Bilaga 16 KS KARLSBORGS..-_ KOMMUN. Plan för. kommunstyrelsens dokumenthanterings plan

Transkript

1 ... KARLSBORGS..-_ KOMMUN Bilaga 16 KS Plan för kommunstyrelsens dokumenthanterings lan

2 okumentty: Plan iarienummer: Beslutande: Kommunstyrelsen atum för beslut: 20 l 8-l 2-04 l 62 Gäller från och med: Gäller till och med: Gäller för: okumentansvar: Tillsvidare Kommunstyrelsen Kansliet

3 Arkivansvarig och arkivredogörare Arkivansvarig Arkivredogörare okumenthanteringslanens syfte, funktion och struktur Hantering av handling Flödesschema för inkommen/urättad handling Handlingar av tillfällig ringa betydelse Handlingar som genom sitt informationsinnehåll sin funktion är av tillfällig ringa betydelse Handlingar som är av tillfällig ringa betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare genom att handlingarna å annat sätt har ersatts av nya handlingar Kolumnrubriker 12 Förvaltningsövergriande Arbetsmaterial och korresondens Arkivering Enkäter/remisser/statistik Externa samarbetsorgan/samrådsgruer IT, system och loggar Juridik Kommunikation/information, bilder/filmer och sociala medier Ledning och styrning Nämndsadministration Personal - facklig samverkan/interna verksamhetsmöten, rekrytering, systematiskt arbetsmiljöarbete och övrigt 33 Projekt, stats- och EU bidrag Revision Synunktshantering Uhandling och avtal Utbildning/kurser i egen regi med utan externa deltagare Utlämnande av handling okumenthanteringslanen - Kommunledningsförvaltningen Beredning och säkerhetsarbete Ekonomienheten Fastighetsenheten Gatu- och arkenheten IT-enheten Kansli Kostenheten Personalenheten VA-enheten Val nämnden IJ~()I) Sida 2 av 77

4 Arkivansvarig och arkivredogörare Arkivansvarig Eva Hoving Eklund, Kommunsekreterare Arkivredogörare!sabel Nielsen, Registrator Anneli Sandell, Administratör Arkivansvarig Enhet Kommunledningsförvaltningen Enhet Kommunledningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen I udraget ingår huvudsakligen att: Urätta dokumenthanteringslan tillsammans med arkivredogörare och arkivarie samt utveckla effektiva arbetssätt. Bevaka arkiv- och dokumenthanteringsfrågor inom hela myndigheten, i samråd med arkivarie. en som formellt har utsetts till ansvarig bör ha tillgång till aktuell information om myndighetens verksamhet och kunna bedöma hur förändringar i verksamhet och informationshantering åverkar myndighetens allmänna handlingar och arkiv. I ansvaret ingår även att känna till såväl grundläggande som interna arkivbestämmelser. Hos myndigheten måste man räkna med att den arkivansvarige har detta som en del av sina övriga arbetsugifter. I udraget ingår huvudsakligen att svara för det raktiska arbetet med myndighetens arkiv, till exemel tillsyn och vård av främst det egna verksamhetsområdets/ den egna enhetens allmänna handlingar. Personal med arkivvårdande ugifter måste vid sidan av andra arbetsugifter få tid till arkivvården samt få den utbildning som behövs. Arkivredogörare har följande arbetsugifter och ansvar: Ha särskilda kunskaer om bestämmelser som rör det egna verksamhetsområdets/ den egna enhetens hantering av handlingar och arkiv och internt lämna råd och anvisningar i arkivfrågor (alternativt hänvisa frågorna vidare till arkivansvarig arkivarie). Vara det egna verksamhetsområdets/ den egna enhetens kontakterson gentemot arkivansvarig och arkivarie. Se till att den egna enhetens handlingar tas tillvara och arkiveras och att aershandlingar som ska bevaras läggs i arkivboxar och förses med anteckning om innehållet samt levereras till kommunarkivet. Se till att arbetet inom det egna verksamhetsområdet/ den egna enheten sker enligt beslutad dokumenthanteringslan och fortlöande verkställa beslutad. Tillsammans med arkivansvarig medverka i arbetet med att ta fram och/ revidera förvaltningens s beslut/ dokumenthanteringslan. I övrigt biträda arkivansvarig och svara för den raktiska arkivvården. Arkivredogärare Utöver arkivansvarig ska andra ersoner, så kallade arkivredogörare, ges särskilda arbetsugifter och ansvarsområden att bevaka inom arkivvården. Sin~ 1 ~v 77

5 okumenthanteringslanens syfte, funktion och struktur okumenthanteringslanen är ett styrdokument med flera funktioner: En lan över myndighetens handlingar som ger en fullständig bild av vilka handlings tyer som förekommer hos myndigheten (viktig ur offentlighetssynunkt). Planen ger information om hur en handling ska omhändertas. Planen är en - och slan vilket innebär att när nämnden fattat beslut om dokumenthanteringslanen har nämnden även beslutat om vilka handlingar som ska gallras resektive bevaras. et är viktigt att dokumenthanteringslanen hålls udaterad då den är avsedd att fungera som ett stöd i den dagliga dokumenthanteringen. Planen är strukturerad utifrån nämndens olika verksamheter. e handlingar som förekommer i kommunens alla verksamheter finns under rubriken förvaltningsövergriande. Bevarande För tillfället finns endast aersarkiv och inget e-arkiv där kommunen kan långtidsförvara elektroniska handlingar. När det i dokumenthanteringslanen anges att en handling ska bevaras, innebär det att den ska saras för all framtid å aer. För varje handling som ska bevaras anges en tidsfrist, det vill säga den tid som ska förflyta innan handlingarna överlämnas till kommunarkivet. Om en tidsfrist anges till fem år, innebär det att fem hela kalenderår, efter det år då handlingen tillkom, måste ha gått innan leverans får ske. För att ett ärende/ akt ska bli komlett ska handling, som endast lagrats digitalt, skrivas ut å aer. avslut av ärende skrivs ett ärendeblad ut till akten/ärendet. När handlingar överlämnas till kommunarkivet beskrivs dessa handlingar å ett leveransbevis. e handlingar som enligt lanen ska bevaras är av betydelse för att främja rättskining, forskning samt för kommunens historiska beskrivning. Gallring För varje handling som får gallras (förstöras) anges en sfrist, det vill säga den tid som ska förflyta innan en verkställs. Om en sfrist anges till två år innebär det att två hela kalenderår, efter det år då handlingen tillkom, måste ha gått innan får ske. Arkivredogörare för enheten ansvarar för att handlingarna gallras. Gallring sker av både aer och digital information. Stäm av med systemansvarig för att säkerställa att även digital utförs. OBS! Gallrade handlingar ska inte kunna återsökas. okumenthanteringslanen fungerar som giltigt sbevis eftersom handling finns beskriven med tidsfrist för tillåten. av sekretessklassad handling krävs ett skriftligt srotokoll. Att en handling får gallras vid, innebär att den kan gallras när den har förlorat sin betydelse för verksamheten. Rensning Senast i samband med att ett ärende avslutas tar man ställning till om handling som inte är allmän (minnesanteckning, utkast med mera) ska rensas arkiveras och därmed bli allmän handling. Rensning är en åtgärd som vidtas oberoende av sregler. Handläggare som är ansvarig för ärendet, är normalt den som ser till att akten är i sin ordning. Skrivmateriel och förvaring Handling som ska bevaras ska framställas med materiel och metoder som garanterar informationens beständighet. I raktiken innebär detta till exemel att anteckningar förda för hand ska vara skrivna med arkivbeständigt bläck och att de koiatorer/ skrivare som används ska ha bläck och aer som är åldersbeständigt. Arkivhandling ska förvaras under betryggande former vad gäller förstörelse, skada, tillgre och obehörig åtkomst. Kommunens arkivarie kan ge råd. Leveranser Leveranser till kommunarkivet ska ske i samråd med och enligt de rutiner som kommunens arkivarie anger. ~ irfo.:i l'!v 77

6 Hantering av handling Handling som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om handling hålls ordnad så att det utan svårighet kan fastställas att den inkommit urättats. För att kunna ha en raktisk ordning som är sökbar förs de allra flesta handlingar in i ett ärendehanteringssystem. Handling som innehåller sekretess har krav å registrering. Undantag finns, exemelvis förvaring i ersonakter. Att diarieföra betyder att handling förs in i ärendehanteringssystem. et skaas en akt med ett diarienummer, samtliga handlingar i ärendet får samma diarienummer. Registrering innebär att en handling förs in i ett ärendehanteringssystem som ett dokument utan att tilldelas ett diarienummer tillhöra en akt. en handling som inte registreras diarieförs ska istället "hållas ordnad". et betyder att handling exemelvis kan förvaras i ärm digitalt å nätverket. Vad är en handling? (Tryckfrihetsförordningen 1949:105, ka 2:3) En framställning i skrift bild. Utagning som kan läsas, avlyssnas å annat sätt ufattas endast med hjäl av tekniska hjälmedel. Vad är en allmän handling? (Tryckfrihetsförordningen 1949:105, ka 2:3) Förvaras hos myndigheten och är: inkommen till myndigheten urättad hos myndigheten. När är en handling inkommen till myndighet? (Tryckfrihetsförordningen 1949:105, ka 2:6) När handlingen har anlänt till myndigheten kommit behörig befattningshavare tillhanda. Utagning, där annan har gjort den tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas å annat sätt ufattas. När är en handling urättad hos myndighet? (Tryckfrihetsförordningen 1949:105, ka 2:7) Exedierad Ärendet slutbehandlat Justerats/ färdigställts et är myndighetens dokumenthanteringslan som styr hur en handling ska hållas ordnad, vart den ska förvaras samt när handlingen ska gallras/bevaras och när det ska ske. Vad är inte en allmän handling et finns handlingar inom myndigheten som inte är att betrakta som allmänna, det vill säga att de inte behöver lämnas ut, registreras hållas ordnade. Exemelvis: Arbetsmaterial i ett ärende som inte är slutbehandlat (ex tjänsteskrivelse i ett ärende som ännu inte fattats beslut i, när beslut fattats blir handling som tillför sakugift allmän). Minnesanteckningar (tillkommit för föredragning/beredning och som inte tillfört ärendet sakugift, rensas). Privata brev skrivelser. Post till förtroendevalda som endast gäller artiolitiska frågor. Post till anställda i sin roll som fackligt förtroendevalda. Vad är handling av ringa betydelse? et finns handlingar inom myndigheten som är av ringa betydelse, de behöver inte hållas ordnade och dessa handlingar kan gallras vid (som kan betyda direkt när de inkommer, som i sin tur betyder att de inte kan lämnas ut). Exemelvis reklam, koior och förfrågningar av tillfällig betydelse. Se även handlingar av tillfällig ringa betydelse, sid 8. Sida 5 av 77

7 När någon vill ta del av allmän handling En handling ska lämnas ut skyndsamt, vilket betyder utan onödigt dröjsmål: En erson som kräver att få se allmän handling behöver inte uge sitt namn ange orsak. Om teknisk utrustning krävs för att kunna ta del av handlingar är kommunen skyldig att tillhandahålla sådan. en som vill se en allmän handling har rätt att fotografera skriva av handlingen. Om handlingar lämnas ut i aersform finns möjlighet att ta ut en avgift, vilket regleras av beslut i kommunfullmäktige. Om ett dokument skickas externt via mejl ska det sändas i PF-format. Kommunen får lämna ut en handling som inte är allmän men är inte skyldig att göra det. Kommunen är skyldig att röva om handlingen innehåller sekretessugifter utifrån offentlighets- och sekretesslagen (OSL): Sekretessbelagda ärenden ska förses med en särskild markering som visar att någon några handlingar är sekretesskyddade. et är ansvarig tjänsteerson som ska röva om handlingen kan lämnas ut i enlighet med OSL. Vi nekande till utlämning av handling måste myndigheten hänvisa till en aragraf i OSL som är lämlig. Om det inte finns någon aragraf som är lämlig ska handlingen lämnas ut. Posthantering All ost, gäller även mejl, sms och fax, som kommer in till förvaltningen måste önas varje vardag samt ankomststämlas. en första ankomststämlingen av ost i aersform sker av den som först tar emot osten, detta för att säkerställa vilket ankomstdatum som gäller. et kan vara ersonal i kommunens recetion som i sin tur sorterar osten vidare. En handling som finns i en myndighets ostlåda när myndigheten tömmer ostlådan första gången en viss dag ska anses ha kommit in närmast föregående dag. et är därför viktigt att tömma ostlådan direkt å morgonen, annars kan man inte veta vilken dag en handling inkommit. Handlingar, ost och mejl skickas ibland direkt till handläggare. Handläggaren ska då omgående göra en bedömning om handlingen tillhör ett ärende av annan anledning bör registreras/ diarieföras. Fullmakt Post som är ersonligt adresserad till en tjänsteerson förtroendevald får inte önas utan fullmakt. Fullmakt ska skrivas under av både tjänsteerson och förtroendevald olitiker. Anbud Post som är märkt med "Anbud" ska inte önas utan endast ankomststämlas och lämnas oönade till ansvarig handläggare efter att kuvertet diarieförts. atum för anbudsönandet stämlas å handlingarna vid själva anbudsönandet som rotokollförs. Anbud är sekretessbelagda till dess att den aktuella uhandlingen är avslutad. Sida 6 av 77

8 Flödes schema för inkommen/ urättad handling Paersdokument/ elektroniskt dokument Inkommen/ urattad handhng Allman handhng ~allman handhng (ex. arbetsmat erial och mmnesantecknmgar som inte t1llfor sakugift och som,nte ar urattad) Sekretess Offenthg 01anefors (reg,stenngskrav) Handhng undantagna från reg1strercngskrav iariefors ' I Registreras Hållas ordnad omedelbart (ex. kurs,nbjudan och reklam) I ' /gallras o,anefors Reg,streras Hålls ordnad / gallras / gallras /gallras /gallras /gallras /gallras Sida 7 av 77

9 Handlingar av tillfällig ringa betydelse Handlingar som är av tillfällig ringa betydelse för verksamheten gallras vid. Se även information om "Rensning" å sid 4 samt vad som inte är en alhnän handling å sidan 5. För de mest vanligt förekommande handlingstyerna som är av tillfällig ringa betydelse finns dessa seciellt angivna i lanen med stid under secifika rubriker (exemelvis handlingar för e-ostloggar och handlingar rörande sociala medier). Exemel å handlingar av tillfällig ringa betydelse: Handlingar som genom sitt informationsinnehåll sin funktion å"r av til!fallig ringa betydelse Handlin~sty Exemel Inkomna urättade framställningar, Förfrågningar om blanketter, mötestider och Förfrågningar om blanketter, mötes tider och förfrågningar och meddelanden av tillfällig allmän information. allmän information. betydelse rutinmässig karaktär. Läs mera under mbriken arbetsmaterial och komsondens. Koior dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemlar hos myndigheten med samma innehåll. Koior å nämndrotokoll. igital information som delas å hemsidan intranätet. Inkomna handlingar som inte berör Sam och bifogade filer i e-ostmeddelanden Läs mera under mbriken arbetsmaterial och myndighetens verksamhetsområde som är som inte kan önas (avsändaren ska om möjligt korresondens. meningslösa obegriliga. ulysas om detta och umanas att skicka ett dokument i ett standardformat). Register, liggare, listor och andra tillfälliga Tillfälliga elektroniska sår, händelseloggar i Läs mera under mbriken IT, rystem och loggar. hjälmedel som har tillkommit för att underlätta oerativsystem, adress- och telefonregister, myndighetens arbete och som saknar betydelse rofilugifter å rojektlatser, nätverk när det gäller att dokumentera myndighetens forum som udateras fortlöande. verksamhet, att återsöka handlingar att urätthålla samband inom arkivet. Handlingar som endast Följesedlar. Förutsatt att de inte längre behövs som bevis för tillkommit för kontroll av att en försändelse har inkommit till utgått ostbefordran. från myndigheten. elgivningskvitton/ bevis omfattas inte utan bör bevaras så länge de har rättslig betydelse. Se mbrik juridik. Sida 8 av 77

10 Loggar för mobiltelefoni och fax under Förteckning i mobiltelefon över inkommande För e-ostloggar, läs mera under rubriken IT, rystem och förutsättning att de inte längre behövs för och utgående samtal. loggar. kontroll av överföringen, och att de inte h behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till utgått från myndigheten och som ska bevaras. Handlingar som utgjort underlag för Underlag för enkätsammanställningar. Förutsätter att handlingarna inte h i övrigt myndighetens interna lanering och har någon funktion. verksamhetsredovisning, när sammanställning annan bearbetning gjorts. Inkomna urättade meddelanden i form av SMS och sarade konversationer i Förutsatt att handlingarna inte har föranlett röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden i tjänster som t ex Outlook någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa snabbmeddelanden och motsvarande. och Skye. betydelse. För information av vikt görs tjänsteanteckning i ärendet. ror röstmeddelande av betydelse läs mera under rubrik Arbetsmaterial och kom1sondens. s Webbmöten och videokonferenser. å mötet endast har selats in för att kunna Förutsatt att innehållet är av tillfällig och ringa skriva anteckningar (minnesstöd) kan betydelse. Om informationen är av betydelse ska inselningen gallras efter att anteckningarna den tillföras ärendet. urättats. Sida 9 av 77

11 Handlingar som dr av til!fållig ringa berydelse genom att innehållet har ijverfdrts till nya databdrare genom att handlingarna å annat sdtt har ersatts av nya handlingar Handlingsty Exemel Handlingar som har inkommit till urättats Exemelvis genom att aer scannas in och En förutsättning är att överföringen endast har å myndigheten och som har överförts till annat överförs till elektronisk form handlingar medfört ringa informationsförlust. För att format annan databärare. som inkommer å USB-minne och skrivs ut å förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna aer. inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer motsvarande. e får inte h vara strukturerade å ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. Handlingar som urättas och srids elektroniskt Facebooksidor och bloggar. Om överföringen innebär förlust av samband i informationssyfte under förutsättning att med andra handlingar inom utom handlingarna har överförts till annat lagrings- myndigheten, exemelvis. genom elektroniska format annan databärare för. länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. okumentation (ögonblicksbilder) av social media, hemsidor, rojektlatser och liknande ska göras och hanteras av kommunledningsförvaltningen. Beslut om i vilken omfattning och i vilka intervaller dokumentation ska göras bör finnas i kommunen. Handling som inkommit till myndigheten i icke Inkomna svar via e-ost som senare även En förutsättning är att handlingen inte har autentiserad (äkthetsgaranterad) form om en inkommer signerade med vanlig ost. åförts några anteckningar av betydelse för autentiserad handling med samma innehåll har myndighetens beslut för handläggningens inkommit i ett senare skede. gång. Om den först inkomna handlingen åförts ankomststämel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats å annat sätt, t.ex. i diarium lätt tillgänglig loirn-!ista. Sida 10 av 77

12 I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löt ut. Inkomna exedierade meddelanden i form SMS,MMS Under förutsättning att innehållet dokumenterats av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i snabbmeddelanden och motsvarande som tillfört ärendet. ärendet sakugift. För röstmeddelande av be(ydelse läs mera under rubrik Arbetsmaterial och korresondens. Meddelanden som inte tillför ärendet sakugift kan tas bort efter det att meddelandet lästs avlyssnats. Felaktiga ugifter i digitala register vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel motsvarande förbiseendefel. Under förutsättning att rättning har skett. Handlingar som har överförts till annan Arkivexemlar av digitala handlingar och Under förutsättning att de inte längre behövs för databärare inom samma medium. mikrofilm som har ersatts av nya exemlar. sitt ändamål, samt digitala utagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån sridning av handlingar. Sida 11 av 77

13 l(olumnrubriker Ihndliugsty. Antal ar till Ie, erans för b nrand antal or till '\!,dia för fön-:uing fram ull 11dunl.; tbr le \ erans gauring Paer igiult Ordniug fram 1111 udunl-1 Fönaringslats ~ a, for be, arandc gallnn! s~-.tem/ordning fram 1111 tidunkt rbr le'. "rans gallnng i:uieförs/regutreras' Kowm~nt3.r- undersökning ay arbetsmiljö/ sk\-ddsrond, raoi:te.r iarieförs >lärru:ki, / Ciceron M.Aner elen egna nämnden. Ars,-ist ärende. fysisk arbetsmiljö, organisatorisk och social arbets.mi.l.jö. Redonsas å facklig sarm-erkan. 1) Handlingsty en ty av handling som avses. 2) gallras innebär att en handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras slutligen till kommunarkivet. innebär att handlingen förstörs och därmed inte ska gå att återsökas återskaas. Gallring sker både i aer och digitalt i system. överlåmning av handlingar som bevaras ska alltid dokumentation ske genom så'rskild leveransreversal. ' Om handling inkommer/urättas i aer, och ska bevaras, förvaras handlingen både digitalt och i aer. Om handling inkommer/urättas endast digitalt, och ska bevaras, förvaras handlingen endast digitalt fram till arkivläggning. Handling skrivs ut å aer vid avslut av ärende/ arkivläggning. Paershandling förvaras hos den egna nämnden, under ett bestämt antal år, för vidare leverans till kommunarkivet. I Gal~as Om handling inkommer/urättas endast digitalt, och ska gallras förvaras handlingen endast digitalt ända tills. Om handling inkommer/urättas i aer, och ska gallras, förvaras handlingen endast digitalt fram till. et vill säga att aret inte längre blir kvar efter att dokumentet skannats in för digital lagring (såvida digital förvaringslats finns angiven). L 3) Antal år till antal år till en tid som ska förflyta innan handlingen ska levereras till kommunarkiv gallras. Se beskrivning av gallrande och i inledande text å sidan 4. Sida 12 av 77

14 Antal ar till IC\ t-r:ms för ~nr.and,.,n,,, ;mt3l ar till :\leda för fön ring fram ttll lldimkl f<>t lcter.uu ga!bng Paer 1gilalt Ordning fra,n ull 11dwu.."t Fön11nngslau 1)1' a, fot be\:uande syurm1ordning fram till tldunk: för le ~rans ga.llnng iaridön/registr,ras, Undersökning a, arbetsmiliö/ siitddsrond, raorter iarieförs Närarki, / Ciceron M Aner den egna nämnden..års,-ist ärende. F~ sisk arbetsmiljö, organisatorisk och social arbetsmiljö. Redo,-isas å facklig samyerkan. 4) Media för förvaring Media fram till tidunkt för leverans/. P för aer och/ för digitalt. Se unkt 2 om vad som ska förvaras å aer resektive digitalt. Karlsborgs kommun har ett aersarkiv för långtidsförvaring. 5) Ordning fram till tidunkt för / Ordning fram till tidunkt för när / infaller. Skriv ett av alternativen: "iarieförs"/"registreras"/"". Om handlingen förs in i ärendehanteringssystem/verksamhetssystem är det "iarieförs" "Registreras" som anges. Se inledande text, första stycket å sidan 5 om förklaring av begreen diarieföring/ registrering och unkt 2 för kolumnrubriker om vad som ska förvaras å aer resektive digitalt. OBS! iarieföring/ registrering gäller administrativa ärenden. För individärenden, bland annat inom socialtjänsten, finns så kallade ersonakter/journalmaar, i aer och digitalt, där används inte begreen diarieföring/ registrering för handlingar som tillförs ersonakter/journalmaar, se resektive rubrik för verksamhets secifika handlingar. 6) Förvaringslats - ty av system/ ordning fram till tidunkt för leverans/ Ange vilket ärendehanteringssystem/verksamhetssystem vilken annan förvaringslats som gäller genom att ange vart handlingen finns förvarad fram till tidunkt för leverans/, digitalt som fysiskt. Om handlingen ska bevaras för evigt ska aren lagras hos nämnden (sker oftast i närarkiv) innan handlingen efter viss bestämd tid levereras till kommunarkiv. Ska handlingen bevaras och inkommit i aer blir det en förvaringslats för aer och en annan förvaringslats digitalt. Exemel å Jo"roaringslatser: Närarkiv (för aer) Ciceron oä (ärendehanteringssystem) MagnaCura (verksamhetssystem) Nätverk (nätverk secificeras inte utan anges endast som nätverk, lagringslatser å ett nätverk kan exemelvis vara U: SharePoint) Pärm lanarkitekt (ange om möjligt titel å anställd lats) 7) Här kan kommentarer och förklaringar till övriga kolumner skrivas in. När sfrist "vid " anges kan kolumnen innehålla en förklaring av när inakrualitet inträder. Sida 13 av 77

15 Handlingsty Beva ras Antal år till leverans fö r beva rande antal år till Media fö r förvaring fram till tidunkt för leverans/ Pa1>er igitalt O rdning fram till tidunkt för / iariefö rs/registreras/ Annan ord ning Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Kommenta r Förvaltningsövergriande Arbetsmaterial och korresondens Arbetsmatenal Pärm/Nätverk/ Ciceron oä Kan förekomma såväl i aer som digitalt. Finns hos handläggaren under ågående handläggning alternativt i diariesystem (markerat som arbetsmaterial). Kan vara utkast till beslutsunderlag, minnesanteckningar, e-ostkonversationer/ konversation i ärendehanteringssystem om ett ärendets handläggning/ beredning med mera. Arbetsmaterial är ingen allmän handling då handlingen inte anses som urättad. Har handlingen däremot tillförts ett ärende (akt) och inte rensats bort när ett ärende avslutats (arkivläggs) blir handlingen en allmän handling i samband med arkivläggningen. Korresondens, skrivelser/handlingar av betydelse som föranleder beslut och/ som bedömds föranleda ett ärende (brev, e- ost, sms, röstbrevlåda mm) iarieförs Närarkiv/Ciceron oä Handlingar som tillför ett ärende något i sak, ska bifogas ärende (akt) innan ärendet avslutas. Kan exemelvis vara ersättningsansråk för rivat egendom som blivit förstörd av kommunen, nedkörd mur vid snöröjning med mera (ansråk och svar som bildar ett ärende). muntlig korresondens görs tjänsteanteckning (dokument) och kolas till ärende om det inte redan finns urättat ärende. För myndighetsutövning mot enskild tillförs handlingen i ersonakt, där ärendet har sitt ursrung (exemel å myndighetsutövning mot enskild är ansökan om ekonomiskt bistånd, bygglov med mera). Sida 14 av 77

16 Handlingsty11 Antal å r till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt O rdning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist reras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Korresondens skrivelser/handlingar av ringa tillfällig betydelse som föranleder enklare åtgärd, men inte särskilt beslut (brev, rotokoll, e-ost, sms, röstbrevlåda mm) 2 år Registrering Ciceron oä Exemelvis rotokoll från andra nämnder/myndigheter, verksamhetsberättelser, diverse information för kännedom (ej cirkulär, se nedan). Om handlingen inkommer å aer skannas handlingen och aret kastas. Förvaring sker endast digitalt fram till. muntlig korresondens görs tjänsteanteckning (dokument). Att ge ett enklare svar externt via e ostmeddelande, exemelvis ugift om telefonnummer till handläggare, anses inte som att det föranleder åtgärd, se handlingsty nedan. Om det tillkommer ytterligare handling som hör iho med handling som tidigare endast registrerats skaas ett ärende där handlingarna förs in (diarieförs) och bevaras. För myndighetsutövning mot enskild tillförs handlingen i ersonakt. Korresondens, skrivelser/handlingar som är av ringa tillfällig betydelse och som inte föranleder åtgärd (brev, e-ost mm) oftast omedelbart. Exemelvis reklam, kursinbjudningar, cirkulär (även om de vidarebefordras till handläggare för kännedom) enklare externa svar via e-ost om vart vederbörande kan vända sig, utlämnande blanketter, mötestider, bekräftelse å mottagen handling/ meddelande, sam i e-ost, obegriliga handlingar med mera. Att ge ett enklare svar externt via e-ostmeddelande, exemelvis förfrågan och svar om hur många konsulter vi har anlitat, hur Sida 15 av 77

17 t: Handlingsty1> Antal å r till antal å r till ~ Paer igitalt g Media fö~ förvaring O rdning fram till tid~ Förvaringslats - ty av fram till tidunkt för för / leverans/ tidunkt för leverans/ ia riefö rs/regist re ras/ ; _ många skolor vi har, ugift om telefonnummer till handläggare med mera, anses inte som att det föranleder åtgärd. En enklare åtgärd kan exemelvis vara att skicka handlingen till en handläggare för kännedom/ för enklare svar till den förfrågan kommit ifrån utan ytterligare åtgärd. Eller att lägga handlingen som ett meddelande till olitiken. Röstmeddelanden av betydelse, i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande enna handling avser även enklare korresondens för ärendets handläggning/ beredning. Exemelvis e-ostmeddelanden mellan olika handläggare inom samma myndighet. Kan vid behov tillföras ärendet och rensas i så fall innan avslut av ärende. För information av betydelse (om det tillför ärendet något i sak) görs alltid tjänsteanteckning i ärendet. I de fall det är viktigt att även originalet finns bevarat i sin ursrungliga form saras det (å lämlig media) ned i den form det ustod och tillförs ärendet/ akten. Handläggare avgör om tjänsteanteckning är tillräcklig åtgärd om det handlar om hot, vid tveksamhet om åtgärd rådgör med kommunens säkerhetssamordnare. Rådgör med kommunens IT-enhet gällande lagring i ursrungligt format. Kan exemelvis vara ett hot å tjänsteersons telefonsvarare som kan komma att utgöra underlag i en olisanmälan. Sida 16 av 77

18 Ha ndlingsty e ller G allras Anta l å r till bevara nde anta l å r till Media för fö rvaring fram till tidunkt för leverans/ Pae r igitalt Ordning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist rcras/ Fö rva ringslats - ty av tidunkt för leverans/ Arkivering Arkivbeskrivning okumenthanteringslan iarieförs iarieförs Närarkiv / Ciceron oa Närarkiv /Ciceron oä Visar nämndens struktur, utveckling och historik sedan 1971 fram till idag. Udateras vid förändringar i organisationen. Udateras årligen och finns med i internkontrollen som återkommande moment. Gallrings bevis iarieförs N ärar kiv/ Ciceron oä Bevis över gallrade sekretesshandlingar. Original överlämnas till arkivarie och återfås med signering av arkivarie, diarieförs årsvis. Leveransbevis iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Bevis över handlingar levererade till arkivarie. Original överlämnas till arkivarie och återfås med signering av arkivarie, diarieförs årsvis. Sida 17 av 77

19 t::' ~ Handlingsty1> Antal år till leverans fö r antal år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av system/ordo ing fram till tidunkt för leverans/ ~ " Enkäter/remisser/statistik Enkäter Egna - enkäter och enkätsammanställningar/ raorter (kundundersökningar, kartläggningar mm) iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Avser själva enkäten och sammanställningen. Egna - enkätsvar (kundundersökningar, kartläggningar, mm) Pärm/Nätverk Enskilda enkätsvar gallras så snart enkätsammanställning liknande är urättad. Enkäter i kommunen urättas och svar inkommer ofta via system för enkäter som kommunen köt in. Om ej seciellt system för enkät förvaras svar hos handläggare som sammanställer enkäten, å nätverk i aer fram till. Externa - enkäter och enkätsvar (kundundersökningar, kartläggningar mm) Pärm/Nätverk Handläggare svarar ofta via externa webblatser där svar går att skriva ut. Enkät och eventuella svar finns hos den handläggare som tagit emot enkät och svarat. Både enkät och enkätsvar gallras vid (vissa enkäter är återkommande årsvis och då vill man se föregående års svar, saras då fram till ). Finns behov kan handlingar överlämnas för diarieföring i Ciceron, exemelvis om det är unik information om verksamheten som finns mervärde i att bevara för evigt. Sida 18 av 77

20 t:: ~ HandlingstyJ> Antal år till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / ia riefö rs/ Regist reras/ A nnan ordning Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ ~ Remisser Remisser, egna och inkomna iarieförs N ärarkiv / Ciceron oä Remissvar/ yttranden iarieförs ärar kiv/ Ciceron oä Statistik Statistik/ raorter Till andra myndigheter, t.ex. SCB, CSN, IVO, Socialstyrelsen Statistik egenhändigt urättad Pärm/ nätverk Handläggare svarar ofta via webb där svar går att skriva ut. Statistik/ raorten finns hos den handläggare som urättat statistik/ svarat å statistik och gallras vid (vissa statistiska ugifter är återkommande årsvis och då vill man se föregående års svar innan de gallras bort, saras då fram till ). Finns behov kan handlingar överlämnas för diarieföring i Ciceron, exemelvis om det är unik information om verksamheten som finns mervärde i att bevara för evigt. Sida 19 av 77

21 Handlingsty Antal år till beva rande antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iariefö rs/registreras/ Fö rvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Extema samarbetsorgan/samrådsgruer Protokoll från samarbetsorgan och samrådsgruer samt övriga organ där nämnden/ styrelsen "äger mötet'' / är initiativtagare till mötet iarieförs Nä rar kiv/ Ciceron o.ä Koior av rotokoll, gällande samarbetsorgan/ samrådsgruer, där annan myndighet "äger mötet" / är initiativtagare förvaras å valfri förvaringslats och gallras vid. Kan, i Ciceron,. registreras som dokument diarieföras om behov finns. Övriga minnesanteckningar från andra externa möten förvaras å valfri förvaringslats och gallras vid. Sida 20 av 77

22 Hand lingsty Antal å r till antal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ord ning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ IT, system och loggar Regeringsrätten har i ett antal domar konstaterat att listningar över datautagningar som anges nedan är allmänna och offentliga handlingar. Cookiefiler och globalfiler ärverk Cookiefiler är en datautagning som innehåller vilka webbsidor å Internet som en användare har besökt. Globalfiler är en datautagning som visar adressugifter över de hemsidor å Internet som en användare har besökt. E-ostlista i inkorg E-ostrogram en lista som användaren och funktionsbrevlådorna hanterar i sin inkorg, Meddelande tas bort i samband med rensning, och registrering/ diarieföring. begäran om utlämnande måste enskilda meddelanden, i sin helhet, bedömas om de är en allmän handling arbetsmaterial. Lista över avsända och mottagna e-ostmeddelanden Förvaras hos IT-enheten och gallras efter av IT-enheten efter 90 dagar. Avser endast lista och inte e-ostmeddelanden i sin helhet. begäran om utlämnande måste enskilda meddelanden, i sin helhet, bedömas om de är en allmän handling arbetsmaterial. Sida 21 av 77

23 Hancllingsty Anta l å r t ill antal å r t ill Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram ti ll tidunkt för / ia riefö rs/regist reras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Juridik omar, förelägganden och förhandlingar med mera som rör ett ärende i förvaltningens myndighetsutövning behandlas under resektive områdesrubrik. Nedan rör endast ärenden av allmän karaktär för förvaltningen - exemelvis överklagande enligt beslut med stöd av kommunallagen, som kan överklagas genom laglighetsrövning. Beslut från tillsyn/insektion, iarieförs Närarkiv/Ciceron oä Andra handlingar kan exemelvis vara svar till meddelande om tillsynsmyndighet. Exemel å tillsyn/ insektion och andra tillsynsmyndigheter är Justitieombudsmannen handlingar av betydelse som 00), atainsektionen, Skolinsektionen och tillför ärendet något i sak- Insektionen för vård och omsorg (IVO). tillsynsmyndigheter Handlingarna i ett individuellt tillsynsärende som är självständigt från det grundläggande ärendet ska inte läggas i ersonakten utan tillföras genom diarieföring i ärende/ akt. Anteckna externt diarienummer å ärendet. elgivningskvitton iarieförs Ciceron oä In och utgående. elgivningskvitton/ bevis bevaras så länge de har rättslig betydelse. Originalkvitto skannas in. omar iarieförs Närarkiv /Ciceron oä omar i ärende som rör myndighetsutövning mot enskild diarieförs inte i Ciceron. essa domar överlämnas till berörd handläggare och bevaras i ersonakt. omar meddelas till nämnd genom att handläggare överlämnar koia å domen till nämndsekreterare. Personugiftsincidenter iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Enligt dataskyddsförordningen (GPR). Registerutdrag - begäran om iarieförs Närarkiv/ Ciceron oä Enligt dataskyddsförordningen (GPR). Arsvist ärende, det vill säga förs årsvis under ett enda ärendenummer. Sida 22 av 77

24 _... ~...,,,.. ( Handlingsty Antal å r til-1 - antal år till ga llring Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ord ning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist reras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ ~ Samtyckesblankett iarieförs Närarkiv/Ciceron oä Enligt dataskyddsförordningen (GPR). Arsvist ärende, det vill säga förs årsvis under ett enda ärendenummer. Överklagande och andra tillhörande underlag av betydelse iarieförs Närarkiv /Ciceron oä För överklagan i ärende som rör myndighetsutövning mot enskild hanteras överklagan av den delegat som fattat beslutet. Överklagan ska då inte diarieföras i Ciceron utan överlämnas till delegaten, dessa handlingar tillförs ersonakt. Sida 23 av 77

25 Ha ndlingsty e ller Anta l å r t ill bevara nde anta l år till Media fö r fö rvaring fram till tidunkt för leverans/ Pae r igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/regist reras/ Förva ringslats - ty av system/ordn ing fram till tidunkt för leverans/ Kom1nunikation/information, bilder/filmer och sociala medier Bilder/ filmer Att umärksamma: Efter tre ar fran tillfället då bild/ film tillkom ska eventuell av en bild göms. En bild som innehåller människor och som har samtyckt kan ta tillbaka samtycket. et är inte tillåtet att sara bilder innehållande ersonugifter som saknar dokumentation i en kamera, en mobiltelefon i hemkataloger allm~nna gemensamma kataloger i kommunens nätyerk. När man ska hantera bilder för lagring måste man stödja sig å någon a, de rättsliga grunderna "samtycke" "allmänt intresse" som anges i dataskyddsförordningrn. Utan en rättslig grund är ersonugiftsbehandlingen inte laglig. *Rekommenderad lagringslats är den kommunövergriande bilddatabasen Image Vault. Även verksamhetsseeitika, fastställda lagringslatser är dock godkända. Lagringslatser för bilder/filmer som innehåller människor ska även, i enlighet med GPR, anges i de register som förs över verksamhetens ersonugiftsbehandlingar. För utförligare information se "Rutin för behandling av bilder enligt daraskyddsförordningen (GPR)". Bilder/ filmer som har ett historiskt kulturellt värde * Kommunövergriande bilddatabas - Image Vault Innehåller människor där det finns samtyckes blankett. Innehåller inte människor. Rättslig grund "allmänt intresse", gällande bilder/ filmer som avbildar människor. Bilder/ filmer som dokumenterar kommunala verksamheter * Kommunövergriande bilddatabas - Image Vault Innehåller människor där det finns samtyckesblankett. Innehåller inte människor. Rättslig grund "allmänt inuesse", gällande bilder/ filmer som avbildar människor. Sida 24 av 77

26 -I' t ~ Handlingsty Bilder/ filmer som dokumenterar viktiga händelser Ga llras Antal år till antal år till Med ia för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / ia riefö rs/registrcras/ ~ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ * Kommunövergriande bilddatabas - Image V ault Innehåller människor där det finns sam tyckesblankett. Innehåller inte människor. Rättslig grund "allmänt intresse", gällande bilder/ filmer som avbildar människor. Bilder/ filmer - övriga 3 år * Kommunövergriande bilddatabas - Image Vault Innehåller människor där det finns samtyckes blankett. Innehåller inte människor. Rättslig grund "allmänt intresse", gällande bilder/ filmer som avbildar människor. För av bilder som via renumerationsavtal liknande laddats ned från bildbank som (förvaltningsövergriande) köts in av extern fotograf ansvarar kommunledningsförvaltningen. Övrigt- bilder, filmer, ljudutagningar med mera, framtagna för exemelvis intern information, utbildning och edagogisk verksamhet. Plats för lagring bestäms av ansvarig (för exemelvis en utbildning). Om bilder/ filmer ska bevaras ska de lagras i kommunens bilddatabas - Image Vault. För ska någon av kriterierna för ufyllas (historiskt kulturellt värde, dokumentering av verksamhet viktig händelse). Se rubriker ovan. Sida 25 av 77

27 Handlingsty Antal år till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/ Registreras/ Annan o rd ning Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Kommunikation/ information ' Annonser - som inte tillhör ärende Registreras Ciceron oa Fristående annonser som inte secifikt är kolade till något ärende. Registrering sker inte om inte man anser att omedelbar kan göras. Exemelvis annonsering om diverse sammanträden och så vidare. Annonser som anses kunna vara bra gå tillbaka till efter en kortare tid om de är återkommande kan registreras i Ciceron och gallras när de inte längre känns aktuella. Exemelvis annonsering om solning av vattenledning. Gäller ej latsannonser. Annonser - som tillhör ärende iarieförs Närarkiv /Ciceron oä iarieförs i aktuellt ärende. Informationsskrifter och broschyrer av betydelse för verksamheten - material från den egna verksamheten iarieförs Närarkiv /Ciceron oä Med betydelse för verksamheten menas att det finns ett stort mervärde av att kunna gå tillbaka till materialet. Historiskt intresse, beskrivning av kommunens verksamhet över tid ska bevaras. en som roducerar/ beställer materialet avgör. Informationsskrifter och broschyrer av tillfällig ringa betydelse för verksamheten - material från den egna verksamheten Pärm/Nätverk en som roducerar/ beställer materialet avgör om det ska diarieföras inte. Plats för lagring fram till bestäms av ansvarig handläggare. Sida 26 av 77

28 Hand lingsty Antal år till antal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Sociala medier :\vser tk ~ tor som hanteras av förvaltningarna själva (exemelvis Kabyssen, l\lolidcn med flera). lnlägg/kommenrarcr där " Karlsborgs kommun", dvs inte secifik verksamhet/ enhet står som avsändare ansvarar konununledningsföttaltningcn för registrering/ diarieföring. Inlägg av betydelse iarieförs Närarkiv / Ciceron oa Inlägg som tillhör ett ärende som är av betydelse för kommunens verksamhet. Gäller bloggar, Facebook, Instagram, Twitter, Youtube etc. Inlägg av tillfällig ringa betydelse Finns endast å sociala medier. Registreras/ diarieförs inte, gallras inte h. Inlägg av kränkande/brottslig karaktär med sekretessbelagda ugifter iarieförs Närarkiv/ Ciceron oä Inlägget ska saras som en skärmdum och sedan omedelbart tas bort från det sociala mediet. Skärmdumen ska bevaras. Inlägg som strider mot syftet med kommunens närvaro å det sociala mediet. Omedelbar. Gäller exemelvis företags marknadsföring, irrelevanta kommentarer med mera. Sida 27 av 77

29 Handlingsty Antal å r till antal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Ledning och styrning elegat:1onsordmng/ arbetsordning Budget och verksamhetslan, äskanden, investeringsbudget, årsredovisningar 1aneförs iarieförs Närarkiv / Ciceron oa Närarkiv / Ciceron oä Beslutas oliuskt och blir även en bilaga till rotokollet. Beslutas olitiskt och blir även en bilaga till rotokollet. Internkontroll iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Beslutas olitiskt och blir även en bilaga till rotokollet. Sammanställning, eventuella underlag som inte behövs för att förstå sammanställningen rensas vid. Kvalitetsdokument och kvali te tsredovisning iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Gäller de kvalitetsredovisningar som sker inom den kommunala verksamheten, exemelvis skola, barnomsorg och omvårdnad. Styrdokument, beslutade av enhetschef (rutiner) iarieförs 1 ärar kiv/ Ciceron oä Samtliga versioner (ny version vid revidering) diarieförs och bevaras. Nytt ärende för varje version. okument saras ej lokalt hos handläggare utan tas ut från diariet vid revidering. ärav viktigt att sara handlingen både i original- och PF format i diariet. Se ytterligare information i anvisning för styrdokument. Anger hur diarieföring ska ske och hur bevakning läggs in med mera. Styrdokument som inte kräver beslut (anvisning) ätverk Versioner saras inte vid revidering. SharePoint annan bestämd förvaringslats å nätverket. Styrdokument, olitiskt beslutade (ex olicy och riktlinjer) iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Beslutas olitiskt och blir även en bilaga till rotokollet. Se anvisning för styrdokument. Anger hur diarieföring ska ske och hur bevakning läggs in med mera. Sida 28 av 77

30 HandlingstyJ> Antal år till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förva ringslats - ty av syste m/ordning fram till tidunkt för leverans/ Nämndsadministration Inför sammanträde Föredragningslistor ( dagordningar, kallelser) 2 år Registreras Ciceron oä Urättas i Ciceron i samband med mötesadministration (innehållsförteckning finns i rotokoll). Sammanträde I Arvodesunderlag Original skickas i aer till lönekontoret i Hova. Beslutsunderlag iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Beslutsunderlag som avser myndighetsutövning mot enskild förvaras i ersonakt, exemelvis är en tjänsteskrivelse ett beslutsunderlag. Tjänsteskrivelse kräver ingen underskrift och förvaras därmed endast digitalt i Ciceron fram till avslut av ärende. elegationsbeslut, sammandrag iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Protokollsutdrag och sammandrag för delegationsbeslut (alternativt koia å delegationsbeslut i sin helhet) läggs i årsvist ärende för delegationsbeslut. etta för att kunna såra vad som är redovisat och när det skett. elegationsbeslutet i sin helhet bevaras i original i akten för det egentliga ärendet. J usteringsanslag Antecknas å rotokollet och anslås å kommunens externa webblats ( digital anslagstavla). Sida 29 av 77

31 Handlingsty Antal år till 'S'- ' ~ '-- antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty1> av tidunkt för leverans/ ~ g_a_ll_r_in_g P_a e_r---ig_i_ta_lt...; Meddelande till nämnd 2 år iarieförs Ciceron oä Kan exemelvis vara beslut från andra nämnder, verksamhetsberättelser från verksamheter dit man bidragit med ekonomiska medel, domar, meddelande om ändringar i lagstiftningar med mera. Noteras å dokumentet i originalärendet att nämnd fått meddelande och när de skett. Protokollsutdrag för med meddelande läggs i ärendet för meddelande (inte själva meddelandena). Närvaro oteras i Cicerons i samband med mötesadministration. Ugifterna överförs till rotokollet och bevaras å så vis. Protokollsutdrag iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Urättas i Ciceron i samband med mötesadministration. Protokollsutdrag som avser myndighetsutövning mot enskild förvaras i ersonakt. Ärenden och rotokollsutdrag för som inte är tillhör något "egentligt" ärende finns endast i rotokollet, exemelvis "uro" och "godkännande av dagordning". Skrivs inte ut och bevaras inte å annat vis än i själva rotokollet. Sida 30 av 77

32 Handlingsty Antal å r till ~ beva rande l. a ntal ä r till gall ring ~ Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Pa er igita lt O rdning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist reras/ Anna n ordning Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Protokoll nämnd/ styrelse, utskott, råd Registreras Närarkiv / Ciceron oä Urättas i Ciceron i samband med mötesadministration och justeras. Årsvisa ärmar i närarkiv för arbetsutskott resektive nämnd/ råd. Handlingar som registreras som dokument i Ciceron endast i syfte att få med å dagordning/ rotokoll och som inte får ett rotokollsutdrag kolat till ärendet gallras vid (exemelvis dokument till individärenden och råden). Handlingar (liksom rotokollsutdrag) för individärenden skickas åter till handläggare för förvaring i ersonakt och gallras i Ciceron. Råden har inga beslutsunderlag som underlag angivna i sina rotokoll. Bilagor förekommer i rådens rotokoll där det är aktuellt med hänvisning till underlag. Protokollsbilagor iarieförs Närarkiv/Ciceron oä Protokollsanteckningar, skriftliga reservationer, styrdokument med mera som ska vara bilagor ingår i rotokollet. Justerade handlingar (bilagor) saras tillsammans med rotokoll samt diarieförs handlingen i det ursrungliga ärendet (i de fall det finns secifikt ärende). Exemelvis diarieförs en riktlinje som Word-dokument i det ursrungliga ärendet så att handlingen kan tas ut därifrån och revideras. Bilagan i rotokollet är ett justerat PFdokument som tillförs till mötet i Ciceron. Sida 31 av 77

33 Hand lingsty Antal är till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Annan o rdning Förvaringslats - ty av syste m/ordning fram till tidunkt för leverans/ Votering iarieförs Närarkiv/ Ciceron oä Bilaga till rotokollet. Voteringslistor för justerare gallras vid, voteringslistor för justerare förekommer endast hos kommunfullmäktige. Efter sammanträde I I Exediering av beslut (rotokollsutdrag) Registreras Ciceron oa Anteckning sker i Ciceron om att exediering av beslut skett samt när det skett, läggs till ärendet som ett dokument. etta sker automatiskt via systemet, såvida den funktionen används i Ciceron. manuell hantering (som kan vara aktuell där mottagaren även kräver försättsida å rotokollet) görs en manuell notering i ärendet och läggs till ärendet som ett dokument. Övrigt nämndsadministration Fullmakt för ostöning/ åminnelse om Se rubrik ersonal. Förtroendemannaregister Sekretessförbindelse/ åminnelse om iarieförs ärar kiv/ Ciceron oä Är ett register över nämnden styrelsen, rådens sammansättning. Information finns om vilka som har, tidigare, haft, förtroendeudrag samt kontaktugifter till dessa. Urättas i Ciceron och hålls löande udaterat, historik saras i systemet. Raorter tas ut från Ciceron efter avslutad mandateriod, där ska även framgå vilka ledamöter som avgått under mandaterioden. Se rubrik ersonal. Sida 32 av 77

34 Handlingsty1> Antal är till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förva ringslats - ty1> av system/ordn ing fram till tidunkt för leverans/, ~ oa llrin Paer igitalt "3' " "...; Kommen tar Personal - facklig samverkan/interna verksamhetsmöten, rekrytering, systematiskt arbetsmiljöarbete och övrigt et som rör den enskildes anställning/uföljning hanteras i kommunledningsförvaltningens dokumenthanteringslan för ersonalenheten (befattningsbeskrivning, utvecklingslan, läkarintyg, rehab ärenden, tjänstledighet, entledigande med mera.) Facklig samverkan, interna verksambetsmöten Anteckningar från 10 år Nätverk Anteckningar skrivs ofta i anslutning till arbetslatsträffar dagordning. motsvarande å arbetslatsnivå Anteckningar från 10 år 1 ätverk Anteckningar skrivs ofta i anslutning till förvaltningsledningsgruer dagordning. Föredragningslistor 2 år Nätverk Ärenden redovisade i rotokoll, i de fall (dagordningar, kallelser) rotokoll urättas, exemelvis FSG. ' agordning till exemelvis APT förvaras å nätverk, ofta skrivsanteckningar i anslutning till dagordning ( och får därmed samma s tid som anteckningar, det vill äga 10 år). MBL-förhandling iarieförs Närarkiv/Ciceron oä Protokoll och tillhörande handlingar rörande den egna förvaltningen diarieförs å den egna förvaltningen. Om det rör flera förvaltningar diarieförs det endast hos kommunledningsförvaltningen. Protokoll med bilagor från iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Arsvist ärende. samverkan å förvaltningsnivå (FSG) Sida 33 av 77

35 Handlingsty Antal år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt Förvaringslats - ty av fram till tidunkt för för / leverans/ t:::- tidunkt för leverans/ iarieförs/registreras/ ~ antal år t ill ga llring Paer igitalt ~ Protokoll med bilagor från iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Årsvist ärende. samverkan å verksamhetsområdena ~okal samverkan) Statistik sjuk- och övertid, iarieförs Ciceron oä Avser den egna nämnden. Årsvist ärende, raorter redovisas å facklig samverkan. Undersökning av iarieförs Nä rar kiv/ Ciceron oä Avser den egna nämnden. arbetsmiljö/ skyddsrond, Årsvist ärende. Fysisk arbetsmiljö, raorter organisatorisk och social arbetsmiljö. Redovisas å facklig samverkan. Överläggningar iarieförs N ärar kiv/ Ciceron oä Protokoll och tillhörande dokument från överläggningar rörande den egna förvaltningen diarieförs å den egna förvaltningen. Om det rör flera förvaltningar diarieförs det endast hos kommunledningsförvaltningen. Övriga rotokoll facklig iarieförs N ärar kiv/ Ciceron oä Protokoll och tillhörande handlingar rörande samverkan den egna förvaltningen diarieförs å den egna förvaltningen. Om det rör flera förvaltningar diarieförs det endast hos kommunledningsförvaltningen. Sida 34 av 77

36 Handlingsty Antal år till leverans fö r antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt O rdning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist reras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Rekrytering Personalenhet finns i kommunhuset i Karlsborg. Lönekontor finns i I Iova. Ansökningshandlingar, erhållen tjänst iarieförs Näarkriv / Ciceron oä Komlett ansökan ska bevaras digitalt i Ciceron (CV, betyg, intyg mm) samt överlämnas i aersform till kommunens ersonalenhet, som bevarar i ersonalakt. Tjänsteanteckning, om vem som erhållit tjänst, skrivs in i Ciceron och tillförs aersakten vid avslut av ärende. Paer med komlett ansökan för erhållen tjänst ska inte saras i närakivet å förvaltningen, endast i ersonalakt hos ersonalenheten. Anställningsbevis diarieförs inte i Ciceron, dessa finns i ersonalsystem och i ersonalakt. Ansökningshandlingar intern tjänst - intranätet iarieförs Närarkiv/Ciceron oä Ansökan skickas omgående till aktuell chef. Notera i Ciceron till vem ansökan skickats och när. Sida 35 av 77

37 ~ Handlingsty Antal å r till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt Förvaringslats - ty av , elle r fram till tidunkt för för /... leverans/ tidunkt för leverans/ ' ia rieförs/registreras/ ( antal å r till Paer igitalt & Ansökningshandlingar extern 2 år Extern lagring, Om det inkommer aersansökningar förs tjänst - offentligajobb.se offentligajobb.se dessa in i offentligajobb.se och aret kastas. en som ansvarar för rekryteringen tar ut utdrag å ansökningar och sammanställning och skickar till aktuell chef efter ansökningstidens utgång. Ansökan i helhet för ej erhållen tjänst (vid ansökan via offentligajobb.se) finns endast i rekryteringssystem. Får gallras först efter 2 år å grund av möjligheten att överklaga enligt lag om förbud mot diskriminering. Systemleverantören gallrar i rekryteringssystemet 2 år efter avslutande av rekrytering. Förteckningar ansökningar iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Tjänsteanteckning görs i Ciceron om vilka som tjänst, ej erhållen tjänst blivit kallade å intervju. Anteckningen tillförs aersakten vid avslut av ärende. Förteckning över samtliga sökande tas ut från rekryteringssystem, Offentligajobb.se, och diarieförs. För interna tjänster där ansökan sker via e-ost till funktionsbrevlåda finns varje ansökan diarieförd i Ciceron och eftersom det inte finns någon sammanställning bevaras själva ansökningarna. Beställning av annons (ex iarieförs Ciceron oä otera i Ciceron att beställning gjorts. offentliga jobb, tidning och sociala medier) Sida 36 av 77

38 Handlingsty Antal år till levera ns för antal år till ga llring Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ A nnan ordning Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Intresseanmälan (sontanansökan) 2 år iarieförs Ciceron oä Arsvist ärende. Ansökan skickas till ansvarig chef. Notera i Ciceron till vem ansökan skickats och när. Meddelande om att tjänst gått till annan sökande in aktualitet iarieförs Ciceron oä Notera i Ciceron att meddelande gått ut om att tjänsten är tillsatt av annan sökande till de som inte erhållit tjänst. Meddelande kan ofta skickas ut via rekryteringssystem, vanligt är att de som varit å intervju får muntligt meddelande av chef. Platsannons iarieförs ärar kiv/ Ciceron oä Platsannons överlämnas även till kommunens ersonalenhet i samband med överlämnade av ansökningshandlingar för erhållen tjänst, bevaras i ersonalakt. Platsannons för externa tjänster ubliceras normalt sett å offentigajobb.se där man normalt sett även kräver digital ansökan. Platsannons för interna tjänster annonseras normalt sett å intranätet och ansökan sker via e-ost till funktonsbrevlåda. et finns möjlighet att även föra in interna annonser i offentligajobb.se och då hanteras rekryteringshandlingarna i så fall å samma sätt som för de externa rekryteringarna som läggs in å offentligajobb.se. Sida 37 av 77

39 Ha ndlingsty Beva ras Antal å r t ill levera ns för beva ra nde a ntal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer ig italt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registre ras/ Annan o rdn ing Förva ringslats - ty av tidunkt för leverans/ Systematiskt arbetsmiljöarbete Riskbedömning av arbetsmiljön, vid förändring iarieförs Närarkiv / Ciceron oa Rikslista, riskbedömning och handlingslan. Exemelvis vid omorganisation. Riskbedömning av arbetsmiljön, arbetslats (ex. brukares hem) 1 år Personakt Ska göras löande när ny brukare kommer. Gäller såväl boende i eget hem som boende å särskilt boende. såvida inte rutin för enheten anger annat, se gällande rutin för resektive enhet. Skickas till kommunarkiv 1 år efter att brukaren inte längre är aktuell. Arlig sam manställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet iarieförs N ärar kiv/ Ciceron oä Avser den egna nämnden. Raortera till nämnd årsvis. Undersökning av arbetsmiljö, raortering av tillbud och arbetsskador iarieförs Närarkiv /Ciceron oä Avser den egna nämnden. Arsvist ärende. Sammanställning, redovisas å facklig samverkan. Kan läggas som bilaga till rotokoll. Själva tillbuden och arbetsskadorna raorteras in i via systemet SAM. Övrigt ersonaladministration Beslut om bisyssla Skrivs under i samband med anställning, vid ändrade förhållanden har den anställde skyldighet att anmäla bisyssla. Överlämnas omgående till ersonalenheten i Karlsborgs kommun som bevarar i ersonalakt. Sida 38 av 77

40 --7 HandlingstyJ> Antal år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt Förvaringslats - ty av fram till tidunkt för för / leverans/ tidunkt för leverans/ (_ ia riefö rs/regist reras/ antal år till Paer igitalt ~ Fullmakt för ostöning/ Skrivs under i samband med anställning, gäller åminnelse om även ledamöter, och gäller tills vidare. Överlämnas omgående till ersonalenheten i Karlsborgs kommun som bevarar i ersonalakt För ledamöter görs detta ofta varje mandateriod (det menas med åminnelse om) samt när nya ledamöter tillkommer. Semesterlistor Nätverk Avser de listor som fastställts hos den egna verksamheten/ enheten. Sekretessförbindelse/ Skrivs under i samband med anställning, gäller åminnelse om även ledamöter, och gäller tills vidare. Överlämnas omgående till ersonalenheten i Karlsborgs kommun som bevarar i ersonalakt. För ledamöter görs detta lämligtvis varje mandateriod (det menas med åminnelse om) samt när nya ledamöter tillkommer. Uvaktningar, avtackningar, iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Arsvist ärende i Ciceron. hedersgåvor (ersonal) - Förteckning över vilka som ska få hedersgåvor förteckning (25-årsgåva) och uvaktas vid ensionsavgångar. Lista med aktuella ersoner tas ut från ersonalsystemet. Hedersgåva ska även antecknas i ersonalsystemet. Hedersgåvor för ledamöter ansvar kommunledningsförvaltningen för. Uvaktningar, avtackningar, Nätverk när uvaktning/ avtackning är hedersgåvor (ersonal) - genomförd. inbjudan Inbjudan kan tillföras som dokument i årsvist ärende i Ciceron för uvaktningar, avtackningar, hedersgåvor. Sida 39 av 77

41 Handlingsty Antal år till ~ --..._ Ä "-. antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Ordning fram till tidunkt för / ia ricfö rs/ Reg istre ras/ Förvarings lats - ty av tidunkt för leverans/ ~- Paer igitalt & : Projekt, stats- och EU bidrag Projekt Korresondens rutinmässig och minnesanteckningar Pärm/Nätverk/ Ciceron oa Kan läggas som dokument i Ciceron för att ha allt samlat under ågående rojekt. Kan rensas när rojektet avslutas och blir då inte en allmän handling i ärendet. Projektlan och resultat iarieförs Närarkiv/Ciceron oä okumentation och genomförande, mål, metoder och resultat. Slutraort, utvärdering iarieförs Närarkiv / Ciceron oä U dragshandlingar iarieförs Närarkiv / Ciceron oä okumentation om direktiv, udrag/ beskrivning, målbeskrivning, utredningar utförda av konsulter, framtagna i rojekt. Sida 40 av 77

42 Handlingsty Antal är till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Stats- och EU-bidrag EU-bidrag ansökan beslut 10 år iarieförs Ciceron oa Samt andra handlingar av vikt i ärendet. EU-bidrag underlag 2 år iarieförs Ciceron oä Samt andra handlingar som inte är tillfällig betydelse och inte av vikt i ärendet. Statsbidrag, Migrationsverket 2 år Pärm/Nätverk Atersökningar, utbetalningar med mera. Handlingar som är av tillfällig betydelse gallras vid. Handläggare avgör vart förvaring sker. Statsbidrag, övriga ansökan beslut 10 år iarieförs Ciceron oä Samt andra handlingar av vikt i ärendet. Statsbidrag, övriga underlag 2 år iarieförs Ciceron oä Samt andra handlingar som inte är tillfällig betydelse och inte av vikt i ärendet. Sida 41 av 77

43 Handlingsty Antal år till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/ Registreras/ Förvaringslats - ty av system/ord ning fram till tidunkt för leverans/ Revision Rev1S1onsunderlag av betydelse 1aneförs Närarkiv / Ciceron oa Med revisionsunderlag av betydelse avses handlingar om att granskning kommer att genomföras samt granskningsraorter med mera. Handlingar som är av tillfällig betydelse förvaras tillfällig å valfri lats och gallras vid (exemelvis enklare svar till revisorer som sker via e-ost). Revisioner genomförs/ beställs ofta av kommunens revisorer. Meddela granskningsraort till nämnd. Synunktshantering Synunkter, klagomål och förslag, omfattande iarieförs Närarkiv / Ciceron oa Avser synunkter som leder till långvarig/ omfattande korresondens och/ avancerande ärenden. Synunkter, klagomål och förslag av rutinartad allmän karaktär 2 år iarieförs Ciceron oä Synunkter, klagomål och förslag av allmän karaktär. Om muntlig synunkt svar, gör tjänsteanteckning (dokument) och urätta ärende där dessa förs in. Sammanställning synunktsoch klagomålshantering iarieförs N ärarkiv / Ciceron oä Avser den egna nämnden. Raorteras årsvis till nämnd. För socialtjänsten finns krav å återraortering i SOSFS 2011 :9 (kvalitetsledningssystem). Sida 42 av 77

44 Hand lingsty Antal å r till antal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / ia riefö rs/registre ras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Uhandling och avtal Formaliserad uhandling Se riktlinjer för inkö i Karlsborgs kommun samt kommunens intranät gällande uhandling och inkö. I Iandlingar gållandc kommungemensamma direktuhandlingar diarieförs endast hos IS:ommunkdingsförrnltuingen. Anbud, antagna iarieförs lärarkiv / Ciceron oa Anbud, ej antagna för sent iarieförs 1 ärar kiv/ Ciceron oä inkomna Anbudsutvärdering iarieförs Närkariv / Ciceron oä Anbudsöningsrotokoll iarieförs Närkariv / Ciceron oä Rutinmässig information om företagen som inkommer med anbud kan gallras efter överklagandetidens utgång. Protokoll/ sammanställning över kvalificering av anbudsansökningar/ intresseanmälningar. Annonsering iarieförs Närkariv / Ciceron oä Avtal/ ramavtal iarieförs Närkariv / Ciceron oä Personugiftbiträdesavtal och usägning av avtal förvaras tillsammans med "grund" - avtal och bevaras. Se intranätet för vilka avtal som ska till kommungemensamma avtalskatalogen. Begäran om och svar å iarieförs ärkariv / Ciceron oä förtydliganden/ komletteringar (korresondens) Beslut om avbruten iarieförs Närkariv / Ciceron oä uhandling Sida 43 av 77

45 t' ~ Handlingsty Antal år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt Förvaringslats - ty av fram till tidunkt för för / leverans/ tidunkt för leverans/ iarieförs/registreras/ antal å r till Paer igitalt ~ Beställning och avro från,-\nnan ordning Nätverk/ ärm hos den som Tillhörande handlingar kan vara offerter, befintligt avtal samt förnyad uhandlar bekräftelser mm. konkurrensutsättning inklusive tillhörande handlingar Kan överlämnas till registrator för diarieföring i Ciceron, bevaras i så fall. Görs i syfte att underlätta återsökning av avtalet och bevakningsfunktioner till handläggare kan nyttjas. Avro och förnyad konkurrensutsättning läggs ej in i kommunens gemensamma avtalskatalog och kan därmed inte sökas fram där. E fterannonsering iarieförs N ärkariv / Ciceron oä Annons efter avslutad uhandling till EUT/TE Förfrågnings underlag iarieförs Närkariv / Ciceron oä Tilldelnings beslut iarieförs Närkariv / Ciceron oä Överrövningar iarieförs N ärkariv / Ciceron oä Sida 44 av 77

46 Handlingsty Antal ä r till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ irektuhandling över kr Se riktlinjer för inkö i T,arlsborgs kommun samt kommunens intranät gällande uhandling och inkö. I Iandlingar gällande kommungemensamma direktuhandlingar diarieförs endast hos KommunledingsförYaltningrn. Anbud/ Offerter iarieförs Ciceron oa Avtal iarieförs Ciceron oä Personugiftbiträdesavtal och usägning av avtal förvaras tillsammans med "grund" - avtal och bevaras. För secifika individärende se resektive avsnitt. Se intranätet för vilka avtal som ska till kommungemensamma avtalskatalogen. Blankett för dokumentation av iarieförs Ciceron oä direktuhandling Blankett diarieförs å den egna förvaltningen, å aktuellt ärende. Koia till ekonomienheten, kommunledningsförvaltningen. Ej antagna offerter iarieförs Ciceron oä Förfrågningsunderlag iarieförs Ciceron oä Meddelande om ej antagen iarieförs Ciceron oä leverantör Meddelande av resultatet till leverantör som ej antagits för direktuhandlingen. Sida 45 av 77

47 (' --- ~ Hand lingsty Antal år till antal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Ordning fram till tidunkt för / Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ ia rieförs/registreras/ Annan o rdning Paer igitalt ~ irektuhandling under kr Se riktlinjer för inkö i Karlsborgs kommun samt kommunens intranät gällande uhandling och inkö. I landlingar gällande kommungemensamma d.irektuhandlingar diarieförs endast hos KommunlcdingsförYaltningen. Anbud/ Offerter 2 år Närverk/ ärm hos den som uhandlar et vill säga 2 år efter avtalstidens utgång. Om avtal överlämnas för diarieföring kan även anbud/ offerter överlämnas, dessa gallras då. Avtal/ skriftlig beställning Gall.ras 2 år Närverk/ärm hos den som uhandlar För secifika individärende se resektive avsnitt. Personugiftbiträdesavtal och usägning av avtal förvaras tillsammans med "grund" - avtal och gallras enligt samma regler som avtal. Gallring efter avtalstidens utgång, dvs 2 år efter avtalsridens utgång. Kan överlämnas till registrator för diarieföring i Ciceron oä, avtal bevaras i så fall. Görs i syfte att underlätta återsökning av avtalet och bevakningsfunkrioner till handläggare kan nyttjas. Se intranätet för vilka avtal som ska till kommungemensamma avtalskatalogen. Blankett för dokumentation av direktuhandling iarieförs Ciceron oä Blankett diarieförs å den egna förvaltningen. Urätta nytt ärende om det inte finns urättat ärende för den secifika uhandlingen. Koia till ekonomienheten, kommunledningsförvaltningen. Ej antagna offerter Närverk/ ärm hos den som uhandlar Sida 46 av 77

48 Handlingsty Antal å r till antal år till Media för fö rvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist reras/ Förvaringslats - ty av system/ord ning fram till tidunkt för leverans/ Förfrågningsunderlag 2 år Närverk/ärm hos den som uhandlar et vill säga 2 år efter avtalstidens utgång. Om avtal överlämnas för diarieföring kan även anbud/ offerter överlämnas, förfrågningsunderlag gallras. Övriga avtal E lavtal 2 år Nätverk ärm hos den som har hand av den tyen av avtal Gäller även avtal gällande secifika individer. et vill säga 2 år efter avtalstidens utgång. Pärm för att det kan finnas originalunderskrifter som man inte vill göra sig av med. Hyresavtal, individ 2 år Nätverk och/ ärm hos den som har hand av den tyen av avtal Avser avtal gällande secifika individer, kan exemelvis vara ett förstahandskontrakt som är avsett att teckna andrahandskontrakt för. Se secifikt avsnitt (för individen) vad som gäller för andrahandskontrakt. et vill säga 2 år efter avtalstidens utgång, såvida inte rättslig tvist finns. å ska avtalet bevaras tills tvisten är löst. Pärm för att det kan finnas originalunderskrifter som man inte vill göra sig av med. Sida 47 av 77

49 Hand lingsty Antal å r till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Hyresavtal 2 år iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Exemelvis hyresavtal externa fastigheter, där vi är hyrestagare. Gäller fti avtal gällande hyresavtal som är avsedda för secifika individer, exemelvis förstahandskontrakt som är avsedda att teckna andrahandskontrakt för. et vill säga 2 år efter avtalstidens utgång. Pärm för att det kan finnas originalunderskrifter som man inte vill göra sig av med. Se intranätet för vilka avtal som ska till kommungemensamma avtalskatalogen. Övriga avtal av betydelse, inklusive förvaltningsinterna, ej individärende iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Exemelvis samarbetsavtal/ överenskommelser med mera som inte är uhandlade. Gäller ej individärende. Pärm för att det kan finnas originalunderskrifter som man inte vill göra sig av med. Se intranätet för vilka avtal som ska till kommungemensamma avtalskatalogen. Sida 48 av 77

50 Handlingsty Antal år till antal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist reras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Utbildning/kurser i egen regi med utan externa deltagare eltagarlista Kursanmälningar Planerings underlag Program/ kursinbjudan U tbildningsma terial, iarieförs egenroducerat, av betydelse för verksamheten U tbildningsma terial, egenroducerat, av tillfällig ringa betydelse Nätverk Nätverk Nätverk Nätverk ärarkiv / Ciceron oä Nätverk Handläggare ansvarar för vart lagring sker. Handläggare ansvarar för vart lagring sker. Handläggare ansvarar för vart lagring sker. Handläggare ansvarar för vart lagring sker. Med betydelse för verksamheten menas med att det finns ett stort mervärde av att kunna gå tillbaka till materialet. Handläggare ansvarar för vart lagring sker. Sida 49 av 77

51 Handlingsty e ller Antal år till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordn ing fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Utlämnande av handling Avslag å begäran om utlämnande av allmän handling iarieförs Närarkiv / Ciceron oa Formellt avslagsbeslut ska erbjudas, krävs för att kunna överklaga. Begäran om utlämnande av allmän handling, vid avslag iarieförs Närarkiv / Ciceron oä Begäran om utlämnande av allmän handling, vid bifall Utlämnande dokumenteras inte vid bifall i allmänna (dvs ej individärenden) ärenden. tveksamhet om bifall ska ges kan ärendet diarieföras för att hanteras under utredningstiden, gallras när bifall beviljats. OBS! För handlingar i individärende ska anteckning om utlämnande göras i ersonakt/ journal. oklarhet om en handling kan lämnas ut inte lämnas ärendet vidare till den erson som via delegationsordningen är utsedd att fatta beslut i ärendet. Sida 50 av 77

52 Handlingsty Antal å r till antal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt O rdning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ okumenthanteringslanen - I(ommunledningsförvaltningen Under detta stycke beskrivs de verksamhetssecifika lanerna för de enheter som ligger under kommunledningsförvaltningen. Till kommunledningsförvaltningen tillhör: Beredning och säkerhetsarbete Ekonomienheten Fastighetsenheten Gatu- och arkenheten IT-enheten Kansli Kostenheten Personalenheten VA-enheten Valnämnden. Sida 51 av 77

53 Handlingsty(> Antal år till antal år t ill Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ iarieförs/registreras/ I Paer igitalt Förvaringslats - ty av I tidunkt för leverans/ Beredning och säkerhetsarbete Ersättningsansråk, beredskas- och säkerhetsarbete Försäkringshandlingar, 2 år beredskas- och säkerhetsarbete Krigsorganisation 20 år iarieförs Ciceron/ Närarkiv Förvaras hos säkerhetssamordnare (koia) Säkerhetsskå Kan gallras vid Kommunförsäkring, Försäkringsavtal såsom rättsskydd, LOU m fl. Sekretess Registerkontroll, 10 år beredskas- och säkerhetsarbete Riktlinjer och olicy inom 4 år beredskas- och säkerhetsarbete Risk- och krishantering 4 år iarieförs Ciceron / N ärar kiv iarieförs Ciceron / N ärarkiv Säkerhetsskå Sekretes Sekretess Riskanalyser 10 år Säkerhets skå Sekretess Säkerhetsanalyser och lan 10 år. iarieför Ciceron / N ärarkiv Sekretess beroende objekt Säkerhetsru tiner Övningsdokumentation 4 år inom beredska- och säkerhetsarbete Säkerhetssamordnare Säkerhetssamordnare Levande dokument som omrövas kontinuerligt, tidigare version gallras när den blir ersatt av ny. okument rörande krishanteringssamt beredskasförmåga bevaras, även viss övrig övningsdokumentation för kunskasåterföring. Övrigt kan gallras vid Sida 52 av 77

54 Handlingsty 11 Antal å r till antal å r till Media fö r förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist reras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Ekonomienheten Attest- och utanordnings behörigheter. P... Närarkiv / Visma Public Attesterings bevis 2 år P.. iarieförs. Närarkiv Ingår i diarieförda handlingar. Koia. Autogiroanmälningar, medgivande, avanmälningar Behandlingshistorik Bokslutunderlag 2 år 10 år 3 år P. Registreras /. Pärm, Ekonomienheten / Public Visma och EP Future Nätverk/ Ekonomienheten Nätverk. Borgensförbindelser Budget och verksamhetslan Budgetunderlag 3 år iarieförs iarieförs Registreras Ekonomienhetens närarkiv Närarkiv /Ciceron Nätverk tre år efter det att borgensåtagandet uhört. Ingår i diarieförda handlingar. Förvaras även i Stratsys. Budgetuföljning 3 år Registreras Stratsys agbokföring 10 år Registreras Visma Public Sida 53 av 77

55 iarieförs/registreras/ Handlingsty Anta l år till antal är till Media för förvaring fram till tidunkt för I leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ ebiteringsunderlag- Extern 10 år Registreras Närarkiv / Visma Public ebiteringsunderlag - Intern 10 år Registreras Visma Public Paret slängs när fakturan är betald eklarationshandlingar, Karlsborgs kommun elårsbokslut 10 år. Koia i ärm å ekonomienheten iareiförs N ärar kiv / Ciceron Original skickas och registreras hos Skatteverket. Förvaras även i Stratsys E-faktura anmälan och avanmälningar Huvudbok med bilagor delårsbokslut Huvudbok med bilagor årsbokslut Inkassoärenden avslutade Inskannade dokument till digitala leverantörs fakturor 2 år. 3 år. 3 år 2 år 3 år. P.. Pärm / Visma Public och EP Future P. iarieförs Närarkiv P. iarieförs. Närarkiv P.. Pärm å Ekonomienheten / Visma Public och EP Future. Scanningscentralen Ny från och med Registreras via ortal hos Intrum Justitia Hanteras av extern scanningscentral, där de förvaras tills efter 10 år. Perioden : eona AB, Stockholm Perioden ågående: Iron Mountain Sweden AB, Östersund Sida 54 av 77

56 Handlingsty Antal år till leverans fö r antal år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Kod laner 3 år. iarieförs N ärarkiv / Visma Public Kontoutdrag, bank Kravhantering Kund/ Abonnentsregister Loggar verksamhets system Lån. Förteckning över kommunens utlämnande Lånehandlingar, kommunens utagna Momsredovisning Ramavtal / Rabattavtal 10 år 10 år. 10 år 10 år. Närarkiv, Ekonomienheten Registreras Visma Public / EP Future / lntrum Justitia. Registreras Visma Public / EP Future Registreras Visma Public / EP Future Registreras Visma Public / EP Future Pärm å ekonomienheten P. Pärm å ekonomienheten iarieförs N ärar kiv / Ciceron et som gäller för innevarande år förvaras i ärm. Kan gallras då krav ej längre föreligger. 1 år efter lånets slutamortering Till centralarkivet efter 4 år, gallras efter 10 år. Rekvisitioner Statistik, SCB Räkenskassammandraget 2 år.. Ekonomienheten.. Registreras Nätverk. Förvaras å resektive förvaltning. Koia förvaras hos ekonomienheten. Sida 55 av 77

57 Handlingsty Antal år till anta l år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ , iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ VA, ägarbyten, mätarbyten och mätaravläsningar Verifikationer, bokföringsorder Verifikationer, dagbokföring Verifikationer, fördelning 12:e delar Verifikationer, kostnads fördelning, interna Verifikationer, kundreskontra Bokföringslistor / A vstämningslistor ebiteringslistor / ebiteringsorder ebiterings- och makuleringsunderlag, avskrivningar med beslut / secifikation Inbetalningslistor Årsredovisning, tryckta ulagan 10 år. 3 år. 10 år. 10 år. 2 år. 10 år. 2 år. 10 år 10 år. Registreras Ekonomienheten Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv. Registreras Visma Public. Registreras Visma Public Registreras Närarkiv / Visma Public Relristreras Visma Public. iarieförs N ärarkiv / Ciceron Saras sedan år 2013 utskrivet hos kommunarkivet, och digitalt i nätverk. Förvaras även i Stratsys Sida 56 av 77

58 Ha ndlingsty11 Antal år till bevara nde a nta l å r t ill Media fö r förva ring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ , iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av system/ord ning fram till tidunkt för leverans/ Kom mentar Fastighetsenheten Arbetsmaterial.. Excel Exemelvis för lanerat underhåll, budgetunderhåll. Avtal iarieförs!binder / igital ärm Ciceron Avtal som berör hela kommunen bevaras i avtalskatalogen H yresavtal, brandlarmsavtal, serviceavtal avseende utrustning, ramavtal. Besiktningsrotokoll Bidragsansökningar 3 år Registreras Excel / F astighetsenheten iarieförs Närarkiv / Ciceron Exemelvis gymnastikredska, entrerenader Protokoll registreras. Västarvet, Länsstyrelsen (årlig ansökan), byggnadsvårdsbidrag. Arsvist ärende. Bostadsanmälningar Bygglov rift- och skötselärmar Elrevisions besiktningar. Excel/ ärm Ekonomienheten iarieförs Plan & bygg. Excell / ärm fastighetchef. Resektive anläggning Excel / Fastighetschef Blankett 29:an Original hos Plan & Bygg. Koior hos fastighet gallras vid behov. Inkö ventilation, kan handla om fabrikat, mod etcetera. riftinstruktioner fastighet. essa skickas till Elektriska nämnden (kontrollorgan) Sida 57 av 77

59 Handlingsty Antal är till antal år till ga ll ring Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ iarieförs/registreras/ An nan ordning Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Energi- och klimatrådgivning Energideklarationer r..:j. _,.. lift..._~ -.:..;. -..;..~. " - 10 år 1ill r1n1-".- ip"i ri,1.., iarieförs Ciceron. Excell / Fastighet. Boverket iarieförs Ciceron Samverkansavtal, ansökan. Energideklarationer för fastigheter gäller för 10 år. Köldmediaraorter. MÖS aresänds till MÖS där de förvaras. Låsschema och kvittenser Mätningar OVK Passagesystem Radon Ritningar Pärm / fastighetschef MÖS iarieförs Byggnadsnämnden ansvarar för kontroll & förvaring. R-CAR, Fastighetschef Excell / Fastighet iarieförs Ibinder, digital ärm / excel. Arkivskå källare Kommunhus. Finns digitalt hos leverantör, Vadsbolås. Översänds och bevaras hos MÖS OVK - obligatorisk ventilationskontroll. Koia hos fastighetsenheten. Udateras kontinuerligt aresänds till MÖS där de förvaras. Koia hos fastighetsenheten. Originalritningar över kommunens fastigheter. Sida 58 av 77

60 Handlingsty Beva ras Antal år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt förvaringslats - ty av t fram till tidunkt för för / leverans/ tidunkt för leverans/ iarieförs/registreras/ antal år till ga llring Paer igita It e ,;. ; Tillsynsrotokoll Fastighet Hissar, srinkler, brand/ el revisioner, tryckkärl kök/ värmeanläggningar Uhandling iarieförs N ärarkiv / Ciceron Underlag Sida 59 av 77

61 Handlingsty1> Antal å r till antal år till Media för fö rvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ G ,;,,,; Gatu- och arkenheten Ansökan om nedtagning 3 år. Registreras Ciceron / Gatu- och Samtliga ansökningar samlas i ett årligt av träd arkenheten ärende i Ciceron, som sedan gallras efter 3 år. Besiktningar 3 år. Registereas Ciceron/ Leklatser, kontrollbesiktningar och igital mastruktur å maskinrovning. Förvaras digitalt i Gatu- och arkenheten Ciceron å årligt ärende för resektive besiktning, exemelvis "Kontrollbesiktningar leklatser" ''Kontrollbesiktningar maskinrovning". Kan gallras efter 3 år. F örfrågningshandlingar /. Pärm / Mastruktur Asfalt. essa behandlas å samma sätt Bygghandlingar som ritningar. Handlingar, övrigt 2 år. P.. Pärm / Enskilda vägar, gator (vägbidrag) igital mastruktur å Gatu- och arkenheten Inventarieförteckning Pärm / Maskiner / Fordon. Hit räknas ej igital mastruktur å materiell. efter förnyelse vilket Gatu- och arkenhten sker årligen. Livräddningsregister /? 3 år.. Registreras Ciceron. Arligt ärende Tillsyns rotokoll Sida 60 av 77

62 Handlingsty Antal år till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist re ras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Prover Registreras Gatu- och arkenheten Badvatten, rover inlämnas till badlatser.se och kan därefter gallras. Ritningar. 10 år. P.. Pärm/ igital mastruktur å gatu- och arkenheten Gator, områden Exemelvis konstruktioner, rojektering större rojekt. Yttranden Registreras Yttranden av vikt registreras i Ciceron, övriga gallras direkt. Som exemel rör olisens tillståndsbevis för nyttjande av kommunens gator. essa behöver endast registreras när kommunen har något att erinra, övriga kan gallras direkt. Sida 61 av 77

63 Hand lingsty Antal år till ~ "-. ~ a ntal ä r till Media för förvaring Ordn ing fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ , iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ :> ---,:, !.,.. IT-enheten Användarkonton.. Registreras Active irectory Udateras ständigt.. rifthandböcker/ Paer hos IT-enheten Bör förvaras i anslutning till Användarböcker digitalt i leveransavtal. Hit ingår även A vtalskatalog säkersystemsmaar. Felanmälan.. Registreras Nilex Kan gallras när felanmälan blivit. ärendehanteringssystem åtgärdad. Handlingar om IT-. P... Paer hos säkerhet, mailsystem och systemansvarig beställningar digitalt i Ciceron Nilex Handlingar om. 1 år. Registreras Ciceron Kan gallras efter avslut om ej annat kontohantering och behövs. överenskommelse/ avtal Gäller avtal om användarkonto för med resektive användare förtroendevalda och leverantörer Licensbevis, information. P. Paer å IT-enheten Kan gallras när systemet inte längre om rogramvaror digitalt i resektive används. system Loggar.. I resektive Kan gallras efter tre månader inaktualtiet verksamhets system tidigare. Systemdokumentation. P. iarieförs. Paer hos IT-enheten Innehåller alla förekommande digitala digitalt i Ciceron system i kommunen. Suort- och 4 år Registreras Ciceron underhålls avtal Sida 62 av 77

64 t \" Hand lingsty e ller Antal år till levera ns för bevara nde a ntal år till Med ia för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordn ing fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ & ;._ ~ Kansli Allmänhetens fråga P.. iarieförs N ärar kivet / Ciceron Fråga i iarieförs Närarkivet / Ciceron kommunfullmäktige Interellation. P.. iarieförs Närarkivet / Ciceron Lagakraftbevis från. iarieförs N ärarkivet / Ciceron Kammarrätten Medborgarförslag iarieförs N ärarkivet / Ciceron Motion P.. iarieförs N ärar kivet / Ciceron Postlista 1 år Registreras Ciceron Veckoutskick till SLA med lista över alla registrerade handlingar i KS diarium under en veckas tid. Protokoll från andra 1 år. Registreras Ciceron Kan vara från MÖS, RÖS myndigheter lönenämnden. essa rotokoll bevaras redan å resektive myndighet. Registreras i Ciceron och läggs som meddelande till kommunstyrelsen. Sida 63 av 77

65 Handlingsty Antal år till antal å r till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/, iarieförs/registre ras/ Paer ig italt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Kostenheten APT-möten Hos kostenheten Bes tällningssedlar 2 år Hos kostenheten Brandskyddsdokumentati on Hos kostenheten Egenkontroll livsmedel Hos kostenheten Kassaraort 10 år Hos kostenheten Llvsmedelsuhandling, underlag Matsedlar.... Hos kostenheten Hos kostenheten Koia finns hos kostenheten N yckelh."vittenser Personalakter Personalscheman Portionsunderlag inaktuali tet.. Hos kostenheten Hos kostenheten Hos kostenheten Hos kostenheten Sida 64 av 77

66 Hand lingsty Antal år till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/ Registreras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Produktkataloger Recet Kostrogram Matilda.... inaktuali tet.. Hos kostenheten Hos kostenheten Hos kostenheten Sida 65 av 77

67 Handlingsty Antal år till antal ä r till Media fö r förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ ~ ia rieförs/registreras/ Paer ig italt Förvaringslats - ty av system/ordning fram ti ll tidunkt för leverans/ Kom mentar Personalenheten Annonser (kungörelser) Anställningsbeslut och - bevis / 2 år/ iarieförs Ciceron Personalakt och WinLas efter avslutad annonsering i Offentliga jobb. i Ciceron i aktuellt ärende. Arkiveras i ersonalakt. Ansökningshandlingar ( ej erhållen tjänst) Ansökningshandlingar (erhållen tjänst) Arbetsförmågebedömning, läkarutlåtande Arbetsskada 2 år efter avslutad annonsenn g Offentliga jobb Personalakt Personalakt Registreras SAM Saras två år efter anställningsbeslut skrivits eftersom möjlighet att överklaga finns. Arkiveras i ersonalakt. Sekretess. Arkiveras i ersonalakt. Anmälan. Avgång, entledigande Personalakt Arkiveras i ersonalakt. Belastningsregister / Miss tankeregis ter WinLas Ansvarig chef tar del av originalhandling som omedelbart återlämnas till medarbetare. Notering görs i ersonalsystem, koia får ej saras. OBS! Inom Socialtjänsten gäller att belastningsregister och misstankeregister för anställd ersonal (inklusive udrag raktiktjänstgöring) å boende för barn skall förvaras i två år i ersonalakt Sida 66 av 77

68 Hand lingsty Antal å r till leverans fö r elfer antal år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ ia rieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Beslut om jämkningar av A-skatt Betyg Central samverkansgrus rotokoll med handlingar elegation av arbetsmiljöarbete/ Arbetsrniljöugifter Kollektivavtal (centrala) 10 år Personec Personalakt och WinLas iarieförs Ciceron iarieförs Ciceron och ersonalakt iarieförs Ciceron Original, hanteras av lönekontoret. Registreras i ersonalsystem under kometensmodul. Arkiveras i ersonalakt. Samverkansgru är tillika skyddskomrnitte. Arkiveras i ersonalakt. elegationsordning diarieförs. Kollektivavtal Qokala) iarieförs Ciceron Ledighetsansökningar Läkarintyg Lönebidrag 2 år Registreras Personalsystem Visma Resektive chef Pärm ersonalenheten Ledigheter som överstiger en månad hanteras manuellt av lönekontoret. Övriga registreras i ersonalsystem i Karlsborg. Ska förvaras med sekretess i låsbara skå. Sida 67 av 77

69 Handlingsty Antal år till antal år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/, ia rieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Lönelistor Omlaceringsärenden Personec Personalakt Samtliga kontrollugifter tas årsvis ut från ersonalsystemet som PF/ A- filer i ersonnummerordning av lönekontoret i Hova. Arkiveras i ersonalakt. Redovisning med införsel till kronofogden Rehabutredningar 2 år Personec. Skickas till och hanteras av lönekontoret som gallrar efter utsatt tid när slutkontroll redovisning gjorts. Förvaras i ersonalakt. Retroaktiva löner Revisionshandlingar Personec iarieförs Ciceron Fil hämtas av lönekontoret och hanteras av lönekontoret i Hova. Sekretessförbindelse Personalakt Arkiveras i ersonalakt. Semesterlistor Sjukanmälningar till försäkringskassan Skattsedlar Skatteändring 1 år 2 år 10 år Registreras Förvaras hos resektive enhet Personec Personec Personec å resektive enhet efter årets slut. Hanteras av lönekontoret i Hova. Hanteras av lönekontoret i Hova. Original hanteras av lönekontoret Sida 68 av 77

70 Handlingsty Antal å r till antal år till Media fö r fö rvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt O rd ning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Sontanansökningar Systeminformation KP AI iarieförs Ciceron Personec Finns urättat diarienummer er år för sontanansökningar. Hanteras av lönekontoret Taxeringsugifter 10 år Personec Hanteras av lönekontoret Utmätning i lön, beslut om 10 år Personec Sida 69 av 77

71 Handlingsty Antal år till antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av system/ordn ing fram till tidunkt för leverans/ Kommenta r VA-enheten Abonnentregister, flyttningsanmälan, avstängning, felanmälan Analysraorter (reningsoch vattenverk). P... Pärm/ Verksamhets system Närarkivet. Ciceron. Udateras kontinuerligt Anläggningsavgifter... P.. Närarkiv Arbetsmaterial för utredning inom VAområdet Avtal inom VA.. 2 år. P. P... iarieförs. Närarkiv N ärarkivet / Ciceron. B esik tningshandlingar.. P... Närarkivet Besiktningsrotokoll Brandskyddsdokument över vatten- och reningsverk riftinstruktioner riftsraorter P. P.... Registreras. Närarkivet Närarkivet.. Förvaras hos VAenheten Förvaras hos VAenheten Förvaras med tillhörande uhandlings ärende. Sida 70 av 77

72 Handlingsty Antal år till antal å r t ill Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt O rdning fram till tidunkt för / ia riefö rs/regist reras/ Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ EP Future V erksamhetssystem abonnemang och avgifter Egenkontroll rogram (EKP) Facklitteratur och information Fakturaunderlag Föreskrifter från myndigheter Förändring i egen verksamhet Föreskrifter om förändringar i lag Förstudier. Geotekniska undersökningar år. inaktuali tet. 2 år P. P. P. P... Registreras iarieförs Verksamhetssystem Närarkiv Närarkiv iarieförs. Närarkiv / V erksamhetssystem iarieförs. Närarkiv Pärm hos handläggare Hos aktuell handläggare. Närarkiv. Finns i ekonomisystem Arbetsmaterial gallras när ärende avslutas. Handlingar, övrigt (vattenskyddsområde, reningsverk Karlsborg). 10 år. P.. iarieförs. N ärar kiv / Ciceron. Sida 71 av 77

73 Handlingsty Antal år till antal år till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Installation vattenmätare Lednings register Miljöraort reningsverk. 10 år. Registreras. Verksamhetssystem, VAenheten Pärm/ V erksamhetssystem. Registreras. VA-enheten. Udateras kontinuerligt Mätavläsningar Proj ekthandlingar. 10 år Pärm / V erksamhetssystem VA-enheten Överförs digitalt efter utförd avläsning. Udateras kontinuerligt Provnings rotokoll vattenmätare Raorter, övrigt. inaktualtiet 1 år. Registreras Verksamhetssystem, VAenheten P.. iarieförs. Närarkiv. Exemel gällande läckor. Reskontra, fakturering Ritningar VA. 10 år 10 år Registreras Verksamhetssystem, VAenhtetn iarieförs Närarkiv Skadestånds ärenden. 10 år P.. iarieförs. Närarkiv Förvaras hos handläggare Skydds bestämmelser Exemel vattentäkt Sida 72 av 77

74 Handlingsty Antal å r till antal år till Media för förvaring O rdning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av system/ord ning fram till tidunkt för leverans/ Tillstånd ( sommarbevattningsledningar, miljöskyddslagen reningsverk, vattenverk från bygg-/ miljönämnden) Uhandlingar Utredningar VA-nätet videofilmer Vättervårdsförbundets raorter år 2 år. Närarkiv Närarkiv P. iarieförs. Närarkiv. Närarkiv VA-enheten Sekretess och förvaras i säkerhetsskå hos kansliet. Exemel vattenskyddsområde Vättern, farligt avfall Arsredovisning över VAanläggningar 10 år iarieförs Närarkiv. Sida 73 av 77

75 Handlingsty Antal år till antal å r till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/gal lring ia rieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av syste m/ordning fram till tidunkt för leverans/ Valnämnden Beställningslista valmaterial Bestämmelser över inlämningsdagar för kommunexterna röster Fullmakt Följesedel Handledningar från Valmyndigheten. 10 år. P.. iarieförs Ciceron/ Närarkiv iarieförs Ciceron/ Närarkiv iarieförs Ciceron / N ärar kiv iarieförs Ciceron / N ärar kiv Registreras Ciceron som referensmaterial till nästkommande val. För ambulerande röstmottagare och budröstning, hämtning av och mottagande av förtidsröster som referensmaterial till nästkommande val. Handledningar från Valmyndigheten bevaras elektroniskt för att informationen kan komma att vara relevant till nästkommande val som referens och jämförelse över eventuella förändringar Incidentraortering Insektionsraort V al- och förtidsröstningslokaler Instruktioner från Posten.. iarieförs Ciceron/ Närarkiv iarieförs Ciceron/ Närarkiv iarieförs Ciceron/ Närarkiv Exemelvis lista över incidenter och händelseförlo från förtidsröstning som referensmaterial till nästkommande val. Sida 74 av 77

76 r t Handlingsty Antal är till antal är till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Ord ning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Kom ment-ar <hl ' :, Kartor över valdistrikt. iarieförs Ciceron/ Närarkiv,2 Listor - V alförrättare iarieförs Ciceron / Närarkiv Anmälningar inkomna från rivatersoner från resektive valdistrikt Lokal checklista iarieförs Ciceron/ Närarkiv Exemelvis checklista för hotfull / våldsam situation i samband med valet Lokala regler avseende iarieförs Ciceron / N ärarkiv Exemelvis överenskommelse om valet i Karlsborg regler avseende affischering inför valet, Närvarolistor - Lönekontoret, I-lova Skickas omgående till lönekontoret i Underlag för arvoden I-lova. Oanvändna valsedlar När valet vunnit laga kraft Oanvänt valmaterial Valnämndens arkiv Kan vara omslagsåsar, lomberingar, sigill, kuvert, kassar. Packlistor. iarieförs. Till exemel förteckning över material till distrikten Register över val- och. P.. iarieförs Ciceron / N ärarkiv förtidsröstningslokaler Register över valdistrikt iarieförs Ciceron/ Närarkiv Rutin för förtidsröstning iarieförs Ciceron / N ärar kiv Tidigare version av rutin kan gallras vid revidering av rutin. Sida 75 av 77

77 Handlingsty Antal är till antal ä r till Media för förvaring Ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ iarieförs/registreras/ Annan o rdning Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ Röstlängder Synunkter / Erfarenheter från valdistrikten Telefonlista Valdagen irekt efter valet Närarkiv iarieförs Ciceron iarieförs Ciceron Förvaras i närarkiv tills att de ska levereras till centralarkivet. Utbildnings material V alinformation från Länsstyrelsen Valinformation till medborgare revidering. E-ost skickas till berörda handledare och valnämnden med information. Registreras Ciceron iarieförs Ciceron/ Närarkiv Valmyndighetens handlingar Valinformation bevaras elektroniskt 5 år för att informationen kan komma att vara relevant till nästkommande val som referens och jämförelse över eventuella förändringar. Exemelvis information om förtidsröstning vallokaler Valkretsindelning iarieförs Ciceron/ Närarkiv Beslut fattas av kommunfullmäktige. V almyndighetens Nyhets brev Registreras Ciceron Information av större vikt bevaras till ärendet som rör aktuellt valår. Övrig information kan gallras. Sida 76 av 77

78 Handlingsty Antal år till antal är till Media för förvaring!ordning fram till tidunkt fram till tidunkt för för / leverans/ iarieförs/registreras/ Paer igitalt Förvaringslats - ty av tidunkt för leverans/ ---, V alnämndens rotokoll iarieförs Ciceron / N ärar kiv V alresultat. iarieförs Ciceron / N ärar kiv Valnämndens reliminära rösträkning för val till riksdag, kommun och landsting Sida 77 av 77