FEB FUNKTIONÄRS GUIDE

Transkript

1 FEB 9-12 FUNKTIONÄRS GUIDE

2 ETT ORD FRÅN TÄVLINGSLEDNINGEN Rally Sweden en VM-tävling i världsklass tack vare Dig! Någon sa till mig en gång: Att vara funktionär för Svenska Rallyt är det finaste man kan vara, det är med stolthet jag tar på mig västen varje år. Sådana ord värmer oss i tävlingsledningen, för det är precis så vi också känner. Att få vara en del av ett världsarrangemang är något mycket unikt och inte alla förunnat. Stanna upp en minut och tänk på innebörden av Världsmästerskap. Världen, hela världens blickar riktas mot Värmland och Dalarna under tävlingens intensiva dagar. Skogen fylls av olika språk och dialekter; en ivrigt gestikulerande spanjor i samspråk med en korrekt och reserverad engelsman TV-team som förmedlar resultat och intervjuer till motorintresserade i både Indien och Kanada Visst är det häftigt att världen kommer till just Dig och mig och att vi får möjlighet att tillsammans visa upp vår tävling för både lokalbefolkning och en internationell publik. Många länder och organisationer världen över kämpar just nu för att bli en del av den framtida VM-familjen i rally. För några kanske drömmen blir sann, för andra kommer det att stanna vid just en dröm. Svenska Rallyts mål är att återigen få ett långsiktigt avtal så att vi kan fortsätta att arrangera och utveckla tävlingen under många år framåt. Så låt oss tillsammans förvalta det förtroende vi fått på bästa tänkbara sätt. Vi är inte garanterade VM-statusen efter 2011 utan måste ta tillfället i akt och visa att vi är värdiga VMarrangörer. Och just Din roll är oerhört viktig. Varje funktionärpost innebär ett ansvar och en uppgift. Varje led i kedjan måste fungera och även ett till synes litet misstag kan få förödande konsekvenser. Det är därför ett stort ansvar att vara funktionär för Rally Sweden. Ibland kanske det kan kännas otacksamt; Du stiger upp mitt i natten, drar på långkalsongerna och packar kaffetermosen för att sedan bege Dig åtskilliga mil till en specialsträcka eller till serviceplatsen. Efter att ha fått de sista instruktionerna blir Du utplacerad på Din post för att utföra just Ditt uppdrag. Och så denna eviga väntan Men när du står där och fryser om tårna och väntar på att det hela ska börja, försök tänka: Att du ställer upp för organisationen och utför ditt uppdrag på bästa sätt innebär att världen får uppleva Rally Sweden. Utan Din insats vore tävlingen inte möjlig att genomföra, varken i år eller kommande år! Varma hälsningar Bertil Klarin, Tävlingsledare

3 MILJÖPOLICY Som ett av Sveriges största publika evenemang ska Rally Sweden vara en ledande och god förebild inom miljöområdet både nationellt och internationellt. Vi ska profilera Rally Sweden som en arrangör som sätter miljön i fokus i alla verksamheter året runt trots att rallyt äger rum på vintern. Vi vill att hela organisationen är engagerad i miljöarbetet och att varje medarbetare och funktionär väger in miljöhänsyn i de beslut som tas. Successivt ska Rally Sweden arbeta för att miljöpåverkan minskas genom medvetna val och vi ska: utbilda och informera så många som möjligt inom organisationen i miljöarbetet eftersträva samarbete och utbyte med miljöaktörer ta hänsyn till miljöarbete och miljöpåverkan när vi väljer samarbetspartners samt leverantörer och eftersträva att välja produkter och tjänster med dokumenterat bra miljöprestanda sträva efter att begränsa våra transporters miljöpåverkan i så stor utsträckning som möjligt spara energi och använda förnyelsebara energikällor, när så är möjligt, samt minimera avfallet följa tillämplig miljölagstiftning och föreskrifter, liksom övriga miljökrav utvärdera och förbättra vårt miljöarbete genom ett strukturerat och planerat arbete Du som funktionär kan hjälpa Rally Sweden att uppfylla sina miljömål med enkla medel. Se till att ditt område är rensat från skräp innan du lämnar området.

4 POLICY SÄKERHET KVALITET Svenska Rallyt AB är ett företag som arbetar med att marknadsföra, planera och genomföra internationella och nationella motorsportsarrangemang. Som en av de ledande motorsportsarrangörerna arbetar vi med att utveckla företaget och våra evenemang så att vi höjer säkerheten för publik, funktionärer och deltagare samt bidrar till ökade upplevelser och förbättrad kvalitet både sportsligt och kommersiellt. Vi arbetar systematiskt med våra förbättringar och inriktar oss på att verka förebyggande, följa tillämpliga lagar och andra krav samt följa upp resultatet av våra förbättringsinsatser. Vår personal och våra funktionärer i samverkande organisationer är företagets viktigaste resurs. Genom samråd, utbildning och kompetensutveckling stärker vi våra medarbetares möjligheter att hjälpa till att genomföra denna policy. Vi samarbetar med våra leverantörer, tävlingsdeltagare och andra intressenter för att säkerställa och förbättra vår kvalitet samt för att påverka och uppmuntra dem att förbättra sitt miljö- säkerhets- och kvalitetsarbete.

5 Torsdag 9. februari 1. bil Qualifying stage 10:33 SSS1 (Opening ceremony 19:00) 20:00 Fredag 10. februari 1. bil Stängt (från-till) SS 2 Mitandersfors 08:04 16:00 tor 19:00 SS 3 Opaker 1 09:28 16:00 tor 19:00 SS 4 Kirkenær 1 10:03 16:00 tor 19:00 SS 5 Finnskogen 1 10:38 16:00 tor 19:00 Service Kongsvinger 11:57 SS 6 Opaker 2 12:48 16:00 tor 19:00 SS 7 Kirkenær 2 13:23 16:00 tor 19:00 SS 8 Finnskogen 2 13:58 16:00 tor 19:00 Regrouping Torsby 15:25 SS 9 Torsby 16:05 16:00 tor 19:00 Service Hagfors 16:45 SS 10 Karlstad SSS 2 19:20 16:00 tor Lördag 11. februari 1. bil Stängt (från-till) SS 11 Vargåsen 1 07:58 16:00 fre 17:15 SS 12 Sågen 1 09:46 16:00 fre 18:00 SS 13 Fredriksberg 1 10:46 16:00 fre 19:30 SS 14 Hagfors Sprint 1 12:03 16:00 fre 20:30 Service Hagfors 12:43 SS 15 Vargåsen 2 13:46 16:00 fre 17:15 SS 16 Sågen 2 15:34 16:00 fre 18:00 Service Hagfors 18:21 SS 17 Fredriksberg 2 16:34 16:00 fre 19:30 SS 18 Hagfors Sprint 2 17:51 16:00 fre 20:30 Söndag 11. februari 1. bil Stängt (från-till) SS 19 Lesjöfors 1 08:34 16:00 lör 16:00 SS 20 Rämmen 1 09:10 16:00 lör 17:00 SS 21 Hagfors 1 09:59 16:00 lör 15:30 Service Hagfors 10:39 SS 22 Lesjöfors 2 12:08 16:00 lör 16:00 SS 23 Rämmen 2 12:44 16:00 lör 17:00 Regrouping Hagfors 13:28 SS 24 Hagfors 2 14:11 16:00 lör 17:00 Service Hagfors 14:51 Mål Karlstad 16:16

6 FUNKTIONÄREN När du har funktionärsvästen på, är du Rallyts ansikte utåt, oavsett uppgift om du är medlem i en motorklubb eller en annan förening. Ta reda på vad som förväntas av dig på din tilldelade post. Bemöt andra som du själv vill bli bemött.var hjälpsam i alla situationer även svåra och stressade. Ser du att en annan funktionär har problem, hjälp då denne med uppgiften. Du vill säkert att andra hjälper dig om du får problem. Använd en vänlig ton och ett leende när du utför din uppgift. Gästen har alltid rätt Alla gäster ska bli nöjda, utan att vi behöver bortse från regler och anvisningar. Det som planerats sedan lång tid måste ibland ändras i sista minuten. Om det skulle hända, vara beredd och hjälp till att genomföra förändringen på bästa sätt. Tio goda råd 1. Sätt dig in i din uppgift grundligt, diskutera den gärna med din gruppledare. 2. Skaffa dig översikt över hela arrangemanget. 3. Kom ihåg att du är Rallyts Ansikte utåt. 4. Kom i god tid och var väl förberedd. 5. Ta med tillräcklig utrustning (mat, kläder osv) för dagens arbete. 6. Var vänlig, hövlig och bestämd. 7. Visa smidighet och tolerans 8. Ett lyckat arrangemang beror på din insats och ditt uppträdande. 9. Tänk efter om din uppgift kan lösas på bättre sätt. 10. Gör lite noteringar om dina erfarenheter och ge det till din gruppledare.

7 HUR BEMÖTER JAG EN ARG GÄST? Var hövlig och saklig. Försök att skapa en trevlig/positiv atmosfär Skilj på person och sak Låt gästen få tala ut. Lyssna aktivt och visa förståelse. Finn grunden till problemet. Föreslå en lösning och få acceptans för den från gästen Låt folk få släppa ut lite ilska/ irritation. Ta det inte personligt. Ta hjälp av övrig publik, de kan ofta hjälpa till då andra beter sig dumt. Klagomål skall du se positivt på. En gästsom klagar, är en engagerad gäst. Skriv kortfattat om klagomålet och lämna till din gruppledare. ALKOHOLPÅVERKADE GÄSTER Vanliga sätt att lösa problem fungerar ofta inte om gästen är påverkad av alkohol. Använd en positiv ton och en vänlig röst för att förebygga problem. Gör klart att du och dina kollegor har en arbetsinstruktion som säger vad ni får och inte får göra. Försäkra dig om att ha medhjälpare i närheten. Försök med vanliga tekniker: lyssna och visa förståelse. Tala direkt till gästen om den måste avvisas. Fokusera på uppförandet, inte på personen. Ta emot hjälp från eventuella vänner till personen. Undvik att: Anklaga och säga t.ex Du har fått för mycket att dricka, eller gå in i en diskussion. Undvik att: Förhandla eller ge efter om det är tydligt att gästen måste avvisas Undvik att: Tackla situationen ensam om den ser ut att urarta

8 INSTRUKTION PARKERING OCH BILJETT- FORSÄLJNING / - KONTROLL Som biljettförsäljare är du ansvarig för att alla som kommer antingen har giltig biljett eller köper en på plats. Rallypass gäller som biljett alla dagar på alla sträckor. Dagbiljett gäller för den dag som står på biljetten. Sträckbiljett är det du som säljer på plats. Det är viktigt att du har ett gott samarbete med parkeringsfunktionärerna. Kom ihåg att både din klubb/förening och rallyt är beroende av intäkter från försäljningen av biljetter. Bemöt därför alla med vänlighet, men agera bestämt. Det är också viktigt att det är vuxna som utför dessa arbetsuppgifter.

9 INSTRUKTION PARKERINGSFUNKTIONÄR Du är oftast den första funktionär vår publik möter. Det är av största vikt att det första mötet sker i positiv anda, att våra gäster får ett bra första intryck. Var väl förtrogen med din parkering och den uppgift du tilldelats. Kom till din parkeringsplats i mycket god tid innan publiken börjar anlända. Kom ihåg att behandla vår publik på ett positivt sätt, precis som du själv skulle vilja bli behandlad. Var beredd att rycka in på annan post för att få allt att flyta smidigt. Se till att ni har ett fungerande samband mellan de olika posterna och till närmsta chef så att ni har full koll på läget. Var noga med att det finns vändnings luckor på jämna mellanrum vid vägparkering, att det packas på ett optimalt sätt på fältparkering så att tömningen flyter bra. Tänk på att ni måste kunna både fylla och tömma era parkeringar på samma gång under mellantiden om sträckan går två gånger. Ni måste vara på plats under hela tiden ända tills sista bil lämnar er parkering. Se till att parkeringen lämnas lika städad, eller bättre, som när ni kom så att vi är välkomna tillbaka ett annat år. Lycka till med ditt ansvarsfulla arbete Publikgruppen Rally Sweden

10 INSTRUKTION PUBLIKFUNKTIONÄR SS. Position... Tel nr till Sträckchef:... Tel nr till Säkerhetsansvarig:... Tel nr vid akut personskada: 112 OBS! Du måste själv fylla i ovanstående uppgifter vid funktionärsgenomgången före tävlingen. Ni är en mycket viktig del, kanske till och med den viktigaste delen av Rally Sweden. Det är ni som är vårt ansikte ut mot vår publik, uppträd därför vänligt men bestämt mot alla ni möter. Hela arrangemangets publiksäkerhet vilar på er. En publikfunktionär skall se till vår publiks säkerhet: Att publiken håller sig bakom avspärrningsbanden. Att publiken inte står i områden markerade med förbjuden publikplats Att publiken inte står i ytterkurvor. Att publiken inte befinner sig i tänkbara avåknings zoner. Att publiken inte promenerar på sträckan. Bär den gula safety västen hela tiden, det är den som visar att ni har befogenhet att styra publiken. Ni måste vara på era platser innan publiken kommer, annars är det i stort sett omöjligt att styra publiken till dom rätta publikplatserna. Det betyder att ni måste vara på plats senast tre timmar innan första tävlande kommer. Använd era visselpipor för att varna publiken, visselsignalen skall höras i god tid innan tävlingsbilen kommer och funktionärer med visselpipor bör vara placerade på sådant avstånd från varandra att visselsignalen kan gå som vågen och förvarna vartefter tävlingsbilarna kommer. Se till att din plats lämnas lika städad, eller bättre, som när ni kom så att vi är välkomna tillbaka ett annat år. Lycka till med ert ansvarsfulla arbete Säkerhetsgruppen Rally Sweden

11 Kvalsträcka avgör startordning På torsdagens nya kvalificeringssträcka sker officiell tidtagning och den snabbaste av de toppseedade förarna får välja sin startposition till första dagsetappen. Därefter väljer den näst snabbaste och så vidare. Att ha en gynnsam startposition i tävlingen kan vara helt avgörande. Det innebär att vi kan gissa att de snabbaste förarna gärna väljer att starta en bit ner i startfältet för att slippa ploga, men för att också ha koll på sina konkurrenter. Tidigare har publiken varit på plats när första bil anländer för det har ofta varit den snabbaste. Nu finns risken att publiken anländer sent till sträckan vilket ställer stora krav på er funktionärer. Även på lördagens och söndagens etapper blir det samma situation. De femton bäst placerade från dagen innan startar i omvänd placeringsordning. Det är viktigt att du som publikfunktionär ser til att publiken inte står på farliga platser. Figurerna visar var det är farligt och därför förbjudet att stå. (rödt) Hårnålskurva Y-korsning Vänstersväng Högersväng Vägbyte vänster Vägkorsning 90 höger 90 vänster Hopp, krön Vägbyte höger Chikan

12 MEDIA Medierna spelar en stor roll för världsmästerskapen i rally. Var och en som är ackrediterad som media måste därför tillåtas att utföra sitt arbete på bästa möjliga sätt. Media är dock inte undantagna från de allmänna säkerhetsbestämmelserna. I vanliga fall ska detta inte störa deras möjlighet att utföra sitt arbete. Om en funktionär ställs inför valet att låta en medieperson utföra arbetet efter eget önskemål, men därigenom utsättas för en oacceptabel säkerhetsrisk, måste alltid säkerheten gå i första rummet. Vad gäller säkerhet är media indelade i två grupper: a) Media med numrerad fotoväst b) Media med enbart mediebricka. Endast media med numrerad fotoväst får stå på områden som inte publiken har rätt att beträda. All övrig media är skyldiga att anpassa sig till kraven som gäller för publik, med undantag för intervjuområden, presscenter osv. Alla media med numrerad fotoväst måste bära västen fullt synlig och inte täckt av andra klädesplagg. Fotovästen är personlig och kan inte överlåtas. Överträdelse mot detta kan resultera i att västen omgående återkallas. Om en funktionär eller FIA:s säkerhetsdelegat upptäcker någon i fotoväst på en farlig plats, ombeds denne att flytta sig till ett säkrare ställe. Om inte tillsägelsen åtlyds tillkallas en chefsfunktionär som upprepar uppmaningen att fotografen ska flytta sig till ett säkrare ställe. Om denna tillsägelse fortfarande inte åtlyds avfattar funktionären omgående en bevittnad rapport till presschefen för åtgärd. Om möjligt ta gärna ett foto på personen där västnumret syns.

13 SPONSORER Rally Swedens partners är med och stöttar rallyt ekonomiskt och får för detta synliggöra exponering på utvalda sträckor i utbyte. Det är därför väldigt viktigt att inga företag utöver dom som har avtal med Rally Sweden får tillträde till att sätta upp egna banderoller eller annan exponering/skyltar längs sträckorna. OM någon sätter upp en banderoll/skylt eller annan typ av exponering som ej är sanktionerad legitim sponsor till Rally Swedens officiella sponsorstruktur skall denna typ av exponering omedelbart plockas bort. Vid oklarheter i ärendet eller om andra frågor uppstår runt Rally Swedens officiella sponsorstruktur; vänligen kontakta marknadsansvarige Andreas Slätt på Följande företag är Rally Swedens sponsorer: Dessutom stöttas Rally Sweden av :

14 BRICKOR OCH BILJETTER Följande brickor gäller samtliga för fri entré till rallyt. En del brickor ger bäraren ytterligare tillträde till delar som är förbjudna för publik. Tävlingsorganisation / Funktionärer SENIOR OFFICIAL OFFICIAL MARSHAL Tävlande TEAM Media Gäster/Sponsorer Medialegitimation Framsida: Framsida: Baksida: Baksida: COMMERCIAL A BILSPORTFÖRBUNDET SVENSKA BILSPORTFÖRBUNDET - Bilaga till Gemensamma Regler Medialegitimation Framsida: Biljetter/Pass FRE DAG Baksida: LÖR DAG DAGBILJETT 10 FEB Bilpass - Media GÄLLER FÖR ENTRÉ TILL ALLA STRÄCKOR, INKLUSIVE SERVICEPLATSEN UNDER FREDAGEN 10 FEBRUARI 250 SEK / I NORGE 250 NOK Bilpass EVENT VIP-kort B - Bilaga till Gemensamma Regler - VIP-kort ärslicens Klass A Fri Passage Förbundsstyrelse Baksida: Funktionärslicens Klass A ENSKA BILSPORTFÖRBUNDET gitimation Framsida: DAGBILJETT SÖNDAG 12 FEB Medialegitimation DAGBILJETT LÖRDAG 11 FEB Förbundslegitimationer GÄLLER FÖR ENTRÉ TILL ALLA STRÄCKOR, INKLUSIVE SERVICEPLATSEN UNDER SÖNDAGEN 12 FEBRUARI VALID FOR ENTRY TO ALL SPECIAL STAGES, INCLUDING THE SERVICE PARK DURING SUNDAY FEBRUARY SEK / I NORGE 250 NOK DAGBILJETT FREDAG 10 FEB F Baksida: Bilpass - Media Hederslegitimation DAGBILJETT 12 FEB DAGBILJETT 11 FEB GÄLLER FÖR ENTRÉ TILL ALLA STRÄCKOR, INKLUSIVE SERVICEPLATSEN UNDER LÖRDAGEN 11 FEBRUARI VALID FOR ENTRY TO ALL SPECIAL STAGES, INCLUDING THE SERVICE PARK DURING SATURDAY FEBRUARY SEK / I NORGE 250 NOK Baksida: M Framsida: SÖN DAG VALID FOR ENTRY TO ALL SPECIAL STAGES, INCLUDING THE SERVICE PARK DURING FRIDAY FEBRUARY 10 Utfärdade av SBF Förbundslegitimationer Bilpass SVENSKA BILSPORTFÖRBUNDET Framsida: - Bilaga till Gemensamma Regle Förbundslegitimationer Baksida: SPONSOR SVENSKA BILSPORTFÖRBUNDET Inhyrd personal slegitimationer V.I.P GUEST Försäljare MEDIA CONTRACTOR Fri Passage Förbundsstyrelse Hederslegitimation V Funktionärslicens Klass A F

15 BILPASS/DEKALER Följande bilpass är utfärdade av Rally Sweden. Alla gäller för fri parkering på publikparkering samt tillträde enligt vad som står vid varje dekal. OBS! Bakgrunden på dekalen är inte grå i verkligheten, utan genomskinlig ALL ACCESS TK OFFICIAL Överallt även sträckor Överallt fram till TK Överallt utom TK sträcka, service SERVICE AUXILIARY Serviceplatsen Serviceplatsen TABARD MEDIA MEDIA Tabard Media- & Media-parkering Media-parkering V I P SPONSOR GUEST VIP parkering Inget, edast fri parkering Inget, edast fri parkering COMMERCIAL CONTRACTOR Utställarparkering Överallt där det behövs för att utföra det jobb de hyrts in för, utom sträcka.

16