Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Västra Götalandsregionen Innovationsfonden. Utlysning version 1.1

Transkript

1 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Västra Götalandsregionen Innovationsfonden Utlysning version 1.1

2 2 Bakgrund och syfte Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvårdsstyrelse fattade den 28 september 2016 beslut om att inrätta Innovationsfonden som ska ta tillvara medarbetares kompetens och idéer samt bidra till stärkt innovationsförmåga inom hälso- och sjukvården. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har avsatt 20 miljoner kronor för finansiering av fonden där denna utlysning ingår. Fonden ska bidra till hälso- och sjukvårdens utvecklings- och förnyelsearbete och har som vägledande princip att alla projekt ska ha patientens nytta i fokus. Stöd kan ges till projekt som vill utveckla, testa, utvärdera, använda och främja nya innovativa produkter, processer, tjänster och metoder.

3 3 Utlysning Vem kan söka? Alla medarbetare och verksamheter inom regionfinansierad hälso- och sjukvård i Västra Götaland kan ansöka om medel från Innovationsfonden. Huvudansökande ska vara en verksamhet eller en medarbetare som innehar anställning (även vikariat/projektanställning) inom Västra Götalandsregionen eller i vårdverksamhet som Västra Götalandsregionen har avtal med Anställningsvillkoret gäller under den period som de beviljade medlen skall nyttjas (2017). Medarbetare som söker ska ha godkännande av närmaste chef. Vid beviljad finansiering sker utbetalning via den arbetsplats där medarbetaren har sin huvudsakliga tjänstgöring. Projekt kan inkludera samverkan med akademi, institut och näringsliv. För vad kan du/ni söka? Innovationsfonden finansierar aktiviteter som leder till innovation, där innovation definieras som en ny produkt, tjänst eller process av betydelse som vunnit insteg inom hälso- och sjukvården. En fördjupad förklaring till definitionen finns i bilaga 1. Innovationsfonden kan medfinansiera befintliga innovationsprojekt eller projekt som befinner sig i planeringsfas under förutsättning att den del av projektet som finansiering söks för uppfyller kriterierna enligt utlysningstexten. Projekt som involverar externa aktörer, bör inkludera samverkan med Innovationsplattformen och regionens upphandlingsorganisation. För kontaktuppgifter hänvisas till Innovationsfondens hemsida. Nedan följer exempel på vad Innovationsfonden kan ge medel till: Problem- och behovsformulering Sökande har identifierat ett tydligt problemområde/behov och vill i samverkan med andra professioner och organisationer utveckla förslag på lösning. Projekt inom denna kategori har vanligtvis en mindre omfattande budget. Utveckling Sökande har identifierat en nyskapande och potentiellt bärkraftig lösning på ett tydligt behov och vill utveckla föreslagen lösning. Projekt som innefattar direkta behov från patienter, patientorganisationer, anhöriga eller invånare prioriteras högt. Utvärdering och testning Sökande har identifierat en färdigutvecklad bärkraftig och nyskapande produkt/process/tjänst/metod som ännu inte används i Västra Götalandsregionen och vill testa och utvärdera innovationen. Projekt inom denna kategori kan också inkludera hälsoekonomisk utredning och andra jämförande studier.

4 4 Användning Sökande har identifierat en ny produkt/process/tjänst/metod och vill ha stöd kring hur innovationen kan komma till användning i verksamheten. Innovationsfrämjande aktiviteter Sökande har identifierat hinder inom hälso- och sjukvården av mer systematisk karaktär och vill genomföra innovationsfrämjande aktiviteter med medarbetare från hälso- och sjukvården som målgrupp. När kan du/ni söka? Ansökan för Innovationsfonden är öppen mellan den 7 november klockan och den 11 december klockan Utlysningen och tillhörande information om ansökningsförfarandet publiceras på: Hur mycket kan du/ni söka? Ett viktigt kriterium för bedömning är att projektets budget är rimlig och realistisk i förhållande till mål och aktiviteter. I liknande utlysningar har projekt beviljats medel mellan och kronor. Endast i undantagsfall kommer högre belopp att bli aktuellt. Beviljade projektmedel ska förbrukas under Vad kan fondmedlen användas till? Kostnad för personals direkta medverkan i projektet (overheadkostnader ersätts inte) Externa resurser (till exempel produktutveckling, prototypframtagning, projektledning, analys, juridisk kompetens, omvärldsbevakning) Inköp av utrustning som är nödvändig för att kunna genomföra projektet Var kan du/ni få stöd? Innovationsplattformen administrerar Innovationsfonden på uppdrag av hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Det innebär att Innovationsplattformen samordnar de insatser som krävs för fondens genomförande med avseende på ekonomi, information och administration. Innovationsplattformen har rollen som sekreterare i samtliga bedömningsgrupper men deltar inte i bedömning.

5 5 Innovationsplattformen är Västra Götalandsregionens resurs för att främja innovationer inom hälso- och sjukvård. Under de veckor då utlysningen är öppen, kommer Innovationsplattformens personal vara behjälplig för dem som önskar tips, råd och stöttning i ansökningsprocessen. På fondens hemsida kommer löpande att publiceras information, såsom svar på vanliga frågor samt datum för informationsträffar. Kontaktuppgifter Hemsida: Epost: innovationsfonden@vgregion.se Ansökans utformning Den kompletta ansökan skickas in via Innovationsfondens IT-system. Systemet nås via fondens hemsida och består av fyra delar: 1) Personuppgifter på huvudsökande, som hämtas från KIV med hjälp av VGR-ID. Detta matas in direkt i fondens IT-system 2) Projekttitel och kort projektsammanfattning som skrivs in i fördefinierade fält i fondens IT-system Den text som syns här, kan komma att användas för publicering och bör därför inte innehålla känsliga eller sekretessbelagda uppgifter 3) Fondansökan där projektet inklusive projektbudget beskrivs, som bifogas i form av en word-fil. En specifik mall som laddas ner via Innovationsfondens hemsida ska användas. Viktigt att notera att inga andra dokument godkänns, inte heller hänvisning till hemsidor. Word-mallen för projektbeskrivningen är konstruerad enligt en känd idébeskrivningsmodell, som heter NABC ( Needs Approach Benefit Competition, eller Behov Genomförande Nytta Alternativ på svenska). Med hjälp av riktlinjer för varje rubrik, ombeds du/ni beskriva projektet mer i detalj. Här kommer det även finnas avsnitt där följande tydliggörs o projektbudget o hur projektet tar hänsyn till Västra Götalandsregionens miljöprogram ( o på vilket sätt projektet bidrar till jämlik och jämställd vård ( Projektbeskrivningen ska skrivas på svenska. Beskrivningen ska maximalt omfatta 6 stående A4-sidor med enspaltig 12-punkters svart text. Antalet sidor får inte överskridas

6 6 4) Chefsintyg som bifogas i form av en word-fil. En specifik mall som laddas ner via Innovationsfondens hemsida ska användas. Viktigt att notera att inga andra dokument godkänns. Inskickade bidrag hanteras under sekretess, dock sker ingen kryptering av text vid översändning via ansökningsverktyget eller epost. För ansökningar som innehåller känsliga immaterialrättsliga uppgifter rekommenderas att sökande först tar kontakt med Innovationsplattformen. Bedömning och beslut Bedömningsprocess Tre förgranskningsgrupper med olika inriktning och med en bred representation från Västra Götalandsregionens olika verksamheter, professioner och kompetensområden gör en första bedömning av ansökningarna. Granskningen görs med stöd av beslutsmatriser som innefattar alla de kriterier och kvalitetskrav som anges i utlysningstexten. Den samlade bedömningen från förgranskningsgrupperna förs vidare till slutbedömningsgruppen som lämnar beslutsrekommendation till hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Även externa experter med kunskap om innovation kommer att delta i bedömningarna. Beslut Huvudsökande meddelas före den 31 december 2016 om beviljande eller avslag av ansökan. Vid beviljande av medel ersätts projektets upparbetade kostnader i enlighet med de direktiv som medföljer beslut om beviljande. Bedömningskriterier Bedömningskriterierna för Innovationsfonden har tagits fram som en modifierad version av NABC -metoden där man bedömer: Behovet (Need): Är ett väsentligt användar-, patient- eller verksamhetsbehov identifierat? Genomförandet (Approach): Hur ska behovet lösas och kommer projektet bedrivas? Vilka aktörer är involverade? Hur ser projektbudgeten ut? Nytta (Benefit): Vilka mätbara fördelar har föreslagen lösning? Alternativ / Originalitet (Competition): Vilka alternativa sätt att lösa problemet finns och hur unik är lösningen? Varje del kommer bedömas med poäng från 1-7. I mallen för Fondansökan finns stödtexter som hjälper dig/er att formulera ansökningstexten.

7 7 Regelverk, ekonomi och uppföljning Utbetalning och redovisning av medel Finansiering av beviljade ansökningar sker till sökande verksamhet eller till medarbetare via den arbetsplats där huvudsökande har sin huvudsakliga tjänstgöring. Alla kostnader inom projektet hanteras enligt ekonomirutinerna vid respektive arbetsplats. Samtliga kostnader inom projektet ska konteras med ett ansvarsnummer som är specifikt för projektet. Detta gäller såväl leverantörsfakturor som personalkostnader. Medel från Innovationsfonden rekvireras efter att kostnader uppkommit. Information avseende ekonomiadministrationen kommer distribueras för de projekt som beviljats fondmedel, att sändas ut till huvudsökande och deras närmaste chefer. Regelverk och uppföljning Beviljade projekt kommer att följas upp. Varje projekt ska på begäran inkomma med en redovisning av vilka resultat projektet uppnått samt hur medlen har använts. För det fall det framkommer att arbete för vilket medel ur Innovationsfonden beviljats bedrivs i strid med tillämpliga regelverk, kan utbetalningen av beviljade medel upphöra. Information om privat företag och fribrev Projekt kan inte tilldelas medel ur Innovationsfonden då ett privat företag har startats i syfte att driva innovationen framåt. Det gäller under hela perioden medel erhålls. En förutsättning för erhållande av finansiering från Innovationsfonden är att idén ifråga inte omfattas av ett fribrev. För det fall avtal om fribrev ingås trots att finansiering från Innovationsfonden uppbärs avseende samma idé stängs berört innovationsfondskonto för vidare fakturering av upparbetade kostnader. Ett fribrev är ett avtal som kan träffas mellan Västra Götalandsregionen (VGR) och en eller flera arbetstagare efter önskemål från arbetstagare som vill skydda resultatet av en idé. Genom fribrevet avsäger sig VGR helt eller delvis rättigheterna till resultatet av idén, innebärande att idégivaren tillskrivs dessa rättigheter. Om idén utvecklats i samarbete med en klinik eller avdelning vid VGR kan det förekomma att VGR förbehåller sig nyttjanderätt till resultatet av idén. För mer information om fribrev, kontakta Innovationsplattformens jurist.

8 8 Bilaga 1: Innovation Definition En ny produkt, tjänst, metod eller process, av betydelse som vunnit insteg inom hälsooch sjukvården Begreppsförklaring Ny Skall inte tidigare finnas eller vara beskriven i nuvarande sammanhang. Inte tidigare erbjuden eller applicerad inom samma användningsområde. Det räcker inte med en inkrementell förbättring för att betraktas som ny i detta sammanhang. Produkt Fysisk produkt, (ting, mjukvara, behandlat/format föremål), oavsett möjligt skyddsomfång, som kan säljas/spridas fristående eller i kombination med andra produkter, tjänster eller system. Tjänst Tjänst som en leverantör kan sälja och/eller utföra till en beställare. Tjänst kan också innebära en IT-tjänst där beställaren betalar för tjänsten att installera, skapa, integrera eller förvalta ett IT-system/webbsida etc. Tjänst kan också innebära förvaltning och analys av information och data där aktiviteten är att innovationsprojektet hanterar informatiken och tillgång till nyttan och insikten som data kan ge, går att säljas/spridas. Metod Arbetssätt, modell eller teori som går att sälja, skala upp eller sprida på annat sätt. Alternativt en form av en produkt där t.ex. algoritmer eller pedagogiska modeller som visat sig effektiva lärs ut och appliceras under upphovsrätt och där metodägaren får betalt för nyttjandet av metoden ofta i kombination med en produkt (t.ex. frågeformulär) eller tjänst (t.ex. digitalt stöd för hantering av data). Kan också vara ett nytt sätt att arbeta med exempelvis patienter, operationsmetod, nytt sätt att diagnostisera etc. Av betydelse Skall innebära en stor upplevd nytta för åtminstone ett fåtal eller en liten nytta för ett stort antal användare. Nyttan skall överstiga kostnaden i form av ansträngning och kostnad för implementering. Vunnit insteg Accepterad, spridd och implementerad vid någon annan enhet/organisation/marknad än där den ursprungliga utvecklingen skett. Implementerad: Används i varaktig verksamhet med rutiner, instruktioner eller guidelines om hur innovationen används i organisationen oberoende av enskild individs förmåga eller välvilja till innovationen. Hälso- och sjukvården Samtliga enheter/institutioner/organisationer i samhället där åtgärder för att förebygga, utreda och behandla sjukdomar och skador bedrivs.