i särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång. Beslut anpassad studiegång I Unikum/ I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång Kallelse till möte åtgärdsprogram eller elevvård Gemensam yta Vid inaktualitet Ansöka om extra insatser i verksamhet Ansökan och beslut om tilläggsbelopp med bilagor /D Ciceron Bevaras 10 år ätta betyg Ingår i åtgärdsprogrammet, ska meddelas barn- och elevenheten som skrivs ut från Unikum och registreras i elevakt Kallelse till vårdnadshavare. Gallras om vårdnadshavare deltagit i mötet. Ansökan innehåller sekretess och ska diarieföras. Beslutet diarieförs också för att hålla ihop ärendet och kunna få statistik.gällande fristående huvudman se flik hantera ersättning barn och elev

66 30 Dokumenthanteringsplan Antagen: ätta betyg Bedömningsmatris för betygsättning Unikum Bevaras 1 år Betygskatalog och betygssammanställningar barn- och elevenheten Bevaras 1 år Kopior av slutbetyg Barn- och elevenheten Bevaras 1 år Original lämnas till elev. Avgångsintyg D I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång Anmälning till prövning med bilagda handlingar Vid inaktualitet Resultat av prövning m anteckning om betyg Bevaras Efter avslutad skolgång Ingår i betygskatalogen Omprövning av betyg, beslut/handlingar D I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång kriftlig bedömning vid betyg icke godkänt amverka med elev och vårdnadshavare Dokumentation från samverkan Tillsammans med slutbetyg Bevaras 1 år Anteckningar konferens om enskild elev D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Protokoll från olika elevforum, ex elevråd/styrelse, klassråd Pärm/digital förvaring i harepoint Bevaras 5 år Protokoll/anteckningar rörande elevarbetsgrupper (matråd mm) I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet Om en elev avgår från utbildningen hos en huvudman utan att slutbetyg utfärdas I det fall där ett icke godkänt betyg sätts i ett avslutat ämne ska en skriftlig bedömning av elevens kunskapsutveckling i ämnet ges. Av bedömningen får också de stödåtgärder som har vidtagits framgå. Bedömningen ska undertecknas av läraren. Anteckningar från forum för samråd Läggs på skolbloggen i Unikum alternativt på G-mapp. paras på gemensam yta och publiceras för vårdnadshavare på skolbloggen i Unikum. Bevaras kolbloggen gallras. Finns digitalt i Unikum

67 31 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anteckningar från föräldramöte I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet Korrespondens med vårdnadshavare/elev/annan med uppgifter väsentliga för eleven D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Bedriva undervisning i förskolan Planera undervisning Pedagogisk planering Unikum Bevaras Finns digitalt i Unikum Bloggar/inlägg i bloggar/lärlogg Dokumentera och följa upp undervisning Vid inaktualitet e kommentar Bloggar som används i samband med att undervisa och lära ut gallras vid inaktualitet. I Unikum förskolans blogg/skolblogg gallras automatiskt efter varje läsår. Förskolans och avdelningens blogg gallras inte. Andra bloggar, se tyra och leda Barnets lärlogg Barnets portfolio Unikum Gallras när barnet slutar i verksamheten Bevaras Kan innehålla dokumentation av utvecklingssamtal, dokumentation kring barnets utveckling mm, beskrivningar av vad hänt på förskolan, barnets egna alster. lämnas till vårdnadshavare. Barnets portfolio Vid inaktualitet Fysiska alster lämnas till vårdnadshavare Pedagogisk dokumentation på gruppnivå Unikum Förbereda och föra utvecklingssamtal Bevaras/se kommentar Dokumentation utvecklingssamtal Unikum e kommentar Överlämna information till skolan /D e kommentar skolgång Ge barn särskilt stöd Ansökan om stöd från Halmstads centrala elevhälsa Digital ansökan Intranätetfunktionsbrevlåda Gallras när ärendet är avslutat Kan se mycket olika ut, tex loggböcker, fotografier, filmer, anteckningar. Endast sammanfattande dokumentation med slutsatser ska bevaras. Dessa visar på verksamhetens nuläge och utveckling. Arbetsmaterialet gallras vid inaktualitet. Anteckningar från utvecklingssamtal och liknande kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m. dokumenterats i t.ex. handlingsplaner. Informationen lämnas till skolan om samtycke finns och Tillförs elevakten om det är av vikt för eleven. Gäller vid överångar Logoped/psykolog hörselpedagog/specialpedagog dokumenterar insatser i PMO

68 32 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anteckningar från möte med vårdnadshavare, habilitering, andra myndigheter +D På förskolan e kommentar Handlingsplan amverka med vårdnadshavare I arkivutrymme på enheten e kommentar Korrespondens med vårdnadshavare/barn/annan med uppgifter väsentliga för barnet /D Ciceron Bevaras 10 år Inhämtat samtycke I arkivutrymme på enheten Gallras när barnet slutar i verksamheten Diarieförs om uppgifterna innehåller sekretess. Kan gallras om uppgifterna inte tillför ärendet något. Planer för att möta barn i behov av stöd, tex vid funktionsnedsättning. Kan ibland ingå i överlämning till skolan och bli en del av elevakten. Om inte gallras 1 år efter barnet slutat på förskolan Innehåller uppgifterna sekretess ska dessa diarieföras annars systematiskt ordnat på enheten Anteckningar från forum för samråd Anteckningar från föräldramöte I Unikum/Enheten paras på gemensam yta och publiceras för vårdnadshavare på skolbloggen i Unikum. Bevaras I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet 5 år Om de finns i Unikum bevaras dessa. Om de sparas på enheten ska de skickas in till kommunarkivet. Finns digitalt i Unikum

69 33 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretess IT-stöd Handling Trygghet och studiero Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Hälsa och trygghet Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Registrering D= diarieföra = Förvaring före arkivering ystematiskt i kommunarkiv förvarning P= Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Förvaras i personalakten Förebyggande och främjande arbete för att motverka och förhindra kränkande behandling Ordningsregler, L 5:5 I arkivutrymme på enheten Bevaras 10 år Trivselundersökningar/enkäter I arkivutrymme på enheten Bevaras 10 år ammanställning bevaras ej enskilda svar. Kartläggningar av riskfaktorer I arkivutrymme på enheten e kommentar När resultatet förts över i planen mot kränkande behandling kan det gallras Plan mot kränkande behandling, L 6:8 D Ciceron. Bevaras 10 år Kopia förvaras på enheten och gallras vid inaktualitet. Vidta åtgärder vid kränkningar Anmälan till huvudmannen, L 6:10 D Via webbformulär Intranätet e kommentar 10 år Efter avslutad Utredning och beslut, L 6:10 D I elevakten Bevaras grundskola Hantera diciplinära åtgärder Beslut om utvisning ur undervisningslokalen, L 5:7 D I elevakten Bevaras Beslut om kvarsittning, L 5:8 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Efter avslutad grundskola Anmälan görs i ett webbformulär på intranätet. ammanställs av kvalitetsavdelningen. ammanställningen diarieförs i Ciceron och tas upp i BUN. Anteckning om att skett och varför Anteckning om att skett och varför

70 34 Dokumenthanteringsplan Antagen: Utredning, L 5:9 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Händelseförloppet kriftlig varning, L 5:11 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Beslut om tillfällig omplacering, L 5:12 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Beslut om tillfällig placering vid annan enhet, L 5:13 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Beslut om avstängning, helt eller delvis, L 5:14 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Kopia på blanketten ska skickas till registrator för diarieföring Yttrande, inför avstängning, L 5:16 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola ka framgå av blanketten Information till huvudman, avstängning, L 5:16 D Ciceron. Bevaras 10 år informeras om antal avstängningar 2 ggr per år. Anteckning att information gått till huvudman görs i elevakten. Information till socialnämnden, avstängning, L 5:16 D I elevakten Bevaras 10 år ka framgå av blanketten Överklagan, avstängning D Ciceron Bevaras Efter avslutad grundskola När ett överklagande inkommer registreras det centralt då yttrande ska skrivas. e adminstrera varomål, avstängning D Ciceron. Bevaras Efter avslutad grundskola Beslut om omhändertagande av föremål, L 5:22 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Polisanmälan D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Följa upp elevens hälsotillstånd och förebygga sjukdom (HV, socanmälan) Föra journal kolhälsovårdsjournal kolhälsovårdsjournal skyddad identitet I digital journal, PMO Pappersjournal i lokala arkiv på skolorna Bevaras e kommentar PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e- arkiv Bevaras Pappersjournal från annan kommun, inlånad kolsköterska Bevaras I arkivskåp hos Överföringskvitto kolsköterska 3 år Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Elever med skyddad identitet förs endast i pappersjournal. Elever som ej fortsätter till gymnasiet, leverans till kommunarkivet tidigast juni månad läsår som eleven slutar grundskolan

71 35 Dokumenthanteringsplan Antagen: e kommentar PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e- kolpsykologjournal I digital journal, PMO Bevaras arkiv De delar som innefattar testinstrument förvaras i papper utifrån Testmaterial (skolspykolog) I PMO Bevaras Efter avslutad skolgång att de omfattas av sekretess för psykologiprov/kunskapsprov OL 17:4. Psykologutlåtanden I digital journal, PMO Bevaras e kommentar PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e- arkiv kolpsykolgjournal- pappersform fristående skolor kolpsykolog Bevaras 10 år Logopedjournal I digital journal, PMO Bevaras e kommentar PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e- arkiv Testprotokoll (logoped) Gemensam yta 10 år Logopedutlåtande PMO Bevaras e kommentar PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e- arkiv Logopedjournal- pappersform fristående skolor Logoped Bevaras 10 år Hantera BHV-journal Barnhälsovårdsjournal Leveranskvitto för återlämnade BHV-journaler Rekvisition av skolhälsovårdsjournal och begäran om att ta del av sådan Återlämnas normalt efter avslutad skolgång till Region arkivet. Respektive skolsköterska e kommentar Årlig leverans.kanning av tillväxt- och vaccinationssidor efter muntligt samtycke från vårdnadshavarna. I arkivskåp hos respektive skolsköterska 3 år Bevaras 5 år Kvitto fås från Region Halland efter leverans Godkännande från vårdnadshavare att rekvirera e kommentar journal från annan kommun I digital journal, PMO kannas in i digital journal, PMO (papperskopia gallras) Rekvisitioner av journaler som e kommentar skickas iväg I digital journal, PMO kannas in i digital journal, PMO (papperskopia gallras) I arkivskåp hos Leveransbevis skolsköterska 3 år Begäran om att ta del av journal/journalkopia I digital journal, PMO Bevaras kannas in i digital journal, PMO (papperskopia gallras) Kontakt med andra vårdgivare, kliniker eller socialförvaltning Remiss från skolläkare/skolsköterska I digital journal, PMO Bevaras e kommentar PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e- arkiv

72 36 Dokumenthanteringsplan Antagen: Remissvar I digital journal, PMO Bevaras kannas in i digital journal, PMO (papperskopia gallras) e kommentar kannas in i PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör Brev från andra vårdgivare eller kliniker I digital journal, PMO Bevaras arkiveras i e-arkiv. kannas in i digital journal (papperskopia gallras) Orosanmälan till socialförvaltningen /D Kontakt med andra vårdgivare eller kliniker I digital journal, PMO, I elevakten. Görs digitalt via E-tjänst på Intranätet. Bevaras skolgång (elever) e kommentar krivs i PMO och skickas via Fax/Digitalt. Om den görs av personal på förskola/skola görs den digitalt och skrivs ut och diarieförs i elevakten (gällande förskolebarn diarieförs den i Ciceron). Gäller anmälan barn med skydad identitet eller ej fullständigt personnummer görs detta i pappersform och skickas/lämnas den in till socialförvaltningen. Viktigare korrespondens från vårdnadshavare/privatpersoner I digital journal, PMO Bevaras Hälsoenkäter Digitalt och i papper Bevaras e kommentar Betryggande dokumentation skall göras i journalen eller dokument skannas in. E-post skannas in. Görs i F-klass, årskurs 4, årskurs 7 läggs in i varje elevs journal. Görs i ett webbenkätverktyg samt i pappersformat (för elever med skyddad identitet). Vaccinationssamtycke erbjudande I digital journal, PMO Bevaras kannas in i PMO (papperskopia gallras) Hantera skolhälsovårdens administration Kontrollera loggar Kontroll av in- och utloggning av digital journal Verksamhetschef 10 år Övrig administration Protokoll från nätverkssträffar mm Molntjänst (office 365) Vid inaktualitet 5 år Viktiga uppgifter förs in i metodboken om beslut fattas Tilldelning av behörighet -ny Gallras vid avslutad användare PMO, HAK, ITH Pärm anställning Metodbok skolhälsovårdens riktlinjer Uppdateras Molntjänst (office 365) löpande 10 år Uppdateras årligen och original bevaras hos medicinskt ledningsansvarig digitalt Hantera avvikelser Avvikelserapport, elev Pärm e kommentar Enskilda rapporterade händelser avvikelser gallras efter 10 år. En sammanställning görs för rapportering och uppföljning av mål och resultat. Den bevaras. Patientsäkerhetsberättelsen diarieförs.

73 37 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anmälan Lex Maria, IVO D+ Ciceron Bevaras Patientskadeärenden D+ Ciceron Bevaras 10 år Patiensäkerhetsberättelse D Ciceron Bevaras 10 år Ge psykosociala insatser och stöd Kurators arbete Kurators anteckningar Ansökan om stöd från Halmstads centrala elevhälsa Logopeds arbete (se även föra journal ovan) I elevakt/ arkivutrymme hos kuratorn Digital ansökan Intranätetfunktionsbrevlåda Ljudfiler Gemensam yta 10 år e kommentar Gallras när ärendet är avslutat Efter avslutad skolgång Bevaras hos ansvarig skolsköterska verksamhetschef för EMI. Till journalen. Original diarieförs Bevaras hos ansvarig skolsköterska. Till verksamhetschef EMI. Till journalen. Original diarieförs Uppgifter av vikt ska diarieföras i elevakten t.ex. ärende om kränkande behandling. Uppgift som inte tillför ett ärende något kan gallras. Ansökan sker på intranätet och inkommer till funktionsbrevlåda Avidentifierat minnesanteckningar vid konsultativa möten Gemensam yta Vid inaktualitet

74 38 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretess Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Ekonomiadministration IT-stöd Handling Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Registrering D= diarieföra = ystematiskt förvarning P= Förvaras i personalakten Förvaring före arkivering i kommuarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Ekonomiadministration Ingå avtal (upphandling) Avtal D Ciceron/ papper Bevaras 10 år Gallras 2 år efter Avtal, rutinmässiga D Ciceron. inaktualitet Inköp som genomförs som förnyad konkurerrensutsättning D Tendsign Bevaras 10 år Direktupphandling från kr Pärm på avdelning Bevaras 10 år Pärm på Direktupphandling från kr ekonomiavdelning Bevaras 10 år ka finnas i original. Ingår i diarieförda handlingar. Avtal undertecknade av annan nämnd kan gallras om orginalet förvaras där. täd, måltid, telefoni Tilldelningsbeslut, förfrågningsunderlag mm finns i pärm på ekonomiavdelningen om det inte sker i Tendsign. Diarieföring över e Halmstads kommuns tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp Direktupphandling från kr D Tendsign/Ciceron Bevaras 10 år Upphandlingsuppdrag till upphandlingsenheten D Ciceron. Bevaras 10 år Tas av förvaltningschef se delegationsplan Förfrågningsunderlag D Ciceron. Bevaras 10 år Öppningsprotokoll D Ciceron/ papper Bevaras 10 år ka finnas i original i arkivet Tilldelningsbeslut inkl. upphandlingsrapport D Ciceron/ papper Bevaras 10 år ka finnas i original i arkivet Ej antagna anbud 4 år

75 39 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anbudsunderlag/ antagna anbud D Ciceron. Bevaras 10 år Inklusive förtydliganden och kompletteringar Ansökan om medel (statsbidrag) Ansökan, beslut, redovisning och rekvisation av statliga medel (förutom Migrationsverket, se nedan) D Ciceron. Bevaras 10 år Rör medel som riktas till både kommunala och enskilda (för)skolor Ansökan, redovisning och rekvisation av statsbidrag hos Migrationsverket D Ciceron. Bevaras 10 år Gäller asylsökande elever Ansökan, beslut, redovisning och rekvisation av kommunala, nationella och internationella projektmedel (ex. EU-medel) D Ciceron. Bevaras 10 år Hantera ekonomi och löpande bokföring Hantera förskoletaxa Inkomstuppgifter Digitalt i IT- Administration 3 år Underlag för avgifter Amorteringsplan Anstånd upp till sex månader och överenskommelse om amortering Avgiftsbefrielse förskoleavgift E-tjänst/Pärm ekonomienheten Pärm ekonomienheten 2 år 10 år Hantera bokföring Attestanter för ekonomiska transaktioner Agresso och Pärm på eknomiavdelningen Vid inaktualitet Bankgiro/plusgiro- Kontoutdrag, inbetalningar 2 år Verifikationer 10 år 7 år Leverantörsfakturor (kopia) 10 år 7 år Leverantörsreskontra Agresso 10 år 7 år Kundfakturor (kopia) Agresso 10 år 7 år Kundreskontra Agresso 10 år 7 år Fakturaunderlag från IT Agresso 2 år

76 40 Dokumenthanteringsplan Antagen: Utanordningar/utbetalningar 10 år 7 år Omföringar 10 år 7 år Bokföringsorder Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Externa debiteringar Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Debiteringsunderlag Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Inköpskort- kvittens Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Inköpskort- återlämning Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Ansökan att få ta del av fondernas avkastning Pärm ekonomienheten e anmärkning Ansökan i pappersform gallras efter informationen delvis är överförd till en sammanställning som görs till BUN. Om det i ansökan finns uppgifter som omfattas av sekretess ska dessa diarieföras. Fondmedel- Beslut om utbetalning från Donationsfonder D Ciceron Bevaras 10 år ammanställning av vilka som fått beviljade medel och inte Hantera ersättning för barn/elev Interkommunal Överenskommelse med annan/andra kommuner D Ciceron. Bevaras 10 år Yttrande från elevers hemkommun om önskemål av plats i annan kommun D Ciceron. Bevaras 10 år Fakturor för interkommnal ersättning Agresso 10 år Barn/skolpeng Beslut till enskild huvudman om grundbelopp D Ciceron Bevaras 10 år Ansökan och beslut till enskild huvudman om tilläggsbelopp D Ciceron Bevaras 10 år Underlag för bidragsutbetalning D Ciceron Bevaras 10 år Kulturskola Avgiftsbefrielse från kulturskoleavgift Pärm ekonomienheten 10 år

77 41 Antagen: ekretess IT-stöd Handling Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Registrering D= diarieföra = ystematisk förvaring P= Förvaras i personalakten Personaladministration (HR) Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Förvaring före leverans till kommunarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Hantera personaladministration Allmänt personal och introduktion av nyanställda Anhörigblankett Heroma Vid inaktualitet, när personen slutar anställning Ifylles i Heroma, för timanställda förvaras det i intelliplan. Finns även utskrivet i krispärm. Gällande timanställda gallras informationen när de inte är aktuella i verksamheten längre.gällande VFUstudenter förvaras blanketten hos ansvarig rektor och gallras efter avslutad VFU-period. Beslut om lönebidrag/nystart P Personalakt Bevaras Ansvarsförbindelse kopplad till användarinstruktioner för kommunens datorer och nätverk P Personalakt Bevaras anställning Flextid 2 år kickas av medarbetare till ansvarig chef Underlag till hälsobidrag e kommentar Original av ansökan hos HR-service Hedersgåva/förteckning Pärm Bevaras 10 år Anmälan högre sysselsättningsgrad P Personalakt Bevaras Matrikel P Personalakt Bevaras Förvaras hos Medarbetarsamtal ansvarig chef e kommentar anställning anställning ker från HR-service Dokumenterade överenskommelser bör gallras först när personen slutat. Övrigt gallras vid inaktualitet.

78 42 Antagen: Medarbetarenkät D+ Ciceron Bevaras 10 år ammanställning för förvaltning diarieförs. ammanställning enhetsnivå- förvaras hos ansvarig chef Personalakter Bevaras anställning Personalmeddelande (PM) Vid inaktualitet P Personalakt Anställningsavtal Bevaras anställning Postförsäkran P Personalakt Bevaras anställning Personalstatistik CB Vid inaktualitet ker digitalt via CB Personalredovisning D Ciceron. Bevaras 10 år I samband med bokslut Tillstånd för publicering av bilder P Personalakt Bevaras anställning ekretessförbindelse P/ Personalakt Bevaras och se kommentar anställning För VFU-studenter förvaras förbindelsen i pärm på HRavdelningen. Gallras efter 5 år för studenterna. emesterplanering Gemensam yta 1 år paras på G-mappen Tjänsteresor utanför verige D Ciceron Bevaras 10 år Beslut och redovisas enligt delegationsanmälan. Tjänsteresor inom verige Heroma 2 år NY Reseräkning Heroma 2 år NY Tjänstgöringsbetyg Personalakt Bevaras anställning Intyg tjänst och lön Personalakt Bevaras anställning NY anställning Kopia till personalakten Tjänstgöringsintyg Personalakt Heroma Bevaras anställning Vid Ansökan om semesterväxling P Heroma inaktualitet Bisyssla P+D Ciceron/personalakt Bevaras Utdrag ur belastningsregistretbemanningsenheten Intelliplan e kommentar Utdrag ur belastningsregistret- VFU Pärm på HRavdelning Efter avslutade studenter studier anställning Digital hantering Kopia till HR-service Original i personalakten. Kopia till anställd. Beslut om att tillåta/förbjuda bisyssla ska diarieföras. kannas ej in. Kopia på utdrag ur belastningsregister finns i Intelliplan NY NY Utdrag ur belastningsregistret P Personalakt Bevaras anställning Anteckning om att utdrag är uppvisat ska bevaras i personalakten. Kopia ska finnas. Original återsänds.

79 43 Antagen: Placeringslistor gällande VFU-studenter Hantera rekrytering Pärm HRavdelningen 4 år NY Rekrytering Annons, sammanställning av sökanden, uppgift om vem som fått tjänsten (anställningar över 6 mån) D Ciceron. Bevaras 10 år Anställningsinformation - tillsvidare, visstid P Personalakt Bevaras anställning Ansökningshandlingar,- erbjuden tjänst: CV/meritförteckning, betyg, personligt brev Ansökningshandlingar - ej erhållen tjänst, personligt brev, CV/meritförteckning, betyg P Personalakt Bevaras Lärar- och förskollärarlegitimation P Personalakt Bevaras Godkända kursbevis med högskolepoäng P Personalakt Bevaras Examensbevis P Personalakt Bevaras 2 år anställning anställning anställning anställning e anvisning för personalhandlingar bland annat gällande scanning Innehåller anställningsavtal och PM se ovan Offentliga jobb om kan vara av vikt för en arbetsgivare Hantera arbetsrelaterade svårigheter samt uppsägning jukdom, skada och rehablitering Anmälan till arbetsmiljöverket /P ker digitalt/ I personalakt Bevaras anställning e även # 208 under administrera Blankett anmälan om hot och våld Enheten e kommentar Hot och våld ska alltid anmälas som arbetsskada. Blankett om arbetsskada Arbetsskadeanmälan till Arbetsmiljöverket /P ker digitalt/personalakt Bevaras Anmälan om tillbud Enheten Vid inaktualitet anställning Arbetsgivare ska anmäla allvarliga tillbud och arbetsskador samt hot och våld till AMV. Kvitto kopia på att anmälan är mottagen läggs i Personalakt ammanställs på enhetsnivå och förvaras där systematiskt. En kopia skickas till skolområdets arbetsmiljökonsult och i förekommande fall till Arbetsmiljöverket.

80 44 Antagen: ammanställning tillbud och skador D Ciceron Bevaras 10 år Redovisas i KOAM 2ggr/år redovisas i verksamhetsberättelsen Anmälan om kränkande särbehandling D+P Ciceron Bevaras 10 år När anmälan om kränkande särbehandling kommer in till chefen då ska anmälan och utredning registreras skyndsamt. När ärendet avslutas ska sekretessbelagda pappershandlingar som rör kränkningen förslutas i kuvert och märkas. Kuvertet förvaras i personalakten Läkarintyg P HälsoAM Heroma 2 år Om inte i rehabiliteringsärende se nedan Omställningsfonden: Besked angående anmälan från Omställningsfonden Information (brev) från HR till berörd arbetstagare +P Bevaras anställning Rehabiliteringshandlingar P/D Ciceron Bevaras anställning ekretess- ska ej skannas. Amos/högriskskydd P Bevaras anställning Högriskskydd Beslut om sjuklön AB 28 P Bevaras anställning Original skickas till HR-service. Kopia till personakten Beslut om sjukersättning P Bevaras anställning Beslut och ansökan om centrala medel Pärm HRavdelningen 2 år Kopia lämnas till ekonomiavdelningen för omfördelning Uppsägning/disciplinära åtgärder Avsked D+P I personalakt/ciceron Bevaras anställning Protokoll inför förhandling AB 10 Pärm HR Bevaras 10 år Avstängning enligt AB 10 D+P Bevaras anställning Varsel om att arbete upphör Personalakt Pärm visstidsanst. och timanställda HR -avd Bevaras anställning Erbjudande om arbete enl. LA 25 ja eller nej tack P Personalakt Bevaras anställning Företrädesrättslista Vid inaktualitet Ciceron/Personalakt/ Omplaceringshandlingar P++D Pärm e kommentar anställning Kan innehålla sekretess Kan innehålla sekretess Diarieförs om det innehåller sekretess. Pärm och i personalakt.

81 45 Antagen: Lista över anställningstid i samband med personalplanering P Personalakt Bevaras anställning Besked om att anställning kommer att upphöra- 67-åring 68- år P Personalakt Bevaras anställning Turordningslista anställningsdagar personal Vid inaktualitet Varsel om uppsägning pga arbetsbrist D+P e kommentar Bevaras anställning Uppsägning pga arbetsbrist D+P e kommentar Bevaras anställning Övervägande om uppsägning pga arbetstagarens personliga förhållande D+P e kommentar Bevaras anställning Uppsägning pga arbetstagarens personliga förhållanden D+P e kommentar Bevaras anställning Uppsägning (egen) P Personalakt Bevaras anställning Överenskommelse om avslutad anställning +P Bevaras anställning MBL-protokoll gruppnivå Pärm HR Bevaras 10 år anställning MBL-protokoll individnivå +P Personalakt Bevaras Överenskommelse om avstående av rätt till tillsvidareanställning enligt LA 5 eller AB 4 +P Personalakt Bevaras anställning Kopia till HR-service ekretess ska diarieföras annars Personalakt ekretess ska diarieföras annars Personalakt ekretess ska diarieföras annars Personalakt ekretess ska diarieföras annars Personalakt Finns i pärm och i personalakten Förvaras hos bemanningsenheten kriftlig varning- beslut övervägande om varning D+P Personalakt Bevaras Löner och pension anställning Löner Lönekriterier Intranätet Gemensam yta Vid inaktualitet Lönepolicy D Ciceron Bevaras 10 år Intranätet Rekommenderade ingångslöner Gemensam yta Vid inaktualitet Pension Pensionshandlingar "dags för pension" P Personalakt Bevaras anställning Finns även på gemensam yta Publiceras även på intranätet Finns även på gemensam yta Publiceras även på intranätet Kopia på pensionsbrev skickas till respektive förvaltnings personalakt från stadskontoret

82 46 Antagen: Lista för pensionsavtackning Pärm planeringsavdelninge n Vid inaktualitet NY Uppsägningsblankett/uttag av tjänstepension P Personalakt Bevaras anställning Blankett som omfattar både uppsägning och uttag av tjänstepension Arbetsmiljö Arbetsmiljö och kompetensförsörjning Fördelning av arbetsmiljöuppgifter P Personalakt Bevaras anställning Uppföljning av ystematiskt arbetsmiljöarbete (AM) Kompetensförsörjningsplan D Ciceron Bevaras 10 år e även flik administrera (arbetsmiljö) e flik administrera (arbetsmiljö)

83 s dokumenthanteringsplan Antagen av barn- och ungdomsnämnden Datum: Enligt Halmstads kommuns riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan som visar hur myndighetens verksamhet dokumenteras och hur dokumenten arkivmässigt ska tas om hand. Dokumenthanteringsplaner främjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshanteringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över de dokument som används inom barnoch ungdomsförvaltningens olika verksamheter med uppgifter om hur de ska hanteras, när de är aktuella, vad som får gallras (förstöras) samt vad som ska bevaras och levereras till kommunarkivet. Dokumenthanteringsplanen är indelad i följande processer: tyra & leda Administrera Undervisa Hälsa & Trygghet Ekonomiadministration Personaladministration Följande forkortningar används i dokumenthanteringsplanen: BUN= BUF= Barn- och ungdomsförvaltningen Förklaring till de olika sätt att förvara dokument som beskrivs i dokumenthanteringsplanen: D= ska diarieföras i Ciceron eller manuellt i ex. elevakt P= förvaras i personalakten hos HR = hålls systematiskt ordnad. Detta är ingen regelrätt registreringsmetod utan ett alternativ till registrering. Det innebär att hanlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämt sätt. En naturlig sorteringsordning måste finnas till exempel personnummer, namn eller fakturanummer Digitala system som används inom BUF Abou E-tjänst för ansökan och beslut om skolskjuts Agresso

84 Fakturahantering Artvise Kundtjänstsystem inkl. växel BOOK-IT ystem för skolbiblioteken Capella Matrikel för HR Ciceron Ärendehanteringssystem inklusive diarieföring Dexter Betygsvisning och resultat av nationella prov Doris Upphandlings- och beställningssystem Draftit privacy records webbaserat system för att kartlägga, registrera och administrera behandling av personuppgifter Exam.net Provverktyg Extens Elevregister Heroma (hälsoam ingår) Personalsystem ichemistry Kemikaliehanteringssystem IT-förskola och skola IT-administration Hantering av skolval, ansökningar om förskola och fritidshemsplats, köhantering mm Intelliplan

85 ystem för vikarieanskaffning/bemanning Microsoft Office 365 Tjänsten kombinerar molntjänster med lokalt körda applikationer exempelvis word mfl PMO Journalsystem för skolsköterskor, psykologer mm itevision Program för hantering av externa webben, bland annat publicering av handlingar kola24 Närvarohantering elever i grundskola, grundsärskola inklusive schema kjuts+ kolskjutsplanering tratsys Verksamhetsuppföljning både ekonomisk och målrelaterad TeleQ Telefonhantering Tendsign Upphandlingsverktyg Troman Hantering av förtroendevalda och arvoden UNIKUM Lärplattform Många av de handlingar som rör kunskapsuppföljning i grundskolan och dokumentation i både förskola/skola görs i Unikum. Enligt avtalet med leverantören av Unikum gallras ingen information om inte barn- och ungdomsnämnden begär detta. Även elev som har slutat i gymnasiet finns kvar och information kan sökas fram med personnummer Akter Handlingarna förvaras digitalt i Ciceron. Om en handling inkommit per papper till kommunen ska handlingen läggas i en diarieakt. Dessa pappersakter behöver därför inte vara kompletta när de levereras till kommunarkivet. Handlingar som inkommit digitalt behöver ej skrivas ut.

86 Allmänt om arkiv- och dokumenthantering Arkivlagen och kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering Arkivlagen och kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering ger barn- och ungdomsnämnden ett tydligt ansvar för sitt arkiv. Nämnden ska bland annat: för sin dokumenthantering använda material och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarandetiden registrera handlingarna på ett sätt som främjar framtida återsökning rensa och på ett klart sätt avgränsa arkivhandlingar från övrig information besluta om gallring i arkivet och i förekommande fall genomföra gallringen skydda arkivet mot förstörelse med mera redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning Varje myndighet ska i samråd med arkivmyndigheten upprätta en dokumenthanteringsplan som visar vilka typer av handlingar som förekommer, vad som kan gallras, när handlingarna ska levereras till komunarkivet och så vidare. På intranätet finns anvisningar för överlämnande av handlingar till kommunarkivet. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Halmstads kommun. Arkivmyndigheten ska enligt arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. I följande fall är nämndens beslutanderätt inskränkt till förmån för arkivmyndigheten: beslut om materiel och metoder när det gäller handlingar som ska bevaras åt eftervärlden beslut om bevarande av vissa handlingar beslut om utlån av arkivhandlingar Arkivmyndighetens beslut har i dessa fall delegerats till kommunarkivarien. Arkivbeskrivning Enligt arkivlagen ska varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Följande uppgifter ska ingå i beskrivningen: myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats) myndighetens organisation (och hur den utvecklas) arkivets huvudsakliga struktur gallringsregler arkivorganisation/arkivansvar Arkivförteckning Enligt arkivlagen ska varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens arkivhandlingar ned till volymnivå. Förteckningen bör bygga på den systematik som återfinns i det så kallade allmänna arkivschemat.

87 Arkivförteckningar i Halmstads kommun upprättas av kommunarkivet. Offentlighet och sekretess - i korthet Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens andra kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Allmän handling Med handling avses framställning i skrift eller bild och elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt tryckfrihetsförordningens (TF) definition är inkommen dit eller upprättad där. En handling anses inkommen till myndigheten när den anlänt eller tagits emot av en behörig representant för myndigheten. Registrering eller diarieföring är således inte ett krav för att handlingen ska anses som inkommen. Undantag gäller för handlingar enligt 2 kap 9 2 st TF: utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse som mottagits endast för synpunkter på utformningen så kallad "delning". ådana skrivelser anses heller inte expedierade hos den andra myndigheten. Enligt 2 kap 7 TF ska en handling anses upprättad när den har expedierats när det ärendet till vilket den hör har slutbehandlats när den på annat sätt färdigställts Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden, till exempel fristående promemorior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma paragraf allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdighetställs för anteckningar. Vissa handlingar blir allmänna först om och när de omhändertas för arkivering. Det gäller sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 TF. ådana handlingar ska omhändertas för arkivering om de tillför sakuppgifter av betydelse och blir därmed allmänna handlingar. Om de arkiveras trots att de inte tillför sakuppgifter av betydelse blir de ändå allmänna handlingar. I förvaltningslagen finns intaget dokumentationskrav vid muntlig handläggning, vilket leder till att minnesanteckningar ska placeras i akten. Därvid arkivläggs de och blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt att ta del av handlingarnas innehåll utan. oskäligt dröjsmål. Krav på registrering Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. En myndighet måste hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan få en överblick och därmed möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de obligatoriska arkivbeskrivningarna och arkivförteckningarna. Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. För sekretesskyddade handlingar är denna registrering obligatorisk. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller oavsett om handlingarna finns i digital form eller på papper. Myndigheten ska ordna så att rätten att ta del av allmänna handlingar garanteras och ska även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfogande. ekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. ekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom kommunen. ekretessen ska iakttas av den som på grund av anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten (inklusive politiker, praktikanter med flera). Exempel på verksamheter

88 där sekretesskyddade uppgifter förekommer är vissa upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, personliga utvecklingssamtal, elevsociala och elevmedicinska verksamheter. Dokumentplanen innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är sekretesskyddade, utan det ligger på den verksamhetsansvarige att själv upprätthålla sådan kunskap. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med stöd av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (OL). jälvklart gäller samma regler för kopior av sekretessbelagda handlingar som för originalhandlingarna. ekretessen medföljer handlingar som överförs från nämnden till kommunarkivet.

89 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretess IT-stöd Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) tyra och leda Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Handling Registrering D= diarieföra = ystematiskt förvarning P= Förvaras i personalakten Förvaring före arkivering i centralarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Planera och styra verksamheten Beskriva uppdrag (ange ramar för uppdraget) Övergripande visions- och måldokument, planeringsdirektiv D Ciceron Bevaras 10 år Verksamhetsplan D Ciceron Bevaras 10 år Riktlinjer D Ciceron Bevaras 10 år Antagna av nämnden Rutiner D Ciceron Bevaras 10 år Antagna av förvaltningen BUN:s budget D Ciceron Bevaras 10 år Internbudget Agresso Bevaras Enhetsnivå Delegationsordning D Ciceron Bevaras 10 år Jämställdhetsplan D Ciceron Bevaras 10 år Informera och marknadsföra kolkatalog På enheten Bevaras Vid läsårets slut Ett typex. paras och förvaras på enheten. kolkatalogen för högstadiet. Den skickas in av INFO-administratör till kommunarkivet.övriga skolkataloger skickas in om de upprättas. Broschyrer, flyers och dylikt Bevaras på tryckeriet Bevaras 10 år 1 ex bevaras, skickas till kommunarkivet Exempelvis informationsfilmer om verksamheten, gallras om av Filmer och ljudinspelningar D/ Bevaras 10 år ringa betydelse

90 Dokumenthanteringsplan Antagen: krivs i första hand i Unikum där de gallras efter att klassen upphört. Informationsutskick, månadsbrev och dylikt I Unikum Vid inaktualitet I vissa fall lämnas det ut i papperform. Utskicket beskriver verksamheten för tex vårdnadshavare, gallras om av ringa betydelse Hemsida Bevaras e kommunenstyrelsens dokumenthanteringsplan ociala medier: inlägg av rutinmässig karaktär Vid inaktualitet e anvisning av medarbetares användning av sociala medier ociala medier: förstasida kärmdump ska tas på första sidan. e anvisning av medarbetares användning av sociala medier ociala medier: inlägg av ärendekaraktär D Bevaras 10 år Moderator ansvarar för att dessa fångas upp ociala medier: Kommentarer av stötande eller kränkande karaktär Omedelbart kärmdump tas om ett inlägg tas bort. My news desk/ Utgående pressmeddelande diarieförs. Finns även sökbara i My Pressmeddelanden + D Ciceron Bevaras 10 år news desk Pressklipp Vid inaktualitet Bevaras bara om det är något som tillför ett ärende något som diarieförs Cookiefiler/globalfiler Vid inaktualitet e K beslut Planera organisation Läsårstider D Ciceron Bevaras 10 år Beslut om elevområden/förskoleområden D Ciceron Bevaras 10 år lutligt klasschema för varje läsår och skolenhet kola 24 Bevaras Efter avslutat läsår chema tjänstefördelning Novaschem/skola 24 Bevaras Efter avslutat läsår Beslut om fördelning av undervisningen mellan årskurserna (timplan) D Ciceron Bevaras 10 år tadieindelad timplan regleras från staten from 1 juli 2018 Beslut om vilka språk som ska erbjudas som språkval D Extens e kommentar Blankett/digitalt sedan registreras valet i Extens. pråkvalet syns även på betyget Beslut om ämnen som ska erbjudas som elevens val På enheten Vid inaktualitet Prognoser D Ciceron Bevaras 10 år Bevaras som en del av en utredning. Annars gallras handling vid inaktualitet Föra protokoll och mötesanteckningar Dagordningar, kallelser (ex på enheten) I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet

91 Dokumenthanteringsplan Antagen: Möten med förvaltningsledning Mapp på gemensam yta Bevaras 10 år krivs ut och skickas till Kommunarkivet Interna verksamhetsmöten såsom exempelvis ledningsmöte, chefsmöte och nätverksmöte. Arbetsgruppsmöten Personalkonferens I arkivutrymme på enheten I arkivutrymme på enheten I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Arbetsplatsträffar (APT) I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet 3 år Kallelse till samverkansmöten Gemensam yta Vid inaktualitet Inklusive handlingar amverkansmöten/mbl förhandling huvudmannanivå protokoll med bilagor Intranätet/närarkivet Bevaras 10 år Om de ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten.annars ska de bevaras och levereras till kommunarkivet efter 3 år Om de ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Om de ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Om de ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten.annars ska de bevaras och levereras till kommunarkivet efter 3 år BUF:sam och Nymansgatans Lok:sam finns i original i Nymansgatans närarkiv amverkansmöten/mbl enhetsnivå protokoll med bilagor Intranätet/enheten Bevaras 10 år Lok:sam på enhetsnivå förvaras på enheten. amverkansmöten/mbl förhandling skolområdesnivå protokoll med bilagor Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhan dling D Ciceron Bevaras 10 år Avtal Intranätet/Pärm HRavdelning Bevaras 10 år ko:sam, förvaras på HR-avdelningen Avtal med konsulter, uppdragstagare D Ciceron Bevaras 10 år Avtal med entreprenör/utförare D Ciceron Bevaras 10 år Avtal rörande upphandling - e Ekonomiadministration Avtal rörande enskild elev D Ciceron Bevaras 10 år Ex. avtal med socialtjänsten eller annan kommun. Personuppgiftsbiträde, avtal med D Ciceron Bevaras 10 år Följa upp verksamheten Följa upp kvalitet Modell för systematiskt kvalitetsarbete D Ciceron Bevaras 10 år På huvudmannanivå

92 Dokumenthanteringsplan Antagen: Lägesbedömning på huvudmannanivå D Ciceron Bevaras 10 år Utvecklingsplan på enhetsnivå Gemensam yta Vid inaktualitet Utvecklingsplan på huvudmannanivå D Ciceron Bevaras 10 år Verksamhetsrapporter D Ciceron Bevaras 10 år Övrig dokumentation i det systematiska kvalitetsarbetet D Ciceron Gallras när uppgifterna har ersatts av rapport eller kvalitetsdokume ntation 10 år Dokumentation/handlingar som utgör underlag i rapporter i det systematiska kvalitetsarbetet (huvdmannanivå) Enkätfrågor (i original) D Ciceron Bevaras 10 år Egenproducerade. ammanställning av resultat på enkätundersökning D Ciceron Bevaras 10 år ammanställningar på kommun- och enhetsnivå bevaras Egenproducerade enkäter på skolor/förskolor I arkivutrymme på enheten Gallras när sammanställning en är klar Enkäter som genomförs på enheten. Internkontrollplan D Ciceron Bevaras 10 år Uppföljning av internkontrollplan D Ciceron Bevaras 10 år ammanställning av kontrollpunkter i planen bevaras. Revisionsrapporter D Ciceron Bevaras 10 år Följa upp ekonomi Budget- och verksamhetsuppföljning D Ciceron Bevaras 10 år Delårsrapport (delårsbokslut) D Ciceron Bevaras 10 år Verksamhetsberättelse med årsbokslut D Ciceron Bevaras 10 år Underlag till bokslut Gemensam yta och pärm ek. avdelningen 10 år kickas till tadskontoret på fil Ekonomiska rapporter/sammanställningar inför budgetarbetet Gemensam mapp G Vid inaktualitet Budgetomföringar Gemensam mapp G 5 år Underlaget finns i Agresso Hantera klagomål och synpunkter Rutin för klagomålshantering D Ciceron Bevaras 10 år ynpunkt/klagomål D Ciceron Bevaras 10 år Från kommunens synpunkt- och klagomålshanteringssystem, e- post, brev eller Halmstad Direkt

93 Dokumenthanteringsplan Antagen: Klagomål, synpunkter och förslag av rutinartad karaktär 2 år Utredning/svar på sypunkt/klagomål D Ciceron Bevaras 10 år Hantera statisktik Barn-, elev- och personalstatistik till annan myndighet På gemensam yta Vid inaktualitet Gallras när resultaten har skickats till CB. Barn-, elev- och personalstatistik för intern hantering På gemensam yta samt IT-analys Vid inaktualitet Tas ut den 15 varje månad. Underlag för prognoser. Resultat på nationella ämnesprov IT-analys/Extens Gallras Vid inaktualitet Gallras när resultaten har skickats till CB. Betygsstatistik /D Extens/IT-analys Gallras/Bevaras e kommentar Bedriva tillsyn av enskild huvuman Ingår i huvudmannens systematiska kvalitetsarbete- bevaras där. e "Följa upp kvalitet". Gallras när uppgifterna skickats in till CB. Ansökan om godkännande att bedriva enskild förskola D Ciceron Bevaras 10 år Ansökan om rätt till bidrag för pedagogisk omsorg D Ciceron Bevaras 10 år Beslut om godkännande/rätt till bidrag D Ciceron Bevaras 10 år Brev inför tillsyn D Ciceron Bevaras 10 år Handlingar som efterfrågas i samband med tillsyn D Ciceron Bevaras 10 år Tillsynsrapport D Ciceron Bevaras 10 år Klagomål D Ciceron Bevaras 10 år Anmälan, begäran, utredning och beslut Modell för systematiskt kvalitetsarbete D Ciceron Bevaras 10 år Beslut i tillsynsärende D Ciceron Bevaras 10 år Redovisning av vidtagna åtgärder D Ciceron Bevaras 10 år Uppföljningsbeslut i tillsynsärende D Ciceron Bevaras 10 år Bedriva biblioteksverksamhet Beståndsregister Inköpt/prenumerationer kolbiblioteken BOOK- IT Bevaras 10 år Vart tredje år, elektroniskt uttag är att föredra. kolbiblioteken BOOK- IT Bevaras 10 år Förteckning över nyiköpta böcker

94 Dokumenthanteringsplan Antagen: tatistik: låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok kolbiblioteken BOOK- IT Bevaras 10 år kolbiblioteken BOOK- Uppgift om lån per elev IT Vid inaktualitet Vid återlämning Register över låntagare kolbiblioteken BOOK- IT Vid inaktualitet Biblioteksplan D I Ciceron Bevaras 10 år trategiplan för skolbibliotek i BUF D I Ciceron Bevaras 10 år

95 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretess IT-stöd Handling Administrera skola Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Administrera förskola och skola Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Registrering D= diarieföra = Förvaring före arkivering i ystematiskt centralarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar förvarning P= Förvaras i kriva in och placera elev i grundskola Anmälan till förskoleklass IT-skolval ITadministration skolgång Finns i IT-skolval Besked om placering i förskoleklass IT-skolval ITadministration skolgång Finns i IT-skolval Val av skola D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Blankett inflytt/utflytt Pärm på enheten 1 år Kan även inkomma digitalt i e-tjänsten Beslut om skolplacering D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Ansökningar angående elevs Gallras när beslut tagits Vid skolgång inaktualitet Lämnas till rektor Yttrande m.a.a. elev i annan kommuns skola D Ciceron Bevaras 10 år Begäran om yttrande m.a.a. mottagande av elev från annan kommun D Ciceron Bevaras 10 år Beslut om skolpliktens tidigare upphörande D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Beslut om tidigare skolstart D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Beslut om uppskjuten skolplikt D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Beslut om uppskjuten skolplikt tas av skolområdeschef och diarieförs och förvaras i närarkivet till dess att eleven har en elevakt.

96 Dokumenthanteringsplan Antagen: Ansökan och beslut om att gå om en årskurs D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Ansökan och beslut om att flyttas upp till en högre årskurs D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång I pärm på barn- och Klasslistor elevenheten Bevaras 1 år Utskrift sker från IT den 15 sept Information och erbjudande om lovskola I elevakt Bevaras 10 år NY Ta emot nyanlända barn och elever Avisering asylsökande Pappersform Kärnhuset 1 år Information från Migrationsverket om asylsökande barn/ungdomar i Halmstads kommun Inskrivningssamtal i samband med nyanländ elev D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Kartläggning av nyanländas kunskaper D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång teg 1, 2 och 3 Ansökan om modersmål Pappersform Kärnhuset, digitalt kö När eleven fått erbjudande om plats Om eleven tackar ja sparas ansökan med kontaktuppgifter hos modersmålsläraren tills eleven avslutar sin undervisning. Om vårdnadshavaren tackar nej gallras ansökan. Framgår av dokumentation hos handläggaren vilka som tackat ja och nej. Ansökan om modersmålsstöd Pappersform Kärnhuset Vid nytt läsår Vårdnadshavare ansöker Ansökan studiehandledning Pappersform Kärnhuset, digitalt kö Vid nytt läsår kolan inkommer med ansökan. Alla som beviljats studiehandledning registreras i Extens Anmälan till utbildning nyanlända Digitalt på webben/pärm Kärnhuset 4 år e kommentar Inkommer via Artvise. kickas via e-post till skolan (gallras då eleven skrivs in i skolan). Utskrift förvaras på Kärnhuset och gallras efter 4 år. Grupplistor modersmål På gemensam yta Läsårsvis se kommentar Digitala listor - uppdateras löpande Blankett för avslut av modersmål Brev till vårdnadshavare med anledning av att lämplig lärare saknas/färre än fem elever Utvärdering av studiehandledning Inhämta information om elev D/ Pärm Kärnhuset/På gemensam yta e kommentar Kontaktlistor Dexter/på enheten Vid inaktualitet Digitala listor bevaras tills eleven gått ut årskurs 9 pga diskussioner om betyg- Avslut i pappersform gallras läsårsvis Pärm Kärnhuset/På gemensam yta 2 år I elevakten/ Pärm Kärnhuset e kommentar Kopia bevaras i elevakten. Kärnhusets blankett gallras efter 2 år.

97 Dokumenthanteringsplan Antagen: amtycke gällande utlämnande av sekretessuppgift och handlingar D I elevakt Bevaras amtycke till publicering av bilder samt upplysningar om allergier Finns hos mentor ITmedgivande specialkost mm Vid inaktualitet I elevakten/pärm på enheten Gallras när eleven slutar vid skolan. skolgång Avtal läsplatta/dator/cromebook Regler för dig som använder skolans IT-verktyg och internet (information om PUL) GPPR) På enheten Vid inaktualitet När nya regler skrivs på eller elev slutar i verksamheten Handlingsplan vid skyddad identitet D I elevakt Vid inaktualitet När eleven inte är skyddad längre kan handlingsplanen gallras kydd av personuppgifter i verksamhetssystem I IT Vid inaktualitet När eleven inte är skyddad längre Formulär vid utlflykt/resa Intranätet funktionsbrevlåda Vid inaktualitet 1 år Formulär på intranätet som kommer in som e-post i funktionsbrevlåda Försäkran från vårdnadshavare vid transport Hos mentor Vid inaktualitet När eleven slutat i verksamheten Antagningsbesked till gymnasiet På skolan Vid inaktualitet Om antagningsbesked till gymnasiet har skickats till skolan kan det gallras när eleven påbörjat sina gymnasiestudier. NY Ta emot elev i grundsärskola Ansökan om att bli mottagen i särskola D I elevakt Bevaras Beslut om att ta emot/ej ta emot elev i särskola D I elevakt Bevaras Beslut om att ta emot elev i särskola på försök D I elevakt Bevaras Pedagogisk/social/medicinsk/psyk ologisk bedömning m.a.a. särskola D I elevakt Bevaras Ny prövning eller uppföljning av beslut om att ta emot elev i särskola D I elevakt Bevaras Beslut om integrerad elev D I elevakt Bevaras Beslut om att skriva ut elev från särskola D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Alla utredningar finns i elevakten. Kopia finns hos centrala barn- och elevhälsan för uppföljningen av dessa elever. Kopiorna gallras vid inaktualitet.

98 Dokumenthanteringsplan Antagen: Beslut om att elev ska läsa ämnen/ämnesområden enligt grundskolans kursplan D I elevakt Bevaras Beslut om särskild inriktning träningsskola D I elevakt Bevaras Bevaka skolplikt (närvaro, ledighetsansökan) Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång kolpliktsbevakning Vid inaktualitet Kontroll görs i Extens Förfrågan om skolgång nyinflyttad elev Pärm planeringsavdelningen Gallras när eleven slutat Brev till vårdnadshavare med information om skolplikten på grund av att eleven befinner sig utomlands Brev till vårdnadshavare med /D Pärm planeringsavdelningen/ I elevakt Bevaras 10 år Brevet sänds ut av barn- och elevenheten och när ärendet är avslutat skickas detta tillsamans med förfrågan om skolgång utomlands för diarieföring i elevakten. För statistik behålls en kopia på barn- och elevenheten under 1 år. NY anledning av skolplikt D Ciceron. Bevaras 10 år När elev hålls hemma från skolan och det är fråga om ev. vite Kommunala skolor lämnar uppgifter via intranätet som tas om hand om av Uppgift Anmälan till huvudman/kommunen om frånvaro D/ barn- och elevhälsan. Anmälan sätts in i elevakten. ammanställning diarieförs. Fristående skolor lämnar uppgifter på blanketter som diarieförs i Ciceron. Intranätet/Ciceron /Elevakt. Bevaras 10 år Pärm planeringsavdelningen/ Förfrågan om skolgång utomlands /D I elevakt Bevaras 10 år Vitesföreläggande D Ciceron. Bevaras 10 år Överklagande gällande vitesföreläggande D Ciceron. Bevaras 10 år Befrielse från undervisning D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Administreras av barn- och elevenheten, när ärendet är avslutat skickas handlingen till elevens elevakt. Kopia sparas i 1 år för statistik. NY Närvarolista Elevens daglig närvaro/frånvaro kola 24 Frånvaro, sammanställning (t.ex. mån, år läsår) kola 24 Vid inaktualitet 5 år efter avslutad skolgång e anmärkning Bevaras Ogiltig frånvaro sammanställs på terminsbetygen. ammanställnig av frånvaro görs till nämnden varje termin. Ledighetsansökan och beslut om ledighet mindre än 10 dagar per läsår På enheten Vid läsårsslut NY

99 Dokumenthanteringsplan Antagen: Ledighetsansökan och beslut om ledighet mer än 10 dagar per läsår samt nekad ledighet /D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Information till vårdnadshavare samma dag om frånvaro ms/e-post Vid inaktualitet Via skola24 Administrera förskola/fritidshem Placera barn/elever i förskola/pedag.omsorg/fritidshem Beslut om nekad ledighet samt beviljad ledighet mer än 10 dagar per läsår diarieförs. Övriga ansökningar/beslut gallras vid läsårsslut. Anvisningar för förskolans uppdrag D Ciceron Bevaras 10 år Ansökan om plats i Digitalt i IT-förskola Gallras vid förskola/fritidshem administration inaktualitet 3 år 3 år efter barnet/eleven slutat i verksamheten Ansökan om plats på kommunal förskola med utökade öppettider Platserbjudande Placeringsavtal var/beslut placeringserbjudande Beslut/underlag om plats pga omsorgsbehov eller behov av särskilt stöd ( -placeringar) Förteckning över placerade barn Uppsägning av plats Pärm på planeringsavdelningen Gallras vid inaktualitet 3 år Digitalt i IT-förskola administration Vid inaktualitet När barnet/eleven slutat i verksamheten Digitalt i IT-förskola administration Vid inaktualitet När barnet/eleven slutat i verksamheten Digitalt i IT-förskola administration Vid inaktualitet När barnet/eleven slutat i verksamheten 3 år efter Pärm på beslutets planeringsavdelningen avslutsdatum Rektor/förskolechef beslutar. Finns i närarkivet. Gäller även fritidshemmet. Digitalt i IT-förskola Bevaras/se administration kommentar Bevaras i IT-systemet IT-administration Digitalt i IT-förskola 2 år 3 år från administration uppsägning Bevaras i IT-systemet IT-administration Behov av annan plats vid planeringsdag Barn- och elevenheten vid inaktualitet NY Gallras två år efter barnet Beslut om avstängning pga utebliven betalning Pärm på ekonomiavdelning slutat i verksamheten Beslutet delegationsanmäls och detta finns på lista Frånvaro/närvarolistor Förvaras på respektive förskola/fritids 3 år

100 Dokumenthanteringsplan Antagen: Uppgifter om vistelsetid/schema Digitalt i IT-förskola administration Vid inaktualitet Finns i IT-systemet IT-förskola, ändras när vårdhadshavare lägger inte schema Inkomstuppgift Inhämta information om barn/elev IT-förskola administration/pärm barn- och elevenheten 2 år Digitalt i IT-förskola administration Bevaras/se kommentar 3 år Gallras efter 2 år barnet slutat Bevaras i IT-systemet IT-förskola administration. Finns även i krispärm på förskola Kontaktlista/barnkort amtyckte till publicering av bilder samt upplysningar om allergier Pärm på specialkost, hämtning/lämning skolan/förskolan ITmedgivande (PUL) GDPR Vid inaktualitet När barnet/eleven inte går kvar längre Handlingsplan vid skyddad identitet D I elevakten Vid inaktualitet När eleven inte är skyddad längre kan handlingsplanen gallras kydd av personuppgifter i verksamhetssystem I IT Vid inaktualitet När eleven inte är skyddad längre Formulär vid utlflykt/resa Intranätet Vid inaktualitet Försäkran vid transport Genomföra utredningar och göra överklagan Utreda I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet När barnet/eleven slutat i verksamheten Arbetsmaterial e kommentar Arbetsmaterial i form av utkast, koncept, kladdar korrekturer som utgör förstadier till definitivt utformad handling (dvs. mellanprodukter) gallras vid inaktualitet. Material som tillför sakuppgift bevaras. Undersökningar/utredningar utifrån särskilda beslut D Ciceron Bevaras 10 år Ex. utredningar utifrån beslut i nämnden Överklaga Överklagan av beslut D Ciceron Bevaras 10 år Överklagan av domstolsbeslut D Ciceron Bevaras 10 år Lämna yttranden Yttranden till myndighet D Ciceron Bevaras 10 år Ex. kommunalbeslut, beslut som fattats på delegation eller beslut av rektor/förskolechef Ex. kolinspektion eller Barn- och elevombudet, skolväsendets överklagandenämnd Yttrande om skadeståndsanspråk D Ciceron Bevaras 10 år Med anledning av kränkande behandling

101 Dokumenthanteringsplan Antagen: Yttrande till domstol D Ciceron Bevaras 10 år Lämna svar på motion eller remiss var på motioner D Ciceron Bevaras 10 år Remissvar D Ciceron Bevaras 10 år Administrera nämnden Planera nämndssammanträden Kallelser till nämnd D Ciceron 2 år Föreberda ärenden Tjänsteskrivelser med förslag till beslut D Ciceron Bevaras 10 år Beslutsunderlag D Ciceron Bevaras 10 år Arbetsmaterial tjänsteskrivelser/beslutsunderlag Vid inaktualitet, fortlöpande Förteckning/lista över anmälda delegationsbeslut D Ciceron Bevaras 10 år Hantera efterarbetet Protokoll nämnd D/ Ciceron BUF närarkiv Bevaras 10 år Original av protokoll finns i BUF:s närarkiv. I ciceron förvaras protokollet digitalt Omröstningslista Gallras efter sammanträde Fylls i protokoll och gallras därefter Reservationer, skriftliga /D BUF:s närarkiv Bevaras 10 år Ingår i protokollet Yrkanden, skriftliga /D BUF:s närarkiv Bevaras 10 år Ingår i protokollet Protokollsanteckning /D BUF:s närarkiv Bevaras 10 år Ingår i protokollet Justeringsanslag /D BUF:s närarkiv Bevaras Original ingår i protokollet. Kopia till anslagstavla som gallras vid inaktualitet Minnesanteckningar presidie Vid inaktualitet Hantera uppgifter gällande politiker Listor på förtroendevalda Troman Bevaras 10 år Uppdateras kontinuerligt av kommunledningsförvaltningen sköter leveransen till kommunarkivet Närvarolista och underlag för arvoden (nämnd) kickas till HR efter sammanträde 2 år Behandlas som löneunderlag och utbetalning sker genom lönesystemet. Ersättning för förlorad arbetsinkomst kickas till HR efter sammanträde 2 år Behandlas som löneunderlag och utbetalning sker genom lönesystemet. Adresslistor förtreoendevalda Troman Vid inaktualitet

102 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretessförbindelse förtroendevalda D Ciceron Bevaras 10 år Diarieförs efter mandatperiodens slut Lista på vilka som har läsplatta Agresso Vid inaktualitet ammanställning görs i ekonomisystemet (kommunledningsförvaltningen) Postöppningsmedgivande förtreoendevalda Pärm hos sekreterare Vid inaktualitet Hantera allmänna handlingar Hantera arkivfrågor Arkivbeskrivning D Ciceron. Bevaras 10 år Arkivförteckning D Ciceron. Bevaras 10 år Dokumenthanteringsplan D Ciceron. Bevaras 10 år Gallringsbeslut D Ciceron. Bevaras 10 år Utöver dokumenthanteringsplan Leveranskvitto (enhetsnivå till kommunarkivet) Pärm på enheten 3 år Kopia (orignal finns i kommunarkivet) Leveranskvitto (Huvudmannanivå) D Ciceron. 3 år Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndighet Föra diarium/register 0 Elevakt På respektive enhet Bevaras När elev slutat Bevaras/se Diarieplan D Ciceron. kommentar Kommunövergripande finns i Ciceron Diarielogg D Ciceron. Bevaras 10 år Registerförteckning PUL enligt GDPR D Ciceron. Draftit Bevaras e kommentar 10 år Dokumentet återskapas uppdateras kontunuerligt Avskrifter, kopior och dubletter Gallras fortlöpande Postlista D Ciceron. Bevaras 10 år Begäran om registerutdrag samt registerudrag enligt GDPR D Ciceron. 2 år Anmälan av personuppgiftsincident internt D Ciceron. Bevaras 10 år NY

103 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anmälan av personuppgiftsincident dataskyddsombud till Datainspektionen D Ciceron. Bevaras 10 år Hantera handlingar och korrespondens Inkomna/utgående handlingar och korrespondens av betydelse för verksamheten D Ciceron/elevakt Bevaras 10 år Inkomna/utgående handlingar och korrespondens av tillfällig/ringa betydelse för verksamheten Vid inaktualitet Inkommen/utgående E-post av betydelse D Ciceron/elevakt Bevaras 10 år Inkommen/utgående E-post ringa betydelse, vidarebefordring Röstbrevlådemeddelande/ M av betydelse D Ciceron/elevakt Röstbrevlådemeddelande/ M ringa betydelse Vid inaktualitet, efter vidarebefordran Gallras efter utskrift/ tillförts ärende Gallras efter avlyssning/ läst 10 år Tillförs upprättat/befintligt ärende. Om det rör ett elevärende ska det diarieföras i elevakten. I Halmstad kommun får du radera e-postmeddelanden av mindre betydelse omgående. e K beslut Tillförs upprättat/befintligt ärende. Om det rör ett elevärende ska det diarieföras i elevakten. Meddelande som ingår i eller initierar nytt ärende. Gallring efter överföring via papper till diarieakt. Inkomna skrivelser för kännedom från övrig verksamhet i kommunen Vid inaktualitet Cirkulär, tidskrifter, informationsmaterial Vid inaktualitet Elektroniska spår på internet Vid inaktualitet e K beslut Inbjudningar Gallras vid inaktualitet, fortlöpande Enkäter, svar D/ e anmärkning Gallras vid inaktualitet om svaren inte bedöms innehålla information av vikt för verksamheten att spara. Diarieförs i så fall. Mottagningsbevis/ kvitto på rekommenderat brev Vid inaktualitet Bedömning görs utifrån hur länge det kan vara viktigt ur bevissynpunkt- tex överklagningstid Hantera kolskjuts

104 Dokumenthanteringsplan Antagen: Administrera skolskjuts Ansökan och beslut växelvis skolskjuts eller val av annan skola blankett D Ciceron. Bevaras Efter avslutad grundskola Inkommer via e-tjänsten Abou Avtal D Ciceron. Bevaras 10 år Med Hallandstrafiken kolskjutsregler D Ciceron. Bevaras 10 år Beslut skolskjuts för skolskjutsberättigade elever Gemensam yta 2 år Om ansökan ej gäller växelvis boende eller om ärendet överklagas tatistik till Hallandstrafiken Vid inaktualitet Elevuppgifter lämnas över till Hallandstrafiken E-postkorrespondens/artvise /D Pärm skolskjutssamordnare/ Ciceron Bevaras 10 år Bevaras då handlingens innehåll inte är av ringa värde. Busskortslistor Gemensam yta (excel dokument)/kolservice 2 år Från och med läsåret 18/19 enbart i Hallandstrafikens webbtjänst kolservice. Bevaras/se Beslut om skolskjutsplan kjuts + kommentar kolskjutsplanen i sin helhet finns i kjuts+ Lista på elever som har skolskjuts via taxi Gemensam yta Vid inaktualitet Mall för beställning av taxi Gemensam yta 1 år Beställningsunderlag kommer sparas på gemensam yta. Elevförteckning, skjutsturer, fordonspark På fil i kjuts+ 3 år Elevförteckning kan tas ut för enskilt år. Intyg, läkarintyg D Ciceron. Bevaras 10 år Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade D Ciceron. Bevaras 10 år Hantera lokaler Lokaler och egenkontroll Egenkontroll Pärm på skol- eller förskoleenheten Vid inaktualitet Åtgärdsplan utifrån brister i egenkontrollen Pärm på skol- eller förskoleenheten Vid inaktualitet Inspektionsrapport från Miljö och hälsa D Ciceron. Bevaras 10 år Anmälan om uppstart av verksamhet enligt 38 D Ciceron. Bevaras 10 år

105 Dokumenthanteringsplan Antagen: Filmer från kameraövervakning Respektive kamera Vid inaktualitet Raderas automatiskt Funktions och lokalprogram D Ciceron. Bevaras 10 år Information från fastighetskontoret krivelse/missiv D Ciceron. Bevaras 10 år Handlingar rörande OVK (obligatorisk ventilationskontroll) (kopia) Vid inaktualitet Resultat av OVK anslås på enheten Felanmäla problem med fastighet Polisanmälan Felanmälan Intranätet Vid inaktualitet, då felet är åtgärdat Felanmälan görs via Intranätet. Polisanmälan Hyra ut lokaler Pärm planeringsavdelningen 2 år Handlingar rörande uthyrning av Gallras se lokaler anmärkning Nyckelkvittenser Vid inaktualitet Hantera arbetsmiljö Polisanmälningar rörande inbrott och skadegörelse ej personrelaterat Original gallras efter 2 år, kopior på original kan gallras vid inaktualitet. Kontrakt som skrivits mellan skolan/förskolan och annan part gallras 2 år efter att avtalet upphört att gälla. Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöutredningar (tex konsult om inomhusmiljö eller teamutveckling) D Ciceron. Bevaras 10 år Protokoll arbetsmiljö (skyddsronder etc) D Gemensam yta Bevaras 10 år Dokumentation över systematiskt arbetsmiljöarbete D Ciceron. Bevaras 10 år AM-enkät görs av samtliga skolledare i slutet av varje år. Riskbedömning av arbetsmiljön +D Enheten/Ciceron. Bevaras 10 år Omfattande riskbedömning bevaras Planer gällande arbetsmiljön kol- eller förskoleenheten Bevaras 10 år Beställning och protokoll av ex ljudoch luftmätning kol- eller förskoleenheten Bevaras 10 år Beställs av Previa företagshälsovården ammanställning av verksamhetens behov kol- eller förskoleenheten Vid inaktualitet Gäller smärre verksamhetsförändringar, skyddsåtgärder och inventarier. Kan vara kopplat till skyddsronden

106 Dokumenthanteringsplan Antagen: Fördelning av arbetsmiljöuppgifter P Personalakt Bevaras anställning e anvisning gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom Halmstads kommun Olycksfallsblankett /D I elevakt Bevaras skolgång Blanketten skickas till samverkan, originalet sparas i elevakten Tillbud barn och elev Hos ansvarig chef Vid inaktualitet Rapporteras i samverkan ammanställning av olyckor och tillbudsanmälningar D Ciceron Bevaras 10 år Tillbud och olyckor, personal Gällande personal se flik under personaladminisatration Blankett hot och våld elev/barn /D Ansvarig chef/ I elevakten Bevaras skolgång Gällande elever diarieförs i elevakten. Rapporteras i samverkan där det sammanställs. Beslut från Arbetsmiljöverket D Ciceron Bevaras 10 år Anmälan till Arbetsmiljöverket ker digitalt e kommentar Förteckning över farliga varor I-Chemestry/Enheten Bevaras 10 år Livsmedelskontroll D Ciceron Bevaras 10 år Hantera Kulturskolan Arbetsgivare ska anmäla allvarliga tillbud och arbetsskador samt hot och våld till AMV. Kvitto på att anmälan är mottagen läggs i Personalakt/elevakt kola- detta finns i I-chemestry.Upprättas årsvis, finns i enhetens pärm för egenkontroll- förskolan Administrera Kulturskolan Anmälningsblanketter Kulturskolan 3 år Efter eleven slutat Beslut om avgiftsbefrielse från kulturskoleavgift Pärm ekonomienheten 10 år Avgångslista Extens Bevaras 10 år På fil i Extens Ansvarsförbindelse för hyra av instrument Kulturskolan Vid inaktualitet Informationsbroschyr Kulturskolan Bevaras 10 år Utbud inom scenkonst för åk F-9 Kulturskolan Bevaras 10 år Region Halland, arrangörskontrakt Kulturskolan 3 år Kontrakt med fria aktörer inom scenkonst Kulturskolan 3 år Efter att avtalet löpt ut Kontrakt med fria aktörer inom skapande skola Kulturskolan 3 år Kopia tas ut en gång/termin Efter att avtalet löpt ut Utbudskatalog skapande skola Kulturskolan Bevaras 10 år Planering av kulturupplevelser Kulturskolan 10 år chema IT 5 år Avtal externa kunder D Ciceron Bevaras 10 år Direktupphandling av noter mm Tendsign 5 år I ystemet Tendsign

107 Dokumenthanteringsplan Antagen: Deltagarlistor lägerverksamhet och ensemble IT (Extens) och Hypernet) 3 år Avtal, kontrakt D Ciceron Bevaras 10 år Verksamhetsberättelse, kulturskolan D Ciceron Bevaras 10 år Hantera KomTek Administrera KomTek Kursanmälan Digitalt Vid inaktualitet

108 Dokumenthanteringsplan Antagen: Bedriva undervisning i skolan och förskolan ekretess IT-stöd Handling Planera undervisning Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Registrering D= diarieföra = ystematiskt förvarning P= Förvaras i personalakten Förvaring före arkivering i centralarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Planera elevs undervisning Pedagogisk planering Unikum Bevaras Individuell utvecklingsplan (IUP) i Unikum används begreppet Kunskaper, bedömningar av kunskaper Unikum Bevaras e även under "Följa elevens lärande och utveckling" Ansökan om modersmålsundervisning e flik administrera ta emot nyanlända Anmälan och beslut om svenska som andraspråk D I elevakten Vid inaktualitet När eleven slutat skolan. Barn- och elevenheten får en kopia för att registrera uppgiften i Extens, sedan gallras den. pråkvalsblankett med beslut På skolenheten Vid inaktualitet Information förs in i digitala systemen Elevens val, blankett På skolenheten Vid inaktualitet Kan ske digitalt/blankett. Framgår av Unikum samt betyg Omvalsblankett och beslut(språk) D I elevakten Bevaras skolgång Läromedel, egenproducerade Bevaras 1 år 10 år Ex egenproducerade böcker, instruktionsfilmer mm. Ett exemplar bevaras. Material som har använts för hela skolan Läromedel förteckningar På enheten Bevaras 10 år NY Läromedel, beställningar Läromedia 2 år Handlingar rörande elevs praktik/prao Vid inaktualitet

109 Dokumenthanteringsplan Antagen: Ansökan om specialpedagogiskt stöd i idrott och hälsa På Kärnhuset Vid inaktualitet Dokumentera undervisning Dokumentation Handlingar från ex studieresor Dokumentation av skolprojekt I arkivutrymme på enheten Bevaras Efter avslutat läsår I Unikum, gemensam Vid inaktualitet mapp Bevaras Elevens arbetsdokumentation Vid inaktualitet Lärarkalender/lärarens löpande anteckningar e kommentar Webbsidor Vid inaktualitet Bloggar/inlägg i bloggar/lärlogg Unikum Gallras vid inaktualitet e kommentar I arkivutrymme på koltidning skolenheten Bevaras Efter avslutat läsår Följa elevens lärande och utveckling Dokumentation i form av text, film, bilder, teckningar etc.gäller även material i appar. Gallras när elev slutat på skolan Anteckningsbok, almanacka eller dylikt där lärare eller rektor för löpande anteckningar. Uppgifter med betydelse för ett ärende ska kopieras eller dokumeneras på annat sätt och överföras till ärendet innan gallring, tex uppgifter gällande likabehandling. Kan gallras efter 3 år om viktig information har säkerställts. Webbsidor som används i samband med att undervisa och lära ut. För hantering se kommunens riktlinjer Bloggar som används i samband med att undervisa och lära ut kan gallras vid inaktualitet. Meddelande/lärlogg på klass/gruppnivå i Unikum klassblogg/skolblogg gallras automatiskt efter varje läsår. Andra bloggar, se tyra och leda Följa upp lärande och utvecklingssamtal Bedömningsstöd i åk 1 och 2 (svenska, svenska som andraspråk och matematik) På enheten Vid inaktualitet Resultatet gällande bedömningsstöd i åk 1 och 2 (svenska, svenska som andraspråk och matematik) Dexter Bevaras Resultaten finns i Dexter NY Det som finns i pappersform förs in i Unikum och materialet i papper kan sedan gallras NY

110 Dokumenthanteringsplan Antagen: Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut. Egenproducerade skriftliga tester och prov Vid inaktualitet Elevlösningar på prov både i pappersform och digitala sparas till dess betyg är satt. Provresultat sammanställning Vid inaktualitet ammanställningar över resultat i nationella prov i svenska På enheten Bevaras 1 år kickas till kommunarkivet tillsammans med elevlösningarna Elevlösningar nationella ämnesprov svenska/ svenska som andraspråk På enheten Bevaras 1 år e rutin angående nationella prov Elevlösningar och resultatsammanställning nationella ämnesprov övriga ämnen På enheten Individuell utvecklingsplan (IUP) som innehåller dokumentation från utvecklingssamtal Unikum Förbereda och föra utvecklingssamtal 5 år efter provåret Bevaras se även kommentar Dokumentation utvecklingssamtal I Unikum e kommentar Överenskommelse från utvecklingssamtal I Unikum Bevaras En IUP innehåller lärarens omdömen om elevens kunskapsutveckling och vilka insatser skolan behöver göra för att eleven ska nå så långt som möjligt. I Unikum används begreppet Kunskaper och bedömningar av kunskaper. IUP innehåller även dokumentation från utvecklingssamtal och överenskommelser. Om dokumentation finns inför utvecklingssamtalet i pappersform kan dessa gallras. Anteckningar från utvecklingssamtal och liknande kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifter för uppföljningm.m. dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram. Lista över elever som ej uppnått gymnasiebehörighet (överlämning) På gemensam yta Vid inaktualitet NY Hantera behov av stöd angående skolsvårigheter m.m. Anteckningar från samtal med elever gjorda av lärare, kurator, YV Vid inaktualitet Anteckningar från samtal med elever gjorda av skolpsykolog PMO Bevaras Efter avslutad skolgång Journalförs Anteckningar från samtal med elever gjorda av skolsköterska PMO Bevaras Efter avslutad skolgång Journalförs Uppgifter av vikt ska överföras till annan handling innan den gallras. Ex. likabehandlingsärende, åtgärdsprogram

111 Dokumenthanteringsplan Antagen: Ansökan om stöd från Halmstads centrala elevhälsa /D Digital ansökan Intranätetfunktionsbrevlåda Gallras när ärendet är avslutat Logoped/psykolog hörselpedagog/specialpedagog dokumenterar insatser i PMO Tester, utredningar, observationer gjorda av elevhälsan D I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång Extra anpassning i undervisningen I Unikum Bevaras Utredning behov av stöd /D I Unikum/I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång amråd med elevhälsan krivs ut i samband med åtgärdsprogrammet Beslut om att inte upprätta åtgärdsprogram I Unikum/ I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Kopia av beslutet läggs i elevakt Utredning om särskilt stöd samt beslut om åtgärdsprogram för elev samt uppföljning och utvärdering /D I Unikum/ I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Kopia av åtgärdsprogram och beslut ska läggs i elevakt. Uppföljning/utvärdering åtgärdsprogram I Unikum Bevaras Överklagan åtgärdsprogram D Ciceron Bevaras Efter avslutad skolgång Överklagas till kolväsendets överklagandenämnd. Kan innehålla överklagan om beslut i särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång. Beslut placering särskild undervisningsgrupp/enskild undervisning D I Unikum e kommentar Ingår i åtgärdsprogrammet ärskild undervisning, handlingar rörande undervisning på tex sjukhus D I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång e L kap 24 Beslut anpassad studiegång I Unikum/ I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång Kallelse till möte åtgärdsprogram eller elevvård Gemensam yta Vid inaktualitet Ansöka om extra insatser i verksamhet Ansökan och beslut om tilläggsbelopp med bilagor /D Ciceron Bevaras 10 år ätta betyg Ingår i åtgärdsprogrammet, ska meddelas barn- och elevenheten som skrivs ut från Unikum och registreras i elevakt Kallelse till vårdnadshavare. Gallras om vårdnadshavare deltagit i mötet. Ansökan innehåller sekretess och ska diarieföras. Beslutet diarieförs också för att hålla ihop ärendet och kunna få statistik.gällande fristående huvudman se flik hantera ersättning barn och elev

112 Dokumenthanteringsplan Antagen: ätta betyg Bedömningsmatris för betygsättning Unikum Bevaras 1 år Betygskatalog och betygssammanställningar barn- och elevenheten Bevaras 1 år Barn- och Kopior av slutbetyg elevenheten Bevaras 1 år Original lämnas till elev. Avgångsintyg D I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång Om en elev avgår från utbildningen hos en huvudman utan att slutbetyg utfärdas Anmälning till prövning med bilagda handlingar Vid inaktualitet Resultat av prövning m anteckning om betyg Bevaras Efter avslutad skolgång Ingår i betygskatalogen Omprövning av betyg, beslut/handlingar D I elevakten Bevaras Efter avslutad skolgång kriftlig bedömning vid betyg icke godkänt amverka med elev och vårdnadshavare Dokumentation från samverkan Tillsammans med slutbetyg Bevaras 1 år Anteckningar konferens om enskild elev D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Protokoll från olika elevforum, ex elevråd/styrelse, klassråd Pärm/digital förvaring i harepoint Bevaras 5 år Protokoll/anteckningar rörande elevarbetsgrupper (matråd mm) I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet I det fall där ett icke godkänt betyg sätts i ett avslutat ämne ska en skriftlig bedömning av elevens kunskapsutveckling i ämnet ges. Av bedömningen får också de stödåtgärder som har vidtagits framgå. Bedömningen ska undertecknas av läraren. Anteckningar från forum för samråd Läggs på skolbloggen i Unikum alternativt på G-mapp. paras på gemensam yta och publiceras för vårdnadshavare på skolbloggen i Unikum. Bevaras kolbloggen gallras. Finns digitalt i Unikum

113 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anteckningar från föräldramöte I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet Korrespondens med vårdnadshavare/elev/annan med uppgifter väsentliga för eleven D I elevakt Bevaras Efter avslutad skolgång Bedriva undervisning i förskolan Planera undervisning Pedagogisk planering Unikum Bevaras Finns digitalt i Unikum Bloggar/inlägg i bloggar/lärlogg Dokumentera och följa upp undervisning Vid inaktualitet e kommentar Bloggar som används i samband med att undervisa och lära ut gallras vid inaktualitet. I Unikum förskolans blogg/skolblogg gallras automatiskt efter varje läsår. Förskolans och avdelningens blogg gallras inte. Andra bloggar, se tyra och leda Barnets lärlogg Barnets portfolio Unikum Gallras när barnet slutar i verksamheten Bevaras Kan innehålla dokumentation av utvecklingssamtal, dokumentation kring barnets utveckling mm, beskrivningar av vad hänt på förskolan, barnets egna alster. lämnas till vårdnadshavare. Barnets portfolio Vid inaktualitet Fysiska alster lämnas till vårdnadshavare Pedagogisk dokumentation på gruppnivå Unikum Förbereda och föra utvecklingssamtal Bevaras/se kommentar Dokumentation utvecklingssamtal Unikum e kommentar Överlämna information till skolan /D e kommentar skolgång Ge barn särskilt stöd Ansökan om stöd från Halmstads centrala elevhälsa Digital ansökan Intranätetfunktionsbrevlåda Gallras när ärendet är avslutat Kan se mycket olika ut, tex loggböcker, fotografier, filmer, anteckningar. Endast sammanfattande dokumentation med slutsatser ska bevaras. Dessa visar på verksamhetens nuläge och utveckling. Arbetsmaterialet gallras vid inaktualitet. Anteckningar från utvecklingssamtal och liknande kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m. dokumenterats i t.ex. handlingsplaner. Informationen lämnas till skolan om samtycke finns och Tillförs elevakten om det är av vikt för eleven. Gäller vid överångar Logoped/psykolog hörselpedagog/specialpedagog dokumenterar insatser i PMO

114 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anteckningar från möte med vårdnadshavare, habilitering, andra myndigheter +D På förskolan e kommentar Handlingsplan amverka med vårdnadshavare I arkivutrymme på enheten e kommentar Korrespondens med vårdnadshavare/barn/annan med uppgifter väsentliga för barnet /D Ciceron Bevaras 10 år Inhämtat samtycke I arkivutrymme på enheten Gallras när barnet slutar i verksamheten Diarieförs om uppgifterna innehåller sekretess. Kan gallras om uppgifterna inte tillför ärendet något. Planer för att möta barn i behov av stöd, tex vid funktionsnedsättning. Kan ibland ingå i överlämning till skolan och bli en del av elevakten. Om inte gallras 1 år efter barnet slutat på förskolan Innehåller uppgifterna sekretess ska dessa diarieföras annars systematiskt ordnat på enheten Anteckningar från forum för samråd Anteckningar från föräldramöte I Unikum/Enheten paras på gemensam yta och publiceras för vårdnadshavare på skolbloggen i Unikum. Bevaras I arkivutrymme på enheten Vid inaktualitet 5 år Om de finns i Unikum bevaras dessa. Om de sparas på enheten ska de skickas in till kommunarkivet. Finns digitalt i Unikum

115 Dokumenthanteringsplan Antagen: ekretess IT-stöd Handling Trygghet och studiero Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Hälsa och trygghet Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Registrering D= diarieföra = Förvaring före arkivering i ystematiskt kommunarkiv förvarning P= Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Förvaras i personalakten Förebyggande och främjande arbete för att motverka och förhindra kränkande behandling Ordningsregler, L 5:5 I arkivutrymme på enheten Bevaras 10 år Trivselundersökningar/enkäter I arkivutrymme på enheten Bevaras 10 år ammanställning bevaras ej enskilda svar. Kartläggningar av riskfaktorer I arkivutrymme på enheten e kommentar När resultatet förts över i planen mot kränkande behandling kan det gallras Plan mot kränkande behandling, L 6:8 D Ciceron. Bevaras 10 år Kopia förvaras på enheten och gallras vid inaktualitet. Vidta åtgärder vid kränkningar Anmälan till huvudmannen, L 6:10 D Via webbformulär Intranätet e kommentar 10 år Efter avslutad Utredning och beslut, L 6:10 D I elevakten Bevaras grundskola Hantera diciplinära åtgärder Beslut om utvisning ur undervisningslokalen, L 5:7 D I elevakten Bevaras Beslut om kvarsittning, L 5:8 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Efter avslutad grundskola Anmälan görs i ett webbformulär på intranätet. ammanställs av kvalitetsavdelningen. ammanställningen diarieförs i Ciceron och tas upp i BUN. Anteckning om att skett och varför Anteckning om att skett och varför

116 Dokumenthanteringsplan Antagen: Utredning, L 5:9 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Händelseförloppet kriftlig varning, L 5:11 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Beslut om tillfällig omplacering, L 5:12 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Beslut om tillfällig placering vid annan enhet, L 5:13 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Beslut om avstängning, helt eller delvis, L 5:14 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Kopia på blanketten ska skickas till registrator för diarieföring Yttrande, inför avstängning, L 5:16 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola ka framgå av blanketten Information till huvudman, avstängning, L 5:16 D Ciceron. Bevaras 10 år informeras om antal avstängningar 2 ggr per år. Anteckning att information gått till huvudman görs i elevakten. Information till socialnämnden, avstängning, L 5:16 D I elevakten Bevaras 10 år ka framgå av blanketten Överklagan, avstängning D Ciceron Bevaras Efter avslutad grundskola När ett överklagande inkommer registreras det centralt då yttrande ska skrivas. e adminstrera varomål, avstängning D Ciceron. Bevaras Efter avslutad grundskola Beslut om omhändertagande av föremål, L 5:22 D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Polisanmälan D I elevakten Bevaras Efter avslutad grundskola Följa upp elevens hälsotillstånd och förebygga sjukdom (HV, socanmälan) Föra journal kolhälsovårdsjournal kolhälsovårdsjournal skyddad identitet I digital journal, PMO Pappersjournal i lokala arkiv på skolorna Bevaras e kommentar PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e-arkiv Bevaras Pappersjournal från annan kommun, inlånad kolsköterska Bevaras I arkivskåp hos Överföringskvitto kolsköterska 3 år Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Elever med skyddad identitet förs endast i pappersjournal. Elever som ej fortsätter till gymnasiet, leverans till kommunarkivet tidigast juni månad läsår som eleven slutar grundskolan

117 Dokumenthanteringsplan Antagen: kolpsykologjournal I digital journal, PMO Bevaras e kommentar Testmaterial (skolspykolog) I PMO Bevaras Efter avslutad skolgång e kommentar Psykologutlåtanden I digital journal, PMO Bevaras kolpsykolgjournal- pappersform fristående skolor kolpsykolog Bevaras 10 år e kommentar Logopedjournal I digital journal, PMO Bevaras Testprotokoll (logoped) Gemensam yta 10 år e kommentar Logopedutlåtande PMO Bevaras Logopedjournal- pappersform fristående skolor Logoped Bevaras 10 år Hantera BHV-journal PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e-arkiv De delar som innefattar testinstrument förvaras i papper utifrån att de omfattas av sekretess för psykologiprov/kunskapsprov OL 17:4. PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e-arkiv PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e-arkiv PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e-arkiv Barnhälsovårdsjournal Leveranskvitto för återlämnade BHV-journaler Rekvisition av skolhälsovårdsjournal och begäran om att ta del av sådan Återlämnas normalt efter avslutad skolgång till Region arkivet. Respektive skolsköterska e kommentar Årlig leverans.kanning av tillväxt- och vaccinationssidor efter muntligt samtycke från vårdnadshavarna. I arkivskåp hos respektive skolsköterska 3 år Bevaras 5 år Kvitto fås från Region Halland efter leverans Godkännande från vårdnadshavare att rekvirera e kommentar journal från annan kommun I digital journal, PMO kannas in i digital journal, PMO (papperskopia gallras) Rekvisitioner av journaler som e kommentar skickas iväg I digital journal, PMO kannas in i digital journal, PMO (papperskopia gallras) I arkivskåp hos Leveransbevis skolsköterska 3 år Begäran om att ta del av journal/journalkopia I digital journal, PMO Bevaras kannas in i digital journal, PMO (papperskopia gallras) Kontakt med andra vårdgivare, kliniker eller socialförvaltning Remiss från skolläkare/skolsköterska I digital journal, PMO Bevaras e kommentar PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e-arkiv

118 Dokumenthanteringsplan Antagen: Remissvar I digital journal, PMO Bevaras kannas in i digital journal, PMO (papperskopia gallras) e kommentar kannas in i PMO. Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör Brev från andra vårdgivare eller kliniker I digital journal, PMO Bevaras arkiveras i e-arkiv. kannas in i digital journal (papperskopia gallras) Orosanmälan till socialförvaltningen /D Kontakt med andra vårdgivare eller kliniker I digital journal, PMO, I elevakten. Görs digitalt via E-tjänst på Intranätet. Bevaras skolgång (elever) e kommentar krivs i PMO och skickas via Fax/Digitalt. Om den görs av personal på förskola/skola görs den digitalt och skrivs ut och diarieförs i elevakten (gällande förskolebarn diarieförs den i Ciceron). Gäller anmälan barn med skydad identitet eller ej fullständigt personnummer görs detta i pappersform och skickas/lämnas den in till socialförvaltningen. Viktigare korrespondens från vårdnadshavare/privatpersoner I digital journal, PMO Bevaras Hälsoenkäter Digitalt och i papper Bevaras e kommentar Betryggande dokumentation skall göras i journalen eller dokument skannas in. E-post skannas in. Görs i F-klass, årskurs 4, årskurs 7 läggs in i varje elevs journal. Görs i ett webbenkätverktyg samt i pappersformat (för elever med skyddad identitet). Vaccinationssamtycke erbjudande I digital journal, PMO Bevaras kannas in i PMO (papperskopia gallras) Hantera skolhälsovårdens administration Kontrollera loggar Kontroll av in- och utloggning av digital journal Verksamhetschef 10 år Övrig administration Protokoll från nätverkssträffar mm Molntjänst (office 365) Vid inaktualitet 5 år Viktiga uppgifter förs in i metodboken om beslut fattas Tilldelning av behörighet -ny Gallras vid avslutad användare PMO, HAK, ITH Pärm anställning Metodbok skolhälsovårdens riktlinjer Uppdateras Molntjänst (office 365) löpande 10 år Uppdateras årligen och original bevaras hos medicinskt ledningsansvarig digitalt Hantera avvikelser Avvikelserapport, elev Pärm e kommentar Enskilda rapporterade händelser avvikelser gallras efter 10 år. En sammanställning görs för rapportering och uppföljning av mål och resultat. Den bevaras. Patientsäkerhetsberättelsen diarieförs.

119 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anmälan Lex Maria, IVO D+ Ciceron Bevaras Patientskadeärenden D+ Ciceron Bevaras 10 år Patiensäkerhetsberättelse D Ciceron Bevaras 10 år Ge psykosociala insatser och stöd Efter avslutad skolgång Bevaras hos ansvarig skolsköterska verksamhetschef för EMI. Till journalen. Original diarieförs Bevaras hos ansvarig skolsköterska. Till verksamhetschef EMI. Till journalen. Original diarieförs Kurators arbete Kurators anteckningar Ansökan om stöd från Halmstads centrala elevhälsa Logopeds arbete (se även föra journal ovan) I elevakt/ arkivutrymme hos kuratorn Digital ansökan Intranätetfunktionsbrevlåda Ljudfiler Gemensam yta 10 år e kommentar Gallras när ärendet är avslutat Uppgifter av vikt ska diarieföras i elevakten t.ex. ärende om kränkande behandling. Uppgift som inte tillför ett ärende något kan gallras. Ansökan sker på intranätet och inkommer till funktionsbrevlåda Avidentifierat minnesanteckningar vid konsultativa möten Gemensam yta Vid inaktualitet

120 Dokumenthanteringsplan Antagen: Ekonomiadministration ekretess IT-stöd Handling Ekonomiadministration Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Registrering D= diarieföra = ystematiskt förvarning P= Förvaras i personalakten Förvaring före arkivering i kommuarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Ingå avtal (upphandling) Avtal D Ciceron/ papper Bevaras 10 år Gallras 2 år efter Avtal, rutinmässiga D Ciceron. inaktualitet Inköp som genomförs som förnyad konkurerrensutsättning D Tendsign Bevaras 10 år Direktupphandling från kr Pärm på avdelning Bevaras 10 år Pärm på Direktupphandling från kr ekonomiavdelning Bevaras 10 år ka finnas i original. Ingår i diarieförda handlingar. Avtal undertecknade av annan nämnd kan gallras om orginalet förvaras där. täd, måltid, telefoni Tilldelningsbeslut, förfrågningsunderlag mm finns i pärm på ekonomiavdelningen om det inte sker i Tendsign. Diarieföring över Direktupphandling från kr D Tendsign/Ciceron Bevaras 10 år e Halmstads kommuns tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp Upphandlingsuppdrag till upphandlingsenheten D Ciceron. Bevaras 10 år Tas av förvaltningschef se delegationsplan Förfrågningsunderlag D Ciceron. Bevaras 10 år Öppningsprotokoll D Ciceron/ papper Bevaras 10 år ka finnas i original i arkivet Tilldelningsbeslut inkl. upphandlingsrapport D Ciceron/ papper Bevaras 10 år ka finnas i original i arkivet Ej antagna anbud 4 år

121 Dokumenthanteringsplan Antagen: Anbudsunderlag/ antagna anbud D Ciceron. Bevaras 10 år Inklusive förtydliganden och kompletteringar Ansökan om medel (statsbidrag) Ansökan, beslut, redovisning och rekvisation av statliga medel (förutom Migrationsverket, se nedan) D Ciceron. Bevaras 10 år Rör medel som riktas till både kommunala och enskilda (för)skolor Ansökan, redovisning och rekvisation av statsbidrag hos Migrationsverket D Ciceron. Bevaras 10 år Gäller asylsökande elever Ansökan, beslut, redovisning och rekvisation av kommunala, nationella och internationella projektmedel (ex. EU-medel) D Ciceron. Bevaras 10 år Hantera ekonomi och löpande bokföring Hantera förskoletaxa Inkomstuppgifter Digitalt i IT- Administration 3 år Underlag för avgifter Amorteringsplan Anstånd upp till sex månader och överenskommelse om amortering Avgiftsbefrielse förskoleavgift E-tjänst/Pärm ekonomienheten Pärm ekonomienheten 2 år 10 år Hantera bokföring Attestanter för ekonomiska transaktioner Agresso och Pärm på eknomiavdelningen Vid inaktualitet Bankgiro/plusgiro- Kontoutdrag, inbetalningar 2 år Verifikationer 10 år 7 år Leverantörsfakturor (kopia) 10 år 7 år Leverantörsreskontra Agresso 10 år 7 år Kundfakturor (kopia) Agresso 10 år 7 år Kundreskontra Agresso 10 år 7 år Fakturaunderlag från IT Agresso 2 år

122 Dokumenthanteringsplan Antagen: Utanordningar/utbetalningar 10 år 7 år Omföringar 10 år 7 år Bokföringsorder Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Externa debiteringar Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Debiteringsunderlag Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Inköpskort- kvittens Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Inköpskort- återlämning Pärm ekonomienheten 10 år 7 år Ansökan att få ta del av fondernas avkastning Pärm ekonomienheten e anmärkning Ansökan i pappersform gallras efter informationen delvis är överförd till en sammanställning som görs till BUN. Om det i ansökan finns uppgifter som omfattas av sekretess ska dessa diarieföras. Fondmedel- Beslut om utbetalning från Donationsfonder D Ciceron Bevaras 10 år ammanställning av vilka som fått beviljade medel och inte Hantera ersättning för barn/elev Interkommunal Överenskommelse med annan/andra kommuner D Ciceron. Bevaras 10 år Yttrande från elevers hemkommun om önskemål av plats i annan kommun D Ciceron. Bevaras 10 år Fakturor för interkommnal ersättning Agresso 10 år Barn/skolpeng Beslut till enskild huvudman om grundbelopp D Ciceron Bevaras 10 år Ansökan och beslut till enskild huvudman om tilläggsbelopp D Ciceron Bevaras 10 år Underlag för bidragsutbetalning D Ciceron Bevaras 10 år Kulturskola Avgiftsbefrielse från kulturskoleavgift Pärm ekonomienheten 10 år

123 Antagen: ekretess IT-stöd Handling Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Registrering D= diarieföra = ystematisk förvaring P= Förvaras i personalakten Personaladministration (HR) Extens, Dexter, IT, Ciceron, kjuts+, PMO, Office 365, Unikum, harepoint, Agresso, Heroma, kola24, Artvise, tratsys, itevision, Doris, Troman, TeleQ, Intelliplan, Tendsign, BOOK-IT, Abou Förvaring före leverans till kommunarkiv Gallring Till kommunarkiv Anmärkningar Hantera personaladministration Allmänt personal och introduktion av nyanställda Anhörigblankett Heroma Vid inaktualitet, när personen slutar Ifylles i Heroma, för timanställda förvaras det i intelliplan. Finns även utskrivet i krispärm. Gällande timanställda gallras informationen när de inte är aktuella i verksamheten längre.gällande VFU-studenter förvaras blanketten hos ansvarig rektor och gallras efter avslutad VFU-period. Beslut om lönebidrag/nystart P Personalakt Bevaras anställning Ansvarsförbindelse kopplad till användarinstruktioner för kommunens datorer och nätverk P Personalakt Bevaras anställning Flextid 2 år kickas av medarbetare till ansvarig chef Underlag till hälsobidrag e kommentar Original av ansökan hos HR-service Hedersgåva/förteckning Pärm Bevaras 10 år Anmälan högre sysselsättningsgrad P Personalakt Bevaras anställning Matrikel P Personalakt Bevaras anställning ker från HR-service Medarbetarsamtal Förvaras hos ansvarig chef e kommentar Dokumenterade överenskommelser bör gallras först när personen slutat. Övrigt gallras vid inaktualitet.

124 Antagen: Medarbetarenkät D+ Ciceron Bevaras 10 år ammanställning för förvaltning diarieförs. ammanställning enhetsnivå- förvaras hos ansvarig chef Personalakter Bevaras anställning Personalmeddelande (PM) Vid inaktualitet P Personalakt Anställningsavtal Bevaras anställning Postförsäkran P Personalakt Bevaras anställning Personalstatistik CB Vid inaktualitet ker digitalt via CB Personalredovisning D Ciceron. Bevaras 10 år I samband med bokslut Tillstånd för publicering av bilder P Personalakt Bevaras anställning ekretessförbindelse P/ Personalakt Bevaras och se kommentar anställning För VFU-studenter förvaras förbindelsen i pärm på HRavdelningen. Gallras efter 5 år för studenterna. emesterplanering Gemensam yta 1 år paras på G-mappen Tjänsteresor utanför verige D Ciceron Bevaras 10 år Beslut och redovisas enligt delegationsanmälan. Tjänsteresor inom verige Heroma 2 år NY Reseräkning Heroma 2 år NY Tjänstgöringsbetyg Personalakt Bevaras anställning Intyg tjänst och lön Personalakt Bevaras anställning NY Tjänstgöringsintyg Personalakt Heroma Bevaras anställning Kopia till personalakten Ansökan om semesterväxling P Heroma anställning Vid inaktualitet Digital hantering Kopia till HR-service Original i personalakten. Kopia till anställd. Beslut om att tillåta/förbjuda bisyssla ska diarieföras. kannas ej anställning in. Bisyssla P+D Ciceron/personalakt Bevaras Utdrag ur belastningsregistretbemanningsenheten Intelliplan e kommentar Utdrag ur belastningsregistret- VFU Pärm på HRavdelning Efter avslutade studenter studier Kopia på utdrag ur belastningsregister finns i Intelliplan NY NY Utdrag ur belastningsregistret P Personalakt Bevaras anställning Anteckning om att utdrag är uppvisat ska bevaras i personalakten. Kopia ska finnas. Original återsänds.

125 Antagen: Placeringslistor gällande VFU-studenter Hantera rekrytering Pärm HRavdelningen 4 år NY Rekrytering Annons, sammanställning av sökanden, uppgift om vem som fått tjänsten (anställningar över 6 mån) D Ciceron. Bevaras 10 år Anställningsinformation - tillsvidare, visstid P Personalakt Bevaras anställning jukdom, skada och rehablitering e anvisning för personalhandlingar bland annat gällande scanning Innehåller anställningsavtal och PM se ovan Ansökningshandlingar,- erbjuden tjänst: CV/meritförteckning, betyg, personligt brev P Personalakt Bevaras anställning Ansökningshandlingar - ej erhållen tjänst, personligt brev, CV/meritförteckning, betyg 2 år Offentliga jobb Lärar- och förskollärarlegitimation P Personalakt Bevaras anställning Godkända kursbevis med högskolepoäng P Personalakt Bevaras anställning om kan vara av vikt för en arbetsgivare Examensbevis P Personalakt Bevaras anställning Hantera arbetsrelaterade svårigheter samt uppsägning ker digitalt/ I Anmälan till arbetsmiljöverket /P personalakt Bevaras anställning e även # 208 under administrera Blankett anmälan om hot och våld Enheten e kommentar Hot och våld ska alltid anmälas som arbetsskada. Blankett om arbetsskada Arbetsskadeanmälan till Arbetsmiljöverket /P ker digitalt/personalakt Bevaras Anmälan om tillbud Enheten Vid inaktualitet anställning Arbetsgivare ska anmäla allvarliga tillbud och arbetsskador samt hot och våld till AMV. Kvitto kopia på att anmälan är mottagen läggs i Personalakt ammanställs på enhetsnivå och förvaras där systematiskt. En kopia skickas till skolområdets arbetsmiljökonsult och i förekommande fall till Arbetsmiljöverket.

126 Antagen: ammanställning tillbud och skador D Ciceron Bevaras 10 år Redovisas i KOAM 2ggr/år redovisas i verksamhetsberättelsen Anmälan om kränkande särbehandling D+P Ciceron Bevaras 10 år När anmälan om kränkande särbehandling kommer in till chefen då ska anmälan och utredning registreras skyndsamt. När ärendet avslutas ska sekretessbelagda pappershandlingar som rör kränkningen förslutas i kuvert och märkas. Kuvertet förvaras i personalakten Läkarintyg P HälsoAM Heroma 2 år Om inte i rehabiliteringsärende se nedan Omställningsfonden: Besked angående anmälan från Omställningsfonden Information (brev) från HR till berörd arbetstagare +P Bevaras anställning Rehabiliteringshandlingar P/D Ciceron Bevaras anställning ekretess- ska ej skannas. Amos/högriskskydd P Bevaras anställning Högriskskydd Beslut om sjuklön AB 28 P Bevaras anställning Original skickas till HR-service. Kopia till personakten Beslut om sjukersättning P Bevaras anställning Beslut och ansökan om centrala medel Pärm HRavdelningen 2 år Kopia lämnas till ekonomiavdelningen för omfördelning Uppsägning/disciplinära åtgärder Avsked D+P I personalakt/ciceron Bevaras anställning Protokoll inför förhandling AB 10 Pärm HR Bevaras 10 år Avstängning enligt AB 10 D+P Bevaras anställning Varsel om att arbete upphör visstidsanst. Personalakt Pärm och timanställda HR -avd Bevaras anställning Erbjudande om arbete enl. LA 25 ja eller nej tack P Personalakt Bevaras anställning Företrädesrättslista Vid inaktualitet Ciceron/Personalakt/ Omplaceringshandlingar P++D Pärm e kommentar anställning Kan innehålla sekretess Kan innehålla sekretess Diarieförs om det innehåller sekretess. Pärm och i personalakt.

127 Antagen: Lista över anställningstid i samband med personalplanering P Personalakt Bevaras anställning Besked om att anställning kommer att upphöra- 67-åring 68- år P Personalakt Bevaras anställning Turordningslista anställningsdagar personal Vid inaktualitet Varsel om uppsägning pga arbetsbrist D+P e kommentar Bevaras anställning Uppsägning pga arbetsbrist D+P e kommentar Bevaras anställning Övervägande om uppsägning pga arbetstagarens personliga förhållande D+P e kommentar Bevaras anställning Uppsägning pga arbetstagarens personliga förhållanden D+P e kommentar Bevaras anställning Uppsägning (egen) P Personalakt Bevaras anställning Överenskommelse om avslutad anställning +P Bevaras anställning MBL-protokoll gruppnivå Pärm HR Bevaras 10 år MBL-protokoll individnivå +P Personalakt Bevaras anställning Överenskommelse om avstående av rätt till tillsvidareanställning enligt LA 5 eller AB 4 +P Personalakt Bevaras anställning Kopia till HR-service ekretess ska diarieföras annars Personalakt ekretess ska diarieföras annars Personalakt ekretess ska diarieföras annars Personalakt ekretess ska diarieföras annars Personalakt Finns i pärm och i personalakten Förvaras hos bemanningsenheten kriftlig varning- beslut övervägande om varning D+P Personalakt Bevaras Löner och pension anställning Löner Lönekriterier Intranätet Gemensam yta Vid inaktualitet Lönepolicy D Ciceron Bevaras 10 år Intranätet Rekommenderade ingångslöner Gemensam yta Vid inaktualitet Pension Pensionshandlingar "dags för pension" P Personalakt Bevaras anställning Finns även på gemensam yta Publiceras även på intranätet Finns även på gemensam yta Publiceras även på intranätet Kopia på pensionsbrev skickas till respektive förvaltnings personalakt från stadskontoret

128 Antagen: Lista för pensionsavtackning Pärm planeringsavdelninge n Vid inaktualitet NY Uppsägningsblankett/uttag av tjänstepension P Personalakt Bevaras anställning Blankett som omfattar både uppsägning och uttag av tjänstepension Arbetsmiljö Arbetsmiljö och kompetensförsörjning Fördelning av arbetsmiljöuppgifter P Personalakt Bevaras anställning Uppföljning av ystematiskt arbetsmiljöarbete (AM) Kompetensförsörjningsplan D Ciceron Bevaras 10 år e även flik administrera (arbetsmiljö) e flik administrera (arbetsmiljö)

129 Nämnd BUN Diarienummer 2019/00089 Datum för sammanträde Handläggare Maira Lundvall Under ärendehanteringen och i beslutsprocessen ställs följande frågor och redovisas i beslutet: 1. På vilket sätt, direkt eller indirekt, berörs barn och unga av denna fråga? Innebär förslaget att: vi har satt barns och ungas bästa i främsta rummet Barnets bästa har fått ge vika för andra intressen vi har tagit hänsyn till deras sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter vi har tagit hänsyn till deras hälsa och utveckling, behov och säkerhet vi har tagit hänsyn till de funktionshindrade barnens och ungas behov Barn och unga berörs inte alls av ärendet, vare sig direkt eller indirekt. På vilket sätt berörs/berörs inte barn och unga: Barn berörs inte direkt av besluten om förändringar i dokumenthanteringsplanen däremot tas deras rättigheter tillvara på så sätt att det som ska finnas bevarat kommer att finnas bevarat. Att de i framtiden kan söka reda på information om sin skolgång. Beskriv kortfattat de konsekvenser som projektet kan få för barn och ungdomar: Handlingar sparas och kan vara av nytta för barn i framtiden. Viktigt att handlingarna sparas för framtiden. jälva revideringen av dokumenthanteringsplanen har inga direkta konsekvenser för barnen. 2. Kan barns och ungas egna åsikter tas tillvara i denna fråga? Ja Nej Om Ja, enligt vilken nivå på medinflytandestegen på sidan 5 i detta dokument. Om Nej, motivera varför barns och ungas åsikt ej tagits tillvara i frågan. Nivå nr:

130 Hur motiveras denna nivå:

131

132 Datum Inrapporterat Diarienummer 2020/00020 Återkoppling av kontaktpolitiker Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut beslutar lägga sammanställningarna till handlingarna. Verksamhetsbesök på Kulturskolan den 4 december 2019 Deltagande: Daniel Nilsson Brodén (V) Verksamhetsbesöket på Kulturskolan gav mig en god inblick i verksamheten. Tillsammans med rektor Ulf Fembro fick jag se samtliga undervisningssalar och prata med elever och lärare under den pågående undervisningen. Lokalerna är fantastiska och helt ändamålsenliga för verksamheten som bedrivs en stor tillgång för Kulturskolan. Personalen var välkomnande och framstod som mycket kompetent och engagerad i elevernas lärande. Kvällen som besöket genomfördes var elever från i så gott som samtliga skolor i kommunen representerade och utövade tillsammans alltifrån dans, bild och teater, till sång och instrument av alla dess slag. Det är en viktig och unik mötesplats som bidrar till att minska segregationen i staden. Jag möttes också av oro över de beslutade nedskärningarna och berättelser om hur de aviserade nedskärningarna redan har påverkat verksamheten, i form av borttagen filmundervisning och att rektorn planerar att gå ner i tjänst för att spara pengar. åväl rektor som lärare och vårdnadshavare lyfte oro över nedskärningarna och vilka konsekvenser det får för en växande stad, segregationen i kommunen och kvalitén i undervisningen. Det lyftes även kritik mot förvaltningsledningen gällande styrningen av Kulturskolans verksamhet, specifikt kring förståelsen för verksamhetens karaktär och hur den skiljer sig från övrig verksamhet i förvaltningen. Jag rekommenderar alla nämndsledamöter att besöka Kulturskolan och ta del av denna fantastiska verksamhet samt fördjupa förståelsen för dess roll i Halmstads kommun.

133 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00447 Ärende BUN 2019/00447 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunrevisionen Yttrande - Revision: Granskning barn i behov av särskilt stöd Barn- och ungdomsdomsförvaltningens förslag till beslut beslutar att anta yttrande enligt bilaga daterad och översända det till de kommunrevisionen. ammanfattning av ärendet PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun genomfört en granskning av arbetet med barn i behov av särskilt stöd. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: äkerställer barn- och ungdomsnämnden att grundskolans stöd till elever i behov av stöd är ändamålsenligt? PwC har totalt haft 5 kontrollmål. Av dessa bedöms två som uppfyllda, ett som delvis uppfyllt och två som icke uppfyllda. De som bedöms som inte uppfyllda gäller nämndens rutiner för säkerställande av arbetet kring extra anpassningar och särskilt stöd, samt nämndens åtgärder vid identifierade brister. I bifogat yttrande finns förslag på svar till kommunrevisionen. Ärendets beredning Ärendet är berett av verksamhetsutvecklare Klas Almer på kvalitetsavdelningen. Beskrivning av ärendet Bakgrund PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun genomfört en granskning av arbetet med barn i behov av särskilt stöd. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: äkerställer barn- och ungdomsnämnden att grundskolans stöd till elever i behov av stöd är ändamålsenligt? Granskningen är avgränsad till barn- och ungdomsnämnden och grundskolan. I revisionen så har följande områden undersökts: Kontrollmål 1: Rutiner, riktlinjer och ansvarsfördelning Det finns ändamålsenliga riktlinjer/rutiner/ansvarsfördelning för att tidigt uppmärksamma, utreda, dokumentera och tillgodose samt följa upp behov av särskilt stöd för elever som har svårigheter i skolarbetet. Kontrollmål 2: Uppföljning av fördelade resurser Nämnden följer upp att skolenheterna har tillräckliga resurser för att leva upp till skollagens bestämmelser om särskilt stöd. Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 1(5)

134 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00447 Kontrollmål 3: Rutin för säkerställande av arbetet Nämnden har rutin för att undersöka att det särskilda stödet till elever fungerar. Kontrollmål 4: Åtgärder vid identifierade brister Om det uppdagas avvikelser eller brister i hur stödet till eleverna fungerar vidtar nämnden åtgärder. Kontrollmål 5: Åtgärder till följd av förändrad lagstiftning Nämnden har säkerställt att verksamheten i grundskolan har vidtagit åtgärder till följd av den förändrade lagstiftningen som träder i kraft 1 juli Revisionen har gjort granskningen genom dokumentstudier av rutiner och riktlinjer för arbetet med extra anpassning och särskilt stöd, samt av uppföljning och rapportering till nämnd. Genomgång har också skett av nämndens protokoll från och med maj 2018 till och med juni I rapporten beskriver PwC att man har man gjort intervjuer med rektorer, förvaltningsledningen, tjänstemän samt nämndens presidium. ammanlagt har nio personer intervjuats inom ramen för granskningen. Det stämmer dock inte att nämndens presidium blivit intervjuade, då en överenskommelse gjordes att detta inte behövde ske i denna granskning, då de redan deltagit i flera andra granskningar. Analys och förslag Inledningsvis vill barn- och ungdomsförvaltningen påpeka att det förekommer flera felaktigheter i rapporten. Exempelvis står det på sidan 6 sista stycket följande: Om en elev haft extra anpassningar under en tid utan större resultat tas det upp som elevärende i det lokala elevhälsoteamet för ytterligare utredning och åtgärder. Om det efter vidtagna åtgärder kvarstår stödbehov och behov av anpassning kontaktar det lokala elevhälsoteamet resurscentrum via ett webbformulär för att starta en utredning om särskilt stöd. Detta stämmer inte. Om en elev haft extra anpassningar under en tid ska först skolan göra intensifierade extra anpassningar. Om det inte ger resultat ska en utredning om särskilt stöd initieras och den ska ligga till grund för om det ska upprättas ett åtgärdsprogram. Detta sker på skolan med skolans elevhälsoteam, som innehåller specialpedagogisk kompetens. Endas i få mycket svåra fall går man vidare och begär stöd av resurscentrum. När förvaltningen fick rapporten för sakgranskning så påtalades detta, men det ändrades inte till slutrapporten. Inom barn- och ungdomsnämnden finns i skrivande stund ca 830 elever med aktiva åtgärdsprogram. Det finns ingen möjlighet att alla dessa skulle gå via resurscentrum. Det kan också vara bra att veta att ca elever har extra anpassningar som är registrerade i Unikum. Det innebär att ca 30 procent av eleverna från förskoleklass upp till åk 9 har extra anpassningar eller särskilt stöd. PwC gör bedömningen att kontrollmål 1 och 5 är uppfyllda, kontrollmål 2 är delvis uppfyllt och att kontrollmål 3 och 4 inte är uppfyllda. Gällande kontrollmoment 2, Uppföljning av fördelade resurser skriver PwC följande: Vi konstaterar att nämnden har identifierat ett ökat antal elever i behov av extra anpassningar och särskilt stöd, samt ett ökat resursbehov för att kunna möta denna ökning. amtidigt görs ingen ökning i budget år eller förändringar i organisation eller målsättningar för att skapa förutsättningar att möta dessa behov. Vi konstaterar vidare att tilläggsbeloppet numera delas ut beräknat från schablon. Beslutet av förändringen av tillvägagångssättet med tilläggsbelopp fattades av förvaltningen. Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 2(5)

135 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00447 angav i planeringsanalysen inför 2019 ett ökat resursbehov kopplat till elever i behov av särskilt stöd. blir årligen tilldelad en ram från kommunfullmäktige och det är utifrån den ramen verksamheten behöver resursplaneras. Barn- och ungdomsnämnden fick 2019 en ramökning, men den ramökningen kan inte direkt härledas till ett ökat antal elever i behov av särskilt stöd utan snarare volymökning av det totala antalet barn och elever. För att uppväga det resursbehov som ändå fanns i skolorna avsattes under 2019 en särskild del av statsbidraget Likvärdig skola till att utöka huvudmannens resurser för att stärka arbetet med barn i behov särskilt stöd i förskoleklass och grundskolan. Dessa medel innebar extra personal ut till skolorna, men också finansiering av centrala utvecklingsresurser som stärker skolors förebyggande och främjande arbete, exempelvis processtödjare för elevhälsoarbete och kvalietsstödjare. Nämnden har även i planeringsanalysen för 2019, inför Planeringsdirektiv med budget , åter lyft behovet av resursförstärkning för barn och elever i behov av särskilt stöd till kommunfullmäktige. Förvaltningen delar bilden att större förändringar av nämndens resurstilldelning bör ske av nämnden. Gällande kontrollmål 3, Rutin för säkerställande av arbetet skriver PwC: Vi konstaterar att nämnden inte har någon rutin för att undersöka att det särskilda stödet fungerar. Någon specifik uppföljning eller kartläggning av extra anpassningar och särskilt stöd görs i nuläget inte. En uppföljning är planerad till hösten Barn- och ungdomsförvaltningen har genomfört en analys av arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd för grundsärskolan. Resultatet rapporteras i årets Lägesbedömning. Barn- och ungdomsförvaltningen delar PwC:s slutsats att huvudmannen regelbundet behöver få tydligare bilder av hur arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd går. Förvaltningen kommer därför se över huvudmannens systematiska kvalitetsarbete och i Lägesbedömningen 2020 och framåt ska det finnas med underlag för nämnden att följa arbetet som sker inom detta område. Under 2020 kommer även den särskilda uppföljningen som fokuserar just på extra anpassningar och särskilt stöd redovisas till nämnden. Lägesbedömningen är också ett viktigt underlag i arbetet med att ta fram nämndens verksamhetsplan. Gällande kontrollmål 4, Åtgärder vid identifierade brister skriver PwC: Vi konstaterar att riktade insatser genomförs på enheterna för att stödja elever med särskilda behov, bland annat inom ramen för läslyft förskolan samt likvärdig skola. Detta sker framför allt på initiativ av lärare, rektorer och tjänstemän. Vi kan vidare, utifrån tidigare kontrollmål, konstatera att nämnden inte har vidtagit åtgärder på övergripande nivå för att åtgärda eller fördjupa kunskapen om situationen med bristande resurser för särskilt stöd. Förvaltningen har initierat en fördjupa uppföljning som kommer att rapporteras till nämnden. Vi anser att nämnden i större utsträckning kan ta del av uppföljning och agera på den information som finns tillgänglig. Det är inte tillräckligt att nämnden konstaterar att det finns ett behov av ökade resurser för att därefter inte agera. om exempel kan nämnden ge förvaltningen i uppdrag att ytterligare analysera arbetet med barn i behov av stöd eller analysera variationerna mellan skolorna. Förvaltningens särskilda uppföljningar är beslutat av kvalitetschefen och är ett relevant initiativ som nämnden i större utsträckning kan vara insatta i. Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 3(5)

136 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00447 Barn- och ungdomsförvaltningen vill lyfta att det finns ett beslut om att det ska göras en särskild uppföljning gällande extra anpassningar och särskilt stöd. Vilka uppföljningar som är planerade har redovisats för barn- och ungdomsnämnden. En förklaring till att nämnden inte efterfrågat en fördjupad undersökning kan med andra ord vara att den varit medveten om att en sedan redan är under framtagande. Verksamhetsplanen är nämndens tydligaste verktyg för styrning. I sin verksamhetsplan för antog nämnden fyra mål. Under målet som lyder I Halmstads förskolor, skolor och fritidshem ska måluppfyllelsen öka genom en utvecklad undervisning skriver bland annat nämnden: Undervisningen i samtliga verksamheter ska vara utformad för att kompensera för barn och elevers olika förutsättningar och främja studiero. Barn och elever som behöver det ska, direkt när det upptäcks, få det stöd som de har rätt till. Det innebär att nämnden över tid vill se en förskjutning av insatser från högstadiet till förskolan och de tidigare stadierna. Nämnden kommer efterfråga underlag på hur förskolor och skolor arbetar med att utveckla undervisningen och vilka behov av stöd dessa har från huvudmannen. Under målet som lyder I Halmstads förskolor, skolor och fritidshem ska alla barn och elever få likvärdiga förutsättningar till en bra start i livet skriver nämnden bland annat: Alla barn och elever ska mötas av tillgängliga lärmiljöer där olikheter ses som en tillgång i undervisningen och för lärandet. Det är miljön som ska anpassas till barnens och elevernas behov och inte tvärtom. Varje förskolas barnhälsoarbete, skolas elevhälsoarbete och den centrala barn- och elevhälsan ska anpassas så att arbetet sker strukturerat och evidensbaserat utifrån de aktuella barnens och elevernas behov. Genom verksamhetsplanen har nämnden därmed utpekat arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd som ett viktigt område. Förvaltningen arbetar nu med vilka konkreta insatser som behöver genomföras för att det ska ske en förflyttning mot nämndens mål. Flera insatser kommer att kopplas just till arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd. Barn- och ungdomsförvaltningen vill slutligen göra en reflektion över att kommunfullmäktige nu tagit en ny styrmodell för kommunen som bygger mycket på tillitsbaserad styrning. Revisionen skulle nog behöva föra en dialog med kommunstyrelsen om vad detta innebär för styrningen i kommunen, och på vilken detaljnivå samtliga nämnder i kommunen ska fatta beslut. Den nivå som revisionen efterfrågar i sin rapport går inte riktigt hand i hand med den nya styrmodellen. Konsekvenser av förslaget Genom att vidta de åtgärder som är beskrivna ovan anser förvaltningen att barn- och ungdomsnämnden åtgärdat de kontrollmål där man bedömts att inte vara uppfyllda. Ärendets beslutsgång Ärendet beslutas av barn- och ungdomsnämnden. Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 4(5)

137 Tjänsteskrivelse Barn- och ungdomsförvaltningen BUN 2019/00447 Beslutsunderlag 1. Yttrande Revision: Granskning barn i behov av särskilt stöd Information om beslutet Beslut i ärendet delges kommunrevisionen. Barn- och ungdomsförvaltningen Pauline Broholm Lindberg, förvaltningschef Fredrik Landelius, chef kvalitetsavdelningen Handläggare, Klas Almer, verksamhetsutvecklare Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, Halmstad direkt@halmstad.se ida 5(5)

138 Yttrande «Enhet» «Databas» 2019/00447 Yttrande - Revision: Granskning av barn i behov av särskilt stöd PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun genomfört en granskning av arbetet med barn i behov av särskilt stöd. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: äkerställer barn- och ungdomsnämnden att grundskolans stöd till elever i behov av stöd är ändamålsenligt? Granskningen är avgränsad till barn- och ungdomsnämnden och grundskolan. PwC gör bedömningen att kontrollmål 1 och 5 är uppfyllda, kontrollmål 2 är delvis uppfyllt och att kontrollmål 3 och 4 inte är uppfyllda. Nedan svarar barn- och ungdomsnämnden hur man tänker arbeta framåt gällande de kontrollmål som bedöms som delvis eller inte uppfyllda. Gällande kontrollmoment 2, Uppföljning av fördelade resurser skriver PwC följande: Vi konstaterar att nämnden har identifierat ett ökat antal elever i behov av extra anpassningar och särskilt stöd, samt ett ökat resursbehov för att kunna möta denna ökning. amtidigt görs ingen ökning i budget år eller förändringar i organisation eller målsättningar för att skapa förutsättningar att möta dessa behov. Vi konstaterar vidare att tilläggsbeloppet numera delas ut beräknat från schablon. Beslutet av förändringen av tillvägagångssättet med tilläggsbelopp fattades av förvaltningen. angav i planeringsanalysen inför 2019 ett ökat resursbehov kopplat till elever i behov av särskilt stöd. blir årligen tilldelad en ram från kommunfullmäktige och det är utifrån den ramen verksamheten behöver resursplaneras. Barn- och ungdomsnämnden fick 2019 en ramökning, men den ramökningen kan inte direkt härledas till ett ökat antal elever i behov av särskilt stöd utan snarare volymökning av det totala antalet barn och elever. För att uppväga det resursbehov som ändå fanns i skolorna avsattes under 2019 en särskild del av statsbidraget Likvärdig skola till att utöka huvudmannens resurser för att stärka arbetet med barn i behov särskilt stöd i förskoleklass och grundskolan. Dessa medel innebar extra personal ut till skolorna, men också finansiering av centrala utvecklingsresurser som stärker skolors förebyggande och främjande arbete, exempelvis processtödjare för elevhälsoarbete och kvalietsstödjare. Nämnden har även i planeringsanalysen för 2019, inför Planeringsdirektiv med budget , åter lyft behovet av resursförstärkning för barn och elever i behov av särskilt stöd till kommunfullmäktige. Nämnden delar bilden att större förändringar av nämndens resurstilldelning bör ske av nämnden. Gällande kontrollmål 3, Rutin för säkerställande av arbetet skriver PwC: Vi konstaterar att nämnden inte har någon rutin för att undersöka att det särskilda stödet fungerar. Någon specifik uppföljning eller kartläggning av extra anpassningar och särskilt stöd görs i nuläget inte. En uppföljning är planerad till hösten Barn- och ungdomsförvaltningen har genomfört en analys av arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd för grundsärskolan. Resultatet rapporteras till nämnden i årets Lägesbedömning. Nämnden Halmstads kommun, «AnvEnhet», «OrgGatuadress1», «OrgPostnr» «OrgPostadress» ida 1(3) direkt@halmstad.se

139 Yttrande «Enhet» «Databas» 2019/00447 delar PwC:s slutsats att huvudmannen regelbundet behöver få tydligare bilder av hur arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd går. Förvaltningen får därför i uppdrag att se över huvudmannens systematiska kvalitetsarbete och i Lägesbedömningen 2020 och framåt ska det finnas med underlag för nämnden att följa arbetet som sker gällande extra anpassningar och särskilt stöd. Under 2020 kommer även den särskilda uppföljningen som fokuserar just på extra anpassningar och särskilt stöd redovisas till nämnden. Lägesbedömningen är också ett viktigt underlag i arbetet med att ta fram nämndens verksamhetsplan. Med dessa åtgärder anser barn- och ungdomsnämnden att kontrollmålet framöver bör uppfattas som uppfyllt. Gällande kontrollmål 4, Åtgärder vid identifierade brister skriver PwC: Vi konstaterar att riktade insatser genomförs på enheterna för att stödja elever med särskilda behov, bland annat inom ramen för läslyft förskolan samt likvärdig skola. Detta sker framför allt på initiativ av lärare, rektorer och tjänstemän. Vi kan vidare, utifrån tidigare kontrollmål, konstatera att nämnden inte har vidtagit åtgärder på övergripande nivå för att åtgärda eller fördjupa kunskapen om situationen med bristande resurser för särskilt stöd. Förvaltningen har initierat en fördjupa uppföljning som kommer att rapporteras till nämnden. Vi anser att nämnden i större utsträckning kan ta del av uppföljning och agera på den information som finns tillgänglig. Det är inte tillräckligt att nämnden konstaterar att det finns ett behov av ökade resurser för att därefter inte agera. om exempel kan nämnden ge förvaltningen i uppdrag att ytterligare analysera arbetet med barn i behov av stöd eller analysera variationerna mellan skolorna. Förvaltningens särskilda uppföljningar är beslutat av kvalitetschefen och är ett relevant initiativ som nämnden i större utsträckning kan vara insatta i. vill lyfta att förvaltningen fattat ett beslut om att det ska göras en särskild uppföljning gällande extra anpassningar och särskilt stöd. Vilka uppföljningar som är planerade har redovisats för barn- och ungdomsnämnden. En förklaring till att nämnden inte efterfrågat en fördjupad undersökning är att nämnden redan fått information om att en sådan pågår. Verksamhetsplanen är nämndens tydligaste verktyg för styrning. I sin verksamhetsplan för antog nämnden fyra mål. Under målet som lyder I Halmstads förskolor, skolor och fritidshem ska måluppfyllelsen öka genom en utvecklad undervisning skriver bland annat nämnden: Undervisningen i samtliga verksamheter ska vara utformad för att kompensera för barn och elevers olika förutsättningar och främja studiero. Barn och elever som behöver det ska, direkt när det upptäcks, få det stöd som de har rätt till. Det innebär att nämnden över tid vill se en förskjutning av insatser från högstadiet till förskolan och de tidigare stadierna. Nämnden kommer efterfråga underlag på hur förskolor och skolor arbetar med att utveckla undervisningen och vilka behov av stöd dessa har från huvudmannen. Under målet som lyder I Halmstads förskolor, skolor och fritidshem ska alla barn och elever få likvärdiga förutsättningar till en bra start i livet skriver nämnden bland annat: Halmstads kommun, «AnvEnhet», «OrgGatuadress1», «OrgPostnr» «OrgPostadress» ida 2(3) direkt@halmstad.se

140 Yttrande «Enhet» «Databas» 2019/00447 Alla barn och elever ska mötas av tillgängliga lärmiljöer där olikheter ses som en tillgång i undervisningen och för lärandet. Det är miljön som ska anpassas till barnens och elevernas behov och inte tvärtom. Varje förskolas barnhälsoarbete, skolas elevhälsoarbete och den centrala barn- och elevhälsan ska anpassas så att arbetet sker strukturerat och evidensbaserat utifrån de aktuella barnens och elevernas behov. Genom verksamhetsplanen har nämnden därmed utpekat arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd som ett viktigt område. Förvaltningen arbetar nu med vilka konkreta insatser som behöver genomföras för att se en förflyttning mot nämndens mål. Flera insatser kommer att kopplas just till arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd. vill slutligen göra en reflektion över att kommunfullmäktige nu tagit en ny styrmodell för kommunen som bygger mycket på tillitsbaserad styrning. Revisionen kan behöva föra en dialog med kommunstyrelsen om vad detta innebär för styrningen i kommunen, och även vilken detaljnivå samtliga nämnder i kommunen ska fatta beslut på. Den nivå som revisionen efterfrågar i sin rapport går inte riktigt hand i hand med den nya styrmodellen. «Enhet» Lovisa Aldrin (L), ordförande Pauline Broholm Lindberg, förvaltningschef Halmstads kommun, «AnvEnhet», «OrgGatuadress1», «OrgPostnr» «OrgPostadress» ida 3(3) direkt@halmstad.se

141

142 Granskning barn i behov av särskilt stöd Halmstads kommun Viktor Prytz, Certifierad kommunal revisor Amanda vensson Revisionsrapport