Huddinge kommun 1.0 INFORMATIONSUPPGIFTER. 1.1 Krav. 1.2 Krav. 1.3 Krav. 1.4 Krav. 1.5 Krav. 1.6 Krav

Transkript

1 Huddinge kommun Skakrav Diarie Namn Boendestöd enligt SoL( ) Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skakravsformulär. Skakravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på INFORMATIONSUPPGIFTER 1.1 Krav DEN SÖKANDE Ange företagets namn, organisationsnummer, adress, e-postadress. 1.2 Krav KONTAKTINFORMATION AVSEENDE ANSÖKAN Ange namn, befattning, telefonnummer och e-postadress. 1.3 Krav KONTAKTPERSON AVSEENDE AVTAL Ange namn, befattning, telefonnummer och e-postadress. 1.4 Krav AVTALSTECKNARE Ange namn, befattning, telefonnummer och e-postadress. 1.5 Krav KAPACITETSTAK Den sökande har möjlighet att om så önskas ange ett kapacitetstak på maximalt antal biståndsbedömda timmar per månad. Om inget kapacitetstak anges förväntas den sökande kunna ta emot samtliga personer som väljer dem. Ange eventuellt kapacitetstak. 1.6 Krav GEOGRAFISKT OMRÅDE Den sökande kan välja att utföra insatser i ett eller flera områden. Den geografiska områdesindelningen är: Område 1: Sjödalen, Fullersta, Flemingsberg och Visättra Område 2: Stuvsta och Snättringe Område 3: Segeltorp Område 4: Trångsund och Skogås : :35 1/13

2 Område 5: Vårby Ange inom vilket område ansökan avser. 2.0 UTESLUTNING AV SÖKANDE 2.1 Krav Den sökande intygar att den är fri från hinder för deltagande enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem LOV (Lag om valfrihetssystem) kap Krav REGISTRERAD I BOLAGSREGISTER Den sökande behöver inte ha en bestämd juridisk form för att lämna en ansökan. När den sökande är godkänd och ska teckna avtal med kommunen ska den sökande vara registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande för den typ av verksamhet som upphandlingen avser. Kommunen kommer att kontrollera att aktuella registreringsbevis finns. Företag som inte bedriver verksamhet i Sverige ska visa att de är registrerade i det land där den sökande har sitt säte. Den sökande ska i dessa fall, på anmodan av Kommunen, omgående skicka in bevis som styrker att den sökande är registrerad i register motsvarande svensk aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. Intyg får inte vara äldre än två månader räknat från datum för inlämnande av ansökan. 2.3 Krav KRAV PÅ FULLGJORD SKYLDIGHET ATT BETALA SKATTER MED MERA Kommunen tecknar endast avtal med organisationer/juridiska personer som följer gällande lagar och som fullgör sina skyldigheter, bland annat skyldigheten att betala skatt och sociala avgifter. Den sökande ska därför uppfylla de i Sverige, eller i det land den sökande verkar, ställda lagkrav på registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Kommunen kommer att via Skatteverket kontrollera att den sökande inte har skulder avseende skatter och sociala avgifter. Sökande som är registrerade i Sverige lämnar inte intyg eftersom den upphandlande myndigheten själv begär in dessa uppgifter genom Skatteverket. Sökande som inte är registrerad i Sverige måste på begäran av Kommunen bifoga ett intyg från behörig myndighet i det land där den sökande är registrerad som utvisar att den sökande betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter. Kommunen kommer att kontrollera att den sökande betalar skatter och sociala avgifter i rätt tid och med rätt belopp under avtalsperioden. 3.0 KVALIFICERING AV SÖKANDE 3.1 Krav EKONOMISK STABILITET OCH FINANSIELL STYRKA Det är viktigt att den sökande som erhåller avtal med Kommunen har ekonomiska förutsättningar för att kunna fullgöra uppdraget under den tid avtalet gäller : :35 2/13

3 För att verifiera detta kommer Kommunen att inhämta kreditupplysning om sökande från kreditupplysningsföretaget Creditsafe. I det fall den sökande har lägre kreditrating än God kreditvärdighet från Creditsafe, eller om det inte är möjligt för Kommunen att på egen hand inhämta dessa upplysningar från Creditsafe, ska den sökande kunna verifiera att kravet uppfylls på något av följande sätt: Om den sökande innehar lägre kreditrating eller saknar möjlighet att lämna kreditrating, anses denna ändå ha uppfyllt kravet om sökande lämnar eller på begäran kan lämna en sådan förklaring, att det kan anses klarlagt att den sökande innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. Huddinge kommun förbehåller sig rätten att bedöma huruvida det anses klarlagt om den sökande har motsvarande ekonomisk stabilitet. Om det inte är möjligt för Kommunen att på egen hand inhämta upplysningar om sökande, exempelvis för utländska sökanden, tillhandahåller den sökande vid behov och på begäran erforderliga intyg som visar att kravet uppfylls. Denna handling ska översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Handlingen ska inte vara äldre än tre månader från sista anbudsdag. Nystartade företag lämnar vid behov eller på begäran ett ändamålsenligt intyg från revisor eller på annat sätt verifierar att företaget har en stabil ekonomisk ställning, t.ex. genom en garanti som styrker fullgörandet av det uppdrag som denna upphandling avser från ett moderbolag eller annan som Kommunen kan godta. I det fall den sökandes ekonomiska stabilitet garanteras av garant skickas intyg om detta på begäran av Kommunen. Intyget ska vara undertecknat av behörig företrädare för garanten. Kraven ska i detta fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. Garanten ska uppfylla kravet gällande rating enligt ovan och ansvara för fullgörandet av samtliga åtaganden som åligger Leverantören under avtalsperioden. Leverantören ska upprätthålla God kreditrating under hela avtalsperioden. I de fall Kommunen inte självständigt under avtalsperioden kan inhämta aktuell kreditrating eller om Leverantör innehar lägre kreditrating ska Leverantören på begäran av Kommunen, inkomma med bevis som styrker att kravet uppfylls. Kommunen förbehåller sig rätten att bedöma huruvida det anses klarlagt om Leverantören har motsvarande ekonomisk stabilitet. Kan inte Leverantör styrka att kravet uppfylls anses detta som en avvikelse enligt avtalet och kommunen kan komma att häva avtalet. 3.2 Krav UNDERLEVERANTÖR I enlighet med 5 kap. 2 LOV får den sökande, under de förutsättningar som anges nedan, åberopa andra företags ekonomiska, tekniska eller yrkesmässiga kapacitet för att uppfylla kraven i förfrågningsunderlaget. Exempelvis har den sökande rätt att anlita en underleverantör för att utföra hela eller delar av uppdraget eller åberopa koncern-, moderbolags- eller bankgaranti för att uppfylla kravet på ekonomisk stabilitet. Den sökande som har för avsikt att åberopa andra företags kapacitet för utförande av hela eller delar av uppdraget, eller för att på annat sätt uppfylla kraven i detta förfrågningsunderlag, fyller på begäran av Kommunen, i blankett "Underleverantör". Den sökande ska även verifiera aktuellt åtagande från underleverantör genom att, på begäran av Kommunen, visa upp samarbetsavtal eller liknande. Samarbetsavtal, skriftligt åtagande eller liknande handling, får vara skriven på engelska. Handlingen : :35 3/13

4 undertecknas av behöriga företrädare för både den sökande och underleverantören. Sökande ska även se till att Personuppgiftsbiträdesavtal och Säkerhetsavtal tecknas mellan Huddinge kommun och underleverantören. Underleverantörer som åberopas måste först godkännas av Huddinge kommun och måste under avtalsperioden följa samtliga krav och villkor som ställs i detta förfrågningsunderlag. Kommunen kommer att kontrollera underleverantör i relevanta delar utifrån underleverantörs åtagande. Om en eventuell underleverantör inte uppfyller ett krav som Kommunen bedömer relevant, kommer underleverantören att strykas. Det är den sökandes ansvar att säkerställa att eventuella underleverantörer uppfyller ställda krav. Ange om underleverantör kommer att åberopas, JA eller NEJ. 4.0 KRAV PÅ SÖKANDE 4.1 Krav VERKSAMHETSANSVARIG Leverantören ska tillhandahålla en person som ansvarar för att arbetet organiseras på ett sådant sätt att den enskilde garanteras stöd, service och omvårdnad av god kvalitet. Verksamhetsansvarig ska vara tillgänglig för verksamheten och för arbetsledning av personalen i den omfattning som krävs av uppdraget. Verksamhetsansvarig ska uppfylla följande kompetenskrav: Relevant högskoleutbildning, exempelvis med inriktning mot socialt arbete. Minst två års erfarenhet inom funktionshinderområdet med utgångspunkt från socialtjänstlagen eller Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade. Minst 12 månaders sammanhängande praktisk erfarenhet av arbetsledning med ekonomi-, personal-, och verksamhetsansvar på heltid, eller har arbetat som biståndshandläggare under motsvarande tid. Erfarenheten ska vara förvärvad under de senaste fem åren. Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Erfarenhet av administration och datorvana. Behärska svenska språket i tal och skrift, motsvarande lägst gymnasienivå eller svenska som andraspråk 3. I de fall den sökandes offererade person som verksamhetsansvarig saknar för uppdraget relevant högskoleutbildning kan sökande begära prövning av den reella kompetensen. Kommunen förbehåller sig rätten att bedöma kompetensen. Observera att samtliga krav ska vara uppfyllda och styrkta med handlingar. Kraven för prövning av den reella kompetensen är: Minst 36 månader sammanhängande praktisk erfarenhet som arbetsledare med ekonomi-, personal-, och verksamhetsansvar på heltid inom funktionshinderområdet med utgångspunkt från Socialtjänstlagen eller Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade. Erfarenheten ska vara förvärvad under de senaste 10 åren. Goda skriftliga vitsord från nuvarande och tidigare arbetsgivare : :35 4/13

5 Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Erfarenhet av administration och datorvana. Behärska svenska språket i tal och skrift, motsvarande lägst gymnasienivå eller svenska som andraspråk Krav på bilaga Vid inlämning ska [ Kompetens verksamhetsansvarig ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Sökande bifogar handlingar som styrker att verksamhetsansvarig uppfyller kraven ovan, samt fyller i och bifogar bilaga "Kompetens verksamhetsansvarig". 4.3 Krav BEMANNING Leverantör ska utföra boendestöd utifrån varje individs behov och i enlighet med uppdrag i beställningen. Det ska finnas personal i sådan omfattning och med de kvalifikationer som krävs för att uppfylla kraven på insatserna så att individens behov alltid kan tillgodoses. Leverantören ska verka för att uppnå hög personalkontinuitet i verksamheten. Leverantören ska ha tillräckligt med personal så att samtliga uppdrag utförs enligt beställning under avtalstiden. Uppdraget ska utföras i enlighet med utlovad kvalitet och se till individens trygghet och säkerhet. Leverantören ska säkerställa kvaliteten i utförandet av beställningen även vid ordinarie personals frånvaro på grund av sjukdom, semestrar etcetera. Leverantören ska ha rutiner för introduktion av nyanställda. Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att leverantören uppfyller kraven på bemanning. 4.4 Krav PERSONALENS KOMPETENS Sökande ska utföra sina åtaganden med den personalstyrka som är erforderlig och med de kvalifikationer som krävs för att uppfylla kraven på god kvalitet. Den personal som avses att utföra arbetsuppgifterna ska ha relevant utbildning eller dokumenterad kompetens och erfarenhet för arbetet. Personalen ska behärska svenska språket i tal och skrift och måste kunna ta emot instruktioner, samtala med den enskilde och dokumentera insatserna. Minst 75 % av de utförda insatserna ska utföras av personal med relevant utbildning och kompetens vilket innebär: godkända kurser om minst 1400 poäng inom vård- och omsorgsprogrammet i programgemensamma karaktärsämnen och relevant programfördjupning, eller examen från vårdlinje, examen från social servicelinje eller 1350 poäng i karaktärsämnen inom omvårdnadsprogrammet. All personal ska ha grundläggande kunskaper om funktionsnedsättningar och bemötande av personer med olika funktionsnedsättningar. Leverantören ska sträva efter att all personal ska ha relevant utbildning enligt ovan : :35 5/13

6 Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att leverantören uppfyller kravet på bemanning. 4.5 Krav KOMPETENSUTVECKLING Leverantören svarar för att personalen kontinuerligt ges nödvändig kompetensutveckling för att kunna utföra arbetsuppgifterna med god kvalitet. Leverantören ansvarar för att personalen har den kompetens som krävs för att utföra insatserna och att personalen ges förutsättningar för fortlöpande kompetensutveckling som svarar mot verksamhetens behov och kunskapsutvecklingen inom verksamhetsområdet. Det ska finnas en strategi för kompetensutveckling samt individuella kompetensutvecklingsplaner för personalen. Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att leverantören uppfyller kraven på kompetensutveckling. 4.6 Krav REFERENSER Sökande ska ha de resurser samt den kompetens och erfarenhet som erfordras för att organisera, administrera och utföra det uppdrag som upphandlingen omfattar. Sökande visar detta genom att ange två referenser från liknande uppdrag som avses i denna upphandling. Referenserna ska lämnas av företrädare för den kommun som har gett uppdraget. För nystartade företag ställes kravet på den person som är verksamhetsansvarig i sökandens organisation. Referenserna visas genom att vara från liknande uppdrag som avses i denna upphandling, det vill säga inom boendestöd, som verksamhetsansvarig haft ansvar för i tidigare anställning. Uppdragen får inte vara utförda längre tillbaka i tiden än tre år från det att ansökan lämnas in. För att den sökande ska kvalificera sig ska referenspersonen vara nöjd med hur den sökande har utfört uppdraget, det vill säga bekräfta att den sökande utför eller utfört motsvarande tjänster med god kvalitet och att samarbetet med kommunen har varit bra och att avtalet i sin helhet har fullföljts på tillfredsställande sätt. Angivna referenter bör vara informerade om att de kommer att kontaktas för att verifiera lämnade referenser. Om en av referenterna inte är nöjd med utfört uppdrag eller om avtalet i sin helhet inte har fullföljts under avtalsperioden kommer ansökan att förkastas. Referenterna ska vara oberoende och får inte ha egna intressen i sökandens företag. Följande frågor kommer att ställas muntligen via telefon till de två referenspersonerna: Vilka insatser utför den sökande inom ramen för avtalet? Vilken roll har du i relation till den sökande? När hade du senast kontakt med den sökande? Är det lätt att samarbeta med den sökande? : :35 6/13

7 Bedömer du den sökande som kompetent i yrkesutövningen? Finns brukarundersökning, vad var i så fall resultatet av den? Ange två referenter. 4.7 Krav LEDNINGSSYSTEM FÖR SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE (SOSFS 2011:9) Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska omfatta verksamhetens alla delar och den som bedriver verksamheten kan med stöd av ledningssystemet: planera leda kontrollera följa upp utvärdera förbättra verksamheten. Ledningssystemet ska uppfylla socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd och minst innehålla vad som anges nedan. Ifall föreskriften ändras under avtalstiden ska Leverantörens ledningssystem anpassas efter den nya föreskriften. 1. Laglista (förteckning över lagar och föreskrifter som styr verksamheten) Enligt socialstyrelsens definition är kvalitet att den verksamhet som bedrivs uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter. Det ska därför framgå av ledningssystemet vilka lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Saknas en laglista ska det ändå tydligt framgå av Leverantörens ledningssystem att det är utformat utifrån de krav och mål som är uttryckta i lagstiftningen. 2. Processer och rutiner Ledningssystemet ska anpassas till verksamhetens inriktning och omfattning. Ledningssystemet ska bestå av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra verksamhetens kvalitet. Leverantörens ledningssystem ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Utifrån processerna, aktiviteterna och rutinerna ska det gå att förstå verksamhetens innehåll. Av rutiner ska det framgå: vilka arbetsuppgifter som ska utföras vem som ansvarar för respektive arbetsuppgift hur arbetsuppgiften ska utföras när arbetsuppgiften ska utföras. 3. Samverkan Av ledningssystemet ska det framgå i vilka processer samverkan behövs för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten. Det ska framgå med vilka samverkan ska ske samt hur samverkan ska ske. Ledningssystemet ska beskriva både samverkan internt i den egna organisationen samt samverkan : :35 7/13

8 med externa parter utanför den egna organisationen. 4. Riskanalys Av ledningssystemet ska det framgå hur Leverantören arbetar med riskanalyser. Riskanalyserna ska omfatta verksamhetens samtliga delar. Ledningssystemet ska beskriva hur Leverantören arbetar för att bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Av ledningssystemet ska det framgå med vilken frekvens och i vilken omfattning som riskanalyser behöver genomföras för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. 5. Egenkontroll Av ledningssystemet ska det framgå hur Leverantören arbetar med egenkontroll, det vill säga uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten och kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Av ledningssystemet ska det framgå med vilken frekvens och i vilken omfattning som egenkontroll krävs för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. 6. Utredning av klagomål och synpunkter Leverantören ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Av ledningssystemet ska det framgå hur verksamheten arbetar med att ta emot klagomål och synpunkter och hur de mottagna klagomålen och synpunkterna dokumenteras och utreds. Klagomål och synpunkter som inkommit till verksamheten ska sammanställas och analyseras. Av ledningssystemet ska det framgå hur Leverantören arbetar med att sammanställa och analysera klagomålen och synpunkterna. Utredningen av inkomna klagomål på verksamhetens kvalitet ska leda till ett ställningstagande om det har förekommit avvikelser i verksamheten. Avvikelse innebär att verksamheten inte når upp till krav och mål enligt lagar och föreskrifter. Konstateras avvikelser ska detta leda till förbättrade processer och rutiner. 7. Utredning Lex Sarah Av ledningssystemet ska det framgå hur verksamheten arbetar med rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah. Det ska finnas rutiner och beskrivningar för hur verksamheten ska agera vid missförhållanden, hur verksamheten arbetar för att uppfylla skyldigheten att dokumentera, utreda, avhjälpa eller undanröja missförhållanden eller risk för missförhållanden samt hur verksamheten arbetar med att sammanställa och analysera de inkomna rapporterna. Av rutinen ska det framgå hur personalen informeras om skyldigheten att rapportera missförhållanden. Leverantören ska omgående meddela nämnden för varje inkommen rapport enligt lex Sarah, saf-kundval@huddinge.se. 8. Personalens medverkan Av ledningssystemet ska det framgå hur ledningen för verksamheten säkerställer att personalen arbetar i enlighet med de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. Av ledningssystemet ska det framgå hur Leverantören arbetar för att involvera personalen i verksamhetens kvalitetsarbete. 9. Dokumentationsskyldighet Dokumentationsskyldigheten omfattar såväl ledningssystemets grundläggande uppbyggnad som det systematiska förbättringsarbetet. Av ledningssystemet ska det framgå hur verksamheten arbetar med att dokumentera det systematiska kvalitetsarbetet : :35 8/13

9 Krav på att dokumentera det systematiska kvalitetsarbetet innebär ingen inskränkning av krav på dokumentation enligt SoL. 10. Kvalitetsberättelse Leverantören ska årligen upprätta en kvalitetsberättelse med utgångspunkt från dokumentationen av det systematiska kvalitetsarbetet. Kvalitetsberättelsen ska på anmodan redovisas för beställaren. Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att leverantören uppfyller kraven på Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. 4.8 Krav VÄRDEGRUND Leverantör ska ha en värdegrund som utgår ifrån alla människors lika värde och lika rätt till social trygghet, stöd och service samt möjlighet att leva som andra. Av värdegrunden ska det framgå hur verksamheten arbetar för att tillgodose kraven på: god tillgänglighet gott bemötande hög delaktighet god kvalitet på insatser och tjänster. Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att leverantören uppfyller kravet på värdegrundens innehåll 4.9 Krav SÄRSKILDA ARBETSRÄTTSLIGA VILLKOR Senast vid avtalsstart ska Leverantör säkerställa att löner och andra förmåner ligger i nivå med centralt kollektivavtal mellan Almega/Vårdföretagarna och Kommunal eller likvärdig arbetstagarorganisation. Leverantören ska: erbjuda lön som lägst följer kollektivavtalets krav på minimilön eftersträva att erbjuda heltidstjänster erbjuda sina anställda semester minst enligt Semesterlagen/kollektivavtalet ha tecknat Olycksfalls- och livförsäkring för sina anställda som minst omfattar arbetstid samt resa till- och från arbetet. Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att leverantören uppfyller kraven på särskilda arbetsrättsliga villkor Krav LOKALER Leverantören ska ha en verksamhetslokal som bas för verksamheten. Lokalen ska vara anpassad utifrån verksamhetens omfattning. Leverantören ansvarar själv för sitt lokalbehov : :35 9/13

10 5.0 KRAV PÅ TJÄNSTEN 5.1 Krav KONTAKTANSVARIG Den enskilde ska ha en kontaktansvarig inom personalgruppen. Den kontaktansvarige ska ha fördjupad kännedom om den enskilde och dennes behov. Kontaktansvarig ska också hålla kontakt med närstående eller företrädare och så långt det är möjligt svara för de dagliga kontakterna med den enskilde. Den enskilde har rätt att byta kontaktansvarig. Leverantören ska ha en skriftlig rutin som beskriver den kontaktansvariges uppdrag. Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att leverantören uppfyller kraven på kontaktansvarig. 5.2 Krav INTRODUKTIONSRUTINER Leverantören ska ha introduktionsrutiner som visar hur introduktionen av kunder går till. Introduktionen ska vara anpassad till varje individs behov. Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att leverantören uppfyller kraven på introduktionsrutiner. 5.3 Krav RUTINER FÖR NYCKELHANTERING I de fall det krävs för att utföra uppdraget ska Leverantören ha säkra rutiner för hantering av den enskildes nycklar. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning av nycklar. Förlust av nycklar ska omedelbart redovisas till den enskilde eller dennes företrädare. Eventuella kostnader som drabbar den enskilde på grund av låsbyte förorsakat av försumlighet hos Leverantörens personal bärs av Leverantören. Tillverkning av nycklar för att leverantör ska kunna utföra beviljade insatser betalas av den enskilde. 5.4 Krav på bilaga Vid inlämning ska [ Rutin nyckelhantering ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Den sökande bifogar rutiner för nyckelhantering. Av rutinen ska det framgå: Hur den sökande förvarar nycklar. Hur sker överlämning av nycklar mellan den enskilde och den sökande. Hur hanteras nycklar i det dagliga arbetet. Hur förvaras nycklarna i det dagliga arbetet. Hur kvitteras nycklarna ut till personalen i det dagliga arbetet. Hur hanterar den sökande förlust av nycklar. Hur hanteras uppkomna risksituationer där nycklar förkommit : :35 10/13

11 Hur hanteras nycklar vid byte av leverantör. Hur hanteras byte av lås. 5.5 Krav HANTERING AV EGNA MEDEL Utgångspunkten är att den enskilde själv, dennes god man eller förvaltare, hanterar de privata medlen. Om privata medel hanteras av leverantören ska rutiner finnas för detta. Leverantörens rutiner ska omfatta: skriftlig överenskommelse med den enskilde, god man eller förvaltare. intern kontroll. vilka åtgärder som vidtas vid misstanke om oegentligheter. I undantagsfall får leverantören hantera den enskildes privata medel, mindre summor eller andra värdesaker. Rutiner ska då finnas som omfattar skriftlig överenskommelse med den enskilde och eller förordnad ställföreträdare, separat redovisning och separat förvaring av medel för varje enskild, förvaring av medel och värdesaker i låst utrymme, intern kontroll samt redovisning av vilka åtgärder som vidtas vid misstanke om oegentligheter. Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att leverantören uppfyller kraven på hantering av egna medel 5.6 Krav LEX SARAH Leverantören ska följa vid var tid gällande lagar, föreskrifter och allmänna råd som meddelas. Leverantören ansvarar för att all personal känner till skyldigheten att rapportera missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden enligt SoL och LSS. Leverantören ska i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd ha skriftliga rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras. Leverantören ansvarar för att beställaren omedelbart informeras om inkommen rapport om missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande samt om en anmälan skickas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Om Leverantören har ett separat system för rapportering av övriga avvikelser som går utöver Lex Sarah, ska Kommunen månadsvis informeras om de rapporteringar som görs. 5.7 Krav på bilaga Vid inlämning ska [ Bilaga lex sarah ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Bifoga rutin för Lex Sarah samt er blankett för Lex Sarah rapportering och er mall för Lex Sarah-utredning. 5.8 Krav KLAGOMÅL OCH SYNPUNKTER Leverantören ska ha system och rutiner för behandling av klagomål och synpunkter. Klagomål och synpunkter får inte förväxlas med avvikelserapporteringen enligt bestämmelsen om Lex Sarah. En : :35 11/13

12 sammanställning över samtliga inkomna klagomål och synpunkter ska på begäran lämnas till Kommunen. 5.9 Krav på bilaga Vid inlämning ska [ Bilaga rutiner ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Bifoga rutin för klagomål och synpunkter Krav TOLK Leverantören ska se till att tolk finns att tillgå vid behov och bekosta detta. Detta gäller även teckenspråkstolk. Kostnaden för tolk ingår i ersättningen Krav IBIC Införande av IBIC (individens behov i centrum) pågår för närvarande inom beställarverksamheten i socialoch äldreomsorgsförvaltningen. Under avtalsperioden kommer införandet att omfatta även utförandet av insatser. När IBIC införs ska Leverantören övergå till detta arbetssätt det vill säga dokumentera samt följa upp utförda insatser i enlighet med IBIC. 6.0 KUNSKAP OM OCH HANTERING AV LIVSMEDEL 6.1 Krav Leverantörens personal ska ha adekvata kunskaper i livsmedelshygien och näringslära samt baskunskaper i matlagning i de fall det krävs för att utföra uppdraget. Skriftlig rutin ska finnas för hur personalen ska agera vid exempelvis aptitlöshet eller ofrivillig viktförändring hos den enskilde. Omedelbar kontakt ska då, i samtycke, tas med den enskildes vårdgivare eller primärvård för vidare utredning. Kommunen kommer under avtalsperioden kontrollera att rutin finns samt att leverantören uppfyller kravet på kunskap om och hantering av livsmedel. 7.0 IT OCH TELEFONI 7.1 Krav KRAV PÅ ANVÄNDNING AV HUDDINGE KOMMUNS VERKSAMHETSSYSTEM Leverantören ska använda Kommunens verksamhetssystem för att ta emot och verkställa beställningar samt upprätta genomförandeplan. Arbetsuppgifterna i verksamhetssystemen kan komma att förändras över tid. I anslutning till avtalstecknande kommer Leverantören kallas till en obligatorisk utbildning. Lösningen för åtkomst till verksamhetssystem och funktionalitet i verksamhetssystem kan komma att förändras och vidareutvecklas under kontraktstiden. Detta kan leda till nya krav på förändrade arbetssätt hos Leverantören. Förändringarna kan också leda till nya kostnader för till exempel teknisk utrustning som Leverantören själv får bekosta. Om Leverantören planerar förändringar i sin egen IT-miljö måste kontakt tas med Kommunen för att få aktuella tekniska förutsättningar : :35 12/13

13 Leverantören ansvarar för att åtkomst och användning av verksamhetssystem fungerar efter förändringar i den egna IT-miljön. Leverantören ska ha rutiner för att hantera eventuella driftstopp i verksamhetssystemen. Sökande är införstådd med ovan förutsättning. 7.2 Krav TIDSREGISTRERING FÖR UTFÖRD TID Tidsregistrering görs i mobiltelefon. Leverantören ska på egen bekostnad anskaffa mobiltelefoner med abonnemang hos operatör till den egna personalen. Leverantörens personal ska rapportera i mobiltelefoner enligt Kommunens instruktion. Arbetsledningen ska fortlöpande granska personalens registreringar och kvalitetssäkra informationen. Leverantören ansvarar för att informationen som registreras är korrekt då den kommer att användas för ekonomiska underlag, kvalitetsuppföljning samt statistik. I anslutning till avtalstecknande kommer Leverantören kallas till en obligatorisk utbildning. 7.3 Krav TEKNINSK FÖRSÖRJNING Leverantören tecknar och bekostar själv abonnemang och leveransavtal för nödvändig teknisk försörjning med respektive leverantör eller underleverantör. 8.0 ACCEPT 8.1 Krav AVTALSVILLKOR, PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL OCH SÄKERHETSAVTAL Den sökande godkänner avtalsvillkoren, personuppgiftsbiträdesavtal, säkerhetsavtal och ansökningsföreskrifter : :35 13/13