Sammanträdande organ. Tid kl. 09:00 Plats. Viadidaktnämnden. KTS-salen, Drottninggatan 18 Katrineholm

Transkript

1 KALLELSE Datum VIADIDAKT Sammanträdande organ Viadidaktnämnden Tid kl. 09:00 Plats KTS-salen, Drottninggatan 18 Katrineholm Ärende Beteckning 1. Upprop 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. TEMA - Ungdomar 5. Verksamhetsinformation 6. Information - KS Regeringsbeslut 7. Information - Delredovisning till Skolinspektionen 8. Information - Revisionsrapport Granskning av integration och självförsörjning 9. Månadsrapport Revidering av delegationsordning för Viadidakt VIAN/2016:5 11. Delegationsbeslut Viadidakt Meddelanden Viadidaktnämnden Gunilla Magnusson Ordförande /EGET_FÖRVALTNING/ Besöksadress: Org.nummer Katrineholms kommun Telefon: Katrineholm Telefax: E-post:

2

3

4 Integration och självförsörjning Katrineholms och Vingåkers kommuner Revisionsrapport april 2016

5 Revisionsfråga Säkerställer styrelsen och nämnderna att verksamheten är ändamålsenlig utifrån perspektivet att skapa förutsättningar för de nyanlända att bli självförsörjande? Kontrollmål: Problemområden har identifierats och kommunicerats inom kommunen och med externa aktörer. Det finns en kommunövergripande strategi för att klara styrning av insatser. Ansvarsfördelningen mellan styrelse och nämnder är reglerad. Målgrupper (kommunens ansvar) är identifierade och insatser finns för att möta dessa. Aktuella insatser utnyttjas effektivt (typ vårdkedja ) Utbildningen i svenska för invandrare är utformad på ett sätt som möter de studerande på deras egen kunskapsnivå. Validering av kompetens upp till gymnasienivå erbjuds i kommunen. Samverkan sker med arbetsförmedling och andra aktörer rörande arbetsmarknadsinsatser samt validering av yrkeskompetens och högskolekompetens. PwC April

6 Metod Granskningen baseras på: - Intervjuer med verksamhetsföreträdare i de båda kommunerna - Dokumentstudier Vi ett möte i mars månad, som revisorerna i de båda kommunerna anordnade, träffades företrädare för respektive kommuns kommunstyrelse och socialnämnd samt företrädare för den gemensamma viadidaktnämnden. Vid mötet deltog även representanter för förvaltningsledningar och andra nyckelpersoner från respektive kommun. Syftet med mötet var dels att återkoppla iakttagelser och preliminära bedömningar i granskningen, dels att diskutera behov av åtgärder och andra utvecklingsinsatser. PwC April

7 Aktuell situation PwC April

8 Mottagningsläget Mycket stort antal asylsökande sökte asyl 2015 Cirka i mottagningssystemet Till och med februari i år har kommit, varav är barn PwC Källa: Migrationsverket Kraftig ökning av ensamkommande flyktingbarn EKB år 2015 År 2014 kom barn Till och med februari har 823 EKB kommit. April

9 Asylansökningar januari februari 2016 Åldersgrupp 0-6 år 7-12 år år år år år år >64 år Total: Antal varav män (inkl pojkar) varav kvinnor (inkl flickor) varav barn (inkl ensam kom mande barn) varav ensam kom mande barn * PwC April

10 Bosatta i slutet av februari 2016 och som blivit kommunmottagna senaste 24 månaderna varav ensamk barn 2015 varav ensamk barn Summa: Summa: varav ensamk barn ESKILSTUNA FLEN GNESTA KATRINEHOLM NYKÖPING OXELÖSUND STRÄNGNÄS TROSA VINGÅKER Summa: PwC April

11 Mottagna enligt ersättningsförordningen år 2015 (omfattar enbart PUT) Person från anläggnings boende (ABO) i Migrationsverkets mottagnings system (Kategori 2) varav ensamk barn Person från eget boende (EBO) i Migrationsverkets mottagnings system (Kategori 6) varav ensamk barn Övriga (Kategori 3) varav ensamk barn Anhöriga (Kategori 4) varav ensamk barn Totalt varav ensamk barn ESKILSTUNA FLEN GNESTA KATRINEHOLM NYKÖPING OXELÖSUND STRÄNGNÄS TROSA VINGÅKER Delsumma PwC April

12 Asylansökningar januari februari 2016 Folkmängd per 31 dec 2015 Mottagna 2015 uppd. mars 2016 Andel av folkmängd Kommuntal och länstal 2016 Mottagna 2016 t.o.m. januari Eskilstuna ,98% Flen ,84% 0 15 Gnesta ,28% 42 Katrineholm ,68% Nyköping ,33% Oxelösund ,85% 0 8 Strängnäs ,26% 97 1 Trosa ,28% 47 6 Vingåker ,16% 0 6 Södermanlands län ,77% PwC April

13 Inblandade parter och deras roller Länsstyrelsen Migrationsverket Arbetsförmedlingen Kommunen Verka för beredskap och kapacitet Träffa överenskommelser med kommuner om mottagande och bosättning av nyanlända Främja regional samverkan PwC Landstinget Administrera ersättning till kommunerna Ge den vård som den enskilde behöver, såväl fysiskt som psykiskt Dialog med kommunerna om mottagande av EKB Samordning av etableringsinsatser Vara stödjande och pådrivande i förhållande till andra parter Upprättande av etableringsplan tillsammans med den enskilde och i samverkan med bl a kommunen Genomförande av etableringssamtal Besluta om etableringsersättning Bostadsförsörjning Mottagande och praktisk hjälp i samband med bosättning SFI och annan vuxenutbildning Samhällsorientering Försörjningsstöd i vissa situationer Skola, förskoleverksamhet, barnomsorg och andra insatser för barn och ungdomar Tillse att övrig kommunal verksamhet och service kommer nyanlända till del April

14 Arbetsförmedlingens prognos nya deltagare i etableringsuppdraget år År 2017 och 2018 tillkommer drygt respektive nya deltagare i etableringsuppdraget. Detta kan jämföras med nya deltagare år 2015 och år PwC April

15 Arbetsförmedlingen uppgifter från mars 2016 SFI I Katrineholm fanns 11 mars 303 sökanden med etableringsplan I Vingåker 141 sökanden. Av dessa hade: Förgymnasialnivå: 52% Gymnasialnivå: 24 % Eftergymnasialnivå: 24 % 265 personer (60 % av deltagarna i etableringen) läser på SFI. En grupp om ca 20 deltagare läser på Åbrogården i Vingåker resten studerar i Katrineholm. Samhällsorientering 85 inskrivna elever sammanlagt i Katrineholm och Vingåker ATH Arbetsträning med handledare Ca 25 deltagare i ATH i Viadidakts regi från Katrineholm och Vingåker. Flöden PwC 38 % är i arbete och utbildning (reguljär) 90 dgr efter att man lämnat etableringen, jämfört med riket 31 % April

16 Årsbokslut 2015 Viadidakt volymer och effekter Volymer Effekter Antal studerade SFI genomsnitt per månad Antal studerade SO genomsnitt per månad Antal i arbetsmarknadsåtgärd i Kholm anvisade av socialförvaltningen Antal i arbetsmarknadsåtgärd i Våker anvisade av socialförvaltningen Antal i arbetsmarknadsåtgärd i Kholm anvisade av AF Antal i arbetsmarknadsåtgärd i Kholm anvisade av AF Antal ungdomar (16-25 år) från Kholm vid Ungdomstorg Antal ungdomar (16-25 år) från Våker vid Ungdomstorg Antalet som inom SFI blir klara på kort tid och som fortsätter läsa på grundläggande nivå har ökat Högre måluppfyllelse inom 4 av 6 SFI-kurser jämfört med riket i övrigt. Aktivt försörjningsstöd en ny samverkansform mellan Viadidakt socialförvaltningen i Katrineholm 24 % av anvisade från socialtjänsten i Katrineholm gick år 2015 vidare till studier eller arbete. (27 % år 2014) 19 % av anvisade från socialtjänsten i Vingåker gick år 2015 vidare till studier eller arbete. (0 % år 2014) PwC April

17 Planer och strategier Katrineholm Vingåker Katrineholms Vision 2025 visar vägen mot ett samhälle där alla är lika viktiga och har lika möjligheter. Ett tolerant och öppet förhållningssätt är grunden för jämlikhet och jämställdhet. Genom ökad tillgänglighet och ett kontinuerligt arbete för att främja jämställdhet, jämlikhet och integration ska kommunen verka för allas lika möjligheter och en god folkhälsa Uppdrag till kommunstyrelsen att ta fram en plan för kommunens beredskap för och samordning av flyktingmottagande. En handlingsplan och strategi behöver arbetas fram Plan för integration och flyktingmottagning i Vingåkers kommun, KF Planen behöver revideras. Finns uppdrag för detta. Strategisk inriktning : o Inrätta ett kommunalt integrationsråd med aktörer från kommunen, arbetsförmedlingen, försäkringskassan och migrationsverket i syfte att skapa "en väg in. PwC April

18 Insatser som Viadidakt tillhandahåller Svenska för invandrare (SFI) Språkpraktik Språkvän Språkcafé (i samverkan med kultur- och turismförvaltningen i Katrineholm) Individuell rådgivning Samhällsorientering för nyanlända Coachning och matchning mot studier och arbete Kontakt med myndigheter och andra organisationer Coachning av arbetslösa ungdomar och vuxna Arbetsträning och praktik Offentligt skyddat arbete Introduktionsplatser Utbildning Samordning av praktikplatser inom kommunala verksamheter samt näringslivet Validering PwC April

19 Olika spår Anhöriga SFI och SO Kommunernas ansvar Vuxna MV Kommunen Individuell plan SFI och SO som ej omfattas av etablering Försörjningsstöd Vuxna inom etablering MV AF Etableringsplan SFI och SO Arbetspraktik Språkpraktik SFI Etableringsersättning Ensamkommande flyktingbarn Kommunen Individuell plan (SoL) Fam hem HVB 18 år Kommunernas ansvar PwC April

20 Roll och ansvarsfördelning Katrineholm Kommunstyrelsen ansvarar för att leda och samordna det strategiska integrations- och mottagningsarbetet i kommunen. Viadidakt har ansvar för: SFI SO Vuxenutbildning och validering Utvecklingsinsatser för personer som står utanför arbetsmarknad och utbildning eller som har behov av särskilt stöd Integrationsinsatser i samverkan med berörda aktörer. Socialnämnden har ansvar för samtliga ensamkommande barn och unga som anvisas till kommunen fram till och med att det enskilda barnet fyller 21 år. Bildningsnämnden ansvarar för kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn och ungdomar, förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg. PwC April

21 Roll och ansvarsfördelning Vingåker Kommunstyrelsen har idag kommit att inta en tydligare roll för de övergripande frågorna. Barn- och utbildningsnämnden PwC svenskundervisning för invandrare i grundskolan hemspråksundervisning i grundskolan modersmålsstöd i förskolan. Viadidakt har ansvar för: SFI SO Vuxenutbildning och validering Utvecklingsinsatser för personer som står utanför arbetsmarknad och utbildning eller som har behov av särskilt stöd Integrationsinsatser i samverkan med berörda aktörer. Socialnämnden har ansvar för samordning av kommunens totala verksamhet med flyktingmottagning. April

22 Mål och uppdrag Katrineholm Uppdrag att ta fram en plan för kommunens beredskap för och samordning av flyktingmottagande. Klart till kommande halvårsskifte. Av budget för år 2016 framgår bland annat att det krävs en god beredskap och en kompetent kommunal organisation för att tillgodose nyanländas behov av boende, försörjning, språkundervisning, förskoleverksamhet, skolgång, med mera. 5 miljoner kronor avsätts för extraordinära åtgärder, medel som i föregående års bokslut öronmärkts för kommande välfärdsutmaningar. Socialnämnden tillskjuts 1 mnkr för ökningen av ensamkommande barn och ungdomar (integrationsfonden). I budgetdokumentet betonas arbetslinjen och fokus på självförsörjning. PwC April

23 Mål och uppdrag Vingåker Planen för integration och flyktingmottagning som fastställdes 2012 betonar att: kommunen solidariskt ska arbeta i enlighet med målen för den övergripande svenska flyktingpolitiken de flyktingar som kommer till kommunen så snabbt som möjligt integreras och ges lika förutsättningar att verka och bo i kommunen som övriga innevånare arbetslinjen och fokus på självförsörjning. PwC April

24 Utmaningar PwC Brist på bostäder Brist på SFI-lärare Väntetider som i sin tur skapar väntetider Överensstämmelse målgrupp - insats Svårt att i kvantitativa och kvalitativa termer få en helhetsbild Samhällsorienteringen behöver också komma in tidigare och kompletteras med hälsa (Integrationsbygget i Sörmland lyfter hälsa som ett utvecklingsområde) Analysera deltagandet i SO Katrineholm - stor andel av de mottagna barnen är placerade utom kommunen i familjehem och HVB. Vingåker på hemmaplan. Ekonomiska effekter av sänkta dygnsbidrag och den nya boendeform (stödboende) som infördes vid årsskiftet? Vad krävs? Handlingsplaner och strategi! Behövs det ett samlat spår (både vuxna, familjer och EKB) för helhetsbild? Ökat fokus på språk en tidigare uppstart och mera komprimerad SFI, snabbspår etc.? Utveckla uppföljningen och rapporteringen i kvantitativa och kvalitativa termer. Viadidakt i huvudsak i samband med delårsrapport och årsredovisning och då på aggregerad nivå. April 2016 Ett mera utvecklat samarbete med AF - anställningsbarhet? 21

25 Bedömning PwC April

26 Vår bedömning är att styrelsen och nämnderna har startat arbetet för att säkerställa att verksamheten är ändamålsenlig utifrån perspektivet att skapa förutsättningar för de nyanlända att bli självförsörjande. Granskningen visar på följande: I båda kommuner finns ett identifierat behov av att se över och revidera sina styrdokument. Det är därför positivt att ett arbete är uppstartat för att ta fram och fastställa nya handlingsplaner. Ambitionen är att detta ska vara klart under innevarande år. Kommunstyrelserna i de båda kommunerna har med nödvändighet kommit att inta en mera aktiv roll när det gäller flykting- och integrationsfrågan samt den övergripande och strategiska styrning av dessa frågor. Mot bakgrund av det antal flyktingar som idag finns inne i det nationella mottagningssystemet behöver det på central nivå i respektive kommun finnas resurs för Omvärldsbevakning (exempelvis förändringar i lagstiftning respektive det statliga ersättningssystemet och för analys av effekter av dessa). Säkerställande av samverkan på regional och lokal nivå med inblandade myndigheter, organisationer och civilsamhälle. Kommunintern samordning och kraftsamling. Skapa möjlighet till prioriteringar och nyttojämförelser. Uppföljning och utvärdering av uppnådda effekter, nytta och resursutnyttjande. Säkerställande av kort- och långsiktigt hållbara lösningar. PwC April

27 Uppföljningen behöver utvecklas i både ekonomiska och kvantitativa termer när det gäller uppnådda effekter och nytta av de insatser som genomförs. Uppföljningen i de båda kommunerna behöver även ge en samlad bild som beskriver vilka insatser och åtgärder som genomförs både till de som mottagits som flyktingar samt de som kommit till kommunerna som ensamkommande flyktingbarn. Uppföljning är i Katrineholm idag uppdelad för respektive målgrupp. Den rapporteringen som idag sker till och från viadidaktnämnden är i aggregerad form och behöver utvecklas. Analysera deltagandet i SO (samhällsorienteringen). Skapa incitament för ökat deltagande. SFI förstärk möjligheterna till en tidigare uppstart och mera komprimerad utbildningsprocess, snabbspår etc. Det förutsätter ett nära samarbete med AF och samsyn i uppläggningen och genomförandet av den enskildes etableringsplan. Säkerställ en fungerande vårdkedja. Det ökade behovet av SFI-lärare behöver uppmärksammas och tillgodoses för att motverka väntetider. Katrineholm har en stor andel ensamkommande barn som är placerade i andra kommuner. Vad kommer en sänkt dygnsersättning från staten att innebära? Vilka alternativ behöver tillskapas? Detta behöver analyseras. PwC April

28 Månadsrapport Viadidakt Mar 2016

29 1 Budgetuppföljning Ack. utfall perioden Ack. budget perioden Ack. avvikelse perioden Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag varav Vingåker Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggnings och underhållsmaterial Bidrag Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader SUMMA KOSTNADER TOTALT Under våren har rekryteringar genomförts på vakanta tjänster, det vill säga nya tjänster som inrättats i och med den nya organisationen. Några rekryteringar är avslutade och några är inne i slutfasen av rekryteringen. I och med att tillträdesdatum för tjänsterna blir till sommaren alternativt efter sommaren så genererar det ett överskott gällande personalkostnader. Detta rör framförallt stab- och service och arbetsmarknad. Tidigare har inte Viadidakt betalat städkostnaden för Åbrogården detta kommer att ske framöver och motsvarar en årskostnad på 200 tkr. I resultatet för månaden saknas bland annat IT- och skrivarkostnader. Intäkter saknas för bland annat Jobbcentrum och interna fordringar från bildningsförvaltningen och kommunledningsförvaltningen. Det finns även en orörd buffert. Resultatet för förvaltningen blir efter justering av missade intäkter och kostnader ca 1 500tkr för mars. Satsningar gällande

30 kompetensutveckling och teamutveckling kommer att ske under hösten då alla tjänster är på plats. Förvaltningen prognostiserar i dagsläget ett noll resultat vid årets slut.

31 2 Uppföljning enheter 2.1 Stab och ledning Ekonomiskt utfall Ack. utfall perioden Ack. budget perioden Ack. avvikelse perioden Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag varav Vingåker 188 Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggnings och underhållsmaterial Bidrag Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader SUMMA KOSTNADER TOTALT Överskottet ligger på personalkostnader och beror på långa rekryteringsprocesser av vakanta tjänster Väsentliga händelser Från och med 1 mars överfördes personal- och uppdragsutbildningar till respektive personalavdelning i kommunerna. Verksamhetsledare för staben är rekryterad och påbörjar sin anställning efter sommaren.

32 Chef för Arbetsmarknad är rekryterad och påbörjar sin anställning i juli. 2.2 Vuxnas lärande Ekonomiskt utfall Ack. utfall perioden Ack. budget perioden Ack. avvikelse perioden Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag varav Vingåker Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggnings och underhållsmaterial Bidrag Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader SUMMA KOSTNADER TOTALT Avvikelsen för mars månad ligger på -10tkr. Då saknas hyreskostnader som finns bokförda under staben ca 524tkr och It kostnader ca 260tkr. Kostnader saknas för omställningskostnader gällande utveckling av personalgruppen 140tkr samt att statsbidrag saknas gällande SFI på ca 825tkr. Den nya avvikelsen blir ca -120tkr.

33 Avvikelsen kommer att ses över och åtgärder vidtas Väsentliga händelser Lärlingsutbildning inom bygg- och anläggningsområdet har startats upp under månaden. Alla som sökt till utbildningen har blev antagna (13 personer). Av de 13 personer som antagits påbörjade 11 personer utbildningen. Av de 11 deltagarna är det två kvinnor och nio män. Två av de antagna kommer från Vingåker. Studiebesök på Campus Västervik genomfördes under månaden i syfte att se hur andra kommuner arbetar med högre utbildning på hemmaplan. Efter en ansökningsperiod i februari så har ca 150 elever under mars månad startat en eller flera kurser på distans. Just nu läser ca 220 elever yrkeskurser och/eller allmänna kurser i distansform. Den 11 mars genomförde Viadidakt den årliga mässan Utbildning- och Entreprenörskap på Safiren. Cirka 50 utställare från Högskolor, Universitet och Yh-utbildningar tillsammans med företag och organisationer presenterade ett stort utbud av arbets-och utbildningsmöjligheter för de många besökarna. Under dagen hölls även olika seminarier. Skolverket har kommit med förslag på nya nationella delkurser inom grundläggande vuxenutbildning. Delkurserna innebär att tidigare kurser som omfattade mer än 200 poäng har delats in i delkurser på poäng. De nya delkurserna innebär ett utökat antal poäng inom grundläggande nivå vilket medför en resursförflyttning av lärartid till grundläggande nivå i höstens tjänstefördelning för lärarna. Konsekvensen blir ett minskat antal platsbundna kurser på gymnasial nivå. På grund av långa handläggningstider hos Migrationsverket har antalet nyinskrivningar på SFI minskat under den senaste tiden. Resultatet är ett minskat antal SFI-elever Statistik SFI Antal elever Folkbokförda i Katrineholm Folkbokförda i Vingåker Totalt kön

34 Folkbokförda i Katrineholm Folkbokförda i Vingåker Totalt kön Etablering Övriga Totalt Etablering Övriga A-bos elever Totalt Varav studerande i Vingåker Totalt K/V Kvinnor Män Elever som står i kö Folkbokförda i Katrineholm Folkbokförda i Vingåker Studievä g 1 Studievä g 2 Studievä g 3 (ingen eller kort skolgång) (3-12 årig skolgång) (+12 årig skolgång och akademike r Kur s Etablerin g Övrig a Total t Etablerin g Övrig a A-bos eleve r Total t A-B B-C C-D Total t K/V Statistik SO Sökande Kommun Katrineholm Vingåker Externa Totalt Månad Man Kvinna Man Kvinna Man Kvinna Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Aktiva Kommun Katrineholm Vingåker Externa Totalt

35 Kommun Katrineholm Vingåker Externa Totalt Månad Man Kvinna Man Kvinna Man Kvinna Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December 2.3 Arbetsmarknad Ekonomiskt utfall Ack. utfall perioden Ack. budget perioden Ack. avvikelse perioden Budget helår INTÄKTER

36 Ack. utfall perioden Ack. budget perioden Ack. avvikelse perioden Budget helår Externa intäkter varav statsbidrag varav Vingåker 454 Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggnings och underhållsmaterial Bidrag Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader SUMMA KOSTNADER TOTALT Arbetsmarkand har ett överskott som beror på vakanta tjänster där rekrytering pågår Väsentliga händelser Chef för arbetsmarknad är rekryterad och påbörjar sin anställning i juli. Rekrytering av pedagog och arbetsterapeut pågår. Två ungdomscoacher har sagt upp sig för att påbörja annan anställning inom kommunen. Rekryteringsprocess har påbörjats.

37 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Vår beteckning VIADIDAKT / VIAN/2016:5 1 (1) Vår handläggare Ert datum Er beteckning Robert Davidsson Mottagare Revidering av delegationsordning för Viadidaktnämnden Förvaltningens förslag till beslut Viadidaktnämnden godkänner förslag till reviderad delegationsordning. Sammanfattning av ärendet Varje nämnd med förvaltning ska ha en delegationsordning som fastställs av ansvarig nämnd. Förutom en beskrivning av hur allmänna handlingar ska hanteras anger delegationsordningen vem som får fatta vilka beslut. Viadidaktnämndens delegationsordning har nu setts över och förutom vissa grafiska samt redaktionella förändringar, bland annat utifrån Viadidakts ändrade organisation, har delegationsordningen kompletterats med maxbelopp för avtal respektive konferenser/utbildningar för förtroendevalda. Ärendets handlingar Delegationsordning för Viadidakt. Ärendebeskrivning Förvaltningens bedömning Beslutet skickas till: Akt, Communis

38 Nivå för beslut och revidering POLICY/DELEGATIONSORDNING 1 (10) Beslutad/senast reviderad Vår beteckning/d.nr. Viadidaktnämnden VIAN/2016:5-002 Handläggande tjänsteman Nästa revidering Ev. nr för nämndens handling. Kommunikatör Vid behov Delegationsordning för Viadidakt

39 2 Innehåll Allmän handling 3 Vad menas med allmän handling? 3 Hur ska en allmän handling lämnas ut? 3 Vägran att lämna ut allmän handling 4 Sekretess 4 Sekretess mellan myndigheter och inom myndigheter 4 Den administrativa personalens sekretess 4 Delegering m m 5 Skillnaden mellan självständiga beslut och verkställighetsbeslut 5 Nämndens rätt att delegera och begränsningen av denna rätt 5 Delegeringssystemet och ansvaret för fattade beslut 6 Vidaredelegering 6 Ersättare för delegat 6 Anmälan av delegationsbeslut 6 Brådskande ärenden 6 Överklagande och omprövning av beslut 7 Kommunalbesvär (laglighetsprövning) 7 Förvaltningsbesvär (lämplighetsprövning) 7 Omprövning av beslut 8 Delegationsordning 9 Förkortningar KL Kommunallag (1991:900) SL Skollag (SFS 2010:800) AB Allmänna bestämmelser LAS Lag om anställningsskydd (SFS 1982:80) OSL Offentlighets- och sekretesslag (SFS 2009:400)

40 Delegationsordning samt hantering av allmänna handlingar 3 Allmän handling Offentlighetsprincipen uttrycks i Regeringsformen om den medborgerliga yttrandefriheten och i Tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar som är offentliga. All offentlig verksamhet i Sverige är underkastad denna princip som finns inskriven i 2 kap tryckfrihetsförordningen. Rätten att ta del av allmänna handlingar får inte begränsas eller försvåras genom att myndigheten ställer villkor av olika slag. Rätten att ta del av allmänna handlingar är dock inte helt obegränsad. Begränsningarna finns intagna i offentlighets- och sekretesslagen och kan göra allmänna handlingar hemliga. Det måste alltså finnas ett sekretesskydd i sekretesslagen för att man ska kunna vägra lämna ut en allmän handling. En allmän handling innehåller uppgifter som antingen är offentliga eller hemliga. Vad menas med allmän handling? En handling är allmän när den förvaras hos myndigheten och antingen har upprättats där eller har inkommit dit. En handling är en framställning i skrift eller bild men också en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta med hjälp av något tekniskt hjälpmedel. Exempel på allmänna handlingar som är offentliga är ansökningar till gymnasieskolan eller en betygskatalog när rektor har skrivit på den. En elevjournal inom skolhälsovården är däremot ett exempel på en allmän handling som är hemlig. Ett protokoll blir allmän handling när det har justerats. Alla uppgifter i protokollet behöver däremot inte vara offentliga. Några exempel på offentliga handlingar är protokoll från skolkonferenser, betyg, förteckningar över elever, klasslistor, adresser, brev under förutsättning att innehållet rör verksamheten inom enheten. Utkast, koncept och minnesanteckningar är inte allmänna handlingar, om de inte tas om hand för arkivering. En lärares fortlöpande anteckningar om elevernas prestationer är alltså inte en allmän handling. Hur ska en allmän handling lämnas ut? Om en handling är allmän ska den genast lämnas ut om innehållet inte är hemligt. Det finns inte någon skyldighet att lämna muntlig information i annat fall än då uppgiften finns i en allmän handling. Begäran att få ta del av allmän handling skall enligt Tryckfrihetsförordningen (TF 2:14) prövas av den befattningshavare vid myndigheten som svarar för vården av handlingen. Oftast är det registratorn, handläggande tjänsteman eller respektive chef där handlingen finns som prövar en om handling ska lämnas ut eller inte. I tveksamma fall ska prövningen hänskjutas till den tjänsteman som nämnden delegerat beslutanderätten i dessa frågor till.

41 Vägran att lämna ut allmän handling Om begäran att få ut en handling avslås ska beslutet vara skriftligt, motiveras till exempel genom hänvisning till tillämplig sekretessbestämmelse och förses med besvärshänvisning. Beslutet kan överklagas inom tre veckor till Kammarrätten genom förvaltningsbesvär, se vidare under "Förvaltningsbesvär". Sekretess Ett av sekretessbestämmelsernas syften är att skydda den enskildes integritet. Lagen gäller för myndigheters verksamhet, inte verksamheter inom den privata sektorn. Sekretesslagen gäller alltså inte exempelvis kooperativ, privata bolag, entreprenörer och fristående skolor. För fristående skolor har dock skolhälsovården tystnadsplikt. (Lagen om entreprenadsförhållanden inom skolområdet, 5 ), dessutom ska motsvarande sekretess som gäller inom den offentliga skolan gälla i fristående skolor enligt bestämmelser i skollagen. Sekretess mellan myndigheter och inom myndigheter Offentlighets- och sekretesslagen reglerar inte bara möjligheten att lämna ut uppgifter till enskilda personer, bolag, massmedia etc, som önskar ta del av en handling eller en uppgift som finns hos myndighet. Sekretess gäller även mellan myndigheter, till exempel mellan bildningsnämnden och Viadidaktnämnden. För att denna ordning inte ska försvåra samarbete mellan olika myndigheter innehåller lagen en rad undantag från huvudregeln. Sekretess kan också gälla inom en myndighet, till exempel skolhälsovården i förhållande till skolans övriga verksamhetsgrenar. Om det finns ett förbud i Offentlighets- och sekretesslagen att röja en uppgift får denna normalt inte utnyttjas utanför denna verksamhet. En psykolog eller kurator i skolan har däremot inte sekretess gentemot rektor, inte heller gentemot lärare eftersom de anses tillhöra samma verksamhetsgren och myndighet. Uppgifter som rör enskilds personliga förhållanden får dock endast lämnas till lärare om det är påkallat ur elevvårdssynpunkt och efter prövning enligt de etiska principer som gäller för kurator och psykolog i deras yrkesutövande. Observera att skolhälsovården däremot anses tillhöra annan verksamhetsgren inom skolan, vilket innebär ett strängare sekretessförhållande gentemot rektor och lärare. Sekretess gäller för uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden om det inte står helt klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. 4 Den administrativa personalens sekretess För den administrativa personalen, gäller att handlingar faller under den sekretess som gäller för uppgifterna. En elevjournal från hälsovården skall hanteras enligt skolhälsovårdens sekretess.

42 Delegering med mera Skillnaden mellan självständiga beslut och verkställighetsbeslut Kännetecknande för ärenden som kan delegeras är att det sker en självständig prövning. Det kan finnas flera beslutsalternativ som kräver någon form av övervägande eller bedömning av beslutsfattaren. Dessa självständiga beslut kan normalt också överklagas. Beslut av rent förberedande eller verkställande art kan däremot inte överklagas. (Kommunallagen 10 kap 2, p2). Det är ofta svårt att dra gränsen mellan självständiga beslut och verkställighetsbeslut. Enbart överklagbarheten och ärendets karaktär räcker inte. Yttranden kan exempelvis inte överklagas. Exempel på rent verkställande beslut är beviljandet av rättigheter som följer av lag eller avtal, exempelvis semester, militärtjänst och föräldraledighet. Även förhandlingar enligt MBL faller utanför delegeringsrätten, eftersom själva förhandlingen inte innebär något beslutsfattande. Gränsen mellan självständiga beslut och verkställighet har under de senare åren förskjutits, så att fler beslut har kommit att betraktas som verkställighet. Som exempel kan nämnas interna frågor som inköp och personaladministration där intresset av att överklaga genom laglighetsprövning normalt inte är särskilt stort. Nämndens rätt att delegera och begränsningen av denna rätt Nämnden har ett verksamhetsansvar som innebär att den alltid är skyldig att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också i övrigt se till att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Huvudregeln är därför att delegeringen inte får ske så att de förtroendevalda avhänder sig ledningen och ansvaret för väsentliga delar av verksamheten. Ärenden av större vikt är därför förbehållna nämnden. I 6 kap 34 Kommunallagen regleras att nämnden inte får delegera beslutanderätten i följande slag av ärenden: 1. Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet 2. Framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats 3. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 4. Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter Om delegering sker till ledamot eller ersättare i nämnden ska deras namn anges. Övriga delegaters namn behöver inte anges i delegationsordningen om det på annat sätt klart framgår vem som åsyftas. Många gånger kan det vara praktiskt att beslutanderätten följer ett visst uppdrag, exempelvis ordförande eller en viss anställning, till exempel förvaltningschef, i stället för att vara knuten till en viss namngiven person. Nämnden behöver då inte fatta nytt beslut i delegationsfrågan vid semestrar, sjukdom, nyanställningar och dylikt. 5

43 I syfte att kontrollera eller begränsa ett delegationsuppdrag kan nämnden ställa upp villkor. Det kan vara ekonomiska begränsningar eller att samråd ska ske med någon innan beslut fattas. Delegeringssystemet och ansvaret för fattade beslut I delegeringssystemet ligger att nämnden när som helst kan återkalla givna uppdrag. Det kan göras generellt eller bara i ett särskilt ärende. Nämnden kan också genom eget handlande föregripa ett beslut i ett särskilt ärende genom att själv ta över ärendet och besluta. Det kan gälla ett från principiellt synpunkt viktigt ärende som nämnden anser att den själv bör besluta i. Nämnden kan däremot inte ompröva ett beslut som redan fattats av en delegat. Delegaten kan, om ärendets beskaffenhet påkallar detta, överlämna ärendet till nämnden för beslut. I utövandet av delegerad beslutanderätt fungerar alltid delegaten som organ för kommunen. Vid utövande av sitt delegationsuppdrag träder således delegaten i nämndens ställe och får samma ansvar som nämndledamöterna för det fattade beslutet. Regler för tjänstefel med mera samt skadeståndsansvar, se Brottsbalken 20 kap respektive Skadeståndslagen. Observera att nämnden alltid har kvar sitt revisionsansvar. Vidaredelegering Om en nämnd uppdrar åt en förvaltningschef att fatta beslut, får nämnden enligt KL 6 kap 37 överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd i kommunen att besluta istället. Detta kallas vidaredelegering och gäller alltså endast en nämnds förvaltningschef. Ersättare för delegat Delegationen gäller för beslutsfattare i tilldelat ärende. I delegationsförteckningen är endast den lägsta nivån av beslutsfattare angiven. Av detta följer att beslutsfattare på högre nivåer också har rätt att besluta i samma ärendetyp. 6 Anmälan av delegationsbeslut Samtliga beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till nämnden (KL 6 kap 35 ). Sådana beslut ska anmälas till nämnden vid nästa sammanträde. Anmälningssystemet ska tillgodose nämndens informations- och kontrollbehov. Vilka handlingar som ska anmälas varierar beroende på verksamhetens art. Anmälan har också betydelse för beräkning av besvärstiden. Ett effektivt anmälningssystem garanterar att besluten vinner laga kraft inom rimlig tid. Vid nämndsammanträdet finns de beslut som anmälts till nämnden tillgängliga för nämndens ledamöter. Brådskande ärenden En nämnd får uppdra åt ordföranden eller åt annan ledamot att besluta i nämndens ställe i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas (KL 6 kap 36 ). Sådana beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Delegering i brådskande ärenden förutsätter att det rör sig om ärenden som absolut måste avgöras och där man inte hinner avvakta att hela nämnden sammankallas.

44 Alternativet att utnyttja möjligheten till delegering i brådskande fall är att påkalla ett extra sammanträde med nämnden. En anledning till rätten att fatta beslut i brådskande ärenden har införts är att telefonsammanträden med nämnd inte är tillåtna. Överklagande och omprövning av beslut Kommunalbesvär (laglighetsprövning) Beslut som överklagas utifrån Kommunallagen, prövas utifrån laglighetssynpunkt, att beslutet har tillkommit på ett formellt riktigt sätt. Någon lämplighetsprövning sker alltså inte. Begäran om laglighetsprövning ska ha kommit in till förvaltningsrätten senast tre veckor från den dag nämndens protokoll anslagits på kommunens anslagstavla. När ett beslut som fattats på delegation överklagas, räknas tiden från det datum som nämndprotokollet anslogs, i vilket det överklagande beslutet anmäldes. Ett beslut ska överklagas skriftligt. I skrivelsen ska klaganden ange vilket beslut som överklagas och de omständigheter som han stödjer sitt klagande på. För laglighetsprövning gäller följande: Alla kommuninvånare kan överklaga. Domstolen prövar endast lagligheten, dvs att beslutet tillkommit i laga ordning, om beslutet hänför sig till något som inte är en angelägenhet för kommunen, om ett organ som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter eller om beslutet strider mot lag eller annan författning. Vid bifall kan domstolen endast upphäva beslutet, inte fatta ett nytt beslut. Besvärstiden är tre veckor från det att det justerade protokollet anslagits på kommunens anslagstavla. Överklagandet inges till förvaltningsrätten. Förvaltningsbesvär (lämplighetsprövning) När ett beslut enligt en särskilt bestämmelse i specialförfattning överklagas anförs i stället förvaltningsbesvär. Ett beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär ska delges den berörda parten och beslutet ska alltid åtföljas av en besvärshänvisning som upplyser parten om hur hen ska bära sig åt om hen vill överklaga beslutet. För förvaltningsbesvär gäller följande: Endast den som är berörd, dvs parten, får överklaga. Beslutet ska ha gått parten emot. Överklagandenämnden prövar beslutet i sak, dvs beslutets lämplighet Vid bifall till överklagandet kan överklagandenämnden sätta annat beslut i det överklagade beslutets ställe. Överklagandetiden är tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Överklagandet ska inges till myndighet som meddelat beslutet. Ett beslut ska överklagas skriftligt. I skrivelsen ska klaganden ange vilket beslut som överklagas och de omständigheter som han stödjer sitt klagande på. 7

45 Vid förvaltningsbesvär ska beslutsmyndigheten pröva om överklagandet inkommit i rätt tid (FL 24 ). Har det kommit in för sent ska det avvisas om inte förseningen exempelvis beror på felaktig besvärshänvisning eller på att överklagandet inom överklagandetiden inkommit till den myndighet som skall pröva överklagandet. En avvisning av för sent inkommit överklagande utgör ett överklagbart beslut. Omprövning av beslut Vid förvaltningsbesvär ställs överklagandet till den instans som anges i specialförfattningen men det skall lämnas in till den myndighet som meddelat beslutet. Syftet är bland annat att omprövning ska kunna ske och att handläggningstiden ska bli så kort som möjligt. Om nämnden eller den delegat som fattat beslut i nämndens ställe, finner att beslutet är uppenbart oriktigt, ska beslutet ändras om det kan ske snabbt och enkelt och utan att det blir till nackdel för någon enskilt part. Överklagandet förfaller om beslutet ändras på det sätt som klaganden begär. Förfarandet att på detta sätt ompröva beslut framgår av Förvaltningslagen Om överklagandet inte omprövas till förmån för den enskilde, vidarebefordras överklagandet till den besvärsinstans som har att pröva ärendet, alltså Skolväsendets överklagandenämnd, Kammarrätten eller Förvaltningsrätten. 8

46 Delegationsordning för Viadidaktnämnden Beslutad av Viadidaktnämnden Område/verksamhet Lagrum Delegat Kommunal vuxenutbildning (komvux) Beslut om ta emot elev till grundläggande vuxenutbildning. SL 20 kap 14 Rektor/områdeschef Beslut om att avbryta en elevs utbildning. SL 20 kap 9 Rektor/områdeschef Yttrande av hemkommunen om kommunen åtar sig att svara för SL 20 kap 21 Rektor/områdeschef utbildningskostnaderna för gymnasial vuxenutbildning i annan kommun. Mottagande av gymnasieelev från annan kommun. SL 20 kap 22 Rektor/områdeschef Beslut om antagning till gymnasial vuxenutbildning. SL 20 kap 23 Rektor/områdeschef Beslut om utbildningen ska upphöra för eleven på gymnasial SL 20 kap 9 Rektor/områdeschef vuxenutbildningen. Beslut om vilka nationella kurser som ska ges. 9 Förordning om vuxenutbildning 2 kap 9 Rektor/områdeschef Särskild utbildning för vuxna Lagrum Delegat Beslut att böcker och andra lärverktyg som varje elev har för eget bruk och får behålla som sin egendom, ska anskaffas av eleverna själva eller erbjudas mot avgifter som högst motsvarar huvudmannens kostnader. SL 21 kap 6 Rektor/områdeschef Yttrande från hemkommunen om sökande vill påbörja en utbildning någon SL 21 kap7 Rektor/områdeschef annanstans än i hemkommunen. Beslut om mottagande av elev och antagning till utbildning. SL 21 kap 7 Rektor/områdeschef Upphörande av utbildning för elev i särskild utbildning för vuxna. SL 21 kap 9 Rektor/områdeschef Utbildning i svenska för invandrare (sfi) Lagrum Delegat Kostnad för enstaka egna hjälpmedel samt kostnad för enstaka inslag som SL 22 kap 5 Rektor/områdeschef kan medföra en obetydlig kostnad för eleverna. Beslut om mottagande av elev i sfi. SL 22 kap 15 Rektor/områdeschef Beslut om upphörande av undervisning. SL 22 kap 16 Rektor/områdeschef Beslut om utbildningens omfattning för enskild elev. SL 22 kap 6 Rektor/områdeschef Personaladministrativa ärenden Lagrum Delegat Anställning av personal inom respektive område. Anställning av rektor/områdeschef. Beslut om bisyssla för områdeschef. (Efter yttrande av förvaltningschef) Beslut ang. bisyssla för personal på respektive område. (Efter yttrande av områdeschef/rektor) Uppsägning och avskedande samt avtal om avgångsvederlag eller motsvarande. AB 8 Förvaltningschef, rektor/områdeschef Förvaltningschef Förhandlare på Katrineholms kommuns personalavdelning LAS 7, 18 AB Förvaltningschef i samråd med nämndordförande och personalavdelning Avstängning och disciplinära åtgärder. AB Förvaltningschef, rektor/områdeschef Avstängning och disciplinära åtgärder för personal med BEA-avtal inom arbetsmarknad Områdeschef arbetsmarknad Ledigheter Lagrum Delegat Beviljande av ledigheter pga särskilda skäl (utanför lag, avtal etc) Rektor/områdeschef Förvaltningschef Områdenas personal Rektor/områdeschef Förläggning av ledigheter annan tid än Rektor/områdes-chef begärd/önskad. Ekonomiadministrativa ärenden Lagrum Delegat Rätten att utse beslutsattestanter Lagrum Delegat För respektive område. Förvaltningschef Inom respektive område. (Ekonomiska ansvarsområden fastställs i attestförteckning) Rektor/områdeschef

47 10 Område/verksamhet Lagrum Delegat Övriga ekonomiadministrativa ärenden Lagrum Delegat Firmatecknare för Viadidakt. Förvaltningschef Tecknande/uppsägning av övergripande avtal. Förvaltningschef Tecknande/uppsägning av övriga avtal inom respektive område. Rektor/områdeschef Tecknand av avtal inom respektive område på ett värde av sammanlagt Rektor/områdeschef max kr (i samråd med förvaltningschef). Tecknande av avtal som överskrider kr upp till ett värde av Förvaltningschef sammanlagt kr. Övriga ärenden Lagrum Delegat Beslut att inte lämna ut allmän handling eller beslut om utlämnande med förbehåll. (För handling som finns på stab och service.) TF 2 kap 15 OSL 6 kap Förvaltningschef Beslut att inte lämna ut allmän handling eller beslut om utlämnande med förbehåll. (För handling som finns på respektive område.) Yttrande till besvärsinstans vid överklagade beslut och anmälningar. Beslut på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Undertecknande av ansökan om statsbidrag från Skolverket (efter samråd med ordförande i Viadidaktnämnden). Revidera kommunikationspolicy samt grafisk profil för Viadidakt inkl. bilagor. Upphandling av konsultavtal av tillfällig karaktär 3-7 TF 2 kap 15 OSL 6 kap 3-7 KL 6 kap 36 Rektor/områdeschef Berörd områdeschef, förvaltningschef. Ordförande i Viadidaktnämnden Rektor/områdeschef Kommunikatör Berörd områdeschef/ rektor Konferenser/utbildningar/studieresor/tjänsteresor Lagrum Delegat Förtroendevalda (gäller för belopp på max kr) Ordförande i Viadidaktnämnden Ordförande (gäller för belopp på max kr) Förste vice ordförande

48 DELEGATIONSPROTOKOLL Datum Viadidaktnämnden VIAN/2016:1 3 Förordnande av tf rektor Beslut Förvaltningschef Anna-Lena Ramstedt beslutar på Viadidakt nämndens vägnar att förordna Pelle Norén, att utöver egen tjänst, upprätthålla befattningen som tf. rektor för Viadidakt under perioden till Ärendebeskrivning Vid rektor Sara Alexanderssons frånvaro under perioden till har Anna-Lena Ramstedt, förvaltningschef förordnat Pelle Norén som tf. rektor för Vuxnas Lärande under motsvarande period. Beslutet skickas till:

49

50