- Kretsrapporten 2018

Transkript

1 - Kretsrapporten 2018

2 Innehållsförteckning Det här är Frivillig... s.3 Hur respektive roll får behörighet och loggar in... s.4 Så här hittar du till kretsrapporten..... s.5-6 Kretsrapportens uppbyggnad... s.7 Byta avsnitt.. s.8 Sticky barens funktioner... s.9 Hjälpguiden.. s.10 Hjälp -avsnittet.. s.11 Avsnitt verksamhet..s.12 Rapportera verksamhetstyper.. s.13 Att fylla i verksamhetsspecifik information.. s.14 För kretsar som använt Frivillig under året.... s.15 Unika frivilliga.. s.16 Att rapportera kön.. s.17 Verksamhetsspecifika frågor... s.18 Stäng och Spara och stäng... s. 19 Inskickade rapporter.. s.20 Skriva ut inskickad rapport... s.21

3 Det här är Frivillig Frivillig är ett digitalt verktyg för planering, rapportering och uppföljning av Svenska Röda Korsets verksamheter lokalt. Visionen är att Frivillig ska vara ett stöd i planering, schemaläggning och hantering av verksamheten och dess frivilliga, och samtidigt i realtid kunna visa vilka verksamheter som bedrivs, hur många frivilligtimmar som läggs ner och hur många människor vi når runt om i landet. Allt detta generas sedan automatiskt till Kretsrapporten, i samma verktyg, där kretsarna årligen rapporterar sitt fantastiska arbete. Kretsrapporten är framförallt anpassad för att göras via dator eller surfplatta. Denna manual är till för dig som är förtroendevald eller kretsanställd och ska fylla i Kretsrapporten. Gå direkt till verktyget här: 3

4 Hur respektive roll får behörighet och loggar in Förtroendevald/Kretsanställd 1. Ditt uppdrag och din epost behöver finnas upplagt i Redy. 2. Ett mail skickas till din epost med rätt behörighetslänk. Avsändare är noreply@verksamhet.redcross.se 3. Du följer länken i mailet som tar dig till Frivillig. 4. Du loggar in med dina befintliga Rednet-uppgifter eller med ditt Facebook-konto. 5. Du ombeds att komplettera din profil med dina personuppgifter. 6. Du har nu behörighet och loggar i fortsättningen in genom att direkt gå till och logga in med dina uppgifter. Om du varit förtroendevald sedan förra året 1. Redan förra året skickade vi ut ett mail till alla förtroendevalda som hade uppgett mailadress i Redy. 2. Aktiverade du inte ditt konto då och inte hittar mailet nu så kan Infoservice skicka ut ett nytt mail till dig. 3. När Infoservice blivit kontaktade och du fått ett nytt mail följer du samma rutin som ovan. Har du behörighet som förtroendevald/kretsanställd ser du din kretstillhörighet under vyn Din krets. Frivilligledare och frivilliga har inte vyn Din krets. Är du tillagd som frivilligledare på en verksamhet hittar du det under Dina verksamheter. Är du anmäld som frivillig i en verksamhet hittar du det under Din profil 4

5 Så här hittar du till Kretsrapporten Klicka först på menyn och sedan på ert kretsnamn Det här är er kretssida. Här visas översikten av er senaste kretsrapport. I den vänstra kolumnen hittar ni bland annat rapporter, verksamheter och användare. Kretsrapporten hittar du här. 5

6 Hitta till Kretsrapporten Klicka här för att komma in i Kretsrapporten Här finns information om för vilket tidsintervall som rapporteringen ska ske för samt när sista datum för att lämna in Kretsrapporten är. Om du skulle göra fel och inte lyckats få det rätt har du möjlighet att Börja om genom att klicka här. Alla verksamheter, siffror och svar kommer att nollställas. När du svarat på alla obligatoriska frågor kommer Skicka in att lysa

7 Kretsrapportens uppbyggnad Kretsrapporten har 4 avsnitt som ska fyllas i. När alla obligatoriska frågor i ett avsnitt är ifyllt kommer avsnittet att bli grönmarkerat som nedan. När alla avsnitt är gröna(som nedre bilden) ska kretsen är det möjligt att skicka in rapporten. Tryck på Spara & stäng för att komma till förstasidan där Skicka in lyser.

8 Byta avsnitt För att byta avsnitt kan du klicka högst upp på det avsnitt du vill vara på. Eller så kan du trycka på knapparna Bakåt eller Nästa som du hittar när du scrollat längst ner på sidan

9 Sticky baren i botten Längst ner på kretsrapporten finns en sticky bar, dvs en list som alltid syns på din skärm där du har möjlighet att starta en hjälpguide, stänga rapporten samt Spara & stäng. I högre nedre fältet finns även en länk till vårt Hjälpavsnitt.

10 Hjälpguiden Hjälpguiden som öppnas när du trycker på Starta hjälpguiden går igenom i 5 steg vad du som rapporterar behöver tänka på. Hjälpguiden finns tillgänglig hela tiden så att du lätt ska kunna se att du har gått igenom allt som kretsrapporten innehåller.

11 Hjälp avsnittet I Frivillig finns en hjälpsektion där vi har skrivit olika artiklar för att ge extra stöd. Denna hjälp finner ni alltid via Hjälp -knappen som finns i högra nedre hörnet. När du trycker på Hjälp -knappen har du möjlighet att fritextsöka efter det du behöver stöd med. Via knappen kontakta oss finns möjlighet att komma i direktkontakt med infoservice, både via mail men under dagtid även via live-chat.

12 Avsnitt Verksamheter Första avsnittet i Kretsrapporten behandlar kretsens verksamheter. Klicka på respektive verksamhetstyp för att öppna/expandera och då öppnas ett fält för att fylla i siffror om frivilliga, deltagare och tillfällen.

13 Rapportera verksamhetstyper Alla verksamhetstyper visas i bokstavsordning. När du klickar på en rad kommer den att expandera och en tabell där kretsen kan fylla i sin verksamhet öppnas. Till hjälp för att veta vilken verksamhetstyp som kretsen ska välja finns en kort beskrivning av tänkta verksamheter som ska rapporteras i varje typ under frågetecknet. Om Kretsen har flera verksamheter inom samma verksamhetstyp ska dessa summeras ihop inom den tabell som öppnas upp

14 Att fylla i verksamhetsspecifik information* Frivilliga Här anger du antalet frivilliga och frivilligledare i verksamhetstypen. Frivilliga visas som unika i respektive verksamhetstyp. Det vill säga om en person är frivillig vid flera tillfällen eller i flera verksamheter under en verksamhetstyp räknas den bara en gång. För varje verksamhetstyp som kretsen väljer öppnas en tabell som nedan. Frivilligtimmar: Här anger du antalet timmar som frivilliga totalt har lagt ner på en verksamhet. Exempel: Alla frivilliga har varit närvarande på samtliga tillfällen som varit 1 timme långa. Då räknas frivilligtimmarna ut genom att gångra antalet frivilliga med tillfällen (för män: 7 x 10 = 70, För kvinnor: 12 x 10 =120). Tillfällen: Varje gång som en verksamhet bedrivs räknas det som ett tillfälle. Även interna möten och utbildningsdagar räknas som tillfällen. Exempel: Anhörigstöd har bedrivs 1 gånger i veckan i totalt 7 veckor. Tre gånger under året träffas frivilliga för planering. Totalt har verksamheten haft = 10 tillfällen. Uppskattat antal unika deltagare som deltagit som fått del av verksamheten: Här anger du antalet unika personer som deltar i en verksamhet. Varje person ska endast räknas en gång. Exempel: Verksamheten träffar samma 11 äldre varje vecka i 7 veckor totalt. Totalt anges 11 unika deltagare. Här efterfrågas en uppskattning av hur många unika personer som verksamheten når, då Svenska Röda Korset i regel inte registrerar deltagare och verksamheterna är öppna för alla som vill delta.. Deltagare: Här anger du antalet deltagare som ni totalt möter, det vill säga personer som har fått hjälp eller deltagit i verksamheten. Här räknas en person varje gång den har närvarat. Exempel: I denna verksamhet har det varit 5 män och 6 kvinnor som deltagit på varje tillfälle (för män: 5 x 10 = 50, för kvinnor 6 x 10 = 60). *Om kretsen inte har exakt statistik över det som efterfrågas så ska kretsen göra en uppskattning, det vill säga göra en så god gissning som möjligt.

15 För kretsar som använt Frivillig under året Om kretsen har använt Frivillig löpande under året och rapporterat en eller flera verksamheter kommer informationen från verksamheten att automatiskt läsas in i Kretsrapporten. Varje verksamhet som är tillagd kommer att ha sin egen rad, men om det finns flera verksamheter under en verksamhetstyp kommer de att summers i den nedre sammanställningen. Varje verksamhet får en egen summering på en rad här I vardera kolumn summeras alla siffror från alla verksamheter per verksamhetstyp, det vill säga både det som är inläst och det som kompletteras för hand. Om kretsen har haft en verksamhet som rapporterats i Frivillig, men har ytterligare en verksamhet inom samma verksamhetstyp, används kolumnen Lägg till för att addera övriga verksamheters siffror. I denna kolumn summeras unika frivilliga. Observera att om en frivillig har registrerats i Frivillig för flera verksamheter inom samma verksamhetstyp kommer denna person endast att räkas en gång i denna summering.

16 Unika Frivilliga Alla kretsar kommer längst ner på förstasidan att se frågan: Hur många unika frivilliga finns i kretsen totalt? Här ska kretsen fylla i det faktiska antalet frivilliga som har varit verksamma i kretsen under året. Varje individ ska endast räknas en gång, oavsett om den frivillige är aktiv i en eller flera verksamheter. Frivilliga innefattar även förtroendevalda. Exempel: Ida är förtroendevald i styrelsen samt deltar som frivilligledare i Bokklubben. Trotts två uppdrag ska Ida här endast räknas 1 gång.

17 Att rapportera kön I Frivillig finns det möjlighet att rapportera på tre olika kön: Män, Kvinnor och Annat. I vissa frågor efterfrågas kön på frivilliga och/eller deltagare. Ni kan där ange Män, Kvinnor eller Annat. Med Annat menas de fall då personer aktivt har uppgett till er att de varken identifierar sig som man eller kvinna. Ni kan även använda Annat i de fall som kretsen inte har någon uppgift kring kön, det vill säga om kön är okänt.

18 Verksamhetsspecifika frågor I andra avsnittet kommer frågor som handlar om Krisberedskap och utsatthet att behandlas. Vid många frågor finns det en kort hjälptext med specifik information om just detta ämne.

19 Stäng och Spara & stäng Det finns 2 sätt att lämna kretsrapporten. Det är antingen genom att trycka på Stäng eller Spara & stäng. Spara & stäng är den som ska användas mest. När du vill spara din rapport är det här du gör det. Så fort du har ny inmatad information i rapporten kommer Spara & stäng att lysa upp. Stäng används när du vill stänga utan att ändra något i kretsrapporten. Om du har varit inne och bara tittat eller om du har lagt till något som blev fel och du vill ta bort det, tryck då på Stäng.

20 Inskickade rapporter När alla obligatoriska frågor är besvarade går det att skicka in kretsrapporten. Knappen Skicka in är nu möjlig att trycka på. När kretsen trycker på Skicka in får de bekräfta detta via en dialogruta. OBS om kretsen inser att något blivit fel, missat att rapportera eller av annan anledning behöver öppna upp rapporten går detta att lösa. Kontakta Infoservice så hjälper de er. Den inskickade rapporten går att granska under Inskickade rapporter via vänstermenyn.

21 Skriva ut inskickad rapport När kretsen har skickat in Kretsrapporten kommer en utskriftsvänlig sida att öppna sig. Högst upp finns en Skriv ut knapp som är anpassad för att skriva ut hela rapporten som ett dokument.

22 Kontakta Infoservice på eller maila