Inga-Lill Strömqvist (S)

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1[22] Plats och tid Xenter, Utbildningsvägen 3, Tumba, kl 19:00-21:10 ande Niklas Gladh (MP), ordförande Lena Ingren (S) Stefan Dayne (KD) Lars-Göran Liljedahl (S) Birgitta Kylin-Majby (S) Andrei Ignat (M) Solveig Nilsson (M) Sture Nordberg (TUP) Kristoffer Szubzda (SD) Marit Normasdotter (V) Inga-Lill Strömqvist (S) Ersättare Övriga deltagande Milojka Vratonjic (S), Daulat Ramtri (M), Lisa Hellsing (MP), Jenny Karinsdotter Granqvist (V), Markus Rydell (KD) Peter Arnhjort, Åsa Engwall, Linda Evjen, Frank Renebo, Elisabeth Persson, Dan Arvidsson ( 125), Christer Silver Holmberg ( 125) Utses att justera Stefan Dayne Plats och tid för justering Tekniska förvaltningen, , kl 10:00 Sekreterare Paragrafer Elisabeth Persson Ordförande Niklas Gladh Justerare Stefan Dayne ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd Sammanträdesdatum Anslaget den Nedtas den Förvaringsplats för protokollet Tekniska förvaltningen Underskrift Elisabeth Persson

2 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2[22] 113 Ekonomisk uppföljning oktober 2018 (TEF/2018:262) godkänner den ekonomiska uppföljningen för perioden januari till och med oktober 2018 och överlämnar rapporten till kommunstyrelsen för beslut. s anslagsbudget för 2018 uppgår till 514 tkr. Detta anslag ska finansiera nämnden och förtroendevaldas arbete i nämnden. Övriga verksamheter som nämnden ansvarar för förutsätts vara intäktsfinansierade. Som en effekt av att nämndens verksamheter helt övergår till komponentavskrivning, hanteras större del av underhållskostnader som investering. Detta innebär att underhållsbudgeten inom fastighetsområdet minskas med 43 mnkr. Från och med 2018 finns ett årligt investeringsanslag för detta på 55 mnkr. Oktoberprognosen visar ett underskott mot budget på 36,1 mnkr, varav 1,6 mnkr utgörs av va-verksamheten. De enheter som visar en något förändrad prognos sedan delårsrapport 2 är städ- och kontorsservice, lokalförsörjning- och fastighet samt teknik och logistik. Övriga enheter har bedömt att prognosen sedan delårsrapport 2 inte har förändrats. Städ- och kontorsservice har fått indikatorer på att det inte kommer att beställas storstädningar i den utsträckning som har budgeterats. Avbokade extrastädningar gör också att intäkterna inte håller budget. Lokalförsörjning och fastighets nettoprognos är 24,4 mnkr. På kostnadssidan har avskrivningskostnaderna och övriga verksamhetskostnader korrigerats ner sedan delårsrapport 2. Förvaltningen har deponerat hyror för Tumba sjukhem. Tvistiga hyresbelopp uppgår till 14,1 mnkr. På grund av uteblivna hyresintäkter för Tumba sjukhem tappar förvaltningen cirka 11 mnkr. Några felbudgeteringar påverkar också intäktssidan. I utfallet till och med oktober ingår 11,9 mnkr för utredningar och rivningar samt 15 mnkr avskrivningskostnader som hänför sig till "friutrymmet" om 41,2 mnkr. Därmed har 26,9 mnkr av 41,2 mnkr i friutrymmet utnyttjats. Delen av friutrymmet som har utnyttjats ligger inte med i förvaltningens prognos. Teknik och logistik visar en sämre prognos än tidigare både på intäkts- och kostnadssidan. Enheten ser en vikande trend avseende extrabeställningar det vill säga arbeten som ligger utanför ordinarie driftavtal, vilket påverkar intäkterna negativt.

3 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3[22] Sent fakturerade extrakostnader för snöröjning avseende kvartersmark samt kraftigt ökade kostnader för bevattning då sommaren var torr och många nyplanteringar återfinns inom kvartersmarken, sammantaget faktorer som är starkt kostnadsdrivande. redogör för ärendet i en tjänsteskrivelse daterad

4 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4[22] 114 Slutredovisning av projektkonto 6216, förskolan Sörgården, Tullinge (TEF/2018:244) 1. godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av investeringsprojektkonto 6216 förskolan Sörgården. 2. anmäler slutredovisningen till kommunfullmäktige. Projekteringsfasen inleddes i mars I oktober 2015 gjordes en statusbesiktning av förskolan och då konstaterades att golv- och väggkonstruktionen var fuktskadade och uppvisade mikrobiella skador från konstruktionerna. Därefter beslutades att riva förskolan och ersätta den med en nybyggd förskola med 8 avdelningar samt tillagningskök. Byggnationerna startade hösten 2016 och slutbesiktningen utfördes i juni Förskolan öppnade i augusti Förskolan Sörgårdens lokalyta är 1740 m² vilket innebär en produktionskostnad per kvadratmeter om kronor. Riktlinjen för att uppnå giftfria lokaler har använts. I projektet har kronor motsvarande 0,8 % av entreprenadkostnaden använts för ett ormbunkeblad i aluminium. Målet är att 1 % ska användas för konstnärlig utsmyckning. Avvikelsen mot budget är kronor, ca 4,7 %. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Anledningen till avvikelse är dels längre projekteringstid, samt extra grundläggningskostnader för pålning

5 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5[22] 115 Slutredovisning av projektkonto 6214, nybyggnation av förskolan Prästkragen, Norsborg (TEF/2018:245) 1. godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6214 som avser nybyggnation av förskolan Prästkragen. 2. anmäler slutredovisningen till kommunfullmäktige. Byggnationen av förskolan Prästkragen upphandlades under sommaren 2014 och arbetena påbörjades under hösten 2014 och inflyttning till förskolan kunde ske under hösten Eftersom beslutade investeringsmedel inte räckte till för att färdigställa förskolans gård gjordes först en temporär lösning. I avvaktan på beslut om utökade investeringsmedel föreslog tekniska förvaltningen att andra medel skulle användas tillfälligt för barnens gård. godkände , under 73, förvaltningens begäran om att tillfälligt använda medel inom projekt 3839 (TEF/2016:125). Under hösten 2016 färdigställdes gården i enighet och nära samråd med verksamheten. Förskolan Prästkragens lokalyta är 1683 m 2 vilket innebär en produktionskostnad om kronor per kvadratmeter. Anledning till lägre kvadratmeterkostnad jämfört med till exempel förskolan Sörgården är att i förskolan Prästkragen behöll man tidigare husgrund för att återanvända denna i projektet. Avvikelse mot budget är kronor, cirka 0,7 %. För projektet noteras en mindre negativ avvikelse jämfört med beslutade investeringsmedel

6 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6[22] 116 Slutredovisning av projektkonto 6254, förskolan Violen, Norsborg (TEF/2018:246) 1. godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av investeringsprojektkonto 6254 förskolan Violen. 2. anmäler slutredovisningen till kommunfullmäktige. Förskolan Violen består av 6 avdelningar samt mottagningskök. Under den tid som förskolan byggdes var förskolans barn evakuerade i Brunnapaviljongerna. Dessa paviljonger har använts av flera som en evakueringslösning för förskolorna exempelvis Prästkragen och Granen och kommer att användas för några av de 13 förskolorna. Byggnationerna startade april 2013 och slutbesiktningen utfördes i juni Förskolan öppnade i september Förskolan Violens lokalyta är 1558 m 2 vilket innebär en produktionskostnad om kronor per kvadratmeter. Anledning till att produktionskostnaden blev lägre för förskolan Violen jämfört med till exempel förskolan Sörgården är att man behöll befintlig husgrund för att återanvända den som en del av projektet. Avvikelsen mot budget är kronor, cirka 16 %. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Anledning till avvikelse är dels merkostnader som hänfördes till bland annat evakueringspaviljongernas färdigställandetider samt pålningskostnader

7 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7[22] 117 Slutredovisning av projektkonto 6160, gruppboende Nya Lövkojan, Norsborg (TEF/2018:247) 1. godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkontot 6160 gruppboende Nya Lövkojan. 2. anmäler slutredovisningen till kommunfullmäktige. Slutredovisningen avser nyproduktion av gruppboende om sex lägenheter i Norsborg. Inflyttning av verksamheten har skett i juni Avvikelse är 12 % jämfört mot beslutad totalbudget. Avvikelsen beror på ändringar som verksamheten har gjort i projektet. Bland annat har lägenheterna och utemiljön anpassats för blinda och en lägenhet har anpassats för permobil. Gruppboende Lövkojans lokalyta är 622 m 2 vilket innebär en produktionskostnad om kronor per kvadratmeter. Ombyggnationsarbetet för Lövkojan (6250) startade i januari I oktober 2013 utbryter en anlagd brand på byggarbetsplatsen som totalförstörde byggnaden. Cirka två år efter branden, , får kommunen ersättning från försäkringsbolagen De nedlagda kostnaderna fram till branden utrangerades och projektet slutredovisades i tekniska nämnden , 2, (TEF/2015:236). Projektets ursprungliga budget flyttades till nytt projektkonto (6160) för återuppbyggnad av Nya Lövkojan

8 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8[22] 118 Slutredovisning av projektkonto 6257, fasadrenovering Tullinge gymnasium (TEF/2018:248) 1. godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6257 som avser fasadrenovering. 2. anmäler slutredovisningen till kommunfullmäktige. Tullinge gymnasium är en arkitektoniskt vacker byggnad som med sin putsade fasad passar väl in i området och det var av stor vikt att renoveringen av fasaden utfördes korrekt. Den stora ekonomiska avvikelsen mot beslutad investering är 69 %. Detta beror på att renoveringen av fasaderna fick göras om av kommunen eftersom entreprenören utfört arbetet undermåligt och inte fackmannamässigt. Entreprenaden blev godkänd vid slutbesiktningen men kort efter slutbesiktningen föll putsen. Förvaltningen anlitade en extern konsult och juridiskt ombud vid denna händelse. Kommunen anmodade entreprenören att åtgärda de felaktiga fasadarbetena. Entreprenören hörsammade inte detta. Tekniska förvaltningen har vidtalat kommunens jurist och undersöker möjligheten att driva ärendet vidare. i denna del kommer att återrapporteras till tekniska nämnden efter fortsatt utredning. Avvikelse mot budget är kronor, cirka 69 %. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Den stora ekonomiska avvikelsen beror på att renoveringen av fasaderna fick göras om

9 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9[22] 119 Slutredovisning av projektkonto 6164, Tumba gymnasium Skyttbrink (TEF/2015:143) 1. godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6164 Tumba gymnasium Skyttbrink. 2. anmäler slutredovisningen till kommunfullmäktige. Botkyrka kommun förvärvade sommaren 2012 Södertörns Hantverksgymnasium och beviljade 18,4 mkr i investeringsmedel för upprustning av lokalerna. Denna upprustning avslutades Utbildningsförvaltningen beställde upprustning av Tumba Gymnasium Skyttbrink, enligt framtaget lokalprogram. Den 16 juni 2015 beviljade kommunfullmäktige 6 mkr i investeringsmedel för detta projekt i flerårsplanen Skälet till fortsatt upprustning var att det under tiden hade visat sig att det fanns ytterligare behov av upprustning, bland annat tak och fönster på några av husen samt brandlarm. Taken var i stort behov av upprustning eftersom det annars fanns risk att det regnade in i lokalen som skulle förstöra åtgärdade delar. Avvikelse mot budget är kronor, cirka 28 %. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget

10 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10[22] 120 Slutredovisning av projektkonto 6167, förskolepaviljonger i Riksten (Kometen) (TEF/2018:249) 1. godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6167 som avser etablering av förskolepaviljong Kometen i Riksten. 2. anmäler slutredovisningen till kommunfullmäktige. 3. ger tekniska förvaltningen i uppdrag att förtydliga texten i tjänsteskrivelsen under rubriken bakgrund. I Riksten har en ny förskolepaviljong för 160 barn uppförts. Inflyttningen till förskolan har skett under april Därefter har mycket arbeten med att få till en trevlig utemiljö utförts löpande och färdigställts under sommaren En stor del av lekutrustningen har återanvänts från andra kommunala förskolor som rivits. För projektet noteras en positiv avvikelse mot investeringsbudget med 5,7 % vilket är drygt kronor

11 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11[22] 121 Avbrytande av upphandling av förskolan Måsen (TEF/2015:199) 1. beslutar i enlighet med genomförd utvärdering att avbryta upphandling av nybyggnad av förskolan Måsen. 2. ger kommunledningsförvaltningen, upphandlingsenheten i uppdrag att verkställa beslutet. Kommunledningsförvaltningen, har på uppdrag av och i samverkan med tekniska förvaltningen annonserat förfrågningsunderlaget avseende nybyggnad av förskolan Måsen. Upphandlingen har utförts som ett förenklat förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Efter genomförd utvärdering av inkomna anbud föreslår förvaltningen att tekniska nämnden ska fatta beslut om att avbryta upphandlingen. beslöt vid sammanträdet den 18 september 2018 att godkänna tilldelning av anbudsgivare Lehto Sverige AB, , för nybyggnation av förskolan Måsen. Under avtalsspärren har Botkyrka kommun fått information om tänkbara brister i utvärderingen. Botkyrka kommun har därför valt att återkalla sitt tilldelningsbeslut och gå igenom anbuden ytterligare en gång. Anbudsgivarna informerades via TendSign Utvärdering av inkomna anbud genomfördes på nytt under september månad 2018 och resultatet av denna visade att ingen av anbudsgivarna uppfyllde samtliga kvalificeringskrav

12 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12[22] 122 Omförhandling m.m. av hyresavtal - Riksteatern (TEF/2018:272) beslutar att tekniska förvaltningen i första hand ska initiera förhandlingar med Riksteatern i syfte att omförhandla villkoren i hyresavtalet avseende lokalen på fastigheten Vickern 6 i Norsborg. Omförhandlingen av hyresavtalet ska bland annat omfatta en begäran om längre hyrestid, marknadsmässig hyra för lokalen, ändrade villkor avseende mediakostnader och en omfördelning av parternas åtaganden. Ifall parterna inte kan enas kring kommunens begäran om ändrade hyresvillkor, ska tekniska förvaltningen senast den 31 december 2018 säga upp hyresavtalet till upphörande den 30 september 2019 och begära ändrade villkor enligt bestämmelserna i 12 kap. jordabalken. Mellan Botkyrka kommun och Riksteatern föreligger ett hyresavtal avseende en lokal belägen på fastigheten Vickern 6 i Norsborg. Lokalen omfattar sex våningsplan och har förhyrts av Riksteatern sedan Lokalen används bland annat för teaterändamål och kontor. Hyresavtalet löper tre år i taget. Den senaste förhandlingen mellan parterna avseende hyresvillkoren ägde rum år Tekniska förvaltningens förslag är att i första hand uppta en förhandling med Riksteatern gällande hyresvillkoren för lokalen på fastigheten Vickern 6. För det fall en förhandling inte kan komma till stånd eller parterna inte kan träffa en överenskommelse om ändrade hyresvillkor, ska tekniska förvaltningen hos Riksteatern begära en ändring av hyresvillkoren enligt bestämmelserna i 12 kap. jordabalken. Sistnämnda förfarande sker genom uppsägning av hyresavtalet till upphörande den 30 september 2019 för villkorsändring

13 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13[22] 123 Revidering av regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämnden (TEF/2018:254) 1. antar reviderade regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämnden. 2. Reglerna ersätter tidigare fattat beslut, , 64. antog , 64, regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse. Styrdokumentet tydliggör och beskriver vilken typ av information och vilka handlingstyper som kan gallras utifrån beslutet. Det har uppdagats att beslutsunderlaget inte varit komplett vid beslutstillfället. Den upplaga som antogs saknar kolumnen Handlingar rörande IT, telefoni och fax. Handlingar rörande IT, telefoni och fax * Cookie- och tempfiler samt webbläsarnas historikfiler * E-postloggar * Chatt-loggar * Supportärenden * Aktivitetsrapporter, fax och skrivare Tekniska förvaltningen föreslår därför att tekniska nämnden antar reviderat regeldokument. I övrigt har inga ändringar gjorts

14 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14[22] 124 Ny detaljplan för Banslättsskolan 1, Tullinge (TEF/2018:252) ställer sig bakom tekniska förvaltningens ansökan om ny detaljplan för Banslättsskolan 1. Tekniska förvaltningen fick en beställning i december 2017 från utbildningsförvaltningen på en utbyggnad av Banslättsskolan för att ersätta samma antal klassrum som idag finns fördelade i två paviljonger. Den södra paviljongen har ett permanent bygglov, den nordvästra paviljongen har haft ett tidsbegränsat bygglov som inte förlängts. I samband med detta avslutades ett tidigare planuppdrag som hade som mål att möjliggöra att båda paviljongerna kunde vara kvar. Vid projekteringen av den nya tilltänkta permanenta utbyggnaden i två plan väster om befintlig skolbyggnad gjordes en volymstudie av befintliga byggnader och där har det framkommit att en tillbyggnad inte går att inrymma inom tillåten byggnadsarea. För att kunna behålla samma antal elever som skolan har idag behöver en ny detaljplan tas fram. I pågående programarbete för centrala Tullinge föreslås förtätning med fler bostäder. Planarbetet bör titta på möjligheten till ytterligare utbyggnad av Banslättsskolan för att möta en kommande befolkningsökning

15 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15[22] 125 Information om Tumba dagvattenpark (TEF/2018:234) har tagit del av informationen. Som en del i arbetet med strukturplan Tumba har VA-avdelningen tillsammans med miljöenheten på samhällsbyggnadsförvaltningen tagit fram en utredning kring dagvattenparker i Tumba. Genom att bygga dagvattenparker skulle man minska översvämningsriskerna, bidra till att följa miljökvalitetsnormerna och skapa attraktiva miljöer i bebyggelsen. Bakgrunden till utredningen är att delar av bebyggelsen norr om Munkhättevägen riskerar att översvämmas vid ett skyfall och att Tumbaån inte klarar god ekologisk status på grund av vandringshinder och föroreningsbelastningen. I utredningen har tre alternativ studerats som i olika grad motverkar problemen: 0-alternativ där inga åtgärder görs, 0,5-alternativ där översvämningsrisken minskas, 1-alternativ där risken för översvämningar minskar, miljökvalitetsnormerna följs och attraktivare miljöer skapas

16 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16[22] 126 Lägesrapportering vård- och omsorgsboenden Rapporteras under 130, förvaltningschefen informerar.

17 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17[22] 127 ade uppdrag från verksamhetsnämnden Utgår. Inga nya uppdrag.

18 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18[22] 128 Anmälningsärenden (TEF/2018:271, TEF/2018:267, TEF/2018:220, TEF/2018:147, TEF/2017:158) har tagit del av anmälda handlingar. Handlingar Kommunstyrelsens protokollsutdrag , 190, antagande av samverkansentreprenör för uppförande av nytt kommunhus (KS/2018:222). Revision granskning av dokumenthantering och nämndadministration, projektplan Tekniska förvaltningens slutrapport , orsaksutredning gällande kokningsrekommendation för Tullingeberg 1 23 augusti Minnesanteckningar från investeringsrådet Utbildningsförvaltningens avbeställning av Duvan etapp 2, paviljong.

19 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19[22] 129 Delegationsbeslut (TEF/2018:38) har tagit del av anmälda delegationsbeslut. har överlåtit sin beslutanderätt till tjänstemän enligt tekniska nämndens delegationsordning. som fattats med stöd av delegering ska återrapporteras till nämnden. Tekniska förvaltningen redovisar delegationsbeslut i skrivelse daterad

20 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20[22] 130 Förvaltningschefen informerar har tagit del av informationen. Åsa Engwall, förvaltningschef, informerar om pågående revision, uppdrag om att arbeta fram ny modell för internhyra pågår liksom internhyresmodellen och modell för intern service. Åsa Engwall rapporterar också om läget med vård- och omsorgsboende gällande Allégården där ett konstruktionsfel från byggåret innebär att priset påverkas. För Samariten har besiktning utförts, utlåtanden avvaktas. Vidare informeras om tjänstemannaorganisationen inom lokalförsörjning och fastighet med förvaltarchef, teknik och logistik tillsammans med städoch kontorsservice, VA en driftsenhet och en enhet för planering/projekt och en översyn av administration och ekonomi pågår tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen.

21 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21[22] 131 Frågor från förtroendevalda samt medskick till verksamheten Marit Normasdotter (V) efterfrågar en redovisning över konstnärlig utsmyckning. Tekniska förvaltningen återkommer med redovisning till nämndens sammanträde i december. Frank Renebo, fastighetschef, redovisar tidigare efterfrågad lista över kommunens fastigheter.

22 BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22[22] 132 Ändrad tid för sammanträdet i december s sammanträde den 10 december börjar kl 18:00. Niklas Gladh, ordförande, föreslår att nämndens sammanträde den 10 december startar kl 18:00.