ATT HANTERA PROJEKT- HANDLINGAR I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet

Transkript

1 ATT HANTERA PROJEKT- HANDLINGAR I STOCKHOLMS STAD en praktisk handledning från Stadsarkivet

2 ATT HANTERA PROJEKT- HANDLINGAR I STOCKHOLMS STAD en praktisk handledning från Stadsarkivet

3

4 Innehållsförteckning Inledning VARFÖR DOKUMENTERA PROJEKT? Vad utmärker projektdokumentation? Vad är dokumentationens syfte? FÖR DIG SOM ÄR PROJEKTLEDARE När du formulerar mål och planerar projektet När du genomför projektet När du avslutar projektet FÖR DIG SOM VILL VETA MERA Vad är ett projekt? Projektets faser och handlingar Vem ansvarar för projekthandlingar? Vad är allmänna handlingar i projekt? Hur håller man ordning på projekthandlingar? Allmänt Registrering och diarieföring av projekthandlingar Systematisk förvaring av projekthandlingar Att redovisa och hålla projektdokumentationen samlad Att bevara och gallra Vem kan du kontakta? Sju gyllene regler i projekt Sakordsregister Ordförklaringar

5 Inledning Syftet med denna handledning är att ge råd och riktlinjer för hantering av projekthandlingar hos förvaltningar, bolag och stiftelser i Stockholms stad. Tanken är att den ska ge vägledning och inspirera myndigheterna att ta fram egna rutiner för sin projekthantering. Handledningen har skrivits av arkivarierna Lena Wiorek och Susanne Strangert, Stockholms stadsarkiv, i samarbete med arkivarierna Cecilia Dahlin, Trafikkontoret (tidigare Gatu- och fastighetskontoret), Per Kristoffersson, Försvarets materielverk (tidigare Socialtjänstförvaltningen) och Åsa Ljungqvist Wihl, Katarina-Sofia stadsdelsförvaltning. Den vänder sig främst till projektledare och projektverksamma i Stockholms stad, men också till andra som vill veta mer om hur man ska hantera projekthandlingar. Boken består av tre avsnitt. Inledningsvis beskrivs vad som utmärker projektdokumentation och varför det är viktigt att projekt dokumenteras. Därefter ges råd till projektledare om hur projekthandlingar ska hanteras när projekt planeras, genomförs och avslutas. Slutligen orienteras de som vill veta mer, om olika metoder för att hålla ordning på projekthandlingar. Handledningen hittar du även på (Stadsarkivets webbplats). Där kommer eventuella uppdateringar och tillägg att finnas tillgängliga. 6

6 VARFÖR DOKUMENTERA PROJEKT? Vad utmärker projektdokumentation? Alltmer arbete i offentlig verksamhet bedrivs i projektform då ökar även mängden projektdokumentation. Om dokumentationen tas om hand på ett strukturerat sätt, sparar det tid och pengar. Dessutom möjliggör det att projekten följs upp. Många andra skäl talar också för en systematisk dokumenthantering i projekt. Utmärkande för handlingar som tillkommer i projekt är att de ofta lever sina egna liv vid sidan av myndighetens mer etablerade rutiner för handläggning av ärenden. Det gör det svårt att få kontroll över handlingarna. Ännu svårare kan det vara att få vetskap om att ett projekt överhuvudtaget existerar. Det hänger samman med att projekten har så speciell karaktär; de står oftast utanför den löpande verksamheten och består av tillfälliga person- och arbetskonstellationer. I projekten sker också en fortlöpande utväxling av olika dokument, som sällan är rutinartade utan snarare komplexa till sitt innehåll. 1 Även om man som projektledare eller projektdeltagare har ordning på dokumentationen, är det viktigt för myndigheten att ha grepp om projektets dokumentation och införliva den i arkivet. Hur projektdokumentationen ska tas om hand är dock ofta oklart. Många myndigheter saknar regler för hanteringen av projekthandlingar. De generella modeller för projektledning och projektstyrning som finns, behandlar vanligtvis inte hanteringen av projekthandlingar. Vidare finns sällan någon uttalat ansvarig för de handlingar som tillkommer under projektets gång. Ju fler aktörer som är involverade i ett projekt desto större risk för att handlingar försvinner. Sammantaget leder det till att handlingar hamnar utanför handläggningsordningen och att oordningen växer. 1 Projekt består ofta av en kedja av ärenden och aktiviteter med inslag av faktiskt handlande. SOU 2002:97, Offentlighets- och sekretesskommitténs delbetänkande Ordning och reda bland allmänna handlingar, s

7 Myndighetens eget behov Rättssäkerhet Insyn Forskning Lagens krav Vad är dokumentationens syfte? Utan välordnad dokumentation är det svårt att uppnå god kvalitet i verksamheten. Om det går att följa ett projekts gång från målformulering till avslut ges myndigheten möjlighet att redovisa, följa upp, utvärdera och återanvända den information som projektet avsätter. Om till exempel handlingar från projekteringsskedet i ett anläggningsprojekt gått förlorade, kan kostnaderna för att återskapa informationen bli avsevärd. Av rättssäkerhetsskäl måste handlingar bevaras så att det går att styrka rättigheter och skyldigheter. Om så inte sker kan det äventyra rättssamhället, vilket kan drabba såväl myndigheten som den enskilde. Allmänhetens och massmedias insyn i kommunal verksamhet begränsas om dokumentationen är bristfällig eller inte finns kvar. Därigenom kan allmänhetens förtroende och tillit till förvaltningen skadas. Projektens många gånger unika karaktär gör att de speglar verksamheter som annars inte skulle ha synliggjorts. Att projekthandlingar bevaras är av stor betydelse för kulturarvet. Det finns inga specifika regler i lagstiftningen om dokumentationsskyldighet i projekt. Däremot finns ett antal generella regler om dokumentationsskyldighet. Ett exempel är skyldigheten att registrera allmänna handlingar som omfattas av sekretess, som följer av sekretesslagen (1980:100). 8

8 Eftersom flertalet projekthandlingar utgör allmänna handlingar, är bestämmelser om hantering och dokumentation av allmänna handlingar, relevanta. Lagstiftning som berör dokumentation är bland annat: tryckfrihetsförordningen (1949:105) arkivlagen (1990:782) arkivförordningen (1991:446) sekretesslagen (1980:100) förvaltningslagen (1986:223) socialtjänstlagen (2001:453) lagen om offentlig upphandling (1992:1528) lagen om kommunal redovisning (1997:614) bokföringslagen (1999:1078) personuppgiftslagen (1998:204) Dessutom kan det finnas speciallagstiftning, branschspecifika bestämmelser och anvisningar m.m. som ska iakttas. 9

9 FÖR DIG SOM ÄR PROJEKTLEDARE När du formulerar mål och planerar projektet Formulera mål Planera Ta reda på vilka dokumenthanteringsrutiner som gäller för projekthandlingar på din myndighet! 2 Om du inte vet vilka dokumenthanteringsrutiner som gäller för projekten som bedrivs inom myndigheten kontakta registrator eller arkivarie. Saknas rutiner? Bestäm i samråd med registrator eller arkivarie hur handlingarna i det aktuella projektet ska hanteras. Du kan också kontakta Stadsarkivet för råd. Som projektledare bör du skaffa dig översiktlig kunskap om den lagstiftning som reglerar hanteringen av projekthandlingar, bland annat tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Tänk på att det vanligtvis finns särskilda dokumenthanteringsrutiner för fotografier och ritningar. Digitala medier används i allt högre utsträckning, men myndigheterna saknar ofta rutiner som möjliggör digital långtidslagring. Ta reda på hur det ligger till på din myndighet! Bestäm hur handlingarna ska struktureras Spara tid se till att alla handlingar hanteras rätt redan från projektstart. Används projektpärmar? Myndigheten bör upprätta mallar över innehållsförteckningar till olika typer av projekt. Då kommer alla projektpärmar att struktureras på ett likartat sätt oavsett vem som är projektledare. Detsamma gäller för digitala mappar. 2 Stockholms stad har antagit projekthandböcker, till exempel projektstyrningsmodellen Ratten. 10

10 Fastställ vem som ansvarar för projekthandlingarna Om inget annat bestäms är det den uppdragsgivande myndighetens projektledare som ansvarar för handlingarna inom projektet. I delprojekt kan det finnas flera projektledare och därmed också flera personer som ansvarar för handlingarna. Klargör så tidigt som möjligt vem som ansvarar för vad skriftligt. Om det är ett stort projekt utse gärna en samordnare. I samverkansprojekt kan det finnas flera projektägare. Då är det projektets styrgrupp eller motsvarande som ska besluta om ansvarsfördelningen mellan aktörerna. Är flera myndigheter inblandade i projektet? Kom ihåg att varje myndighet ansvarar för sina allmänna handlingar. Se till att ansvaret för projektdokumentationen alltid regleras skriftligt i projektdirektiv/projektplan, avtal eller motsvarande handling. Enligt stadens projektstyrningmodell Ratten preciserar projektplanen hur och var projekthandlingar ska upprättas, spridas och förvaras. Utifrån projektplanen ska en dokumentplan projektarkiv upprättas. Informera övriga projektdeltagare och eventuella konsulter om hur projektdokumentationen ska hanteras Se till att alla projektdeltagare vet hur handlingarna ska hanteras och när, var och hur de ska arkiveras. Informera konsulter om lagstiftningen som styr hanteringen av allmänna handlingar. Huvudprincipen är att myndigheternas regler även omfattar handlingar som förvaras hos en konsult. Eventuella avsteg ska regleras skriftligt och enligt lagstiftningen. Är konsult inblandad reglera i avtalet att handlingarna är beställarens egendom Skriv in i avtalet att de handlingar en konsult upprättar på beställning av myndigheten är beställarens egendom. I avtalet bör till exempel framgå vilka handlingar beställaren ska ha, vilket lagringsmedium som gäller och när handlingarna ska överlämnas. 11

11 När du genomför projektet Genomföra Se till att rätt projektdokumentation upprättas Den som har det praktiska ansvaret måste se till att rätt handlingar upprättas, att de dateras och att rätt personer undertecknar dem. Versionshantering är viktig. Se till att handlingarnas status framgår tydligt. Håll projektdokumentationen ordnad och samlad Merparten av projekthandlingarna är allmänna handlingar och måste därför hållas tillgängliga i enlighet med offentlighetslagstiftningen. För att detta krav ska kunna tillgodoses är det viktigt att handlingarna hålls ordnade och kan presenteras samlade. Se till att projekthandlingarna fortlöpande diarieförs Ta reda på vilka diarieföringsrutiner som gäller på din myndighet. Saknas det rutiner? Registrator kan ge råd om vilka handlingar som bör diarieföras i det aktuella projektet. Även om inte alla projekthandlingar ska diarieföras utan istället ordnas i projektpärmar bör projektets och projektledarens namn på ett tidigt stadium framgå av diariet. Kom ihåg att även brev, fax och e-postmeddelanden som skrivs inom projektet ska diarieföras eller ordnas systematiskt. 12

12 Sekretessbelagda handlingar måste diarieföras. Informera registrator om att handlingen är sekretessbelagd samt vilken bestämmelse i sekretesslagen som är tillämpbar. Kom också ihåg att e-post som innehåller sekretessbelagda uppgifter enligt stadens e-postpolicy ska skrivas ut och därefter raderas från e-postlådan. Dessutom får inte e-post som innehåller sekretessbelagda uppgifter skickas okrypterat utanför stadens gemensamma e-postsystem Groupwise. Eventuella upphandlingar som förekommer i projekten ska som regel diarieföras som egna ärenden. Läs mer i Stadsarkivets och Stadsledningskontorets handledning Att hantera handlingar i upphandlingsärenden i Stockholms stad. När du avslutar projektet Avsluta Se till att projektdokumentationen är komplett Kontrollera att handlingarna utgörs av rätt versioner, att de är daterade och undertecknade samt att inga handlingar saknas. Se till att eventuella konsulter har överlämnat de handlingar som är beställarens egendom. 13

13 Se till att projektdokumentationen är i ordnat skick I projektpärmarna ska handlingarna vara ordnade i enlighet med innehållsförteckningen. Se till att projektdeltagarna rensar övertaliga kopior, utkast m.m. som inte utgör allmänna handlingar samt gallrar allmänna handlingar enligt gallringsbeslut. Det bästa är om det sker fortlöpande under projektets gång. Gallring, som innebär att allmänna handlingar förstörs, får endast utföras enligt de gallringsbeslut som gäller för myndigheten. Läs mer i Stadsarkivets handledning Att gallra i Stockholms stad. Se till att pärmar, arkivboxar m.m. är ordentligt märkta i enlighet med myndighetens rutiner; till exempel avdelning, projektnamn, årtal och pärmens innehåll. Arkivera handlingarna Kontakta registrator eller arkivpersonal i förväg och ta reda på rutinerna för överlämnande av projekthandlingar. Tidpunkt för när projekthandlingar ska överföras till en mer långsiktig förvaring bör framgå av dokumenthanteringsplanen 3. Ibland måste avdelningarna ha tillgång till vissa handlingar, exempelvis till dess att garantibesiktningar har utförts. Det kan också förekomma att delar av dokumentationen lämnas vidare till myndighetens drift- och underhållspersonal. 3 En dokumenthanteringsplan innehåller detaljerade anvisningar för hur en myndighets handlingstyper ska hanteras. Oftast ingår uppgifter om vilka databärare som ska användas, om handlingstypen ska bevaras eller gallras m.m. 14

14 FÖR DIG SOM VILL VETA MERA Vad är ett projekt? Definition Projekt är en tidsbegränsad och från övrig verksamhet avgränsad arbetsuppgift av engångskaraktär, som genom styrning av tilldelade resurser ska nå ett definierat mål. 4 Stor spännvidd Inom definitionen finns det en oerhörd spännvidd. Många projekt engagerar ett fåtal personer, pågår en vecka och medför låga kostnader. Andra projekt sysselsätter hundratals människor i åratal och omsätter flera hundra miljoner kronor. Vissa projekt rör endast en myndighet, medan andra engagerar stat, kommun, landsting och privata aktörer. Ibland används projekt som arbetsform för en myndighets kärnverksamhet. Andra gånger bedrivs projekt av en tillfälligt sammansatt grupp för ett särskilt prioriterat mål. Olika typer av projekt Projekt kan ha olika inriktningar, som helt eller delvis också kan överlappa varandra, exempelvis: forskningsprojekt utredningsprojekt utvecklingsprojekt konstruktionsprojekt 4 Lewen B. Philip H. Ledande projektledning, Falun

15 Projektets faser och handlingar Ett projekt kan delas upp i ett antal olika faser som följer på varandra och som av olika skäl kan avbrytas i vilken fas som helst. I nedanstående figur ges ett exempel på grundläggande faser och hur de kan benämnas: Projektidé initierad Formulera mål Planera Genomföra Avsluta Projektidé realiserad Varje fas av projektet ska dokumenteras. Nedan följer en kort beskrivning av de olika faserna och exempel på handlingar som kan genereras i respektive fas. Beroende på projektens omfattning och komplexitet finns det ofta ytterligare handlingsslag än de som nämns här. Nedan listade handlingar får ses som en miniminivå för vilka handlingar som bör avsättas i varje fas. 1. Formulera mål Formulera mål Projektdirektiv Förstudierapport Beslut Mellan uppdragsgivaren och utföraren av projektet projektgruppen brukar ett projektdirektiv eller motsvarande upprättas. Direktivet är utgångspunkten i en första planering av projektet och är ett viktigt styrdokument. Ibland görs en förstudie som oftast leder till en förstudierapport. När målformuleringen är klar tas ett beslut om att antingen gå vidare i ett projekt eller att inte gå vidare. 2. Planera projekt Planera Projektplan I planeringsfasen formulerar uppdragsgivaren och projektledaren normalt sett hur projektet ska genomföras. Projektplan/planer upprättas och godkänns av uppdragsgivaren. 16

16 Ibland utgör projektplanen endast ett dokument, i andra fall kan den bestå av flera dokument. Lämpligen bör projektplanen innehålla riktlinjer för hur projektet ska dokumenteras, vilka projekthandlingar som ska upprättas och hur de ska tas om hand. Ibland framgår detta redan av projektdirektivet eller motsvarande handling. 3. Genomföra projekt Genomföra Avtal Beslut Mötesanteckningar PM Korrespondens Rapporter Detaljerade planer Sammanställningar Beroende på typ av projekt kan det i denna fas bl.a. genereras avtal, beslut, mötesanteckningar, PM, korrespondens, rapporter, detaljerade planer och sammanställningar av olika slag. 4. Avsluta projekt Avsluta Slutrapport Utvärdering Genomförandet leder fram till ett resultat, ofta i form av en slutrapport, som överlämnas till projektägaren. När projektet har rapporterats följer ibland en utvärdering av projektresultatet. 17

17 Vem ansvarar för projekthandlingar? Fastställ ansvaret Rollfördelning Samverkansprojekt Delprojekt Oavsett om projekt bedrivs inom en myndighet eller i samverkan mellan flera myndigheter bör man slå fast ansvaret för den projektdokumentation som uppstår. Är inte ansvaret tydligt definierat, till exempel i direktiv eller motsvarande, ökar risken för att projekthandlingar förkommer. Ansvaret kan innefatta flera uppgifter. Det kan vara att fortlöpande se till att projektets processer dokumenteras. Det kan även inbegripa att bevara relevant information. Dokumentationens betydelse och funktion behöver klargöras redan i planeringen av projektet. Projektledaren eller motsvarande har ansvar för att utreda kommande dokumentationskrav med de specialister som krävs. Det kan innebära kontakter med ekonomer, tekniker, personalhandläggare, arkivarier och andra. Alla myndigheter som deltar i ett projekt ansvarar för sina allmänna handlingar. Hur man inom varje projekt hanterar handlingarna regleras med fördel i projektdirektivet/projektplanen. Projektledaren har ett övergripande ansvar för dokumentationen som upprättas i pågående projekt. Mer om dokumentationsansvar och rollfördelning inom en myndighet framgår nedan; När projekt pågår och När projekt avslutas. När flera myndigheter och aktörer deltar i ett projekt måste man på ett så tidigt stadium som möjligt klargöra hur ansvaret för dokumentationen ser ut. Man bör till exempel diskutera om den uppdragsgivande myndigheten ska ha ett övergripande ansvar för dokumentationen på lång sikt. Kom dock ihåg att alla myndigheter ansvarar för sina allmänna handlingar. Ansvaret omfattar bland annat registrering, förvaring och tillgänglighet. Se vidare Hur håller man ordning på projekthandlingar? Ett projekt som består av flera delar, där olika myndigheter ansvarar för olika delprojekt, kan motivera en uppdelning av projekthandlingarna. Då kan varje myndighet ansvara för handlingarna från sitt delprojekt. Det ska då framgå av huvudprojektets dokumentation vilka delprojekt som har funnits och var dokumentationen förvaras. Med flera delprojekt kan det vara nödvändigt att utse en samordnare. En konsult kan dock aldrig bli 18

18 Flera projektägare Konsulter m.fl. Ansvar för dokumentationen under och efter projektet arkivansvarig för ett delprojekt, utan måste lämna ifrån sig sina handlingar till beställande myndighet när projektet är avslutat eller vid annan överenskommen tidpunkt. Vid samverkansprojekt mellan myndigheter och t.ex. organisationer finns inte alltid någon uttalat ansvarig. Det finns helt enkelt flera projektägare. Projektets styrgrupp eller motsvarande ska då samordna projektägarnas intressen och bland annat ta ställning till hur projekthandlingarna, inklusive styrgruppens handlingar, ska hanteras. Huvudprincipen är att myndigheternas regler även omfattar handlingar som förvaras hos en konsult. Eventuella avsteg ska regleras skriftligt och i enlighet med lagstiftningen. När myndigheter anlitar privata uppdragstagare, till exempel konsulter, företag och föreningar, har projektledaren alltid ett informationsansvar gentemot dessa. Projektledaren ska informera konsulterna om den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar, exempelvis offentlighetslagstiftningen, och om övriga arkivbestämmelser i Stockholms stad. Detta innebär bland annat att projekthandlingarna ska hållas tillgängliga, att eventuella sekretessbestämmelser ska iakttas och att handlingarna ska skyddas mot brand, vatten och obehörig åtkomst. Avgörande för var ansvaret för projektdokumentationen ligger i organisationen är först och främst projektets status det vill säga om projektet pågår eller är avslutat. Projektledare Överlämnande Arkivarie/Arkivansvarig Pågående projekt Projektdokumentation Avslutade projekt Projektorganisation Arkivorganisation 19

19 När projektet pågår När projektet avslutas Redan i planeringsfasen är det viktigt att man utser en person som ansvarar för de handlingar som tillkommer i projektet. Om inte annat har beslutats är det projektledaren som har ansvaret. Projektledaren ska se till att hålla handlingarna ordnade i enlighet med myndighetens dokumenthanteringsrutiner. Normalt sett ska vissa handlingar fortlöpande diarieföras medan andra kan förvaras systematiskt, se Hur håller man ordning på projekthandlingar? Handlingarna ska hållas tillgängliga i enlighet med lagstiftningen. Det är dessutom viktigt att projektledaren känner till eventuella sekretessbestämmelser. Under pågående projekt är myndighetens registrator en nyckelperson som kan hjälpa till att klargöra vilka handlingar som ska diarieföras medan myndighetens arkivarie eller motsvarande besitter kunskap om hur övriga handlingar ska hanteras. Senast då ett projekt avslutas ska den ansvarige, d.v.s. projektledaren eller motsvarande, se till att projektets deltagare går igenom projektdokumentationen, och rensar samt eventuellt gallrar allmänna handlingar enligt de gallringsbeslut som gäller för myndigheten. Rensning innebär att man avlägsnar handlingar som inte är allmänna, till exempel utkast, innan projektdokumentationen arkiveras. Om rensning och gallring skett fortlöpande under hela projekttiden, underlättar det projektets avslutning. Se Stadsarkivets handledning Att gallra i Stockholms stad. Projektledaren ska också se till att konsulter överlämnar de handlingar som tillhör myndigheten. När detta är gjort ska handlingarna överlämnas för arkivering till arkivarie eller annan person på myndigheten som har hand om arkivet. I och med överlämnandet övergår ansvaret från projektorganisationen till arkivorganisationen. 20

20 Vad är allmänna handlingar i projekt? Offentlighetsprincipen Hos stadens förvaltningar, bolag och stiftelser är den dokumentation som tillkommer inom projekt för det mesta allmänna handlingar. Eftersom alla medborgare har rätt att ta del av offentliga allmänna handlingar hos myndigheter, måste även projekthandlingar vara tillgängliga för utomstående. Rätten att ta del av allmänna handlingar offentlighetsprincipen finns inskriven i grundlag: tryckfrihetsförordningen (1949:105). Genom att få tillgång till allmänna handlingar kan allmänheten och massmedia även kontrollera den verksamhet som myndigheterna bedriver, exempelvis handläggningsrutiner, måluppfyllelse och ambitioner. Projekthandlingarna kan delas in i följande kategorier: Handling Allmän arkivera Ej allmän rensa Offentlig Hemlig Allmän handling Begreppet allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen (1949:105). Det är en handling som förvaras hos en myndighet och som har kommit in till eller upprättats av myndigheten själv. Även handlingar som på uppdrag av myndigheten förvaras utanför myndighetens lokaler är normalt allmänna handlingar. Skrivelser och e-post. ADB- upptagningar som är tillgängliga för läsning, avlyssning m.m. En handling är inkommen när: Handlingen har anlänt till myndigheten. Handlingen kommit behörig befattningshavare tillhanda. Exempel Skrivelser och e-post även utanför myndighetens lokaler. 21

21 Tävlingsskrifter och anbudshandlingar räknas dock som inkomna först vid den tidpunkt som bestämts för öppnandet. En handling är upprättad när: Handlingen har expedierats. Ärendet som handlingen hör till har slutbehandlats. Handlingen är justerad eller på annat sätt färdigställd. Handlingen förs fortlöpande. Exempel Utgående skrivelser. Interna utredningar. Protokoll, arbetsordningar. Diarier, register, projektdagböcker. Ej allmän handling Teknikneutralitet Offentlighet och sekretess Sekretess i projekt Allmänna handlingar i projekt Utkast, handlingar som upprättats för publicering, anteckningar som gjorts inför föredragning av ärende är exempel på handlingar som normalt inte är allmänna handlingar. Om de däremot expedieras eller tas om hand för arkivering blir de allmänna handlingar. Begreppet handling är teknikneutralt och omfattar traditionella pappershandlingar, mikrofilm och digitalt lagrade uppgifter som e-post, CADritningar m.m. Huvudregeln är offentlighet, det vill säga att de allmänna handlingarna är tillgängliga för allmänheten. Handlingar kan också vara hemliga, vilket regleras i sekretesslagen. Sekretess kan förekomma i projekt. I många projekt ingår sådana ärenden som exempelvis rör upphandlingar av varor och tjänster, en verksamhet som är omgärdad av sekretessbestämmelser. Ibland kan också det objekt som projektet avser påverka vilken sekretess som råder. Merparten av de handlingar som tillkommer i projekt är allmänna handlingar, exempelvis projektplaner, protokoll, ekonomiska handlingar, ritningar m.m. 22

22 Ej allmänna handlingar i projekt Digitala handlingar Ett viktigt undantag från huvudregeln utgör de utkast eller andra handlingar som skickas iväg uteslutande för granskning och samråd inom eller utom projektet. Dessa räknas inte som allmänna handlingar trots att de har expedierats. Andra exempel på handlingar som inte är allmänna är interna PM som inte tillfört ärendet sakuppgift, följebrev till allmän handling och programvara till datorer. Offentlighetslagstiftningen gäller lika mycket allmänna handlingar i digital form som traditionella pappershandlingar. Det innebär att digitalt lagrade uppgifter oftast är allmänna handlingar. Lagstiftningen ställer dessutom särskilda krav på myndigheters digitala information; den måste vara organiserad på ett sätt som främjar god offentlighetsstruktur. Det innebär exempelvis att särskilja offentlig information från sekretesskyddad information, att undvika förkortningar och annat som kan försvåra allmänhetens insyn m.m. Allmänna handlingar TÄNK PÅ! Projekthandlingar är oftast allmänna handlingar. Digitala handlingar är också allmänna handlingar. Följ lagstiftningen! Tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och arkivlagen. 23

23 Hur håller man ordning på projekthandlingar? Att ordna projekthandlingar Allmänt Det finns två sätt att hålla ordning på projekthandlingar: 1. Registrera 2. Förvara systematiskt Bäst är att kombinera dessa metoder. Vissa av handlingarna i ett projekt registreras då i myndighetens diarium medan de andra projekthandlingarna enbart förvaras systematiskt, till exempel i projektpärmar. Utgångspunkten för hur man ska hantera och förvara projekthandlingar är främst praktiska hänsyn. Verksamhetens behov bör vara utgångspunkten. Har myndigheten fastställt rutiner för dokumenthantering bör dessa följas. I annat fall bör man ta fram och fastställa sådana riktlinjer. Inte minst ur kostnadssynpunkt är det viktigt med dokumenthanteringsrutiner. Hantering av handlingar kan annars vara tidsödande. Med sådana rutiner i bagaget kan projektdeltagare fortlöpande under projektets gång ta hand om handlingar på ett korrekt sätt, och behöver inte ägna onödig tid åt arkivering när projektet avslutas. Förutom att tillgodose verksamhetens behov måste projekthandlingarna också hanteras så att lagstiftningens krav uppfylls. Handlingar som kan omfattas av sekretess måste registreras med de uppgifter som sekretesslagen (1980:100) föreskriver, se vidare under rubriken Sekretesslagens krav. För offentliga handlingar räcker att de förvaras i en dokumenterad ordning som gör dem tillgängliga för utomstående. Dessutom ska handlingarna hanteras på ett sätt som gör att de kan presenteras samlat. Offentlighetslagstiftningen är starkt kopplad till att handlingar hålls ordnade och tillgängliga. Däremot innehåller inte lagstiftningen några detaljerade riktlinjer för hur det ska gå till. Det innebär att myndigheterna själva har stor frihet att utforma ändamålsenliga rutiner för hanteringen av allmänna handlingar, inklusive projekthandlingar. För att det ska fungera i praktiken är det viktigt med enhetliga rutiner som tillämpas likartat av alla inom myndigheten. 24