Yttrande över revisionsrapport 2005, löpande granskning av intern kontroll, avseende landstingsstyrelsen

Transkript

1 Tjänsteutlåtande 1(10) Landstingsstyrelsen Yttrande över revisionsrapport 2005, löpande granskning av intern kontroll, avseende landstingsstyrelsen Ärendet Landstingsrevisorerna har i revisionsrapport 2005, löpande granskning av intern kontroll Landstingsstyrelsen, avrapporterat genomförd granskning avseende Landstingsstyrelsens ansvarsområden. Rapporten har överlämnats för yttrande. Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta att som yttrande över revisionsrapport 2005, löpande granskning av intern kontroll Landstingsstyrelsen, överlämna detta tjänsteutlåtande. Revisionsrapporten REVISIONENS OMFATTNING OCH INRIKTNING Av rapporten framgår det att revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Den löpande granskningen av den interna kontrollen vid Landstingsstyrelsen har omfattat: bevakning av beslutsprocess, styrelsehandlingar samt andra handlingar av betydelse uppföljning av hur tidigare års rekommendationer har åtgärdats Bilagor: Beställare Vårds yttrande Rapport 2005, Landstingsstyrelsen, Löpande granskning av intern kontroll

2 Tjänsteutlåtande 2 löpande revision avseende den interna kontrollen utifrån fastställda kontrollmål. Rutingranskning och stickprovsvis substansgranskning har genomförts. Revisionskontoret har under året kommunicerat revisionens planering och genomförd granskning med förvaltningsledningen. Rapporten är uppdelad i dels en huvudrapport löpande granskning av intern kontroll avseende Landstingsstyrelsen/koncernledningen 2005, dels 6 bilagor med löpande granskning av intern kontroll avseende följande enheter och funktioner: SLL-gemensamma frågor, Personaladministration, IT-verksamhet, Fastighetsekonomi, Upphandlingsverksamhet, Miljö, Hantering av SLL:s konstinnehav, Ledningsnära kostnader Landstingsstyrelsens förvaltning Koncernfinansiering Landstingsfastigheter Beställare Vård FORUM Ovan angivna enheter har själv fått möjlighet att yttra sig genom underhandskontakter avseende revisionskontorets synpunkter. Beställare Vårds yttrande som behandlats av Hälso- och sjukvårdsutskottet biläggs detta yttrande. I själva huvudrapporten fokuseras frågeställningarna på - Den övergripande styrningen - Styrningen av vården (Beställarstyrning-Ägarstyrning) - Övergripande analys avseende administrativ och redovisningsmässig kvalitet inom koncernen SLL (koncernrevision) - Organisationsförändringar - Genomförandet av fullmäktiges uppdrag till Landstingsstyrelsen DEN ÖVERGRIPANDE STYRNINGEN Revisionen har tidigare år efterlyst en utvecklad redovisning av vårdens kvalitet och tillgänglighet. Revisorerna konstaterar att redovisningen av vårdens tillgänglighet och kvalitet är begränsad till en mycket summarisk nivå i delårsbokslutet och löpande redovis-

3 Tjänsteutlåtande 3 ning. Informationen på detta område är bristfällig och behöver väsentligt förbättras inför 2005 års årsredovisning. SLL:s årsredovisning är under utveckling vilket bl.a. kommer att leda till att patientperspektivet förstärks. Utvecklingen av Beställare Vårds uppföljningsmodellen är också ett led i detta. Inrättandet av en ny avdelning hos Beställare Vård, strategisk leverantörsuppföljning, är ett sätt att ytterligare fokusera på uppföljning och särskilt jämförelse mellan olika leverantörer. Man bör vidare notera Beställare Vårds kvalitetsredovisning som görs fortlöpande. Övergripande kvalitetsmått har redovisats tidigare i både årsbokslut och delårsbokslut där Stockholm jämförs med andra län. Kvalitetsindikatorer har också presenterats med jämförelser mellan t.ex. Stockholms akutsjukhus. Revisionen förespråkar att kommande delårsbokslut framläggs för fullmäktige tidigare under hösten. Med fullmäktigebehandling i november saknas enligt revisorerna utrymme för resultatpåverkande beslut samtidigt som beredningen kolliderar med budgetprocessen. Revisionen rekommenderar en översyn för förtydligande av både budgetprocessen och resultatrapporteringens struktur och periodicitet. Separata och kompletta månadsbokslut tages fram för jan-feb, mars, april, maj, juli, sep, okt, nov samt delårsbokslut per sista augusti. Vid samtliga dessa tillfällen inhämtas helårsprognoser. Månadsboksluten behandlas av Landstingsstyrelsen samt i HSU och Ägarutskottet och offentliggöres på landstingets hemsida. Korrigerande åtgärder har vidtagits med utgångspunkt från den ovan beskrivna ekonomiska rapporteringen. Sammantaget kan det konstateras att beslutande instanser har goda möjligheter att ingripa utgående från den löpande ekonomiska information som finns till städes. Revisorerna varnar för riskerna att en så kallad köpfest uppstår. Att situationen därför kräver fortsatt kraftiga insatser för att upprätthålla budgetdisciplinen och strikt kostnadskontroll. Kostnadskontrollen har under senare år kraftigt förstärkts. De analys och rapporteringsverktyg som under året har vidareutvecklats, minimerar riskerna för att så kallade köpfester skall uppstå. Den långsiktiga finansiella planeringen som bl.a. resulterat i att full-

4 Tjänsteutlåtande 4 mäktigebeslutat om finansiella mål för 2006, förstärker grunden för en sund ekonomi för landstingets finanser. Baserat på månadsbokslutet för november 2005, finns det inget som indikerar någon förestående köpfest STYRNINGEN AV VÅRDEN Landstingsstyrelsen är ansvarig nämnd för hälso- och sjukvårdens styrning i form av dels beställarstyrning, dels ägarstyrning. Beställarstyrningen har till stora delar delegerats till Hälso- och sjukvårdsutskottet och dess beredningar medan ägarstyrningen utövas av Ägarutskottet. Beställarstyrning Till HSU finns knutet nio geografiska och fem medicinska beredningar. De geografiska beredningarnas uppgift är att ur ett lokalt befolkningsperspektiv verka för att närsjukvården utvecklas. De ska ha ett tydligt befolkningsansvar och bilda basen i beställararbetet. Förslag och redovisningar ska underställas HSU för erforderliga beslut. Med anledning av ett särskilt granskningsprojekt utfört av Landstingsrevisorerna (rapport 3 /04), genomförde landstingsstyrelsen en utvärdering av beredningarnas funktion och roll. Utvärderingen anmäldes till landstingsstyrelsen i mars. Revisorerna noterar att utvärderingen ännu ej lett till något ställningstagande från Landstingsstyrelsen. Beställarstyrningen är föremål för löpande översyn och vidareutveckling. Se vidare bilagda yttrande från Beställare Vård. Ägarstyrning Landstingets ägarstyrning sker genom Ägarutskottet. Ägarutskottets uppgift är att utöva och utveckla ägarstyrningen utifrån fullmäktiges direktiv. I uppdraget ingår även att nominera ledamöter till produktionsenheternas styrelse, att utarbeta förslag till ägardirektiv och att övervaka att ägardirektiven följs. Revisorerna noterar att det förekommer några fall där ägarutskottets ledamöter eller föredragande tjänstemän samtidigt sitter i de bolagsstyrelser som utskottet ska utöva tillsyn över. Landstingsrevisorerna indikerar att någon form av jävsförhållande kan föreligga. Att ett jävsförhållande skulle föreligga är av formellt allvarligt art. En mer utvecklad skrivning i rapporten skulle varit önskvärd. Frågeställningen har under 2005 behandlas i sam-

5 Tjänsteutlåtande 5 band med genomförandet av Norrtälje-projektet. I samband med detta prövades om jäv förelåg vid personunion avseende styrelse i bolag och nämnd respektive vd och förvaltningschef. Något jävsförhållande kunde i detta sammanhang icke konstateras. Beträffande skrivningen att det förekommer att föredragande tjänsteman samtidigt sitter i bolagsstyrelser som utskottet ska utöva tillsyn över är en icke aktuell beskrivning över gällande förhållanden. Landstingsrevisorerna noterar att specifika ägardirektiv är föreslagna för flertalet av landstingets produktionsenheter. Det konstateras dock att remissprocessen mellan Ägarutskottet och respektive styrelse har tenderat att dra ut på tiden. Revisorerna upprepar sin tidigare rekommendation om en skyndsam hantering. De specifika ägardirektiven är av stor strategisk betydelse och skall genomsyra den berörda organisationen. Ett längre i tid räknat remissförfarande kan därför försvaras, i synnerhet som de specifika ägardirektiven skall vara styrande för verksamheten under en längre tidsperiod. Resurserna kring den direkta ägarstyrningen har under året förstärkts. Vid årsskiftet var samtliga specifika ägardirektiv beslutade med undantag för SL, där en minoritets återremis begärts. LÖPANDE GRANSKNING AV INTERN KONTROLL INOM SLL 2005 Den löpande granskningen av intern kontroll avseende samtliga styrelser, nämnder och bolag inom SLL har genomförts i enlighet med god revisionssed och kommunallagen. Granskningen har genomförts i förhållande till av revisionskontoret uppställda kontrollmål inom följande granskningsområden: Styrning Den ekonomiska redovisningens kvalitet De administrativa kontrollernas kvalitet Den interna kontrollen inom varje granskningsområde har bedömts i förhållande till de kriterier som ställts upp för kontrollmålen. Inom varje granskningsområde har omdömen avgivits enligt en femgradig skala där oacceptabelt och ej helt acceptabelt betyder att den interna kontrollen ej är tillräcklig. Den sammanvägda bedömningen inom varje granskningsområde ligger till grund för revisorernas uppgift enligt kommunallagen pröva: Om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt Om räkenskaperna är rättvisande

6 Tjänsteutlåtande 6 Om den interna kontrollen är tillräcklig För styrning, har interna kontrollen givits sämre omdömen i förhållande till 2004 och bedömts som otillräckligt vid två enheter, AB SL och FORUM. Redovisningsområdet utvisar något sämre sammanvägda omdömen jämfört med föregående år. Avseende administrativa kontrollerna utvisar delområdena IS/IT underkända betyg för RTN och S:t Erik samt Upphandling underkänt betyg för BV, vilket kräver fortsatt skärpt uppmärksamhet. Sammanfattningsvis bedöms den interna kontrollen inom SLL av revisorerna totalt sett som tillräcklig. Revisionskontoret har anpassat sina kontrollmål i enlighet med internationell standard (COSO-modellen*). Landstingsstyrelsens förvaltning har under 2005 arbetat med införandet av en ny modell för intern kontroll i enlighet med COSO-standarden. Arbetet har bedrivits med fortlöpande kontakter med Revisionskontoret. Landstingsfullmäktige antog i december 2005 en intern kontroll policy för landstingskoncernen och ett reglemente avseende intern kontroll för landstingskoncernen samt uppdrog åt landstingets nämnder och bolag att upprätta interna kontrollplaner i enlighet med beslutad policy och reglemente för intern kontroll. Det fortsatta arbetet med intern kontroll kommer att positivt påverka landstingets standard på styrning, ekonomiska redovisningens kvalitet och de administrativa kontrollerna. * Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission GRANSKNING AV DELÅRSRAPPORTEN Delårsrapporten bedöms i allt väsentlig vara upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning. Delårsrapporten bedöms dock vara väl omfångsrik för att ge en översiktlig bild av utvecklingen sedan årsredovisningen 2004 lämnades. Revisionen vill till ett kommande år bestämt förorda att delårsbokslutet framläggs för fullmäktige tidigare under hösten. Sammanfattningsvis bedöms den sammanställda delårsrapporten för SLL i alt väsentligt ge en rättvisande bild av SLL:s resultat och ställning.

7 Tjänsteutlåtande 7 Separata och kompletta månadsbokslut tages fram för jan-feb, mars, april, maj, juli, sep, okt, nov samt delårsbokslut per sista augusti. Vid samtliga dessa tillfällen inhämtas helårsprognoser. Månadsboksluten behandlas av Landstingsstyrelsen och offentliggöres på landstingets hemsida. I syfte att ytterligare förstärka månadsbokslutens betydelse som styrinstrument kan en behandling i fullmäktige övervägas. ORGANISATIONSFÖRÄNDRINGAR Revisorerna konstaterar att Landstinget intensivt bedrivit förberedelsearbete för att tillsammans med Norrtälje kommun bilda en gemensam organisation för hälso- och sjukvård och omsorg inom Norrtälje. Det förslag som antagits av såväl landstingsfullmäktige som Norrtälje kommunfullmäktige innebär dels att en gemensam politisk nämnd bildas; dels att all vårdproduktion bedrivs i ett gemensamt bolag; dels att ett kommunalförbund bildas med den huvudsakliga funktionen att äga det gemensamma bolaget. Revisorerna noterar att den beslutade formerna för samverkan i Norrtälje inrymmer avsevärda risker för otydlighet när det gäller styrning och fördelning av ansvar mellan nämnd, bolag och kommunalförbund. Avseende den organisatoriska konstruktionen har medvetenheten kring komplexiteten varit god. Betydande resurser från såväl landstinget som kommunen har tillsatts för att säkerställa tydlighet avseende styrning och fördelning av ansvar mellan nämnd, bolag och kommunalförbund. Expertis inom det juridiska ämnesområdet har anlitas för att säkerställa att kommunallagen och aktiebolagslagen efterlevs. AVRAPPORTERING AV UPPDRAG ENLIGT LANDSTINGSFULLMÄKTIGES BESLUT OM BUDGET 2005 Som en bilaga till delårsbokslutet, avlämnas en lägesrapport avseende de uppdrag som beslutats av landstingsfullmäktige för budget Revisionen rekommenderar att rutinerna för avrapporteringen avseende genomförandet av fullmäktiges uppdrag vidareutvecklas inför årsredovisning Avrapporteringen kommer att i årsbokslutet vidareutvecklas.

8 Tjänsteutlåtande 8 Svar till bilaga 1 SLL-GEMENSAMMA FRÅGOR Personaladministration Landstingsrevisorerna har i den löpande granskningen av intern kontroll 2005 avlämnad följande kommentar: Av de rekommendationer som avgivits avseende de olika enheternas interna kontroll framgår att brister finns i efterlevnaden av de rutiner och riktlinjer som utarbetats gemensamt inom landstinget. Rekommendationerna, som återfinns i respektive rapport, berör följande områden; 1. Uppföljning och övervakning av att det som registreras och resultatet, d.v.s. rätt lön i rätt tid till rätt person. 2. Information och kommunikation mellan lönehandläggare och kontrollfunktioner 3. Kontrollaktiviteter i form av attest av lönelistor, utanordningslistor, mm. Det åligger samtliga förvaltningar och bolag att tillse att den interna kontrollen inom lönehanteringen är tillräckligt och att åtgärder vidtas med anledning av de angivna rekommendationerna. De synpunkter som avgivits i landstingsrevisorerna är redan kända. De åtgärder som rekommenderas kan därför ses som en bekräftelse på redan tidigare konstaterad problematik. I en kraftigt decentraliserad organisation där beslutsmandatet i många frågor avseende löneoch personaladministration är delegerat till respektive nämnd, styrelse, eller förvaltning är det av ytterst stor vikt att den interna kontrollen (COSO) förbättras Revisorerna konstaterar vidare att SLL bryter mot semesterlagens grundprincip. De har iakttagit att det under 2005 i stor omfattning förekommit att de 20 semesterdagar som enligt lag skall tas ut under tidsperioden juni-augusti inte tas ut Detta skulle bero på felaktiga tillämpningar av flextidsavtalet och i vissa fall dröjsmål med registrering av semesterdagar. Revisorerna hänvisar till 12 i nämnda lag.

9 Tjänsteutlåtande 9 Av 12 framgår det att om ej annat har avtalats, skall semesterledigheten förläggas så, att arbetstagaren får en ledighetsperiod av minst fyra veckor under juni-augusti. Även utan stöd av avtal får sådan semesterperiod förläggas till annan tid, när särskilda skäl föranleder det. Av AB Mom 9 framgår det att : vid förläggning av semesterledighet som avses i 12 SemL ska eftersträvas att arbetstagaren får en ledighetsperiod av minst 4 veckor under juni-augusti. Sådan semesterledighet får efter förhandling enligt 11 lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) förläggas även till maj och september eller del av dessa månader. Om så lokalt överenskoms, arbetstagaren begär det eller särskilda skäl finns kan semesterledigheten förläggas till annan tid än maj-september. Ordalydelsen är något annorlunda mot den av revisionskontoret återgivna beskrivningen av semesterlagen. Inom LSF pågår informationsaktiviteter som riktar sig till kategorin chefer för att påminna om att 20 semesterdagar ska tas ut under året. Under 2006 planeras att alla medarbetare inom LSF ska börja använda KomOGå, den flexklocka som ingår i PAsystemet Palett och detta kommer avsevärt underlätta kontrollen av semesteruttagen. Hantering av SLL: konstinnehav Revisionen har under flera år riktat kritik mot kultur- och utbildningsnämndens tillsynsansvar av landstingets konst. Landstingsrevisorerna konstaterar att landstingets konstbestånd inte inventerats enligt fullmäktiges intentioner. Revisorerna uppmanar landstinget centralt överväga vilken kontroll som skall upprätthållas och hur denna skall organiseras. Konstdatabasen omfattar ca konstverk. Per sista september 2005 hade ca av inventerats. I samband med landstingets interna kontrollarbete kommer risk och väsentlighetsaspekten att aktualiseras vilket kommer att leda till att konstdatabasen kommer att inventeras ur ett värdeperspektiv. Totalt finns i balansräkningen konst upptaget till ett värde av 52 mkr. Arbetet måste ske med utgångspunkt att säkerställa värdet på denna balanspost inte i antal konstverk utan i värde. Arbetet med intern kontroll kommer att stöttas strukturmässigt från landstingets centrala ekonomifunktion. Ledningsnära kostnader

10 Tjänsteutlåtande 10 Årets granskning av ledningsnära kostnader inom SLL:s förvaltningar och bolag har utgått ifrån ett särskilt granskningsprogram områden med risker för förtroendeskadligt beteende och oegentligheter. Revisorerna konstaterar att landstingets förvaltningar/bolag i allt väsentligt tillämpar gällande policies och riktlinjer. Sammanfattningsvis konstaterar revisorerna att det finns ett behov av förtydligande av vad som ska betraktas som förtroendeskadligt. Några avsteg från gällande lagar, regler eller riktlinjer har dock inte noterats. Begreppet förtroendeskadlig, kommer att penetreras i det landstingsövergripande arbetet med intern kontroll. Avslutning Sammanfattningsvis noteras att revisorerna tar upp och belyser ett antal väsentliga frågor. Koncernledningen instämmer i huvudsak i de framförda synpunkterna och noterar samtidigt att revisionsrapporten kommer att vara till nytta i det framtida arbetet. Sören Olofsson