Stadsdelsnämnd Hägersten-Liljeholmen

Transkript

1

2 Stadsdelsnämnd Hägersten-Liljeholmen Investeringsbudget 2016 Prognos t o m 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 Utgifter (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Genomf. Avvikel. Prognos mnkr beslut mot gfb Stadsmiljöprojekt Aspuddsparken 8,8 4,0 0,0 Svandammsparken 0,0 0,5 0,0 Övriga enligt parkplan 3,3 4,0 1,8 1,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa stadsmiljöprojekt 12,1 8,5 1,8 1,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Inventarier och maskiner 2,2 2,2 2,2 Totalt projektet UTGIFTER TOTALT 12,1 10,7 4,0 4,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1. Nämndens prognos för projektens investeringsutgifter t.o.m Nämndens verksamhetsplan, inom av KF beslutad planeringsnivå i budget 2016, se bilaga Nämndens inriktning för , inom av KF beslutade planeringsnivåer i budget Totalt beslutad utgift under projektets genomförandeperiod enligt genomförandebeslut. I det fall endast inriktningsbeslut föreligger anges investeringsutgiften enligt inriktningsbeslutet. 8. Avvikelse jämfört med totalt beslutad investeringsutgift (kolumn 7). (+) ökade utgifter, (-) minskade utgifter. 9. Prognos = totalt beslutad utgift + avvikelse :55 Investeringsutgifter

3 Stadsdelsnämnd Hägersten-Liljeholmen Resultatenheter 2016 Respektive nämnd ska besluta om vilka enheter som är resultatenheter med en beslutsats. Ange nedan vilka enheter som är resultatenheter och vilka som eventuellt avslutades under Fördela resultatenheterna per verksamhetsområde. Resultatenhetens namn Förskoleområden Norra förskoleområdet Södra förskoleområdet Östra förskoleområdet Social omsorg Hägerstens gruppbostäder Liljeholmens gruppbostäder Årstadals gruppbostäder Liljeholmens dagliga verksamhet Glasade gångens dagliga verksamhet Västertorps dagliga verksamhet Fruängens yrkesgrupp Äldreomsorg Fruängsgårdens servicehus :55 Resultatenheter

4 Stadsdelsnämnd Hägersten-Liljeholmen Verksamhetsplan 2016 Ansökan om medel för avveckling/omstrukturering av lokaler Ansökan i särskild beslutskläm och begärd budgetjustering. Uppgiftslämnare: För varje lokal skall anges: Area Löptid för Tidpunkt Årshyra Medel som Beskrivning av Förändringen är kvm kontraktet då lokal kr söks för vad det sökta beskriven i adress t.o.m. (datum) återlämnas avveckling beloppet avser lokalförsörjfastighetsbeteckning samt uppgift till värden eller ningsplanen fastighetsägare och om ev. upp- eller omstrukev. objektsnamn sägning ändras turering Ja Nej kr Årsta Skogsväg samt Avser kvarstående hyra när förskole- ja Årsta 1: paviljonger avvecklas till förmån för att Förskolan Årstaberg en ny skola ska kunna börja byggas på platsen.

5 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning PLAN FÖR UPPHANDLING Vid frågor, kontakta Henrik Svenonius, upphandlingsenheten, välfärdsutvecklingsavdelningen, stadsledningskontoret. Tel: Kommentar Anvisningar Denna mall ska användas av nämnden för sammanställningen av de upphandlingar som nämnden planerar att påbörja under året. Endast upphandlingar där kontraktets sammanlagda värde är över 1.8 miljoner ska redovisas. Med påbörjad upphandling avses en upphandling där själva arbetet med exempelvis behovs- och marknadsanalys eller att ta fram ett förfrågningsunderlag planeras att starta under året. Med kontraktsvärde avses det sammanlagda värdet som kan komma att betalas ut enligt ett kontrakt inklusive eventuella optioner. Planerade upphandlingar Avtalsområde Nämnden avser besluta om 2016 års upphandlingar i samband med tertialrapport 1 Beskrivning Planerat startdatum för upphandling Avtalsperiod (fr.o.m - t.o.m) inkl förlängningsoptioner Uppskattat kontraktsvärde Kontraktstyp (vara/tjänst/ entreprenad) Kontaktuppgifter Upphandlings- och inköpsansvarig Lars Wennberg, avdelningschef, lars.wennberg@stockholm.se Upphandlings- och inköpssamordnare Gunnela Börjes, samordnare, gunnela.borjes@stockholm.se

6 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning Ekonomienheten Bilaga 3 Dnr Sida 1 (11) Tuula Kipinoinen Ericsson Telefon: System för intern kontroll Nämndens ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen. Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas. Systemet innebär förvaltningsövergripande anvisningar för hur internkontrollarbetet ska bedrivas med bl.a. en internkontrollplan utifrån en väsentlighets- och riskanalys. Systemet innehåller nämndens arbete med den interna kontrollen, sammanställningen av för verksamheten väsentliga styrdokument, ansvars- och uppgiftsfördelning för internkontrollarbetet samt planering och uppföljning. Bakgrund Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten (KL 6 kap. 7 ). Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta gäller även när driften av en kommunal verksamhet har lämnats över till någon annan (KL 3 kap. 16 ). Detta innebär att varje nämnd ansvarar för att utforma och organisera den interna kontrollen och finna effektiva system för uppföljning. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen inom staden. Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning Ekonomienheten Nämnden ansvarar för att ett system för internkontroll upprättas och konkreta regler och anvisningar ska utformas för att upprätthålla en god intern kontroll inom samtliga verksamhetsområden: verksamheten ska bedrivas i enlighet med författningar och de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och är kostnadseffektiv, tillräckliga administrativa- redovisnings- och övriga kontroller utförs och information om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenligt, tillförlitlig och tillräcklig. Telefonplan 30 tuula.kipinoinen@stockholm.se stockholm.se

7 Dnr Sida 2 (11) Nämnden ska årligen upprätta en internkontrollplan, utifrån en väsentlighets- och riskanalys, samt försäkra sig om uppföljningen genomförs. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen ska bidra till utformningen av konkreta regler och anvisningar för en god intern kontroll inom sina verksamhetsområden och ska informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Samtliga anställda är skyldiga att följa de regler och anvisningar som gäller för berörd verksamhet för att uppnå en säker och effektiv verksamhet. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Nedan redovisar förvaltningen sitt förslag till internt kontrollsystem vid Hägersten- Liljeholmens stadsdelsnämnd. 1. Syfte och övergripande riktlinjer för nämndens arbete med den interna kontrollen I alla organisationer finns det risk för att oönskade situationer ska inträffa. Intern kontroll handlar om att kartlägga och analysera risker samt vidta åtgärder för att minimera dessa risker. Intern kontroll är ett samlingsbegrepp för de olika åtgärder som vidtas för att säkerställa att målen för verksamheten uppnås samtidigt som lagar och andra regleringar följs. Stadens regler för ekonomisk förvaltning innehåller riktlinjer för nämndernas internkontrollarbete. Den interna kontrollen inom en nämnd ska bygga på en helhetssyn på den kommunala verksamheten. Detta betyder att den ska omfatta mål och strategier, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll som omfattar samtliga verksamheter upprättas med övergripande riktlinjer, regler och anvisningar i syfte att säkerställa att: Verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. Lagar, avtal och andra för nämnden gällande regler, föreskrifter och beslut följs. Anskaffningen och användningen av resurser är effektiv och ändamålsenlig. Stadens tillgångar skyddas. Redovisningen och uppföljningen av verksamhet och ekonomi är rättvisande, tillförlitlig och ändamålsenlig.

8 Dnr Sida 3 (11) Säkerheten i redovisningsrutiner, administrativa rutiner och IT-system är tillfredsställande. Nämnden ska årligen fastställa en internkontrollplan för att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområden. Utifrån en väsentlighets- och riskanalys ska nämnden välja ut ett antal processer/arbetssätt som ska granskas särskilt under verksamhetsåret för att verifiera att mål uppnås samt att riktlinjer och fastlagda kontroller upprätthålls/genomförs. Dessa processer/arbetssätt anges i internkontrollplanen. Utvecklingen av den interna kontrollen ska ske med utgångspunkt i aktuella styrdokument för verksamheten samt utvärderingar av processer, arbetsmetoder, rutiner. Uppfyllelsen av kommunfullmäktiges och nämndens egna mål samt det ekonomiska resultatet följs upp i månads- och tertialrapporter samt i verksamhetsberättelse med bokslut. Därutöver granskas nämndens verksamheter regelbundet av interna aktörer såsom stadens revisorer och externa aktörer såsom arbetsmiljöinspektörer och förskole inspektörer. Den interna kontrollen ska ske på alla nivåer inom förvaltningen. Enheterna och avdelningarna är ansvariga för att inom sina områden kontrollera att tillämpliga rutiner, handlingsplaner etc. följs. Enheterna och avdelningarna är också ansvariga för att utveckla det som kallas en god kontrollmiljö med kontroller inbyggda exempelvis i handläggningen. 2. Sammanställning av för verksamheten väsentliga styrdokument Information och kommunikation är viktiga komponenter i den interna kontrollen, för att göra förhållningssätt, arbetssätt, rutiner och kontrollmoment och dylikt kända och för att skapa förståelse för varför de behövs. En delaktighet i internkontrollens alla beståndsdelar från väsentlighets- och riskanalys, via framtagande av rutiner och genomförande av löpande kontroller, till återkoppling av resultat kan bidra till att skapa denna förståelse i organisationen. Rutiner är en del i internkontrollen. Rutiner som tas fram ska vara dokumenterade. Rutinerna ska vara rimliga, tydliga och finnas tillgängliga samlat. Kontrollmomenten som de omfattar ska stå i proportion till den risk de avser att kontrollera. Det ska framgå av rutinen när den är beslutad och av vem, vem som har ansvar för att följa upp och utvärdera rutinen samt vem som har ansvar för att

9 Dnr Sida 4 (11) informera personalen om den. Det är viktigt att enhetscheferna ser till att dessa rutiner, tillsammans med de lokala (enhets-) rutinerna, finns tillgängliga för all personal. Respektive chef ansvarar för att se till att rutinerna är välkända av all personal. Styrdokumenten förs över till nämndens internkontrollplan som bilaga och tas fram varje år i samband med verksamhetsplanen. 3. Ansvars- och uppgiftsfördelningen inom förvaltningen Nedan beskrivs ansvarsfördelningen för internkontrollen vid Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning. Planeringen av den löpande interna kontrollen ska ingå i den årliga verksamhetsplaneringen. Kontrollerna/uppföljningarna ska dokumenteras och eventuella brister som behöver åtgärdas ska också noteras. Stadsdelsnämnden Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas. Nämnd ska därutöver årligen fastställa en internkontrollplan för att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområden. Stadsdelsdirektör Stadsdelsdirektören ska upprätta förslag till internt kontrollsystem för nämnden och ska se till att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll inom alla verksamhetsområden. Stadsdelsdirektören ska regelbundet, minst en gång om året, rapportera till nämnden om hur internkontrollplanen genomförs, hur den interna kontrollen fungerar samt föreslå nämnden de åtgärder som krävs för att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Stadsdelsdirektören ska omgående informera nämnden och revisionskontoret om det hos förvaltningen uppdagas förhållanden som medför misstanke om att brott av förmögenhetsrättslig karaktär föreligger. Stadsdelsdirektören ska också se till att nämnden och revisionskontoret informeras om de åtgärder som vidtas. ILS samordnare Ansvarar för arbetet i ILS-webben att i samverkan med avdelningarna ta fram en väsentlighets- och riskanalys, vilket utgör ett underlag till internkontrollplan. Se till att uppföljningen av den interna kontrollen är dokumenterat i ILS-webben.

10 Dnr Sida 5 (11) Informera och hålla de återkommande utbildningsinsatser som genomförs för chefer och andra berörda på olika nivåer i organisationen Ekonomienheten Upprätta ett förslag till internt kontrollsystem för stadsdelsnämnden. Upprätta en samlad redovisning av genomförandet av internkontrollplanen. Rapportera till stadsdelsdirektören om hur internkontrollplanen genomförs, hur den interna kontrollen fungerar samt föreslå nödvändiga åtgärder för att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Omgående informera stadsdelsdirektören om det upptäcks förhållanden som medför misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär. Ekonomichefen ska också informera om de åtgärder som vidtas med anledning av detta. Avdelningscheferna Bidra till utformningen av konkreta regler och anvisningar för en god intern kontroll inom sina verksamhetsområden. Informera anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Avdelningscheferna ska se till att beslutade rutiner (och motsvarande) finns tillgängliga för personalen samt ska uppmärksamma personalen på dessa vid arbetsplatsträffar och liknande. Skapa delaktighet i utformningen av internkontrollen, bland annat genom att diskutera väsentlighet- och riskanalys på arbetsplatsträffar. Genomföra och dokumentera en väsentlighets- och riskanalys med åtgärder för sitt verksamhetsområde. Väsentlighets- och riskanalys ska bland annat baseras på respektive enheters väsentlighets- och riskanalys. Dokumentera vidtagna åtgärder med anledning av väsentlighets- och riskanalys. Sammanfatta den internkontroll som har bedrivits vid enheterna, vid tertialrapporter och verksamhetsberättelse. I detta ingår också att rapportera hur internkontrollen bedrivs vid verksamheter som drivs av annan utförare, utifrån de granskningar som har gjorts inom respektive avdelning. Till denna redovisning ska avdelningarna även lägga uppgifter om vilka kontroller av den egna verksamheten som har genomförts på avdelningsnivå, och resultatet av dessa kontroller.

11 Dnr Sida 6 (11) Genomföra och rapportera sammanfattning till ekonomienheten eventuella kontroller på nämndens internkontrollplan som avdelningen är ansvarig för. Omgående informera stadsdelsdirektören och ekonomienheten om det upptäcks förhållanden som medför misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär. Avdelningschefen ska också informera om de åtgärder som vidtas med anledning av detta. Enhetscheferna Bidra till utformningen av konkreta regler och anvisningar för en god intern kontroll inom sina verksamhetsområden. Informera anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Enhetscheferna ska se till att beslutade rutiner (och motsvarande) finns tillgängliga för personalen och ska uppmärksamma personalen på dessa vid arbetsplatsträffar och liknande. Detta gäller även rutiner beslutade på överordnad nivå. Skapa delaktighet i utformningen av internkontrollen, bland annat genom att diskutera väsentlighets- och riskanalys på arbetsplatsträff. Genomföra och dokumentera en väsentlighets- och riskanalys med åtgärder för sitt verksamhetsområde. Dokumentera vidtagna åtgärder med anledning av väsentlighets- och riskanalys. Samlat följa upp och rapportera vidtagna åtgärder utifrån väsentlighets- och riskanalys vid tertialrapporter och verksamhetsberättelse. Omgående informera avdelningschefen om det upptäcks förhållanden som medför misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär. Enhetschefen ska också informera om de åtgärder som vidtas med anledning av detta. Samtliga anställda Följa gällande regler och anvisningar för intern kontroll. Omedelbart rapportera brister i den interna kontrollen till närmast överordnad. 4. Planering och uppföljning Arbetet med att genomföra en väsentlighet- och riskanalys Väsentlighets- och riskanalyserna ska genomföras årligen på enhets-, avdelnings-, och förvaltningsnivå i anslutning till arbetet med verksamhetsplanen. Avdelningar som har underliggande enheter ska använda sina enheters väsentlighets -och riskanalyser som ett underlag för

12 Dnr Sida 7 (11) avdelningsnivå. På motsvarande sätt är avdelningarnas analyser ett underlag för förvaltningens väsentlighets- och riskanalys. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i ett antal steg. och samtliga steg dokumenteras i ILS-webb på enhets-, avdelnings-, och förvaltningsnivå: a. Identifiering av processer och arbetssätt Till respektive KF:s mål för verksamhetsområdet ska enhets-, avdelnings-, och förvaltningsnivå identifierade viktigaste processerna och arbetssätten för att uppnå målen och bedriva verksamheten. Identifieringsprocessen kan genomföras hierarkiskt båda hållen t.ex. avdelning identifierar en process som ska ner till enhetsnivå. b. Löpande och systematiska kontroller beskrivs För att få en full bild av process och arbetssätt ska de löpande och systematiska kontrollerna dokumenteras på alla nivåer. Dessa är viktiga komponenter utifrån hur stor risken är att en oönskad händelse ska inträffa samt dess konsekvens. Det är viktigt att arbeta förebyggande med kontrollaktiviteter genom att omarbeta processer innan någon oönskad händelse inträffar. Kontrollerna ska vara löpande och systematiska. c. Identifiera oönskade händelser När processerna och arbetssätten är kartlagda ska oönskade händelser identifieras. Det ska vara tydligt vilka hot som finns till följd av påverkbara eller opåverkbara händelser som kan inverka på organisationens möjligheter att nå sina mål, så kallade oönskade händelser. Att identifiera och analysera oönskade händelser är en pågående process och är avgörande för organisationens möjligheter att nå målen. Syftet är främst att föregripa händelserna innan de inträffar. d. Värdering av oönskade händelser sannolikhet och konsekvens För de oönskade händelser/risker som identifieras görs en sannolikhets- och konsekvensbedömning. I analysen, bedöms sannolikheten för att olika slag och grader av fel eller misskötsel kan inträffa. Denna varierar mellan olika verksamhetsområden, system och rutiner. Hur höga eller låga riskerna är beror bland annat på vilken nivå nämnden har på sina löpande och systematiska kontroller. Riskerna för att något negativt kan inträffa är som störst om regler eller rutinbeskrivningar är otydliga eller saknas, vilket kan ge utrymme för egna tolkningar i allt för vid bemärkelse. Om samtliga moment i känsliga handläggningsrutiner utförs av en och samma person kan riskerna öka markant. Det har också stor betydelse om nämndens internkontrollsystem innefattar effektiva signalsystem som till exempel incidentrapportering och klagomålshantering.

13 Dnr Sida 8 (11) Sannolikheten bedöms i en skala 1-5 där: 1. Osannolikt 2. Mindre sannolikt 3. Möjligt 4. Sannolikt 5. Mycket sannolikt Konsekvensen bedöms med samma skala 1-5 där: 1. Försumbar 2. Lindrig 3. Kännbar 4. Allvarlig 5. Mycket allvarligt Produkten av sannolikheten och konsekvensen beräknas och ger ett riskvärde. Utifrån den genomförda bedömningen tas ett beslut om hantering av den oönskade händelsen. I värdering av oönskade händelser och i den följande analysen är det viktigt att ta resultat och erfarenheter från tidigare genomförda värderingar och analyser i beaktande. e. Beslut om hantering Utifrån värderingen av den oönskade händelsen tas beslut om hanteringen av den samt om den skall med i internkontrollplanen. De möjligheter som finns till beslut om hantering är: Hantera, med till interkontrollplan Hantera, ej med till interkontrollplan Med till väsentlighets- och riskanalys Acceptera Åtgärder för att minska risken för händelsen och dess konsekvens kan föreslås. För oönskade händelser med riskvärde högre än 4 och eller konsekvens högre än 4 måste åtgärder föreslås. Synpunkter från granskningar och brister som förvaltningen identifierar i verksamheten ska också läggas in i väsentlighets- och riskanalysen. Väsentlighets- och riskanalysen ingår i rapporten Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys och biläggs nämndens verksamhetsplan. Arbetet med internkontrollplanen Utifrån enhetens, avdelningens-, och förvaltningens väsentlighets- och riskanalys väljs ett antal oönskade händelser utifrån väsentliga processer/arbetssätt ut för uppföljning av löpande kontroller av internkontrollsystemet. Vidare måste en avvägning ske av hur stor granskningsinsats som ska göras inom respektive utvalt kontrollområde för att få en balans mellan kontrollkostnad och säkerhetsnivå.

14 Dnr Sida 9 (11) Internkontrollplanen är ett redskap för nämnden att säkerställa att den interna kontrollen, som ska ske inom nämndens verksamhetsområden sker. Den internkontrollplan ingår i rapporten Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys och biläggs nämndens verksamhetsplan för fastställande av nämnden. Dokumentation sker i ILS-webb. f. Av planen framgår: löpande kontroll/systematiska kontroller uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll (vad som ska kontrolleras) beskrivning av uppföljning/kontroll (hur kontrollen ska gå till) metod för uppföljning/kontroll start- och slutdatum ansvarig (vem som ansvarar för kontrollen) Arbetet med genomförande av den interna kontrollen Under verksamhetsåret ska löpande interna kontroller samt de åtgärder som fastställts i samband med väsentlighets- och riskanalysen genomföras. Följande gäller för genomförandet av den interna kontrollen: Dokumentera. Rapportera avvikelser till närmsta chef. Vidta åtgärder. g. Löpande interna kontroll Det primära syftet med den löpande interna kontrollen är att chefen kan försäkra sig om att gällande lagar, regler och riktlinjer följs samt säkerställa att målen för verksamheten uppnås. Kontrollerna syftar också till att säkra att resurserna utnyttjas på bästa sätt samt skydda medarbetarna mot misstankar och egentligheter. Kontrollen ska ses som ett hjälpmedel i styrningen och integreras i den ordinarie verksamheten. Det är chefens ansvar att dokumentera såväl löpande kontroller som utveckling av nya rutiner, etc. Dokumentationen ska förvaras samlat på respektive enhet. Dokumentation av löpande kontroller ska omfatta följande: Vilken oönskat händelse eller vilket område som kontrollen avser Om det finns skriftlig rutin för att minska att en oönskad händelse inträffar På vilket sätt personalen har informerats om denna rutin Om rutinen följs (resultat av stickprovskontroll, intervjuer, etc.) Om rutinen har utvärderats och vad som var resultatet av utvärderingen

15 Dnr Sida 10 (11) I samband med rapporteringen vid tertialrapporter och verksamhetsberättelse ska enheterna kort sammanfatta till respektive avdelningschef, vilka åtgärder/kontroller som har genomförts under den gångna perioden och resultatet av dessa. Om det därutöver upptäcks brister i den interna kontrollen ska dessa omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Den samlade uppföljningen ska behandlas på arbetsplatsträff. Analysen med noteringar om utförda åtgärder ska därefter förvaras på enheten. h. Uppföljning av den interna kontrollen Uppföljningen genomförs i enlighet med aktuell internkontrollplan i ILS-webb. Uppföljningarna ska genomföras av minst två personer och protokollföras. Eventuell dokumentation ska bifogas protokollet. Protokollet ska faktagranskas och skrivas under av ansvarig chef. Vid avvikelser ska dessa rapporteras till närmsta chef. Åtgärder ska vidtas och återrapporteras vid ett nytt uppföljningstillfälle. Ej vidtagna åtgärder rapporteras till förvaltningsledningen. Löpande uppföljning görs också i ordinarie månads/tertialrapporter samt årsredovisningen. Därutöver görs uppföljningar av den interna kontrollen i inom verksamheterna i enlighet med stadens ledningssystem som innefattar bl. a. budgetordning, policy för upphandling och valfrihet, strategi för kvalitetsutveckling samt miljöledningssystem. Avdelningarnas dokumentation av uppföljningar av den interna kontrollen lämnas till ekonomienheten inför avrapportering till nämnden i samband med verksamhetsberättelse och arkivering.

16 Dnr Sida 11 (11) Årscykel för planering och uppföljning av den interna kontrollen Förslag till internkontrollplan Planering av löpande intern kontroll Risk- och väsentlighetsanalyser Redovisning av uppföljning av den interna kontrollen Genomförande av löpande intern kontroll Uppföljning av den interna kontrollen i enlighet med internkontrollplanen 5. Kompetensutveckling och vidareutbildning i metoder Internkontroll arbetet bygger på ett förtroendefullt samarbete mellan och inom verksamheterna och att alla känner ansvar för uppgifterna. Ekonomienheten har samordningsansvar för uppföljning av internkontroll arbetet på förvaltningen, Utvärdering av internkontrollarbetet sker i ledningsgruppen och resultatet av uppföljningen av internkontrollplanen ska redovisas årligen samband med verksamhetsberättelsen. Resultat från granskningar som görs nämndens verksamheter regelbundet av interna och externa aktörer används för planering av kommande utbildningsinsatser. Granskning från den interna kontrollen tillför också ökad kännedom om förbättringsbehoven i verksamheten och har blivit en del av styrningen och kvalitetsutvecklingen. En väl fungerande internkontroll bidrar även till att skapa en trygg arbetssituation för anställda. En annan viktig vinst som kommer ur granskningsarbetet är ökade kunskaper hos medarbetare som är delaktiga i tillsyner och identifierings av oönskade händelser och utvecklingen av våra återkommande arbetssätt Intern kontroll ingår som en del i de utbildningsinsatser som genomförs för chefer och andra berörda på olika nivåer i organisationen. Därutöver görs särskilda utbildningsinsatser i samband med förändringar.

17 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Bilaga 4 Dnr: Sid 1 (13) Handläggare Gunnela Börjes Telefon: Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys 2016 för Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd

18 Sid 2 (13) Innehållsförteckning Inledning... 3 Nämndens arbete med intern kontroll... 5 Nämndens internkontrollplan... 5 Riskmatris... 6 Nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Väsentlighets- och riskanalys... 12

19 Sid 3 (13) Inledning Sammanfattning Nämnden ska årligen fastställa en internkontrollplan för att följa upp att systemet för intern kontroll fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområden. Internkontrollplan är baserad på en aktuell väsentlighets- och riskanalys. Återrapportering sker i samband med verksamhetsberättelse Bakgrund Enligt kommunallagen 6 kap. 7 har nämnden ansvar för att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Stadens regler för ekonomisk förvaltning anger att nämnden ansvarar för att ett internt kontrollsystem upprättas inom respektive verksamhetsområde. Nämnden ska årligen fastställa en internkontrollplan för att följa upp att systemet för intern kontroll fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområden. Utifrån en väsentlighets- och riskanalys ska processer väljas ut för granskning för att verifiera att mål uppnås samt att riktlinjer och fastlagda kontroller verkligen upprätthålls/genomförs. Förvaltningschefen ska se till att en väsentlighets- och riskanalys genomförs och dokumenteras och med denna som underlag upprätta förslag till internkontrollplan för nämnden. Framtagande av internkontrollplan 2016 Modellen visar processen för framtagande av internkontrollplan Riskområden i internkontrollplan 2016

20 Sid 4 (13) Uppföljningar av den interna kontrollen kommer att genomföras inom följande områden: Rättsäker myndighetsutövning Sammanhållen vårdkedja -samverkan mellan vårdgivare Uppföljning av äldreomsorgens verksamheter Budget och uppföljning Kompetensförsörjning Organisation Riskbedömning De områdens som ska följas upp har valts ut utifrån en väsentlighets- och riskanalys. Sannolikhet och väsentlighet har bedömts utifrån femgradiga skalor: Väsentlighets- och riskanalysen har genomförts stegvis, först på enhetsnivå, avdelningsnivå och sedan på förvaltningsnivå. Avdelningarna lämnar, utifrån enhetschefernas väsentlighets- och riskanalyser, förslag på vilka områden som ska ingå i internkontrollplan Planerade förbättringsåtgärder 2016 En effektiv riskhantering förutsätter att vissa kontroller måste genomföras och att vissa villkor måste vara uppfyllda, ett exempel på det är att medarbetare har god kännedom om gällande rutiner och att rutinerna följs i det dagliga arbetet. Genom att finnas till hands vid frågor samt informera och utbilda medarbetare, kan risker minimeras. För de områden som tas upp i internkontrollplan 2016 bedöms det finnas utrymme för förbättringar i riskhanteringen bl.a. genom utveckling av kontroller och åtgärder. Uppföljning Samtliga avdelningar ansvarar för de stickprovskontroller som ska genomföras under året. Stickprovskontrollerna omfattar både besök hos enheterna och genom kontroll i systemen. Internkontrollbesök utförs av alla avdelningar och omfattar kontroll av samtliga rutiner inklusive enheternas arbetsmiljöarbete. Besöken som genomförs är även ett bra tillfälle för enhetschefer att ställa frågor och föra diskussioner kring internkontrollarbetet. Uppföljning kommer att göras av att kontroller genomförts i enlighet med internkontrollplanen och att de planerade förbättringsåtgärderna har genomförts. Därutöver kommer redogörelser av övriga förbättringsåtgärder att begäras in från berörda verksamheter.

21 Sid 5 (13) Ansvariga personer ska se till att uppföljning sker och dokumenteras. Dokumentation av kontroller eller underlag som visar att förbättringsåtgärder genomförts ska bifogas protokollet. Protokollet ska faktagranskas av den som är ansvarig för kontrollen/förbättringsåtgärden samt av de handläggare som genomfört uppföljningen. Samtliga uppföljningar ska vara genomförda och protokollförda senast Återrapportering till nämnden Ekonomienheten sammanställer protokollen från genomförda uppföljningar och återrapportering till nämnden sker i samband med årsredovisning Nämndens arbete med intern kontroll Nämndens internkontrollarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för internkontroll, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internkontrollplan. Systemet för internkontroll ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste processerna/arbetssätten för att uppnå kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån arbetssätten ska oönskade händelser identifieras. Dessa ska värderas (1-5) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internkontrollplanen. I internkontrollplanen planerar nämnden hur de löpande kontrollerna/arbetssätten ska följas upp. Internkontrollplanen fastställs i samband med verksamhetsplanen och följs upp i samband med verksamhetsberättelsen. Nämndens internkontrollplan

22 Sid 6 (13) Riskmatris 5 Kritisk Medium Låg Sannolikhet Konsekvens 5 Mycket sannolikt Mycket allvarlig 4 Sannolikt Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolikt Lindrig 1 Osannolikt Försumbar 8 2 Sannolikhet Konsekvens 1 7 Kritisk Medium Totalt: 8

23 Sid 7 (13) Process Nr Oönskad händelse Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Rättsäker myndighetsutövning. 1 Verksamhetssystemet fungerar inte. Sammanhållen vårdkedja - Samverkan mellan vårdgivare Uppföljning av äldreomsorgens verksamheter 2 Beslut om insats följs inte upp i tid. 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Förvaltningen ska ha aktuella rutiner och back-upplaner för hur akuta ärenden ska hanteras vid ett eventuellt driftsstopp. 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Stickprovskontroll av hur individuppföljningar görs vid olika enheter inom social omsorg. 3 Utredningstider kan inte hållas. 4.Sannolikt 4.Allvarlig 16 Enheterna som berörs ser över rutiner och bemanning. Handläggarna får stöd av sina chefer med att prioritera bland sina arbetsuppgifter. 4 Brister i samverkan och informationsöverföringen. 5 Verksamhetsuppföljning uteblir. 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Uppföljning av enheternas rutiner för informationsöverföring. 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Översyn av verksamhetsuppföljningen. Budget och uppföljning 6 Resultatet blir felaktigt 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Månadsbokslut Kompetensförsörjning 7 Hög personalomsättning leder till brist på kontinuitet samt kompetensförlust inom verksamheterna. Organisation 8 En icke ändamålsenlig organisation kan medföra att cheferna inte kan ta ansvar för sina verksamheter inklusive arbetsmiljöansvar. 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Tas upp vid internkontrollbesök av HR. 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Vid planering av organisationens utformning bedöms om det finns förutsättningar för god arbetsmiljö och gott ledarskap

24 Sid 8 (13) Nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Process: Rättsäker myndighetsutövning. Arbetssätt: Dokumentationssystem Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Verksamhetssystemet fungerar inte. Planer för back-up Kontroller att back-upplaner och rutiner för nödsituationer är aktuella. Insamling av enheternas aktuella back-upplaner och rutiner. Hillevi Andersson Arbetssätt: Uppföljning av beslut Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Beslut om insats följs inte upp i tid. Enheternas egenkontroll Enheterna kontrollerar inom ramen för sin egenkontroll att besluten följs upp i tid. Avstämning med enheterna att egenkontrollen är gjord. Hillevi Andersson Arbetssätt: Utredning Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig

25 Sid 9 (13) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Utredningstider kan inte hållas. Kontroll att utredningstider hålls. Enheterna har egenkontroll för att säkerställa att utredningstiden på fyra månader hålls. Stickprovskontroller vid berörda enheter. Hillevi Andersson 1.7 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Process: Sammanhållen vårdkedja - Samverkan mellan vårdgivare Arbetssätt: Vårdplanering, SIP, informationsöverföring, WebCare Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Avvikelsehantering mellan vårdgivare. Uppföljning av avvikelser Genomgång och uppföljning av lämnade och inkomna avvikelser till och från andra vårdgivare. Enhetschef går igenom avvikelserna. Anneli Rydström Brister i samverkan och informationsöverföringen. Process: Uppföljning av äldreomsorgens verksamheter Arbetssätt: Verksamhetsuppföljning Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig

26 Sid 10 (13) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Att årlig kontroll av verksamheterna genomförts utifrån mall och plan. Kontroll av att verksamhetsuppföljning genomförts. Kontroll och uppföljning av att verksamhetsuppföljning skett enligt rutiner och planering. Genomgång och kontroll av mallar och uppföljningsrapporter. Anneli Rydström Verksamhetsuppföljning uteblir. 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Process: Budget och uppföljning Arbetssätt: Uppföljning och utveckling av nytt arbetssätt Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Periodiseringar Resultatet blir felaktigt Periodiseringar Månatliga kontroller samband med månadsbokslutet. Kontroll av avvikelser mot periodiseringar genom jämförelser i ekonomisystemet. Tuula Kipinoinen Ericsson

27 Sid 11 (13) 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Process: Kompetensförsörjning Arbetssätt: Bemanning och adekvat kompetens i verksamheterna. Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Hög personalomsättning leder till brist på kontinuitet samt kompetensförlust inom verksamheterna. Kontroll av hög personalomsättning Tas upp vid internkontrollbesök av HR Stickprov Anneli Jerremalm Process: Organisation Arbetssätt: Verksamheterna ska ha en ändamålsenlig organisation som ger förutsättningar till ett gott ledarskap och god arbetsmiljö. Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig En icke ändamålsenlig organisation kan medföra att cheferna inte kan ta ansvar för sina verksamheter inklusive arbetsmiljöansvar. Kontroll av förutsättningar Vid planering av organisationens utformning bedöms om det finns förutsättningar för god arbetsmiljö och gott ledarskap Anneli Jerremalm

28 Sid 12 (13) Väsentlighets- och riskanalys Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Stadsdelsnämnden erbjuder förskolor med innehållsrik, trygg och säker verksamhet. Förskolorna har ett systematiskt och strategiska arbete mot diskriminering och kränkande behandling. Detta arbete beskrivs i förskolans lokala likabehandlingsplaner. Förskolorna utför kontinuerligt barnsäkerhetsrond, egenkontroll kök, brandskyddsrond, utrymningsövning, kemikaliesmart. Självvärdering med förskoleindikatorn Uppföljningsdialoger om det systematska kvalitetsarbetet Barn blir utsatt för diskriminerande behandling eller kränkningar Tillbud och olyckor inträffar, någon blir sjuk på grund av brister i förskolans tillsyn och arbete. Barnen utmanas och stimuleras inte tillräckligt i sin utveckling Förskolan arbetar inte i tillräcklig utsträckning utifrån läroplan Kvaliten i verksamhet eller organisationen har brister 10 Uppföljning och handlingsplan. Åtgärden ingår i arbetssätten. 8 Uppföljningar och handlingsplan utifrån behov. Åtgärden ingår i arbetssätten. 8 Uppföljningar och handlingsplan utifrån behov. Åtgärden ingår i arbetssätten. 8 Uppföljningar och handlingsplan utifrån behov. Åtgärden ingår i arbetssätten. 10 Uppföljningar och handlingsplan utifrån behov. Drift och underhåll Underhåll av lekplatser Bristfälligt underhåll 8 Alla lekplatser i stadsdelen kontrolleras varje vecka Vinterväghållning Brister inom snöröjningen 6 Regelbundna kontroller att snöröjning utförs enligt avtal Externa samarbeten Samarbete med polisen Att samarbetet inte fungerar 4 Kontrollstrukturen är under uppbyggnad Utbyggnad av förskolor Biståndshandläggning Individuellt utförande av biståndsbedömda insatser Att ta fram en egen prognos över förskolebehovet samt att följa upp tidplaner för nya förskolor Utredning, bedömning, beslut, beställning och uppföljning av insats. Dokumentation och genomförandeplan Att utbyggnad av förskolelokaler av olika anledningar inte kan genomföras i tid 12 Kontinuerlig utvärdering av prognosens träffsäkerhet Att riktlinjer och rutiner inte följs. 8 Genomgång av riktlinjer och rutiner. Att den enskilde inte har en aktuell genomförandeplan och/eller att löpande dokumentation inte förs. 8 Fortsatt egenkontroll av den enskildes genomförandeplan.

29 Sid 13 (13) Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Kontaktmannaskap Att den enskilde inte har någon kontaktman. 6 Fortsatt egenkontroll av att brukaren har en kontaktman.

30 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Bilaga 5 sid 1 (17) Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Jämställdhets- och mångfaldsplan treårsplan stockholm.se

31 Sid 2 (17) Innehållsförteckning 1 Inledning Samverkan Arbetsförhållanden Planering Lämpliga arbetsförhållanden Förena förvärvsarbete och föräldraskap Förebygga och förhindra trakasserier eller repressalier Rekrytering Planering Möjlighet att söka lediga anställningar Jämn könsfördelning mellan kvinnor och män Insatser vid ojämn könsfördelning Lönefrågor Planering Osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor Handlingsplan för jämställda löner Informera fackliga organisationer Lönekartläggning Analys och utvärdering av föregående plan

32 Sid 3 (17) 1 Inledning Jämställdhet och mångfald är ett förbättrings- och kvalitetshöjande arbete som handlar om att skapa förutsättningar för demokrati, rättvisa mellan individer och grupper samt att följa lagar och avtal. Arbetet kan i förlängningen leda till ökad effektivitet, produktivitet och lönsamhet. För Stockholms stad som stor arbetsgivare och i kraft av de verksamheter som staden utför, är det särskilt viktigt att alla ska ha samma möjligheter och behandlas likvärdigt i fråga om arbetsförhållanden och anställningsvillkor. Det är en förutsättning för att staden som arbetsgivare ska kunna leva upp till de krav som finns i diskrimineringslagstiftningen, Europeiska deklarationen för jämställdhet och internationella konventioner som rör allas rätt till demokrati och trygghet. Rekryteringsprocessen ska säkerställa att den enskildes kompetens blir avgörande och att ingen diskriminering sker. Stadens verksamheter ska kännetecknas av respekt och en insikt om alla människors lika värde. En god arbetsmiljö är fri från kränkande särbehandling och sexuella trakasserier. Alla medarbetares erfarenheter och kunskaper ska tas tillvara, oavsett roll i organisationen. Definitioner Diskrimineringslagen har till ändamål att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Lagen skyddar mot direkt och indirekt diskriminering, trakasserier och mot instruktioner att diskriminera. Det är dessutom förbjudet att utsätta någon som gjort en anmälan för repressalier. Lagen ställer krav på att arbetsgivaren ska bedriva ett målinriktat arbete för att aktivt främja lika rättigheter i arbetslivet oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. Diskrimineringsombudsmannen ansvarar för att lagen efterföljs. Jämställdhet avser förhållanden och villkor mellan kvinnor och män och betyder att kvinnor och män ska ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter inom alla väsentliga områden i livet. Diskriminering definitioner enligt diskrimineringslagen1 kap 4 omfattar direkt- och indirekt diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier, instruktioner att diskriminera. Direkt diskriminering är när någon missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan behandlas, har behandlats eller skulle ha behandlats i en jämförbar situation, om missgynnandet har samband med kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder. Indirekt diskriminering är att någon missgynnas genom tillämpning av en bestämmelse, ett kriterium eller ett förfaringssätt som framstår som neutralt men som kan komma att särskilt missgynna personer med visst kön, viss könsöverskridande identitet eller uttryck, viss etnisk tillhörighet, viss religion eller annan trosuppfattning, visst funktionshinder, viss sexuell läggning eller viss ålder, såvida inte bestämmelsen, kriteriet eller förfaringssättet har ett berättigat syfte och de medel som används är lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet.

33 Sid 4 (17) Trakasserier är ett uppträdande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna, kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, funktionshinder, sexuell läggning och ålder. Sexuella trakasserier är ett uppträdande av sexuell natur som kränker någons värdighet. Kön: Att någon är kvinna eller man. Könsöverskridande identitet eller uttryck: Att någon inte identifierar sig som kvinna eller man eller genom sin klädsel eller på annat sätt ger uttryck för att tillhöra ett annat kön. Etnisk tillhörighet: Nationellt eller etniskt ursprung, hudfärg eller annat liknande förhållande. Funktionshinder: Varaktiga fysiska, psykiska eller begåvningsmässiga begränsningar av en persons funktionsförmåga som till följd av en skada eller en sjukdom som fanns vid födelsen, har uppstått därefter eller kan förväntas uppstå. Sexuell läggning: Homosexuell, bisexuell eller heterosexuell läggning. Ålder: Uppnådd levnadslängd. Aktiva åtgärder är åtgärder som vidtas för att främja lika rättigheter och möjligheter. De syftar inte i första hand på åtgärder i enskilda fall utan på åtgärder som är framåtsyftande och av generell och kollektiv natur. Åtgärderna ska vara pådrivande för att motverka diskriminering. Jämlikhet handlar om alla individers lika värde det vill säga att individer ska ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter inom alla väsentliga områden i livet. Mångfald Ett samhälle med mångfald som grund utgår från alla människors lika värde och att varje människa ska ha möjligheter att utvecklas efter sina egna förutsättningar och önskningar. Likabehandling innebär att alla människor ges likvärdiga förutsättningar att ta del i samhället. Alla människor ska garanteras möjligheter, oberoende av deras skiftande förutsättningar. Människors utgångsläge och behov är individuella. Den enskilda individen är unik och inte representant för en grupp. Likabehandling innebär inte att alla ska behandlas lika. Inkludering att alla individer inbegrips, olikheter uppskattas, respekteras och tillåts. Nämndernas och styrelsernas arbete I Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning ska jämställdhets- och mångfaldsarbetet ingå som en naturlig och integrerad del i all verksamhet. Jämställdhet och mångfald är angeläget för alla oavsett var i organisationen man befinner sig och gäller för alla arbetsplatser och på alla nivåer i organisationen. Chefers och medarbetares värderingar och förhållningssätt är betydelsefulla. Alla chefer har ett ansvar för att integrera jämställdhets- och mångfaldsarbetet i verksamheten. Alla medarbetare har ett eget ansvar för sin medverkan i jämställdhets- och mångfaldsarbetet, vilket innebär att beakta dessa perspektiv i det dagliga arbetet. För att utveckla arbetet i stadsdelen behövs ökade kunskaper om hur diskriminering kan motverkas och vad jämställdhet och mångfald innebär. Under 2015 har seminarier och information erbjudits chefer och i viss mån medarbetare, inom områdena bemötande, jämställdhetsintegrering och normkritiskt förhållningssätt. Jämställdhets- och mångfaldsplanen ska behandlas

34 Sid 5 (17) årligen på ett APT samt på ledningsgrupper, vilket är ett sätt att öka kunskaperna i ett bredare perspektiv. Medarbetare i Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning I oktober 2015 hade förvaltningen 2332 månadsavlönade medarbetare varav 2032 kvinnor och 300 män. Tabellen visar hur det förhåller sig uppdelat på verksamhetsområden. Månadsavlönade per verksamhetsområde, fördelat på kön och totalt Verksamhetsområde Kvinnor Män Totalt Administration 29 76% 9 24% 38 Infrastuktur, stadsmiljö, skydd Individ och familjeomsorg 1 50% 1 50% % 52 23% 222 Förskola % 85 7% 1250 Äldreomsorg % 79 15% 519 Stöd och service till personer med funktionsnedsättning % 71 24% 296 Fritid och kultur 2 40% 3 60% 5 Totalt % % 2332 Jämix Jämix är ett sammanfattande jämställdhetsindex som grundar sig på ett antal nyckeltal. I Jämix kartläggs könsfördelning för yrken och skillnader mellan könen avseende bl.a. karriärmöjligheter, lön, ohälsa, föräldraledighet, arbetstid och anställningstrygghet. Genom Jämix årliga nyckeltal ges också en bild av hur förvaltningen förhåller sig till andra förvaltningar och organisationer i jämställdhetsfrågor. Förvaltningens samlade JÄMIX-index vid den senaste mätningen (2014) är 121, vilket kan jämföras med det genomsnittliga värdet för Stockholms stad som är 135. Stadsdelarnas genomsnittliga värde är Samverkan Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka om aktiva åtgärder för att uppnå lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, och särskilt motverka diskriminering i arbetslivet på sådana grunder. Den aktuella jämställdhets- och mångfaldsplanen, som gäller från 1 januari 2016 och tre år framåt, har tagits fram i samverkan med de fackliga organisationerna och behandlats i förvaltningsgrupp 8 december

35 Sid 6 (17) Planen behandlas och följs upp inom ramen för förvaltningens samverkansavtal vid arbetsplatsträffar, i samverkansgrupper och förvaltningsgruppen. Målen för de aktiva åtgärderna i planen ska följas upp varje år i samband med verksamhetsberättelsen genom en uppföljningsrapport. 3 Arbetsförhållanden 3.1 Planering 4 Lämpliga arbetsförhållanden Beskrivning Vilka åtgärder planerar arbetsgivaren genomföra för att arbetsförhållanden ska lämpa sig för alla arbetstagare oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. Här kan hänsyn tas till arbetsgivarens resurser och andra omständigheter som försvårar för arbetsgivaren. Mål: Arbetsförhållandena ska lämpa sig för alla medarbetare. Beskrivning Alla medarbetare ska utifrån ett jämställdhets- och mångfaldsperspektiv ha lika möjligheter vad gäller de fysiska och psykosociala arbetsförhållandena. Förvaltningen eftersträvar att det ska finnas mångfald i chefssammansättningen likaväl som i sammansättningen av medarbetare. Ett öppet arbetsklimat ska främja delaktighet, engagemang och trivsel på arbetsplatsen. Organisationens betydelse uppmärksammas. Vid planering av ny verksamhet och vid omorganisation ska de fysiska och psykosociala arbetsförhållandena särskilt beaktas. Vid arbetsplatsträffar, i medarbetarsamtal och inom ramen för samverkan ska chefen försäkra sig om att arbetsförhållandena fungerar bra för den enskilde medarbetaren. I den fysiska och psykosociala skyddsronden samt vid planering av ny verksamhet görs en genomgång av arbetsmiljön. Arbetsförhållanden anpassas i skälig utsträckning vid behov. Årligen erbjuder förvaltningen en arbetsmiljöutbildning. Den vänder sig i första hand till nya chefer, chefer som behöver uppdatera sina arbetsmiljökunskaper och skyddsombud. Uppföljningsmetod Personalstatistik på övergripande nivå, se mätetal. Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal är uppföljningsmetoden för den enskilde medarbetaren. Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum Andel chefer som är kvinnor i förhållande till 1 Årlig information om hur det förhåller sig med aktuellt Personalhand- läg

36 Sid 7 (17) Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum andel anställda som är kvinnor - om värdet är 1,0 är det lika stor representation av kvinnor bland chefer som bland anställda. Nuläge 2015: 1,02 (90 % av cheferna är kvinnor, 89 % av medarbetarna är kvinnor). Mål: ett värde inom intervallet 0,95-1,05. mätetal till förvaltningens ledningsgrupp. gare/personal enhet Skillnad i långtidssjukfrånvaro mellan kvinnor och män. Om kvinnors och mäns långtidssjukfrånvaro är lika stora är värdet 0. Nuläge 2015: 2,1 % skillnad (kvinnor har 5,3 % långtidssjukfrånvaro och män har 3,2 %). Mål: 0 %, ingen skillnad, på tre års sikt. 1,4 Sjukfrånvaro ska kartläggas, följas upp och analyseras. Tidiga rehabiliteringsåtgärder ska vidtas vid sjukskrivning. Vid skillnad mellan könen ska särskilt beaktas att arbetsgivaren vidtar åtgärder för att stödja kvinnors återgång i arbete. Personalhandläggare/Personal enhet, Samtliga chefer Förena förvärvsarbete och föräldraskap Beskrivning Hur planerar arbetsgivaren underlätta möjligheten för både kvinnliga och manliga arbetstagare att förena förvärvsarbete och föräldraskap. Mål: Arbetsgivaren ska underlätta för medarbetare att förena föräldraskap och arbete. Önskvärt resultat Att medarbetare upplever att arbetsgivaren underlättar att kombinera förvärvsarbete och föräldraskap. Uppföljningsmetod Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum "På min arbetsplats går det att kombinera arbete med föräldraskap", extrafråga till medarbetarenkät fr.o.m. år Nuläge 2015: ---. Mål: 80 % ska svara att de instämmer i hög grad (8-10 på en 10-gradig skala). Föräldralediga ska få fortlöpande information i frågor som berör denne som anställd. Återgång till arbete efter föräldraledighet ska planeras tillsammans med medarbetaren. Samtliga chefer

37 Sid 8 (17) Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum Genomsnittlig skillnad i antal dagar "Tillfällig vård av barn" som kvinnor och män tagit ut. Räknas bara på dem som faktiskt tar ut tillfällig vård av barn. Nuläge 2015: 0,9 dagars skillnad (kvinnor tar ut i genomsnitt 10 dagar och männen tar ut, 9,1). Mål: 0 dagars skillnad. 0 Genomsnittlig skillnad i antal dagar som föräldralediga kvinnor och män tagit ut. Nuläge 2015: 47 dagars skillnad (föräldralediga kvinnor tar i genomsnitt ut 71 dagar av föräldraledighet, jämfört med föräldralediga män som i genomsnitt tar ut 24 dagar). Mål: 0 dagars skillnad på tre års sikt. 31 Möten ska i möjligaste mån förläggas med hänsyn till medarbetarnas föräldraskap. Även arbetstider kan anpassas vid behov, om det fungerar för verksamheten och inte heller har negativ inverkan på andra medarbetares arbetssituation. Samtliga chefer Förebygga och förhindra trakasserier eller repressalier Beskrivning Här ska arbetsgivaren redovisa åtgärder för att förebygga och förhindra att någon arbetstagare utsätts för trakasserier eller repressalier som har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning eller för sexuella trakasserier. Bifoga eller hänvisa till policy och rutiner mot kränkande behandling inkluderande trakasserier. Mål: Alla medarbetare ska ha kunskap om förvaltningens riktlinjer i fall kränkande behandling skulle ske. Beskrivning Riktlinjer vid kränkande behandling i korthet: Alla medarbetare ska respektera allas lika värde och visa varandra aktning och respekt. Alla medarbetare ska känna till ingen diskriminering eller annan form av kränkande beteenden accepteras. Alla medarbetare ska känna till riktlinjerna vid kränkande behandling och rätten att sätta gränser för sådant som är ovälkommet. Chefens ansvar Chefer har ansvar för att skapa en god arbetsmiljö och ett gott arbetsklimat. Missförhållanden ska uppmärksammas i ett tidigt skede och åtgärder ska omedelbart vidtas för att komma tillrätta med beteenden som motverkar en god arbetsmiljö, jämställdhet och mångfald. Chefen måste lägga märke till hur medarbetarna bemöter varandra och andra. Vid kännedom eller anmälan om kränkande behandling ska chefen omgående vidta åtgärder i enlighet med för-

38 Sid 9 (17) valtningens rutiner i syfte att skapa en god arbetsmiljö (se den längre versionen av riktlinjerna). Åtgärderna ska ske i samverkan med skyddsombud och eventuellt andra fackliga representanter. Medarbetarens ansvar Alla medarbetare har skyldighet att bidra till ett bra arbetsklimat och att ta ansvar för att problem och missförhållanden uppmärksammas. Alla ska också ta ansvar för att aktivt delta i åtgärder som vidtas. Anmälan Det är viktigt att den som drabbas gör klart för den som kränker eller trakasserar att beteendet uppfattas som kränkande och inte tolereras. Om kränkningar eller trakasserier inte upphör ska kränkningarna anmälas till närmaste chef muntligt eller skriftligt. Arbetsplatsombud/skyddsombud bör informeras. En rekommendation är att den som upplever sig kränkt dokumenterar sina upplevelser. Önskvärt resultat Att medarbetare med ökad kunskap i dessa frågor blir mer medvetna och tar ansvar för bemötandet mot varandra. Att medarbetare ska ha kunskap om hur de går till väga om de inte känner sig respekterade. Uppföljningsmetod Tilläggsfråga till medarbetarenkät Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum "Jag känner till förvaltningens policy vid kränkande behandling." Extrafråga till medarbetarenkäten Nuläge 2015: ---. Mål: minst 90 % ja-svar Chefer ska gå igenom förvaltningens policy vid kränkande behandling vid minst en arbetsplatsträff per år och vid nyanställning. Personalfunktionen ska göra en mer lättillgänglig kortversion av förvaltningens policy vid kränkande behandling. Samtliga chefer Personalhandläggare/Personal enhet Mål: Arbetsplatserna ska ha en god arbetsmiljö fri från kränkande särbehandling och sexuella trakasserier. Bemötandet ska kännetecknas av respekt och en insikt om alla människors lika värde. Beskrivning Alla ska ha samma möjligheter och behandlas likvärdigt i fråga om arbetsförhållanden och anställningsvillkor. Stadens verksamheter ska kännetecknas av respekt och en insikt om alla människors lika värde. En god arbetsmiljö är fri från kränkande särbehandling och sexuella trakasserier.

39 Sid 10 (17) Uppföljningsmetod Medarbetarenkäten Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum "Jag känner mig respekterad av mina kollegor på min arbetsplats" (Medarbetarenkäten) Nuläge 2015: Andel som svarat högt (8-10 på en 10-gradig skala) 78 %. Andel som svarat lågt (1-4 på en 10-gradig skala) 5 %. Mål: Andel som svarar högt 80%. Andel som svarar lågt 0 %. 0,8 Efter den årliga uppföljningen av den psykosociala arbetsmiljön på varje arbetsplats görs en handlingsplan med utvecklingsområden. Samtliga chefer "På min arbetsplats behandlas alla med respekt" (Medarbetarenkäten). Nuläge 2015: Andel som svarat högt (8-10 på en 10- gradig skala): 67 %. Andel som svarat lågt (1-4 på en 10-gradig skala): 11 %. Mål: Andel som svarar högt: 70 %. Andel som svarar lågt: 5 %. 0,7 Personalfunktionen ska göra en mer lättillgänglig kortversion av jämställdhets- och mångfaldsplanen. Personalhandläggare/Personal enhet Rekrytering 4.1 Planering 7 Möjlighet att söka lediga anställningar Beskrivning Vad planerar arbetsgivaren göra för att personer oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning ges möjlighet att söka lediga anställningar. Mål: Alla lediga anställningar ska annonseras i enlighet med stadens riktlinjer. Annonserna ska vara utformade så att alla som har efterfrågad kompetens känner sig välkomna att söka. Önskvärt resultat Kompetenta sökande ges möjlighet att söka. Rekryteringsprocessen blir ickediskriminerande och inkluderande.

40 Sid 11 (17) Uppföljningsmetod Stickprov på hur annonserna är utformade i stadens rekryteringsverktyg. Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum Arbetsgivaren ska tilllämpa metoden Kompetensbaserad rekrytering under hela rekryteringsprocessen, särskilt i urval av sökande Lediga anställningar ska annonseras i Jobb i stan Jämn könsfördelning mellan kvinnor och män. Beskrivning På vilket sätt planerar arbetsgivaren erbjuda utbildning, kompetensutveckling och andra lämpliga åtgärder för att främja en jämn fördelning mellan kvinnor och män i skilda typer av arbete och inom olika kategorier av arbetstagare. Behöver inte vara en utbildning kring jämställdhet och mångfald specifikt utan en utbildningsinsats som syftar till att öka jämställdheten och mångfalden. Mål: Fler befattningar ska ha en jämn könsfördelning. Beskrivning Vid ojämn fördelning mellan kvinnor och män i en viss typ av arbete eller inom en viss kategori av arbetstagare, ska arbetsgivaren vid nyanställningar anstränga sig för att få sökande av det underrepresenterade könet. Detta gäller om det inte finns särskilda skäl som talar emot sådana åtgärder. Önskvärt resultat Jämnare könsfördelning Uppföljningsmetod Se mätetal Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum Andel kvinnor i högsta ledningsgruppen (Jämix). Det ska vara en jämn könsfördelning i den högsta ledningsgrupen. Nuläge 2015: 40 %. Mål: % 0,5 Utbildning till chefer i Kompetensbaserad rekrytering under

41 Sid 12 (17) Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum Andel yrkesgrupper där könsfördelningen är 40-60% eller jämnare (Jämix). Nuläge 2015: inga yrkesgrupper har en jämn könsfördelning. Mål: 20 % av yrkesgrupper med fler än 10 anställda ska vara jämställda inom treårsperioden. 0,05 Översyn av förvaltningsövergripande text i Jobb i stan. Personalhandläggare/Personal enhet Insatser vid ojämn könsfördelning Beskrivning Vilka insatser planerar arbetsgivaren vidta när det på en arbetsplats inte är en i huvudsak jämn fördelning mellan kvinnor och män i en viss typ av arbete eller inom en viss kategori av arbetstagare. Hur ska arbetsgivaren vid nyanställning särskilt anstränga sig för att få sökande av det underrepresenterade könet, så att andelen arbetstagare av det underrepresenterade könet efter hand ökar? Här kan hänsyn tas till arbetsgivarens resurser och andra omständigheter som försvårar för arbetsgivaren. Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum Vid ojämn fördelning mellan kvinnor och män ska arbetsgivaren vid nyanställningar anstränga sig för att få sökande av det underrepresenterade könet (om det inte finns särskilda skäl som talar emot sådana åtgärder) Lönefrågor 5.1 Planering 10 Osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor Beskrivning Varje nämnd och styrelse med minst 25 anställda ska vart tredje år göra lönekartläggning i syfte att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män som utför lika och likvärdigt arbete. Arbetsgivaren ska bedöma om eventuellt förekommande löneskillnader har direkt eller indirekt samband med kön.

42 Sid 13 (17) Mål: Osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor ska inte förekomma. Uppföljningsmetod Lönejämförelse, -kartläggning och -analys. Mätetal för andel heltidsanställda och andel tillsvidareanställda uppdelat på kvinnor och män. Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum Skillnad i andel heltidsanställda, av tillsvidareanställda kvinnor-män. 0 procentenheter innebär att det inte är någon skillnad. Nuläge: 3,5 % skillnad (kvinnor: 86,8 % heltidsanställda, män: 83,3 % heltidsanställda). Mål: 0, ingen skillnad, på tre års sikt. 2,5 Skillnad i andel tillsvidareanställda, kvinnor-män. 0 procentenheter innebär att det inte är någon skillnad. Nuläge 2015: 4,5 % skillnad. Mål: 0, ingen skillnad, på tre års sikt. 3 Kartläggning av löner och andra anställningsvillkor utifrån Diskrimineringslagens krav i syfte att se om åtgärder behöver vidtas. Förvaltningsledningen Handlingsplan för jämställda löner Beskrivning Varje nämnd och styrelse ska vart tredje år upprätta en handlingsplan för jämställda löner och där redovisa resultatet av kartläggningen och analysen enligt 10 Osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor. I planen ska anges vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver vidtas för att uppnå lika lön för arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt. Detta ska genomföras så snart som möjligt och senast inom tre år. En redovisning och en utvärdering av hur de planerade åtgärderna genomförts ska tas in i efterföljande handlingsplan. Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum Om ojämställda löner upptäcks ska en handlingsplan göras för att åtgärda osakliga löneskillnader beroende på kön. Förvaltningsledningen

43 Sid 14 (17) 12 Informera fackliga organisationer Beskrivning Varje nämnd och styrelse ska förse de fackliga organisationerna som arbetsgivaren har kollektivavtal med, med den informationen som behövs för att organisationen ska kunna samverka vid kartläggning, analys och upprättande av handlingsplan för jämställda löner. Det ska framgå att fackliga företrädare har blivit informerade om handlingsplanen. Mätetal Utfall Aktivitet/åtgärd Årsmål Ansvariggrupp Slutdatum Ta upp lönekartläggning, löneanalys och liknande dokument i förvaltningens övergripande samverkansgrupp. Förvaltningsledningen Lönekartläggning Lönejämförelse Tabell: Lönejämförelse kvinnor - män, Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning, avser befattningar med 5 eller fler anställda. Löneuppgifter från oktober Andel kvinnor i % Andel män i % Medianlön kvinnor Medianlön män Kvinnors lön i % av mäns administrativ assistent ,1 arbetskonsulent arbetsledare ,8 arbetsterapeut barnskötare ,3 behandlingsassistent ,9 biståndsbedömare ,7 bitr. enhetschef ,2 boendestödjare ,3 ekonomibiträde kök/mottkök ,4 enhetschef ,2 familjebehandlare ,3 förskolechef ,7 förskollärare ,4 handläggare ,4 heminstruktör kock ,6

44 Sid 15 (17) Andel kvinnor i % Andel män i % Medianlön kvinnor Medianlön män Kvinnors lön i % av mäns lokalvårdare ,8 personlig assistent ,1 projektledare ,2 sjukgymnast ,2 sjuksköterska ,3 socialsekreterare ,2 undersköterska ,8 utredare ,5 vårdare ,0 vårdbiträde ,2 Fördjupad lönekartläggning och analys Befattningar med relativt stora skillnader i medianlön mellan könen, där fördjupad kartläggning och analys har gjorts: Administrativa assistenter mäns lägre medianlön har ett tydligt samband med ålder och erfarenhet. Behandlingsassistenter i organisationen finns det behandlingsassistenter inom olika typer av verksamheter. Vissa verksamheter har tydligare inriktning på behandling än andra. En kartläggning visar att flera av männen med högre lön arbetar inom en verksamhet där det krävs en bredare kompetens. Kvinnors lägre medianlön inom befattningen förklaras därför av arbetets art. Biståndsbedömare mäns lägre medianlön har ett tydligt samband med ålder och erfarenhet. Förskolechef mäns lägre medianlön förklaras av ansvarsområdets storlek (antal inskrivna barn på förskolorna och antal medarbetare). Handläggare kvinnors lägre medianlön förklaras av arbetets art då arbetsuppgifterna ser olika ut. Sjukgymnast kvinnors lägre medianlön har ett tydligt samband med ålder och erfarenhet. Sjuksköterska mäns lägre medianlön beror på individuell lönesättning. Utredare mäns lägre medianlön har ett tydligt samband med ålder och erfarenhet. Vårdbiträde mäns lägre medianlön har ett tydligt samband med ålder och erfarenhet. Sammanfattningsvis kan samtliga av de större löneskillnaderna inom respektive befattning (lika arbete) förklaras sakligt och behov av handlingsplan för jämställda löner föreligger inte. Eftersom förvaltningen inte har någon mansdominerad befattning (minst 60 % män) så finns det inga jämförelser att göra mellan mans- och kvinnodominerade grupper som anses likvärdiga.

45 Sid 16 (17) 7 Analys och utvärdering av föregående plan Utvärdering av Jämställdhets- och mångfaldsplanen Jämställdhets- och mångfaldsplanen (planen) för 2015 har utvärderats under november Tillsammans med utvärderingarna 2013 och 2014 utgör sammanställningen uppföljning för planperioden. Cheferna möjliggör, när det fungerar för verksamheten, för medarbetare att förena föräldrarskap och arbetsliv, genom att planera möten och planeringsdagar i god tid, lägga möten på tid som passar alla, ge information och bjuda in till sociala aktiviteter under föräldraledighet. Medarbetarna kan i vissa fall påverka förläggningen av arbetstiden, några enheter har flextid. Svårigheter med att förena föräldraskap och arbetsliv kan finnas för chefer. Cheferna rekryterar efter jämställdhet och mångfald och strävar efter att i det dagliga arbetet tillvarata de möjligheter som detta ger, hitta gemensamma beröringspunkter och mötas i olikheter som berikar. Det finns förslag om en gemensam text vid annonsering av lediga jobb i Jobb i stan som ska beskriva att förvaltningen eftersträvar och värdesätter jämställdhet och mångfald. Arbetsmiljöutbildningen (fyra dagar) för chefer, biträdande chefer och skyddsombud är en viktig grund för att skapa en god arbetsmiljö. Svaren på medarbetarenkäten och den fysiska skyddsronden utgör underlag för att diskutera och förbättra arbetsmiljön. Alla ska känna sig inkluderade och respekterade i det dagliga arbete, viktigt att den mångfald och jämställdhet som eftersträvas tas tillvara och utvecklar arbetet och gemenskapen. Hur pratar vi på raster, inkluderar vi alla? Kan alla känna sig bekväma i samtalet? Olika situationer i livet för medarbetarna kan göra att krav och arbetsmängd behöver ses över under en period. Cheferna har behandlat Jämställdhets- och mångfaldsplanen på arbetsplatsträff (APT) vid minst ett tillfälle per år och/eller vid en planeringsdag. Planen mot kränkande behandling har också behandlats på ett APT. Framtagande av en lättläst folder som sammanfattar den nya planen på ett tydligt sätt kan underlätta för cheferna att göra planen mer kända hos varje medarbetare. Några chefer påpekar vikten av att arbetet med det interkulturella förhållningssättet fortsätter och att det präglar verksamheterna. Förhållningssättet handlar om interaktion och att bygga broar mellan kulturer och människor med olika bakgrund. Kunskaper om att ens egna tolkningar av verkligheten inte är de enda rätta kan bidra till att minska diskriminering. Hur vi tolkar världen och tänker om olika saker är beroende av var, hur och när vi lever. Cheferna betonar vikten av att uppmärksamma kommunikation och information, se till att det är tillgängligt för alla medarbetare. Det bidrar till delaktighet, lärande och utveckling inom organisationen. Synpunkter har framförts på en bättre layout för planen, mer lättillgänglig. Cheferna framför vidare att nuvarande plan inte är tillräckligt konkret. Den är svår att följa upp. För flera av de områden som chefen ska arbeta med saknas ett HUR, hur ska vi göra? Det påpekas också att den utlovade utbildning i diskrimineringslagstiftning inte har blivit av

46 Sid 17 (17) under perioden och att det är viktigt att utbildningen görs under nästkommande period. Chefer efterlyser att hur vi ska arbeta med planen ska vara tydligt i alla led i organisationen, det ska framgå av verksamhetsplanen och följas upp i tertialuppföljningar och/eller i verksamhetsberättelsen. Planen behöver tas upp i chefsforum, ledningsgrupper mm för det är ett viktigt dokument. Jämställdhet mellan kvinnor och män förändras långsamt i hela samhället. Att delta i JÄMIX varje år ger förvaltningen en möjlighet att över tid se om jämställdhet mellan män och kvinnor ökar och vad förvaltningen kan påverka. JÄMIX är ett sammanfattande jämställdhetsindex som grundar sig på 9 nyckeltal. Här mäts jämställdhet mellan kvinnor och män för yrken, högsta ledning, karriärmöjligheter, lön, ohälsa, föräldraledighet, arbetstid, anställningstrygghet och jämställdhetsplan. Som mest ger varje mätområde 20 poäng, totalt 180 poäng. JÄMIX-värdet som angavs i den tidigare planen var 127 poäng (2011) för stadsdelen (för stadsdelsförvaltningar i genomsnitt 117 poäng). Värdet 2014 är för förvaltningen 121 poäng (för stadsdelsförvaltningar 111), ett något försämrat JÄMIX-värde för stadsdelen. Av de nio nyckeltal som JÄMIX mäter angavs tre nyckeltal som utvecklingsområden i den föregående planen års värden visar att bara ett av de tre målen har förbättrats; Förvaltningen hade 2011 inga yrken med jämn könsfördelning dvs. minst 40 % av vardera kön (stadsdelsförvaltningar i genomsnitt 10 %). Värdet 2014 är detsamma, inga yrkesgrupper med jämn könsfördelning (stadsdelsförvaltningar 10 %). Uttaget av föräldraledighet för 2011 visade att kvinnor tog ut 50 dagar mer i genomsnitt än män (för stadsdelsförvaltningarna 62 dagar). År 2014 tog kvinnor ut 46 fler dagar i genomsnitt än män (57 dagar för stadsdelsförvaltningarna), vilket är en liten förbättring. Skillnad i långtidssjukfrånvaro mellan kvinnor och män i genomsnitt var ,4 % (1,5 % för stadsdelsförvaltningar). Målet är att skillnaderna ska minska men skillnaderna har ökat till 2,2 % (för stadsdelsförvaltningarna i genomsnitt är värdet 2,1 %). Under perioden har förvaltningen inte haft något diskrimineringsärende.

47 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning Förvaltningschef Avdelning för förskola Avdelning för social omsorg Avdelning för äldreomsorg Avdelning för administration Avdelning för samhällsplanering Ekonomi Kommunikation Intern service

48 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning Förskola Avdelningschef Stab Norra förskoleområdet Sydvästra förskoleområdet Östra förskoleområdet enheter enheter enheter

49 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning Äldreomsorg Avdelningschef Stab Hägerstens hemtjänst Axelsbergs vård- och omsorgsboende Beställarenheten äldre Liljeholmens hemtjänst Trekantens servicehus Fruängsgårdens servicehus Åsengårdens vård- och omsorgsboende Vingslaget omsorg AB Fruängsgårdens vård- och omsorgsboende Axgårdens vård- och omsorgsboende

50 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning Social omsorg Avdelningschef Stab Barn- och ungdomsenheten Enheten för ekonomiskt bistånd Beställarenheten funktionsnedsättning Vuxenenheten Hägerstens gruppbostäder Liljeholmens gruppbostäder Årstadals gruppbostäder Assistansenheten Västertorps dagliga verksamhet Liljeholmens dagliga verksamhet Glasade gången Fruängens yrkesgrupp Stöd- och aktivitetsenheten Aspuddens, Fruängens och Hägerstens ungdomsgårdar Fritid Stockholm AB Radiusgården Stockholm Stadsmission Parklekarna Vippan och Lugnet Unga Örnar Aspuddsparkens parklek Djur och Kul AB

51 Ersättningsnivåer för intäktsfinansierade verksamheter Förskoleverksamhet 2016 Stadsdelsnämnden får Förskolepeng Förskola 1-3 år heltid år heltid Familjedaghem 1-3 år heltid år heltid Allmän förskola

52 Äldreomsorg, ersättningsnivåer år 2016 Ersättningsnivåer för hemtjänst i ordinärt boende Enskild regi Kommunal regi Dag, kväll, helg 07:00-22: kr/tim 396 kr/tim Natt 22:00-07: kr/insats 200 kr/insats Fast månadsersättning per larmkund 155 kr/månad 151 kr/månad Ersättningsnivåer för avlösning och ledsagning Enskild regi kr/ timme Kommunal regi kr/ timme Dag 07:00-19: Kväll 19:00-22: Natt 22:00-07: Fredag 19:00-måndag 07: Storhelger Grundersättning servicehus Kr / plats och månad Fruängsgårdens servicehus Trekantens sevicehus Hemtjänst i servicehus Enskild regi kr/ månad Kommunal regi kr/ månad Nivå Antal timmar per månad 0 Enbart larm , ,5-2, ,5-3, ,5-6, ,5-10, ,8-15, ,2-23, ,8-32, ,5-37, ,7-52, ,9-68, ,1-83, ,2-98, ,4-113, ,6-136, ,3-166, ,6-227, Individuell bedömning Dagverksamhet för äldre Enskild regi kr/dag Kommunal regi kr/dag Demensdagvård Social dagvård

53 Ersättningsnivåer särskilda boenden Enskild regi kr/dygn Kommunal regi kr/dygn Somatisk inriktning Demensinriktning Tom plats dag Parboende Lokalschablon Försäljning till andra kommuner, somatik/demens Korttidsplatser 2 557

54 Bilaga 7 Ersättningsnivåer för intäktsfinansierade verksamheter Social omsorg 2016 Socialpsykiatri Nivå Kr/mån Boendestöd Lokalkostnader 127 Triangelns profilboende/ Kyrkogatans gruppbostad Sysselsättning Lokalkostnader 27 Enstaka plats på Tora och Kravatten Daglig verksamhet 260 dagar/år Nivå Kr/dag heltid Kr/dag deltid Kr/dag heltid m. personlig assistans Kr/dag deltid m. personlig assistans Hägersten-Liljeholmen Lokalkostnader Glasade gången Fruängens yrkesgrupp 0 0 Västertorps dagliga vh Nätverkets yrkesgrupp Steget framåt Örnsbergs dagliga vh Liljeholmsgården Hunddagiset trofast Kr/ månad Månadsavgift för hund Gruppbostäder Nivå Gruppbostad Servicebostad Hägersten - Liljeholmen Nattschablon (max 4/enhet) 301 Assistansenheten Dag 07:00-19: Kväll 19:00-22: Natt 22:00-07: Fredag 19:00-måndag 07: Storhelger 457 Kr/ timme Nivåerna har höjts med 2,0 % jämfört med 2015 och inom socialpsykiatrin har det gett en justering på 3,2 % jämfört mot KTT för barn över 12 år Nivå kr/mån *Börjar att gälla från och med

55 Bok1 Stadsdelsnämnd Hägersten-Liljeholmen Budget 2016 per verksamhet Mnkr Nettobudget Andel Nämnd- och förvaltningsadministration 47,4 2,6% Individ- och familjeomsorg 137,2 7,6% Stadsmiljöverksamhet inkl. kapitalkostnader 23,9 1,3% Förskoleverksamhet 625,6 34,8% Verksamhet för barn, kultur och fritid 21,4 1,2% Äldreomsorg 553,9 30,8% Stöd och service till personer med funktionsnedsättning 288,5 16,0% Arbetsmarknadsåtgärder 7,2 0,4% Ekonomiskt bistånd 63,7 3,5% Övrig verksamhet, omstruktrurering 30,0 1,7% Summa stadsdelsnämnd 1 798,8 100% 0% 3% 2% 3% 8% 1% 16% 35% 31% 1% Nämnd- och förvaltningsadministration Stadsmiljöverksamhet inkl. kapitalkostnader Verksamhet för barn, kultur och fritid Stöd och service till personer med funktionsnedsättning Ekonomiskt bistånd Individ- och familjeomsorg Förskoleverksamhet Äldreomsorg Arbetsmarknadsåtgärder Övrig verksamhet, omstruktrurering