Verksamhetsplan med budget 2018 Regionservice

Transkript

1 Verksamhetsplan med budget 2018 Regionservice

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Vision och värdegrund Syfte Kärnvärden Regionservice servicepolicy Rollen som serviceförvaltning Mål och uppdrag Budget Organisation Uppföljning Intern styrning och kontroll Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

3 1 Inledning Regionservice är Region Örebro läns serviceorganisation där många av service- och stödprocesserna är samlade som till exempel fastigheter, IT, medicinsk teknik, kost, transport, städ, ekonomiadministration, löneadministration, upphandling, diarium och arkiv, telefonväxeln och Servicecenter. Vi arbetar kontinuerligt med att förbättra våra produkter, tjänster, processer, rutiner och inte minst bemötandet gentemot våra kunder. Inom Regionservice anser vi att en framgångsrik serviceorganisation behöver såväl struktur (rutiner, processer, system), som kultur (bemötande, serviceanda, attityder) och att vi behöver arbeta aktivt med båda delarna. Vårt förhållningssätt är att våra tjänster ska hålla minst samma nivå, såväl kostnadsmässigt som kvalitetsmässigt, som de tjänster man kan hitta på marknaden. Därför arbetar vi kontinuerligt med chefer och medarbetare för att förankra Regionservice målbild att bli Sveriges bästa serviceorganisation. Vi har bland annat fokuserat på medarbetarnas servicekänsla och bemötande gentemot kunder/kollegor, samt utbildat ett stort antal medarbetare i lean för att vi ska kunna ta fram och implementera kostnadseffektiva och kvalitativa processer. Vi har också intensifierat vårt arbete med nyckeltal för att undersöka hur vi ligger till gentemot andra aktörer, allt i syfte att förbättra våra verksamheter. Genomförda kundenkäter visar att vi är på rätt väg där nöjdkundindex (NKI) har ökat från NKI 66 år 2013 till NKI 70 år Det är glädjande och sporrar oss i vårt fortsatta arbete. Samtidigt som vi ska vara konkurrenskraftiga i vårt utbud har vi även en roll att fortsätta standardiseringen av arbetssätt och rutiner samt att agera som ett strategiskt stöd inom många områden. Framtida utmaningar Den höga sjukfrånvaron som fortfarande finns inom vissa områden är en stor utmaning, vilket sammantaget med framtida pensionsavgångar och annan normal personalomsättning innebär att vi ständigt är inne i rekryterings- och kompetensväxlingsprocesser. I detta ingår givetvis utmaningen att behålla våra befintliga medarbetare och ta hand om de nya som kommer. Vi måste säkerställa kompetensöverföring i tid och se till att våra processer är säkrade och finns dokumenterade i styrande dokument och att arbete följs upp fortlöpande. Region Örebro län står inför flera viktiga strategiska utmaningar, till exempel: Införande av vårdnära service och kompetensväxling mellan olika personalkategorier. De stora nybyggnationerna (till exempel H-huset) som påverkar många områden inom Regionservice och då speciellt områdena Fastigheter, Medicinsk teknik, IT och Försörjningen. För ITs del innebär det nya kompetensområden/lösningar för att stödja verksamheten att skapa ett modernt sjukhus. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

4 Kostnadstrycket - där Regionservice fortsatt måste arbeta intensivt med att hitta kostnadseffektiva lösningar. Framtidens vårdinformationsstöd kommer att kräva mycket av Regionservice IT och upphandlingsavdelning, både under upphandlingsfasen och under det fortsatta arbetet. Bygga robust infrastruktur för framtiden, till exempel genomförande av projektet RIN (Radiobaserade InomhusNät) som syftar till att bygga en relevant infrastruktur/täckning via wifi och mobila inomhusnät. Stödja digitaliseringens utveckling där IT är en huvudspelare både när det gäller strategi och genomförande. Inom dessa och övriga områden är det viktigt att Regionservice har en kompetent och flexibel genomförandeorganisation, liksom även en strategisk roll som stöd till regionledning och förvaltningsledningar. 2 Vision och värdegrund Visionen är utgångspunkten för all vår verksamhet. Det pågår ett arbete med att slutföra framtagandet av en gemensam vision och värdegrund för Region Örebro län. Till dess att den nya gemensamma visionen och värdegrunden är beslutad utgår vi från det som finns i dag. Före detta Örebro läns landstings vision lyder: Hälsa och livskraft genom trygghet, kvalitet och hållbar utveckling och värdegrunden, som utgår från visionen, lyder: Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda, öppna, samspelta och engagerade i en utveckling för människornas bästa. Vi visar respekt för allas lika värde och delaktighet. Vi finns nära medborgarna under hela livet. Vi ser behoven hos varje person. Tidigare Regionförbundet Örebros vision är: Vår handlingskraft i nutid bygger regionens framtid Visionen visar färdriktningen och det framtida önskvärda läget för Region Örebro län, och värdegrunden ger de tydliga värderingar som ska genomsyra vårt arbete. Tillsammans stärker de vår gemensamma identitet och visar hur chefer och medarbetare ska förhålla sig till varandra och till länsinvånarna. 2.1 Regionservice tolkning För Regionservice betyder Region Örebro läns vision och värdegrund att: Regionservice ska bli Sveriges bästa serviceorganisation hållbar, effektiv och personlig i ett gemensamt uppdrag för kunden. 3 Syfte Regionservice ska stödja och utveckla Region Örebro läns verksamheter. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

5 4 Kärnvärden Regionservice servicepolicy Inom Regionservice har medarbetare från alla våra områden arbetat fram en servicepolicy. Servicepolicyn utgör våra kärnvärden; helhetssyn, professionalism, engagemang och kostnadseffektivitet. Servicepolicyn kommer under året fortsätta att förankras med alla medarbetare. Vi som arbetar inom Regionservice ska i alla situationer och i vårt förhållningssätt, utgå från våra fyra ledord: Helhetssyn Vi är lösningsfokuserade och samarbetar för att i dialog tillgodose kundens behov. Vi har kännedom om Regionservice organisation för att använda våra resurser på bästa sätt. Vi är öppna för nya idéer som utvecklar verksamheten. Professionalism Vi är tillgängliga med kundens fokus i centrum. Vi bidrar med kompetens och kvalitet. Vi utför våra uppdrag i rätt tid och återkopplar kontinuerligt. Engagemang Vi ger ett gott bemötande genom vänlig och tydlig kommunikation. Vi visar förståelse och respekt och känner yrkesstolthet inom Regionservice. Vi tar personligt ansvar för att skapa arbetsglädje. Kostnadseffektivitet Vi arbetar med att ständigt förbättra, standardisera och förenkla. Vi levererar långsiktigt hållbara lösningar med rätt kvalitet. Vi utvärderar löpande vårt arbete. 5 Rollen som serviceförvaltning Regionservice är Region Örebro läns serviceorganisation. Region Örebro läns verksamheter vänder sig till invånare och patienter. Invånarna och patienterna är den viktigaste mottagaren av Regionservice tjänster och produkter, men den primära kunden är i de flesta fall Region Örebro läns förvaltningar och regionkansliet. Regionservice har två olika roller som ibland kan vara svåra att kombinera. Dels har vi till uppgift att möta kundernas behov och krav, dels uppfylla de mål och uppdrag som politikerna och regionledningen beslutat. Det betyder att man som enskild kund/verksamhet inte alltid kan få just det som man efterfrågar om det för Region Örebro län som helhet är en sämre lösning. För att uppnå kostnadseffektivitet behöver vi så långt det är möjligt standardisera våra tjänster och produkter. En nära dialog behövs på alla nivåer. Regionservice har även en strategisk roll inom sina verksamheter, till exempel att hitta långsiktiga lösningar inom it, medicinsk teknik och när det gäller fastighetsfrågor. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

6 6 Mål och uppdrag Verksamhetsplan med budget är Region Örebro läns övergripande styrdokument och anger regionfullmäktiges prioriteringar. De inriktningar och mål som beskrivs i den övergripande planen ska göras konkreta och omsättas i praktiken av verksamheterna. De övergripande målen och inriktningsmålen med indikatorer ska vara utgångspunkt för verksamhetsplaner och löpa som en röd tråd hela vägen fram till den enskilda medarbetaren. Verksamhetsplanen syftar till att utveckla och förbättra verksamheten. Regionservice har en övergripande verksamhetsplan för alla ingående verksamheter med fokus på hur vi kan bidra till att nå mål och uppdrag i regionfullmäktiges verksamhetsplan samt hur vi som serviceorganisation ska stödja och utveckla service och stöd till Region Örebro läns verksamheter. Regionservice områden har egna verksamhetsplaner som innehåller mer information om de aktiviteter som görs för att nå mål och uppdrag. Verksamhetsplanerna publiceras på intranätet. 6.1 Kund Regionservice ska med helhetsperspektiv skapa värde för kunderna utifrån användarens förutsättningar. En framgångsfaktor för att nå detta är att Regionservice verksamheter genomsyras av en hög serviceanda och att varje medarbetare kan omsätta servicepolicyn i sin vardag. En annan avgörande framgångsfaktor är samarbete. Förutom enkla vägar för samarbete mellan avdelningar och områden behöver vi se kunderna som samarbetspartners i arbetet med att skapa värde. Regionservice kunder ska ha förtroende för att service och tjänster levereras utan undvikbara väntetider, i rätt tid och med rätt kvalitet. För att skapa rätt förväntningar fortsätter arbetet med standardiserade tjänster som systematiskt följs upp och utvecklas. Resultaten från olika uppföljningar så som nyckeltal, benchmarking, avvikelser och enkäter utgör underlag i förbättringsarbetet. En viktig del i detta arbete är att se helheten, det vi gör ska vara bra för hela Region Örebro län. Övergripande mål: Med helhetsperspektiv skapar vi värde för våra kunder utifrån användarens förutsättningar. Mål: Det finns tydliga kundlöften och vi håller vad vi lovar. Indikatorer Nöjdkundindex, NKI, ska öka jämfört med tidigare mätningar Nyckeltal för leveransprecision finns och följs upp kontinuerligt Antal rapporterade avvikelser ska öka i jämförelse med föregående år Avvikelsehantering: Avvikelsen öppnas och klassificeras inom 7 kalenderdagar Avvikelsehantering - åtgärder vidtagna inom 3 månader ska vara minst 90 % Avvikelsehantering: Utredningsärenden utreds inom 60 kalenderdagar Andel genomförda åtgärder i händelseanalyser Andel genomförda åtgärder i riskanalyser Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

7 Aktiviteter Ta fram en definition av kund-begreppet. Ta fram tydliga kundlöften och beskriv hur de ska mätas. Mål: Regionservice medarbetare har helhetssyn, är professionella och engagerade i enlighet med servicepolicyn. Indikatorer Andel avdelningar som har omsatt servicepolicyn till egen verksamhet Andel genomförda åtgärder i värdeflödesanalyser Mål: Regionservice bidrar i service och tjänster till att Region Örebro läns verksamheter uppfyller kraven på en god och patientsäker vård Indikatorer Uppföljning av genomförda åtgärder och effekter utifrån lex Maria anmälningar och klagomål samt händelse- och riskanalyser görs i samtliga fall. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

8 6.2 Hållbar utveckling Region Örebro län är en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. FN:s 17 mål för hållbar utveckling sätter den globala agendan till I Region Örebro läns program för hållbar utveckling framgår vilka mål och strategier regionorganisationen har för att bidra till en hållbar utveckling. De tre aspekterna social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet är ofta av olika karaktär, där social hållbarhet är målet, ekologin sätter ramarna och ekonomin är medlet. Figur 1. Modell av hållbar utveckling. Perspektiven överlappar varandra mer och mer. För regionorganisationen betyder det att hållbarhet mer och mer integreras i ordinarie verksamhet och att mognadsgraden i hållbarhetsfrågorna ökar. Att utveckla organisationens mognadsgrad i hållbarhetsfrågor kan beskrivas som att ytan eller överlappningen mellan de sociala, ekologiska och ekonomiska områdena ökar med tiden. När mognadsgraden för hållbarhetsfrågorna är hög i en organisation förbättras verksamheten genom ständig processutveckling och innovation samt genom en hög grad av tvärfunktionell samverkan och kommunikation. Genom att börja identifiera hållbarhetsaspekter och synergier utifrån ett processperspektiv går det att skifta till mognare organisation där hållbar utveckling är en grundpelare och förutsättning för verksamheten. Strategier för hållbar utveckling: Samverkan och kommunikation tvärfunktionellt inom ordinarie lednings-, huvud-, och stödprocesser. Skapa en hög grad av förankring och ägandeskap i linjeorganisationen gällande hållbarhetsfrågorna. Tydlig målstyrning och kontinuerlig uppföljning av programmets mål och indikatorer för att försäkra att verksamheterna rör sig mot beslutade mål. Att arbeta med utbildning och en lärande organisation för att kontinuerligt utveckla och integrera förståelse av vad hållbar utveckling betyder för regionorganisationen. Övergripande mål: Region Örebro län är en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling för regionorganisationen är att skapa välfärd och livskvalitet när verksamheten bedrivs samtidigt som kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov säkerställs. Inriktningsmål: Nr 1. Hållbarhet är integrerad i ordinarie verksamhet och mognadsgraden i hållbarhetsfrågor ökar. Indikatorer Aktivitetsplaner för programmet för hållbar utveckling är implementerade och följs upp i verksamheterna, samt genom en hållbarhetsredovisning. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

9 Uppdrag: Uppdrag 1. Att fortsätta arbetet med jämställdhetsanalys (gender budgeting), för minst en verksamhet per förvaltning och år samt att utifrån dessa och tidigare jämställdhetsanalyser implementera åtgärder. Uppdrag: Uppdrag 2. Att arbetet med att HBTQ-diplomera fler verksamheter ska intensifieras. Uppdrag: Uppdrag 3. Att fortsätta arbetet med att analysera barnrättsperspektivet för minst en verksamhet per förvaltning och år samt att utifrån dessa och tidigare analyser av barnrättsperspektivet implementera åtgärder. Uppdrag: Uppdrag 7. Att fortsätta förbättringsarbetet och höja ambitionerna kring Region Örebro läns arbete med resor och transporter genom att vidareutveckla, implementera och kommunicera resehierarkin. Uppdrag: Uppdrag 8. Att fortsätta förbättringsarbetet och höja ambitionerna kring klimatsmarta arbetssätt genom att vidareutveckla, implementera och kommunicera klimatlistan, samt följa upp arbetet i verksamheterna samt i verksamhetsberättelsen till regionfullmäktige. Uppdrag: Uppdrag 9. Att ta fram förslag och genomföra åtgärder i Region Örebro läns verksamhet som syftar till att minska utsläpp av klimatpåverkande gaser. Uppdrag: Uppdrag 10. Att under 2018 ta fram en ny upphandlingspolicy. Policyn ska i enlighet med gällande upphandlingspolicy särskilt beakta den sociala- och miljöaspekten, men även inkludera jämställdhetsaspekten. Upphandlingspolicyn ska säkerställa att upphandlade leverantörer, där så är möjligt, erbjuder sina anställda kollektivavtalsliknande villkor. 6.3 Hälso- och sjukvård Övergripande mål: Hälso- och sjukvården är tillgänglig, kunskapsstyrd, högkvalitativ, jämlik och jämställd. Uppdrag: Uppdrag 11. Att vidareutveckla patientens möjlighet att kommunicera med vården via e-tjänster genom att vården i högre grad erbjuder e-tjänsterna inom bland annat ramen för 1177 Vårdguiden. (Mer om detta uppdrag finns i kapitel Digitalisering, avsnitt e-hälsa.) Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

10 6.4 Digitalisering Digitalt först! Digitala tjänster ska, när det är möjligt och relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med dem som bor i Sverige, med organisationer och med företag. Den regionala digitala agendan är viktig i det regionala utvecklingsarbetet för att använda digitaliseringens möjligheter på bästa sätt, till exempel genom att skapa fler arbetstillfällen, nya möjligheter att bedriva och utveckla vård och omsorg och bidra till att miljöbelastning minskar. Örebro läns digitala agenda är indelad i sju områden för Örebro län: E-hälsa E-förvaltning (öppna data, e-legitimation, högre kvalitet och tillgänglighet i offentlig verksamhet, invånarinflytande, förenkla för företag) Tillgång till bredband Minska det digitala utanförskapet Skolan Energi och klimat Kultur och kreativitet Inom alla sju områden handlar det om att bedriva verksamhetsutveckling med stöd av digital teknik. I det arbetet spelar Regionservice områden och kunnande en viktig roll. Det kan vara svårt att ta till sig digitaliseringen och den nya teknik som den eventuellt innebär. Det som är viktigast att ha med sig är att se digitaliseringen och den nya tekniken som ett verktyg för oss i Regionservice att kunna utveckla våra verksamheter. I grund och botten handlar det om att hitta nya enklare och mer effektiva arbetssätt. Mål: Modern digital teknik ska bidra till att skapa en jämlik, attraktiv och stark Örebroregion som kan möta framtidens utmaningar. Aktiviteter Ta fram en digital strategi för Regionservice med tydliga fokusområden. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

11 Övergripande mål: Synliga och konkreta förbättringar inom e-hälsa. Inriktningsmål: Nr 25. Digitalt först - genomförande av aktiviteter inom Region Örebro län för att uppnå målen i nationell strategi för e-hälsa Arbetet styrs via Region Örebro läns program för e-hälsa. Inriktningsmål: Nr 26. Att invånare, patienter och anhöriga på ett enkelt sätt kan skaffa sig kvalitetssäkrad information om vård och hälsa samt få personligt anpassad information om sin egen vård och hälsosituation. De ska också kunna kontakta vården via internet för att få service, rådgivning och hjälp till egenvård. Uppdrag: Uppdrag 42. Att slutföra upphandlingen av ett nytt vårdinformationsstöd och att etablera ett genomförandeprojekt för införandet av nytt vårdinformationsstöd. Uppdrag: Uppdrag 43. Att etablera en digital vårdcentral för Region Örebro län. Uppdrag: Uppdrag 45. Att etablera ett genomförandeprojekt för att ansluta till de nationella tjänsterna för högkostnadsskydd och frikort tillgängliga via 1177.se. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

12 6.5 Attraktiv arbetsgivare Regionservice ska vara en ansvarsfull arbetsgivare där medarbetarna aktivt väljer att arbeta för att de trivs, känner stolthet och ser sitt arbete som meningsfullt. Viktiga framgångsfaktorer är engagerade medarbetare som utvecklas, ett närvarande ledarskap samt tydlig styrning och uppföljning. En grundförutsättning är att vi har trygga arbetsplatser som präglas av gott bemötande, respekt och ett tillåtande klimat. Hälsofrämjande arbetsplatser, som arbetar med att aktivt främja och förebygga hälsa, är också en avgörande framgångsfaktor liksom att aktivt fortsätta arbetet med att sänka sjukfrånvaron genom att agera på tidiga signaler, involvera oss och samverka för att förkorta sjukskrivning och i möjligaste mån skapa förutsättningar för en så tidig återgång som möjligt till arbetsplatsen. Regionservice har intressanta, meningsfulla jobb för många olika yrkeskategorier. Region Örebro län är en stor organisation men som många i första hand inte förknippar med våra yrken. Vi behöver marknadsföra oss mer som arbetsgivare och etablera tidiga kontakter för att attrahera medarbetare på en alltmer konkurrensfylld arbetsmarknad. Regionservice ska vara en attraktiv arbetsgivare som är känd och eftertraktad! Övergripande mål: Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv Inriktningsmål: Nr 27. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare som arbetar för att attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare utifrån långsiktigt hållbara strategier. Indikatorer HME Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät. AVI Attraktiv arbetsgivarindex ska öka i jämförelse med föregående år. Frisktalet ska förbättras i jämförelse med föregående år. Personalomsättning Sjukfrånvaro, total % Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

13 Inriktningsmål: Nr 28. Region Örebro läns verksamheter är jämställda och jämlika och motverkar aktivt diskriminering och kränkande behandling. Indikatorer Jämix ökar och följs upp med aktiva åtgärder Sjukfrånvaro, långtid kvinnor % Aktiviteter Ta fram aktiviteter med stöd av programmet för Hållbar utveckling, fokusområde social stabilitet, god hälsa och lika villkor. Mål: Vi har nolltolerans mot diskriminering, kränkande särbehandling och trakasserier. Aktiviteter Diskriminering, kränkande särbehandling och trakasserier får inte förekomma på våra arbetsplatser. Varje chef ska förmedla vårt förhållningssätt, nolltolerans, till alla medarbetare. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

14 6.6 Ekonomi Regionservice ska medverka till en långsiktigt stark ekonomi och god hushållning för Region Örebro län. Det gör vi genom att effektivisera den egna verksamheten och bidra till utveckling av kostnadseffektiva lösningar för övriga förvaltningar i organisationen. Inom Regionservice driver och utökar vi våra uppdrag om det är till ekonomisk och kvalitativ fördel för Region Örebro län. Likaså ska vi inte utföra uppdrag där annan aktör kan utföra uppdraget till bättre kvalitet och pris. Samtidigt som vi ska vara konkurrenskraftiga i vårt utbud har vi även en roll att fortsätta standardiseringen av arbetssätt och rutiner och avveckla tjänster och produkter som inte är värdeskapande. Övergripande mål: Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Inriktningsmål: Nr 30. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans. Indikatorer Resultatet ska under 2018 uppgå till minst noll. Mål: Regionservice ska ha ett årligt resultat på 2 %. Indikatorer Resultat % Kostnader i relation till regionen totalt Minst en tjänst har utvärderats om vi är rätt utförare av de tjänster vi levererar Antal avvecklade tjänster och produkter Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

15 7 Budget 7.1 Ekonomiskt utgångsläge och utveckling Regionservice ska medverka till en långsiktigt stark ekonomi och god hushållning för Region Örebro län. Uppdraget är att effektivisera den egna verksamheten och bidra till utveckling av kostnadseffektiva lösningar för övriga förvaltningar. Regionservice har idag en ekonomi i balans. Framtida utmaningar handlar främst om att klara stora kostnadsökningar för kommande ny- och ombyggnationer inom områdena Fastigheter, Försörjning (transport) och IT samt att utveckla kostverksamheten för att nå ekonomisk balans med lägre produktion. Byggnationerna är omfattande och ställer krav på effektiviseringar. Satsningarna kräver förankring och accept hos kunderna som finansierar våra verksamheter i tecknade överenskommelser. 7.2 Budgeterat utfall 2018 Regionservice ekonomi är i balans och vi har kunnat göra återbetalningar till kunder under Regionservice största intäkter är lokalhyror, IT och kostmåltider. De största kostnaderna är personal- och lokalkostnader. 7.3 Ekonomiska nyckeltal Från och med 2018 införs två nyckeltal som stöttar vårt ekonomiska ansvarstagande. Vi inför ett internt resultatmål samt indikatorer där vi jämför vårt resultat och vår kostnadsutveckling. Nyckeltalen följs upp vid varje ekonomisk månadsrapport. Nyckeltal: Resultatmål 2 % av omsättningen Kostnadsutvecklingen (kontoklasserna 4-7) jämfört med regionens utveckling totalt Procent Budget 2018 Utfall 2017 Budget 2017 Lönekostnadsökningstakt 4,9 % 6,5 % 7,8 % Budget 2018 är preliminär. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

16 7.4 Resultatbudget Regionservice Belopp i mnkr Budget 2018 Utfall 2017 Budget 2017 Verksamhetens intäkter Övriga intäkter 1 691, , ,1 Summa intäkter 1 691, , ,1 Verksamhetens kostnader Personalkostnader -489,3-466,4-475,0 Övriga kostnader -882,6-818,4-856,9 Avskrivningar, inventarier -17,9-18,4-17,4 Avskrivningar, fastigheter -138,5-134,7-134,5 Summa kostnader , , ,8 Verksamhetens nettokostnader 163,1 204,4 158,3 Finansnetto -66,6-64,8-64,6 Regionbidrag/- ersättning -96,5-112,6-93,7 Resultat 0,0 27,0 0,0 Budget 2018 är preliminär. 7.5 Driftbudget Regionservice Belopp i mnkr Budget 2018 Utfall 2017 Varav regionbidrag Omsättning Omsättning Varav regionbidrag Område fastigheter 803,9 5,3 779,1 5,1 Område försörjning 240,0 6,8 244,3 6,6 Område administrativ utveckling och service 85,0 7,4 83,8 6,9 Område IT 317,9 28,0 298,4 27,2 Område medicinsk teknik 58,9 0 62,8 0 Område kundtjänst 110,9 3,0 101,0 3,0 Förvaltningsgemensamt 74,8 1,0 73,0 1,0 Summa 1 691,4 51, ,4 49,8 Budget 2018 är preliminär. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

17 7.6 Investeringsbudget Belopp i mnkr Budget 2018 Utfall 2017 Budget 2017 Immateriella anläggningstillgångar 5,8 Byggnadsinvesteringar , ,5 Medicinteknisk utrustning It-utrustning 55,8 48,7 40,6 Övrig utrustning 8,1 2,6 9,3 Summa 1 495,9 752, ,4 Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

18 8 Organisation Regionservice leds av en förvaltningschef. Förvaltningschefen ingår i Region Örebro läns ledningsgrupp. Regionservice består av verksamheter inom sex områden: Område administrativ utveckling och service Område fastigheter Område försörjning Område IT Område kundtjänst Område medicinsk teknik Varje område leds av en områdeschef. Inom de flesta områden finns flera chefsnivåer såsom avdelnings- och/eller gruppchef. I Regionservice stab finns funktioner som leds av stabschefer. Ledningsgruppen för Regionservice består av förvaltningschef, områdeschefer och stabschefer. I Regionservice stab ingår funktionerna: Ekonomi HR Kommunikation Kvalitet och utveckling med säkerhet och beredskap Planering och uppföljning Regionservice stab arbetar med samordning av uppdrag inom förvaltningen, stöd till regionkansli och politiker samt stöd till områdena. Stabscheferna ingår i regiongemensamma forum inom respektive ansvarsområde. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

19 9 Uppföljning Uppföljning och utvärdering har tre huvudsyften: 1. Att ge en mångdimensionell bild av verksamhetens resultat i förhållande till fastställda mål och uppdrag. 2. Att värdera hur styrande riktlinjer och rutiner efterlevs i verksamheten. 3. Att utgöra kunskaps- och beslutsunderlag inför förbättringsarbete och fortsatt planering. Uppföljning av verksamhetsplan och budget kommer att ske löpande under året både skriftligt och muntligt genom: Skriftliga rapporteringar i form av delårsrapporter, periodrapporter och verksamhetsberättelse. Verksamhetsdialog med Regionservice ledningsgrupp och områdenas ledningsgrupper. Rapportering till regionkansli och regionstyrelse. Verksamhetsuppföljningar med regiondirektör. Uppföljning inom Regionservice Skriftlig delårsrapportering från områdena i april och augusti samt i verksamhetsberättelsen. Verksamhetsdialoger hålls i september/oktober med respektive områdes ledningsgrupp. Rapportering till regionkansliet samt till regionstyrelsen Uppföljning av inriktningsmål, indikatorer, uppdrag, bokslut samt internkontrollplan görs i delårsrapporter i april, augusti samt i verksamhetsberättelsen. Rapportering sker till regionkansliet och regionstyrelsen (nämnd). Dessutom lämnas ekonomiska periodrapporter under året. Verksamhetsuppföljning sker tre gånger per år med regiondirektör. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

20 10 Intern styrning och kontroll Syftet med intern styrning och kontroll (ISK) är att säkerställa en ändamålsenlig och lagenlig verksamhet, att verksamheten bedrivs i enlighet med de krav som ställs på verksamheten: Intern styrning a) Att verksamheten fullgör sina föreskrivna uppgifter samt uppnår beslutade mål och uppdrag. b) Att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar. Intern kontroll c) Att verksamheten följer de styrande dokument som Region Örebro län har beslutat samt lagar, förordningar, föreskrifter och avtal som gäller för verksamheten. d) Att redovisningen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin är rättvisande och ändamålsenlig. e) Att informationssäkerheten är tillgodosedd utifrån kraven på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Nämnderna ansvarar för att verksamheten inom sina ansvarsområden bedrivs i enlighet med kraven samt att verksamheten inom sina ansvarsområden upprätthåller en tillräcklig intern styrning och kontroll. Aktiviteter kopplade till den interna styrningen dokumenteras i förvaltningens verksamhetsplan medan åtgärder kopplade till den interna kontrollen dokumenteras i internkontrollplanen Internkontrollplan Internkontrollplanen består dels av regionövergripande risker med åtgärder som berör samtliga förvaltningar samt verksamhetsspecifika risker med åtgärder som utgår från respektive förvaltnings ansvarsområde. En utgångspunkt för framtagandet av regionövergripande risker med åtgärder inom HR och Ekonomi har varit revisionsrapporten Löpande granskning av den interna kontrollen i administrativa rutiner. Uppföljningen av IK-planen dokumenteras i delårsrapport 1 och 2 samt i verksamhetsberättelsen och resultatet av uppföljningen bereds i verksamhetsdialoger mellan förvaltningschef och regiondirektören. Förklaringar till IK-planen nedan: Verksamhet: Process/område. Risk: Händelse som, om den inträffar kan leda till att verksamheten inte bedrivs i enlighet med krav c, d och e. Åtgärd: Hur verksamheten vill hantera de risker som inte accepteras. Åtgärder kan vara kontroller för att bevaka risker eller åtgärder för att eliminera/minimera eller reducera risker. Ansvar: Ansvarig funktion för genomförandet. Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

21 Verksamhet HR Ekonomi Risk Åtgärd Ansvar Risken att bisysslor som är hindrande för arbetet, förtroendeskadliga eller konkurrerar med verksamheten förekommer. Risken att förmånsbeskattning inte sker. Risken att reseräkningar och egna utlägg hanteras felaktigt innan utbetalning. Revisionsrapport. Risken att chefer inte säkerställer att lönegrundande underlag är korrekta inför löneutbetalning. Revisionsrapport. Risken att representation redovisas felaktigt. Regionövergripande åtgärd: Uppföljning enligt regiongemensam rutin som är under framtagande. Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att ansvariga chefer får informationen om vilka regler som gäller för förmånsbeskattning i enlighet med rutin för förmånsbeskattning på intranätet. Regionövergripande åtgärd: Tydliggöra vid introduktion och vid utbildning för nya chefer/handläggare att chef/attestant inte ska godkänna utlägget i Heroma utan att aktuellt kvitto finns. Regionövergripande åtgärd: Tillgängliggör information om hantering av och villkor för reseräkningar till chefer. Regionövergripande åtgärd: Återsända reseräkningar som inte uppfyller obligatoriska krav till resenären för komplettering. Regionövergripande åtgärd: Återsända manuell blankett i de fall medarbetare har tillgång till Heroma, men ändå använt manuell blankett. Regionövergripande åtgärd: Varje verksamhet ska säkerställa att det lönegrundande underlaget är korrekt inför löneutbetalning. Regionövergripande åtgärd: Översyn av befintligt attestreglemente samt tillhörande rutin. Regionövergripande åtgärd: Översyn av befintligt regelverk avseende representation. Regionövergripande åtgärd: Stickprovskontroller avseende extern och intern representation samt vid representation vanligt förekommande leverantörer på övriga kontoklasser. Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef HR-direktör Regionservice förvaltningschef Regionservice förvaltningschef Förvaltningschef Ekonomidirektör HR-direktör Regionservice förvaltningschef Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

22 Verksamhet Ekonomi Regionservice förvaltningschef Förvaltningschef Hälso-och sjukvården Informationssäkerhet Risk Åtgärd Ansvar Risken att inköp görs utanför avtal. Risken att kontanta medel hanteras felaktigt. Risken att bluffakturor betalas. Risken att leverantörsfakturor betalas efter förfallodag. Revisionsrapport. Risken att fakturering av såld vård avseende patienter från andra landsting och kommuner i länet är felaktig. Revisionsrapport. Risken att utbetalning av leverantörsfakturor avseende köpt vård är felaktiga. Revisionsrapport. Risken att verksamheten inte efterlever dataskyddsförordningen. Regionövergripande åtgärd: Upphandlingsavdelningen informerar förvaltningens ledningsgrupp i syfte att öka kunskapen om upphandling och avtalstrohet vid inköp. Regionövergripande åtgärd: Ta fram en e- handelsstrategi för att utveckla och utvidga användandet av e-handel. Öka beställarkompetens samt tydliggöra och implementera beställarorganisation inom förvaltningen för Regionservice. Regionövergripande åtgärd: Framtagande av rutin för stickprovskontroll av kontantkassor. Regionövergripande åtgärd: Ta fram ett regionövergripande dokument som tydliggör hur befintligt attestreglemente inkl. tillämpningsanvisningar ska tillämpas. Dokumentet ska publiceras på intranätet. Regionövergripande åtgärd: Informera attestanter om innebörden av attesträtten. Regionövergripande åtgärd: Kartlägg var de största fördröjningarna sker från ankomst till slutattest av leverantörsfakturor. Ta fram förslag på åtgärder. Förtydliga befintliga rutiner (faktureringsprocessen) rörande vilka kontrollmoment som alltid ska ske och hur de ska ske. Genomföra månatliga kontroller av efterlevnad. Revidera rutinbeskrivningen för hantering av leverantörsfakturor avseende köpt vård så att det av rutinen framgår vilka kontroller som ska genomföras och hur efterlevnaden av dessa säkerställs. Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att inventering av all behandling av personuppgifter har genomförts i enlighet med instruktionerna på intranätet Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att informationsklassning av IT-system som innehåller personuppgifter har genomförts i enlighet med riktlinje för informationsklassning. Dokumentnr Regionservice förvaltningschef Regionservice förvaltningschef Regionservice förvaltningschef Ekonomidirektör Ekonomidirektör Ekonomichef Regionservice förvaltningschef Regionservice förvaltningschef. Förvaltningschef Hälso- och sjukvården Förvaltningschef Förvaltningschef Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)

23 Verksamhet Kvalitet och utveckling Risk Åtgärd Ansvar Risken att relevanta styrande dokument inte finns fastställda i Platina, inte finns tillgängliga på intranätet och inte efterlevs. Risken att verksamheten inte lär och förbättrar sig när en systematisk koppling mellan förbättringsarbete och avvikelsehantering saknas. Risken att vi har bristande förmåga att hantera uppkomna risker vid skyddsronder och kontroller. Regionövergripande åtgärd: Varje förvaltning ska säkerställa ett systematiskt arbetssätt avseende fastställande, implementering och uppföljning av styrande dokument. Inventera styrande dokument som berör verksamheten. Utifrån genomförd inventering av styrande dokument - ta fram nya där det saknas och revidera befintliga vid behov. Styrande dokument finns publicerade i Platina. Kommunicera och gör styrande dokument kända i verksamheten. Regionövergripande åtgärd: Tydliggör och säkerställ att avvikelsehanteringen är en del av förbättringsarbetet. Skapa struktur för uppföljning av åtgärder. Förvaltningschef Områdeschef/ stabschef Områdeschef/ stabschef Områdeschef/ stabschef Områdeschef/ stabschef Förvaltningschef Områdeschef/ stabschef Regionservice, Verksamhetsplan med budget (23)