Det ansvarsfulla företaget

Transkript

1 Det ansvarsfulla företaget

2 Denna broschyr är tryckt på Svanenmärkt papper.

3 Idag står företagens sociala och miljömässiga ansvar högt på handelsföretagens agenda. Många ligger redan i framkant och ställer höga krav på en god arbetsmiljö, säkra produkter och spårbarhet i leverantörskedjan. Andra är precis i startgroparna. Svensk Handel har valt att vidga begreppet CSR (Corporate Social Responsibility) och kalla det Det ansvarsfulla företaget. Ansvarsfullt företagande handlar om allt från mänskliga rättigheter, säkra produkter och ansvar för miljön - till företagets sociala ansvar för att främja mångfald, jämställdhet och bra arbetsvillkor, såväl i Sverige som i övriga länder där företaget har sin verksamhet. I den här broschyren hittar du Svensk Handels syn på och inspiration till vad just ditt företag kan utveckla för att bli ett ännu mer ansvarsfullt företag. Alla kan vi göra något utifrån vår egen förmåga och resurser. Tillsammans ger vårt gemensamma arbete med etik, mänskliga rättigheter, arbetsförhållanden och miljö, ringar på vattnet som sprider sig och bidrar till en hållbar utveckling av vårt samhälle. Dag Klackenberg

4 Vad är ansvarsfullt företagande? Idag ställs stora krav på handelsföretagen ett ansvar som sträcker sig längre och längre bak i leverantörskedjan. Dina kunder begär i allt högre utsträckning information om varans innehåll och under vilka omständigheter den tillverkas. Det kan gälla krav på att du som arbetsgivare behandlar dina anställda väl, att produkterna du säljer är tillverkade under etiska och miljömässigt goda grunder samt är säkra och håller en hög kvalitet. Det finns ingen universallösning för att bli ett ansvarsfullt företag. Varje företag måste utgå från sin verksamhet och sina resurser. En bra början kan till exempel vara att se över vilken miljö som ditt företag verkar inom (lokalt, nationellt, internationellt), vem som berörs av företagets verksamhet (anställda, kunder, leverantörer, ägare, lokalsamhälle med flera) och hur ditt företag interagerar med olika intressentgrupper. Mer än lagen kräver Allt fler företag väljer att gå ett steg längre och engagera sig utöver vad lagen kräver att ta ett socialt ansvar. Det kan vara speciellt viktigt i sammanhang där företaget ställs inför utmaningar i nya miljöer och på marknader där lagstiftningen ser annorlunda ut. Svensk Handel ställer inga krav på att medlemsföretagen ska ta ett sådant utökat ansvar, utan menar att insatserna ska basera sig på frivilliga åtaganden. Att ditt företag följer de lagar, regler och förordningar som gäller för att driva företag, ha anställda och sälja varor och tjänster ser vi som en självklarhet. Hur du sedan väljer att praktiskt arbeta med de här frågorna är upp till dig och ditt företag. Svensk Handels grundinställning är att du som företagare i första hand bör utgå från de företagets resurser och de faktorer som du själv kan påverka.

5 Inom ISO (International Organization for Standardization) pågår ett arbete med att ta fram gemensamma riktlinjer för att underlätta för företag och organisationer att organisera och styra sitt sociala ansvarstagande, riktlinjerna kallas ISO Arbetet leds av SIS (Svenska Standardiseringsinstitutet) och ABNT i Brasilien (Brasilianska Standardiseringsinstitutet) och förväntas bli klart under Ta hjälp av oss Svensk Handel har sedan länge ett starkt engagemang i frågor som rör det ansvarsfulla företaget och vi delar gärna med oss av vår kunskap. På EU-nivå arbetar Svensk Handel för att reglerna ska vara lika inom hela EU så att det inte uppstår onödiga hinder för handelsföretagen. Som medlem får du fortlöpande information om vad lagar och avtal kräver av dig som arbetsgivare. Behöver du råd och förhandlingshjälp ingår detta också i medlemskapet. Svensk Handel erbjuder kontinuerligt kurser inom arbetsrätt, arbetsmiljö, marknadsrätt, säkerhet, miljö, CSR med mera. Vi har även webbaserade utbildningar som tagits fram specifikt för handeln. Din arbetsplats i handeln lär om arbetsmiljö och Säker i butik är två exempel. Ansvarsfullt företagande i praktiken Att bygga ett ansvarsfullt företag kräver både tid och resurser. Ett ansvarsfullt företag måste ha en bra grund och planeras utifrån vilka mål företaget vill nå med sitt arbete. Först därefter kan man bygga på huset med flera plan och en vacker fasad. Att inreda ett hus vet vi alla är individuellt; här måste ditt företag själv välja hur och vad som prioriteras efter verksamhetens mål och resurser. I följande kapitel visar Svensk Handel vad vi anser är de viktigaste byggstenarna i arbetet med det ansvarsfulla företaget. Det ansvarsfulla företaget arbetar aktivt för att vara en god arbetsgivare verkar för en minskad negativ klimatpåverkan och en god miljö agerar etiskt på marknaden och i sina affärsrelationer visar engagemang för sociala villkor vid inköp kommunicerar sitt arbete genom att vara transparent och lyhörd inför sina intressenter.

6 Den ansvarsfulla arbetsgivaren Din roll och ditt ansvar som arbetsgivare De anställda är handelsföretagets viktigaste resurs, inte minst i det ansvarsfulla företaget. En noggrann rekrytering lägger grunden för en väl fungerande samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Det är även viktigt för en god sammanhållning på arbetsplatsen och därmed ett steg på vägen mot en bra arbetsmiljö. Tydliga regler Det ansvarsfulla företaget har tydliga regler och instruktioner för arbetsplatsen. Det ska vara tydligt vad arbetsgivaren förväntar sig av arbetstagarna, gärna uttalat i en personalhandbok eller policy. En bra kommunikation mellan arbetsgivare och arbetstagare kan åtgärda problem innan de växer sig stora. För Svensk Handel är det en självklarhet att medlemsföretagen följer arbetsrättens gällande lagar, förordningar och föreskrifter, och att medlemsföretag som är bundna av kollektivavtal följer dessa. Till övriga medlemsföretag rekommenderar vi att teckna försäkringar för de anställda som överensstämmer med, eller motsvarar de försäkringar som gäller enligt kollektivavtalen. En god arbetsmiljö Arbetsmiljön på arbetsplatsen ska vara sund och säker. Företaget ska verka för att de anställda trivs och mår bra på arbetet både fysiskt och psykiskt. Det ansvarsfulla företaget arbetar aktivt med förebyggande åtgärder för att minska riskerna att drabbas av brottslighet. Svensk Handel erbjuder utbildningar inom arbetsmiljö både för chefer och medarbetare.

7 Kompetensutveckling ger framgång Kompetensutveckling är ett viktigt verktyg för att de anställda ska känna sig trygga i sitt arbete och kunna representera företaget på bästa sätt. Att satsa på de anställda genom bra utbildning är en självklar del av ett ansvarsfullt företagande. Det är här som företaget lägger grunden till trovärdighet, förtroende och framtidsvisioner. Det ansvarsfulla företaget följer arbetsrättens lagar, förordningar och föreskrifter arbetar aktivt för en sund arbetsmiljö arbetar aktivt med förebyggande åtgärder för att minska riskerna att drabbas av brottslighet kommunicerar tydligt vad arbetsgivaren förväntar sig av arbetstagarna, gärna uttalat i en personalhandbok eller policy

8 En god marknadsetik Affärer bygger på goda relationer Att du driver ditt företag på ett affärsmässigt etiskt sätt har stor betydelse i det ansvarsfulla företaget. Goda relationer med både kunder och leverantörer är en förutsättning för framgång. Varje relation bygger på ett långsiktigt förtroende. För att skapa och vårda ett förtroende krävs grundläggande fundament som respekt för ingångna överenskommelser, att avtal hålls och att alla på företaget känner till konsumentens rättigheter och skyldigheter. Säkra produkter Enligt produktsäkerhetslagen ska alla produkter som säljs klara kraven på hälsa, miljö och säkerhet. Det ansvarsfulla företaget känner till lagar och regler som gäller för de produkter företaget köper in och säljer. Som företagare bör du ställa krav på din leverantör. Att konsumenten kan lita på att produkterna de köper är säkra är en av grundstenarna inom handeln. Detta är minst lika viktigt för butikspersonalen som ska kunna svara på kundernas frågor om produkternas inverkan på hälsa och miljö. Förutom krav på att varorna överensstämmer med standarder för kvalitet och design, ska dina produkter även uppfylla gällande säkerhetsstandarder och obligatoriska krav på märkning, som till exempel CE-märkningen. Din kunds rättigheter Som ansvarsfullt företag behöver du även vara väl insatt i konsumenternas rättigheter, som bland annat finns i Konsumentköplagen. Svensk Handel hjälper ditt företag att tolka lagtexten och lämnar råd om det uppstår problem.

9 Svensk Handel anser att medlemsföretag bör följa Allmänna reklamationsnämndens (ARN) rekommendationer. ARN är en statlig myndighet vars huvuduppgift är att på ett opartiskt sätt pröva tvister mellan konsumenter och näringsidkare. Schysst marknadsföring Reklam och annan marknadskommunikation är a och o för att företaget ska kunna nå sina kunder. Ett ansvarsfullt företag agerar etiskt på marknaden och i sin marknadsföring genom att följa befintlig lagstiftning och praxis. Svensk Handel anser att medlemsföretagen ska följa Internationella Handelskammarens (ICC) regler för reklam och marknadskommunikation. Reklamombudsmannen (RO) är ett annat organ som står för god marknadsföringssed och vars yttrande Svensk Handel anser att medlemsföretagen ska följa. Mutor och svartarbete En vanlig form för samverkan är sammankomster såsom luncher, middagar, kulturella och sociala aktiviteter samt sportevenemang. Men var går egentligen gränsen för gåvor och när blir det en muta? Svensk Handel är medlem i näringslivsorganisationen Institutet Mot Mutor som har tagit fram vägledande etiska regler för kontakt- och relationsfrämjande förmåner i affärsverksamhet. Om du känner dig osäker på vad som gäller kan du alltid kontakta oss för vägledning. Bekämpandet av svartarbete och svartköp är ett annat prioriterat område för Svensk Handel. Vi anser att det är av största vikt att komma till rätta med problemen med den illojala konkurrensen. De företag som följer regelverken på ett korrekt sätt ska naturligtvis inte drabbas av konkurrenssnedvridning. Det ansvarsfulla företaget respekterar ingångna överenskommelser och håller avtal har goda relationer med både konsumenter och leverantörer agerar etiskt på marknaden och i sin marknadsföring försäkrar sig om att produkterna de säljer är säkra att använda har kunskap om produkternas innehåll och dess miljöpåverkan känner till konsumentens rättigheter och följer rekommendationer och praxis

10 Ansvar för klimatet och miljön Dina insatser har betydelse För att bidra till en bättre miljö med så liten negativ klimatpåverkan som möjligt finns det många saker som det ansvarsfulla företaget kan göra. Ett bra första steg är att införa en miljöpolicy som konkretiserar företagets miljömål och åtaganden och som innehåller förslag till ytterligare förbättringar, vilket bidrar till ett mer hållbart samhälle. Det kan handla om enkla beslut som att återvinna kontorspapper, till mer resurskrävande åtgärder som att få kontroll över vilka kemikalier som finns i företagets produkter eller att försöka minska företagets koldioxidutsläpp genom att välja mer miljövänliga transporter. Krav på kemikalier Enligt miljöbalken är företag skyldiga att fortlöpande planera och kontrollera sin verksamhet för att motverka eller förebygga olägenheter för människors hälsa och miljö, så kallad egenkontroll. Kemikalier är ett område som medför stor miljöpåverkan och där ditt företags insats har stor betydelse. Från och med hösten 2008 ska alla företag kunna svara på konsumenters frågor om varorna innehåller vissa särskilt farliga kemikalier. Därför är det viktigt att ha kontroll över vilka kemikalier som finns i varorna. Mjukgörare i plaster, impregneringsmedel i kläder, flamskyddsmedel i textilier och i elektroniska produkter är några exempel som man bör vara vaksam över. Svensk Handel rekommenderar företag att efterfråga kemikalier och varor som medför mindre risk för människa och miljö. Genom att ställa krav på dina leverantörer 10

11 kan ditt företag hjälpa till och driva utvecklingen i en positiv riktning. På Kemikalieinspektionens hemsida kan du läsa mer om dessa krav och de olika kemikalierna. Klarare märkning Handeln är full av mer eller mindre kända märkningar för påverkan på vår miljö och det sociala arbetet, som till exempel Svanen, EU-blomman, Bra Miljöval, KRAV, CE-märket och Rättvisemärkt. Märkning anses ofta vara ett bra sätt att ge konsumenter information om produkters miljöpåverkan och efterfrågan på miljömärkta produkter är stor, men få vet skillnaden mellan de olika märkena. Klimatmärkning av produkter är en annan aktuell och komplex fråga. Svensk Handel anser att en märkning ska baseras på klara, objektiva och verifierbara kriterier och att märkningen helst ska vara global eller baseras på EU-nivå. Svensk Handel arbetar för tydlig och enkel märkning för att underlätta för konsumenten att göra medvetna val. Vad gäller klimatmärkning anser Svensk Handel att det är viktigt att ta fram mer data kring varors klimatpåverkan samt ökad kunskap om hur man på bästa sätt kan mäta dess effekter, innan beslut tas om hur märkningen ska ske. Minskad negativ klimatpåverkan Det ansvarsfulla företaget är väl insatt i gällande lagstiftning, har en aktiv omvärldsbevakning och är medveten om företagets inverkan på människor och miljö. För att minimera en negativ klimatpåverkan kan ditt företag göra en mängd saker. Tips på insatser är till exempel; välja miljövänliga transporter och öka användningen av returfrakter sälja energianvändande produkter med märkning om lägsta energiförbrukning delta i systemen för producentansvar för elektroniska produkter, returpapper, glödlampor och belysningsarmaturer och batterier ingå i systemen för returhantering av dryckesförpackningar, returlådor, halvpallar och kontorspapper med mera. Svensk Handel är engagerad och driver ett påverkansarbete både nationellt och internationellt för att påverka miljölagstiftningen så att den blir så enkel och effektiv som möjligt. Är du osäker på vad som gäller för just ditt företag? Svensk Handel informerar och hjälper dig gärna. Det ansvarsfulla företaget arbetar för ett hållbart samhälle genom att bidra med så liten negativ miljöpåverkan som möjligt känner till vilka lagar och regler som berör verksamheten har en policy och handlingsplan för sitt miljöarbete har kontroll över vilka farliga kemikalier som kan finnas i företagets produkter ställer krav på sina leverantörer gällande kemikalieanvändning 11

12 Engagemang för sociala villkor vid inköp Har du koll på hur dina varor är producerade? Vi lever i en globaliserad värld. Idag har majoriteten av de produkter som säljs inom handeln i Sverige sitt ursprung i något annat land. Allt större krav ställs på ekologiskt och etiskt framställda produkter. Alla handelsföretag är beroende av att anpassa sig till konsumenternas krav och efterfrågan. Som företag bör du och dina medarbetare känna till var produkterna tillverkas och vad ditt företag har för olika policys och inköpsrutiner. Det ansvarsfulla företaget börjar med att se över sitt sortiment och sina inköpsrutiner och gör utifrån det en riskanalys. Uppförandekod ett viktigt verktyg Svensk Handel rekommenderar medlemsföretagen att basera sin uppförandekod på FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, FN:s barnkonvention, ILO:s kärnkonventioner samt nationell lagstiftning. En uppförandekod bör bland annat innehålla: Rätten till fackföreningsfrihet Förbud mot barnarbete och tvångsarbete Förbud mot diskriminering Försäkran om reglerad arbetstid Försäkran om en säker Riktiga anställningar arbetsmiljö Garanti om korrekta löner 12

13 Svensk Handel rekommenderar: 1. Gör en riskanalys Gå igenom produktsortimentet. Fundera över vilka olika led som krävs för att ta fram produkterna. Finns det risk för att olika moment läggs ut på underleverantörer? I vilka länder tillverkas varorna? Länder med svag demokrati och där risken för brott mot mänskliga rättigheter är stor, anses tillhöra kategorin högriskländer. Hur ser leverantörsnätverket ut? Köper du från många leverantörer eller har du några få huvudleverantörer? På vilka kriterier baseras val av nya leverantörer? Har företaget policys eller rutiner för detta? 2. Ta fram en policy Utifrån riskanalysen skrivs en inköpspolicy som inkluderar etiska krav (uppförandekod) där företaget lyfter fram för er viktiga åtaganden som till exempel att företaget inte accepterar barnarbete, tvångsarbete, diskriminering med mera. Utöver uppförandekoden kan ditt företag också ha andra riktlinjer kopplade till inköpspolicyn, som till exempel beskriver företagets syn på och krav gällande produktkvalitet (säkra och hälsosamma produkter), kemikalieanvändning (lista med förbjudna kemikalier) och djuromsorg (att produkter som innehåller material från djur, som till exempel läder, bara får komma från så kallat slaktavfall ) med mera. Det ansvarsfulla företaget ser över företagets inköpsrutiner så att de går hand i hand med de olika etiska och miljömässiga åtaganden som företaget har antagit. Det är också viktigt att inköpare har kunskap om den etiska policyn (uppförandekoden). 3. Skapa rutiner för uppföljning En uppförandekod är skriftliga regler för ett företags verksamhet gällande sociala och miljömässiga åtaganden och är det vanligaste verktyget i arbetet med etisk handel. Koden, som är ett frivilligt åtagande, antas av företaget självt och bör omfatta det egna företaget, leverantörer och om möjligt också underleverantörer. Svensk Handel rekommenderar att uppförandekoden implementeras i hela företaget, så att alla medarbetare är väl insatta i hur företaget ska arbeta med dessa frågor. Att ta fram en uppförandekod är ett bra första steg, men för att den ska bli effektiv bör ditt företag också utveckla system för kontroll och uppföljning av att koden efterlevs av dina leverantörer. Det finns olika strategier för att säkerställa efterlevnaden av uppförandekoden. Antingen kan ditt företag arbeta med egna kontroller eller så kan du anlita ett externt företag som gör kontrollerna åt dig. Om ditt företag inte har möjlighet att själva besöka fabriker kan en bra början vara att ställa frågor till dina leverantörer om var och hur tillverkningen sker. Fler och fler svenska handelsföretag väljer också att samarbeta kring dessa frågor och går med i olika bransch- eller företagsinitiativ som till exempel Business Social Compliance Initiative - BSCI. 13

14 4. Ställ frågor Oavsett om du importerar eller köper via mellanhänder, rekommenderar Svensk Handel att du ställer frågor till dina leverantörer om hur produkterna har tillverkats. Fråga till exempel hur leverantören säkerställer att inte barnarbete eller andra missförhållanden förekommer i de fabriker där produkterna tillverkas och begär in dokumentation om det går. 5. Samarbeta Samarbete är a och o för att förankra företagets arbete. För att nå bästa resultat är det viktigt att samverka med andra företag och organisationer i branschen, men även med lokala organisationer i de länder, från vilka varorna köps in. Kontakta gärna oss på Svensk Handel för råd om vilka organisationer som finns tillgängliga. Välgörenhet och sponsring Att sponsra olika projekt eller lämna bidrag till organisationer som verkar för att förbättra sociala och miljömässiga förhållanden i Sverige eller i andra länder, kan vara ytterligare en möjlighet att engagera sig i arbetet som ett ansvarsfullt företag. Svensk Handel förordar inte någon organisation före en annan. Det är upp till varje företag att välja utifrån företagets specifika verksamhet och mål. Det finns hjälporganisationer både i Sverige och i andra länder som kan vara relevanta att lämna bidrag till. Det ansvarsfulla företaget gör en riskanalys och ser över inköpsrutiner utifrån sitt företags verksamhet och sortiment har en policy som beskriver företagets etiska krav vid inköp kommunicerar uppförandekoden, som är ett frivilligt åtagande från företaget, internt såväl som externt ställer frågor till sina leverantörer om hur produkterna de köper har blivit producerade har ett system för kontroll och uppföljning, vilket gör arbetet med uppförandekoden effektivt och trovärdigt samarbetar med andra företag och organisationer i branschen för att dela kunskap och nå ett bättre resultat Fler handfasta råd hittar du i vår broschyr Så kan ditt företag jobba med etik och socialt ansvarstagande som du som medlemsföretag kan ladda ned på eller beställa från oss. 14

15 Kommunikation och transparens Öppen kommunikation bygger trovärdighet Kommunikation är en viktig byggsten i arbetet med det ansvarsfulla företaget. Kommunikation handlar i mångt och mycket om att vara tydlig samt att använda ett klart och tillgängligt språk och budskap. Med en väl fungerande kommunikation kan du både internt och externt förmedla företagets vision och värderingar gällande ansvarsfullt företagande. Kommunicera till alla Intern kommunikation skapar tydlighet och delaktighet, vilket ger engagerade medarbetare och en målmedveten organisation. Intern kommunikation handlar om allt från att företagsledningen tar gemensamma strategiska beslut och mål för det ansvarsfulla företaget, till att butikspersonalen känner till företagets arbete. Lika viktigt är att ägarna får ta del av arbetet både genom löpande information och genom verksamhetsberättelser med tydliga mål och resultat för det ansvarsfulla företaget. Det är viktigt att alla anställda lätt kan hitta vad som gäller för just ditt företag. Svensk Handel rekommenderar att ditt företags olika policys görs lättillgängliga och kommuniceras till alla medarbetare. Det är viktigt att alla känner sig delaktiga och har kännedom om företagets värderingar och olika rutiner. Informera kontinuerligt och välj den kanal som bäst når dina medarbetare. Det ger företaget bättre förutsättningar för att kunna förutse och hantera eventuella risk- och krissituationer, då det är viktigt att snabbt få ut information till hela organisationen. 15

16 Transparens ger trovärdighet Den externa kommunikationen är oftast den som syns tydligast. Genom en effektiv extern kommunikation kan företaget ge omvärlden en rättvis bild av företaget. Företagets arbete kan synliggöras genom den externa webbplatsen samt genom rapporter och årsredovisningar. Det är här intressenter som kunder, potentiella medarbetare, investerare och media letar information. Det är en utmaning att få bilden av företagets kommunikation så heltäckande som möjligt. Svensk Handel vill därför understryka vikten av att företag är lyhörda och lyssnar till sina intressenter samt eftersträvar att vara så trovärdiga och transparenta som möjligt i sin kommunikation. Det ansvarsfulla företaget är transparent och kommunicerar sitt etik- och miljöarbete prioriterar en god kommunikation och att budskapet om ansvarsfullt företagande når ut i hela organisationen lovar inte för mycket och är ärligt i sin kommunikation är lyhört och lyssnar till sina intressenter 16

17 Länksamling Allmänna reklamationsnämnden, Arbetsmiljö i samverkan, Arbetsmiljöverket, CE-märkning, CSR Kompasset, FNs Global Compact, Förpacknings- och Tidningsinsamlingen, Institutet Mot Mutor, Internationella arbetsorganisationen, Internationella Handelskammaren, Internationella standardiseringsorganisationen, Kemikalieinspektionen, Konsumentverket, Lagar och förordningar, Miljömärkning, Miljöstyrningsrådet, Naturvårdsverket, Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling, Reklamombudsmannen, SWEDAC, Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll, SIS, Svenska standardiseringsinstitutet, Svensk Handel, Sveriges avfallsportal, Tillväxtverket, 17

18 Anteckningar 18

19 Anteckningar 19

20 Det ansvarsfulla företaget handlar om allt från mänskliga rättigheter, säkra produkter och ansvar för miljön, till företagets sociala ansvar för att främja mångfald, jämställdhet och bra arbetsvillkor, såväl i Sverige som i övriga länder där företaget har sin verksamhet. 20