Regionkontor Avdelning Ekonomi

Transkript

1 Regionkontor Avdelning Ekonomi Ann Djerf Svensson , Datum Version (4) Plusgirot In- och Utbetalningsfiler, i Region Skåne Ny hantering av PG-filer införs i Region Skåne under våren Säkerhetsrutiner i ekonomisystemet Raindance: För att det ska vara hög säkerhet på rutinerna kring våra utbetalnings-filer gäller följande: Användarna ska inte ha behörighet till att både kunna registrera leverantörsfakturor och kunna skapa utbetalnings-fil. Detta möjliggörs genom att behörigheten för att registrera leverantörsfakturor och för att kunna skapa utbetalnings-fil är uppdelade på två poster i ekonomisystemet. Tabellen UBF i reskontran ska ha behörighetsnivå 7, står i underhållsplanen för Raindance punkt Användare får inte ha behörighet 7 i reskontran (20, RK Gemensamt) och kan då själva inte ändra i tabell UBF, gäller även lokala systemförvaltare som högst får ha behörighet 5 i reskontran (20, RK Gemensamt). Tabellen UBF styr var filen ska skrivas ut och adressen ska vara till den katalog som programvaran AMTrix hämtar filer från och skickar till Postgirot. På dessa kataloger har endast CSK:s IT-avdelning behörighet, så användarna kan inte ändra i filen när filen är skapad. PG-kataloger på Raindance-servrar Centralt inom Region Skåne finns det krav på hur katalog strukturen på Raindance-servrarna ska se ut för pg-filer. För pg-filer ska katalogstrukturen se ut enligt nedan: Katalog PGIN med underkatalog KOPIA Katalog PGUT med underkatalog KOPIA Postadress: Kristianstad Besöksadress: Skånehuset, J A Hedlunds väg Telefon (växel): Fax: Organisationsnummer: Internet:

2 Datum (4) Säkerhetsrutiner utanför ekonomisystemet Extfiles På Raindance-servrarna finns Extfiles som innehåller kataloger, grupper och behörigheter. CSK IT dokumenterar vilka kataloger som finns upplagda på Raindance-servrarna, vilka grupper av användare som har behörighet till kataloger och vilken typ av behörigheter grupperna har på katalogerna. Denna dokumentation får centrala systemförvaltare två gånger per år eller efter begäran. Centrala systemförvaltare skickar ut dokumentationen till systemförvaltarna på respektive förvaltning för genomgång, för att kontrollera att grupperna består av rätt användare samt att behörigheten är rätt till katalogerna. Eventuella ändringar meddelas till WM-data. Alltså om tabell UBF har behörighetsnivå 7 och ingen användare har så hög behörighet samt adressen är till UT-katalog för PG -filer så kan filen inte skickas fel och användaren kan inte ändra i skapad fil. ITT-NO hanterar behörigheter och katalogstrukturen på Raindanceservrarna. Behörigheterna är satta på så sätt att bara systemadministratörer har rättigheter, kan vara fysisk person eller t ex backup. Kommunikation med PG För att hämta och lämna filer till PG kommer programvaran AMTrix att användas för att automatisera, effektivisera och få hög säkerhet. Support teknik finns på ITT-NO, under kontorstid 8-17, vardagar. Till PG utgående transaktioner Faktura betalning AMTrix pollar, d.v.s. kontrollerar, respektive förvaltnings katalog med visst tidsintervall för att hämta betalfiler. Varje fil kommer att skickas vidare för automatisk sigillering så snabbt den ligger i utkorgen. Efter sigillering kommer filen att skickas till PG via FTP. Eftersom man skickar via FTP, så behöver man inte skicka till olika noder. Hantering av flera noder görs endast när man skickar via Girolink, då nodid är ett övergripande ID för att PG ska kunna hantera inkommande filer. Processen avslutas med att kopia på filen arkiveras i en gemensam katalog. Förvaltningarna ska utarbeta rutin för att dagen efter filen skickats stäms av mot Plusgirots listor. Region Skåne

3 Datum (4) Filen ska vara Plusgirot tillhanda senast kl 17,00 för att bli bokförd dagen efter. Kontroller av betalningsfiler till PG AMTrix kan göra kontrollera av betalningsfilen som t ex: - stoppa betalningar till s.k. blufföretag - limiter på avsändande konto Regelverket för vad som ska kontrolleras hanteras av Team Finans på avd Ekonomi, Regionkontoret. Om otillåten utbetalning finns i utbetalningsfilen kommer den betalningen att stoppas, information skickas till Team Finans på Avd Ekonomi, Regionkontoret som meddelar förvaltningen. Den stoppade utbetalningen åtgärdas i Raindance genom att skapa manuellt en kreditering av fakturan, båda fakturorna betalmarkeras därefter, detta görs av respektive förvaltning. Från PG inkommande transaktioner OCR, återredovisning PG skickar tre filer en gång per dygn (eller annat intervall som så önskas) till en IP-adress inom Region Skåne via FTP. AMTrix hämtar filerna från denna katalog via FTP. Filtyper: Svenska återrapportering(fsr) Utländska återrapportering(fsr) OCR(is) AMTrix splittar och sorterar om varje fil för sig. Svenska och utländska återrapporteringar sorteras på kundnummer, OCR sorteras på pg-nummer. För OCR-filer räknas totalsumman + totalt antal rader om för respektive fil. Efter splitt och sortering lägger AMTrix respektive fil under respektive förvaltnings inkatalog. Processen avslutas med att kopia på den ursprungliga filen läggs under den gemensamma katalogen \pgin\kopia. Övrigt Helpdesk ITT-NO , har support kring rutinen, när det gäller hantering av filerna, till förvaltningar inom Region Skåne Avstämning mot Plusgirot görs av förvaltningarna. Region Skåne

4 Datum (4) För att denna lösning ska fungera måste Region Skåne se till att de förvaltningar som ska hanteras av samlat skick och hämtning uppfyller följande kriterier kontra PG: Det ska finnas två kundnummer per förvaltning, ett för inhemska kunder och ett för utländska kunder. Region Skåne

5 Skapa rutin för Utbetalningsfil via Jobb hanteraren i Raindance. Version 2,

6 Utbetalningsfil via Jobb-hanteraren i Raindance Att skapa utbetalningsfil via jobb hanteraren är en del av arbetet inom Region Skåne med att säkra hanteringen av utbetalningsfilerna. Genom att skapa filen via jobb hanteraren kan filens format och var den sparas säkerställas på ett bättre sätt. Hanteringen via jobb hanteraren har inte gjorts för att ta bort arbetsuppgifter/rutiner. Hantering via Jobb hanteraren ändrar inget i rutiner för avstämningar. 2

7 Skapa utbetalningsjournal Skapa 2 jobb ett jobb för inhemska fakturor och ett jobb för utländska fakturor. Jobben skapas i kommando MSP:JOB. Börja med att lägga upp nytt jobb. Döp utbetalningsjournalen till UBJ+förvaltningsnr+p för inhemska/u för utländska. Fyll i uppgifter för jobbet. Företag: Ert företagsnummer Signatur: Vem som ansvarar för jobbet Processnummer: kommer med automatik Beskrivning: Utbetalningsfil ftg XXX Programfil: RK Exekveringsmodul: 391 Parameterprogfil: RK Parametermodul: 390 Nästa exekvering: Alternativ 1, Jobbet skapas med hjälp av klocka Fyll i datum och klockslag för näst körning och klicka alternativ tills vidare. Kontrollera att ni har rätt intervall i tidsmatrisen. Alternativ 2, Jobbet skapas genom manuell aktivering Lämna datum och klockslag blankt, klicka i alternativ en gång. Datum och klockslag fylls i när ni ska aktivera jobbet. Tryck Enter för att komma till sidan 2. 3

8 Välj typ av jobb: Bearbetningar Tryck Enter för att komma till fler uppgifter Skript före jobb-start: Påloggningsföretag: Meddelande till: Bearbeta: Aktivitet: Lämnas blankt Ert Raindance företags nummer Ansvarig för jobbet Alternativet UB-utbetalning Alternativet Skapa Skrift efter genomfört jobb: Lämnas blankt Tryck Enter för att komma till fler uppgifter. 4

9 Utbetalningsform: Bearbetningsdatum: PG för svenska fakturor UT för utländska fakturor Lämnas blankt Utskriftsalternativ: Kontrollera hur ni gör manuellt idag använd, samma alternativ. Tryck Enter för nya uppgifter. 5

10 Utbetalnings intervall: Kontrollera hur ni gör manuellt idag använd, samma alternativ. Mer information finns i Raindance handbok om datumsättning i journal för automatiska utbetalningar. Skrivare: Skrivare 9, rapporten skickas till StreamServe som sparar ner en PDF-fil på förvaltningens pgut-katalog på Raindance servrarna. Alternativt kan journalen skrivas på en systemskrivare för Raindance. Alternativ med -1 skrivare fungerar inte i denna funktion. 6

11 Skapa utbetalningsfil Skapa 2 jobb ett jobb för inhemska fakturor och ett jobb för utländska fakturor. Jobben skapas i kommando MSP:JOB. Börja med att lägga upp nytt jobb. Döp utbetalningsjournalen till UBU+förvaltningsnr+p för inhemska/u för utländska. Fyll i uppgifter för jobbet. Företag: Ert företagsnummer Signatur: Vem som ansvarar för jobbet Processnummer: kommer med automatik Beskrivning: Utbetalningsfil ftg XXX Programfil: RK Exekveringsmodul: 391 Parameterprogfil: RK Parametermodul 390 Nästa exekvering: Alternativ 1, Jobbet skapas med hjälp av klocka Fyll i datum och klockslag för näst körning och klicka alternativ tills vidare. Kontrollera att ni har rätt intervall i tidsmatrisen. Alternativ 2, Jobbet skapas genom manuell aktivering Lämna datum och klockslag blankt, klicka i alternativ en gång. Datum och klockslag fylls i när ni ska aktivera jobbet. 7

12 Tryck Enter för att komma till sidan 2. Välj typ av jobb: Bearbetningar Tryck Enter för att komma till fler uppgifter Skript före jobb-start: Påloggningsföretag: Meddelande till: Bearbeta: Aktivitet: Lämnas blankt Ert Raindance företags nummer Ansvarig för jobbet Alternativet UB-utbetalning Alternativet Def sätt Skrift efter genomfört jobb: Skriptet skapar rätt fil standard för utbetalningsrutinen. När jobbet är klart och testat, kontakta Magnus Reimer på ITT , för hjälp med skriptet. Tryck Enter för att komma till fler uppgifter. 8

13 Utbetalningsform: PG för svenska fakturor UT för utländska fakturor Tryck Enter för nya uppgifter. 9

14 Fyll i alternativ för Definitvsätt och överför till Värddator Ann Djerf Svensson Regionkontor Avdelning Ekonomi 10

15 Utbetalningsfil via Jobb hanteraren i Raindance. 1

16 Utbetalningsjournal MSP:JOB, starta jobbet manuellt Tidsstyrning Nästa exekvering ska vara och ska utföras en gång. När jobbet ska exekveras ställs tiden till det önskade klockslaget. När jobbet är klart ska inställningen för nästa exekvering återgå till Starta jobbet Använd kommando MSP:SJOB. Som exempel på rutin för utbetalningar via MSP:job finns ADM-Vest s Lathund för ny utbetalningsrutin, använd som mall för en lathund till den egna förvaltningen. 2

17 MSP:JOB, starta jobbet med klocka Tidsstyrning Nästa exekvering ska vara 200X-xx-xx och ska utföras tills vidare. När jobbet är klart ska inställningen för nästa exekvering gå till samma tid nästa dag för utbetalning. Tidplan Tidplan för journaljobb för dom förvaltningar som finns i gemensamma system för att undvika att jobben går samtidigt. Prod1: MA-Skåne (PROD) kl XX, Skånetvätt (prod) kl XX, Regionstyrelsen (!PROD!) kl XX, Kamber kl XX, Sjukhuset i Kristianstad kl XX, Sjukhuset i Hässleholm kl XX, Finans (!PROD!) kl XX, H&H (drift) kl XX,50 Prod3: FTV (driftföretag) kl XX, Helsingborgs Lasarett kl XX, Lasarettet i Ystad (drift) kl XX, Primärvården Skåne (prod) kl XX,30 Prod6: Serviceföretag 1 (prod) kl XX, K.Ö.R.M.ITT (prod) klxx,10 3

18 Beräkna nästa exekvering Välj tidstyp vecka och fyll i vilka veckodagar och klockslag som jobbet ska köras (måndagfredag). Kryssa i alternativ ej arbetsfria dagar, om ni har aktiverat RK:TBH BFRI tabell ska detta alternativ stoppa jobbet för dom helgdagar ni har i tabellen. Meddelande Ställ in i MSP:job att meddelande kommer till den användare som startar jobben. Var noga med att stryka meddelande så att inte mail-box blir full av meddelande och inte kan skapa nya meddelande. Kö-hantering Om journalen inte skapas kontrollera först i MSP:VBK om den finns i kö. Utskrift Jobbet skapar en utskrift av journalen via skrivare 9 som går via StreamServe, som skapar en PDF-fil på respektive förvaltnings PG-ut katalog på Raindance servern. Utskrift till pappersformat kan göras från PG-ut katalogen, journalen kan sparas ner i katalogen PG-ut/kopia. Ändring i journal Ändringar i journalen görs inte via jobb-hanteraren utan i kommando RK:UBB. Om ändringar görs i journalen skrivs en ny journal ut via RK-UBB skrivare 9. Strykning av PRELjournal Strykning av journal görs inte via jobb-hanteraren utan i kommando RK:UBB. Om ny journal ska skapas efter att journalen strukits görs detta via jobb-hanteraren. Behörigheter i MSP:JOB och RK:UBB Användare som ska starta jobben ska ha behörighet förkommando MSP:SJOB och användare som ska administrera jobbet har behörighet MSP:RJOB. Kontrollera att det är rätt användare som har behörighet till kommandon: RK:UBJ Användare som finns som ansvarig för MSP:jobb skapa journal RK:UBR Användare som ska kunna ändra i journal RK:UBS Användare som ska kunna stryka journal RK:UBB RK::UBV Användare som ska kunna använda RK:UBX Visningsbild av RK:UBX 4

19 Utbetalningsfil MSP:JOB, starta jobbet manuellt Tidsstyrning Nästa exekvering ska vara och ska utföras en gång. När jobbet ska exekveras ställs tiden till det önskade klockslaget. När jobbet är klart ska inställningen för nästa exekvering återgå till Starta jobbet Använd kommando MSP:SJOB. Som exempel på rutin för utbetalningar via MSP:job finns ADM-Vest s Lathund för ny utbetalningsrutin, använd som mall för en lathund till den egna förvaltningen. 5

20 MSP:JOB, starta jobbet med klocka Tidsstyrning Nästa exekvering ska vara 200X-xx-xx och ska utföras tills vidare. När jobbet är klart ska inställningen för nästa exekvering gå till samma tid nästa dag för utbetalning. Filen ska vara hos Plusgirot senast kl 17,00 för utbetalning dagen efter. Tidplan Använd tiplan för utbetalningsjournal +10 minuter. Beräkna nästa exekvering Välj tidstyp vecka och fyll i vilka veckodagar och klockslag som jobbet ska köras (måndagfredag). Kryssa i alternativ ej arbetsfria dagar, om ni har aktiverat RK:TBH BFRI tabell ska detta alternativ stoppa jobbet för dom helgdagar ni har i tabellen. Meddelande Ställ in i MSP:job att meddelande kommer till den användare som startar jobben. Var noga med att stryka meddelande så att inte mail-box blir full av meddelande och inte kan skapa nya meddelande. Kö-hantering Om filen inte skapas kontrollera först i MSP:VBK om den finns i kö. 6

21 Överföring Jobbet skapar en överföring till en katalog som är kopplad till utbetalningsrutinen via Amtrix, samtidigt skapas en logg av vilka filer som skrivits ut på respektive förvaltnings PG-ut katalog på Raindance servern. Det skapas en logg för svenska betalningar och en logg för utlandsbetalningar. Första gången loggen används skrivs information överst om att ny logg har påbörjats. När det överförs en fil kommer det text med information om det lyckades eller inte. Så länge loggen ligger kvar under katalogen PG-ut fylls den på med nya datum, sparas loggen ner under tex PG-ut/kopia startas en ny logg. Behörigheter i MSP:JOB och RK:UBB Användare som ska starta jobben ska ha behörighet för kommando MSP:SJOB och användare som ska administrera jobbet har behörighet MSP:RJOB. Kontrollera att det är rätt användare som har behörighet till kommandon: RK:UBU Användare som finns som ansvarig för MSP:jobb skapa fil och överföra. RK:UBB RK::UBV Användare som ska kunna använda RK:UBX Visningsbild av RK:UBX Överföring av fil som är DEF Vid eventuella fel när filen har blivit DEF kan den inte överföras via MSP:JOB utan ska köras från RK:UBB. Viktigt är att filen ska överföras till alternativ Överför till Värddator och att ITT blir informerade för att köra det script som vanligtvis utförs tillsammans med jobbet. Om ni kör filen via RK:UBB och till PC/Mac som tidigare kommer inte filen att överföras. Administrera jobb Ändra i MSP:JOB Inaktivera alltid MSP:JOB innan ändring görs. För att ändring i ett upplagt MSP:JOB sparas inte ändringen om man inte har gått igenom hela jobbet fram till sista sidan, behöver inte trycka ENTER på sista sidan utan gå gå ur via ESC. Test Journal Jobbet skapar en utskrift av journalen via skrivare 9 som går via StreamServe, som skapar en PDF-fil på respektive förvaltnings PG-ut katalog på Raindance servern, journal från Test namnsätts med ordet TESTxxxxx.pdf. Fil För att testa fil ska inställningar göras i RK:TBH UBF, det är bara central systemförvaltare och applikationstekniker, som har behörighet till denna tabell och kan göra inställningen. 7

22 Pågående utvecklingsarbete Behörigheter på MSP:job Klarmarkering via MSP:job Fel att bevaka Att inte en verifikationstyp slår igenom för alla företag i samma Raindance system. Att inte felmeddelande om att skrivare är obligatorisk skickas ut när skrivare är angiven i MSP:job Ann Djerf Svensson Regionkontor Avdelning Ekonomi 8

23 LAT FÖR NY UTBETALNINGSRUTIN, Gå in på kommando msp:sjob eller via trädet msp-jobbhantering-starta jobb (jobben är upplagda av lokal systemförvaltare med de rutiner förvaltningen har idag, ex utbetalningsintervall, utseende på preljournalen m.m ) Administration Vest, Liselott Östman

24 2. Börja med att skapa en preliminär utbetalningsjournal genom att skriva in följande ID i rutan: UBJ30P = för körning av svenska fakturor OBS! För Kamber skriv 39 istället för 30 och för Serviceföretaget skrivs Tryck enter för att gå vidare VAR NOGA MED ATT SKRIVA RÄTT JOBB ID SÅ NI INTE KÖR IGÅNG NÅGOT ANNAT JOBB!! JOBBHANTERAREN ÄR GEMENSAM FÖR ALLA FÖRVALTNINGAR INOM SAMMA PROD. * Man kan dubbelklicka på jobbet istället för att skriva in ID men det är då större risk att man råkar klicka fel och då köra igång ett annat jobb! Administration Vest, Liselott Östman

25 4. Här fyller ni i när filen ska köras, ange dagens datum och klockslag (ta dataklockan plus någon minut) blippen skall alltid vara ifylld på en gång! 5. Tryck enter * slå gärna ett litet öga på beskrivningen så du vet att det är rätt jobb du är inne på Administration Vest, Liselott Östman

26 6. Nu är du tillbaka där du började och då är det dags att köra en utbetalningsjournal för utländska fakturor, UBJ30U = för körning av utländska fakturor OBS! För Kamber skriv 39 istället för 30 och för Serviceföretaget skrivs 10 Se punkt 4,5 ifall du inte kom ihåg hur man skulle fylla i =) Administration Vest, Liselott Östman

27 7. Utbetalningsjournalen kommer att hamna som en PDF fil i Er raindancekatalog i mappen PGUT gör samma kontroll som ni brukar i preljournalen! filnamnet blir utbetalningsjournal_datum_klockslag.pdf (idag ser vi inte i filnamnet om det är sv eller ut journal men det är lagt som önskemål) Administration Vest, Liselott Östman

28 8. När ni stämt av/gjort de rutiner och kontroller ni brukar så var snäll och lägg journalen i kopia och återgå till raindance för att defsätta och överföra filen till plusgirot, se vidare i lathunden Administration Vest, Liselott Östman

29 9. Gå in på kommando msp:sjob eller via trädet msp-jobbhantering-starta jobb Nu är det dags att definitivsätta filen och överföra till gemensam pgut katalog för vidare hantering till plusgirot via AMTRIX I rutan för ID skriver ni nu: UBU30P = def/överföring av Svenska fakturor 10. Tryck enter Administration Vest, Liselott Östman

30 11. Fyll i samma datum (dagens) som i prel.journalen och lägg klockslag (datorklockan + någon minut) för körningen 12. Tryck enter Administration Vest, Liselott Östman

31 13. Tillbaka igen! Gör nu samma sak för utländska fakturor med ID UBU30U= utbetalning av utländska fakturor OBS! För Kamber skriv 39 istället för 30 och för Serviceföretaget skrivs Tryck enter 15. Fyll i datum och klockslag! 16. Tryck enter Administration Vest, Liselott Östman

32 17. Nu är filen defsatt och överförd, för att se att detta är gjort kommer det att finnas en logg under Er Pgut mapp! Amtrixs1i.log = svenska betalningar Amtrixs1u.log = utländska betalningar - vill ni kolla i loggen så dubbelklicka och läs meddelandet, om det mot förmodan gått åt skogen så var vänlig att kolla era meddelande i MSP:MED eller i mailet som med automatik skickas till dig från raindance därefter tag kontakt med din systemförvaltare och felet kvarstår! NI får bl a ett mail där det står skrivare obligatoriskt, detta är en bugg i systemet och betyder inget fel =) LYCKA TILL!! Administration Vest, Liselott Östman