ANBUDSINBJUDAN. Lokalvård vid CSN:s kontor i Visby

Transkript

1 1 (19) ANBUDSINBJUDAN Lokalvård vid CSN:s kontor i Visby Centrala studiestödsnämnden (CSN)

2 2 (19) Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING Beskrivning av upphandlingen Upphandlande myndighet Kontraktsföremålet Kontraktsperiod ADMINISTRATIVA KRAV Upphandlingsförfarande Frågor om upphandlingen Förutsättningar för anbudsinlämningen Tilldelningsbeslut Offentlighet och sekretess KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Andra företags kapacitet Obligatoriska uteslutningsgrunder Frivilliga uteslutningsgrunder Bevis på registrering Ekonomisk ställning Teknisk förmåga och kapacitet Lokalvårdsledare Lokalvårdare Förstärkningsresurser Aktivt miljöarbete KRAV PÅ TJÄNSTEN Tid Utrustning Avfall Kvalitet och uppföljning Periodisk städning Fönsterputs Nycklar/inpasseringskort Pris Optioner ANBUDSUTVÄRDERING Utvärderingskriterie Underlag för anbudsutvärdering KOMMERSIELLA VILLKOR Parter och kontaktpersoner Omfattning Rangordning mellan handlingar Kontraktsperiod Betalningsvillkor Pris Prisjusteringsklausul Förändringar i omfattning av uppdraget Kvalitet och uppföljning Vite Uppsägning eller hävning Arbetsgivaransvar... 17

3 3 (19) 6.13 Försäkring Sekretess Ändringar och tillägg Överlåtelse av kontrakt Force Majeure Tvist Upphandlingsdokumentet består av sex dokument. Förutom denna anbudsinbjudan finns fem bilagor enligt nedan: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Svarsformulär Sanningsförsäkran Arbetsbeskrivning Städnivåbeskrivning Planritning

4 4 (19) 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 BESKRIVNING AV UPPHANDLINGEN Centrala studiestödsnämnden (CSN) genomför upphandling av lokalvård vid CSN:s kontor i Visby. Syftet är att teckna kontrakt med leverantör som kan försäkra CSN en leverans av efterfrågad tjänst, enligt kapitel 4 Krav på tjänsten, under kontraktsperioden. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Centrala studiestödsnämnden Organisationsnummer CSN har ansvar för studiesociala frågor, främst det svenska studiestödet som består av bidrag och lån till studerande. CSN betalar varje år ut cirka 30 miljarder kronor i studiestöd till runt studerande. Ungefär 1,5 miljoner personer har någon form av studielån som successivt betalas tillbaka till staten via CSN. Dessutom beviljar CSN hemutrustningslån till nyanlända flyktingar. CSN har sitt huvudkontor i Sundsvall och finns därutöver på 11 orter runtom i landet. CSN har drygt 900 anställda varav cirka 300 stycken finns vid huvudkontoret. Ytterligare upplysningar om CSN kan hämtas på vår hemsida KONTRAKTSFÖREMÅLET Uppdraget gäller lokalvård vid CSN:s kontor i Visby, Söderväg 2. Lokalerna omfattar en kontorslokalyta om cirka 800 kvm. Anbudsgivaren bör lämpligen besiktiga lokalerna för att skapa sig en bild av lokalernas utseende, materialval och andra faktorer som påverkar uppdragets utförande. Visning av lokalen sker efter överenskommelse med CSN:s kontaktperson. Oanmälda besök accepteras inte. 1.4 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet ska gälla från och med den 1 januari 2018 till och med den 31 december 2019 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 december Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt prisjuteringsklausulen. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast tre månader innan kontraktsperiodens utgång.

5 5 (19) 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs genom ett förenklat förfarande enligt 19 kap. av tjänster som avses i (2016:1145) lagen om offentlig upphandling (LOU). Annons har skickats till Visma Tendsign den dag som anges på förfrågningsunderlagets förstasida. Mer information LOU finns tillgänglig på bland annat Upphandlingsmyndighetens webbplats FRÅGOR OM UPPHANDLINGEN KONTAKTPERSON Jonas Åkerblom e-post: jonas.akerblom@csn.se FRÅGOR OCH SVAR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Frågor ska sändas till CSN via e-post till: upphandling@csn.se Frågor och svar kommer under anbudstiden att publiceras på under fliken Om CSN, Aktuella upphandlingar, Lokalvård vid CSN:s kontor i Visby. Av denna anledning bör anbudsgivarna besöka CSN:s webbplats några gånger under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor angående förfrågningsunderlaget är den 17 november Sista dag för CSN att besvara frågor är enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) 6 dagar före anbudsdagen. 2.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDSINLÄMNINGEN ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Det är viktigt att anbud som lämnas in är uppställda i överensstämmelse med bifogat Svarsformulär. Anbudsgivaren uppmanas att fylla i och bifoga Svarsformuläret till anbudet. Svarsformulär finns i bilaga 1. Bekräftelse av att uppställda krav uppfylls lämnas genom ett kryss i rutan och i förekommande fall genom att svar lämnas i svarsrutan. Samtliga krav ska vara uppfyllda för att anbudet ska kunna utvärderas. Vid ett omfattande svar där all information som rör ett visst avsnitt inte kan lämnas i svarsformuläret, bör kompletterande svar presenteras på ett sammanhållet, strukturerat och tydligt sätt i en separat, namngiven bilaga. Kompletterande svar bör referera till Svarsformulärets rubricering och numrering, för att utvärderingen av anbuden ska kunna ske på ett snabbt och effektivt sätt. Det måste klart framgå av anbudet vilken juridisk person som är anbudsgivare och vilket organisationsnummer (i förekommande fall) det företag som lämnar anbudet har.

6 6 (19) TILLÅTNA SÄTT ATT LÄMNA ANBUD Anbudet med tillhörande bilagor lämnas i ett skriftligt original samt en digital kopia på USB-minne. Den digitala kopian behöver inte vara försedd med underskrift. I de fall uppgifterna i originalet inte överensstämmer med uppgifter som anges i den digitala versionen gäller uppgifterna i det skriftliga originalet. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller en av denne utsedd person med fullmakt. Underskrift görs i Svarsformuläret längst ner på sidan om kontaktuppgifter. Anbudet lämnas in i förseglat och neutralt emballage (kuvert, kartong eller motsvarande) ANBUDSMÄRKNING OCH ADRESS Anbudet ska vara märkt med Lokalvård vid CSN:s kontor i Visby, dnr: och skickas till: CSN Registraturen SUNDSVALL SISTA ANBUDSDAG Anbud ska ha kommit in till CSN senast den 27 november Försenade anbud får inte behandlas, oberoende av anledningen till förseningen. Den 27 november 2017 är den dag som avses då benämningen anbudsdagen används i detta dokument ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbud ska vara giltigt till och med den 27 februari Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbudens giltighetstid förlängas till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid såvida inte annat överenskoms under upphandlingen FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV ANBUD CSN får tillåta eller begära att en anbudsgivare rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som har getts in av anbudsgivaren. CSN får också tillåta eller begära att en anbudsgivare förtydligar eller kompletterar en sådan handling. En sådan åtgärd ska vara förenlig med principerna om likabehandling och öppenhet. CSN har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare rätta, förtydliga eller komplettera en handling. Det är därför viktigt att ingivna handlingar innehåller begärda uppgifter och att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda ÖVERLÅTELSE AV ANBUD Det går inte att överlåta anbud på ett annat bolag, till exempel vid företagsöverlåtelser.

7 7 (19) 2.4 TILLDELNINGSBESLUT Meddelande om beslut i upphandlingsärendet sker via underrättelse om beslut. Detta skickas via e-post i enlighet med de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna i bilaga 1, Svarsformulär. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett bindande kontrakt har slutits. Kontrakt sluts genom att det undertecknas av båda parter när avtalsspärren löpt ut. 2.5 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter gäller ett svagare sekretesskydd för uppgifterna i anbudshandlingarna. Sekretess kan gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse (t.ex. 19 kap. 3 1 st OSL) eller till skydd för enskildas ekonomiska intresse (t.ex. 31 kap st OSL). Av den sistnämnda bestämmelsen följer att sekretess gäller för uppgift i anbudsgivarens anbud eller för uppgift i andra handlingar om uppgiften rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. En anbudsgivare som vill skydda uppgifter efter att tilldelningsbeslut fattats, ska i det lämnade anbudet bifoga en skriftlig begäran om sekretess till CSN. Av begäran ska framgå vilka uppgifter som avses samt vilken konkret risk för skada som denne skulle kunna drabbas av vid ett utlämnande. CSN lämnar inte något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas. Det förhållandet att en anbudsgivare har begärt sekretess är inte någon garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning kommer att omfattas av sekretess. CSN prövar därför om handlingarna/uppgifterna ska lämnas ut eller hemlighållas varje gång en allmän handling begärs utlämnad. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN För att anbud ska kunna antas, ställs vissa formella och ekonomiska krav på anbudsgivaren. Anbudet ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens organisation, på den ort där uppdraget ska genomföras, med en fullständig bemanningsplan samt en beskrivning för hur anbudsgivaren avser att planera sina personalinsatser för att klara uppdraget, dels i normalfallet, dels vid inträffad frånvaro på grund av sjukdom och dylikt. Om anbudsgivaren anlitar ett personaluthyrningsföretag för att täcka upp tillfälligt personalbehov ska detta godkännas av CSN. Anbudsgivaren ska visa att det finns en personalpolicy och ett arbetsmiljöprogram genom att bifoga dessa som bilagor i anbudssvaret. 3.1 ANDRA FÖRETAGS KAPACITET Anbudsgivaren äger rätt att åberopa andra företags kapacitet för att uppfylla krav på ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet samt för att utföra delar av åtagandet

8 8 (19) Om anbudsgivaren åberopar andra företags kapacitet ska anbudsgivaren namnge dessa företag i bilaga 1, Svarsformuläret. Vid åberopande av andra företags kapacitet ska anbudsgivaren i sitt anbud beskriva vilka delar av uppdraget och på vilket sätt anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras och på vilket sätt detta är säkerställt. 3.2 OBLIGATORISKA UTESLUTNINGSGRUNDER Brott Anbudsgivare ska försäkra att ingen uteslutningsgrund föreligger enligt 13 kap. 1 LOU. Om anbudsgivare åberopar andra företags kapacitet ska även dessa företag kontrolleras så att det inte föreligger skäl för uteslutning enligt 13 kap. 1 LOU. Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran, intygar anbudsgivare att någon uteslutningsgrund enligt 13 kap. 1 LOU inte föreligger. Om anbudsgivare åberopar andra företags kapacitet ska även bilaga 2, Sanningsförsäkran, vara ifyllt av vart och ett av de företags vars kapacitet åberopas. 3.3 FRIVILLIGA UTESLUTNINGSGRUNDER Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter Anbudsgivare som inte fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker kan komma att uteslutas enligt 13 kap. 2 LOU. Detsamma gäller om anbudsgivaren åberopar andra företags kapacitet. Bevis CSN kommer att kontrollera att anbudsgivare och de företag vars kapacitet som åberopas och som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifterna från Skatteverket. För anbudsgivare eller de företag vars kapacitet som åberopas, med hemvist i annat land kommer CSN att kontrollera att skyldigheten avseende betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter är uppfylld genom kontroll av intyg från behörig myndighet, utdrag ur officiellt register eller liknande. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Andra frivilliga uteslutningsgrunder En anbudsgivare kan komma att uteslutas om någon eller några av de uteslutningsgrunder som anges i 13 kap. 3 LOU föreligger. Detsamma gäller om en sådan uteslutningsgrund föreligger för annat företag vars kapacitet som åberopas av anbudsgivare.

9 9 (19) Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran, intygar anbudsgivare att någon uteslutningsgrund enligt 13 kap. 3 LOU inte föreligger. Om anbudsgivare använder andra företags kapacitet ska även bilaga 2, Sanningsförsäkran, vara ifyllt av vart och ett av de företag vars kapacitet som åberopas. Dessa exemplar ska bifogas till anbudet. 3.4 SANNINGSFÖRSÄKRAN Anbudsgivaren ska med anbudet bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran. Bilagan ska vara undertecknad av behörig företrädare. Om anbudsgivaren åberopar andra företags kapacitet ska även bilaga 2, Sanningsförsäkran, vara ifyllt av var och ett av det/de företag vars kapacitet åberopas. 3.5 BEVIS PÅ REGISTRERING Registrering för mervärdesskatt och F-skatt samt registrering som arbetsgivare Anbudsgivare och andra företag vars kapacitet som åberopas ska vara registrerade för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis eller motsvarande. Om anbudsgivaren har anställd personal ska anbudsgivaren vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare med anställd personal ska vara registrerade som arbetsgivare hos myndighet likvärdig Skatteverket i det land där företaget är registrerat. Bevis När det gäller svenska anbudsgivare och svenska företag vars kapacitet som åberopas kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. För utländska anbudsgivare och andra utländska företag vars kapacitet som åberopas kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta motsvarande bevis från det land där företaget är registrerat. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till aktuella bevis ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa. Registrering i företagsregister Svenska anbudsgivare och andra svenska företag vars kapacitet som åberopas ska vara registrerade i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret. Utländska anbudsgivare och andra utländska företag vars kapacitet som åberopas ska uppfylla motsvarande registreringsskyldigheter i det land där företagen är registrerade. Bevis För svenska anbudsgivare och andra svenska företag vars kapacitet som åberopas gäller att en kopia av företagets registreringsbevis från Bolagsverket ska bifogas anbudet. För utländska anbudsgivare och andra utländska företag vars kapacitet som åberopas gäller att motsvarande bevis om registreringen ska bifogas anbudet från myndighet likvärdig Bolagsverket i det land där företagen är registrerade.

10 10 (19) Lämnade registreringsbevis ska vara högst tre månader gamla. 3.6 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivarens rating ska vara lägst A eller motsvarande. Bevis Ratingen visas genom ett aktuellt riskintyg från ett kreditvärderingsinstitut. Lämnat riskintyg ska vara högst tre månader gammalt räknat från anbudsdagen. Anbudsgivare som inte uppfyller ovanstående krav och som därför åberopar annat företags kapacitet ska visa aktuellt riskintyg för det åberopade företaget. Anbudsgivare som på grund av att det är ett nystartat företag inte kan uppfylla ovanstående krav ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning eller tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti som tillförsäkrar CSN att företaget klarar av att uppfylla sitt åtagande. 3.7 TEKNISK FÖRMÅGA OCH KAPACITET Anbudsgivaren ska inneha sådan teknisk förmåga och kapacitet som i övrigt krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att utföra uppdraget så som detta beskrivs i kapitel 4 Krav på tjänsten med tillhörande bilagor. Anbudsgivaren ska tillhandahålla ersättare som ska uppfylla samma krav som de som ställs på den anvisade personalen. Vid sjukdom, semester eller annan frånvaro ska ersättare alltid sättas in från första dagen. Ersättaren ska vara väl förtrogen med lokalerna och gällande arbetsrutiner. Anbudsgivaren ska utan oskäligt dröjsmål byta ut person som CSN, med angivande av godtagbara skäl, inte anser vara lämplig för uppdraget. Det ska finnas en ansvarig kontaktperson mot CSN, samt ersättare för denna. 3.8 LOKALVÅRDSLEDARE Anbudsgivaren ska ha lokalvårdsledare med adekvat utbildning och erfarenhet att ansvara för arbetsledning och kvalitetsfrämjande uppgifter. Detta ska redovisas genom en kompetensprofil innehållande namn, anställningstid, teoretisk kompetens och tidigare yrkeserfarenhet samt referens hos kund där likvärdig arbetsuppgift utförts. 3.9 LOKALVÅRDARE Anbudsgivaren ska ha lokalvårdare med adekvat utbildning och erfarenhet att utföra lokalvårdstjänster, inneha Städ och Rengöringsbranschens Yrkesnämnds yrkesbevis eller annan utbildning som bedöms som likvärdig.

11 11 (19) Samtliga för uppdraget aktuella personer ska muntligt och skriftligt behärska svenska i sådan omfattning att personen kan tillgodogöra sig information, anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivningar med mera som ingår som en del i lokalvårdsuppdraget. De lokalvårdare som utför uppdraget ska vid vistelse i CSN:s lokaler bära godkända och synliga ID-kort med foto samt ha enhetliga arbetskläder med anbudsgivarens firmamärke FÖRSTÄRKNINGSRESURSER Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurs påverkas. Som bevis ska anbudsgivaren beskriva hur detta krav tillgodoses AKTIVT MILJÖARBETE I sitt arbete ska anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser, välja miljöanpassade produkter och miljöanpassad teknik samt ombesörja återtagande av sitt avfall genom exempelvis återvinning. Anbudsgivaren ska i anbudet, dels lämna en beskrivning av hur det interna miljöarbetet bedrivs inom företaget, dels beskriva hur miljöfrågorna kommer att beaktas vid det här aktuella uppdraget. Av beskrivningen ska framgå vilka kemikalier som kommer att användas, såväl vid den dagliga städningen som vid storstädning och golvvård samt vilka metoder eller lösningar som kommer att användas för att minimera användandet av kemikalier. Anbudsgivaren ska vid val av städprodukter tillämpa samma synsätt som anges i 2 kap. 4 miljöbalken (1998:808) avseende den så kallade produktvalsprincipen där så är tillämpligt det vill säga att tillverkaren är skyldig att byta till annat ämne med mindre miljöpåverkan om detta kan ske utan att funktionen förändras. Samtliga städprodukter ska vara försedda med produktfakta och användaranvisning på svenska. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN Uppdraget ska utföras i enlighet med förfrågningsunderlaget, på ett fackmannamässigt sätt och med hög kvalitet. Samtliga golv ska skötas enligt golvtillverkarens rekommendationer med miljövänliga rengöringsmedel och städmetoder. Uppdraget ska anpassas så att hänsyn tas till faktorer som till exempel väderlek, obrukade lokaler, semester eller annan frånvaro, om sammanträdesrummen använts eller ej. Städkvaliteten i exempelvis entréer ska upprätthållas även när nedsmutsningen är större än normalt till följd av väderleken.

12 12 (19) 4.1 TID Anbudsgivaren ska utföra lokalvård vardagar valfri tid mellan klockan Borstvalsdammsugning av textila golv ska göras före klockan All rengöring i personalrum och lunchrum ska göras före klockan För att få en uppfattning om angivet månadsarvode är realistiskt ska följande anges: antal produktionstimmar beräknat på i snitt 22 dagar/månad antalet timmar för arbetsledning 4.2 UTRUSTNING Anbudsgivaren ska tillhandahålla all utrustning, maskiner, materiel med mera som krävs för uppdraget samt stå för samtliga kostnader. Utrustningen ska vara av god kvalitet och följa gällande föreskrifter. CSN tillhandahåller städrum med tillgång till varmt och kallt vatten samt uttömningsmöjligheter och förrådslokaler. 4.3 AVFALL Anbudsgivaren ska, samtliga dagar det sker städning, transportera alla säckar med avfall till den centrala avfallshanteringen och kasta dessa i avsedda kärl. 4.4 KVALITET OCH UPPFÖLJNING Anbudsgivaren ska tillämpa lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Under första halvåret ska anbudsgivaren genomföra uppföljning av lokalvården en gång per månad, den första måndagen i månaden eller nästkommande arbetsdag, därefter minst var tredje månad. Utöver detta kan uppföljning genomföras mer frekvent om behovet uppstår. Vid dessa kontroller ska kvalitetsmätningsprotokoll föras och undertecknas av kvalitetsansvariga personer från anbudsgivaren och CSN. Vid nästkommande uppföljning stämmer parterna av de åtgärder som vidtagits utifrån de anmärkningar som tagits upp vid föregående uppföljning. Uppföljningsarbetet ska ledas och fortlöpande kontrolleras av ansvarig hos anbudsgivaren. Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen ska åtgärdas omgående och senast inom tre arbetsdagar. Ovanstående gäller inte om bristerna beror på omständigheter som anbudsgivaren inte råder över. I det fall de av parterna fastställda kvalitetsmålen inte uppfylls av anbudsgivaren har CSN rätt att reducera ersättningens storlek eller säga upp kontraktet, se punkten 6.9 samt 6.10.

13 13 (19) 4.5 PERIODISK STÄDNING Anbudsgivaren ska varje år utföra periodisk städning i april och oktober och detta ska skriftligen meddelas till CSN:s kontaktperson 14 dagar före genomförandet. Anbudsgivaren ska genomföra den periodiska städningen som punktinsatser inom ett visst område och inom en viss tid, exempelvis under två sammanhängande veckor. Efter varje genomförd insats ska anbudsgivaren tillsammans med CSN:s kontaktperson utföra besiktning av varje område. Vad som ingår i den periodiska städningen finns angivet i bilaga 4, Städnivåbeskrivning. 4.6 FÖNSTERPUTS Anbudsgivaren ska varje år utföra tvåsidig fönsterputs av samtliga fönster i april och oktober och detta ska skriftligen meddelas till CSN:s kontaktperson 14 dagar före genomförandet. Efter genomförd insats ska anbudsgivaren tillsammans med CSN:s kontaktperson utföra besiktning av arbetet. 4.7 NYCKLAR/INPASSERINGSKORT Anbudsgivaren ska mot kvitto erhålla erforderliga nycklar och inpasseringskort. Nycklarna och inpasseringskorten får inte kopieras och inte heller lämnas till obehöriga. Anbudsgivaren ska omgående anmäla förlust av nycklar eller inpasseringskort till CSN:s kontaktperson. Vid uppdragets slut ska anbudsgivaren ansvara för att samtliga nycklar och inpasseringskort återlämnas. Anbudsgivaren ska svara för eventuella kostnader som uppkommer till följd av förlust av nycklar eller inpasseringskort. Detta gäller såväl anskaffning av nycklar och kort som nödvändiga kostnader för utbyte av låssystem samt eventuella utryckningskostnader på grund av falsklarm förorsakade av anbudsgivarens personal. 4.8 PRIS Priset ska anges i SEK exklusive mervärdeskatt och omfatta samtliga med uppdraget förenade kostnader och anges i form av ett månadsarvode. Kostnaden för periodisk städning och fönsterputs ska inkluderas i månadsarvodet. Samtliga priser ska vara fasta de första två åren. Med fast pris avses att det inte kommer att ske några prisjusteringar under den fasta kontraktsperioden. 4.9 OPTIONER CSN ska ha möjlighet men inte skyldighet att beställa vissa tilläggstjänster. Därför ska pris lämnas på följande optioner: Aktuell prisspecifikation avseende köks och toaletthygienartiklar. Ångtvätt/djuprengöring av de textila mattorna, pris per kvadratmeter.

14 14 (19) Extra städtimmar utöver offererat månadsarvode enligt följande: vardagar mellan klockan vardagar mellan klockan lördagar, söndagar och helgdagar mellan klockan I de fall CSN väljer att köpa köks och toaletthygienartiklar ska detta ombesörjas av anbudsgivaren och kostnaden ska specificeras separat på ordinarie faktura och enligt gällande prislista. Anbudsgivaren ska också se till att allt emballage tas om hand Optionerna kommer inte att ingå i utvärderingen av utvärderingskriteriet pris. 5 ANBUDSUTVÄRDERING CSN kommer pröva att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs i upphandlingsdokumentet. Bland de anbud som uppfyller alla ska-krav kommer CSN att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till pris. 5.1 UTVÄRDERINGSKRITERIE Pris 100 % Med Pris menas Samtliga med uppdraget förenade kostnader som anges i form av ett månadsarvode där kostnaden för periodisk städning och fönsterputs inkluderas. 5.2 UNDERLAG FÖR ANBUDSUTVÄRDERING Som underlag för anbudsutvärderingen kommer CSN att använda de beskrivningar och den dokumentation som anbudsgivaren lämnar på efterfrågade ska-krav. 6 KOMMERSIELLA VILLKOR Kontraktet mellan CSN och den anbudsgivare som tilldelas kontraktet, sluts inte förrän parterna tecknat ett upphandlingskontrakt, vilket sker först efter att tid för avtalsspärr löpt ut. Med upphandlingskontrakt menas ett skriftligt avtal som en upphandlande myndighet ingår om upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Följande villkor utgör tillsammans med kraven i kapitel 1 4 underlag för det slutliga kontraktet mellan CSN och den vinnande anbudsgivaren. Villkoren kommer att införlivas i det slutliga kontraktet med tillägg för vad som upphandlas och därtill sammanhängande villkor. Genom att lämna anbud med ledning av detta upphandlingsdokument, förbinder sig anbudsgivaren att till CSN tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de villkor som nedan anges.

15 15 (19) 6.1 PARTER OCH KONTAKTPERSONER I kontraktet anges parterna och parternas respektive kontaktpersoner. 6.2 OMFATTNING Uppdraget ska utföras i den omfattning och enligt de förutsättningar som anges i upphandlingsdokumentet. 6.3 RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR Som en integrerad del av kontraktet ska nedanstående dokument ingå. Handlingarnas giltighet ska gälla i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till föreliggande kontrakt 2. Kontraktet 3. Upphandlingsdokumentet 4. Anbud 6.4 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet gäller från och med den 1 januari 2018 till och med den 31 december 2019 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 december Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt prisjuteringsklausulen. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast tre månader innan kontraktsperiodens utgång. 6.5 BETALNINGSVILLKOR Fakturering ska ske månadsvis i efterskott. Faktura ställs ut på CSN Visby och skickas till CSN, FE , Fagersta. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av kontraktsvillkor är inte bindande för CSN. Det är önskvärt att leverantören kan skicka e-faktura med Svefaktura som standardformat, då detta används inom statliga myndigheter. Betalning ska ske inom 30 dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. 6.6 PRIS I det slutliga kontraktet kommer detta att kompletteras med de verkliga priserna och villkoren för detta. 6.7 PRISJUSTERINGSKLAUSUL Kontrakterade priser ska vara fasta de första två åren. CSN och leverantören har därefter möjlighet att indexjustera priserna högst en gång per tolv månader enligt följande.

16 16 (19) Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s städindex ISSN Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för november månad närmast före aktuell prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Höjningens storlek ska redovisas av part och begränsas till detta index förändring under den föregående 12- månadersperioden med start från basmånad, dock högst 4%. Begäran om önskad prisjustering, tillsammans med aktuellt städindex, ska skriftligen anmälas av part minst en månad före det månadsskifte som justeringen ska träda i kraft. Prisjusteringen ska därefter regleras genom ett tilläggskontrakt. Det prisindex som refereras till vid eventuell prisjustering finns tillgängligt via Statistiska centralbyrån FÖRÄNDRINGAR I OMFATTNING AV UPPDRAGET Om lokalvårdsarbete, helt eller delvis, inte behöver utföras under viss tidsperiod, vid ombyggnad, verksamhetsförändringar etcetera, ska månadsarvodet motsvara den förändrade omfattningen av uppdraget. Detsamma gäller om lokalytan utökas eller minskas under kontraktsperioden. Leverantören ska informeras om sådana förändringar senast två månader i förväg. Parterna kan uppta förhandling om eventuella villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet som kontraktet avser, avsevärt förändras till exempel till följd av ändrad lagstiftning eller statliga beslut. 6.9 KVALITET OCH UPPFÖLJNING Leverantören tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Under första halvåret genomför leverantören uppföljningar av lokalvården en gång per månad, den första måndagen i månaden eller nästkommande arbetsdag, därefter minst var tredje månad. Utöver detta kan uppföljning genomföras mer frekvent om behovet uppstår. Vid dessa kontroller förs kvalitetsmätningsprotokoll av leverantören dessa undertecknas av kvalitetsansvariga personer från bägge parter. Vid nästkommande uppföljning stämmer parterna av de åtgärder som vidtagits utifrån de anmärkningar som tagits upp vid föregående uppföljning. Uppföljningsarbetet ska ledas och fortlöpande kontrolleras av ansvarig hos leverantören. Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen åtgärdas omgående och senast inom tre arbetsdagar. Ovanstående gäller inte om bristerna beror på omständigheter som leverantören inte råder över. I det fall de av parterna fastställda kvalitetsmålen inte uppfylls av leverantören har CSN rätt att reducera ersättningens storlek eller säga upp kontraktet, se punkterna Vite och Uppsägning eller hävning.

17 17 (19) 6.10 VITE Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen åtgärdas omgående och senast inom tre arbetsdagar. Om protokollförda brister inte åtgärdats inom tre arbetsdagar har CSN rätt att reducera nästkommande månadsarvode med 20 procent UPPSÄGNING ELLER HÄVNING Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta kontrakt, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat bristerna, äger motparten rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan. Om kontraktet hävts av CSN är leverantören skyldig att svara för CSN:s kostnader för täckningsköp under en period om högst sex månader efter det att kontraktet upphört att gälla. Täckningsköp kan påbörjas under varseltiden, om leverantören inte förmår leva upp till kontraktsvillkoren. Täckningsköp ska ske till skälig kostnad. CSN har också rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 13 kap 3 LOU. Leverantören ska genast upplysa CSN om den inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. I de fall det kommer till CSN:s kännedom att företrädare (ägare, styrelseledamöter, VD eller firmatecknare) för leverantören blivit återkommande restförd för skatteskuld, socialförsäkringsavgifter etcetera har CSN rätt att häva kontraktet. Parterna är överens om att CSN under kontraktsperioden kan komma att kontrollera att leverantören och dess företrädare har fullgjort sina åliggande avseende svenska skatter och avgifter. Motsvarande kontroll gäller även om leverantören är registrerad i ett annat land ARBETSGIVARANSVAR Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal ska anlitas för uppdraget. Leverantören tecknar under kontraktsperioden den ansvarsförsäkring som krävs. Leverantören är arbetsgivare och därmed ansvarig för att: gällande arbetsmarknadslagar och förordningar beaktas, anställa, avlöna och säga upp personal, skatter och sociala avgifter betalas, skador som kan drabba personal och tredje man förebyggs Leverantören ansvarar för skador som åsamkats CSN till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. Leverantören ansvarar också för eventuell skadeståndsskyldighet gentemot tredje man i samband med arbetets genomförande.

18 18 (19) 6.13 FÖRSÄKRING Leverantören ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar till betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets omfattning. På begäran av CSN ska leverantören visa upp kopia av gällande försäkringsbrev SEKRETESS Med sekretess avses förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (tystnadsplikt), genom att en handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Utan motpartens skriftliga medgivande får varken leverantören eller CSN till obehörig röja sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet. Inte heller i övrigt får leverantören eller CSN röja uppgifter som parterna genom detta kontrakt tagit del av för att fullgöra tjänsten eller i övrigt fått kunskap om på grund av detta kontrakt, såvida inte detta strider mot gällande lag. För CSN gäller sekretessen med de begränsningar som följer av tryckfrihetsförordningen och offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). Respektive part ska informera berörd personal och anlitade underleverantörer om sekretessen och se till att den följs av dessa ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till kontraktet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Byte av i anbudet namngivna underleverantörer ska för sin giltighet skriftligt godkännas av CSN. Uppgifter om ägarbyten, namnbyten eller väsentliga förändringar i ledningen hos leverantören ska lämnas vid förändringar under kontraktsperioden ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt kontraktet utan CSN:s skriftliga godkännande. Kontraktet kan, vid företagsuppköp under kontraktsperioden, överlåtas till annan. Uppköpande part ska därvid ikläda sig samtliga åtaganden i det uppköpta kontraktet. Sådan överlåtelse ska godkännas skriftligt av CSN i ett särskilt tilläggskontrakt. En förutsättning för godkännande är att leverantörsbytet inte medför andra väsentliga ändringar av kontraktet och att grund för uteslutning enligt 13 kap. 1 eller 2 första stycket LOU inte föreligger samt att den nya leverantören även uppfyller de kvalificeringskrav som har ställts i den ursprungliga upphandlingen enligt 14 kap. 1-5 LOU. Byte av leverantör får även under samma förutsättningar ske till följd av annan företagsomstrukturering, sammanslagning, förvärv eller insolvens. Även i dessa fall ska leverantörsbytet godkännas av CSN FORCE MAJEURE Part är inte ansvarig för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetens åtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehåll i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller även om part själv är föremål eller vidtar sådana konfliktåtgärder.

19 19 (19) 6.18 TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av kontraktet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som parterna inte kan lösa genom förhandling ska avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Jan Söderholm Avdelningschef