PwC:s globala uppförandekod för leverantörer

Transkript

1 1 PwC PwC:s globala uppförandekod för leverantörer Mars 2018

2 2 Innehållsförteckning 1 Inledning Definitioner...5 Göra sin röst hörd...5 Efterlevnad av Koden, lagar och regler...5 Due diligence och övervakning Skapa förtroende för vår verksamhet Oberoende...6 Intressekonflikter och känsliga situationer...7 Rättvis konkurrens...7 Bekämpa korruption och mutor...7 Ekonomisk brottslighet och penningtvätt...8 Insiderhandel...8 Sanktioner och exportkontroller Skapa förtroende för varandra Praxis vid anställning...10 Löner och arbetstider...10 Leverantörernas samverkan med personalen...10 Barnarbete...10 Mänsklig trafficking och modernt slaveri...10 Hälsa och säkerhet...11 Föreningsfrihet Skapa förtroende i samhället Miljömässigt värdskap (Environmental stewardship) Skapa förtroende för hur vi använder information Sekretess och dataskydd...13 Immateriella rättigheter...13 IT-säkerhet...14 Sociala medier Erkännande av Koden %

3 3 Inledning PwC är ett globalt, världsledande kunskapsföretag som arbetar med många av världens mest välkända organisationer. PwC:s ambition är att skapa förtroende i samhället och att lösa viktiga problem. PwC bedriver sin verksamhet inom ett ramverk av lagar, etiska och yrkesmässiga regler, internationella riktlinjer samt följande värdegrunder och målsättningar: Förenklingar av regler för att minska företagens administrativa börda, har länge funnits högt upp på både lagstiftarens och myndigheternas to do-lista. Dessvärre har de initiativ som tagits inte räckt till och nya krafttag behövs för att företagen ska kunna hantera skatter med en rimlig insats. Utvecklingen bör inte fortsätta på den inslagna vägen. Visa omsorg Göra skillnad Vara nyskapande Samverka Agera med integritet Care Make a difference Reimagine the possible Work together Act with integrity Vi strävar efter att stå upp för det som är rätt, även när det känns svårt Vi strävar efter att leverera resultat av högsta kvalitet I vår råd-givning agerar vi som om besluten vore våra egna Vi strävar efter att hålla oss informerade om vad som händer i vår omgivning Vi försöker genom vårt agerande och i samarbete med våra kunder att göra avtryck i samhället Vi försöker att anpassa oss till omvärldens ständiga förändringar Vi anstränger oss för att försöka förstå varje individs pers-pektiv och vad som är viktigt för honom eller henne Vi vinnlägger oss om att se och uppskatta det värde som varje individ kan bidra med Vi strävar efter att varje individ ska få möjlighet att visa sina bästa sidor och få växa i sin yrkesroll Vi strävar efter att samarbeta med och att förmedla kontakter, idéer och kunskap till individer utanför gängse kontaktytor Vi strävar efter mångfald ur ett individ- och idéperspektiv i vår verksamhet Vi sätter stort värde på att få ge och be om feedback för att förbättra oss själva och andra Vi försöker att utmana gängse uppfattningar och prova på nya idéer och metoder Vi stävar efter att vara innovativa och att lära oss av misstag Vi strävar efter att ha ett öppet sinne för de möjligheter som varje idé kan föra med sig

4 4 PwC har undertecknat United Nations Global Compact ( UNGC ) och har också förbundit sig att följa de 10 principer som utgör grunden för UNGC. Dessa principer återspeglas den globala uppförandekod som PwC redogör för i denna skrift. Denna PwC:s uppförandekod Koden - utgör ett minimum för vad PwC förväntar sig av sina leverantörer samt leverantörernas underleverantörer. PwC är medvetet om att ingen uppförandekod kan omfatta alla situationer som en leverantör kan ställas inför. Leverantören uppmanas därför att använda sitt goda omdöme och stämma av svåra frågeställningar med de personer som utsetts som PwC:s kontaktpersoner i uppdraget.

5 5 Definitioner Leverantör/leverantörer Företag och deras medarbetare eller enskilda personer som tillhandahåller varor eller tjänster till PwC. Göra sin röst hörd PwC håller inte sina medarbetare och partner ansvariga för att ha rapporterat avvikelser från och överträdelser av Koden samt av lagar och regler i övrigt. Tvärt om uppmuntrar PwC sina medarbetare och partner att agera på missförhållanden. PwC förväntar sig att PwC:s leverantörer, på samma sätt som PwC:s medarbetare och partner, rapporterar eventuella avvikelser från och överträdelser av Koden samt av lagar och regler som leverantören kan komma att stöta på eller få vetskap om i samband med att leverantören tillhandahåller tjänster till PwC. Avvikelser och överträdelser bör rapporteras via följande kanaler: Leverantörens kontaktperson inom PwC; PwC:s lokala whistlerblower system; PwC:s Global Ethics & Compliance helpline på pwc.com/ethics. Frågorna kan rapporteras anonymt. PwC kommer att följa upp rapporterade avvikelser och överträdelser samt redogöra för vilka åtgärder som vidtas i den utsträckning det är lämpligt och möjligt. Due diligence och övervakning PwC arbetar för att säkerställa att PwC:s medarbetare följer PwC:s interna standarder och policyer. Att standarder och policyer efterlevs utgör en viktig framgångsfaktor för oss. PwC förväntar sig att PwC:s leverantörer har de rutiner och kontroller som krävs för att kunna uppfylla kraven i denna Kod. Som ett led i utvärderingen av relationerna med sina leverantörer kan PwC komma att genomföra en riskbaserad due diligence av en leverantörs verksam het. PwC förväntar sig att en leverantör i en sådan situation tillhandahåller full-ständig och korrekt information för att underlätta PwC:s due diligencearbete. Om en leverantör åsidosätter sina skyldigheter enligt denna Kod, kan PwC komma att kräva att leverantören vidtar rättelse eller antar en åtgärdsplan, alternativt, om åsidosättandet är allvarligt, att avsluta affärsförbindelserna med leverantören. Efterlevnad av lagar, regler och PwC:s uppförandekod Leverantörerna ska följa gällande lagar och förordningar samt förväntas följa denna uppförandekod. I den mån en tillämplig lag eller förordning är mer restriktiv än Koden, ska givetvis en sådan lag eller förordning gälla framför Koden. PwC förväntar sig av sina leverantörer att de implementerar policyer, riktlinjer och rutiner samt tillhandahåller utbildning till sina medarbetare så att de kan efterleva kraven i Koden.

6 6 Oberoende PwC är verksamt inom en reglerad bransch och förväntas följa tillämpliga lagar och förordningar samt nationella och internationella standarder. Det innebär att PwC är skyldigt att upprätthålla oberoendet i förhållande till sina revisionskunder. PwC arbetar proaktivt för att försöka hantera alla förhållanden som kan ge upphov till eller som kan uppfattas utgöra hota mot PwC:s oberoende. Att följa de grundläggande principerna om integritet och objektivitet utgör en grundförutsättning vid PwC:s tillhandahållande av revisionstjänster. PwC definierar oberoende som avsaknad av intressen och relationer som äventyrar, eller som kan uppfattas äventyra, PwC:s objektivitet vid tillhandahållande av revisionstjänster. Det kan finnas situationer då en leverantör kan komma att omfattas av samma åtaganden som PwC att inte äventyra PwC:s oberoende. Detta gäller de leverantörer som utgör under-leverantörer alternativt samarbetspartner till PwC i ett revisionsuppdrag. Det ankommer på PwC att underrätta leverantörer om ett sådant åtagande. På PwC:s begäran ankommer det på leverantörerna att informera sina anställda om detta åtagande.

7 7 Intressekonflikter och känsliga situationer PwC är angeläget om att snabbt och effektivt identifiera och hantera befintliga och potentiella intressekonflikter och andra känsliga situationer som kan uppstå i vår verksamhet inför och under ett pågående uppdrag. PwC definierar intressekonflikter som ett förhållande som skulle kunna leda till att PwC:s förmåga att agera med opartiskhet vid tillhandahållande av tjänster, skulle kunna ifrågasätts. PwC definierar en känslig situation som alla omständigheter som skulle kunna förorsaka allvarliga problem i PwC:s affärsrelationer och kunna påverka PwC:s anseende. Om en leverantör uppmärksammar en befintlig eller potentiell intressekonflikt eller en känslig situation i övrigt som kan komma att påverka leverantörens arbete för PwC eller komma att hota PwC:s opartisk het eller i övrigt försätta PwC i en känslig situation, ska leverantören omgående meddela detta till PwC. Beroende på omständigheterna kan det krävas att leverantören vidtar lämpliga åtgärder för att hantera intressekonflikten eller den känsliga situationen ifråga. Sund konkurrens Bekämpa korruption och mutor PwC accepterar inte några former av korruption. Att ge, ta emot, erbjuda, utlova, betala mutor eller att tillhandahålla andra otillbörliga förmåner, inklusive smörjpengar ( facilitation payments ), är således strängt förbjudet, vare sig det sker direkt eller med hjälp av en utomstående. Den gängse definitionen av korruption är att någon utnyttjar sin ställning för att uppnå en otillbörlig fördel för egen eller annans vinning, En form av korruption utgör givande och tagande av muta, men även handel med inflytande och vårdslös finansiering av mutbrott omfattas. PwC:s leverantörer får inte ge eller ta emot mutor eller vara involverade i sådana aktiviteter när de arbetar för eller med PwC. Detta omfattar alla former av otillbörliga förmåner som lämnas eller erhålls för att få en mer förmånlig behandling, direkt eller indirekt till eller av PwC:s medarbetare och partner. PwC:s leverantörer får inte ta emot eller tillhandahålla några gåvor eller förmåner till eller från aktiva, eller före detta, myndighetspersoner eller kommersiella samarbetspartner, för PwC:s räkning utan ett föregående godkännande från PwC. PwC arbetar för att undanröja och motverka beteenden som kan begränsa konkurrensen. PwC accepterar inte konkurrensbegränsande aktiviteter i någon form. Leverantörerna ska avstå från alla former av konkurrensbegränsande beteenden i enlighet med gällande konkurrenslagstiftning, såväl på egen hand som tillsammans med andra företag och personer. Enligt lag är konkurrensbegränsande samarbeten mellan företag i form av överenskommelser och informations utbyten samt missbruk av dominerande ställning på marknaden förbjudna. Lagstiftaren ser särskilt allvarligt på överenskommelser som syftar till att dela upp kunder, marknader och tjänster samt överenskommelser om vilka priser eller andra villkor som ska tillämpas gentemot nuvarande och potentiella kunder.

8 8 Ekonomisk brottslighet och penningtvätt PwC accepterar inte ekonomisk brottslighet, inklusive penningtvätt och finansiering av terrorism. PwC definierar ekonomisk brottslighet som illegal verksamhet som bedrivs för ekonomisk vinning. PwC definierar penningtvätt som den process varigenom intäkter från illegal verksamhet döljs så att intäkterna framstår som om de intjänats på lagligt sätt. Penningtvätt innefattar aktiviteter såsom att dölja, förvärva, använda eller ha sådana intäkter liksom att underlätta förvärv, användning, innehav av eller kontrollen över sådana intäkter. PwC:s leverantörer får inte tillhandahålla några tjänster, eller ingå några avtal som innebär eller som kan ge sken av att PwC, direkt eller indirekt, är inblandat i någon form av ekonomisk brottslighet, inklusive penningtvätt. PwC:s leverantörer får inte befatta sig med medel avsedda för eller som stödjer illegal verksamhet såsom terrorism, skatteflykt och bedrägeri. Sanktioner och exportkontroller PwC accepterar inte att bryta mot eller hjälpa kunder att bryta mot gällande regler om ekonomiska sanktioner eller lagar och förordningar om exportregleringar. PwC:s leverantörer får inte tillhandahålla några tjänster, eller ingå några avtal som innebär eller som kan ge sken av att PwC, direkt eller indirekt, är inblandat i någon form av ekonomisk brottslighet, inklusive penningtvätt. PwC:s leverantörer får inte befatta sig med medel avsedda för eller som stödjer illegal verksamhet såsom terrorism, skatteflykt och bedrägeri. Insiderhandel PwC accepterar inte handel baserad på eller otillbörlig spridning av insiderinformation. PwC definierar insiderinformation som information om ett företag (t.ex. finansiella prognoser, förslag till förvärv och samgåenden samt väsentliga förändringar i ledningen) som inte har offentliggjorts. Insiderinformation kan komma från olika källor, inte bara PwC. PwC:s leverantörer får inte handla utifrån insiderinformation eller otillbörligt sprida insiderinformation, oavsett om informationen har erhållits inom ramen för ett uppdrag för PwC eller vid samarbete med PwC.

9 9 Skapa förtroende för varandra PwC förväntar sig att PwC:s leverantörer ska erbjuda sina anställda sådana arbetsförhållanden som lever upp till internationellt erkända mänskliga rättigheter och standarder, däribland dem som återfinns i International Bill of Human Rights och de principer gällande grundläggande rättigheter som återfinns i Internationella arbetsorganisationens ( ILO ) Deklaration om grundläggande principer och rättigheter på arbetet.

10 10 Praxis vid anställning PwC ska alltid erbjuda lika möjligheter till anställning för alla. PwC:s leverantörer får inte ur ett arbetsrättsligt perspektiv diskriminera någon. Detta omfattar diskriminering med utgångspunkt i ras, etnicitet, hudfärg, ålder, kön, sexuell läggning, politisk övertygelse, medborgarskap, nationellt ursprung, religion, funktionsvariation, föräldraskap, ekonomisk status/klass, eller annan omständighet som inte är kopplad till personens meriter eller de krav som ställs för den tjänst som personen söker. Löner och arbetstider PwC följer tillämpliga lagar gällande arbetstider och övertid. PwC:s leverantörer ska tillämpa arbetstider, lönesättning och övertidsersättning i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar i det land eller de länder där de bedriver verksamhet. PwC:s leverantörer ska betala minst lagstadgad minimilön. Även om det är underförstått att det kan krävas övertid, förväntar sig PwC att leverantörerna bedriver sin verksamhet på ett sådant sätt att leverantörens medarbetare får en rimlig balans mellan arbete och fritid.. Leverantörernas samverkan med personalen PwC har förbundit sig att tillhandahålla en säker arbetsmiljö fri från diskriminering. PwC:s leverantörer ska erbjuda en arbetsmiljö som är fri från kränkande, våldsamt, hotfullt, störande och annat olämpligt beteende och som inte tolererar trakasserier och annat respektlöst uppförande, inklusive sexuella trakasserier och mobbning. Barnarbete PwC accepterar ingen form av barnarbete. PwC:s leverantörer får inte använda sig av barnarbete och måste uppfylla de lagstadgade minimikraven för anställning som gäller i det land eller de länder där de bedriver verksamhet. Mänsklig trafficking och modernt slaveri PwC accepterar inga former av mänsklig trafficking eller modernt slaveri. PwC:s leverantörer får inte delta i, eller stödja, mänsklig trafficking eller modernt slaveri, tvångsarbete, eller annat ofrivilligt arbete.

11 11 Hälsa och säkerhet PwC har förbundit sig att erbjuda en sund och säker arbetsmiljö i enlighet med internationellt godtagna mänskliga rättigheter. PwC:s leverantörer ska tillhandahålla en sund och säker arbetsmiljö i enlighet med internationellt godtagna mänskliga rättigheter. PwC:s leverantörer ska minimera och agera vid arbetsplatsolyckor och, där så krävs, tillhandahålla en ändamålsenlig personlig skyddsutrustning. Föreningsfrihet PwC:s medarbetare och partner har rätt att bilda och gå med i lagligt tillåtna organisationer efter eget val och vara med i dessa. PwC förväntar sig att PwC:s leverantörer tillåter sin personal att bilda och gå med i organisationer som tillvaratar deras intressen på arbetsmarknaden.

12 12 Skapa förtroende i samhället Miljömedvetenhet PwC arbetar för att minimera den direkta och indirekta miljöpåverkan från den egna verksamheten och att fortlöpande förbättra sina miljöresultat. PwC förväntar sig att PwC:s leverantörer identifierar och hanterar den egna verksamhetens miljöpåverkan. Det innebär att PwC förväntar sig att leverantörerna minimerar utsläppen av växthusgaser och engagerar sig för att främja miljöansvar, en effektiv avfallshantering och en effektiv användning av naturresurser.

13 13 Sekretess och dataskydd PwC behandlar konfidentiell information hänförlig till eller som tillhör dess kunder, dess partner och medarbetare och andra med vilka företaget gör affärer, med högsta krav på sekretess. PwC skyddar personuppgifter och övrig konfidentiell information i alla former. PwC:s leverantörer ska enbart hantera och dela personuppgifter som de erhåller under sin relation med PwC i enlighet med godkännande och riktlinjer från PwC och enligt krav från gällande lagar och förordningar. Våra leverantörer måste skydda personuppgifter och konfidentiell information mot åtkomst från obehörig. Immateriella rättigheter PwC är angeläget om att skydda sina immateriella rättigheter, liksom att respektera andras gällande immateriella rättigheter. Skapa förtroende för hur vi använder information PwC:s leverantörer ska respektera PwC:s och tredje mäns immateriella rättigheter. Det innebär bland annat att leverantörerna inte får utan godkännande från PwC använda sig av PwC:s immateriella rättigheter. Inte heller får leverantören olovligen använda sig av tredje mans mjukvara eller teknologi till stöd för eller i samband med arbete för eller inom PwC.

14 14 IT-säkerhet PwC arbetar för att skydda information som har anförtrotts åt företaget, liksom fysiska tillgångar och IT-tillgångar, genom att utveckla och tillämpa kontroller för informationssäkerhet. PwC:s leverantörer ska använda säkerhetskontroller som motsvarar PwC:s krav för att upprätthålla och skydda information, inklusive fysiska och elektroniska tillgångar, som erhållits från PwC, PwC:s kunder och leverantörer. Sociala medier PwC arbetar för att sociala medier används på ett ansvarsfullt sätt och att kommunikationen på dessa medier sker med respekt. PwC förväntar sig att PwC:s leverantörer avstår ifrån respektlösa, oprofessionella, trakasserande, kränkande, diskriminerande och förbjudna aktiviteter på sociala medier. En leverantör får inte agera för PwC:s räkning eller föra PwC:s talan, såvida inte PwC har gett leverantören sitt uttryckliga godkännande till det. Erkännande av PwC:s uppförandekod Leverantörer som arbetar för eller tillsammans med PwC och som tagit del av denna uppförandekod förbinder sig att: Tillämpa de rutiner och kontroller som gör att leverantören uppfyller de krav och förväntningar som anges i denna uppförandekod. Tillhandahålla fullständig och korrekt information till PwC för att underlätta PwC:s arbete med att kontrollera leverantören. Följa tillämpliga lagar och regler i det land eller i de länder där leverantören bedriver verksamhet.