KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kultur- och fritidsnämnden Tid och plats: Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde kl i Stora mötet, Koordinaten Ordförande Patrik Renfors (V) Sekreterare Björn Selim Nr DiarieNr Ärendemening 1 KFN Ordförandens information Informationsärende 2 KFN Kultur- och fritidschefens information Informationsärende s. 2 3 KFN Ekonomisk uppföljning per april 2015 Beslutsärende s. 3 4 KFN Uppföljning av systematiskt säkerhetsoch arbetsmiljöarbete 5 KFN Avtal med ryttarföreningen angående stallet och ridhuset i Stjärnholm Beslutsärende s. 8 Beslutsärende s KFN Information om studieförbund Informationsärende s KFN Revidering av Kultur- och Fritidsnämndens delegations- och verkställighetsordning 8 KFN Remittering av kommunövergripande integrationsplan Beslutsärende s. 42 Beslutsärende s KFN Uppföljning av föreningsbidrag till OIK Beslutsärende s KFN Delgivningar Beslutsärende s KFN Redovisning av delegationsbeslut Beslutsärende s KFN Balanslista Kfn Informationsärende s KFN Övriga frågor Informationsärende

2 Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden (2) Dnr KFN Kultur- och fritidschefens information 1. Kulturplan rapport från arbete pågående arbete Kulox innevånare, föreningar = inspiration Förskole och skolspåret Kartläggning a la cultural planning utgångspunkt kartan Focusgrupper: vård och omsorg, näringsliv, samhällsplanering Sammanställning under september-december, rapport kfn januari analys och skrivande, ställa samman en plan Beslut och remiss till nämnderna Beslut i KFN gå vidare till KS och KF 2. Ramdalens IP Konstgräs Sommaren Omklädningsrum 4 och 5 är avstängda allmänt 3. Reflektioner från uppföljning av verksamheten på Stjärnholms ridanläggning. En del av interkontrollplanen. 4. Bidrag till studieförbund information om regelverk och bidrag 5. Ny taxor för mötesrummen på Koordinaten. Kommufullmäktige har fastställt dem. 6. Kontaktcenter presentation av grovplanering 7. Statistik över bokningar. Uppdrag från föregående möte. 8. Nya reglementet för KFN utdelning av reglementet. Utdragsbestyrkande

3 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon , Uppföljning för april kultur- och fritidsnämnden 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Godkänna redovisning av ekonomisk verksamhetsrapport och investeringsrapport 2. Sammanfattning Prognosen för hela året är beräknat till ett nollresultat. Månadens resultat är +220 tkr. Jämfört med 2014 så var månadens resultat +401 tkr. Överskottet beror på att förvaltningen inte tagit in vikarier, vid ledigheter, sjukskrivningar och att en tjänst är obesatt t.o.m. juli. Ökade kostnader finns det risk för när det gäller idrottsplatsen. 3. Ärendet Driftbudget: Vid kultur- och fritidsnämndens föregående sammanträde fick kultur- och fritidschefen i uppdrag att göra uppföljningen med ett verksamhetsperspektiv. I denna redovisning presenteras uppföljningen utifrån varje verksamhet. Intäkter för sålda biljetter till vårens alla evenemang finns med i redovisningen. Alla evenemang har inte varit än och därmed har vi inte fått alla kostnader. Överskott från sponsorsintäkter för kultur ska täcka höstens evenemang. Övrigt: Projekt Godnattsagor inifrån på kriminalvårdsanstalten har tillkommit. Ger ett positivt resultat i redovisningen. Anslag: Omatchade periodiseringsnycklar mellan budget och utfall, är inte korrekt inlagt i ekonomisystemet. Konsekvenser för fritid/föreningsbidrag. Kostnader: Personal: begränsat med vikarier vid föräldraledighete, sjukskrivning och annat arbete. En obesatt tjänst där rekrytering pågår. Ger ett positivt resultat för verksamheterna kultur och turism. För att stärka bemanningen har antalet timmar utökats för deltidstjänster på fritidsgården. Det finns en osäkerhet kring frånvaroavdragen i och med införandet av det nya lönesystemet. I dagsläget går det inte att ta fram löneunderlag. Köp av verksamhet: Tjänster för drift och skötsel av idrottsplatsen köps i nuläget Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

4 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 2(2) av Kustbostäder. Risk för ökade kostnader finns bl.a. för konstgräset. Arbete med besöksnäringsstrategin startar nu när ny turistansvarig börjat sin tjänst. Konsultkostnader kan tillkomma. Kostnader för arbetet med Oxelösunds kulturplan beräknas finansieras inom ramen. I september kommer en beräkning av kostnaderna. Arbetet kommer att bedrivas 2015 och Investeringar: Kommunfullmäktige har beviljat ett anslag på 80 tkr till inventarier på Koordinaten. Därtill kommer tilläggsanslag från 2014 på 44 tkr till inventarier på Koordinaten och 127 tkr till badplatser. Planering för inventarieinköp pågår och inköp görs från juni till december. 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Utifrån ovanstående genomgång godkänna uppföljningen av driftbudget och investeringar. Beslutsunderlag: Uppföljning av investeringar, april 2015 Uppföljning fördelat på verksamheter, april 2015 Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Pia Westlin Administrativ handläggare Beslut till: Kommunstyrelseförvaltningen (för kännedom) Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

5 Uppföljning av Investeringar, april 2015 Sid 1 Del 1: Investeringsutgifter Ansvarig Obj. Budget Förbrukat Prognos nämnd nr inkl TB Ändamål enl redovisn årsförbrukn Kommentar KS 200 E-tjänster KS 200 Sithskort, säkerhetslösning i vården KS E-tjänster, (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Fastighetsnät / trådlöst (TB) 54 TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Nytt intranät My Live 122 TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS 150 Mellanarkiv KS 300 Utveckling av kodsträng (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Beslutstödsystem, (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS 250 Raindance, uppgradering och utveckling (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Raindance, BAS 4 10 KS 500 Skylt på motorvägen KS Larsson & Kjellberg (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Lägerboende Ramdalens IP (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS 300 Ramdalens IP, värmepanna KS 700 Ramdalems IP, anpassning av omklädningsrum KS Fastigheter (urspr budget tkr) Ursprunglig budget tkr KS 89 Fastigheter (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Framtidens förskola och skola KS Framtidens förskola och skola, etapp TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Taket, Ramdalen, etapp 1 TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Taket, Ramdalen, etapp TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Tak på Ramdalsanläggningen, etapp 1 (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Björntorp, byte ventilationsaggregat byggnad B 48 KS Utbyte av ventilationsaggregat, Björntorp D 400 KS Utbyte av ventilationsaggregat, Björntorp E 0 KS KS Möbler rum KS Ramdalsskolans kök, värme - ventilation Ur ombyggnad av kök KS Ombyggnad av Ramdalsskolans kök KS Ombyggnad av Ramdalsskolans kök (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Ombyggnad av kök (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Tillgänglighetsinvent D-skolan, Sjötången, Brevik 79 TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS Gruppboende KS 750 Utveckling Jogersö (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS 225 Brevikskolan, vikvägg (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KS 50 Rakel kommunikationssystem (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj Delsumma Uppföljning av Investeringar, april 2015 Sid 2 Del 1: Investeringsutgifter Ansvarig Obj. Budget Förbrukat Prognos nämnd nr inkl TB Ändamål enl redovisn årsförbrukn Kommentar KFN Inventarier Koordinaten (TB) 44 TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj KFN 80 Inventarier Koordinaten 80 KFN Badplatser (TB) 127 TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj Delsumma VON 300 Trygghetslarm, särskilda boenden (TB) VON Utemiljö särskilda boenden VON 100 Nya bostäd m särsk. service, invent. i gem. utrymmen VON Invent. och utrustning, hemtjänst och äldreboenden VON 300 Inventarier, funktionsstöd VON 182 Invent. bostäder m särsk. serv. (gem. utr.) (TB) VON 400 Elektronisk nyckelhantering i hemvården (TB) Delsumma MSN 100 GIS MSN 100 GIS (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj MSN 100 Storformatskrivare MSN 100 Skanning av arkiv MSN 80 Utbyte av utrustning för luftkvalitémätning (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj MSN Gc-vägar Ursprunglig budget tkr MSN 44 Gc-vägar (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj MSN 500 Cykelställ i anslutning till busshållplatser MSN 600 Trafiksäkerhetsåtgärder Ursprunglig budget 600 tkr MSN 177 Trafiksäkerhetsåtgärder (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj MSN 200 Tillgänglighetsanpassning Ursprunglig budget 200 tkr MSN 216 Tillgänglighetsanpassning (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj MSN Torget, öka attraktiviteten MSN 300 Torget, utveckling (TB) TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj MSN Fiskehamnen, öka attraktiviteten (TB) 111 TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj MSN 87 Kupolplattor runt eken TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj MSN Gästhamnen Delsumma Uppföljning av Investeringar, april 2015 Sid 3 Del 1: Investeringsutgifter Ansvarig Obj. Budget Förbrukat Prognos nämnd nr inkl TB Ändamål enl redovisn årsförbrukn Kommentar UN Inventarier och lekutrustning (TB) 13 TB av investeringar är ännu inte beslutat. Se Kf 12 maj UN Lärverktyg 27 Ur anslaget för inventarier och lekutrustning UN Lokalkostnader / inventarier Ur anslaget för inventarier o lekutrustning samt ljuddämpande invent UN Smartboards och IT Ur anslaget för IT samt smartboards i förskola och skola UN 0 IT i förskolor och skolor Ursprunglig budget 200 tkr, till smartboards och IT UN Inventarier och lekutrustning 9 Urspr. budget 450 tkr, till lekverktyg 300 tkr och lokalkostn 150 tkr UN 0 Smartboard i förskolor och skolor Ursprunglig budget 200 tkr, till smartboards och IT UN 0 Ljuddämpande inventarier till förskola och skola Ursprunglig budget 400 tkr, till lokalkostnader / inventarier Delsumma Delsumma Investeringsreserv Ursprunglig investeringsbudget Tilläggsbudget från Summa budget (inkl TB) resp. förbrukat Del 2: Investeringsinkomster, april 2015 Sid 3 Ansvarig Obj. Inkommet Prognos nämnd nr Budget Försäljningar enl redovisn årsinkomst Kommentar KS Villabacken etapp 1 0 KS Lastudden 0 KS -500 Segelvägen 0 KS V. Femöre 1 C och 1 D 0 KS V. Femöre 1 E och 1 F (barnkoloni) 0 KS -400 Inskogen 0 KS Tomträtter Fiskehamnen 0 KS 350 Övrigt (reserv) 0 Summa Summa investeringsinkomster Netto investeringar o försäljningar G:\!Mal-Budget\Delår\Delår 2006\Uppföljning av investeringar, april 2015_e0a81ba8-a3bf-4787-b4be-ddc81ccf1ef9 Uppföljn

6 Kultur- och fritidsnämnden april 2015 Verksamhetsrapport V2 helårsprognos Helårsprognos 2015 Ack utfall jan-april 2015 Verksamhet Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse 11 Stöd till pol partier Turism, konsumentinfo Gemensam administration Fritid Kultur Idrotts- och fritidsanläggningar Fritidsgård Café/uthyrning Grundskola Ansvarsrapport RR per Kontogruppering Årsbudget Årsprognos Diff Ack budget Ack utfall Ack diff I Intäkter Avgifter I Intäkter Bidrag I Intäkter Övrigt rest kkl I Intäkter Anslag Summa: I Intäkter K Kostnader Personal K Kostnader Lokaler , K Kostnader Köp av verksamhet K Kostnader Övrigt rest kkl Summa: K Kostnader RAPPORTTOTAL Kommentarer:

7 Intäkter Avgifter: biljettförsäljning för vårens alla evenemang, ger ett plusresultat fram till och med april för kulturverksamheten. Bidrag: lägre ersättningar från AMS. Övrigt: projekt Godnattsagor inifrån på kriminalvårdsanstalten har tillkommit, ger plusresultat för kulturverksamheten. Anslag: Omatchande periodiseringsnycklar mellan budget och utfall, inte korrekt inlagt i ekonomisystemet. Konsekvens för verksamhet fritid föreningsbidrag. Kostnader Personal: begränsat med vikarier vid föräldraledighet, sjukskrivning och annat arbete. Obesatt tjänst, rekrytering pågår. Ger ett plusresultat för verksamheterna turism och kultur. För att förstärka bemanningen har timmarna utökats för deltidstjänster på fritidsgården. Det finns fortfarande en osäkerhet kring frånvaroavdragen i och med införandet av det nya lönesystemet. I dagsläget går det inte att ta fram löneunderlag. Köp av verksamhet: Tjänster för drift och skötsel av idrottsplatsen köps i nuläget från Kustbostäder. Risk för ökade kostnader finns bl a för konstgräset. Övrigt: Idrottsplatsens elkostnader är högre under jan-mars, något högre driftskostnader för idrottsplatsen än budgeterat fram till och med april. Kostnader har tillkommit för skadegörelse på Koordinatens entré. Plötslig avisering om nedläggning av nuvarande bibliotekssystem, övergång till nytt system har krävt utbildningsinsatser som inte är budgeterade. Arbetet med besöksnäringsstrategin kommer att starta nu när ny turistansvarig börjat sin tjänst. Konsultkostnader kan tillkomma. Kostnaderna för arbetet med Oxelösunds kulturplan beräknas finansieras inom ramen. Årsprognosen är beräknad till ett nollresultat utifrån den planerade verksamheten. Månadens resultat är +220 tkr. Mars 2014 var resultatet +401tkr. Ett lägre överskott för personal än 2015, ett högre överskott på övriga kostnader än 2015, extra engångsintäkt 2014 för sålda friskvårdskort 2013 hos Medley. Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef

8 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon , Uppföljning av systematiskt säkerhets- och arbetsmiljöarbete 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Godkänna redovisningen av systematiskt säkerhets- och arbetsmiljöarbete 2. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljöansvar enligt huvudreglementet för Oxelösunds kommuns kommunstyrelse och nämnder. Kultur och fritidsnämnden har fördelat arbetsmiljö och säkerhetsuppgifter till kultur- och fritidschefen. Kultur- och fritidsnämnden ska bevaka att verksamheternas arbetsmiljöaspekter bevaras. Varje år sker uppföljning av det systematiska arbetsmiljö- säkerhets- och hälsoarbetet enligt AFS 2001:1 11. Syftet är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna. Kultur- och fritidsförvaltningen har genomfört arbetet enligt riktlinjerna 3. Ärendet Kultur och fritidsnämnden har fördelat arbetsmiljö och säkerhetsuppgifter till kultur- och fritidschefen. Huvudreglementet för Oxelösunds kommuns kommunstyrelse och nämnder ändrades i beslut i kommunfullmäktige 2011:90. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljöansvar enligt nya huvudreglementet. Kultur och fritidsnämnden ansvarar för verksamheternas arbetsmiljöansvar vilket betyder att nämnden ska ta hänsyn till samtliga föreskrifter/lagar som gäller för verksamheterna. Kultur- och fritidsnämnden ska bevaka att verksamheternas arbetsmiljöaspekter bevaras. Varje år sker uppföljning av det systematiska arbetsmiljö- säkerhets- och hälsoarbetet enligt AFS 2001:1 11. Syftet är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna. Kultur- och fritidsförvaltningen har genomfört arbetet enligt föreskrifterna. Sammanställning av frågor/svar och kommentarer från kommunstyrelseförvaltningen finns med i beslutsunderlagen. 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Kultur- och fritidschefen föreslår att kultur- och fritidsnämnden godkänner Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

9 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 2(2) informationen. 5. Koppling till andra beslut och mål 2011: : :26 6. Konsekvenser Ekonomi Om regler för säkerhet inte följs kan det få svåra ekonomiska följder. Om regler för arbetsmiljön inte följs så innebär det svårigheter för personal och organisation. Detta medför i sin tur kostnader. Beslutsunderlag: Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljö arbetet sammanställning KFN 2014 Avtal - Fördelning av arbetsmiljöansvar från nämnd till förvaltningschef med underställda chefer Tjänsteskrivelse, daterad Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschef (för kännedom) Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

10 Uppföljning av SSAM 1 (5) Datum Original: På enheten Kopia till: Högre chef/nämnd Personalenhet OXL1 00 v Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljö- säkerhets- och hälsoarbetet Krav på årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet finns i AFS 2001:1 11. Syftet med den årliga uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppföljningen ger en god bild över hur arbetsmiljöarbetet har fungerat under året, vad som har fungerat bra och vad som behöver förbättras. Om brister upptäcks i uppföljningen ska åtgärder vidtas snarast. Om det inte är möjligt ska åtgärd planeras i arbetsplatsens/verksamhetens handlingsplan för systematiskt arbetsmiljösäkerhets- och hälsoarbete. Alla kommunens chefer ska i oktober varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljö- säkerhets- och hälsoarbetet för sina ansvarsområden. Uppföljningen görs tillsammans med skyddsombud (och hälsoinspiratör om verksamheten har det.) Resultatet följs upp av högre chef/nämnd. Personalenheten sammanställer uppföljningen centralt och presenterar den för central skyddskommitté. Sammanställning Kultur och fritid 2014 Antal chefer som lämnat in uppföljningen: 1 av 1 stycken. 1. Arbetsmiljöorganisation, samverkan i arbetsmiljöarbetet, uppgiftsfördelning 1.1 Har arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet skriftligt fördelats till dig som chef för verksamheten? AFS 2001: Har du som chef den kompetens, de befogenheter och de resurser som krävs för att fullgöra dina fördelade arbetsmiljöuppgifter? AFS 2001: Följer din chef/nämnd regelbundet upp hur fördelade arbetsmiljöuppgifter utförs? Ej Ja Nej tillämpligt 1.4 Har du under året följt upp att det systematiska arbetsmiljö- säkerhets- och hälsoarbetet fungerar i underställda chefers verksamhet. 1.5 Finns det skyddsombud på arbetsplatsen/i verksamheten? 1.6 Har arbetsplatsens skyddsombud deltagit i planering av ändrade lokaler, arbetsprocesser eller arbetsmetoder på arbetsplatsen/i verksamheten? Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND (fax) kommun@oxelosund.se

11 Uppföljning av SSAM 2 (5) Datum Har arbetsplatsens skyddsombud deltagit i undersökningar, riskbedömningar och uppföljningar av arbetsmiljön på arbetsplatsen? 1.8 Finns det hälsoinspiratör på arbetsplatsen/i verksamheten? 1.9 Genomförs arbetsplatsträffar regelbundet där arbetsmiljön finns med på dagordningen? 1.10 Har alla medarbetare haft ett medarbetarsamtal med ansvarig chef under året? 2. Kartläggning av risker, utredning av ohälsa Har kartläggning av risker/brister genomförts under året avseende: Ja Nej Ej tillämpligt 2.1 Psykosocial arbetsmiljö (t.ex. i enkätform) 2.2 Hot- och våldsrisker 2.3 Fysisk/teknisk arbetsmiljö (t.ex. via skyddsrond) 2.4 Har riskinventeringar utförts inför förändringar avseende exempelvis organisation, lokaler, arbetsmetoder 2.5 Har en säkerhetsrond genomförts tillsammans med Räddningstjänsten? (Genomförs vart 3 till vart 5 år) 2.6 Har verksamhetens säkerhet kartlagts enligt kommunens Checklista för säkerhet? (Brand, stöld, it) 2.7 Utreds och dokumenteras arbetsskador och tillbud? AFS 2001: Har sjukfrånvaro och rehabilitering hanterats i enlighet med kommunens rutiner? 2.9 Har samtliga rehabiliteringsärenden dokumenterats i Adato 3. Handlingsplaner, genomförande och uppföljning av åtgärder

12 Uppföljning av SSAM 3 (5) Datum Ja Nej Ej tillämpligt 3.1 Har en årlig handlingsplan för arbetsmiljö- säkerhet- och hälsa (SSAM) upprättats med åtgärder för att förbättra arbetsmiljön på arbetsplatsen/i verksamheten? 3.2 Har handlingsplanen, vid behov, fyllts på med åtgärder under året för att förbättra arbetsmiljön? 3.3 Är åtgärderna i handlingsplanerna budgeterade, när så behövs? 3.4 Genomförs regelbundna uppföljningar av åtgärderna i handlingsplanen? (Är de genomförda? Har de haft önskad effekt?) 3.5 Är innehållet i handlingsplanen känd bland medarbetarna? 4. Arbetsmiljölag, förordning, författningssamlingar, rutiner 4.1 Är arbetsmiljölagens och arbetsmiljöförordningens innebörd känd av dig som chef? 4.2 Är arbetsmiljölagens och arbetsmiljöförordningens innebörd känd av medarbetarna? (så att de kan delta i arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen) 4.3 Är innehållet i, för arbetsplatsen gällande, föreskrifter från Arbetsmiljöverket känt av dig som chef? 4.4 Är innehållet i, för arbetsplatsen gällande, föreskrifter från Arbetsmiljöverket känt av medarbetarna? (så att de kan delta i arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen) 4.5 Finns arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och tillämpliga föreskrifter tillgängliga för chef och medarbetare? 4.6 Är kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete och rehabilitering känt av dig som chef? 4.7 Är kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete och rehabilitering känt av medarbetarna?

13 Uppföljning av SSAM 4 (5) Datum Kompetens, kompetensutveckling Ja Nej Ej tillämpligt 5.1 Har du som chef genomgått en arbetsmiljöutbildning i kommunens regi under de senaste tre åren? 5.2 Har alla skyddsombud på arbetsplatsen/i verksamheten genomgått en grundläggande arbetsmiljöutbildning? 5.3 Har introduktion för nyanställda genomförts under året där en del handlar om arbetsmiljön. Innehållande exempelvis vilka risker som finns i verksamheten och hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs. 5.4 Har personalen lagstadgad utbildning för särskilt farliga arbetsuppgifter t.ex. avseende användning av röjsåg, motorsåg arbete med härdplaster, asbest med mera? 5.5 Är tillräckligt många på arbetsplatsen utbildade i första hjälpen och hjärt- och lungräddning? 5.6 Har tillräckligt många på arbetsplatsen genomgått en risk- och brandskyddsutbildning? 6. Rutiner, skriftlig dokumentation Ja Nej Ej tillämpligt 6.1 Diskuteras och analyseras den årliga sjukfrånvarostatistiken? 6.2 Diskuteras och analyseras det årliga övertidsuttaget? 6.3 Finns förteckning över de kemikalier som används? 6.4 Utförs årlig revidering av kemikalieförteckningen? 6.5 Finns aktuella säkerhetsinstruktioner tillgängliga? 6.6 Finns skriftliga instruktioner för arbetsuppgifter som

14 Uppföljning av SSAM 5 (5) Datum bedömts som riskfyllda? Till exempel arbete med viss teknisk utrustning, arbete som innebär risk för exponering för farligt ämne, ensamarbete o.s.v. 6.7 Finns rutiner angående maskinsäkerhet, besiktning av tryckkärl och lyftanordningar? 6.8 Lyfts arbetsmiljöaspekter fram vid inköp av utrustning, maskiner och kemikalier? 7. Övrigt Styrkor Kultur och fritid: Chef och medarbetare på Kultur och fritidsförvaltningen har den kunskap i AML, Arbetsmiljöförordning och AMV föreskrifter som krävs för att kunna bedriva ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete. Chef och skyddsombud arbetar tillsammans med riskbedömningar, åtgärder och uppföljningar. Arbetsplatsen har regelbundna arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal vilket möjliggör delaktighet och inflytande. Arbetskador och tillbud utreds och dokumenteras, Sjukfrånvaro och rehabilitering hanteras i enlighet med kommunens rutiner och dokumenteras i Adato, Introduktionen för nyanställda innehåller information om arbetsplatsen risker och de rutiner som finns för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Tillräckligt många på arbetsplatsen är utbildade i hjärt- och lungräddning samt risk- och brandskydd. Den årliga sjukfrånvarostatistiken och övertidsuttaget diskuteras och analyseras. Utvecklingsområden Kultur och fritid: Det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar bra på Kultur och fritidsförvaltningen men för att bevara det friska friskt och förbättra hälsan ytterligare på arbetsplatsen kan ett långsiktigt och främjande arbete med friskvård och livsstilsfrågor vara bra. I dag finns ingen hälsoinspiratör i verksamheten vilket är synd eftersom hälsoinspiratören har i uppdrag att lyfta livsstilsfrågor och inspirera kollegor till goda hälsoval.

15

16

17

18

19 Tjänsteskrivelse 1 (7) Datum OXL2 00 v Kultur- och fritid Kultur- och fritidskontoret Conny Zetterlund Telefon , Fax conny.zetterlund@oxelosund.se 1. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter för Kultur- och fritidsnämnden Kultur-och fritidsnämndens beslut Fördela följande arbetsuppgifter till Kultur- och fritidschefen Övergripande planera, leda och följa upp arbetsmiljöarbetet Bevaka att verksamheten drivs i enlighet med Arbetsmiljölagen samt gällande föreskrifter samt i enlighet med kommunens gällande policy och interna instruktioner. Se till att den till vilken arbetsmiljöuppgifter fördelas har erforderlig kompetens, resurser och befogenheter. Följa upp att fördelade arbetsuppgifter utförs i organisationen. Se till att fungerande rutiner finns för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samordna rutiner för arbetsmiljöarbetet mellan olika enheter inom verksamheten. Se till att årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet utförs. Se till att brister i arbetsmiljön åtgärdas. Informera berörd nämnd om när arbetsmiljöförhållandena är sådana att det inte är möjligt att uppfylla gällande krav samt returnera fördelningen på fastställd blankett. Varadelaktig i riskbedömningar vid förändring inom verksamheten. 2. Bakgrund och sammanfattning Idag finns det enbart en skrivelse om arbetsmiljö i reglementena för nämnderna. Det är i reglementet för kommunstyrelsen 5 8:e punkten där texten lyder: svara för arbetsmiljön för de anställda och företagshälsovård, vilket innebär att kommunfullmäktige idag fördelar arbetsuppgifter till kommunstyrelsen och kommunstyrelsen fördelar i sin tur ansvaret till kommunchefen. I övriga reglementen står det inte om arbetsmiljö eller om fördelningen av uppgifter. Eftersom varje nämnd är ansvarig för verksamhet bör således nämnderna ta del Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Koordinaten, Järntorget (vx) Kultur och fritid OXELÖSUND (fax) koordinaten@oxelosund.se

20 Tjänsteskrivelse 2 (7) Datum av arbetsmiljöarbetet på likartat sätt som de behöver ta hänsyn till övrig lagstiftning. Idag är det upp till kommunstyrelsen att genomföra konsekvensbedömningar när en förändring i verksamheten ska ske oavsett verksamhet. Kommunfullmäktige har ändrat huvudreglementet för Oxelösunds kommuns kommunstyrelse och nämnder avseende fördelning av arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljöansvar. Huvudreglementet har fått en tilläggsparagraf 1a, som innebär att nämnden/styrelsen ansvarar för arbetsmiljöuppgifter samt fördelning av dessa inom respektive verksamhetsområde. Oxelösunds kommuns kommunstyrelse och nämnder ska enligt huvudreglementets 1 ha hand om den verksamhet, som kommunfullmäktige fastställt i reglemente eller som följer av gällande lagstiftning samt i övriga de uppgifter som kommunfullmäktige överlämnar. Eftersom nämnderna ansvarar för sina respektive verksamheter så ska de ta hänsyn till samtliga föreskrifter/lagar som gäller för verksamheten. Nämnden ska således bevaka att verksamhetens arbetsmiljöaspekter bevaras om ej fullmäktige beslutar något annat. 3. Ärendet Kommunfullmäktige har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön och bör således göra en fördelning av uppgifter till nämnderna. Nämnderna ska enligt kommunallagen besluta i frågor som rör förvaltningen (KL, kap 3, 13, första stycket) Nämnderna ansvarar för att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har fattat beslut kring samt de föreskrifter som gäller för verksamheten (KL, kap 6, 7, första stycket). Tanken med tillskottet/ändringen av reglementet är att kommunfullmäktige ska fördela uppgifter till respektive nämnd och att nämnderna i sin tur beslutar om de önskar fördela arbetsmiljöuppgifterna till förvaltningschefen. Förvaltningschefen kan i sin tur välja att fördela uppgifter vidare till rektorer, chefer, enhetschefer, arbetsledare m.fl. Ansvaret kan vid behov även fördelas ytterligare ett led t.ex. till arbetsledare, avdelningsansvariga eller liknande. För att få en tydlig fördelning av arbetsmiljöuppgifterna så bör nuvarande uppgiftsfördelning revideras enligt nedan:

21 Tjänsteskrivelse 3 (7) Datum Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Vård- och omsorgsnämnd Utbildningsnämnd Verksamhetschefen, kommunchefen Miljö- och samhällsbyggnadsnämnd Kultur- och fritidsnämnd Enhetschefer, rektorer m.fl. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter - uppgiftsfördelning Kommunfullmäktige s ansvar Politiker i fullmäktige har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön. Blankett för fördelning av arbetsmiljöarbete hittar du i personalhandboken. Fastställa en skriftlig arbetsmiljöpolicy i samband med att mål och riktlinjer tas fram för kommunen. Fördela arbetsuppgifter till nämnderna och ta in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet och arbetsformer. Se till att ingen arbetsmiljöfråga hamnar mellan nämnderna. Följa upp att nämnderna driver verksamheten i enlighet med gällande lagstiftning och kommunens fastlagda arbetsmiljöpolicy. Ge nämnderna ekonomiska resurser för arbetsmiljöarbetet i fullmäktiges årliga budget. Till nämnderna har fullmäktige fördelat arbetsmiljöuppgifter Se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljö. Verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta

22 Tjänsteskrivelse 4 (7) Datum arbetsmiljömål tas fram. Se till att verksamhetschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Se till att verksamhetschefen har befogenheter, resurser och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet. Ge verksamhetschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen så att ett systematiskt arbetsmiljöarbete kan bedrivas ute på arbetsplatserna. Se till att tillräckliga befogenheter, resurser och kompetens finns. Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar. Se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budget förslaget. Följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet på verksamhetsnivå. Till förvaltningschefer har nämnderna att fördela arbetsmiljöuppgifter Övergripande planera, leda och följa upp arbetsmiljöarbetet Bevaka att verksamheten drivs i enlighet med Arbetsmiljölagen samt gällande föreskrifter samt i enlighet med kommunens gällande policy och interna instruktioner. Se till att den till vilken arbetsmiljöuppgifter fördelas har erforderlig kompetens, resurser och befogenheter. Följa upp att fördelade arbetsuppgifter utförs i organisationen. Se till att fungerande rutiner finns för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samordna rutiner för arbetsmiljöarbetet mellan olika enheter inom verksamheten. Se till att årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet utförs. Se till att brister i arbetsmiljön åtgärdas. Informera berörd nämnd om när arbetsmiljöförhållandena är sådana att det inte är möjligt att uppfylla gällande krav samt returnera fördelningen på fastställd blankett. Vara delaktig i riskbedömningar vid förändring inom verksamheten. Till: underställd chef har förvaltningschef fördelat arbetsmiljöuppgifter Organisera och driva det systematiska arbetsmiljöarbetet. Göra kommunens arbetsmiljöpolicy och andra policydokument kända hos medarbetarna. Tillse att den person till vilken arbetsmiljöuppgifterna fördelas vidare har kompetens, resurser och erforderliga befogenheter. Följa upp att fördelade arbetsuppgifter utförs.

23 Tjänsteskrivelse 5 (7) Datum Stimulera initiativtagande inom arbetsmiljöområdet. Beakta, i budgetarbetet, de arbetsmiljöinvesteringar som behöver genomföras. Genomföra årlig riskanalys av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Upprätta årliga handlingsplaner för åtgärder som inte omgående kan genomföras. Följa upp handlingsplaner och det systematiska arbetsmiljöarbetet. Upprätta årlig sammanställning av arbetsskador och tillbud. Upprätta rehabiliteringsutredningar. Se till att nyanställda får information och utbildning. Se till att arbetsmiljösynpunkter beaktas vid större inköp Se till att konsekvensbeskrivning görs vid förändringar. Se till att reglerna för samordningsansvar beaktas genom skriftlig dokumentation. Se till att lämpliga personalutrymmen finns. Se till att Arbetsmiljöverkets regler (författningssamling) är kända och följs. Samverka med skyddsombud och arbetstagare i arbetsmiljöfrågor. Informera förvaltningschefen om att arbetsmiljöförhållandena är sådana att det inte är möjligt att uppfylla ovanstående krav samt returnera fördelningen på fastställd blankett. Till: Arbetsledare eller liknande Har lämnats fördelning av arbetsmiljöuppgifter Bedriva ett aktivt systematiskt arbetsmiljöarbete. Informera de enskilda arbetstagarna om den för verksamheten gällande arbetsmiljölagstiftningen. Se till att arbetsmiljöarbetet bedrivs i samverkan med personalen. Kontrollera att lagar och föreskrifter följs samt att skyddsutrustning används. Utöva tillsyn över den löpande verksamheten för att undvika olyckor och tillbud. Se till att arbetsskador och tillbud rapporteras. Se till att allvarliga arbetsskador och tillbud omgående meddelas Arbetsmiljöverket. Se till att underhåll, besiktningar och kontroller av exempelvis maskiner, bilar och annan utrustning utförs. Se till att nyanställd personal får introduktion i arbetsuppgifter och kommer in i arbetsgemenskapen. Se till att skyddsanordningar och anslag finns på plats där det finns

24 Tjänsteskrivelse 6 (7) Datum särskild risk för ohälsa eller olycksfall. Stimulera arbetstagarnas initiativ till förbättringar inom arbetsmiljöområdet. Inom ramen för det egna ansvaret se till att arbetsmiljösynpunkter beaktas vid inköp samt vid planering och projektering Åtgärda brister i arbetsmiljön eller informera närmast högre chef om att förhållandena är sådana att det ej är möjligt att uppfylla ovanstående krav samt returnera fördelningen på fastställd blankett. Returnering Om en arbetstagares befogenheter, kunskaper eller tid inte räcker för en tilldelad arbetsuppgift, är det viktigt att han eller hon vänder sig till sin chef och begär förändring. Det kan bli nödvändigt att arbetstagaren frånsäger sig uppgiften. Detta kan göras helt informellt men behöver uttryckas klart och tydligt. Om uppgiftsfördelningen har gjorts skriftligt är det ofta viktigt att arbetstagaren också frånsäger sig uppgiften skriftligt. I personalhandboken finns blanketter för returnering samt mer information angående returneringsförfarandet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidschefen Tjänsteskrivelse personalkontoret Huvudreglemente för Oxelösunds kommuns kommunstyrelse och nämnder Kultur- och fritidschef Beslut till: Kfn (FÅ)

25 Tjänsteskrivelse 7 (7) Datum

26 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KFN OXL2 621 v Kultur- och fritidskontoret Conny Zetterlund Kultur- och fritidsnämnden Drift- och skötselavtal för stallet och ridhuset i Stjärnholm 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut 1.Kultur- och fritidschefen får i uppdrag att påbörja förhandling med Ryttarföreningen i Stjärnholm angående drift- och skötselavtal för stallet och avtal om anläggningsbidrag för ridhuset. 2. Kultur- och fritidschefen ska sedan kontinuerligt återrapportera till presidieberedningen från förhandlingen och till nämnden för beslut.. 2. Sammanfattning Nuvarande avtal (2 st) löper ut : 1 drift- och skötselavtal för stallet 1 avtal angående anläggningsbidrag för ridhuset Stjärnholms Ryttarföreningen har stor verksamhet i Oxelösund och är den förening som har högst kommunala bidrag Kultur- och fritidsnämnden har tillsynsansvar över ridanläggningen. I internkontrollplanen för 2015 är uppföljning av verksamheten på Stjärnholm en av de utbytbara momenten. De tre avtalen med föreningen bör tecknas på 3+1 år för att säkerställa stabila och säkra förutsättningar för såväl Ryttarföreningen som Oxelösunds kommun. Ryttarföreningen tecknar ett hyresavtal om stallet med kommunstyrelseförvaltningen. Det är en förutsättning.för att avtalen angående stallet och ridhuset kan träffas. Respektive tjänstmän inom Kustbostäder AB och Kommunstyrelseförvaltningen är informerade. Kultur- och fritidsnämndens avtal är ett drift- och skötselavtal för stallet eftersom föreningen sköter stallets löpande driftarbete. När det gäller avtalet om anläggningsbidrag till ridhuset är det en del som fanns med i avslutande diskussioner när föreningen köpte ridhuset av kommunen. 3. Ärendet 2013 gav Kultur- och fritidsnämnden gav kultur- och fritidschefen i uppdrag att ta fram ett nytt avtalsförslag på två år. För att få god ekonomi och garantera kontinuitet i en stor verksamhet som denna eftersträvas längre avtalstid. Därför föreslås avtalstiden 3 år med möjlighet till förlängning på ett år. En förutsättning för föreningen att få ett drift- och skötselavtal och ett avtal om anläggningsbidrag för ridhuset är att ett hyresavtal för stallet har tecknats med Oxelösunds kommun. I avtalet för anläggningsbidrag till ridhuset finns en ersättning för driftkostnader till föreningen. Föreningen får varje år kr i bidrag under avtalsperioden. Ersättningen finansieras från Kultur- och fritidsnämndens budget för fritidsanläggningar. Bidraget betalas ut tre gånger per år: 1 februari, 1 maj, 1 september. En förutsättning är att Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

27 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum KFN föreningen har betalat månadshyrorna Ersättningen för drift och skötselavtalet för stallet till föreningen finansieras från Kulturoch fritidsnämndens budget. Föreningen får varje år kr i bidrag under avtalsperioden. Ersättningen finansieras från Kultur- och fritidsnämndens budget för fritidsanläggningar. Utbetalningen av ersättningarna görs tre gånger per år 1 februari, 1maj och 1 september. En förutsättning för utbetalningen av bidragen är att föreningen har betalt hyra för stallet. Hyresavtal för stallet hanteras av och godkänns av Kustbostäders fastighetschef och kommunens mark- och exploateringsstrateg. Kustbostäder är motpart på kommunstyrelseförvaltningens vägnar när det gäller hyresavtalet för stallet Därför finns nu förutsättningar för att påbörja förhandlingarna med Ryttarföreningen. Avtal av denna typ behöver beslut i kultur- och fritidsnämnden enligt delegations- och verkställighetsordningen. 4.1 Koppling till andra beslut och mål Kfn 2013:87 Drift och skötselavtal för stallet i Stjärnholm Kfn 2013:58 Drift och skötselavtal för stallet i Stjärnholm Kfn 2013:40 Drift och skötselavtal för stallet i Stjärnholm Kfn 2013:1 Intern budget 2013 Kfn 2012:51 Information om drift- och skötselavtal stallet Kfn 2012:47 Information om drift och skötselavtal för stallet Kfn 2011:45 Information om drift och skötselavtal för stallet Kfn 2010:24 Drift och skötselavtal för stallet i Stjärnholm 4.2 Barn- och ungdomsperspektiv Många barn- och ungdomar är medlemmar i föreningen. Dessutom är verksamheten av sådan art att ett stort och kontinuerligt engagemang är en förutsättning. En annan aspekt är att föreningen engagerar många tjejer och på så sätt bidrar till ökad jämställdhet i Oxelösunds föreningsliv. Många barn- och ungdomar spenderar den övervägande delen av sin fritid hos Ryttarföreningen som därför kan anses vara en av de mest centrala aktörerna på kultur- och fritidsområdet. Beslutsunderlag Avtal angående drift- och skötselbidrag för stallet daterat Hyresavtal mellan Oxelösunds kommun och Stjärnholms Ryttarförening daterat Avtal angående anläggningsbidrag till ridhuset daterat Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschefen (för åtgärd) Kustbostäder AB (för kännedom) Kommunstyrelseförvaltningen (för kännedom)

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon , Revidering av Kultur- och fritidsnämndens delegations- och verkställighetsordning 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Anta reviderad delegations- och verkställighetsordning för Kultur- och fritidsnämnden 2. Sammanfattning Delegations- och verkställighetsordningen för kultur- och fritidsnämnden är från Genom nämndens delegations- och verkställighetsordning överför kultur- och fritidsnämnden beslutanderätten för angivna ärenden till delegat som får rätt att fatta självständiga beslut. Ordförandeberedningen och kultur- och fritidschefen har fått i uppdrag att ta fram ett förslag. Förslaget presenteras på nämndens sammanträde 11 juni. 3. Ärendet Det finns ingen rak skiljelinje mellan delegationsbeslut och verkställighet. Huvud-regeln är att ett delegationsbeslut kräver en självständig bedömning medan verk-ställighetsbeslut fattas inom ramen för de politiska besluten som ett led i den löpande driften av verksamheten. Ett antal verkställighetsärenden som ligger i gränslandet mellan delegation och verksställighet finns med i delegations- och verkställighetsordningen och betecknas V för verkställighet. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas till kultur- och fritidsnämnden och kan heller inte överklagas. Nu gällande delegations- och verkställighetsordning från 2011 finns med i beslutsunderlaget samt förslaget från I förslaget är förändrade delar gulmarkerade. Ordförandeberedningen och kultur- och fritidschefen har på nämndens uppdrag tagit fram ett förslag. Kommunstyrelseförvaltningen har godkänt förslaget. 4. Koppling till andra beslut och mål KFN 2011:84 Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

43 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 2(2) KFB 2015:12 5. Konsekvenser Ekonomi Revidering av delegations- och verkställighetsordningen säkerställer att organisation, beslut och ekonomi blir tydlig. Beslutsunderlag: Förslag till delegations- och verkställighetsordning för kultur- och fritidsnämnden daterad Delegations- och verkställighetsordning för kultur- och fritidsnämnden, daterad Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschef (för kännedom) Kommunstyrelseförvaltningen (för kännedom) Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post Org.nr

44 OXL1 00 v Delegations- och verkställighetsordning för kultur- och fritidsnämnden reviderad av Kultur och fritidsnämnden Förslag

45 Innehållsförteckning Om delegation i allmänhet 3 Delegation och verkställighet 3 Undantag från delegation 3 Villkor för delegation och anmälan av beslut 4 Vidaredelegation 4 Förkortningar 5 Allmänna ärenden 6-7 Ekonomi 8 Personal 8 Övriga 8

46 Om delegation i allmänhet Kultur- och fritidsnämnden får uppdra åt utskott, ledamot eller anställd att besluta på nämndens vägnar (KL 6 kap 33). Genom sin delegations- och verkställighets-ordning överför kultur- och fritidsnämnden beslutanderätten för angivna ärenden till delegat som får rätt att fatta självständiga beslut. Delegation innebär överlåtande av en beslutsfunktion, vilket betyder att delegat-en inträder i styrelsens ställe. Beslutet skall kunna överklagas, antingen genom laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär. Även att avge yttranden innebär själv-ständiga bedömningar, trots att yttranden normalt inte kan överklagas. Delegation och verkställighet Det finns ingen rak skiljelinje mellan delegationsbeslut och verkställighet. Huvud-regeln är att ett delegationsbeslut kräver en självständig bedömning medan verk-ställighetsbeslut fattas inom ramen för de politiska besluten som ett led i den löpande driften av verksamheten. Ett antal verkställighetsärenden som ligger i gränslandet mellan delegation och verksställighet finns med i delegations- och verkställighetsordningen och betecknas V för verkställighet. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas till kultur- och fritidsnämnden och kan heller inte överklagas. Undantag från delegation Av 6 kap. 34, Kommunallagen, följer att beslutanderätten inte får delegeras i följande ärenden: - Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. - Framställningar eller yttranden till fullmäktige, liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats. - Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. - Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden. - Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Lag (2007:68).

47 Villkor för delegation och anmälan av beslut Beslut som fattas med stöd av delegation är jämställt med ett av nämnden fattat beslut. Nämnden kan inte ändra delegationsbeslut, men kan när som helst återta beslutanderätten. Delegaten kan också överlåta till styrelsen att besluta och måste inte alltid utnyttja sin delegationsrätt. Beslut som fattas av en tjänsteman utan delegering saknar laga verkan, d.v.s. det gäller inte. I vissa fall kan ett visst beslut i ett delegerat ärende få principiell betydelse genom ej förutsedda omständigheter. Delegaten bör i sådana fall överväga att på eget initiativ lyfta ärendet för beslut i kultur- och fritidsnämnden. Fattade delegationsbeslut ska anmälas till kultur- och fritidsnämnden nästkommande sammanträde i enlighet med av kommunchefen fastställd rutin. Av anmälan ska följande framgå: - beslutsfattare, - beslutsdatum, - hänvisning till den punkt i delegationsordningen beslutet stöder sig på samt - beslutets innehåll i korthet. Vidaredelegation Vissa beslut som är delegerade får vidaredelegeras. Det innebär att delegaten i sin tur får delegera beslutanderätten vidare. Beslut att vidaredelegera ska anmälas till kultur- och fritidsnämnden enligt ovan. Vidaredelegerade beslut ska anmälas både till kultur- och fritidsnämnden och till den delegat som delegerat beslutanderätten. Övergång av delegationsrätt Om inget annat har angivits i delegationsordningen och ställföreträdare eller vikarie inte har förordnats, övergår delegationsrätten vid förfall för delegat, till närmast högre befattning.

48 Förkortningar Delegater FCH Förvaltningschef KFNO Kultur- och fritidsnämndens ordförande KFNOV Kultur- och fritidsnämndens vice ordförande NSE Nämndsekretarare Gul markering = ändringar

49 Ärende D/V Delegat/ ansvarig Ersättare Lagrum och/eller kommentar A Allmänna ärenden Organisation Organisation av verksamheterna för kultur, fritid, turism Signering V FCH A.1 Tecknanden av avtal för kultur- och fritid D KFNO KFNOV Kontrasignering av avtal och andra handlingar för kultur- och fritidsnämnden Träffande av avtal inom verksamhetsområdet inom befintlig budget V V FCH FCH Ombud A.2 Befullmäktigande av ombud, med undantag för upphandlingar, att föra nämndens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag, samt mottagande av delgivningar till kommunen D FCH KFNO Representation och uppvaktningar A.3 Representation och uppvaktningar (enligt fastställda regler för uppvaktning av förtroendevalda och anställda) kronor V FCH A kronor D KFNO KFNOV A.4 Beslut om servering av alkohol i samband med representation A.4 Beslut om servering av alkohol i samband med arrangemang V V FCH FCH

50 Brådskande ärenden A.5 Beslut på kultur-och fritidsnämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att styrelsens avgörande inte kan avvaktas D KFNO KFNOV Arkiv A.6 Beslut om gallring av kultur- och fritidsnämndens handlingar D NSE A.7 Fastställande av dokumenthanteringsplan D NSE Sekretess A.8 Beslut om att neka utlämnande av allmän handling samt beslut om utlämning av allmän handling med förbehåll D FCH NSE Ärende D/V Delegat/ ansvarig Ersättare Lagrum och/eller kommentar Överklagan och omprövning A.9 Yttrande över överklagat delegationsbeslut D Aktuell delegat A.10 Omprövning av delegationsbeslut D Aktuell delegat Övrigt A.11 Avvisande av för sent inkommen handling enligt Förvaltningslagen, 24 gällande överklagan A.12 Fastställande av kultur- och fritidsförvaltningens administrativa rutiner, instruktioner och processer D V FCH FCH Ärende D/V Delegat/ ansvarig Ersättare Lagrum och/eller kommentar

51 C Ekonomi Start av investeringsprojekt ur investeringsram C.1 < kr D FCH Fordringar Avskrivning av osäkra fordringar: C.2 < kronor V FCH C kronor D FCH Ärende D/V Delegat/ ansvarig Personal Ersättare Lagrum och/eller kommentar D.1 Årligen utse beslutsattestanter och ersättare för dessa D FCH Kulturfond E.1 Disposition av kulturfond V FCH Sponsorsavtal E.2 Sponsorsavtal kr D FCH Lotterilagen E.3 Fatta beslut enligt lotterilagen D FCH

52 Delegations- och verkställighetsordning för kultur- och fritidsnämnden reviderad OXL100 v

53 Delegationsordning för Kultur- och fritidsnämnden 2 (11) Innehållsförteckning Om delegation i allmänhet 3 Delegation och verkställighet 3 Undantag från delegation 3 Villkor för delegation och anmälan av beslut 4 Vidaredelegation 4 Förkortningar 5 Allmänna ärenden 6-8 Fastigheter och mark 9-10 Ekonomi Personal Upphandling 15

54 Delegationsordning för Kultur- och fritidsnämnden 3 (11) Om delegation i allmänhet Kultur- och fritidsnämnden får uppdra åt utskott, ledamot eller anställd att besluta på nämndens vägnar (KL 6 kap 33). Genom sin delegations- och verkställighets-ordning överför kultur- och fritidsnämnden beslutanderätten för angivna ärenden till delegat som får rätt att fatta självständiga beslut. Delegation innebär överlåtande av en beslutsfunktion, vilket betyder att delegaten inträder i styrelsens ställe. Beslutet skall kunna överklagas, antingen genom laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär. Även att avge yttranden innebär självständiga bedömningar, trots att yttranden normalt inte kan överklagas. Delegation och verkställighet Det finns ingen rak skiljelinje mellan delegationsbeslut och verkställighet. Huvudregeln är att ett delegationsbeslut kräver en självständig bedömning medan verkställighetsbeslut fattas inom ramen för de politiska besluten som ett led i den löpande driften av verksamheten. Ett antal verkställighetsärenden som ligger i gränslandet mellan delegation och verksställighet finns med i delegations- och verkställighetsordningen och betecknas V för verkställighet. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas till kultur- och fritidsnämnden och kan heller inte överklagas. Undantag från delegation Av 6 kap. 34, Kommunallagen, följer att beslutanderätten inte får delegeras i följande ärenden: - Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. - Framställningar eller yttranden till fullmäktige, liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats. - Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. - Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden. - Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Lag (2007:68).

55 Delegationsordning för Kultur- och fritidsnämnden 4 (11) Villkor för delegation och anmälan av beslut Beslut som fattas med stöd av delegation är jämställt med ett av nämnden fattat beslut. Nämnden kan inte ändra delegationsbeslut, men kan när som helst återta beslutanderätten. Delegaten kan också överlåta till styrelsen att besluta och måste inte alltid utnyttja sin delegationsrätt. Beslut som fattas av en tjänsteman utan delegering saknar laga verkan, d.v.s. det gäller inte. I vissa fall kan ett visst beslut i ett delegerat ärende få principiell betydelse genom ej förutsedda omständigheter. Delegaten bör i sådana fall överväga att på eget initiativ lyfta ärendet för beslut i kultur- och fritidsnämnden. Fattade delegationsbeslut ska anmälas till kultur- och fritidsnämnden nästkommande sammanträde i enlighet med av kommunchefen fastställd rutin. Av anmälan ska följande framgå: - beslutsfattare, - beslutsdatum, - hänvisning till den punkt i delegationsordningen beslutet stöder sig på samt - beslutets innehåll i korthet. Vidaredelegation Vissa beslut som är delegerade får vidaredelegeras. Det innebär att delegaten i sin tur får delegera beslutanderätten vidare. Beslut att vidaredelegera ska anmälas till kultur- och fritidsnämnden enligt ovan. Vidaredelegerade beslut ska anmälas både till kultur- och fritidsnämnden och till den delegat som delegerat beslutanderätten. Övergång av delegationsrätt Om inget annat har angivits i delegationsordningen och ställföreträdare eller vikarie inte har förordnats, övergår delegationsrätten vid förfall för delegat, till närmast högre befattning.

56 Delegationsordning för Kultur- och fritidsnämnden 5 (11) Förkortningar Delegater FCH Förvaltningschef FSE Fritidssekretarare KFNO Kultur- och fritidsnämndens ordförande KFNOV Kultur- och fritidsnämndens vice ordförande NSE Nämndsekretarare OFB Kultur- och fritidsnämndens ordförandeberedning

57 Delegationsordning för Kultur- och fritidsnämnden 6 (11) Ärende D/V Delegat/ ansvarig Ersättare Lagrum och/eller kommentar A Allmänna ärenden Organisation Organisation av verksamheterna för kultur- och fritid Signering V FCH A.1 Tecknanden av avtal för kultur- och fritid D KFNO KFNOV Kontrasignering av avtal och andra handlingar för kultur- och fritidsnämnden Träffande av avtal inom verksamhetsområdet inom befintlig budget V FCH V FCH Får vidaredelegeras Ombud A.2 Befullmäktigande av ombud, med undantag för upphandlingar, att föra nämndens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag, samt mottagande av delgivningar till kommunen D FCH KFNO Representation och uppvaktningar Representation och uppvaktningar (enligt fastställda regler för uppvaktning av förtroendevalda och anställda) kronor V FCH A kronor D KFNO KFNOV Beslut om servering av alkohol i samband med representation V KFNO FCH Beslut om servering av alkohol i samband med arrangemang V FCH

58 Delegationsordning för Kultur- och fritidsnämnden 7 (11) Ärende D/V Delegat/ ansvarig Ersättare Lagrum och/eller kommentar Brådskande ärenden A.6 Beslut på kultur-och fritidsnämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att styrelsens avgörande inte kan avvaktas D KFNO KFNOV Arkiv A.8 Beslut om gallring av kultur- och fritidsnämndens handlingar D NSE A.9 Fastställande av dokumenthanteringsplan D NSE Sekretess A.11 Beslut om att neka utlämnande av allmän handling samt beslut om utlämning av allmän handling med förbehåll D FCH NSE Ärende D/V Delegat/ ansvarig Ersättare Lagrum och/eller kommentar Överklagan och omprövning A.20 Yttrande över överklagat delegationsbeslut D Aktuell delegat A.21 Omprövning av delegationsbeslut D Aktuell delegat Övrigt A.22 Avvisande av för sent inkommen handling enligt Förvaltningslagen, 24 gällande överklagan Fastställande av nämndsgemensamma administrativa rutiner, instruktioner och processer D V FCH FCH

59 Delegationsordning för Kultur- och fritidsnämnden 8 (11) Ärende D/V Delegat/ ansvarig Ersättare Lagrum och/eller kommentar C Ekonomi Investeringar C.X Fördelning av tilldelade investeringsmedel V FCH Fordringar Avskrivning av osäkra fordringar: C.5 < kronor V FCH C kronor D FCH C.7 Överenskommelser om former för betalning av skulder upp till kronor V FCH Ärende D/V Delegat/ ansvarig Ersättare Lagrum och/eller kommentar Personal C.13 Årligen utse beslutsattestanter och D FCH ersättare för dessa Kulturfond Disposition av kulturfond V FCH

60 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 1(1) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon , Integrationsplan att möta nyanlända i Oxelösund 1 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunstyrelsen: Godkänna remissförslaget 2. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade att ge kommunchefen i uppdrag att ta fram ett förslag till integrationsplan. Förslaget presenterades och integrationsplanen beslutades att skickas på remiss till nämnderna. Nämnderna föreslås ge synpunkter på integrationsplanen senast den 1 augusti Ärendet Integrationsplanen berör varje förvaltning och alla verksamheter. Verksamheterna ska göra handlingsplan årligen för integrationsarbetet. Detta är en integrerad del i nämndernas arbete med verksamhetsplan och förvaltningarnas handlingsplaner. Eftersom detta är en politisk fråga så avstår jag från kommentarer.som tjänsteman återkommer jag när handlingsplanen tas fram. En reflektion är att se på planen ur nämndens olika verksamheters perspektiv: bibliotek, kultur, fritid, turism och fritidsgård. Beslutsunderlag: Förslag till integrationsplan att möta nyanlända i Oxelösund Ks Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kommunstyrelsen (för åtgärd) fritidschefen (för kännedom) Kultur- och Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

61 Integrationsplan Att möta nyanlända i Oxelösund Del 1 Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Övrig plan 2015-xx-xx Dokumentansvarig Förvaring Dnr Castor xx.2015.xx Dokumentinformation Övrig plan Integrationsplan Att möta nyanlända i Oxelösund

62 Integrationsplan Att möta nyanlända i Oxelösund 2 (3) Datum 2015-xx-xx Arbete Bostad Mötesplats En väg in Utbildning Praktik Hälsa

63 Integrationsplan Att möta nyanlända i Oxelösund 3 (3) Datum 2015-xx-xx Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade att ge kommunchefen i uppdrag att ta fram en övergripande integrationsplan för att underlätta integrationen för nyanlända i Oxelösunds kommun. Oxelösunds kommuns verksamheter styrs via vision och mål. Kommunen har fem kommunmål som hela koncernen gemensamt ansvarar för att uppnå. Kommunen ser ett behov av att införa vision och strävansmål för att möta nyanlända i Oxelösund. Vision Alla nyanlända i Oxelösund ska kunna utvecklas optimalt utifrån sina förutsättningar. Alla ska känna sig delaktiga, behövda och ha möjlighet att behålla sin identitet och skapa sig ett bra liv. Mål I Oxelösund arbetar vi för ökad integration 1 så att minst 50 procent av alla nyanlända har egen försörjning inom etableringsperioden 2 Integrationsplan Kartläggning Arbetet har skett tillsammans med nyanlända för att ta fram nyanländas behov. Tre grupper med nyanlända som varit bosatta olika lång tid i Oxelösund har fått svara på frågan: Vad är viktigt för dig för att få ett bra liv i Sverige? Svaren är utgångspunkten för integrationsplanen och åtgärdsplanen. Analys Styrgrupp, arbetsgupp och referensgrupp har deltagit i analysarbetet och med att ta fram integrationsplanen. Styrgruppen består av Vård- och omsorgs chef och Utbildningschef. I arbetsgruppen ingår representanter från kommunens förvaltningar och kommunbolagen. Referensgruppen är ett befintligt nätverk för att samverka och säkerställa en helhetssyn kring de nyanländas situation i Oxelösund. Nätverket representerar kommun, myndigheter och frivilliga organisationer. Genomförande Integrationsplanen ska genomföras i kommunens alla förvaltningar och i kommunbolagen. Aktiviteter Integrationsplanen kompletteras med en del 2 i form av en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen innehåller konkreta aktiviteter inom områden som är viktiga för de nyanlända. Integrationsplanen med åtgärder och aktiviteter ska implementeras i kommunens alla förvaltningar och i kommunbolagen. Uppföljning Integrationsplanens aktiviteter prioriteras i alla kommunens förvaltningar och i kommunbolagen. Uppföljning sker löpande i delårs- och helårsrapporter utifrån kommunens fem mål. Målet I Oxelösund arbetar vi för ökad integration så att minst 50 procent av alla nyanlända har egen försörjning inom etableringsperioden föreslås som ett område i kommande genomlysning av kommunens verksamheter.

64 Sammanträdesprotokoll Blad 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Ks 66 Dnr KS Remittering av kommunövergripande integrationsplan Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslaget och remittera det till samtliga nämnder och styrelser för synpunkter senast 1 augusti. 2. När planen antagits efter nämndernas synpunkter ska den kompletteras med verksamheternas åtgärdsplaner. Sammanfattning Migrationsverket bedömer att antalet personer som beviljas uppehållstillstånd kommer att fortsätta ligga på en för Sverige hög nivå. Fler nyanlända än tidigare bosätter sig även i Oxelösund. Ansvaret för att personer som fått uppehållstillstånd ska få ett bra mottagande i Sverige delas mellan arbetsförmedlingen, kommuner, landsting och andra myndigheter. Mottagandet innebär att under de första åren i Sverige ge särskilda stödinsatser till de personer som har flyttat till en kommun. Kommunerna ansvarar för mottagande och bostadsförsörjning och ska vid behov ge praktisk hjälp vid bosättning. Kommunerna ansvarar även för undervisning i svenska för invandrare (sfi), samhällsorientering och annan vuxenutbildning. Andra ansvarsområden är skola, förskola och andra insatser för barn och ungdomar. Kommunerna har även ansvar för försörjning för nyanlända som inte kan försörja sig på annat sätt. Det är viktigt att de kommunala förvaltningarna och kommunbolagen samverkar i mötet med nyanlända personer för en snabbare delaktighet i samhällslivet. Att lära sig det svenska språket underlättar inträdet på arbetsmarknaden, vilket i sin tur leder till delaktighet och bidrar till en god hälsa. Kommunstyrelsen beslutade att ge kommunchefen i uppdrag att ta fram en kommunövergripande integrationsplan för att underlätta integrationen för nyanlända i Oxelösunds kommun. Integrationsplanen föreslås bestå av två delar. Del ett som nu presenteras innehåller vision och mål och en kort presentation av kommande arbete för att nå målet I Oxelösund arbetar vi för ökad integration så att minst 50 procent av alla nyanlända har egen försörjning inom etableringsperioden. Förslag till Integrationsplan Att möta nyanlända i Oxelösund är framtagen i samverkan med tre grupper nyanlända som varit bosatta olika lång tid i Oxelösund. Planen presenterar vad de nyanlända själva tycker är viktigast för att få ett bra liv i Sverige genom en bild. På följande sida finns förslag på vision och mål samt förslag på att ta fram del två vilket är en kompletterande åtgärdsplan. Slutligen presenteras förslag på hur integrationsplan och åtgärdsplan kan följas upp. Utdragsbestyrkande

65 Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Beslutsunderlag Integrationsplan remissversion Tjänsteskrivelse integrationsplan remiss Beslut till: Övriga nämnder Utdragsbestyrkande

66 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon , Uppföljning av föreningsbidrag 2015 till föreningen OIK 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Godkänna informationen. 2. Sammanfattning Vid sammanträdet beslutade kultur- och fritidsnämnden om bidrag till barnoch ungdomsorganisationer däribland till fotbollsföreningen OIK. Föreningen ska komplettera med verksamhetsplan och budget för barn och ungdomsverksamheten. Under våren har information om kompletteringen givits. Ordförandeberedningen var inbjuden till OIK den 2 juni för diskussion om föreningsbidraget. 3. Ärendet Under mötet diskuterades och informerades om föreningens verksamhet och budgeten för barn och ungdomsverksamheten. Minnesanteckningar fördes och föreningen använder dem som grund för verksamhetsplan med budget. När föreningen lämnat in verksamhetsplanen och budgeten gör förvaltningen en överenskommelse angående årets föreningsbidrag. Efter påskrift av ordförande och kassör i föreningen samt kulturoch fritidschef görs en första utbetalning av föreningsbidraget. Beloppet är kr. I augusti följs verksamhetsplanen och budgeten upp. Resterande del av föreningsbidraget på kr betalas ut om uppföljningen stämmer med överenskommelsen. I september görs ytterligare en uppföljning. De två uppföljningarna beslutades av kulturoch fritidsnämnden vid beslutet om föreningsbidrag den 9 februari Beredningen godkänner ovanstående förslag 4. Koppling till andra beslut och mål 2015:7 Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr