Verksamhetsplan för Västerbergslagens samordningsförbund för verksamhetsåret 2017 Planen gäller från och med 1 jan 2017 till och med 31 dec 2017

Transkript

1 Verksamhetsplan för Västerbergslagens samordningsförbund för verksamhetsåret 2017 Planen gäller från och med 1 jan 2017 till och med 31 dec 2017 Datum: 23 november 2016 Ansvarig: Styrelsen Denna plan bygger på en mall för verksamhetsplanering från Praxis MANAGEMENT KONSULTER

2 Innehållsförteckning Del I: FÖRUTSÄTTNINGAR Beskrivning, presentation av organisation... s.3 Organisationsschema... s.4 Finsams uppdrag och målgrupper... s.5 Finsams grupper och myndigheters uppdrag & ansvarsområden... s.5 Del II: NULÄGE, STYRNING, KRAV Styrning av Finsams verksamhet... s.8 Identifierad Krav och prioriterade krav... s.9 Del III FRAMTID Övergripande strategiska mål.... s Tider för planerings- och utvärderingsprocessen... s.12 2

3 Del I: Förutsättningar Beskrivning, presentation av Västerbergslagens Samordningsförbund Västerbergslagens Samordningsförbund, nedan kallat Finsam, bildades 1 januari Bildandet grundar sig på lagen om finansiell samordning (FINSAM) av rehabiliteringsinsatser SFS 2003:1210. Motivet för denna lagstiftning är att ge de lokala aktörerna bättre möjligheter att prioritera gemensamma insatser. Syftet är att hindra att människor hamnar i en gråzon mellan de olika aktörernas ansvarsområden. Parternas avtalsmässiga förhållanden regleras i en särskild förbundsordning. Medlemmar i Finsam är: Ludvika kommun Smedjebackens kommun Landstinget Dalarna Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Parternas avtalsmässiga förhållanden regleras i Västerbergslagens Samordningsförbunds Förbundsordning De ingående parterna har olika uppdrag, ansvar och befogenheter inom rehabiliteringsområdet. Samverkan är grunden för varje Finsamförbund. Det betyder både samverkan mellan de ingående parterna och även samverkan och samarbete mellan de grupper, funktioner och individer som ingår i Finsam. Såväl de som i strikt mening ingår i organisationen och de som fungerar som referensgrupper för Finsam (Referensgrupper se nedan). Integrerad samverkan tillsammans med kompetensspridning är de viktigaste nycklarna för att uppfylla Finsams övergripande uppdrag. Med stöd från våra lokala ägare, via vårt lokala ägarråd, kommer Finsam kommer att under 2017 arbeta i och prioritera fyra huvudspår för verksamheten Rehabkonsulentteamet. Att organisera Finsam med ett operativt Finsamteam har erfarenhetsmässigt visat sig vara en viktig framgångsfaktor. Skapa arenor för ökad samverkan. Särskilda insatser mot specifika behovsgrupper (Prioriterade områden 2017; Unga med aktivitetsersättning, Psykisk ohälsa, stöd till Socialt företagande, långtidssjukskrivna i offentlig sektor) Bidra till att implementera samverkansplattformen EVI- En Väg In 3

4 Organisationsschema Organisation Finsam Västerbergslagen Formella referensgrupper till Finsam Västerbergslagen Styrelsen Lokala samverkansgruppen (LSG) Förbundschef Styrgrupper - Finsamfinansierade insatser Myndighetssamordnade Insatser 4

5 Finsams uppdrag och dess behovs-/ målgrupper Finsams uppdrag är att genom finansiell samordning av de 5 ingående parterna uppnå en effektiv användning av resurser och insatser för individer i behov av samordnade social- och arbetslivsinriktade rehabiliteringsinsatser. Finsams uppgifter och uppdrag och framgår i Förbundsordning, Västerbergslagens samordningsförbund Besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen. Stödja samverkan mellan de i förbundet ingående parterna. Finansiera sådana insatser som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsområde. Besluta om på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning skall användas. Upprätta verksamhetsplan, budget och årsredovisning för förbundet. Svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna. Målgrupper för Finsam Externa målgrupper Personer som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser Är boende i Ludvika eller Smedjebackens kommuner Samt stämmer in på något av nedanstående: 1. Är långtidsinskrivna vid arbetsförmedlingen, sedan minst ett år. 2. Är långtidssjukskrivna sedan minst ett år. 3. Erhåller sjukersättning eller aktivitetsersättning från Försäkringskassan. 4. Erhåller långvarigt försörjningsstöd via kommunens socialtjänst (minst 6 månader under den senaste 12-månadersperioden). 5. Eller har andra synnerliga skäl. Interna målgrupper Som framgår ovan är ett av Finsams huvudspår att skapa Arenor för ökad samverkan. Målgrupper för detta huvudspår är våra medlemmar och vid behov även andra aktörer i samhället. Finsams gruppers, befattningshavares, myndigheters uppdrag och ansvarsområden Nedanstående uppdrag för styrelsen finns i dokumenten: Arbetsordningen för styrelsen för Västerbergslagens samordningsförbund samt i Förbundsordningen. Dessutom bygger nedanstående text på dokumentet Policy för intern kontroll. Förbundschef uppdrag kommer under 2017 att omformuleras och den tidigare Instruktion för förbundets verkställande tjänsteman kommer att omarbetas till Instruktion för förbundets Förbundschef. Uppdraget för Finsams styrelse Styrelsen är samordningsförbundets högsta beslutande och förvaltande organ och har ansvar för utveckling och ekonomi. Styrelsens arbete regleras i förbundsordningen och i arbetsordning för styrelsen. Enligt förbundsordningen ska styrelsen svara för uppföljning och 5

6 utvärdering av rehabiliteringsinsatserna. I styrelsen ingår politiskt valda representanter från kommunerna och Landstinget. Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan företräds av chefstjänstemän i styrelsen. Av förbundsordningen framgår att mandattiden är fyra år och räknas från och med den 1 april året efter det då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet. Styrelsens uppdrag och uppgifter fastställs i Arbetsordningen för styrelsen för Västerbergslagens samordningsförbund. Antagen av styrelsen Styrelsens uppgifter enligt 2 är: Fastställa förbundets strategiska inriktning. Försäkra sig om att kontrollen över förvaltningen av förbundets angelägenheter är tillfredsställande. Besluta om budget inom av huvudmännen fastställd ekonomisk ram. Godkänna investeringar överstigande kronor. Godkänna avtal eller andra åtaganden överstigande kronor. Utse firmatecknare. Utse verkställande tjänsteman, fastställa instruktion för tjänstemannen samt tjänstemannens ersättningar och förmåner. I samma dokument 3 fastställs styrelsens beslutsregler. Som styrelsens beslut gäller den mening, för vilken mer än hälften av de närvarande röstar. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder. Styrelsen ska så långt som möjligt sträva efter samförståndslösningar. Styrelsen är beslutsför om minst tre ledamöter är närvarande varav en måste utgöras av antingen ordförande eller vice ordförande. Styrelsens ansvar gällande att uppfylla Intern kontroll enligt dokumentet Policy för intern kontroll Enligt dokumentet: Policy för intern kontroll har styrelsen för Västerbergslagen fattat beslut om att planera och genomföra intern kontroll av Finsams verksamhet. Syftet med den interna kontrollen är att verksamheten ska uppfylla kraven på: Ändamålsenlighet och vara kostnadseffektiv. Tillförlitlighet gällande finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer. Kravet på intern kontroll finns i Kommunallagen t.ex. 6:1, 6:2 samt 6:3. Information om vad den interna kontrollen kan inbegripa och hur den kan genomföras finns att läsa i dokumentet Policy för intern kontroll. Uppdraget för Rehabkonsulentteamet För planering och åtgärder på individnivå finns ett, av parterna sammansatt, team av rehabkonsulenter med olika bakgrund och kompetensområden. Nytt för 2017 är att det bildats en styrgrupp med operativa chefer från respektive huvudman, som kommer att styra och leda teamets arbete, för att tydliggöra att det inte är förbundet i sig som bedriver operativ rehabverksamhet, utan att det är parternas egen verksamhet. Förbundschefens roll kommer inte att vara arbetsledande, då det är parterna som har arbetsgivaransvar för sin respektive medarbetare. De tidigare upprättade Tjänsteköpsavtalen, samt Överenskommelse om delegering av arbetsledning sägs därmed upp för 2017, och ersätts av ett Samverkansavtal. Teamets medarbetare har alla kvar sin anställning hos sina respektive arbetsgivare, våra huvudmän. De arbetar operativt med samordnad rehabilitering för sina respektive huvudmän, men med finansiering av Västerbergslagens Samordningsförbund. Personerna som deltar i rehabilitering kallas deltagare. Teamet har till uppgift att utifrån styrelsens krav och teamets styrgrupps intentioner arbeta fram hållbara rehabiliteringsmetoder för deltagarna. I genomsnitt ska teamet erbjuda 50 rehabiliteringsplatser. Rehabprocessens längd är tidsbegränsad till 24 månader med möjlighet till 12 månaders förlängning. Rehabkonsulentteamet har fram till och med 2016 bestått av 5 personer. Inför 2017 kommer Försäkringskassan att istället för att leverera en medarbetare på 75 %, ha en medarbetare på 6

7 plats ca 20 % på Försäkringskassans egen bekostnad. Denne kommer inte att ingå i teamet så som tidigare utan utföra Försäkringskassans ordinarie uppgifter samt fungera som ett stöd för övriga teammedarbetare gällande Försäkringskassefrågor. Uppdraget för projekt och liknande verksamheter Arenor för samverkan Syftet med denna verksamhet är att skapa arenor för dialog och ökad samverkan mellan våra parter, att möjliggöra möten! Projektstöd/projektmedverkan Syftet med denna verksamhet är att möjliggöra en insats som det finns behov av men som saknar ekonomiska eller andra medel, för att kunna genomföras. Stödet kan ges i form av ett personligt deltagande i t.ex. en styrgrupp eller att vårt Förbund finansiellt, helt eller delvis, skapar förutsättningar så att insatsen blir genomförd. Det kan både handla om individinriktade och/eller strukturövergripande insatser, där man t.ex. skapar nya arbetsmodeller, testar metoder, utvecklar eller kartlägger, eller på annat sätt vill genomföra något som går utanför parternas ordinarie uppdrag och budget. Insatser som Finsam finansierar skall utvärderas enligt befintliga fasta kriterier. Insatsens goda resultat bör tas tillvara och implementeras i de respektive verksamheterna. Uppdraget för referensgrupper till Finsam Lokala samverkansgruppen Den lokala samverkansgruppen (LSG) är gemensam för Ludvika och Smedjebacken och är sammansatt av chefer, på olika nivåer och från olika verksamheter i kommun och landsting samt från Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. LSG har till uppgift att bland annat få till en väl fungerande samverkan för rehabiliteringsarbetet, minska försörjningskostnaderna, minska antalet sjuk- och aktivitetsersättningar och utveckla den sociala rehabiliteringen och öka individernas försörjningsgrad. Styrgrupperför Finsamfinasierade insatser Styrgrupperna för de insatser som finansieras genom Samordningsförbundet har till uppgift att följa det samverkansavtal som från och med 2017 kommer att upprättas med varje insats. Avtalet bygger på den ansökan till förbundet som beslut om finansieringen grundar sig på, i vilken bakgrund till insatsen, samt dess mål, syfte och genomförande beskrivs. För 2017 har den nya styrgruppen för Rehabkonsulentteamet inte behövt äska/ansökt om medel för insatsen från förbundet, så som övriga insatser. Detta för att styrgruppens arbete inte kom igång förrän under december Vi kommer dock att jobba med dessa frågor under 2017 och för 2018 kommer även teamets kostnader att äskas från förbundet. 7

8 Del II: Nuläge Styrning och uppföljning och utvärdering av Finsams verksamhet Styrningen i Västerbergslagens samordningsförbund bygger på principer för resultatbaserad styrning. En grund i denna är att verksamheter inom Finsam systematiskt använder PDCA i sitt utvecklingsarbete. Plan Do Check Act/Adjust. (På Svenska: Planera Genomföra - Utvärdera/ Följa upp Förbättra.) Verksamhetsplanen som ett styrverktyg Finsams styrelse är ansvarig för denna verksamhetsplan. Uppdragen och målen i denna plan är övergripande styrande för Finsams verksamheter. Det betyder för t.ex. Rehabkonsulentteamets styrgrupp/medarbetare att de ska uppfatta målen i denna VP som krav på dem själva som de har i uppgift att bidra till att uppfylla. Allas delaktighet i planering bryta ned målen i en egen plan Utifrån de identifierade kraven i VP ska Rehabkonsulentteamet formulera/konkretisera egna slut- och smartmål, som när de förverkligas, bidrar till att uppfylla VP:s mål. Det är också möjligt att identifiera andra/ ytterligare krav riktade till den egna verksamheten och sätta mål utifrån dessa krav. Teamets plan ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till Förbundschef enligt datum som denne beslutar. Allas delaktighet i utvärdering Teamet ska, i enlighet med tidsplan för planerings- och utvärderingsprocessen, i en för detta ändamål förtryckt utvärderingsmall (i word-fil), genomföra en systematisk självutvärdering av den egna planens mål och arbetssätt. Självutvärderingen ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till Förbundschef enligt tidplanen. Teamets dokumenterade självutvärdering bildar ett underlag för att utvärdera den gällande VP och skapa en ny reviderad VP för nästkommande verksamhetsår. Nedan en grafisk beskrivning av PDCA-processen Styrelsens PDCA 6.P. Utifrån identifierade förbättringsområden upprättar och reviderar styrelsen VP för Västerbergslagens samordningsförbund. 5. C+A Med resultatet av teamets självutvärdering som utgångspunkt, bedömer styrelsen måluppfyllelse och analyserar det verkliga resultatet. A C P D 1.P. Styrelsen upprättar en Verksamhetsplan (VP) för Västerbergslagens samordningsförbund. Teamets PDCA 4. C+A Teamet genomför självutvärdering genom att bedöma måluppfyllelse och genom att analysera de verkliga resultatet. Därefter föreslås förbättringar. A C P D 2 P. Teamet uppfattar målen i VP som krav på teamet självt och upprättar utifrån kraven operativa mål och aktiviteter. 3.D. Teamet arbetar för att uppfylla sina mål och genomföra sina planerade aktiviteter. 8

9 I denna verksamhetsplan har styrelsen valt att identifiera följande övergripande krav som riktar sig till Västerberslagens samordningsförbund Samtliga uppdragsbeskrivningar i denna verksamhetsplan ska uppfattas som krav på att uppfylla uppdraget. Krav bör uppfattas som krav, behov och förväntningar och som ställs på FINSAMs verksamhet. En kravanalys är nödvändig för att i högre grad säkerställa att rätt mål upprättas. Regeln är: Först krav sedan mål. Identifierade och prioriterade krav som målsatts i denna verksamhetsplan Förtydliga Finsams roll och uppdrag för Finsams parter. Minst 15 deltagare i insatsen Rehabkonsulentteamet ska komma ut i egenförsörjning. Medverka till att skapa arenor för samverkan Bidra till att implementera samverkansplattformen EVI- En Väg In Medverka till att insatser för specifika och för förbundet prioriterade målgrupper kommer till stånd (Unga med aktivitetsersättning, kunskap kring Psykisk ohälsa, stöd till Socialt företagande, långtidssjukskrivna i offentlig sektor) 9

10 Del III: FRAMTID Övergripande strategiska mål för Västerbergslagens samordningsförbund för verksamhetsåret 2017 Följande målbegrepp används i denna verksamhetsplan. Slutmål= Ett önskat framtida resultat eller ett tillstånd. SMART mål = Ett önskat resultat eller tillstånd som är specifikt, mätbart. accepterat, realistiskt, tidsatt. Om målet inte är tidsatt gäller sluttid för denna VP. VP:s prioriterade krav: Minst 15 av Rehabkonsulentteamets deltagare ska komma ut i egenförsörjning. VPs eget slutmål 1 Minst 15 av deltagarna ska komma ut i rätt försörjning. VP:s eget SMART mål 1a Minst 15 av deltagarna ska komma ut i arbete, studier, sjuk/aktivitetsersättning eller vara Jobb ready. Målet är uppfyllt när minst 15 deltagare uppnått detta mål. Målet ska vara uppfyllt den 31 december Ansvariga för förverkligande av målet; Rehabkonsulentteamet VP:s prioriterade krav: Förtydliga Finsams roll och uppdrag för Finsams parter. VP:s eget Slutmål 2 Förtydliga Finsams roll och uppdrag för Finsams parter. VP:s SMART mål 2a Finsams parter ska ha kännedom om och förstå vad de kan göra inom ramen för Finsam. Utvärderas genom styrelsens genomsnittliga egen skattning av parternas kännedom och förståelse på en fyrgradig skala. 4= Mycket stor förståelse och kännedom 3=Ganska god förståelse och kännedom, 2= Har i ngn mån kännedom och förståelse. 1=Har inte alls eller i stort inte alls förståelse och kännedom. Skattat nuläge vid utvärdering nov-16; 2,74. Målet uppfyllt om genomsnittliga skattningen blir 3,2. Målet ska vara uppfyllt den 31 oktober Ansvariga för förverkligande av målet; Styrelsen och Förbundschef VP:s SMART mål 2b Finsams styrelse ska vara mycket väl insatta i Finsams verksamhet. Utvärderas genom styrelsen genomsnittliga egen skattning av hur väl styrelsen är insatta i Finsams verksamhet på den fyrgradiga skalan. (Se smartmål 2.a) Skattat nuläge vid utvärdering i nov-16; 3,5. Målet uppfyllt om skattningen blir 4.0 Målet ska vara uppfyllt den 31 oktober Ansvariga för förverkligande av målet; Styrelsen 10

11 VP:s prioriterade krav: Medverka i arenor för samverkan VP:s eget Slutmål 3 Medverka till att skapa arenor för samverkan VP:s SMART mål 3a Förbundet skall under 2017 medverka till att skapa arenor för samverkan. Målet utvärderas med dikotomi. Vi har medverkat till att skapa arenor för samverkan, eller vi har inte medverkat till att skapa arenor för samverkan. Målet ska vara uppfyllt 31 oktober Ansvariga för förverkligande av målet; Styrelsen och Förbundschef VP:s prioriterade krav: Bidra till att implementera samverkansplattformen EVI- En Väg In. VP:s eget Slutmål 4 Bidra till att implementera samverkansplattformen EVI- En Väg In VP:s SMART mål 4a Förbundet skall under 2017 bidra till att implementera samverkansplattformen EVI- En Väg In. Målet utvärderas med dikotomi. Vi har bidragit till att implementera samverkansplattformen EVI- En Väg In, eller vi har inte bidragit till att implementera samverkansplattformen EVI- En Väg In. Målet ska vara uppfyllt 31 oktober Ansvariga för förverkligande av målet; Styrelsen och Förbundschef VP:s prioriterade krav: Medverka till att insatser för specifika och för förbundet prioriterade målgrupper kommer till stånd VP:s eget Slutmål 5 Medverka till att insatser för specifika och för förbundet prioriterade målgrupper kommer till stånd. VP:s SMART mål 5a Förbundet skall under 2017 bidra till att insats för Unga med aktivitetsersättning kommer till stånd. Målet utvärderas med dikotomi. Vi har bidragit till att insats för Unga med aktivitetsersättning kommit till stånd, eller vi har inte bidragit till att insats för Unga med aktivitetsersättning kommit till stånd. Målet ska vara uppfyllt 31 oktober Ansvariga för förverkligande av målet; Styrelsen och Förbundschef 11

12 VP:s SMART mål 5b Förbundet skall under 2017 bidra till att insatser för att öka kunskapen kring Psykisk ohälsa kommer till stånd. Målet utvärderas med dikotomi. Vi har bidragit till att insatser för att öka kunskapen kring Psykisk ohälsa kommit till stånd, eller vi har inte bidragit till att insatser för att öka kunskapen kring Psykisk ohälsa kommit till stånd. Målet ska vara uppfyllt 31 oktober Ansvariga för förverkligande av målet. Styrelsen och Förbundschef VP:s SMART mål 5c Förbundet skall under 2017 bidra till att insats för stöd till socialt företagande kommer till stånd. Målet utvärderas med dikotomi. Vi har bidragit till att insats för stöd till socialt företagande kommit till stånd, eller vi har inte bidragit till insats för stöd till socialt företagande kommit till stånd. Målet ska vara uppfyllt 31 oktober 2017 Ansvariga för förverkligande av målet. Styrelsen och Förbundschef VP:s SMART mål 5d Förbundet skall under 2017 bidra till att insats för långtidssjukskrivna i offentlig sektor kommer till stånd. Målet utvärderas med dikotomi. Vi har bidragit till att insats för långtidssjukskrivna i offentlig sektor kommit till stånd, eller vi har inte bidragit till insats för långtidssjukskrivna i offentlig sektor kommit till stånd. Målet ska vara uppfyllt 31 oktober 2017 Ansvariga för förverkligande av målet. Styrelsen och Förbundschef Tid för organisationens planerings-, utvärderings- och förbättringsprocess VP 2017 färdigdokumenterad senast Framtagen teamplan 2017 senast Utvärdering av teamplan 2017 senast Utvärdering av VP 2017 senast Framtagande av VP för 2018 senast Framtagande av Teamplan för 2018 senast