ANBUDSINBJUDAN. Upphandlingssystem

Transkript

1 1(20) ANBUDSINBJUDAN Upphandlingssystem Centrala studiestödsnämnden (CSN)

2 2(20) Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING Beskrivning av upphandlingen Upphandlande myndighet Kontraktsföremålet Kontraktsperiod ADMINISTRATIVA KRAV Upphandlingsförfarande Frågor om upphandlingen Förutsättningar för anbudsinlämningen Tilldelningsbeslut Offentlighet och sekretess KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Underleverantör Obligatoriska uteslutningsgrunder Frivilliga uteslutningsgrunder Bevis på registrering Ekonomisk ställning Sanningsförsäkran Teknisk förmåga och kapacitet Referenser Informationssäkerhet Aktivt miljöarbete KRAV PÅ TJÄNSTEN Före upphandling Under upphandling Efter upphandling Avtalsdatabas Tekniska krav Införande Support Rapporter och Statistik Utbildning Pris Optioner ANBUDSUTVÄRDERING Utvärderingskriterie Underlag för anbudsutvärdering KOMMERSIELLA VILLKOR Omfattning Rangordning mellan handlingar Kontraktsperiod Fakturering och betalningsvillkor Pris Prisjusteringsklausul Uppsägning eller hävning Arbetsgivaransvar Försäkring Sekretess... 19

3 3(20) 6.11 Ändringar och tillägg Överlåtelse av kontrakt Force Majeure Tvist Förfrågningsunderlaget består av sju dokument. Förutom denna anbudsinbjudan finns sex bilagor enligt nedan: Bilaga 1 Svarsformulär Bilaga 2 Sanningsförsäkran Bilaga 3.1 Referensuppdrag 1 Bilaga 3.2 Referensuppdrag 2 Bilaga 3.3 Referensuppdrag 3 Bilaga 4 Allmänna bestämmelser. Molntjänster V2014. (Distribueras inte här på grund av lagen om upphovsrätt).

4 4(20) 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 BESKRIVNING AV UPPHANDLINGEN Centrala studiestödsnämnden (CSN) genomför upphandling av upphandlingssystem. Syftet är att teckna ett kontrakt med en leverantör som kan försäkra CSN en leverans av efterfrågad tjänst, enligt kapitel 4 Krav på tjänsten, under kontraktsperioden. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Centrala studiestödsnämnden Organisationsnummer CSN har ansvar för studiesociala frågor, främst det svenska studiestödet som består av bidrag och lån till studerande. CSN betalar varje år ut cirka 30 miljarder kronor i studiestöd till runt studerande. Ungefär 1,5 miljoner personer har någon form av studielån som successivt betalas tillbaka till staten via CSN. Dessutom beviljar CSN hemutrustningslån till nyanlända flyktingar. CSN har sitt huvudkontor i Sundsvall och finns därutöver på 10 orter runtom i landet. CSN har drygt 900 anställda varav cirka 300 stycken finns vid huvudkontoret. Ytterligare upplysningar om CSN kan hämtas på vår hemsida KONTRAKTSFÖREMÅLET Upphandlingen avser ett upphandlingssystem, en så kallad molntjänst med en anslutande avtalsdatabas. Uppdraget omfattar även licenser, drift, support, underhåll samt utbildning. Upphandlingssystemet ska stödja alla upphandlingsformer och upphandlingsförfaranden enligt LOU, inklusive direktupphandlingar och elektronisk auktion. Användargränssnittet i systemet och avtalsdatabasen ska vara på svenska. Antalet användare hos CSN är idag fyra stycken. Antalet användare kan komma att förändras under kontraktsperioden. 1.4 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet som kommer att tecknas ska gälla från kontraktets tecknande i två år och med möjlighet till fem förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga max sju år. Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkt 6.6 Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till leverantören senast sex månader innan kontraktsperiodens utgång. I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning.

5 5(20) 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs genom ett förenklat förfarande enligt 19 kap. 1 lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Annons har skickats till Visma Tendsign den dag som anges i förfrågningsunderlagets förstasida. Mer info om LOU finns tillgänglig på bland annat Upphandlingsmyndighetens webbplats FRÅGOR OM UPPHANDLINGEN KONTAKTPERSON Peter Mattsson e-post: peter.mattsson@csn.se FRÅGOR OCH SVAR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Frågor ska sändas till CSN via e-post till: upphandling@csn.se Frågor och svar kommer under anbudstiden att publiceras på under fliken Om CSN, Aktuella upphandlingar, upphandlingssystem. Av denna anledning bör anbudsgivarna besöka CSN:s webbplats några gånger under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor angående förfrågningsunderlaget är den 19 juni Sista dag för CSN att besvara frågor är enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) 6 dagar före anbudsdagen. 2.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDSINLÄMNINGEN ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Det är viktigt att anbud som lämnas in är uppställda i överensstämmelse med bifogat Svarsformulär, bilaga 1. Anbudsgivaren ska fylla i och bifoga Svarsformuläret till anbudet. Det måste klart framgå av anbudet vilken juridisk person som är anbudsgivare och vilket organisationsnummer (i förekommande fall) det företag som lämnar anbudet har TILLÅTNA SÄTT ATT LÄMNA ANBUD Anbudet med tillhörande bilagor lämnas i ett skriftligt original samt en digital kopia på USBminne. Den digitala kopian behöver inte vara försedd med underskrift. I de fall uppgifterna i originalet inte överensstämmer med uppgifter som anges i den digitala versionen gäller uppgifterna i det skriftliga originalet. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller en av denne utsedd person med fullmakt, som genom sin signering bekräftar riktigheten i lämnade uppgifter. Underskrift görs i bilaga 1, Svarsformulär. Anbudet lämnas in i förseglat och neutralt emballage (kuvert, kartong eller motsvarande).

6 6(20) ANBUDSMÄRKNING OCH ADRESS Anbudet ska vara märkt med Upphandlingssystem, dnr: och skickas till: CSN Registraturen SUNDSVALL SISTA ANBUDSDAG Anbud ska ha kommit in till CSN senast den 27 juni Försenade anbud får inte behandlas, oberoende av anledningen till förseningen. Den 27 juni 2017 är den dag som avses då benämningen anbudsdagen används i detta dokument ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbud ska vara giltigt till och med den 30 september Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbudens giltighetstid förlängas till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid såvida inte annat överenskoms under upphandlingen FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV ANBUD CSN får tillåta eller begära att en anbudsgivare rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som har getts in av anbudsgivaren. CSN får också tillåta eller begära att en anbudsgivare förtydligar eller kompletterar en sådan handling. En sådan åtgärd ska vara förenlig med principerna om likabehandling och öppenhet. CSN har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare rätta, förtydliga eller komplettera en handling. Det är därför viktigt att ingivna handlingar innehåller begärda uppgifter och att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda ÖVERLÅTELSE AV ANBUD Det går inte att överlåta anbud på ett annat bolag, till exempel vid företagsöverlåtelser. 2.4 TILLDELNINGSBESLUT Meddelande om beslut i upphandlingsärendet sker via underrättelse om beslut. Detta skickas via e-post i enlighet med de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna i bilaga 1, Svarsformulär. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett bindande kontrakt har slutits. Kontrakt sluts genom att det undertecknas av båda parter när avtalsspärren löpt ut. 2.5 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter gäller ett svagare sekretesskydd för uppgifterna i anbudshandlingarna. Sekretess kan gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse (till exempel 19 kap. 3 1 st OSL) eller

7 7(20) till skydd för enskildas ekonomiska intresse (till exempel 31 kap st OSL). Av den sistnämnda bestämmelsen följer att sekretess gäller för uppgift i anbudsgivarens anbud eller för uppgift i andra handlingar om uppgiften rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. En anbudsgivare som vill skydda uppgifter efter att tilldelningsbeslut fattats, ska i det lämnade anbudet bifoga en skriftlig begäran om sekretess till CSN. Av begäran ska framgå vilka uppgifter som avses samt vilken konkret risk för skada som denne skulle kunna drabbas av vid ett utlämnande. CSN lämnar inte något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas. Det förhållandet att en anbudsgivare har begärt sekretess är inte någon garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning kommer att omfattas av sekretess. CSN prövar därför om handlingarna/uppgifterna ska lämnas ut eller hemlighållas varje gång en allmän handling begärs utlämnad. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN För att anbud ska kunna antas, ställs vissa formella och ekonomiska krav på anbudsgivaren. Anbudet ska innehålla en beskrivning av det anbudsgivande företaget avseende bakgrund, organisation, resurser och ägarförhållanden. 3.1 UNDERLEVERANTÖR Anbudsgivaren äger rätt att anlita underleverantör/-er för utförande av specificerade delar av åtagandet under förutsättning att detta redovisats i anbudet. Anbudsgivaren ska i sitt anbud lämna uppgifter om huruvida och i så fall hur stor del av kontraktet som anbudsgivaren kan komma att fullgöra genom att lägga ut på underleverantör, och vilka underleverantörer som anbudsgivaren avser att anlita för att fullgöra kontraktet i den delen. Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska anbudsgivaren namnge dessa i sitt anbud. 3.2 OBLIGATORISKA UTESLUTNINGSGRUNDER Brott En anbudsgivare får inte genom en dom som vunnit laga kraft vara dömd för deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt eller finansiering av terrorism, terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet eller människohandel enligt 13 kap. 1 LOU. Om en anbudsgivare har dömts för något av de brott som nämns i 13 kap. 1 LOU kommer anbudsgivaren att uteslutas från deltagande i upphandlingen. Om anbudsgivaren är en juridisk person ska anbudsgivaren uteslutas om en person som ingår i anbudsgivarens förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan har dömts för brottet. Detsamma gäller om den som har dömts för brottet är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera anbudsgivaren.

8 8(20) Uteslutning kommer dock inte att ske om anbudsgivaren, sedan anbudsgivaren fått möjlighet att yttra sig över de omständigheter som enligt CSN utgör skäl för uteslutning, uppfyller de krav som anges i 13 kap. 5 LOU. En anbudsgivare kommer även att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren åberopar sig av underleverantör enligt 14 kap. 7 LOU för vilken uteslutningsgrund enligt ovan föreligger och anbudsgivaren efter uppmaning från CSN inte byter ut denna underleverantör. Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran intygar anbudsgivare att kraven enligt 13 kap. 1 LOU inte föreligger. Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter En anbudsgivare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren inte har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker enligt 13 kap. 2 LOU. Uteslutning kommer dock inte att ske om anbudsgivaren, sedan anbudsgivaren fått möjlighet att yttra sig över de omständigheter som enligt CSN utgör skäl för uteslutning, uppfyller de krav som anges i 13 kap. 5 LOU. En anbudsgivare kommer även att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren åberopar sig av underleverantör enligt 14 kap. 7 LOU för vilken uteslutningsgrund enligt ovan föreligger och anbudsgivaren efter uppmaning från CSN inte byter ut denna underleverantör. Bevis CSN kommer att kontrollera att den vinnande anbudsgivaren och dennes eventuella underleverantörer, har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter i Sverige genom att hämta in uppgifter från Skatteverket. För vinnande anbudsgivare och underleverantörer med hemvist i annat land kommer CSN att kontrollera att uteslutningsgrunderna inte föreligger genom kontroll av intyg från behörig myndighet, utdrag ur officiellt register eller liknande. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. 3.3 FRIVILLIGA UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare kan komma att uteslutas om någon eller några av de uteslutningsgrunder som anges i 13 kap. 3 LOU föreligger. Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran intygar anbudsgivare att ovanstående inte föreligger. 3.4 BEVIS PÅ REGISTRERING Registrering för mervärdesskatt och F-skatt samt registrering som arbetsgivare Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis.

9 9(20) Om anbudsgivaren har anställd personal ska anbudsgivaren vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare med anställd personal ska vara registrerade som arbetsgivare hos myndighet likvärdig Skatteverket i det land där företaget är registrerat. Bevis CSN kommer att kontrollera att den vinnande anbudsgivaren och dennes eventuella underleverantörer uppfyller ovanstående. För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta motsvarande bevis från det land där företaget är registrerat. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till aktuella bevis ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa. Registrering i företagsregister Svenska anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret. Utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer ska uppfylla motsvarande registreringsskyldigheter i det land där företaget är registrerat. Bevis För svenska anbudsgivare och svenska underleverantörer gäller att en kopia av företagets registreringsbevis från Bolagsverket ska bifogas till anbudet. För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer gäller att motsvarande bevis om registreringen ska bifogas anbudet från myndighet likvärdig Bolagsverket i det land där företaget är registrerat. Lämnade registreringsbevis ska vara högst tre månader gammalt räknat från anbudsdagen. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivarens rating ska vara lägst A eller motsvarande. Bevis Ratingen visas genom ett aktuellt riskintyg från ett kreditvärderingsinstitut. Lämnat riskintyg ska vara högst tre månader gammalt räknat från anbudsdagen. Anbudsgivare som på grund av att det är ett nystartat företag inte kan uppfylla ovanstående krav ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning eller tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti som tillförsäkrar CSN att företaget klarar av att uppfylla sitt åtagande. 3.6 SANNINGSFÖRSÄKRAN Anbudsgivaren ska med anbudet bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran.

10 10(20) Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska leverantören även bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran från samtliga angivna underleverantörer. 3.7 TEKNISK FÖRMÅGA OCH KAPACITET Anbudsgivare ska inneha sådan teknisk förmåga och kapacitet som i övrigt krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att utföra liknande uppdrag så som beskrivs i kapitel REFERENSER Anbudsgivaren ska styrka sin tidigare erfarenhet av liknande uppdrag genom att lämna tre referensuppdrag som inneburit ett helhetsåtagande, inklusive vidmakthållande och vidareutveckling. Anbudsgivaren ska i minst ett av uppdragen ha varit kontraktspart mot uppdragsgivaren/kunden. I beskrivningen av respektive referensuppdrag i bilaga , Referensuppdrag ska anbudsgivaren ange innehåll och omfattning av uppdraget samt hur anbudsgivaren i sitt åtagande säkerställt bibehållen och ökad kvalitet i tjänsten. Uppdragen får ha genomförts med stöd av underleverantörer anlitade av anbudsgivaren. Referensuppdragen ska vara pågående eller avslutade senast tre år räknat från anbudsdag. Pågående uppdrag ska ha pågått i minst 12 månader från anbudsdag. Interna uppdrag hos anbudsgivaren eller hos underleverantör samt uppdrag mellan parterna anbudsgivare, underleverantör och ägare (av anbudsgivare/underleverantör) får inte lämnas som referensuppdrag. 3.9 INFORMATIONSSÄKERHET Anbudsgivaren och/eller berörd underleverantör ska tillämpa rutiner för IT-säkerhetsarbete som är i överensstämmelse med förutsättningarna i standard för ledning av informationssäkerhetsarbete (SSISO/IEC respektive och 27005). Anbudsgivaren ska lagra eller bearbeta data eller systemets information innanför EU/EESområdet. Om anbudsgivaren får behov av att flytta delar av bearbetning utanför EU/EESområdet, får detta ske först efter att CSN:s skriftligen samtyckt till detta. Anbudsgivaren ska när CSN så önskar redogöra för hur man bedriver informations- och ITsäkerhetsarbete. Anbudsgivaren ska ge CSN möjlighet att granska detta arbete AKTIVT MILJÖARBETE I sitt arbete ska anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser, välja miljöanpassade produkter och miljöanpassad teknik.

11 11(20) 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN Anbudsgivarens upphandlingssystem ska stödja alla upphandlingsförfaranden enligt LOU samt vara ett effektivt stöd i hela upphandlingsprocessen, från planeringsfasen till kontraktstecknande och kontraktsuppföljning. Anbudsgivaren ska ansvara för att upphandlingssystemet uppdateras enligt förändringar i LOU aktuella för denna tjänst. Anbudsgivarens etablerade standardsystem ska levereras i överensstämmelse med branschens standarder samt styrande arkitektur, riktlinjer, rutiner och normer. Upphandlingssystemet ska tillåta flera samtidiga användare från CSN. Flera användare ska samtidigt kunna ha åtkomst till samma upphandling. CSN:s administratör ska vid varje upphandling kunna välja om inbjuden medarbetare ska ha läs- eller skrivbehörighet. Upphandlingssystemet ska innehålla en sökfunktion där det ska gå att söka på exempelvis pågående upphandlingar, avslutade upphandlingar, kontrakt, leverantör, systemanvändare med mera. Upphandlingssystemet ska vara kompatibelt med standardsystem inom ekonomisystem, e-beställningssystem samt arkiv och dokumenthanteringssystem. 4.1 FÖRE UPPHANDLING UPPSTART Inför en upphandling ska upphandlingssystemet minst kunna: skapa ett ärendenummer för varje upphandling ärendenumret ska manuellt kunna ändras av CSN, ge förslag till upphandlingsform utifrån upphandlingens värde och typ, vid varje upphandling producera en tidsplan som beräknas utifrån vald upphandlingsform enligt LOU:s gällande tidsfrister SKAPA FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingssystemet ska ha funktion för att skapa en anbudsinbjudan i systemet. Anbudsinbjudan ska innehålla minst följande delar: Allmän orientering Administrativa krav Krav på anbudsgivaren Krav på varan eller tjänsten Anbudsutvärdering Kommersiella villkor Det ska vara möjligt att i anbudsinbjudan ange olika alternativ på krav och utvärderingskriterier, till exempel kryssrutor för Ja, med eller utan kommentarsfält, fritextsvar, prisrutor/matriser etcetera.

12 12(20) Upphandlingssystemet ska ge stöd för flera olika vanligt förekommande utvärderingsmodeller. Upphandlingssystemet ska ge möjlighet att till anbudsinbjudan bifoga bilagor. 4.2 UNDER UPPHANDLING ANNONSERING Upphandlingssystemet ska ha funktion för att skapa och offentliggöra annonser av samtliga upphandlingsförfarande i LOU. Upphandlingssystemet ska ge fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till förfrågningsunderlaget från den dag då annonsen publiceras. Annonsen ska offentliggöras i övriga kända annonsdatabaser i Sverige. Vid annonsering av upphandling över tröskelvärdet ska annonsen även sändas automatiskt till EU:s databas Tenders Electronic Daily (TED) för publicering i de fall regelverket kräver det. Relevant data ska med automatik läsas över till TED. Annonser om upphandlingar under tröskelvärdet ska innehålla minst följande: uppgifter om föremålet, kontaktuppgifter till CSN, information om upphandlingen är reserverad enligt 4 kap. 18 LOU. Vid förenklat förfarande ska dessutom följande framgå: hur anbud får lämnas, den dag då anbudet senast ska ha kommit in, den dag till och med vilken anbudet ska vara bindande. Vid urvalsförfarande ska dessutom följande framgå: hur en anbudsansökan får lämnas, den dag då ansökan senast ska ha kommit in, den dag till och med vilken anbudet ska vara bindande. Följande information bör ingå i annonser: rubrik, CPV-kod sammanfattning av upphandlingen, upphandlande myndighet, plats för fullgörande av upphandlingen, kontaktpersoner, sista anbudsdag, förfarande, diarienummer.

13 13(20) HANTERA KOMPLETTERINGAR SAMT FRÅGOR OCH SVAR UNDER ANNONSERINGSTIDEN Upphandlingssystemet ska ha funktion för att hantera kommunikation, till exempel frågor och svar i en pågående upphandling. Upphandlingssystemet ska publicera det dokument som skapats till samtliga som har registrerat sig på en specifik upphandling TA EMOT ANBUD, ANSÖKNINGAR OCH AVROPSSVAR Upphandlingssystemet ska ta emot elektroniska anbud, ansökningar och avropssvar. Upphandlingssystemet ska blockera så att det inte är möjligt att lämna in eller redigera i något av ovanstående efter att sista inlämningsdag passerat. Upphandlingssystemet ska ge CSN möjlighet att manuellt lägga till anbud, ansökningar, avropssvar samt kompletterande information som inte har sänts in via systemet. Upphandlingssystemet ska garantera absolut sekretess till och med sista dag för inlämnande ANBUDSÖPPNING Upphandlingssystemet ska ha funktion för att genomföra en anbudsöppning direkt i systemet, till exempel skapa och skriva ut öppningsprotokoll UTVÄRDERING Upphandlingssystemet ska utvärdera de uppgifter som lämnats i anbud, ansökningar, avropssvar, eventuella kompletteringar och förtydliganden. Upphandlingssystemet ska även tillåta att utvärderingen genomförs manuellt. Upphandlingssystemet ska skapa de dokument som krävs vid utvärdering, till exempel utvärderingsprotokoll UNDERRÄTTELSE OM BESLUT Efter utvärderingen ska upphandlingssystemet skapa ett skriftligt tilldelningsbeslut som informerar om vald leverantör, skälen för beslutet samt informera om eventuell avtalsspärr KONTRAKT Upphandlingssystemet ska skapa ett kontrakt baserat på innehållet i annonsen, förfrågningsunderlaget, anbudet, eventuella rättelser, förtydliganden och kompletteringar. Upphandlingssystemet ska kunna överföra kontraktsuppgifterna till avtalsdatabasen. 4.3 EFTER UPPHANDLING Upphandlingssystemet ska efter avslutad upphandling, i förekommande fall, ge signal om att efterannonsering av upphandlingen i EU:s databas ska göras. 4.4 AVTALSDATABAS Anbudsgivaren ska tillhandahålla en avtalsdatabas som samlar och förvaltar tecknade kontrakt under hela kontraktsperioden. Avtalsdatabasen ska till exempel innehålla en sökmotor, påminnelsefunktion och hantera eventuella förlängningar och prisjusteringar.

14 14(20) Avtalsdatabasen ska kunna ta emot kontrakt från det efterfrågade upphandlingssystemet. 4.5 TEKNISKA KRAV VERSIONSHANTERING Upphandlingssystemet ska skapa nya versioner av dokument när de sparas på nytt och visa vem som skapat den nya versionen och när den skapats. När dokumenten har skapats ska upphandlingssystemet ha funktioner för spårbarhet och ändringshantering som gör det möjligt att se vem som har gjort vad i dokumenten vid vilken tidpunkt och vilka ändringar som gjorts LAGRING & SÄKERHET Anbudsgivaren ska bearbeta systemets data och information endast inom EU/EES. De servrar, produkter och tjänster som ingår ska rutinmässigt patchas mot säkerhetsbrister. Upphandlingssystemet ska kunna lagra obegränsat av data exempelvis genomförda upphandlingar, kontrakt, utgångna kontrakt, mallar med mera. Backup ska tas regelbundet för att garantera att data som återskapas inte är äldre än en dag. Upphandlingssystemet ska kunna återställas till tidigare versioner på upphandlingsnivå/individnivå. Återställning ska kunna göras till tidigare versioner på dokumentnivå inklusive historik. Säkerhetskopior ska sparas i minst 90 dagar och hållas fysiskt åtskilda från lagrad data. Upphandlingssystemet ska säkerställa att informationen är skyddad mot icke tillåten modifiering och obehörig åtkomst ARKITEKTUR CSN ska kunna komma åt upphandlingssystemet med de på marknaden vanligast förekommande webbläsare. Upphandlingssystemets arkitektur ska göra det möjligt att kundanpassad konfiguration bibehålles vid uppgraderingar och versionsbyten. Anbudsgivaren ska på begäran av CSN göra allt data tillgänglig. Alla dokument ska kunna exporteras till PDF eller originalformatet. All information ska kunna exporteras till ett dokumenterat format och ett beskrivande schema ska följa med exporten DRIFTSERVICE OCH TILLGÄNGLIGHET Anbudsgivaren ska ansvara för drift och underhåll av upphandlingssystemet. Upphandlingssystemet ska vara tillgängligt 24 timmar om dygnet, årets alla dagar utom vid underhåll eller uppgraderingar. Vid underhåll som påverkar CSN ska anbudsgivaren informera om detta minst 5 dagar innan. Underhåll ska endast ske under annan tid än helgfria vardagar klockan till Anbudsgivaren ska kontinuerligt arbeta med att förbättra och uppgradera systemet. Dessa uppgraderingar ska ske inom kostnaderna för årsavgiften.

15 15(20) Anbudsgivaren ska alltid informera CSN minst en (1) månad innan, om eventuella uppdateringar. Avbrott av tillgängligheten som är orsakade av anbudsgivaren ska vara högst 6 timmar per kalendermånad mätt på helgfria vardagar klockan till Är avbrottstiden mer än 6 timmar per kalendermånad, mätt på helgfria vardagar klockan till 17.00, ska årspriset för upphandlingssystemet reduceras, från och med den 7:e påbörjade timman, med 1 % per påbörjad timmas avbrott. Anbudsgivaren ska ansvara för att mätning och redovisning av tillgängligheten sker månadsvis. 4.6 INFÖRANDE Anbudsgivaren ska ansvara för införandet och under hela tiden medverka och delta i arbetet. Införandet kommer att påbörjas med vald leverantör efter det att kontrakt tecknats. Upphandlingssystemet ska vara fullt tillgängligt för CSN senast inom två månader från kontraktets undertecknande. Vid försening av införandet som gör att upphandlingssystemet inte är fullt tillgängligt och som beror på omständigheter som anbudsgivaren svarar för, ska CSN ha rätt till vite för varje påbörjad vecka som förseningen varar med 1 % av årspriset, år ett, för upphandlingssystemet. 4.7 SUPPORT Anbudsgivaren ska ge support på upphandlingssystemet under helgfria vardagar klockan till Support ska kunna nås via telefon, e-post och eller/webbformulär. Supportpersonalen ska behärska svenska i både tal och skrift. Supporten ska alltid återrapportera till den som anmält ett ärende. 4.8 RAPPORTER OCH STATISTIK Upphandlingssystemet ska ge CSN möjlighet att ta ut rapporter och statistik, dessa ska kunna presenteras i olika format. 4.9 UTBILDNING Anbudsgivaren ska genomföra användarutbildning för CSN:s upphandlare, fyra personer. Utbildningen ska ske i samråd med CSN och genomföras under en heldag i Sundsvall där CSN tillhandahåller lokal. Utbildningens mål ska vara att deltagarna ska kunna använda de funktioner som upphandlingssystemet omfattar. CSN ska löpande utbildas efter nya utvecklingar och eller uppdateringar av upphandlingssystemet, detta ska ingå i årspriset för upphandlingssystemet.

16 16(20) MANUAL OCH ANVÄNDARHANDBOK Anbudsgivaren ska ge CSN tillgång till kostnadsfria elektroniska användarmanualer, hjälpfunktioner och/eller vanliga frågor och svar gällande upphandlingssystemet. Dessa ska kunna presenteras på skärm och/eller kunna skrivas ut. Språket ska vara svenska AVVECKLING Anbudsgivaren ska vid kontraktstidens slut kunna flytta all information och data från upphandlingssystemet i enlighet med punkten PRIS Anbudsgivaren ska ange pris för upphandlingssystemet innehållande alla de delar som anges i kapitel 4. I priserna ska alla med uppdraget förenade kostnader ingå. Priserna ska anges i SEK, exklusive mervärdesskatt, och vara fasta under kontraktsperioden. Upphandlingssystemet Administratörslicens, per styck Upphandlarlicens, per styck Medarbetarlicens med begränsad skrivmöjlighet, per styck År 1 År OPTIONER CSN ska ha möjlighet men inte skyldighet att beställa vissa tilläggstjänster. Därför ska ett timpris lämnas på konsultstöd för till exempel extra utbildning eller anpassning av systemet utöver vad som beskrivs i detta förfrågningsunderlag. Optioner kommer inte att ingå i utvärderingen av utvärderingskriteriet pris. 5 ANBUDSUTVÄRDERING CSN kommer att pröva att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs i anbudsinbjudan med bilagor. Bland de anbud som uppfyller alla ska-krav kommer CSN att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till pris. 5.1 UTVÄRDERINGSKRITERIE Pris 100 % Med Pris menas: Samtliga med uppdraget förenade kostnader enligt punkten Samtliga priser kommer att summeras till ett totalpris som ligger till grund för utvärderingen. 5.2 UNDERLAG FÖR ANBUDSUTVÄRDERING Som underlag för anbudsutvärderingen kommer CSN att använda de beskrivningar och den dokumentation som anbudsgivaren lämnar om efterfrågade ska-krav.

17 17(20) 6 KOMMERSIELLA VILLKOR Kontraktet mellan CSN och den anbudsgivare som tilldelas kontraktet, sluts inte förrän parterna tecknat ett upphandlingskontrakt, vilket sker först efter att tid för avtalsspärr löpt ut. Med upphandlingskontrakt menas ett skriftligt avtal som en upphandlande myndighet ingår om upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Följande villkor utgör tillsammans med kraven i kapitel 1 4 underlag för det slutliga kontraktet mellan CSN och den vinnande anbudsgivaren. Villkoren kommer att införlivas i det slutliga kontraktet med tillägg för vad som upphandlas och därtill sammanhängande villkor. Genom att lämna anbud med ledning av detta underlag, förbinder sig leverantören att till CSN tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de villkor som nedan anges. 6.1 OMFATTNING Uppdraget ska utföras i den omfattning och enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. 6.2 RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR Som en integrerad del av kontraktet ska nedanstående dokument ingå. Handlingarnas giltighet ska gälla i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till föreliggande kontrakt 2. Kontraktet 3. Förfrågningsunderlaget 4. Allmänna bestämmelser. Molntjänster V Anbud 6.3 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet som kommer att tecknas ska gälla från kontraktets tecknande i två år och med möjlighet till fem förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga max sju år. Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkt 6.6 Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till leverantören senast sex månader innan kontraktsperiodens utgång. I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning. 6.4 FAKTURERING OCH BETALNINGSVILLKOR Fakturering av upphandlingssystemet ska ske månadsvis i efterskott. Första faktureringen av månadskostnaden får ske efter att system är fullt tillgängligt för CSN. Licenskostnaden ska faktureras månadsvis i efterskott. Faktura ställs ut på CSN, Ekonomiavdelningen och skickas till CSN, FE , Fagersta. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av kontraktsvillkor är inte bindande för CSN.

18 18(20) Det är önskvärt att leverantören kan skicka e-faktura med Svefaktura som standardformat, då detta används inom statliga myndigheter. Betalning ska ske inom 30 dagar efter fakturadagen. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. 6.5 PRIS I det slutliga kontraktet kommer denna punkt att kompletteras med de verkliga priserna och villkoren för detta. 6.6 PRISJUSTERINGSKLAUSUL Kontrakterade priser ska vara fasta fram till och med 31 augusti CSN och leverantören har därefter möjlighet att indexjustera priserna högst en gång per tolv månader enligt följande. Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s konsumentprisindex, index 1980=100. Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för juni månad närmast före aktuell prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Höjningens storlek ska redovisas av part och begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden med start från basmånad, dock högst 4 %. Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas av part minst en månad före det månadsskifte som justeringen ska träda i kraft. Prisjusteringen ska därefter regleras genom uppdatering av prisbilagan. Utöver möjligheten att indexjustera priserna får parterna uppta förhandling om eventuella prisjusteringar ifall villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet som kontraktet avser, avsevärt förändras till följd av ändrad lagstiftning eller statliga beslut. Det prisindex som refereras till vid eventuell prisjustering finns tillgängligt via Statistiska centralbyrån UPPSÄGNING ELLER HÄVNING Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta kontrakt, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat bristerna, äger motparten rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan. Om kontraktet hävts av CSN är leverantören skyldig att svara för CSN:s kostnader för täckningsköp under en period om högst sex månader efter det att kontraktet upphört att gälla. Täckningsköp kan påbörjas under varseltiden, om leverantören inte förmår leva upp till kontraktsvillkoren. Täckningsköp ska ske till skälig kostnad. CSN har också rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 13 kap 3 LOU. Leverantören ska genast upplysa CSN om den inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. I de fall det kommer till CSN:s kännedom att företrädare (ägare, styrelseledamöter, VD eller firmatecknare) för leverantören blivit återkommande restförd för skatteskuld, socialförsäkringsavgifter etcetera har CSN rätt att häva kontraktet.

19 19(20) Parterna är överens om att CSN under kontraktsperioden kan komma att kontrollera att leverantören och dess företrädare har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter och avgifter. Motsvarande kontroll gäller även om leverantören är registrerad i ett annat land. 6.8 ARBETSGIVARANSVAR Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal ska anlitas för uppdraget. Samtliga tjänster ska utföras av personal som har utbildning och specialistkompetens som motsvarar de krav som respektive arbetsuppgift ställer. Leverantören tecknar under kontraktsperioden den ansvarsförsäkring som krävs. Leverantören är arbetsgivare och därmed ansvarig för att: gällande arbetsmarknadslagar och förordningar beaktas anställa, avlöna och säga upp personal skatter och sociala avgifter betalas skador som kan drabba personal och tredje man förebyggs. Leverantören ansvarar för skador som åsamkats CSN till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. Leverantören ansvarar också för eventuell skadeståndsskyldighet gentemot tredje man i samband med arbetets genomförande. Leverantören ansvarar för att villkoren ovan uppfylls även i de fall leverantören anlitar underleverantör för att utföra tjänsten 6.9 FÖRSÄKRING Leverantören ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar till betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets omfattning. På begäran av CSN ska leverantören visa upp kopia av gällande försäkringsbrev SEKRETESS Med sekretess avses förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (tystnadsplikt), genom att en handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Utan motpartens skriftliga medgivande får varken leverantören eller CSN till obehörig röja sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet. Inte heller i övrigt får leverantören eller CSN röja uppgifter som parterna genom detta avtal tagit del av för att fullgöra tjänsten eller i övrigt fått kunskap om på grund av detta avtal, såvida inte detta strider mot gällande lag. För CSN gäller sekretessen med de begränsningar som följer av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Respektive part ska informera berörd personal och anlitade underleverantörer om sekretessen och se till att den följs av dessa.

20 20(20) 6.11 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till kontraktet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Byte av i anbudet namngivna underleverantörer ska för sin giltighet skriftligt godkännas av CSN. Uppgifter om ägarbyten, namnbyten eller väsentliga förändringar i ledningen hos leverantören ska lämnas vid förändringar under kontraktsperioden ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt kontraktet utan CSN:s skriftliga godkännande. Kontraktet kan, vid företagsuppköp under kontraktsperioden, överlåtas till annan. Uppköpande part ska därvid ikläda sig samtliga åtaganden i det uppköpta kontraktet. Sådan överlåtelse ska godkännas skriftligt av CSN i ett särskilt tilläggskontrakt. En förutsättning för godkännande är att leverantörsbytet inte medför andra väsentliga ändringar av kontraktet och att grund för uteslutning enligt 13 kap. 1 eller 2 första stycket LOU inte föreligger samt att den nya leverantören även uppfyller de kvalificeringskrav som har ställts i den ursprungliga upphandlingen enligt 14 kap. 1-5 LOU. Byte av leverantör får även under samma förutsättningar ske till följd av annan företagsomstrukturering, sammanslagning, förvärv eller insolvens. Även i dessa fall ska leverantörsbytet godkännas av CSN FORCE MAJEURE Part är inte ansvarig för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetens åtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknade omständighet eller händelse. Förbehåll i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller även om part själv är föremål eller vidtar sådana konfliktåtgärder TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av kontraktet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som parterna inte kan lösa genom förhandling ska avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Jan Söderholm Avdelningschef