Patientsäkerhetsberättelse 2016 Odontologiska fakulteten, Malmö högskola

Transkript

1 ODTVN 2017/9 1 (av 7) Styr- och handledningsdokument Dokumenttyp: Beslutsdatum: Beslutande: Giltighetstid: Dokumentansvarig: Diarienummer: Version: Revisionsdatum: Patientsäkerhetsberättelse ODTVN 2017/9 Patientsäkerhetsberättelse 2016 Odontologiska fakulteten, Malmö högskola Övergripande mål och strategier Det övergripande målet för patientsäkerhetsarbetet vid Odontologiska fakulteten är att inga vårdskador ska inträffa i verksamheten. Vår strategi är att skapa medvetenhet om vad patientsäkerhetslagen innebär. Vid varje icke förväntad och oönskad händelse som orsakat, eller hade kunnat orsaka, en vårdskada ska en avvikelserapport skrivas. Avvikelserapportering är en grundläggande del i patientsäkerhetsarbetet och alla medarbetare och studenter har ett ansvar för att rapportera avvikelser. Varje avvikelserapport medför en händelseanalys där orsaken till händelsen utreds. Därefter utarbetas en handlingsplan för att förhindra att händelsen upprepas. Det övergripande förbättringsarbetet bedrivs genom att på central nivå systematiskt sammanställa avvikelserapporter från verksamhetens samtliga avdelningar för att kunna återkoppla till avdelningarna och vid behov genomföra verksamhetsövergripande insatser. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Malmö högskola är vårdgivare och dekanus vid Odontologiska fakulteten har ansvaret för all tandvårdsverksamhet. Vårdgivaren ansvarar för att det finns ett ledningssystem. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska med hjälp av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Under dekanus finns tandvårdsnämndens ordförande och avdelningsföreståndare. Postadress Malmö högskola Odontologiska fakulteten Malmö Besöksadress Carl Gustafs väg 34 Telefon Fax E-post gunilla.liljeholm@mah.se Webb

2 ODTVN 2017/9 2 (av 7) Tandvårdsnämndens ordförande har i uppdrag att säkra och följa upp vårdgivarens ansvar för patientsäkerheten vid Odontologiska fakulteten samt att stödja avdelningsföreståndarna i ett strukturerat patientsäkerhetsarbete. Tandvårdsnämndens ordförande ansvarar för fakultetens centrala avvikelsesamordning och svarar för anmälningsskyldighet enligt Lex Maria. Tandvårdsnämndens ordförande har ett övergripande ansvar för att följa upp att gällande rutiner följs och för att vid behov att ta fram nya övergripande rutiner för tandvårdsverksamheten vid Odontologiska fakulteten. Avdelningsföreståndare är verksamhetsansvarig för avdelningens klinik och har ledningsansvar för klinkens patientsäkerhetsarbete. Avdelningsföreståndare ansvarar för att verksamheten vid kliniken bedrivs enligt gällande rutiner och att dessa är kända bland avdelningens medarbetare. När nya lagar och författningar träder i kraft är avdelningsföreståndare ansvarig för att avdelningens personal får kännedom om dessa. Medarbetare vid avdelningen har skyldighet att informera sig om och tillämpa gällande rutiner och att medverka till att ta fram lokala rutiner för avdelningens kliniska verksamhet. Medarbetare har också skyldighet att rapportera till avdelningsföreståndare om rutiner saknas. Avvikelsehantering Medarbetare och studenter har ansvar för att rapportera avvikelser. En avvikelse är en icke förväntad och oönskad händelse som medfört eller hade kunnat medföra att patienten skadats. Avvikelser kan också vara brister i bemötande, upplevda missförhållanden eller brister i informationsöverföring. Avdelningsföreståndare ansvarar för att: - samla in avvikelserapporter på kliniken - utföra händelseanalyser och ta fram åtgärder för att minska risken att avvikelser inträffar på nytt - vidarerapportera alla inkomna avvikelser till tandvårdsnämndens samordnare - återrapportera till medarbetare och studenter vid kliniken - följa upp genomförda åtgärder En central avvikelsesamordning sker genom kategorisering av alla inkomna avvikelser. Detta utförs av tandvårdsnämndens samordnare som varje år gör en sammanställning av alla avvikelser. Sammanställningen återkopplas till

3 ODTVN 2017/9 3 (av 7) avdelningsföreståndare och utgör underlag för det övergripande förbättringsarbete som utförs av tandvårdsnämnden. Uppföljning genom egenkontroll Uppföljning sker genom att verksamhetens resultat jämförs med tidigare resultat. En central del i egenkontrollen är granskningen av rapporterade avvikelser och återkoppling av dessa till verksamheten. Hantering av klagomål I huvudsak vänder sig den som har klagomål på behandling eller bemötande till den avdelning där aktuell behandling har utförts. Klagomål som behöver hanteras av avdelningsföreståndare bör resultera i en avvikelserapport. Patienter kan också vända sig direkt till tandvårdsnämnden. I sådana fall tar tandvårdsnämndens samordnare emot och diarieför klagomålet. Information för patienter om vart de kan vända sig finns på odontologiska fakultetens hemsida, Arbetsgången är att tandvårdssamordnaren tar kontakt med berörd avdelning och inhämtar underlag i ärendet. Underlaget granskas av tandvårdsnämndens ordförande som också beslutar i ärendet. Samordnaren ombesörjer att patienten underrättas om beslutet. Alla klagomål och synpunkter som inkommer till tandvårdsnämnden utgör underlag för det övergripande förbättringsarbetet. De sammanställs också i en årlig rapport som delges avdelningarna. Hur har patientsäkerhetsarbetet bedrivits och vilka åtgärder har genomförts för ökad patientsäkerhet Avvikelser Under 2016 inrapporterades 103 avvikelser. Antalet inkomna rapporter är något mindre än 2015, då 126 avvikelser rapporterades. Avsaknad av debitering och överlämning i T4 av färdigbehandlad patient Varje enskild avvikelserapport är inlämnad av Tandvårdshögskolans gemensamma reception och avser upprepade brister i rutinen att omedelbart efter ett patientbesök både informera patienten om vad besöket har kostat

4 ODTVN 2017/9 4 (av 7) och registrera kostnaden i patientens journal. Om inte detta görs kommer patienten inte att kunna betala i receptionen vilket skapar oro och irritation och medför en dålig service. Insatta åtgärder: Information om gällande rutin och konsekvenserna när denna inte följs har lämnats till personal och studenter via mail. Information har även gått ut separat till avdelningsföreståndare och kliniksamordnare. Antalet avvikelser har följts upp kontinuerligt. Resultatet har återkopplats till avdelningsföreståndare och kliniksamordnare. Negativa händelser i samband med klinisk patientbehandling Avvikelserna avser i huvudsak instrumentfraktur som skulle ha kunnat orsaka skada samt mindre skador (sår) i munhålan pga. instrumentfraktur, att tandläkare/student slinter med instrument eller pga. ofrivillig rörelse från patient. En avvikelse rör en kvarlämnad mikro-tork i ett operationssår. Insatta åtgärder: Händelserna har diskuterats med studentgrupp och lärargrupp för att skapa en ökad medvetenhet om risker och för att förmå var och en att sträva efter att arbeta med sådan försiktighet att risken för negativa händelser minimeras. Lärare och studenter har påmints om gällande rutin att okulärt besiktiga dentala instrument för att minimera antalet instrumentfrakturer pga. förslitning. En ny rutin för att räkna mikro-tork i samband med oralkirurgiska ingrepp har införts. Avvikelser kopplade till bildhanteringssystemet Romexis De flesta avvikelserna rör driftstörningar av olika slag. Fem avvikelser utgörs av händelse där röntgenbild i samband med bildtagning hamnat i fel patientjournal. Insatta åtgärder: En ny programvara har installerats som gör det omöjligt att exponera i bildhanteringssystemet om inte den aktuella patientens journal först öppnats. Avvikelser kopplade till det patientadministrativa systemet T4 Den allvarligaste avvikelsen rör generella brister vad gäller remisshantering. Det handlar om inkommande remisser som inte signerats inom rimlig tid, remissvar som inte skickats inom rimlig tid, avvisade remisser som inte kontrasignerats inom rimlig tid och remissvar som inte kontrasignerats inom rimlig tid. Insatta åtgärder: Information till klinikchefer, nya skriftliga rutiner, nya skriftliga anvisningar, utbildning av personal, regelbundna uppföljningar. En uppföljning i december 2016 visade att antalet icke korrekt hanterade remisser och remissvar minskat väsentligt.

5 ODTVN 2017/9 5 (av 7) Klagomål Under 2016 har det inkommit 2 handlingar som har diarieförts och hanterats enligt tidigare nämnd arbetsordning. Insatta åtgärder: Inget ärende har påvisat behov av generella åtgärder eller nya rutiner. Vårdhygien En ökad följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler bidrar till en minskning av vårdrelaterade infektioner. Under 2016 genomfördes en punktprevalensmätning baserad på Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien i vård och omsorg (SOSFS 2015:10). Mätningen genomfördes som en observationsstudie bland personalen under en i förväg angiven tidsperiod. Varje person observeras med avseende på både basala hygienrutiner och klädregler. Korrekt handläggning av basala hygienrutiner innebär att: Desinfektion av händerna med handdesinfektionsmedel skall utföras direkt före och direkt efter användning av handskar i samband med patientbehandling. Handskar ska bytas mellan arbete med olika patienter. Engångsförkläde av plast ska användas vid risk för stänk i samband med patientbehandling. Korrekt handläggning av klädregler innebär att: Arbetskläderna ska ha korta ärmar och bytas dagligen samt då de blivit våta eller synligt förorenade. Händer och underarmar ska vara fria från ringar, klockor och armband. Naglar ska vara korta och fria från nagellack och konstgjort material. Hår ska vara kort eller uppsatt om det är längre än axellångt eller riskerar att hänga ner. Resultat: Andelen med korrekta klädregler var hög, 98%. När det gäller följsamhet till hygienrutiner var resultatet sämre. Andelen med korrekta hygienrutiner var 68%. Resultatet kan jämföras med riksgenomsnittet för Sveriges landsting där andelen med korrekta klädregler var 94% och andelen med korrekta hygienrutiner var 79%. När det gäller hygienrutiner vid Odontologiska fakulteten var andelen korrekt användning av handskar hög (96%) men när det gäller andelen korrekt handdesinfektion (81%) och korrekt användning av plastförkläde (79%) finns förbättringsmöjligheter. Insatta åtgärder: Såväl chefer som personal har informerats om resultatet av genomförd punktprevalensmätning. Ett beslut om att genomföra en ny mätning under 2017 har tagits.

6 ODTVN 2017/9 6 (av 7) Antibiotikaanvändning Tandläkarna i Skåne förskriver mer antibiotika än tandläkarna i något annat län. Bristfälliga kunskaper om hur antibiotika bör användas inom tandvården kan leda till onödig antibiotikaförskrivning och ökad risk för utveckling av resistenta bakterier. Nationella rekommendationer för antibiotikaprofylax och antibiotikabehandling har utarbetats av Läkemedelsverket. Rekommendationerna har spridits till både personal och studenter genom föreläsningar och policy-dokument. Antibiotikaförskrivningen vid Odontologiska fakulteten har minskat med 20 % från 2012 till Under samma tid har tandläkarnas antibiotikaförskrivning i Region Skåne totalt minskat med 16%. Rutiner för dokumentation av patientuppgifter Rutinerna för dokumentation av patientuppgifter ska, enligt Socialstyrelsens föreskrifter, säkerställa att patientjournalen innehåller en markering som ger en varning om att en patient visat intolerans eller överkänslighet som innebär allvarlig risk för patientens liv eller hälsa. Den funktion i datajournalsystem T4 vid Odontologiska fakulteten som ger denna varning, den s.k. CAVEfunktionen, har förbättrats under 2016 och rutinerna för att använda funktionen har omarbetats. Patienternas integritet Med utgångspunkt från hälso- och sjukvårdssekretessen och respekten för individens integritet har Odontologiska fakulteten beslutat att det ska råda ett allmänt fotoförbud i alla klinikutrymmen. Patienter som får vård vid Odontologiska fakulteten ska i alla lägen vara helt säkra på att integriteten respekteras fullt ut av personal och studenter i skolans lokaler. Skyltar som informerar om förbudet har hängts upp. Fotoförbudet gäller inte medicinsk fotografering. Servicekvalitet Med syftet att förbättra Odontologiska fakultetens servicekvalitet har en patientenkät-undersökning genomförts. I enkäten fick patienterna ta ställning till ett antal påståenden och bedöma hur väl dessa stämde överens med den egna uppfattningen (Stämmer mycket bra, Stämmer bra, Stämmer dåligt, Stämmer inte alls). Följande påståenden användes: Det är lätt att komma i kontakt med kliniken per telefon Jag får komma på tider som passar mig Jag blir väl bemött i receptionen Jag får komma in till tandläkare/student på avtalad tid Vid behandling lyssnar man och tar hänsyn till mina önskemål Jag är nöjd med dagens besök Jag har blivit väl informerad om behandlingskostnaden Jag kan snabbt få hjälp vid akuta besvär

7 ODTVN 2017/9 7 (av 7) Resultat: Andelen som svarat Stämmer mycket bra varierade mellan 55% och 85% för enkätens olika påståenden. För samtliga påståenden var andelen Stämmer mycket bra lika eller högre jämfört med den förra enkätundersökningen vid Odontologiska fakulteten som genomfördes Riskanalys Vår bedömning är att det finns risker för oönskade händelser i vår verksamhet men att det finns en medvetenhet och vilja att förebygga dessa. Mål och strategier för kommande år - Förbättring av rutiner för avvikelsehanteringen - Ökad patientsäkerhet vid hantering av patientdata i T4 och Romexis. - Fortsatt kartläggning av remisshantering och åtgärder för att förbättra denna. - Införande av rutiner för kvalitetssäkring genom journalgranskning. Malmö Bengt Götrick Gunilla Liljeholm Ordförande Tandvårdsnämnden Tandvårdssamordnare