Redogörelse för granskning år 2014

Transkript

1 1(6) Sundsvalls kommun Bilaga till revisionsberättelse Revisorerna Redogörelse för granskning år 2014 Inledning I revisorernas uppgifter ingår att bedöma om den kommunala verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig. Revisorerna granskar också, genom lekmannarevisorerna, verksamheten i de kommunägda företagen. Vidare ska revisorerna årligen avge en revisionsberättelse med ett uttalande huruvida ansvarsfrihet för kommunstyrelsen, facknämnderna och förtroendevalda tillstyrks eller ej. Berättelsen ska också innehålla en redogörelse för den revision som bedrivits under året. Syftet med denna redogörelse är att den ska utgöra underlag till revisionsberättelsen och ge en bild av genomförd revision. Revisionsrapporter delges löpande kommunstyrelsen, de nämnder och företag som berörts av revisionens granskning. Rapporter tillsänts även kommunfullmäktiges presidium samt publiceras på kommunens hemsida. Planering och urval av granskningsinsatser Valet av granskningsinsatser grundar sig på en analys som utgår från en helhetssyn på kommunen, där risk och väsentlighet samt tidigare års granskningsresultat varit vägledande. Utöver de fördjupade granskningsinsatser som denna analys motiverat har så kallad årlig granskning av kommunstyrelsens och nämndernas ledning, styrning och kontroll, delårsrapport och årsredovisning genomförts. Revisionens kostnad Revisionens budget uppgick till 2,6 mnkr och den visar ett överskott på 0,2 mnkr. Genomförda revisionsinsatser - årlig granskning Kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande Med ansvarsutövande avses styrelsens och nämndernas aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt. Granskningarna av ansvarsutövandet har genomförts genom att kontrollera Kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas protokoll för 2014 samt styrdokument och delårsrapporter. Vi har jämfört resultaten av föregående års motsvarande granskning med årets material för att få en bild av om tidigare påpekade brister kvarstår eller har åtgärdats. Genom sammanträdesprotokollen har vi försökt en bild om styrelsen och nämnderna i tillräcklig utsträckning styr, gör uppföljning av, och genomför de kontroller som är nödvändiga för att fullgöra tilldelade uppdrag. Analys har skett av delårsrapporter och styrande dokument för att kontrollera nämndernas/styrelsens måluppfyllelse och att de följer de lagar, regler och förordningar som finns. Med anledning av föregående års granskning av socialnämndens ansvarsutövande som visade på brister i styrningen och årets budgetavvikelse på -132 mnkr har vi fördjupat årets granskning av nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Granskning-

2 2(6) ens inriktning har varit att kartlägga och belysa nämndens agerande under 2014, mot bakgrund av budgetöverskridandet. Vi bedömer att nämndens styrning sammantaget inte har varit ändamålsenlig och tillräcklig och riktar därför kritik mot nämnden. Vid en värdering av styrkan i kritiken har vi beaktat ett antal förhållanden. Några talar till nämndens fördel och några till dess nackdel. Till nämndens fördel talar att: Nämnden har åtgärdat en brist i sin styrning och ledning genom att löpande fatta aktiva beslut om åtgärder för att anpassa verksamheten till de ekonomiska ramarna Nämnden bedöms ha erhållit god kunskap om orsakerna till avvikelserna genom de analyser och den uppföljning som gjorts Nämnden har också löpande kommunicerat sina problem och förslag till åtgärder till kommunstyrelsen och fullmäktige Till nämndens nackdel talar främst att: De beslut om åtgärder som nämnden tagit har inte fått avsedd effekt och underskottet 2014 har ökat i jämförelse med 2013 Nämnden äskade och fick en ramökning på 25 mkr för 2014 i december Redan i februari 2014 prognostiserar nämnden ett underskott på 80 mkr. Först i september 2014 begär nämnden tilläggsanslag. Prognosen pekar då på ett överskridande på 115 mkr. Redovisning Kommunen är redovisningsskyldig enligt lag om kommunal redovisning. Lagen som bland annat uppkommit med anledning av det så kallade balanskravet innehåller bestämmelser som uttolkas av Rådet för kommunal redovisning. Enligt kommunallagen ska revisorerna bedöma om resultatet i delårsrapport och årsredovisning är förenligt med de mål om god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Lag om kommunal redovisning innehåller bestämmelser att årsredovisningen och delårsrapportens förvaltningsberättelse ska innehålla en utvärdering av målen för god ekonomisk hushållning. Redovisningsrevisionen har inriktats på att bedöma om kommunen följer lag om kommunal redovisning och övriga krav på god redovisningssed samt om målen för god ekonomisk hushållning uppnåtts. Delårsrapport 2014 Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige fastställt i mål- och resursplan för 2014 och om rapporten är upprättad enligt lag och god redovisningssed. I vår översiktliga granskning bedömer vi att delårsrapport per i allt väsentligt är upprättad är upprättad i enlighet med de krav som ställs i lagstiftning och gällande normgivning. Vi bedömer att delårsutfallet och årsprognosen ej är förenliga med fullmäktiges mål om god ekonomisk hushållning i ett finansiellt perspektiv främst beroende på att målen om årets resultat och investeringarnas finansiering ej väntas nås. Vidare bedömer vi att verksamhetsutfallen ej är förenliga med fullmäktiges mål då endast ett av fem mål beräknas uppnås och övriga fyra endast uppnås till en del.

3 3(6) Årsredovisning 2014 Granskningen visar att årsredovisningen i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad i enlighet med god redovisningssed. Kommunen når inte sina finansiella resultatmål och efterlever balanskravet med liten marginal. Kommunens ekonomiska situation bedöms därför som ansträngd. Kommunen når inte tre av sina fem finansiella mål för god ekonomisk hushållning. Det finansiella resultatet uppgår inte till 2 % av skatteintäkter och generella statsbidrag, investeringarna kan inte finansieras med egna medel och budget- samt prognosavvikelserna är större än vad som målsatts. När det gäller de fem verksamhetensmålen för god ekonomisk hushållning så nås de endast delvis. Med anledning av den låga måluppfyllelsen bedömer vi att kommunen inte har en god ekonomisk hushållning. Angående redovisningsprinciper så har vi noterat att årsredovisningen fortsatt ger uttryck för att kommunen saknar pensionsmedel. Vi gör bedömningen att de medel som överförts till Kommungaranti i Skandinavien AB kan betraktas som placeringsmedel i stället för kostnader eftersom syftet med överföringen är att finansiera framtida pensionsutbetalningar. Vi rekommenderar därför att kommunstyrelsen under kommande år gör en översyn av sina redovisningsprinciper med anledning av ovanstående. Vidare har vi funnit att delar av politikers intjänade pensioner ej bokförts pensionsförpliktelser. Likaså har en skuld för ett avgångsvederlag ej upptagits i balansräkningen. Sammantaget uppgår de förpliktelsers som ej bokförts till ca 2,2 mkr. Redovisningen av pensionsförpliktelser och avgångsvederlag bör ses övertill kommande rapporttillfälle. Granskning av de kommunala företagen Den kommunala revisionen omfattar att granska den verksamhet som bedrivs i andra juridiska personer. Fullmäktige utser därför ur gruppen av kommunens revisorer, lekmannarevisorer i kommunens hel- och delägda företag. Granskningen fokuserade på styrning, uppföljning och internkontroll i investeringsprocessen. Syftet med granskningen var att utvärdera och bedöma om respektive bolagsstyrelse inrättat styrning, uppföljning och intern kontroll som säkerställer en ändamålsenlig och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande hantering av investeringar. Genomförda revisionsinsatser - fördjupade projekt Granskning av anhöriga som ger stöd till närstående Revisionen har genomfört en granskning av hur socialnämndens stöd till de anhöriga som ger omsorg till närstående hanteras. Syftet med granskningen har varit att bedöma om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Utifrån granskningsresultatet konstaterar vi att stödet inte till fullo hanteras på ett ändamålsenligt sätt och att den interna konttrollen inte är fullt tillräcklig. Styrningen genom policies, mål och planer är delvis tillräcklig. Granskningen visar att nämnden till viss grad kan verifiera att den utövar styrning inom det granskade området. Det saknas tillförlitliga rutiner för att kartlägga de anhörigas behov av stödinsatser. Granskningen visar att verksamheterna gör och har gjort vissa ansatser för att kartlägga de anhörigas behov av stödinsatser, men att det saknas en samlad behovsbild inom området. Uppföljning och utvärdering av individuellt anpassade stödåtgärder till anhöriga är otillräcklig då varken förvaltning eller nämnd gör återkommande och systematiska uppföljningar och utvärderingar inom området. Nämndens kontroll inom området är otillräcklig. Granskningen

4 4(6) visar att nämnden inte i tillräcklig grad kan verifiera att den kontrollerar sitt lagstadgade uppdrag inom området. Granskning av anställdas bisysslor Revisionen har granskat anställdas bisysslor. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämndernas interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor är tillräcklig. Sammantaget görs bedömningen att styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende hantering av de anställdas bisysslor inte är tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att det regelverk rörande anställdas bisysslor som finns i kommunen bedömer vi vara delvis ändamålsenligt. Bestämmelsen som reglerar att anmälan och beslut om beviljande/avslag ska förvaras i arbetstagarens personakt försvårar dock väsentligt kommunstyrelsens möjligheter till övergripande kontroll, då det innebär att det inte upprättas något centralt register över förekommande bisysslor. Det sker genomgångar med de anställda rörande regelverk avseende bisysslor. Det tillämpas inte ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Vi bedömer att regelverken för anställdas bisysslor inte efterlevs då det finns avsevärda skillnader mellan de av kommunen kända bisysslorna och träffar i Bolagsverkets register. Granskning av bokslutsprocessen Revisionen har genomfört en granskning av kommunens bokslutsprocess. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bokslutsprocessen bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Granskningen resulterade i bedömningen att kommunens bokslutsprocess genomförs på ett i stort sätt ändamålsenligt sätt men att den interna kontrollen till vissa delar är otillräcklig. Bedömningarna grundar sig på att utfärdade instruktioner bedöms som ändamålsenliga och tydliggör organisation, ansvar, tidplan och tillvägagångssätt för kommunens bokslutsarbete. Dokumenterade avstämningar av väsentliga poster sker i rimlig omfattning. Bokslutsdokumentationen bedöms inte fullt ut uppfylla ställda krav. Kommunens insatser för att identifiera väsentliga riskområden i bokslutsprocessen bedöms inte fullt ut tillräckliga. Granskade exempel på tidigare lämnade synpunkter från revision bedöms ha beaktats i för låg grad. Endast på två av de sex utvecklingsområdena har åtgärder vidtagits. Granskning av socialnämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Revisionen har även under året genomfört en granskning av socialnämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att socialnämnden inte fullt ut arbetar med kvalitetssystemet på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Det som saknas och som enligt vår bedömning utgör en stor utmaning för nämnden är att enas om kvalitetssystemets omfattning. Vår bedömning är att roll- och ansvarsfördelningen för införandet av kvalitetsledningssystemet i nuläget är oklar i vissa avseenden och att nämnden här behöver vidta åtgårder för att tydliggöra ansvarsfrågan. Vid granskningen har vi inte identifierat någon genomgående och övergripande systematik för exempelvis riskanalys och egenkontroll. Granskning av investeringsprocessen Syftet med granskningen var att utvärdera och bedöma om kommunstyrelsens styrning, uppföljning och interna kontroll säkerställer en ändamålsenlig och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande hantering av investeringar.

5 5(6) Vi bedömer att kommunstyrelsen inte fullt ut säkerställer en ändamålsenlig och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande hantering av investeringar. Bedömningen grundar sig på att vi kan notera en mycket stor avvikelse mellan budget och utfall för investeringar i kommunen. Avvikelsen förklaras främst av att mycket stora belopp kommer från tidigare års avvikelser. Den oförbrukade investeringsvolymen bedömdes till ca mnkr vid delårsbokslut i augusti. Kommunen har påbörjat ett arbete med att göra en inventering av den samlade investeringsbudgeten. I det fall kommunens resultatnivå inte kan höjas avsevärt innebär den planerade investeringsnivån att det finansiella målet om en självfinansiering (resultat och avskrivningar) av investeringarna inte kommer att uppnås. Följden av detta blir i så fall en utökad upplåning. Kommunens budget- och beslutsprocess beträffande investeringar är komplex och är en central process. Speciellt mot bakgrund av den stora oförbrukade investeringsvolymen. Granskning av ramavtal Revisorerna har valt att granska följsamheten till ingångna avtal. Syftet med granskningen har varit att bedöma om följsamheten är tillräcklig. Granskningen resulterade i bedömningen att kommunstyrelsens och nämndernas uppföljning och kontroll av följsamheten till ingångna avtal inte är tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att kommunstyrelsen inte har säkerställt att fungerande kontroller finns vid uppläggning av nya leverantörer. Bedömningen baseras på att den kontroll som görs endast avser korrekthet i organisationsnummer och F-skatteregistrering. Någon kontroll av att leverantören har avtal med kommunen sker inte. Det finns för närvarande inte fungerande rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal. Vår bedömning efter genomförd kontroll är att faktureringen från entreprenörerna i alltför låg utsträckning överensstämmer med tecknade avtal. Granskning av statsbidrag inom flyktingmottagandet Revisionen har granskat kommunens hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet. Syftet med granskingen var att bedöma om ansvariga nämnder har en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till och om de statliga ersättningar för flyktingmottagandet redovisas i enlighet rekommendationer. Utifrån våra iakttagelser gör vi bedömningen att ansvariga nämnder inte har en fullt tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till. Statliga ersättningar redovisas inte i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed. Granskning av tillförlitlighet i genomförande av val Revisionen har genomfört en granskning av tillförlitlighet i genomförande av val. Vår sammanfattande revisionella bedömning är att valnämnden genomfört valet till Riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige på ett i huvudsak ändamålsenligt och tillförlitligt sätt. Vi har i granskningen inte funnit några avvikelser från föreskriven ordning som skulle kunna bli prövningsbart utifrån vallagens bestämmelser om överklagande av val. Det finns flera exempel på hög servicegrad gentemot de röstberättigade samt omfattande dokumentation av planering och genomförande.

6 6(6) Granskning av kundfakturering Revisionen har valt att granska kommunstyrelsens och tre nämnders kundfakturering. Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig i de system och rutiner som nyttjas för hantering av kundfaktureringen. Granskningen visar att den interna kontrollen i granskade system och rutiner inte är fullt tillräcklig. Bedömningen baseras på att det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar för kundfaktureringen på kommunövergripande nivå. I varierande utsträckning finns det även kompletterande rutinbeskrivningar på vissa förvaltningar. Rutinbeskrivningarna saknar dock tillräckliga instruktioner om olika kontrollmoment för att säkerställa en tillförlitlig fakturering. I de rutiner som tillämpas i verksamheterna återfinns få kontrollmoment som säkerställer en tillförlitlig fakturering Den stickprovskontroll av fakturor som genomförts visar dock att samtliga avgifter fakturerats i rätt tid, till rätt villkor och enligt upprättade underlag. Vidare bedöms betalningsbevakningen fungera med tillräcklig kontroll.