ATT HANTERA PROJEKT- HANDLINGAR I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "ATT HANTERA PROJEKT- HANDLINGAR I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet"

Transkript

1 ATT HANTERA PROJEKT- HANDLINGAR I STOCKHOLMS STAD en praktisk handledning från Stadsarkivet

2 ATT HANTERA PROJEKT- HANDLINGAR I STOCKHOLMS STAD en praktisk handledning från Stadsarkivet

3

4 Innehållsförteckning Inledning VARFÖR DOKUMENTERA PROJEKT? Vad utmärker projektdokumentation? Vad är dokumentationens syfte? FÖR DIG SOM ÄR PROJEKTLEDARE När du formulerar mål och planerar projektet När du genomför projektet När du avslutar projektet FÖR DIG SOM VILL VETA MERA Vad är ett projekt? Projektets faser och handlingar Vem ansvarar för projekthandlingar? Vad är allmänna handlingar i projekt? Hur håller man ordning på projekthandlingar? Allmänt Registrering och diarieföring av projekthandlingar Systematisk förvaring av projekthandlingar Att redovisa och hålla projektdokumentationen samlad Att bevara och gallra Vem kan du kontakta? Sju gyllene regler i projekt Sakordsregister Ordförklaringar

5 Inledning Syftet med denna handledning är att ge råd och riktlinjer för hantering av projekthandlingar hos förvaltningar, bolag och stiftelser i Stockholms stad. Tanken är att den ska ge vägledning och inspirera myndigheterna att ta fram egna rutiner för sin projekthantering. Handledningen har skrivits av arkivarierna Lena Wiorek och Susanne Strangert, Stockholms stadsarkiv, i samarbete med arkivarierna Cecilia Dahlin, Trafikkontoret (tidigare Gatu- och fastighetskontoret), Per Kristoffersson, Försvarets materielverk (tidigare Socialtjänstförvaltningen) och Åsa Ljungqvist Wihl, Katarina-Sofia stadsdelsförvaltning. Den vänder sig främst till projektledare och projektverksamma i Stockholms stad, men också till andra som vill veta mer om hur man ska hantera projekthandlingar. Boken består av tre avsnitt. Inledningsvis beskrivs vad som utmärker projektdokumentation och varför det är viktigt att projekt dokumenteras. Därefter ges råd till projektledare om hur projekthandlingar ska hanteras när projekt planeras, genomförs och avslutas. Slutligen orienteras de som vill veta mer, om olika metoder för att hålla ordning på projekthandlingar. Handledningen hittar du även på (Stadsarkivets webbplats). Där kommer eventuella uppdateringar och tillägg att finnas tillgängliga. 6

6 VARFÖR DOKUMENTERA PROJEKT? Vad utmärker projektdokumentation? Alltmer arbete i offentlig verksamhet bedrivs i projektform då ökar även mängden projektdokumentation. Om dokumentationen tas om hand på ett strukturerat sätt, sparar det tid och pengar. Dessutom möjliggör det att projekten följs upp. Många andra skäl talar också för en systematisk dokumenthantering i projekt. Utmärkande för handlingar som tillkommer i projekt är att de ofta lever sina egna liv vid sidan av myndighetens mer etablerade rutiner för handläggning av ärenden. Det gör det svårt att få kontroll över handlingarna. Ännu svårare kan det vara att få vetskap om att ett projekt överhuvudtaget existerar. Det hänger samman med att projekten har så speciell karaktär; de står oftast utanför den löpande verksamheten och består av tillfälliga person- och arbetskonstellationer. I projekten sker också en fortlöpande utväxling av olika dokument, som sällan är rutinartade utan snarare komplexa till sitt innehåll. 1 Även om man som projektledare eller projektdeltagare har ordning på dokumentationen, är det viktigt för myndigheten att ha grepp om projektets dokumentation och införliva den i arkivet. Hur projektdokumentationen ska tas om hand är dock ofta oklart. Många myndigheter saknar regler för hanteringen av projekthandlingar. De generella modeller för projektledning och projektstyrning som finns, behandlar vanligtvis inte hanteringen av projekthandlingar. Vidare finns sällan någon uttalat ansvarig för de handlingar som tillkommer under projektets gång. Ju fler aktörer som är involverade i ett projekt desto större risk för att handlingar försvinner. Sammantaget leder det till att handlingar hamnar utanför handläggningsordningen och att oordningen växer. 1 Projekt består ofta av en kedja av ärenden och aktiviteter med inslag av faktiskt handlande. SOU 2002:97, Offentlighets- och sekretesskommitténs delbetänkande Ordning och reda bland allmänna handlingar, s

7 Myndighetens eget behov Rättssäkerhet Insyn Forskning Lagens krav Vad är dokumentationens syfte? Utan välordnad dokumentation är det svårt att uppnå god kvalitet i verksamheten. Om det går att följa ett projekts gång från målformulering till avslut ges myndigheten möjlighet att redovisa, följa upp, utvärdera och återanvända den information som projektet avsätter. Om till exempel handlingar från projekteringsskedet i ett anläggningsprojekt gått förlorade, kan kostnaderna för att återskapa informationen bli avsevärd. Av rättssäkerhetsskäl måste handlingar bevaras så att det går att styrka rättigheter och skyldigheter. Om så inte sker kan det äventyra rättssamhället, vilket kan drabba såväl myndigheten som den enskilde. Allmänhetens och massmedias insyn i kommunal verksamhet begränsas om dokumentationen är bristfällig eller inte finns kvar. Därigenom kan allmänhetens förtroende och tillit till förvaltningen skadas. Projektens många gånger unika karaktär gör att de speglar verksamheter som annars inte skulle ha synliggjorts. Att projekthandlingar bevaras är av stor betydelse för kulturarvet. Det finns inga specifika regler i lagstiftningen om dokumentationsskyldighet i projekt. Däremot finns ett antal generella regler om dokumentationsskyldighet. Ett exempel är skyldigheten att registrera allmänna handlingar som omfattas av sekretess, som följer av sekretesslagen (1980:100). 8

8 Eftersom flertalet projekthandlingar utgör allmänna handlingar, är bestämmelser om hantering och dokumentation av allmänna handlingar, relevanta. Lagstiftning som berör dokumentation är bland annat: tryckfrihetsförordningen (1949:105) arkivlagen (1990:782) arkivförordningen (1991:446) sekretesslagen (1980:100) förvaltningslagen (1986:223) socialtjänstlagen (2001:453) lagen om offentlig upphandling (1992:1528) lagen om kommunal redovisning (1997:614) bokföringslagen (1999:1078) personuppgiftslagen (1998:204) Dessutom kan det finnas speciallagstiftning, branschspecifika bestämmelser och anvisningar m.m. som ska iakttas. 9

9 FÖR DIG SOM ÄR PROJEKTLEDARE När du formulerar mål och planerar projektet Formulera mål Planera Ta reda på vilka dokumenthanteringsrutiner som gäller för projekthandlingar på din myndighet! 2 Om du inte vet vilka dokumenthanteringsrutiner som gäller för projekten som bedrivs inom myndigheten kontakta registrator eller arkivarie. Saknas rutiner? Bestäm i samråd med registrator eller arkivarie hur handlingarna i det aktuella projektet ska hanteras. Du kan också kontakta Stadsarkivet för råd. Som projektledare bör du skaffa dig översiktlig kunskap om den lagstiftning som reglerar hanteringen av projekthandlingar, bland annat tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Tänk på att det vanligtvis finns särskilda dokumenthanteringsrutiner för fotografier och ritningar. Digitala medier används i allt högre utsträckning, men myndigheterna saknar ofta rutiner som möjliggör digital långtidslagring. Ta reda på hur det ligger till på din myndighet! Bestäm hur handlingarna ska struktureras Spara tid se till att alla handlingar hanteras rätt redan från projektstart. Används projektpärmar? Myndigheten bör upprätta mallar över innehållsförteckningar till olika typer av projekt. Då kommer alla projektpärmar att struktureras på ett likartat sätt oavsett vem som är projektledare. Detsamma gäller för digitala mappar. 2 Stockholms stad har antagit projekthandböcker, till exempel projektstyrningsmodellen Ratten. 10

10 Fastställ vem som ansvarar för projekthandlingarna Om inget annat bestäms är det den uppdragsgivande myndighetens projektledare som ansvarar för handlingarna inom projektet. I delprojekt kan det finnas flera projektledare och därmed också flera personer som ansvarar för handlingarna. Klargör så tidigt som möjligt vem som ansvarar för vad skriftligt. Om det är ett stort projekt utse gärna en samordnare. I samverkansprojekt kan det finnas flera projektägare. Då är det projektets styrgrupp eller motsvarande som ska besluta om ansvarsfördelningen mellan aktörerna. Är flera myndigheter inblandade i projektet? Kom ihåg att varje myndighet ansvarar för sina allmänna handlingar. Se till att ansvaret för projektdokumentationen alltid regleras skriftligt i projektdirektiv/projektplan, avtal eller motsvarande handling. Enligt stadens projektstyrningmodell Ratten preciserar projektplanen hur och var projekthandlingar ska upprättas, spridas och förvaras. Utifrån projektplanen ska en dokumentplan projektarkiv upprättas. Informera övriga projektdeltagare och eventuella konsulter om hur projektdokumentationen ska hanteras Se till att alla projektdeltagare vet hur handlingarna ska hanteras och när, var och hur de ska arkiveras. Informera konsulter om lagstiftningen som styr hanteringen av allmänna handlingar. Huvudprincipen är att myndigheternas regler även omfattar handlingar som förvaras hos en konsult. Eventuella avsteg ska regleras skriftligt och enligt lagstiftningen. Är konsult inblandad reglera i avtalet att handlingarna är beställarens egendom Skriv in i avtalet att de handlingar en konsult upprättar på beställning av myndigheten är beställarens egendom. I avtalet bör till exempel framgå vilka handlingar beställaren ska ha, vilket lagringsmedium som gäller och när handlingarna ska överlämnas. 11

11 När du genomför projektet Genomföra Se till att rätt projektdokumentation upprättas Den som har det praktiska ansvaret måste se till att rätt handlingar upprättas, att de dateras och att rätt personer undertecknar dem. Versionshantering är viktig. Se till att handlingarnas status framgår tydligt. Håll projektdokumentationen ordnad och samlad Merparten av projekthandlingarna är allmänna handlingar och måste därför hållas tillgängliga i enlighet med offentlighetslagstiftningen. För att detta krav ska kunna tillgodoses är det viktigt att handlingarna hålls ordnade och kan presenteras samlade. Se till att projekthandlingarna fortlöpande diarieförs Ta reda på vilka diarieföringsrutiner som gäller på din myndighet. Saknas det rutiner? Registrator kan ge råd om vilka handlingar som bör diarieföras i det aktuella projektet. Även om inte alla projekthandlingar ska diarieföras utan istället ordnas i projektpärmar bör projektets och projektledarens namn på ett tidigt stadium framgå av diariet. Kom ihåg att även brev, fax och e-postmeddelanden som skrivs inom projektet ska diarieföras eller ordnas systematiskt. 12

12 Sekretessbelagda handlingar måste diarieföras. Informera registrator om att handlingen är sekretessbelagd samt vilken bestämmelse i sekretesslagen som är tillämpbar. Kom också ihåg att e-post som innehåller sekretessbelagda uppgifter enligt stadens e-postpolicy ska skrivas ut och därefter raderas från e-postlådan. Dessutom får inte e-post som innehåller sekretessbelagda uppgifter skickas okrypterat utanför stadens gemensamma e-postsystem Groupwise. Eventuella upphandlingar som förekommer i projekten ska som regel diarieföras som egna ärenden. Läs mer i Stadsarkivets och Stadsledningskontorets handledning Att hantera handlingar i upphandlingsärenden i Stockholms stad. När du avslutar projektet Avsluta Se till att projektdokumentationen är komplett Kontrollera att handlingarna utgörs av rätt versioner, att de är daterade och undertecknade samt att inga handlingar saknas. Se till att eventuella konsulter har överlämnat de handlingar som är beställarens egendom. 13

13 Se till att projektdokumentationen är i ordnat skick I projektpärmarna ska handlingarna vara ordnade i enlighet med innehållsförteckningen. Se till att projektdeltagarna rensar övertaliga kopior, utkast m.m. som inte utgör allmänna handlingar samt gallrar allmänna handlingar enligt gallringsbeslut. Det bästa är om det sker fortlöpande under projektets gång. Gallring, som innebär att allmänna handlingar förstörs, får endast utföras enligt de gallringsbeslut som gäller för myndigheten. Läs mer i Stadsarkivets handledning Att gallra i Stockholms stad. Se till att pärmar, arkivboxar m.m. är ordentligt märkta i enlighet med myndighetens rutiner; till exempel avdelning, projektnamn, årtal och pärmens innehåll. Arkivera handlingarna Kontakta registrator eller arkivpersonal i förväg och ta reda på rutinerna för överlämnande av projekthandlingar. Tidpunkt för när projekthandlingar ska överföras till en mer långsiktig förvaring bör framgå av dokumenthanteringsplanen 3. Ibland måste avdelningarna ha tillgång till vissa handlingar, exempelvis till dess att garantibesiktningar har utförts. Det kan också förekomma att delar av dokumentationen lämnas vidare till myndighetens drift- och underhållspersonal. 3 En dokumenthanteringsplan innehåller detaljerade anvisningar för hur en myndighets handlingstyper ska hanteras. Oftast ingår uppgifter om vilka databärare som ska användas, om handlingstypen ska bevaras eller gallras m.m. 14

14 FÖR DIG SOM VILL VETA MERA Vad är ett projekt? Definition Projekt är en tidsbegränsad och från övrig verksamhet avgränsad arbetsuppgift av engångskaraktär, som genom styrning av tilldelade resurser ska nå ett definierat mål. 4 Stor spännvidd Inom definitionen finns det en oerhörd spännvidd. Många projekt engagerar ett fåtal personer, pågår en vecka och medför låga kostnader. Andra projekt sysselsätter hundratals människor i åratal och omsätter flera hundra miljoner kronor. Vissa projekt rör endast en myndighet, medan andra engagerar stat, kommun, landsting och privata aktörer. Ibland används projekt som arbetsform för en myndighets kärnverksamhet. Andra gånger bedrivs projekt av en tillfälligt sammansatt grupp för ett särskilt prioriterat mål. Olika typer av projekt Projekt kan ha olika inriktningar, som helt eller delvis också kan överlappa varandra, exempelvis: forskningsprojekt utredningsprojekt utvecklingsprojekt konstruktionsprojekt 4 Lewen B. Philip H. Ledande projektledning, Falun

15 Projektets faser och handlingar Ett projekt kan delas upp i ett antal olika faser som följer på varandra och som av olika skäl kan avbrytas i vilken fas som helst. I nedanstående figur ges ett exempel på grundläggande faser och hur de kan benämnas: Projektidé initierad Formulera mål Planera Genomföra Avsluta Projektidé realiserad Varje fas av projektet ska dokumenteras. Nedan följer en kort beskrivning av de olika faserna och exempel på handlingar som kan genereras i respektive fas. Beroende på projektens omfattning och komplexitet finns det ofta ytterligare handlingsslag än de som nämns här. Nedan listade handlingar får ses som en miniminivå för vilka handlingar som bör avsättas i varje fas. 1. Formulera mål Formulera mål Projektdirektiv Förstudierapport Beslut Mellan uppdragsgivaren och utföraren av projektet projektgruppen brukar ett projektdirektiv eller motsvarande upprättas. Direktivet är utgångspunkten i en första planering av projektet och är ett viktigt styrdokument. Ibland görs en förstudie som oftast leder till en förstudierapport. När målformuleringen är klar tas ett beslut om att antingen gå vidare i ett projekt eller att inte gå vidare. 2. Planera projekt Planera Projektplan I planeringsfasen formulerar uppdragsgivaren och projektledaren normalt sett hur projektet ska genomföras. Projektplan/planer upprättas och godkänns av uppdragsgivaren. 16

16 Ibland utgör projektplanen endast ett dokument, i andra fall kan den bestå av flera dokument. Lämpligen bör projektplanen innehålla riktlinjer för hur projektet ska dokumenteras, vilka projekthandlingar som ska upprättas och hur de ska tas om hand. Ibland framgår detta redan av projektdirektivet eller motsvarande handling. 3. Genomföra projekt Genomföra Avtal Beslut Mötesanteckningar PM Korrespondens Rapporter Detaljerade planer Sammanställningar Beroende på typ av projekt kan det i denna fas bl.a. genereras avtal, beslut, mötesanteckningar, PM, korrespondens, rapporter, detaljerade planer och sammanställningar av olika slag. 4. Avsluta projekt Avsluta Slutrapport Utvärdering Genomförandet leder fram till ett resultat, ofta i form av en slutrapport, som överlämnas till projektägaren. När projektet har rapporterats följer ibland en utvärdering av projektresultatet. 17

17 Vem ansvarar för projekthandlingar? Fastställ ansvaret Rollfördelning Samverkansprojekt Delprojekt Oavsett om projekt bedrivs inom en myndighet eller i samverkan mellan flera myndigheter bör man slå fast ansvaret för den projektdokumentation som uppstår. Är inte ansvaret tydligt definierat, till exempel i direktiv eller motsvarande, ökar risken för att projekthandlingar förkommer. Ansvaret kan innefatta flera uppgifter. Det kan vara att fortlöpande se till att projektets processer dokumenteras. Det kan även inbegripa att bevara relevant information. Dokumentationens betydelse och funktion behöver klargöras redan i planeringen av projektet. Projektledaren eller motsvarande har ansvar för att utreda kommande dokumentationskrav med de specialister som krävs. Det kan innebära kontakter med ekonomer, tekniker, personalhandläggare, arkivarier och andra. Alla myndigheter som deltar i ett projekt ansvarar för sina allmänna handlingar. Hur man inom varje projekt hanterar handlingarna regleras med fördel i projektdirektivet/projektplanen. Projektledaren har ett övergripande ansvar för dokumentationen som upprättas i pågående projekt. Mer om dokumentationsansvar och rollfördelning inom en myndighet framgår nedan; När projekt pågår och När projekt avslutas. När flera myndigheter och aktörer deltar i ett projekt måste man på ett så tidigt stadium som möjligt klargöra hur ansvaret för dokumentationen ser ut. Man bör till exempel diskutera om den uppdragsgivande myndigheten ska ha ett övergripande ansvar för dokumentationen på lång sikt. Kom dock ihåg att alla myndigheter ansvarar för sina allmänna handlingar. Ansvaret omfattar bland annat registrering, förvaring och tillgänglighet. Se vidare Hur håller man ordning på projekthandlingar? Ett projekt som består av flera delar, där olika myndigheter ansvarar för olika delprojekt, kan motivera en uppdelning av projekthandlingarna. Då kan varje myndighet ansvara för handlingarna från sitt delprojekt. Det ska då framgå av huvudprojektets dokumentation vilka delprojekt som har funnits och var dokumentationen förvaras. Med flera delprojekt kan det vara nödvändigt att utse en samordnare. En konsult kan dock aldrig bli 18

18 Flera projektägare Konsulter m.fl. Ansvar för dokumentationen under och efter projektet arkivansvarig för ett delprojekt, utan måste lämna ifrån sig sina handlingar till beställande myndighet när projektet är avslutat eller vid annan överenskommen tidpunkt. Vid samverkansprojekt mellan myndigheter och t.ex. organisationer finns inte alltid någon uttalat ansvarig. Det finns helt enkelt flera projektägare. Projektets styrgrupp eller motsvarande ska då samordna projektägarnas intressen och bland annat ta ställning till hur projekthandlingarna, inklusive styrgruppens handlingar, ska hanteras. Huvudprincipen är att myndigheternas regler även omfattar handlingar som förvaras hos en konsult. Eventuella avsteg ska regleras skriftligt och i enlighet med lagstiftningen. När myndigheter anlitar privata uppdragstagare, till exempel konsulter, företag och föreningar, har projektledaren alltid ett informationsansvar gentemot dessa. Projektledaren ska informera konsulterna om den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar, exempelvis offentlighetslagstiftningen, och om övriga arkivbestämmelser i Stockholms stad. Detta innebär bland annat att projekthandlingarna ska hållas tillgängliga, att eventuella sekretessbestämmelser ska iakttas och att handlingarna ska skyddas mot brand, vatten och obehörig åtkomst. Avgörande för var ansvaret för projektdokumentationen ligger i organisationen är först och främst projektets status det vill säga om projektet pågår eller är avslutat. Projektledare Överlämnande Arkivarie/Arkivansvarig Pågående projekt Projektdokumentation Avslutade projekt Projektorganisation Arkivorganisation 19

19 När projektet pågår När projektet avslutas Redan i planeringsfasen är det viktigt att man utser en person som ansvarar för de handlingar som tillkommer i projektet. Om inte annat har beslutats är det projektledaren som har ansvaret. Projektledaren ska se till att hålla handlingarna ordnade i enlighet med myndighetens dokumenthanteringsrutiner. Normalt sett ska vissa handlingar fortlöpande diarieföras medan andra kan förvaras systematiskt, se Hur håller man ordning på projekthandlingar? Handlingarna ska hållas tillgängliga i enlighet med lagstiftningen. Det är dessutom viktigt att projektledaren känner till eventuella sekretessbestämmelser. Under pågående projekt är myndighetens registrator en nyckelperson som kan hjälpa till att klargöra vilka handlingar som ska diarieföras medan myndighetens arkivarie eller motsvarande besitter kunskap om hur övriga handlingar ska hanteras. Senast då ett projekt avslutas ska den ansvarige, d.v.s. projektledaren eller motsvarande, se till att projektets deltagare går igenom projektdokumentationen, och rensar samt eventuellt gallrar allmänna handlingar enligt de gallringsbeslut som gäller för myndigheten. Rensning innebär att man avlägsnar handlingar som inte är allmänna, till exempel utkast, innan projektdokumentationen arkiveras. Om rensning och gallring skett fortlöpande under hela projekttiden, underlättar det projektets avslutning. Se Stadsarkivets handledning Att gallra i Stockholms stad. Projektledaren ska också se till att konsulter överlämnar de handlingar som tillhör myndigheten. När detta är gjort ska handlingarna överlämnas för arkivering till arkivarie eller annan person på myndigheten som har hand om arkivet. I och med överlämnandet övergår ansvaret från projektorganisationen till arkivorganisationen. 20

20 Vad är allmänna handlingar i projekt? Offentlighetsprincipen Hos stadens förvaltningar, bolag och stiftelser är den dokumentation som tillkommer inom projekt för det mesta allmänna handlingar. Eftersom alla medborgare har rätt att ta del av offentliga allmänna handlingar hos myndigheter, måste även projekthandlingar vara tillgängliga för utomstående. Rätten att ta del av allmänna handlingar offentlighetsprincipen finns inskriven i grundlag: tryckfrihetsförordningen (1949:105). Genom att få tillgång till allmänna handlingar kan allmänheten och massmedia även kontrollera den verksamhet som myndigheterna bedriver, exempelvis handläggningsrutiner, måluppfyllelse och ambitioner. Projekthandlingarna kan delas in i följande kategorier: Handling Allmän arkivera Ej allmän rensa Offentlig Hemlig Allmän handling Begreppet allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen (1949:105). Det är en handling som förvaras hos en myndighet och som har kommit in till eller upprättats av myndigheten själv. Även handlingar som på uppdrag av myndigheten förvaras utanför myndighetens lokaler är normalt allmänna handlingar. Skrivelser och e-post. ADB- upptagningar som är tillgängliga för läsning, avlyssning m.m. En handling är inkommen när: Handlingen har anlänt till myndigheten. Handlingen kommit behörig befattningshavare tillhanda. Exempel Skrivelser och e-post även utanför myndighetens lokaler. 21

21 Tävlingsskrifter och anbudshandlingar räknas dock som inkomna först vid den tidpunkt som bestämts för öppnandet. En handling är upprättad när: Handlingen har expedierats. Ärendet som handlingen hör till har slutbehandlats. Handlingen är justerad eller på annat sätt färdigställd. Handlingen förs fortlöpande. Exempel Utgående skrivelser. Interna utredningar. Protokoll, arbetsordningar. Diarier, register, projektdagböcker. Ej allmän handling Teknikneutralitet Offentlighet och sekretess Sekretess i projekt Allmänna handlingar i projekt Utkast, handlingar som upprättats för publicering, anteckningar som gjorts inför föredragning av ärende är exempel på handlingar som normalt inte är allmänna handlingar. Om de däremot expedieras eller tas om hand för arkivering blir de allmänna handlingar. Begreppet handling är teknikneutralt och omfattar traditionella pappershandlingar, mikrofilm och digitalt lagrade uppgifter som e-post, CADritningar m.m. Huvudregeln är offentlighet, det vill säga att de allmänna handlingarna är tillgängliga för allmänheten. Handlingar kan också vara hemliga, vilket regleras i sekretesslagen. Sekretess kan förekomma i projekt. I många projekt ingår sådana ärenden som exempelvis rör upphandlingar av varor och tjänster, en verksamhet som är omgärdad av sekretessbestämmelser. Ibland kan också det objekt som projektet avser påverka vilken sekretess som råder. Merparten av de handlingar som tillkommer i projekt är allmänna handlingar, exempelvis projektplaner, protokoll, ekonomiska handlingar, ritningar m.m. 22

22 Ej allmänna handlingar i projekt Digitala handlingar Ett viktigt undantag från huvudregeln utgör de utkast eller andra handlingar som skickas iväg uteslutande för granskning och samråd inom eller utom projektet. Dessa räknas inte som allmänna handlingar trots att de har expedierats. Andra exempel på handlingar som inte är allmänna är interna PM som inte tillfört ärendet sakuppgift, följebrev till allmän handling och programvara till datorer. Offentlighetslagstiftningen gäller lika mycket allmänna handlingar i digital form som traditionella pappershandlingar. Det innebär att digitalt lagrade uppgifter oftast är allmänna handlingar. Lagstiftningen ställer dessutom särskilda krav på myndigheters digitala information; den måste vara organiserad på ett sätt som främjar god offentlighetsstruktur. Det innebär exempelvis att särskilja offentlig information från sekretesskyddad information, att undvika förkortningar och annat som kan försvåra allmänhetens insyn m.m. Allmänna handlingar TÄNK PÅ! Projekthandlingar är oftast allmänna handlingar. Digitala handlingar är också allmänna handlingar. Följ lagstiftningen! Tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och arkivlagen. 23

23 Hur håller man ordning på projekthandlingar? Att ordna projekthandlingar Allmänt Det finns två sätt att hålla ordning på projekthandlingar: 1. Registrera 2. Förvara systematiskt Bäst är att kombinera dessa metoder. Vissa av handlingarna i ett projekt registreras då i myndighetens diarium medan de andra projekthandlingarna enbart förvaras systematiskt, till exempel i projektpärmar. Utgångspunkten för hur man ska hantera och förvara projekthandlingar är främst praktiska hänsyn. Verksamhetens behov bör vara utgångspunkten. Har myndigheten fastställt rutiner för dokumenthantering bör dessa följas. I annat fall bör man ta fram och fastställa sådana riktlinjer. Inte minst ur kostnadssynpunkt är det viktigt med dokumenthanteringsrutiner. Hantering av handlingar kan annars vara tidsödande. Med sådana rutiner i bagaget kan projektdeltagare fortlöpande under projektets gång ta hand om handlingar på ett korrekt sätt, och behöver inte ägna onödig tid åt arkivering när projektet avslutas. Förutom att tillgodose verksamhetens behov måste projekthandlingarna också hanteras så att lagstiftningens krav uppfylls. Handlingar som kan omfattas av sekretess måste registreras med de uppgifter som sekretesslagen (1980:100) föreskriver, se vidare under rubriken Sekretesslagens krav. För offentliga handlingar räcker att de förvaras i en dokumenterad ordning som gör dem tillgängliga för utomstående. Dessutom ska handlingarna hanteras på ett sätt som gör att de kan presenteras samlat. Offentlighetslagstiftningen är starkt kopplad till att handlingar hålls ordnade och tillgängliga. Däremot innehåller inte lagstiftningen några detaljerade riktlinjer för hur det ska gå till. Det innebär att myndigheterna själva har stor frihet att utforma ändamålsenliga rutiner för hanteringen av allmänna handlingar, inklusive projekthandlingar. För att det ska fungera i praktiken är det viktigt med enhetliga rutiner som tillämpas likartat av alla inom myndigheten. 24

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 5 2010-06-01 LA 2010-3058 Version 2.0 Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Ordförklaringar 2 Bakgrund 3 Projekthandlingar

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Universitetens diarieföring

Universitetens diarieföring Juridiska avdelningen Caroline Cruz BESLUT Universitetens diarieföring Sammanfattning Justitiekanslern (JK) har i beslut den 17 mars 1999 bett Högskoleverket att ta initiativ till att skapa större enhetlighet

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Dnr. 24/09 67 2009-05-28

Dnr. 24/09 67 2009-05-28 2009-05-28 Dnr. 24/09 67 Bilaga till dokumenthanteringsplan - Tillämpningsanvisningar för gemensam dokumenthanteringsplan för upphandlingsområdet inom Västra Götalandsregionen Bakgrund Upphandlingslagstiftningen,

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT

RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT Kommunstyrelseförvaltning 2011-04-11 Tommy Bengtsson INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SYFTE... 3 2. GRUNDLÄGGANDE DEFINITIONER... 3 3. BESLUTSRÄTT...

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Innehållsförteckning Registrering/diarieföring och ärendehantering... 2 Diarium... 2 Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem...

Läs mer

Råd för systembeskrivning

Råd för systembeskrivning Landstingsarkivet Råd nr. 3 Sidan 1 av 6 LA 2011-4072 Version 3 Råd för systembeskrivning Varför ska systembeskrivningar upprättas? Följande text återfinns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap.

Läs mer

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern 1(12) Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern Utfärdade av kommunfullmäktige 2008-05-26. Anvisningar för tillämpning av strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls

Läs mer

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Uppdrag att utreda dokumenthaneringen inom BUF slutredovisning av uppdrag om diarieföring och förslag till åtgärder beträffande arkivfrågorna 2010-05-17

Läs mer

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(6) Torbjörn Kvist och Helena Zellner KS2008/178 Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Ekonomikontoret Tillväxtkontoret/EU enheten

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Vägledning 2004:3 Version 2. Försäkringskassan och arkivhantering

Vägledning 2004:3 Version 2. Försäkringskassan och arkivhantering Försäkringskassan och arkivhantering Vägledningarna innehåller en samlad information om vad som gäller på ett visst område och är ett stöd i handläggningen. En vägledning kan innehålla beskrivningar av

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

Bilaga 1 Allmänna villkor för Socialnämnds anslutning till Sammansatt Bastjänst Ekonomiskt Bistånd (SSBTEK)

Bilaga 1 Allmänna villkor för Socialnämnds anslutning till Sammansatt Bastjänst Ekonomiskt Bistånd (SSBTEK) Bilaga 1 Allmänna villkor för Socialnämnds anslutning till Sammansatt Bastjänst Ekonomiskt Bistånd (SSBTEK) 1. Allmänt Dessa Allmänna villkor reglerar Socialnämndens anslutning till Sammansatt Bastjänst

Läs mer

Projektmodell. 1. Riktlinjer projektmodell 1 (6) 2010-03-12

Projektmodell. 1. Riktlinjer projektmodell 1 (6) 2010-03-12 12 1 (6) Projektmodell Projektmodell Projektmodell... 1 1. Riktlinjer projektmodell... 1 2. Projektförutsättningar... 2 2.1 Uppdragsgivaren... 2 2.2 Direktiv... 2 2.3 Förstudie... 2 2.4 Beslut... 2 2.5

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Funktionshinderområdet och äldreomsorgen

Funktionshinderområdet och äldreomsorgen Riktlinjer för social dokumentation Funktionshinderområdet och äldreomsorgen Ansvarig/upprättad av Kvalitetsenheten Christina Almqvist Beslut fattat av Upprättad 2012-10-18 Reviderad Socialnämnden och

Läs mer

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

VAD BÖR SPARAS? Protokoll INNEHÅLL VAD BÖR SPARAS? s.1 Protokoll s.1 Verksamhets- och revisionsberättelser s.1 Utgående handlingar s.1 Matriklar, medlemsförteckningar s.2 Liggare s.2 Inkomna handlingar s.2 Statistik s.2 Ämnesordnade

Läs mer

Informationshanteringsplan 2014

Informationshanteringsplan 2014 Tjänsteskrivelse 2013-10-23 : Emmy Andersson FHN 2013.0084 Folkhälsonämnden Informationshanteringsplan 2014 Sammanfattning Enlighet Karlskoga kommuns kommunala arkivreglementet (KF 2008-05-26, 101) skall

Läs mer

EU-projekt i arkiven. FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se

EU-projekt i arkiven. FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se EU-projekt i arkiven FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se EU-regler i Sverige EU:s direktiv måste Sverige göra om till svensk lag Förordningar gäller direkt

Läs mer

Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden

Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Annbritt Ulfgren Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Riktlinje för användning av e-post, kalender

Läs mer

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun Att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning... 2 Varför ska myndighetens arkiv redovisas?... 2 Vad är skillnaden mellan den gamla arkivredovisningen och den nya?... 2 Varje myndighet ska redovisa sitt

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1(5) Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1. Sammanfattning Arkivvården vid Högsta domstolen är väsentligen godtagbar; dock saknas tillgång till arkivlokal som uppnår föreskriven brandklass (EI

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun Författningssamling Antagen av kommunstyrelsens utskott I: 2010-08-24, 117 Reviderad: Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning Varför ska myndighetens arkiv redovisas? Enligt arkivlagen

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer