1. Utvecklingsgruppens uppdrag, syfte och mandat

Transkript

1 Arbetsmarknadsförvaltningen Utvecklingsstaben Utvecklingsgruppens uppdrag, syfte och mandat Utvecklingsgruppens syfte är att förbättra vårt arbete i förvaltningen tillsammans med invånare. Att uppnå invånarinflytande är en tuff utmaning. För att kunna bemöta denna utmaning behövs en utvecklingsgrupp som driver arbetet framåt och hjälper till att utveckla nya metoder och verktyg. I denna utvecklingsgrupp är förvaltningens olika delar representerade. Utvecklingsgruppen har ett klart och tydligt mandat enligt direktiven för invånarprocessen. Grunden i förväntan på ledarskapet är att fokus ska finnas på invånarens värde av vår verksamhet och att möjliggöra att invånaren är medskapare av vår verksamhet. Utgångspunkten i detta arbete är att ledarskapet speglar förvaltningens verksamhetsidé. Samtliga ledare och medarbetare förväntas bidra aktivt med att invånare engageras i planering, organisering och genomförande av förvaltningens verksamhet. I enlighet med arbetsmarknadsnämndens mål, ska invånaren vara en medskapare och ha inflytande i vår verksamhet och dess utveckling. Perspektiv Nämndens mål Mätetal Målvärde 2017 Målvärde 2018 Målvärde 2019 Invånare Invånare ska ha inflytande på verksamhetens utveckling Upplevd inflytande grad. 50 % 60 % 70 % 1 Utvecklingsgruppen har det övergripande ansvaret, under ledningen, för invånarinflytandeprocessen. Utvecklingsgruppen ska arbeta och tänka i flöden och processer. Förvaltningen ska genomsyras av en gemensam kultur som bejakar invånarinflytande. För att kunna nå framgång med detta arbete måste förvaltningen arbeta aktivt tillsammans med invånaren. Invånaren ska alltså vara en medskapare i sin egen process. För att lyckas med att implementera invånarinflytande är det av högst relevans att förvaltningen tar ett helhetsgrepp. 1 En mätmetod ska under processens gång, vars syfte är att påvisa huruvida organisationen har uppnått målvärdet eller inte 1

2 1.1 Utvecklingsgruppens medlemmar Utvecklingsgruppen består av både invånare 2 samt medarbetare. Medarbetarna är uppdelade efter verksamhetsområde: Arbetsmarknad: Ragnar Mattsson, Anna-Carin Mortenlind, Caroline Larsen, Sandra Broström, Marie Bohlin, Carina Larsson, Pernille Brabrand och Cecilia Nilsson Vuxenutbildning: Ulrika Dakouri, Eva Flensburg, Joakim Uppsäll-Sjögren och Lise-Lotte Karlsson Ekonomiskt bistånd: Maria Ivanov, Katarina Brinkhagen Support: Samir Kafedzic, Ann Abrahamsson, Rami Al-Asaad och Amir Jawad Utvecklingsgruppens medlemmar ansvarar inom respektive verksamhetsområde att driva arbetet för invånarinflytande framåt. Vidare ska utvecklingsgruppens medlemmar även engagera kollegor och föregå med gott exempel i arbetet för att införa invånarinflytande. 1.2 Utvecklingsgruppens värdegrund För att utvecklingsgruppen ska kunna ha en bra framförhållning och en gemensam vision, blir en värdegrund av väsentlig karaktär. Värdegrunden mynnar ut i följande punkter: Utvecklingsgruppen ska verka i en demokratisk anda Utvecklingsgruppen ska arbeta framåt och värna om invånarens bästa Utvecklingsgruppen ska kontinuerligt föra dialog med invånare och analysera med invånare för att komma fram till konkreta planer och en struktur Utvecklingsgruppen ska främja för en ny organisationskultur kring invånarinflytande och verka för att invånaren ska vara en medskapare i utvecklingsprocesserna Utvecklingsgruppen ska verka för en övergång från ord till handling 2 Invånare kommer vara delaktiga i Utvecklingsgruppen sammanträdanden och inkluderas i varierande former. Invånaren kommer vara representerad kontinuerligt under processens gång och byts ut beroende på temat/syftet. Detta för att säkerställa en bred invånarrepresentation, se s.4 för hur invånare kan vara med och påverka organisationen. 2

3 1.3 Arbetsmarknadsförvaltningens definition av invånarinflytande Definitionen innebär att arbetsmarknadsförvaltningen ska arbeta aktivt och kontinuerligt med invånarinflytande. Det behövs för att vi ska kunna leva upp till ambitionerna och intentionerna som vi uttrycker i definitionen. Arbetsmarknadsförvaltningen har ett gemensamt förhållningssätt där vi ser individen som medskapare. Definitionen av invånarinflytande innebär: Invånaren ska ha inflytande över sin situation, sina behov och samhällsutveckling Det ska vara tydligt vilket handlingsutrymme individen har utifrån de lagar, förordningar och politiska beslut som gäller Invånarinflytande omfattar i detta arbete de invånare som av olika anledningar kommer i kontakt med och kan behöva insatser/utbildningar via vår förvaltning Med andra ord, invånaren ska äga sin egen process när den väl är i kontakt med arbetsmarknadsförvaltningen. Vidare behöver arbetsmarknadsförvaltningen koppla definitionen till en tydlig struktur och metodik för hur vi arbetar med ett gemensamt förhållningssätt till invånarinflytande i förvaltningen. Hur väl definitionen slår igenom hänger ihop med hur vi tar till vara och använder informationen som kommer ur invånarinflytande. Därför behöver vi ta fram en struktur för uppföljning. 2. Bakgrund till styrdokument I samband med att strategiska ledningsgruppen har gett i uppgift till utvecklingsgruppen till att ta fram ett arbetssätt och en strategi, har detta dokument bearbetats fram. Styrdokumentet redogör för hur invånare kan vara med och påverka förvaltningens utveckling, utvecklingsgruppens årshjul, metod, kompetensutveckling etc. Detta dokument är ett levande sådant och kommer utvecklas samt bearbetas kontinuerligt under processens gång. 3. Förslag på struktur och organisering Alla insatser och arbetsmarknadsförvaltningens olika tjänster, har i dagsläget ett behov av en löpande utvärdering. Utvärderingen ska ske av, för och att invånaren är i fokus och inte enbart de tjänstemän som arbetar med de olika insatserna. Det kan bidra till ett helhetsperspektiv att någon som är utanför organisationen belyser både för och nackdelar med insatserna/de olika tjänsterna som arbetsmarknadsförvaltningen erbjuder. Utvärderingarna kan ske både digitalt/analogt samt anpassat efter invånarnas förutsättningar och önskemål. Vidare framförde invånarna även att de befintliga insatserna/tjänster behöver utöka sitt utbud samt sträva efter mer individanpassade lösningar. För att kunna uppnå individanpassade lösningar, ska invånare vara inkluderade i utvecklandet av interna 3

4 strukturer för att möjliggöra valfrihetsmodellen. Vilket kan möjliggöra för en trygg och lärorik process för invånarna. 3.1 Struktur för vilka verksamhetsbaserade forum som invånaren kan medverka i Verksamhetsbaserade forum finns redan utifrån invånaren som medskapare, dessa forum kommer att fortsätta och nya kommer att skapas utifrån framtida behov. Utvecklingsområden initierade av invånare. Medverkan från olika invånare utifrån behov av nytt utvecklingsområde: exempelvis ta fram underlag för nya utvecklingsområden. Exempelvis SOFs innovationsgrupp etc. Medverkan utifrån att invånaren är deltagare i insatser: exempelvis: Jobbtorget/Jobb på sikt etc. Medverkan utifrån att invånaren vill förbättra myndighetsutövning och hantering av olika ärenden, exempelvis: försörjningsstöd med mera. Medverkan utifrån att man är elev, exempelvis: Vuxenutbildning (Deltagarrepresantionsgrupper i SFI, utbildningsråd/elevråd) Medverkan från olika invånare utifrån föreningsmedlemskap, exempelvis: Vorta Drom, Inva-Sam, Ria, Fountain House etc. Medverkan från olika invånare utifrån vilket bostadsområde invånaren bor i: Områdesutveckling med invånare (Plantera Plantära och Projekt Rekrytera etc.) Medverkan från olika invånare utifrån behov av nytt utvecklingsområde: exempelvis ta fram underlag till för nya utvecklingsområden. Medverkan från olika invånare i samverkan med andra förvaltningar och myndigheter utifrån behov, exempelvis samverkan med Socialförvaltningen att motverka digitalt utanförskap. Medverkan från olika invånare utifrån samverkansbehov, exempelvis med olika branschråd, näringsliv samt andra aktörer. Medverkan från olika invånare utifrån behov av att förbättra kommunikationen mellan tjänstemän och invånare och organisationens olika utbud. Utifrån dessa verksamhetsbaserade forum ska invånare vara med löpande och påverka processen i vår förvaltning. Exempelvis har invånare varit med och påverkat samt inkommit med förslag på namnet för huvudhandläggare. 4

5 Vidare kan nya utvecklingsområden uppstå och olika behov kan dyka upp under processens gång. Det vill säga att befintliga och nya utvecklingsområden bearbetas kontinuerligt. 3.3 Omfattning på träffarna och säkerställning av bred invånarrepresentation Antalet träffar och omfattningen bör vara kopplat till syfte och grupp för vad arbetet ska utmynna i. En kontinuerlig uppföljning och återkoppling av dialogerna ska ske. Förslagsvis bör utvecklingsgruppen träffas tillsammans med invånare en gång per månad för att ha kontinuitet i arbetet. Utvecklingsgruppens medlemmar ansvarar för att föra invånardialog samt återkoppla till invånare i sina respektive verksamhetsbaserade forum 3. Se 1.1 för vilka verksamhetsbaserade forum utvecklingsgruppen är verksamma inom. Vidare ska invånardialogen föras på invånarens villkor och utvecklingsgruppens medlemmar bör beakta att invånare kan ha andra åtaganden. I årshjulet (se rubrik 3.4) föreslår Utvecklingsgruppen fyra övergripande 4 workshops/år tillsammans med invånare. Under 2017 ska utvecklingsgruppen formulera en plan/strategi som sedan utvecklas kontinuerligt under Med verksamhetsbaseradeforum avses det forum respektive utvecklingsgruppsmedlem är verksam inom, exempelvis: arbetsmarknad/ekonomiskt bistånd etc. 4 Med övergripande workshop avses workshops i större format. 5

6 3.4 Utvecklingsgruppens preliminära årshjul för 2017 Detta årshjul är ett förslag på hur år 2017 kan se ut, årshjulet kan variera beroende på eventuella förutsättningar. Mötestiderna för utvecklingsgruppen är fastställda för januari samt februari månad, resterande tider fastställs så snabbt som möjligt. 3.5 Representation i strukturen Utvecklingsgruppens medlemmar ansvarar även för att säkerställa bred representation genom olika invånarråd. Invånarna som bjuds in till utvecklingsgruppens sammanträdanden ska variera. För att få ett helhetsperspektiv från invånarna, bör även invånare som varit delaktiga i diverse insatser, som är i dagsläget inte inskrivna, även bli inbjudna. 5 5 Se rubrik 3.1 för hur olika invånardialoger kan föras. 6

7 3.6 Flödet av beslut och förbättringar Då befintliga verksamhetsbaserade forum redan finns tillgängliga 6, kommer återkopplingen se ut på följande sätt: Invånarinflytande från befintliga verksamhetsbaserade forum, återkoppling sker till utvecklingsgruppen Utvecklingsgruppen bearbetar underlaget och återkopplar till strategiska ledningsgruppen Strategiska ledningsgruppen beslutar och återkopplar till invånare och utvecklingsgruppen 3.7 Kompensation till invånarna Invånare som väljer att medverka i invånardialoger gör detta utifrån ett egenintresse och en genuin passion för att driva förvaltningens arbete framåt. Det blir viktigt att värna om invånare som vill vara delaktiga i denna process och kompensera dem på något sätt. Kompensation till invånaren kan exempelvis vara: Ett intyg alternativt diplom som certifierar att invånaren har varit delaktig i utvecklingsprocessen Referenser från arbetsmarknadsförvaltningen, vilket kan leda till ett arbete för invånaren i framtiden Ersättning i form av busskort/kulturkort/biobiljetter alternativt friskvårdsmöjligheter En kompensation kan även bidra till ett ökat förtroende och tillit för förvaltningens tjänstemän samt staden i sin helhet. 6 Se rubrik 3.1 för utförligare beskrivning. 7

8 4. Tid och resurser För att kunna införa invånarinflytande i vår organisation behöver utvecklingsgruppen avsatt tid och resurser för detta. Utvecklingsgruppen är medarbetare inom arbetsmarknadsförvaltningen och invånare ingår mötena i olika former. Utvecklingsgruppen föreslår att fyra timmar/vecka 7 avsätts för att driva utvecklingsprocesserna framåt. Utvecklingsgruppen sammanträder en gång per månad, tillsammans med invånare. Inom respektive verksamhetsområde kommer utvecklingsgruppens medlemmar föra invånardialog samt återkoppla till invånarna. 4.1 Samarbete med andra aktörer Invånarna framförde att samspelet bland stadens olika förvaltningar, bolag och tjänstemän emellan behöver bli bättre. Invånare behöver även få mer inflytande inom processerna och bli mer delaktiga. I strävan efter en invånarprocess blir samarbete med invånaren och andra aktörer A och O. 5. Metoder Metoder som kan vara lämpliga i arbetet framöver kan vara: Workshops Dialoger med invånare i olika bostadsområden Samtal i gruppformer, men även individuellt. Utifrån en övergripande plan. Enkäter (både digitalt och i tryckt format) Förslagslåda i arbetsmarknadsförvaltningens olika verksamhetsområden (där invånare kan lämna förslag på utvecklingsområden anonymt). Applikationer med olika e-tjänster som är välanpassade till mobiltelefoner. Systematisk dokumentation av inkomna utvecklingsmöjligheter Utvecklingsgruppen ansvarar för att utveckla nya metoder för invånardialog samt mätmetoder på hur vår organisation kan nå arbetsmarknadsnämndens mål. 7 Den avsatta tiden är inkluderad i medarbetarnas ordinarie arbetstid. 8

9 6. Information och kommunikation Frågorna som bearbetades under workshoparnas gång bidrog till väldigt sunda diskussioner mellan invånare och tjänstemän. Diskussionerna utmynnade ibland annat i att en tydlighet kring tillgänglighet är av behov. Då invånare ska kunna tillgodogöra sig tjänster eller använda en tjänst genom att läsa informationen och lämna informationen som är bäst lämpat för invånaren. Det framgick även att arbetsmarknadsförvaltningen behöver bli mer visuella 8 gentemot invånare, vara mer tydliga och vara mer synliga är våra ledord så att invånare vet vad som kan förväntas när de kommer in till våra olika verksamheter. Invånaren behöver även känna sig trygg för att kunna ventilera och kunna uttrycka sig. Invånaren behöver bli lyssnad på och försöka tillsammans med tjänstemännen kunna komma fram till konkreta, bra och hållbara lösningar. Det är en gemensam utvecklingsprocess som står framför invånare och tjänstemän. Det ska finnas en kontinuitet i arbetet. För att kunna lyckas att nå fram till det gemensamma målet, vilket är att invånaren ska äga sin egen process, behövs en kontinuerlig dialog föras med invånaren. Kommunikationen som sker i dagsläget, både internt och externt, måste förbättras. Invånare framförde förslaget att kommunikationen måste variera, det kan handla om ett personligt möte, eller kommunikation i digital form. Informationen/kommunikationen ska variera och anpassas utifrån invånarens behov Med andra ord behöver kommunikationen samt informationsutdelningen bearbetas och utvecklas kontinuerligt tillsammans med invånaren. Vidare betonade invånare vikten av det personliga mötet och framförde att mötena bidrar till ett ökat förtroende samt en sund relation mellan tjänstemän och invånare. 7. Kompetensutveckling 8 Med visuella i denna kontext avses ett mer arbete visualiserat gentemot invånare, visa för våra invånare vad arbetsmarknadsförvaltningen kan erbjuda för utbildningar och tjänster etc. 9

10 I strävan efter att uppnå en organisation som ständigt bejakar invånarinflytande behövs kompetensen bland organisationens medarbetare och utvecklingsgruppen höjas. Alla medarbetare ska ha kunskap om förvaltningens olika arbetsområden. Invånaren har efterfrågat en bredare kunskap hos de medarbetare de möter för att känna trygghet i mötet. Utvecklingsgruppen ansvarar för att ta fram metoder för kompetensutveckling. Förslag på kompensutvecklande åtgärder: Internutbildningar i tjänstelogik Förvaltningsdag med organisationens olika verksamhetsområden tillsammans med invånare och tjänstemän. Vilket kan bidra till en mer öppenhet samt att invånaren vet vad organisationen arbetar med. Studiebesök med mera Föreläsningar Tjänstemännen ska även ha en god systemkompetens 9, vara serviceorienterade och värna om goda relationer till invånare. Avslutningsvis, samhället är föränderligt, arbetsmarknadsförvaltningen får inte bli nöjda med att ha hittat en lösning och utgå ifrån den permanent, utan en konstant strävan till att hitta flera lösningar bör finnas. Det blir på så sätt en framtidsinvestering för oss och våra invånare och en kontinuerlig utvecklingsprocess. 9 Med systemkompetens syftar vi på att organisationens medarbetare ska kunna hänvisa invånare till rätt person och veta vad arbetsmarknadsförvaltningen kan erbjuda i termer av tjänster med mera. 10