ANBUDSINBJUDAN. Webbaserade realtidsmätningar och kartläggningar inom arbetsmiljö och hälsa

Transkript

1 1(19) ANBUDSINBJUDAN Webbaserade realtidsmätningar och kartläggningar inom arbetsmiljö och hälsa Centrala studiestödsnämnden (CSN)

2 2(19) Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING Beskrivning av upphandlingen Upphandlande myndighet Kontraktsföremålet Kontraktsperiod ADMINISTRATIVA KRAV Upphandlingsförfarande Frågor om upphandlingen Förutsättningar för anbudsinlämningen Tilldelningsbeslut Offentlighet och sekretess KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Underleverantör Frivilliga uteslutningsgrunder Sanningsförsäkran Bevis på registrering Ekonomisk ställning Teknisk förmåga och kapacitet Referenser Krav på konsulter Informationssäkerhet Aktivt miljöarbete KRAV PÅ TJÄNSTEN Administration Introduktionsutbildning Enkäter Rapporter Verktyg för utveckling Support Tekniska krav Pris Optioner ANBUDSUTVÄRDERING Utvärderingskriterie Underlag för anbudsutvärdering KOMMERSIELLA VILLKOR Omfattning Rangordning mellan handlingar Kontraktsperiod Fakturering och betalningsvillkor Pris Prisjusteringsklausul Personuppgifter Uppsägning eller hävning Arbetsgivaransvar Försäkring Sekretess Revision... 18

3 3(19) 6.13 Ändringar och tillägg Överlåtelse av kontrakt Force Majeure Tvist Förfrågningsunderlaget består av fem dokument. Förutom denna anbudsinbjudan finns fyra bilagor enligt nedan: Bilaga 1 Svarsformulär Bilaga 2 Sanningsförsäkran Bilaga 3.1 Referensuppdrag 1 Bilaga 3.2 Referensuppdrag 2

4 4(19) 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 BESKRIVNING AV UPPHANDLINGEN CSN genomför upphandling av molntjänst för webbaserade realtidsmätningar och kartläggningar inom arbetsmiljö och hälsa. Syftet är att teckna kontrakt med leverantör som kan säkerställa en stabil leverans av efterfrågade tjänster, enligt kapitel 4 Krav på tjänsten, under kontraktsperioden. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Centrala studiestödsnämnden Organisationsnummer CSN har ansvar för studiesociala frågor, främst det svenska studiestödet som består av bidrag och lån till studerande. CSN betalar varje år ut cirka 30 miljarder kronor i studiestöd till runt studerande. Ungefär 1,5 miljoner personer har någon form av studielån som successivt betalas tillbaka till staten via CSN. Dessutom beviljar CSN hemutrustningslån till nyanlända flyktingar. CSN har sitt huvudkontor i Sundsvall och finns därutöver på 10 orter runtom i landet. CSN har cirka 950 anställda varav cirka 300 stycken finns vid huvudkontoret. Ytterligare upplysningar om CSN kan hämtas på vår hemsida KONTRAKTSFÖREMÅLET Upphandlingen avser webbaserade molntjänster för att göra snabba mätningar i realtid av indikationer på stress och psykosocial arbetsmiljö. Upphandlingen avser även webbaserade molntjänster för mer avancerade kartläggningar inom hälsa och arbetsmiljö. Uppdraget omfattar licenser, drift, support, underhåll och utbildning. Tjänsterna ska vara verktyg som kan stödja CSN i att arbeta främjande genom att fånga upp de anställdas upplevda hälsa och arbetsglädje så vi kan ta vara på det friska men också fånga tidiga signaler på ohälsa. Verktyget ska ge CSN:s chefer och medarbetare underlag för att hitta vilka faktorer i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som man behöver arbeta med samt behålla och utveckla. Molntjänsterna är helt fristående från CSN:s andra lösningar. Inga integrationer ska alltså ske. 1.4 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet ska gälla från och med kontraktets tecknande till och med den 31 oktober 2019 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 oktober Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkten 6.6.

5 5(19) Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast tre månader innan kontraktsperiodens utgång. 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs genom ett förenklat förfarande enligt 19 kap. 1 lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Annons har skickats till Visma Tendsign den dag som anges i förfrågningsunderlagets förstasida. Mer info om LOU finns tillgänglig på bland annat Upphandlingsmyndighetens webbplats FRÅGOR OM UPPHANDLINGEN KONTAKTPERSON Helena Edlund e-post: helena.edlund@csn.se Ulrika Ejesjö e-post: ulrika.ejesjo@csn.se FRÅGOR OCH SVAR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Frågor ska sändas till CSN via e-post till: upphandling@csn.se Frågor och svar kommer under anbudstiden att publiceras på under fliken Om CSN, Aktuella upphandlingar, Webbaserade realtidsmätningar och kartläggningar inom arbetsmiljö och hälsa. Av denna anledning bör anbudsgivarna besöka CSN:s webbplats några gånger under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor angående förfrågningsunderlaget är den 27 september Sista dag för CSN att besvara frågor är enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) 6 dagar före anbudsdagen. 2.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDSINLÄMNINGEN ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Det är viktigt att anbud som lämnas in är uppställda i överensstämmelse med bifogat Svarsformulär, bilaga 1. Anbudsgivaren ska fylla i och bifoga Svarsformuläret till anbudet. Det måste klart framgå av anbudet vilken juridisk person som är anbudsgivare och vilket organisationsnummer (i förekommande fall) det företag som lämnar anbudet har TILLÅTNA SÄTT ATT LÄMNA ANBUD Anbudet med tillhörande bilagor lämnas i ett skriftligt original samt en digital kopia på USBminne. Den digitala kopian behöver inte vara försedd med underskrift. I de fall uppgifterna i originalet inte överensstämmer med uppgifter som anges i den digitala versionen gäller uppgifterna i det skriftliga originalet.

6 6(19) Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller en av denne utsedd person med fullmakt, som genom sin signering bekräftar riktigheten i lämnade uppgifter. Underskrift görs i bilaga 1, Svarsformulär. Anbudet lämnas in i förseglat och neutralt emballage (kuvert, kartong eller motsvarande) ANBUDSMÄRKNING OCH ADRESS Anbudet ska vara märkt med Webbaserade realtidsmätningar och kartläggningar inom arbetsmiljö och hälsa, dnr: och skickas till: CSN Registraturen SUNDSVALL SISTA ANBUDSDAG Anbud ska ha kommit in till CSN senast den 4 oktober Försenade anbud får inte behandlas, oberoende av anledningen till förseningen. Den 4 oktober 2017 är den dag som avses då benämningen anbudsdagen används i detta dokument ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbud ska vara giltigt till och med den 31 december Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbudens giltighetstid förlängas till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid såvida inte annat överenskoms under upphandlingen FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV ANBUD CSN får tillåta eller begära att en anbudsgivare rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som har getts in av anbudsgivaren. CSN får också tillåta eller begära att en anbudsgivare förtydligar eller kompletterar en sådan handling. En sådan åtgärd ska vara förenlig med principerna om likabehandling och öppenhet. CSN har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare rätta, förtydliga eller komplettera en handling. Det är därför viktigt att ingivna handlingar innehåller begärda uppgifter och att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda ÖVERLÅTELSE AV ANBUD Det går inte att överlåta anbud på ett annat bolag, till exempel vid företagsöverlåtelser. 2.4 TILLDELNINGSBESLUT Meddelande om beslut i upphandlingsärendet sker via underrättelse om beslut. Detta skickas via e-post i enlighet med de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna i bilaga 1, Svarsformulär. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett bindande kontrakt har slutits. Kontrakt sluts genom att det undertecknas av båda parter när avtalsspärren löpt ut.

7 7(19) 2.5 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter gäller ett svagare sekretesskydd för uppgifterna i anbudshandlingarna. Sekretess kan gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse (till exempel 19 kap. 3 1 st OSL) eller till skydd för enskildas ekonomiska intresse (till exempel 31 kap st OSL). Av den sistnämnda bestämmelsen följer att sekretess gäller för uppgift i anbudsgivarens anbud eller för uppgift i andra handlingar om uppgiften rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. En anbudsgivare som vill skydda uppgifter efter att tilldelningsbeslut fattats, ska i det lämnade anbudet bifoga en skriftlig begäran om sekretess till CSN. Av begäran ska framgå vilka uppgifter som avses samt vilken konkret risk för skada som denne skulle kunna drabbas av vid ett utlämnande. CSN lämnar inte något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas. Det förhållandet att en anbudsgivare har begärt sekretess är inte någon garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning kommer att omfattas av sekretess. CSN prövar därför om handlingarna/uppgifterna ska lämnas ut eller hemlighållas varje gång en allmän handling begärs utlämnad. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN För att anbud ska kunna antas, ställs vissa formella och ekonomiska krav på anbudsgivaren. Anbudet ska innehålla en beskrivning av det anbudsgivande företaget avseende bakgrund, organisation, resurser och ägarförhållanden. 3.1 UNDERLEVERANTÖR Anbudsgivaren äger rätt att anlita underleverantör/-er för utförande av specificerade delar av åtagandet under förutsättning att detta redovisats i anbudet. Anbudsgivaren ska i sitt anbud lämna uppgifter om huruvida och i så fall hur stor del av kontraktet som anbudsgivaren kan komma att fullgöra genom att lägga ut på underleverantör, och vilka underleverantörer som anbudsgivaren avser att anlita för att fullgöra kontraktet i den delen. Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska anbudsgivaren namnge dessa och bifoga registreringsbevis från Bolagsverket. 3.2 OBLIGATORISKA UTESLUTNINGSGRUNDER Brott En anbudsgivare får inte genom en dom som vunnit laga kraft vara dömd för deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt eller finansiering av terrorism, terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet eller människohandel enligt 13 kap. 1 LOU.

8 8(19) Om en anbudsgivare har dömts för något av de brott som nämns i 13 kap. 1 LOU kommer anbudsgivaren att uteslutas från deltagande i upphandlingen. Om anbudsgivaren är en juridisk person ska anbudsgivaren uteslutas om en person som ingår i anbudsgivarens förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan har dömts för brottet. Detsamma gäller om den som har dömts för brottet är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera anbudsgivaren. Om anbudsgivare åberopar andra företags kapacitet ska även dessa företag kontrolleras så att det inte föreligger skäl för uteslutning. Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran, intygar anbudsgivare att någon uteslutningsgrund enligt 13 kap. 1 LOU inte föreligger. Om anbudsgivare åberopar andra företags kapacitet ska även exemplar av bilaga 2, Sanningsförsäkran, vara ifyllt av var och ett av det/de företag vars kapacitet åberopas. Dessa exemplar ska bifogas anbudet. Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter En anbudsgivare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren inte har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker enligt 13 kap. 2 LOU. Om anbudsgivare åberopar andra företags kapacitet ska även dessa företag kontrolleras så att det inte föreligger skäl för uteslutning. Bevis CSN kommer att kontrollera att den vinnande anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter i Sverige genom att hämta in uppgifter från Skatteverket. För vinnande anbudsgivare med hemvist i annat land kommer CSN att kontrollera att uteslutningsgrunderna inte föreligger genom kontroll av intyg från behörig myndighet, utdrag ur officiellt register eller liknande. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Det som anges ovan gäller även för företag vars kapacitet åberopas. För vinnande anbudsgivare och underleverantörer med hemvist i annat land kommer CSN att kontrollera att uteslutningsgrunderna inte föreligger genom kontroll av intyg från behörig myndighet, utdrag ur officiellt register eller liknande. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. 3.3 FRIVILLIGA UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare kan komma att uteslutas om någon eller några av de uteslutningsgrunder som anges i 13 kap. 3 LOU föreligger.

9 9(19) Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran intygar anbudsgivare att ovanstående inte föreligger. 3.4 SANNINGSFÖRSÄKRAN Anbudsgivaren ska med anbudet bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran. Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska anbudsgivaren även bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran från samtliga angivna underleverantörer. 3.5 BEVIS PÅ REGISTRERING Registrering för mervärdesskatt och F-skatt samt registrering som arbetsgivare Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis. Om anbudsgivaren har anställd personal ska anbudsgivaren vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare med anställd personal ska vara registrerade som arbetsgivare hos myndighet likvärdig Skatteverket i det land där företaget är registrerat. Bevis CSN kommer att kontrollera att den vinnande anbudsgivaren och dennes eventuella underleverantörer uppfyller ovanstående. För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta motsvarande bevis från det land där företaget är registrerat. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till aktuella bevis ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa. Registrering i företagsregister Svenska anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret. Utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer ska uppfylla motsvarande registreringsskyldigheter i det land där företaget är registrerat. Bevis För svenska anbudsgivare och svenska underleverantörer gäller att en kopia av företagets registreringsbevis från Bolagsverket ska bifogas till anbudet. För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer gäller att motsvarande bevis om registreringen ska bifogas anbudet från myndighet likvärdig Bolagsverket i det land där företaget är registrerat. Lämnade registreringsbevis ska vara högst tre månader gammalt räknat från anbudsdagen. 3.6 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivarens rating ska vara lägst A eller motsvarande.

10 10(19) Bevis Ratingen visas genom ett aktuellt riskintyg från ett kreditvärderingsinstitut. Lämnat riskintyg ska vara högst tre månader gammalt räknat från anbudsdagen. Anbudsgivare som på grund av att det är ett nystartat företag inte kan uppfylla ovanstående krav ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning eller tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti som tillförsäkrar CSN att företaget klarar av att uppfylla sitt åtagande. 3.7 TEKNISK FÖRMÅGA OCH KAPACITET Anbudsgivare ska inneha sådan teknisk förmåga och kapacitet som i övrigt krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att utföra liknande uppdrag så som beskrivs i kapitel REFERENSER Anbudsgivaren ska ha genomfört två uppdrag med den omfattning som anges i kapitel 4. Uppdragen ska pågå eller ha pågått inom den senaste treårsperioden räknat från anbudsdagen. Referensuppdragen ska avse externa uppdrag, interna uppdrag hos anbudsgivaren får inte ingå. Anbudsgivaren ska verifiera detta i bilaga 3.1 och 3.2, Referensuppdrag. 3.9 KRAV PÅ KONSULTER Anbudsgivaren ska erbjuda minst en konsult med dokumenterad akademisk kunskap om stress, hälsa samt organisatorisk och psykosocial arbetsmiljö. Anbudsgivaren ska erbjuda minst en konsult med minst 5 års erfarenhet som rådgivare inför undersökningar, genomförande samt analys och rådgivning baserat på undersökningsresultat till företags och/eller organisationers ledningar. Anbudsgivaren ska erbjuda minst en konsult med minst 5 års erfarenhet som utbildare/föreläsare i stress och arbetsmiljöfrågor. Anbudsgivaren ska erbjuda minst en konsult med minst 5 års erfarenhet av realtidsmätningar. Ovanstående krav uppfylls genom att anbudsgivaren anger en eller flera konsulter. Anbudsgivaren ska som bevis på att ovanstående krav är uppfyllda tydliggöra detta genom att bifoga CV INFORMATIONSSÄKERHET Anbudsgivaren och anlitade underleverantörer som har åtkomst till personuppgifter avseende CSN:s anställda ska tillämpa rutiner för IT-säkerhetsarbete som är i

11 11(19) överensstämmelse med förutsättningarna i standard för ledning av informationssäkerhetsarbete ISO eller motsvarande AKTIVT MILJÖARBETE I sitt arbete ska anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser, välja miljöanpassade produkter och miljöanpassad teknik. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN Anbudsgivaren ska erbjuda webbaserade tjänster och verktyg inom arbetsmiljö och hälsa för mätningar i realtid, avancerade kartläggningar samt verktyg för hjälp till självhjälp. Alla tjänster och verktyg som anbudsgivaren erbjuder ska ha vetenskaplig grund, vilket anbudsgivaren ska visa genom att hänvisa till den forskning man bygger sina tjänster på. 4.1 ADMINISTRATION Anbudsgivaren ska bygga upp CSN:s organisatoriska struktur i systemet och göra förändringar av strukturen vid behov. Anbudsgivaren ska minst ge superanvändare hos CSN möjlighet att själva kunna lägga till och ta bort användare, koppla användarna till rätt organisatorisk enhet samt administrera behörigheter. Individers resultat ska kunna kopplas till flera organisatoriska enheter, exempelvis både till sin organisatoriska hemvist och till eventuella projekt man arbetar i. Anbudsgivaren ska utbilda superanvändarna i administration av systemet (behörighetsadministration, framtagande av rapporter, enkätdistribution etcetera). Anbudsgivaren ska löpande göra de uppdateringar i den webbaserade tjänsten som behövs. För att verifiera att anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav ska en beskrivning lämnas av hur detta utförs. 4.2 INTRODUKTIONSUTBILDNING För att verifiera att anbudsgivaren uppfyller nedanstående krav ska en beskrivning lämnas av hur detta kommer att genomföras. Hela CSN Anbudsgivaren ska vid implementering av tjänsterna tillhandahålla utbildning för CSN:s chefer och medarbetare i hur det webbaserade verktyget hanteras, dess funktionalitet samt metodik för att tolka och använda resultat på individ- grupp- och organisatorisk nivå. CSN finns på elva orter och respektive ort bör delas upp på två tillfällen (det vill säga två halvdagar). Utbildningen ges under cirka en halvdag vid varje tillfälle. Antal utbildningar som krävs för att täcka in hela CSN överenskommes mellan vinnande leverantör och CSN efter det att kontrakt tecknats. Anbudsgivaren ska även delge kunskap om den forskning inom arbetsmiljö, stress och hälsa som verktyget baseras på.

12 12(19) HR Anbudsgivaren ska tillhandahålla fördjupad utbildning för medarbetarna på HR. Utbildningen ska minst innefatta hur man tar fram rapporter, kunskap om vad resultaten indikerar och den forskning och jämförelser det bygger på samt metoder för hur CSN kan arbeta med resultaten för att bli en friskare arbetsplats. Utbildningen blir ett stöd för HR att vara samordnare och expertfunktion för arbetet. 4.3 ENKÄTER Anbudsgivaren ska erbjuda webbaserade enkäter. För att verifiera att anbudsgivaren uppfyller nedanstående krav ska en beskrivning lämnas av hur detta kommer att genomföras. Basfrågenkäter för realtidsmätning Anbudsgivaren ska erbjuda ett webbaserat basfrågepaket för realtidsmätningar. Basfrågepaketet ska kunna besvaras ofta och regelbundet. Basfrågepaketet ska gälla individens upplevda hälsa kopplat till stress och psykosocial arbetsmiljö. Anbudsgivaren ska ge användarna möjlighet att välja att besvara frågor i basfrågepaketet via en app i telefonen eller via sin dator när som helst på dygnet. Basfrågepaketet ska gå snabbt att besvara hela enkäten ska ta i snitt under en minut att besvara. Verktyget ska ha påminnelsefunktioner för användarna. Påminnelserna ska kunna anpassas av användarna själva. Övriga enkäter Anbudsgivaren ska erbjuda färdiga, mer omfattande enkäter för avancerade kartläggningar inom arbetsmiljö och hälsa. CSN ska även kunna ta bort frågor samt lägga till egna frågor i enkäterna. Anbudsgivaren ska bistå med expertkunskap utifrån vetenskaplig grund när CSN utformar egna frågor och enkäter. 4.4 RAPPORTER Anbudsgivaren ska erbjuda tydliga och överskådliga rapporter där resultat från mätningar och kartläggningar åskådliggörs. Rapporterna ska minst indikera gränsvärden för hälsosam nivå, risknivå samt ohälsosam nivå. Alla gränsvärden och jämförelser ska vara forsknings och evidensbaserade. Anbudsgivaren ska säkerställa att ingen utomstående inklusive CSN har möjlighet att se vem som svarat vad på undersökningens frågor. För anonyma enkäter ska det finnas en gräns för minsta antal svar för att kunna ta ut ett resultat. För att verifiera att anbudsgivaren uppfyller nedanstående krav ska en beskrivning lämnas av hur detta kommer att genomföras. Realtidsmätningar Gruppnivå Anbudsgivarens webbaserade tjänst ska ge HR och chefer hos CSN möjlighet att kunna ta ut överskådliga och tydliga rapporter i realtid för olika organisatoriska nivåer. Vilken tidsperiod man vill åskådliggöra ska vara valbart. Rapporterna ska visa trender över tid.

13 13(19) Realtidsmätningar Individnivå Anbudsgivarens webbaserade tjänst ska ge individen möjlighet att kunna se sitt eget resultat och sina egna trender. Individens resultat ska även innehålla en analys av resultatet. Vilken tidsperiod individen vill åskådliggöra ska vara valbart. Rapporterna ska visa trender över tid. Övriga kartläggningar och mätningar Anbudsgivarens webbaserade tjänst ska ge HR och chefer hos CSN möjlighet att kunna ta ut överskådliga och tydliga rapporter i realtid för olika organisatoriska nivåer. Det ska gå att ta ut rapporter med jämförelser från tidigare mätningar. 4.5 VERKTYG FÖR UTVECKLING Anbudsgivaren ska i sin webbaserade tjänst erbjuda självhjälpsverktyg på individ-, gruppoch organisatorisk nivå. Självhjälpsverktygen ska både rikta in sig på problemområden och på att bibehålla och utveckla det som fungerar bra. För att verifiera att anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav ska en beskrivning av exempel på självhjälpsverktyg lämnas. 4.6 SUPPORT Anbudsgivaren ska ha en supportfunktion som kan guida HR/superanvändare i systemet, lösa tekniska frågor samt har kunskap om vad rapporter säger. Responstiden bör inte överskrida ett dygn. Anbudsgivaren ska ge CSN möjlighet till kontakt med kundansvarig eller motsvarande för planering av implementering, upplärning av användare samt för löpande rådgivning. 4.7 TEKNISKA KRAV SÄKERHET Transport av data exv. för webbläsarsessioner ska vara baserat på ett krypterat protokoll såsom HTTPS eller motsvarande Lösningen bör ha kontroller för att undvika att användare väljer svaga lösenord. Det innebär att lösenord ska vara minst 7 tecken långa och bestå av minst tre av de fyra teckenuppsättningarna versaler, gemener, siffror och ickealfanumeriska tecken. Lösningen bör också ha kontroller som gör att användaren tvingas byta lösenord med jämna mellanrum. Anbudsgivaren ska beskriva på vilket sätt man säkerställer ovanställda krav ARKITEKTUR Den webbaserade tjänstens arkitektur ska göra det möjligt att kundanpassade inställningar bibehålls vid uppgraderingar och versionsbyten DRIFTSERVICE OCH TILLGÄNGLIGHET Molntjänsten ska vara tillgänglig 24 timmar om dygnet, årets alla dagar utom vid underhåll eller uppgraderingar.

14 14(19) Anbudsgivaren ska kontinuerligt arbeta med att förbättra och uppgradera tjänsten. Dessa uppgraderingar ska inrymmas inom den av CSN erlagda årsavgiften. Anbudsgivaren ska alltid informera CSN minst en (1) månad i förväg om eventuella större uppdateringar. Avbrott i tillgängligheten under kontorstid som är orsakade av anbudsgivaren ska uppgå till högst 4 timmar per kalendermånad. 4.8 INFÖRANDE Anbudsgivaren ska ansvara för införandet och under hela kontraktsperioden medverka och delta i arbetet. Den webbaserade tjänsten ska vara fullt tillgängligt för administratörer senast en vecka efter att CSN skickat organisationsschemat. Vid samma tidpunkt ska anbudsgivaren förberett så att användarna kan börja använda tjänsten i samband med introduktionsutbildning enligt punkten PRIS Anbudsgivaren ska ange priser enligt nedanstående och dessa ska inkludera support. Priser Pris år 1 Pris år 2 Abonnemangskostnad för tjänsten/verktyget Superanvändare /Administratörslicens, per styck som baseras på 2 stycken Chefer/HR-licens, per styck som baseras på 70 stycken Medarbetarlicens, per styck som baseras på 950 stycken Utbildning Utbildning vid implementering, enligt punkten 4.2 Hela CSN Utbildning vid implementering, enligt punkten 4.2 HR Pris per utbildningstillfälle Priserna ska anges i SEK exklusive mervärdeskatt där alla med uppdraget förenade kostnader ingår OPTIONER CSN ska ha möjlighet men inte skyldighet att beställa vissa tilläggstjänster. Därför ska ett timpris lämnas på konsultstöd för till exempel extra utbildning eller anpassning av tjänsterna utöver vad som beskrivs i detta förfrågningsunderlag. Optioner kommer inte att ingå i utvärderingen av utvärderingskriteriet pris. 5 ANBUDSUTVÄRDERING CSN kommer att pröva att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs i anbudsinbjudan med bilagor. Bland de anbud som uppfyller alla ska-krav kommer CSN att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till pris.

15 15(19) 5.1 UTVÄRDERINGSKRITERIE Pris 100 % Med Pris menas: Samtliga priser enligt punkten 4.9 som kommer att summeras till ett totalpris som ligger till grund för utvärderingen. 5.2 UNDERLAG FÖR ANBUDSUTVÄRDERING Som underlag för anbudsutvärderingen kommer CSN att använda de beskrivningar och den dokumentation som anbudsgivaren lämnar om efterfrågade ska-krav. 6 KOMMERSIELLA VILLKOR Kontraktet mellan CSN och den anbudsgivare som tilldelas kontraktet, sluts inte förrän parterna tecknat ett upphandlingskontrakt, vilket sker först efter att tid för avtalsspärr löpt ut. Med upphandlingskontrakt menas ett skriftligt avtal som en upphandlande myndighet ingår om upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Följande villkor utgör tillsammans med kraven i kapitel 1 4 underlag för det slutliga kontraktet mellan CSN och den vinnande anbudsgivaren. Villkoren kommer att införlivas i det slutliga kontraktet med tillägg för vad som upphandlas och därtill sammanhängande villkor. Genom att lämna anbud med ledning av detta underlag, förbinder sig leverantören att till CSN tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de villkor som nedan anges. 6.1 OMFATTNING Uppdraget ska utföras i den omfattning och enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. 6.2 RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR Som en integrerad del av kontraktet ska nedanstående dokument ingå. Handlingarnas giltighet ska gälla i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till föreliggande kontrakt 2. Kontraktet 3. Förfrågningsunderlaget 4. Allmänna bestämmelser. Molntjänster V Anbud 6.3 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet gäller från och med kontraktets tecknande till och med den 31 oktober 2019 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 oktober Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkten 6.6. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast tre månader innan kontraktsperiodens utgång.

16 16(19) 6.4 FAKTURERING OCH BETALNINGSVILLKOR Fakturering av systemet ska ske månadsvis i efterskott. Första faktureringen får ske efter att systemet är fullt tillgängligt för CSN. Faktura ställs ut på CSN, HR-avdelningen och skickas till CSN, FE , Fagersta. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av kontraktsvillkor är inte bindande för CSN. Det är önskvärt att leverantören kan skicka e-faktura med Svefaktura som standardformat, då detta används inom statliga myndigheter. Betalning ska ske inom 30 dagar efter fakturadagen. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. 6.5 PRIS I det slutliga kontraktet kommer denna punkt att kompletteras med de verkliga priserna och villkoren för detta. Resor och logi Resor samt logi ska ske kostnadseffektivt och miljömedvetet och ske i enlighet med CSN:s resepolicy med tillhörande rutiner. Vid resor med allmänna kommunikationsmedel ska resebeställning göras via CSN:s tjänsteresebyrå. 6.6 PRISJUSTERINGSKLAUSUL Kontrakterade priser ska vara fasta fram till och med 31 oktober CSN och leverantören har därefter möjlighet att indexjustera priserna högst en gång per tolv månader enligt följande. Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s konsumentprisindex, index 1980=100. Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för oktober månad närmast före aktuell prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Höjningens storlek ska redovisas av part och begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden med start från basmånad, dock högst 4 %. Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas av part minst en månad före det månadsskifte som justeringen ska träda i kraft. Prisjusteringen ska därefter regleras genom uppdatering av prisbilagan. Utöver möjligheten att indexjustera priserna får parterna uppta förhandling om eventuella prisjusteringar ifall villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet som kontraktet avser, avsevärt förändras till följd av ändrad lagstiftning eller statliga beslut. Det prisindex som refereras till vid eventuell prisjustering finns tillgängligt via Statistiska centralbyrån

17 17(19) 6.7 PERSONUPPGIFTER Leverantören är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker vid leverantörens utförande av tjänsten. I egenskap av personuppgiftsansvarig ankommer det därmed på leverantören att bland annat säkerställa att kraven på säkerhetsåtgärder enligt kontraktet med CSN samt i tillämpliga författningar uppfylls samt att inhämta rättsligt giltigt samtycke från användarna avseende den behandling som leverantören eller av leverantören anlitad underleverantör utför av den vid CSN anställdes personuppgifter. Leverantören får bara behandla personuppgifter som behandlas vid utförande av tjänsten i följande länder. Länder som är medlemmar i EU/EES. Länder som EU-kommissionen beslutat har en adekvat nivå för skyddet av personuppgifter i enlighet med artikel 25.6 i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet) eller i enlighet med art i Europaparlamentets och rådets förordning 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter m.m. (dataskyddsförordningen). Länder som har anslutit sig till Europarådets konvention om skydd för enskilda vid automatisk databehandling av personuppgifter. 6.8 UPPSÄGNING ELLER HÄVNING Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta kontrakt, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat bristerna, äger motparten rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan. Om kontraktet hävts av CSN är leverantören skyldig att svara för CSN:s kostnader för täckningsköp under en period om högst sex månader efter det att kontraktet upphört att gälla. Täckningsköp kan påbörjas under varseltiden, om leverantören inte förmår leva upp till kontraktsvillkoren. Täckningsköp ska ske till skälig kostnad. CSN har också rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 13 kap 3 LOU. Leverantören ska genast upplysa CSN om den inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. I de fall det kommer till CSN:s kännedom att företrädare (ägare, styrelseledamöter, VD eller firmatecknare) för leverantören blivit återkommande restförd för skatteskuld, socialförsäkringsavgifter etcetera har CSN rätt att häva kontraktet. Parterna är överens om att CSN under kontraktsperioden kan komma att kontrollera att leverantören och dess företrädare har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter och avgifter. Motsvarande kontroll gäller även om leverantören är registrerad i ett annat land.

18 18(19) 6.9 ARBETSGIVARANSVAR Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal ska anlitas för uppdraget. Samtliga tjänster ska utföras av personal som har utbildning och specialistkompetens som motsvarar de krav som respektive arbetsuppgift ställer. Leverantören tecknar under kontraktsperioden den ansvarsförsäkring som krävs. Leverantören är arbetsgivare och därmed ansvarig för att: gällande arbetsmarknadslagar och förordningar beaktas anställa, avlöna och säga upp personal skatter och sociala avgifter betalas skador som kan drabba personal och tredje man förebyggs. Leverantören ansvarar för skador som åsamkats CSN till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. Leverantören ansvarar också för eventuell skadeståndsskyldighet gentemot tredje man i samband med arbetets genomförande. Leverantören ansvarar för att villkoren ovan uppfylls även i de fall leverantören anlitar underleverantör för att utföra tjänsten 6.10 FÖRSÄKRING Leverantören ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar till betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets omfattning. På begäran av CSN ska leverantören visa upp kopia av gällande försäkringsbrev SEKRETESS Med sekretess avses förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (tystnadsplikt), genom att en handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Utan motpartens skriftliga medgivande får varken leverantören eller CSN till obehörig röja sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet. Inte heller i övrigt får leverantören eller CSN röja uppgifter som parterna genom detta avtal tagit del av för att fullgöra tjänsten eller i övrigt fått kunskap om på grund av detta avtal, såvida inte detta strider mot gällande lag. För CSN gäller sekretessen med de begränsningar som följer av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Respektive part ska informera berörd personal om sekretessen. Leverantören ska även tillse att sekretessen iakttas av anlitade underleverantörer. Personal hos leverantören och hos av leverantören anlitad underleverantör, som har tillgång till uppgifter om CSN:s anställda, ska ha undertecknat sekretessförbindelser eller ingått motsvarande avtal om skyldighet att iaktta sekretess innan de ges åtkomst till sådana uppgifter REVISION CSN ska ha rätt att genomföra revision hos leverantören i syfte att kontrollera att leverantören och av leverantören anlitade underleverantörer följer de krav som följer av detta avtal och av författning vad gäller behandling av personuppgifter avseende CSN:s anställda och sekretess. Vid revision har CSN rätt att ta hjälp av en oberoende utomstående kontrollorganisation.

19 19(19) Motsvarande rätt ska även gälla gentemot av leverantören anlitade underleverantörer som behandlar personuppgifter avseende CSN:s anställda. Revisionen ska då genomföras av en oberoende utomstående kontrollorganisation om underleverantören begär detta och redovisar godtagbara skäl för detta. Vardera part svarar för sina egna kostnader vid revision. Om fler än en revision genomförs under ett kontraktsår ansvarar CSN för skäliga kostnader för leverantör eller underleverantör till följd av de ytterligare revisioner som sker under kontraktsåret ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till kontraktet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Byte av i anbudet namngivna underleverantörer ska för sin giltighet skriftligt godkännas av CSN. Uppgifter om ägarbyten, namnbyten eller väsentliga förändringar i ledningen hos leverantören ska lämnas vid förändringar under kontraktsperioden ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt kontraktet utan CSN:s skriftliga godkännande. Kontraktet kan, vid företagsuppköp under kontraktsperioden, överlåtas till annan. Uppköpande part ska därvid ikläda sig samtliga åtaganden i det uppköpta kontraktet. Sådan överlåtelse ska godkännas skriftligt av CSN i ett särskilt tilläggskontrakt. En förutsättning för godkännande är att leverantörsbytet inte medför andra väsentliga ändringar av kontraktet och att grund för uteslutning enligt 13 kap. 1 eller 2 första stycket LOU inte föreligger samt att den nya leverantören även uppfyller de kvalificeringskrav som har ställts i den ursprungliga upphandlingen enligt 14 kap. 1-5 LOU. Byte av leverantör får även under samma förutsättningar ske till följd av annan företagsomstrukturering, sammanslagning, förvärv eller insolvens. Även i dessa fall ska leverantörsbytet godkännas av CSN FORCE MAJEURE Part är inte ansvarig för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetens åtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehåll i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller även om part själv är föremål eller vidtar sådana konfliktåtgärder TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av kontraktet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som parterna inte kan lösa genom förhandling ska avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Helena Gagner Tf avdelningschef