Uppförandekod inom Hexatronic

Transkript

1 Uppförandekod inom Hexatronic INLEDNING Denna Uppförandekod (Kod) är framtagen i syfte att säkerställa att Hexatronic Group AB:s affärsverksamhet och kommunikation med marknaden bedrivs på ett öppet och förtroendefullt sätt, i enlighet med lagstiftning och god praxis för ett börsnoterat bolag. Skrivningarna i denna Kod utgör minimikraven för Hexatronics verksamhet. Om lokal, nationell eller internationell lagstiftning ställer striktare krav än denna kod ska dessa följas. Ägaren till denna Kod är koncernens VD. Det operativa ansvaret för implementering av Koden har koncern-vd för tillsammans med varje dotterbolags VD. VÅRA KÄRNVÄRDEN, LIKE Långsiktighet, Innovation, Kundnärhet och Entreprenörsanda kännetecknar vår affärsverksamhet. Att bedriva affärsverksamheten baserat på våra kärnvärden och denna kod är viktigt för att upprätthålla förtroende och trovärdighet hos våra kunder, partners, anställda, aktieägare och andra intressenter. Förtroende och trovärdighet innebär att vi väljer att vara öppna om hur vi bedriver vår verksamhet, men att vi samtidigt månar om våra affärstillgångar och individers personliga integritet. HÅLLBAR AFFÄRSVERKSAMHET Uppförandekoden avspeglar Hexatronics åtagande att bedriva affärsverksamhet på ett ansvarsfullt och etiskt sätt mot såväl den egna verksamheten som mot omvärlden. Den omfattar att: vara ansvarstagande samhällsmedborgare respektera mänskliga rättigheter säkerställa hälsa och säkerhet arbeta för hållbar utveckling arbeta utifrån FN:s Globala Hållbarhetsmål Agenda 2030 REGLER Uppförandekoden innehåller tydliga regler för alla personer som arbetar på Hexatronic och omfattar att: se till att tillämpliga lagar, regler och förordningar alltid följs bidra till att uppgifter i finansiella rapporter och annan offentlig kommunikation är fullständiga, rättvisande, exakta, begripliga och offentliggörs i rätt tid hantera intressekonflikter på ett lämpligt sätt

2 skydda och använda företagets egendom på rätt sätt skydda icke offentlig information. DELAT ANSVAR Uppförandekoden och våra kärnvärden omfattar styrelse, koncernledning och varje enskild anställd. Alla som arbetar på Hexatronic ska läsa koden, stödja och arbeta i linje med företagets åtaganden och våra interna regler som sammanfattas i koden liksom alla tillämpliga lagar. Leverantörer och deras underleverantörer ska följa Hexatronics Uppförandekod för leverantörer Närmaste chef informerar och uppmuntrar alla berörda att följa Uppförandekoden. Det är avgörande att cheferna föregår med gott exempel och att de är tillgänglig för anställda som har frågor om etik eller som vill rapportera överträdelser av koden. Chefer ansvarar för att koden respekteras och används i organisationen och får inte blunda för oetiskt uppförande. Tillsammans tar vi ansvar för att koden följs. UPPFÖRANDEKODEN FÖRETAGETS HÅLLBARHETSANSVAR Hexatronic ansvarar för att hantera frågor om hållbarhet professionellt och bedriva affärsverksamheten ansvarsfullt. Det är viktigt för oss att agera på ett socialt och etiskt ansvarsfullt sätt i enlighet med vår HÅLLBARHETSPOLICY inom HEXATRONIC GROUP AB. HÅLLBARHETSPOLICY & HÅLLBARHETSRAPPORT Hexatronic har tagit fram en Hållbarhetspolicy som baseras på synsätten i FN:s Globala Hållbarhetsmål med fokus på Miljö, Ekonomiskt och Socialt ansvarstagande. Agenda 2030, som täcker ansvarsområden som mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, hälsa och säkerhet, miljö och antikorruption, ingår i detta. Dessa utgår vi ifrån när vi bedriver vår affärsverksamhet och i mötet med kunder, leverantörer och anställda för att bidra till en hållbar utveckling för kommande generationer. Vi ger årligen ut en hållbarhetsrapport som beskriver resultat, utmaningar och fortsatt arbete med hållbarhet inom koncernen. KUNSKAP Vi ska förbättra kunskapen och medvetenheten om hållbarhet bland våra anställda. Vi bygger långsiktiga relationer med våra leverantörer genom att gemensamt utvecklas och dela vår syn på affärsetik och hållbar utveckling.

3 PERSONALOMSORG I syfte att respektera mänskliga rättigheter och främja rättvisa anställningsvillkor, säkra arbetsförhållanden, ansvarsfullt miljöarbete och hög etisk standard baseras vår Uppförandekod på FN:s Globala överenskommelse, Global Compact, och ska tillämpas i företagets hela verksamhet. Hexatronic accepterar inte barnarbete. Ingen anställd får diskrimineras till exempel på grund av hudfärg, kön, sexuell läggning, civilstånd, graviditet, föräldraskap, religion, politisk uppfattning, nationalitet, etnisk tillhörighet, socialt ursprung, social status, tillhörighet till urbefolkning, funktionshinder, ålder, fackligt medlemskap eller någon annan diskrimineringsgrund som skyddas i lokal lag. Alla anställda ska känna till de grundläggande villkoren och förutsättningarna för sin anställning. Alla anställda med samma erfarenheter, prestationer och kvalifikationer ska få likvärdig lön för likvärdigt arbete jämförelse med andra som utför samma arbete under liknande arbetsförhållanden. Anställdas hälsa och säkerhet på arbetsplatsen skall alltid prioriteras. Vi arbetar tillsammans förebyggande och hälsofrämjande för att ha en bra arbetsmiljö som ger trivsel och arbetsglädje. Alla anställda ska ges frihet att fredligt och lagligt bilda och ansluta sig, eller inte ansluta sig, till fackföreningar som de väljer själva samt ges rätt att förhandla kollektivt.

4 LAGAR OCH RIKTLINJER Vi ska följa de lagar och förordningar som gäller för vår verksamhet. När du är verksam inom Hexatronic kommer du att behöva ta ställning till, hantera och följa en mängd olika juridiska lagar och riktlinjer. Överträdelser av tillämpliga lagar eller förordningar kan få allvarliga följder, både för Hexatronic och för berörda personer. Därför är det allas ansvar att känna till och tillsammans följa relevanta lagar och förordningar, inklusive de som anges nedan. INTERNATIONELLA AFFÄRER Anställda som är engagerade i gränsöverskridande affärstransaktioner måste vara insatta i och följa alla tillämpliga inhemska och utländska lagar och förordningar, t.ex. exportoch importföreskrifter, antibojkottföreskrifter och gällande handelsförbud och sanktioner. FRI KONKURRENS Hexatronic stödjer fri konkurrens. Det är grunden för affärsutveckling och innovation. Alla som arbetar för Hexatronic ska konkurrera på den öppna marknaden på ett sunt och konstruktivt sätt och samtidigt konsekvent följa konkurrenslagarna i varje land där Hexatronic bedriver verksamhet. REDOVISNING OCH FINANSIELL RAPPORTERING Hexatronic har ett ansvar att följa strikta redovisningsprinciper och normer, att rapportera finansiell information på ett korrekt och fullständigt sätt samt att ha lämpliga interna kontrollfunktioner och processer för att säkerställa att bokföring och finansiell rapportering följer lagar, förordningar och börsnoteringskrav. Du som anställd behövs för att företaget ska kunna uppfylla kraven på det här området. INSIDERHANDEL Alla som arbetar för Hexatronic ska agera strikt i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar avseende insiderhandel och insidertips. Du får inte, direkt eller indirekt, köpa eller sälja aktier eller värdepapper i något företag vars aktier är börsnoterade, inklusive Hexatronic, om du har insiderinformation om ett sådant företag. Du får heller inte avslöja insiderinformation till någon inom eller utanför Hexatronic, inklusive familj, vänner, medarbetare eller andra som inte behöver sådan information för att kunna utföra sitt arbete hos Hexatronic.

5 INTEGRITET Hexatronic arbetar för att skydda personuppgifter, t.ex. information om anställda, partners, underleverantörer, kunder och slutanvändare. Hexatronic har skyldighet att följa lagar om skydd för personuppgifter. När du genom arbetet får del av eller behandlar personuppgifter måste du sätta dig in i och följa tillämpliga lagkrav och kontraktsmässiga krav. KOMMUNIKATION OCH FINANSIELL INFORMATION Det är viktigt att Hexatronics anställda har god förståelse för hur verksamheten fungerar och för sin enhets finansiella ställning, för att öka engagemanget i att utveckla verksamheten. Samtidigt måste hänsyn tas till Hexatronics rutin för extern kommunikation och legala krav såsom insiderregler, noterings- och rapporteringsregler utfärdade av börser och finansmyndig-heter. Hexatronics skyldighet att följa dessa krav avgör hur Hexatronics anställda ska hantera kurspåverkande information. Se även REGLER KRING KONFIDENTIELL INFORMATION längre ned. UTSEDDA TALESPERSONER Kommentarer angående finansiella resultat och framtidsutsikter till utomstående parter ska bara lämnas av talespersoner utsedda i enlighet med rutinen för extern kommunikation. Alla anställda uppmuntras att sprida information om Hexatronic genom att dela med sig av offentlig information om företaget, men endast utsedda talespersoner ska kommentera finansiella resultat, strategiskt känsliga frågor eller icke-officiella kundrelaterade uppgifter.

6 INTRESSEKONFLIKTER Vi fattar affärsmässiga beslut för koncernens bästa och inte baserat på individuella hänsynstaganden eller relationer. En intressekonflikt uppstår när något hindrar eller påverkar vår oberoende omdömesförmåga till nackdel för Hexatronic. Vi måste undvika situationer där vårt personliga intresse kan stå i strid med, eller ens verka stå i strid med, koncernens intressen. AFFÄRSMÖJLIGHETER/PERSONLIG VINNING - Som anställd får du får inte för egen del dra nytta av affärsmöjligheter som identifieras genom arbete för Hexatronic om det står i konflikt med Hexatronics intressen. Du får inte heller på annat sätt använda Hexatronics egendom eller information eller din ställning hos Hexatronic för personlig vinning. ANNAN ANSTÄLLNING - Du får inte ta anställning utanför Hexatronic, mot ersättning eller utan, som påverkar eller kan påverka din arbetsprestation för Hexatronic negativt eller som skapar eller kan skapa en intressekonflikt. Du får inte engagera dig i affärsverksamhet utanför Hexatronic som tar tid och uppmärksamhet från förpliktelser mot Hexatronic eller som kräver arbete under din arbetstid hos Hexatronic. Undvik eventuella intressekonflikter genom att inte ta anställning hos annat företag, leverantörer, underleverantörer, ombud, kunder eller hos konkurrenter till Hexatronic. Om uppdrag hos annan arbetsgivare ändå är aktuell ska det finnas en skriftlig överenskommelse mellan Hexatronic och medarbetaren. EXTERNA UPPDRAG - Hexatronics anställda får inte ta uppdrag i en styrelse, eller liknande organ, för ett vinstdrivande företag eller statlig myndighet om det skapar en intressekonflikt. Alla sådana uppdrag måste på förhand godkännas av din chef. För uppdrag i styrelser för icke vinstdrivande eller samhällsorganisationer krävs det inte godkännande i förväg, förutsatt att det inte finns någon potentiell intressekonflikt med Hexatronic. POLITISKA AKTIVITETER - Hexatronic ger inga bidrag eller annat stöd, direkt eller indirekt, till politiska partier eller politiska organisationer eller till enskilda politiker. Du får inte ge några politiska bidrag för Hexatronics räkning eller med hjälp av medel och resurser från företaget. ERBJUDA/TA EMOT - Du får inte erbjuda eller ta emot gåvor, förmåner, ersättningar eller representation till eller från tredje man, som skulle utgöra lagbrott eller som skulle kunna påverka, eller tyckas påverka, ditt yrkesmässiga omdöme under utövandet av arbetsprestationen eller tjänsten för Hexatronic eller tredje man. MUTOR - Ingen person får, direkt eller indirekt, kräva eller ta emot, erbjuda eller ge någon sorts muta, olaglig provision eller annan olaglig eller oetisk förmån till anställda eller andra representanter eller avtalsparter till Hexatronic eller annan tredje man. Alla sådana erbjudanden eller föreslagna arrangemang måste omedelbart rapporteras till närmaste chef. ANMÄLAN - Hexatronic kräver att du anmäler situationer eller transaktioner som rimligtvis kan förväntas orsaka en intressekonflikt. Om du misstänker att du är inblandad i en transaktion eller annat arrangemang som orsakar en intressekonflikt, eller någonting som andra rimligtvis skulle kunna uppfatta som en intressekonflikt, måste du rapportera detta till din chef. Din chef kommer tillsammans med dig avgöra om det föreligger någon intressekonflikt och, om det gör det, avgöra hur den bäst hanteras. Även om transaktioner eller arrangemang som orsakar intressekonflikter inte automatiskt är förbjudna så kan vissa transaktioner eller arrangemang vara icke önskvärda, och för vissa personer, till exempel medlemmar av koncernledningen, kan sådana transaktioner eller arrangemang kräva ett godkännande från styrelsens revisionskommitté eller bolagsstämman.

7 FÖRETAGETS EGENDOM Hexatronic har olika slags egendom, inklusive materiell egendom, information och immateriella rättigheter. Du ansvarar för att skydda den Hexatronic-egendom som är anförtrodd åt dig och för att hjälpa till att skydda all Hexatronics egendom. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER Immateriella rättigheter inkluderar en mängd olika typer av egendom, t.ex. dataprogram, teknisk dokumentation och uppfinningar. Vissa immateriella rättigheter kan omfattas av eller kan komma att omfattas av speciellt skydd genom upphovsrätt, patenträtt, varumärkesregistrering osv. Immateriella rättigheter har stort värde för Hexatronic och måste hanteras med omsorg. Du måste följa instruktioner, och om du är tveksam, be om vägledning om hur du skall agera för att skydda den värdefulla egendomen. Immateriella rättigheter som Hexatronics anställda har skapat under sin anställning förs över till och tillskrivs Hexatronic enligt lag och/eller anställningsavtal eller annat avtal, med de undantag som finns angivna i internationella konventioner, lagar och avtalet med Hexatronic. IT-RESURSER Hexatronics IT-resurser, inklusive kommunikationssystem och uppkoppling till internet, ska användas för att bedriva Hexatronics affärsverksamhet eller för annat ändamål, som är sanktionerat av din chef. Ledningen kan godkänna att du använder Hexatronics IT-resurser med enheter och lagringsmedier som inte tillhandahålls av Hexatronic. Otillåten användning av Hexatronics IT-resurser omfattar att bearbeta, skicka, ladda ner, visa, lagra, skriva ut eller på annat sätt sprida information som är falsk, trakasserande, hotande, olaglig, rasistisk, sexuellt inriktad, obscen, hotfull, kränkande eller på annat sätt oförenlig med professionellt uppförande. NÄR DU SLUTAR DIN ANSTÄLLNING Ska du lämna tillbaka all egendom som tillhör Hexatronic, inklusive dokumentation och media som innehåller Hexatronic-information. Efter att du slutat på Hexatronic är du fortfarande bunden av de restriktioner som gäller för användning och spridning av Hexatronicinformation. SKYDDA INFORMATION Personer som arbetar för Hexatronic har tillgång till information som ägs av Hexatronic och ibland även information som ägs av tredje man. Sådan information kan vara finansiell information, affärsplaner, teknisk information, information om anställda, kunder, leverantörer mm. Obehörig tillgång, användning och spridning kan skada Hexatronic eller tredje man. Därför får du inte inhämta, använda eller sprida informationen såvida du inte har behörighet att göra det. Obehörig tillgång, användning och spridning kan också vara ett brott mot lag och sekretessförordningar. När du känner dig tveksam om din behörighet måste du ta reda på vad som gäller från din chef. Se nästa sida för några regler som hjälper till att skydda konfidentiell information som tillhör Hexatronic eller våra kunder, partners och leverantörer.

8 REGLER KRING KONFIDENTIELL INFORMATION Ej offentliggjord Hexatronic information ska inte avslöjas för andra än - personer som arbetar för Hexatronic som behöver tillgång till informationen i sitt arbete och som har befogad anledning att ha informationen - andra personer som har bemyndigats av Hexatronic att ta emot sådan information - personer som du i ditt tjänsteuppdrag ska ge sådan information Du får inte, direkt eller indirekt, inhämta, kopiera, reproducera eller använda ej offentliggjord information annat än i din tjänst hos, eller uppdrag för, Hexatronic. När du slutar på Hexatronic upphör all behörighet att ha tillgång till eller använda ej offentliggjord information. Du måste återlämna eller förstöra all sådan information i din ägo. Om du får kännedom om felaktig användning eller behandling av ej offentliggjord information, underrätta omgående din chef och samarbeta fullt ut med Hexatronic för att skydda sådan information. Lagra inte ej offentliggjord information på privata datorer, lagringsmedier eller andra enheter som inte godkänts av Hexatronic. Molntjänster tillhandahållna av tredje part, eller andra lagringstjänster online, får bara användas för att lagra konfidentiell information om de godkänts för ändamålet av Hexatronic. Tillgång och behörigheter som ges till personer som arbetar för Hexatronic får endast användas på det sätt de är avsedda för. Lösenord och PIN-koder och liknande uppgifter får aldrig delas eller lämnas ut till obehöriga.

9 TILLÄMPNING & UPPFÖLJNING Alla som omfattas av koden ansvarar för att tillämpa och respektera innehållet. HÅLL DISKUSSIONEN LEVANDE För att den här Koden ska bli ett levande dokument krävs det att innehållet regelbundet diskuteras i ledningsgruppen, på personaldagar, arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal. Diskutera tillsammans de frågeställningar och etiska dilemman som ni har. WHISTLEBLOWING ATT RAPPORTERA ÖVERTRÄDELSER - ANSTÄLLDAS ANSVAR - Personer som arbetar på Hexatronic uppmuntras att rapportera sådant agerande som de, i god tro, uppfattar som överträdelse av lagar eller av Uppförandekoden till sin chef. Om chefen är inblandad i ärendet eller om chefen inte kan eller inte har hanterat frågan på ett tillfredsställande sätt, bör anställda rapportera till en högre chef eller till person i företagsledningen. Alternativt kan överträdelsen rapporteras anonymt till styrelsen. - SAMARBETSPARTNERS ANSVAR - Leverantörer, kunder och andra parter som har en yrkesmässig relation till Hexatronic kan rapportera misstanke om överträdelser av lagar eller av Uppförandekoden, till ledningen för den lokala affärsverksamheten. Alternativt kan överträdelsen rapporteras anonymt till styrelsen. - CHEFERS ANSVAR - Chefer förväntas hantera rapporterade överträdelser på ett seriöst sätt och arbeta för en tillfredsställande lösning i enlighet med lokal lagstiftning och regulatoriska krav. Hexatronic kommer inte att acceptera någon diskriminering av eller vedergällning mot anställda som i god tro har rapporterat misstänkta överträdelser. UPPFÖLJNING - Efterlevnaden av denna Kod kommer regelbundet följas upp som en naturlig del av den ordinarie verksamheten. Exempelvis vid interna och externa revisioner. FRÅGA DIG SJÄLV I DITT DAGLIGA ARBETE Är det beslut/den åtgärd jag är på väg att vidta eller inte vidta i enlighet med våra värderingar och denna Kod? Föregår jag med gott exempel? Har jag övervägt om Hexatronic kan påverkas negativt? Hur skulle det kännas om den åtgärd/handling som jag vidtar/fattar beslut om idag hamnar i media? Sofierogatan 3A SE Göteborg info@hexatronic.com hexatronicgroup.com

10 BEKRÄFTELSE Uppförandekod inom Hexatronic Jag bekräftar att jag har läst koden och förstår dess innebörd och syfte. Datum Underskrift Namn (var vänlig texta) Lämna påskriven bekräftelse till HR / VD