Verksamhetsplan för Centralen i Nedansiljans samordningsförbund 2016 Framtaget med ledningsgruppen den 13 nov 2015

Transkript

1 1 Verksamhetsplan för Centralen i Nedansiljans samordningsförbund 2016 Framtaget med ledningsgruppen den 13 nov 2015 VP Fastställt Leksand Centralens Ledningsgrupp

2 2 Innehållsförteckning Organisationsschema för Centralen s.3 DEL I Förutsättningar Beskrivning, presentation av Nedansiljans samordningsförbund s.4 Centralens Övergripande uppdrag och vision s.4 Uppdrag för Finsams styrelse s.5 Centralens genomförandeprocess med deltagaren Uppdrag för funktioner i genomförandeprocessen s.6-7 Centralens operativa struktur s.8 Uppdrag för funktioner inom den operativa strukturen s.9 Styrning, uppföljning och utvärdering av Centralens verksamhet s.10 DEL II Nuläge LGs identifierade övergripande krav på Centralen 2016 s.11 LG:s Prioriterade krav 2016 s.11 DEL III Framtid Övergripande mål för Centralen s.12 Tider för organisationens planerings-, utvärderingsoch förbättringsprocessen s.13

3 3 Organisationsschema för Centralen i Nedansiljans samordningsförbund Finsams styrelse Förbundschef Centralens Ledningsgrupp Centralens medarbetare Lotsar, Handläggare, Koordinator

4 4 DEL I FÖRUTSÄTTNINGAR Beskrivning, presentation av Nedansiljans Samordningsförbund Bildandet av Samordningsförbund grundar sig på lagen om finansiell samordning (SFS) av rehabiliteringsinsatser SFS 2003:1210. Sådan samordning ansågs nödvändig eftersom behovet av rehabilitering inte i tillräcklig utsträckning tillgodoses av de enskilda myndigheterna. Den 1 januari 2004 trädde lagen i kraft. Lagen gör det möjligt för Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommun och landsting/region att samverka finansiellt inom välfärds- och rehabiliteringsområdet. Samordningsförbunden kallas ofta omväxlande för Finsam eller kort och gott Förbundet. Nedansiljans samordningsförbund, bildades 1 april En utveckling av samordningsförbundets verksamhet beslutades i oktober Centralen fick en central och prioriterad roll. En ledningsgrupp tillsattes som övertog uppdraget från Finsams styrelse att ha det direkta ansvaret för att Centralens uppdrag och vision uppfylls på ett optimalt sätt. (Se nästa sida styrelsens uppdrag och sid.8 för förtydligande av ledningsgruppens uppdrag.) Inför 2015 års verksamhetsplan utvecklades Centralen ytterligare. För att säkerställa Centralens övergripande uppdrag beslutades att ytterligare förtydliga dess roll och syfte. Det medförde utveckling av befintliga strukturer och en beskrivning av Centralens genomförandeprocess med deltagare. Centralens övergripande uppdrag Centralen är en arena för samverkan av insatser för att stödja människor. Centralens målgrupp är personer som behöver mer stöd för sin rehabilitering än vad de ordinarie myndigheterna på egen hand kan erbjuda och som därför inte omedelbart är anställningsbara och som saknar fotfäste på arbetsmarknaden. Det övergripande syftet är att minska dessa individers utanförskap och förbättra deras förmåga att få arbete och egen försörjning. Deltagare är den term som används för Centralens målgrupp. Bildandet av Centralen syftar till att minska deltagarnas utanförskap och förbättra deras förmåga att få arbete och egen försörjning genom erhålla samverkansvinster i form av bättre resursanvändning, erfarenhetsutbyte och kompetensutveckling. Centralen ska åstadkomma detta bland annat genom finansiell samordning av rehabiliteringsinsatserna och effektivare användning av gemensamma resurser. Centralens vision Genom samverkan ska Centralen stötta människor att ta makten över sina egna liv.

5 5 Uppdrag för Finsams styrelse Samordningsförbundets styrelse har ett övergripande strategiskt icke operativt uppdrag att styra Centralen genom mål och medel. Styrelsen har en mandatperiod av 4 år. Styrelsen utser ordförande och vice ordförande bland ledamöterna. Styrelsens övergripande ansvarsområde Finsams styrelse ger ett tydligt uppdrag till Förbundets Förbundschef, att tillsammans med parterna: AF, Landstinget Dalarna, FK, samt de tre ingående kommunerna, samverka genom Centralen. Finsam finansierar delar av Centralens lokaler, konferensrummen, kontoren för förbundschef och medarbetare. Även personalkostnaderna för Förbundschefen samt Centralens medarbetare finansieras av förbundet. (Se sid 8 Samordnarens uppdrag) och syfte.) Finsam finansierar dessutom även gemensamma utbildningsinsatser för Centralen köp av tjänster som gagnar verksamheten på Centralen m.m. Styrelsens strategiska ansvar Styrelsen fastställer och säkerställer Centralens nuvarande och framtida inriktning genom att ge Centralen i uppdrag att samordna och samverka kring rehabiliterande insatser för Centralens målgrupper. Styrelsen fastställer syften och uppdrag för Centralen. Styrelsen ansvarar för att Centralen lever upp till den aktuella förbundsordningen för Finsam. Styrelsen fastställer den av Centralens ledningsgrupps årliga upprättade verksamhetsplan som beskriver uppdrag och mål. Styrelsen fastställer också principer för hur Centralen ska styras. Styrelsens kontrollansvar Styrelsen kontrollerar verksamheten genom att följa upp måluppfyllelsen och de tilldelade medlen. Styrelsen tar kontinuerligt del av ledningsgruppens genomförda och dokumenterade uppföljningar. Utvärderingar kan leda till att styrelsen förtydligar och utvecklar syften och uppdrag.

6 6 Centralens genomförandeprocess med deltagaren Team Vägen in Samordnings möte Handlings plan/sip Uppföljning dokumentation Vägen ut Konsultation Samordningsmötets uppdrag och syfte Samordningsmötets syftar till att för Centralens deltagare hitta rätt stöd från rätt aktör i rätt tid. När handlingsplanen inte fungerar och en enskild handläggare på myndigheten är villrådig och behöver få stöd och vägledning i sitt arbete med deltagaren eller i de fall när fler parter behöver involveras kontaktas Centralen via Centralens koordinator. Utifrån deltagarens individuella behov utser Samordningsmötet ett team som upprättar en individuell handlingsplan (SIP) för deltagaren som beskriver vad som ska hända och när uppföljning ska ske och vem som är ansvarig för vad i processen med deltagaren. (SIP se förklaring sid. 7) Samordningsmötet kan också ge konsultation till medarbetare från de samverkande myndigheterna. Samordningsmötet hålls varje måndag kl En gång i månaden på AME i Rättvik och en gång i månaden på Stationen i Gagnef och två gånger i månaden på Centralen i Leksand. På samordningsmötet deltar medarbetare som representerar Arbetsförmedling och Försäkringskassan, representanter från Rättviks, Leksands och Gagnefs socialförvaltningar. Dessutom deltar representanter från vårdcentralerna Rättvik och Leksand och representanter från Rättvik och Leksands psykiatriska mottagningar. Från Centralen deltar följande av Centralens egna medarbetare: Elisabeth Larsson, koordinator och lots, Berndt Nordahl FK handläggare, XX AF handläggare, Anna Sjöberg teamledare och lots. Under 2016 ska ytterligare en lots ingå i centralens bemanning. Kommunerna representeras av en socialsekreterare. När t.ex. samordningsmötet är i Rättvik är det alltså en socialsekreterare från Rättvik som är med på mötet. Landstinget representeras av rehabiliteringssamordnaren på vårdcentralen och sjuksköterska från psykiatriska mottagningen i Rättvik och Leksand. Kommunernas och Landstingets representanter kompletterar samordningsmötet dels med sin specifika kompetens och del som budbärare mellan Centralen och vårdcentral och psykiatriska mottagningen.

7 7 Teamets uppdrag och teamets medarbetare Teamet är, som ovan framgår, en operativ grupp som utses på Samordningsmötet och som utifrån deltagarens individuella behov av stöd/samordning upprättar en individuella handlingsplan (SIP). Teamet kan bestå dels av medarbetare från Centralen, dvs. de som Finsam finansierar, dels av kompetenser från samverkande myndigheter och dels naturligtvis av både medarbetare från Centralen och från samverkande myndigheter. Konsultation Konsultation är en rådgivande insats och arbetssätt som ledningsgruppen bestämt ska finnas för myndigheternas medarbetare. Syftet är att myndigheternas medarbetare tidigt ska få hjälp med klienter, patienter, deltagare när de behöver stöd i vad de ska göra och vilka åtgärder som det finns att tillgå. Konsultation ges av Centralens medarbetare men också av andra kompetenser som Koordinatorn har kallat. (Se sid. 8 Koordinators uppdrag) Konsultation görs av de kompetenser som deltar på Samordningsmötet. Finns behov av fördjupad konsultation innan beslut om insatser fattas, bokas ett möte med de kompetenser det berör. Utifrån konsultationen tillsätter man team och insatser. SIP. Samordnad individuell handlingsplan SIP upprättas enligt kraven i HSL, SOL eller kraven som Centralen ställer. Teamen upprättar en SIP med deltagarens behov i fokus. SIP är ett praktiskt redskap för medarbetare i sitt arbete och ger en tydlighet för deltagaren vad som kommer att ske. SIP ska följas upp och ev. revideras vid behov. Uppföljning/ dokumentation Tillsammans med deltagaren och uppdragsgivaren genomförs planerade uppföljningar av insatser med ansvarig i teamet kring deltagaren. Löpande dokumentation skall göras för att möjliggöra en kvalitativ uppföljning. SIP/handlingsplan är alltid underlaget för uppföljningen. Uppföljningen dokumenteras och eventuella justeringar görs i SIP. Övriga insatser Arbetsförmågebedömning Vägledande klargörande samtal Utredning Praktik/arbetsträning Studier Insatser kan ske hos följande aktörer Samhall AME Rättvik/Leksand/Gagnef Privata näringslivet Sociala företag Öppenvårds psykiatri Vårdcentraler Folkhögskolor / Komvux Socialtjänst

8 8 Centralens operativa struktur Ledningsgruppen Förbundschef ( 1,0 årsarb.) 3 Lotsar (2.75 årsarb.) 2 handläggare (1,30 årsarb.) Koordinator (0,25 årsarb.) Ledningsgruppens uppdrag LG har ansvar för att Centralens uppdrag, VP:s mål och vision uppfylls på ett optimalt sätt. LG ansvarar för att ingående myndigheter får relevant information om Centralens verksamhet och att Centralen får den information de behöver från verksamheterna. LG ansvara årligen för att upprätta en verksamhetsplan senast 15/11. Förbundschefens uppdrag Ansvara för att ledningsgruppens beslut rörande Centralens arbete verkställs. Ansvara för budget och administrativa uppgifter. Leda och följa upp utvecklingsarbetet inom Centralen. Utveckla samverkan med andra aktörer. Förbundschefens uppdrag gentemot Styrelsen Se till att styrelsens beslutade övergripande strategier följs. Förbereda styrelsemöten och rapportera till styrelsen hur verksamheten fortlöper. Skriva protokoll på styrelsemötena. Redovisa ekonomi enligt delegationsordning. Lotsarnas uppdrag Lotsa och stötta med individen i fokus utifrån upprättad handlingsplan/sip. Som grund används ett lösningsfokuserat arbetssätt. Aktivt arbeta för möjlighet till utökade arbetsförlagda aktiviteter. Vara en länk mellan individ och myndigheter.

9 9 Handläggarnas uppdrag Handläggare AF (0.50 årsarbetare) Utreda och följa upp deltagarens arbetsförmåga. Upprätthålla kontakt med Samhall, privata näringslivet för att få möjlighet till prövningsplatser och anpassade anställningar. Vara behjälplig i myndighetsuppdraget. Handläggare FK (0,80 årsarbetare) Delta i arbetsförmågebedömning. Följa upp handlingsplan/rehabiliteringsplan/sip för att säkerställa att deltagaren får rätt ersättning. Vara behjälplig vid företagskontakter och i samband med myndighetsuppdraget. Behjälplig vid ansökan om ersättning från Försäkringskassan. SUS registrering (verksamhetssystem). Koordinators uppdrag landstinget (0,25 årsarbetare) Tar emot ärenden från myndigheterna som anmäls till Centralen. Säkerställer att rätt kompetens finns på plats på samordningsmötet. Följer upp aktuella ärenden som Centralen ansvarar för. Tjänster och finansiering av Centralens medarbetare Nedansiljans samordningsförbund finansierar: Läge då Verksamhetsplanen fastställs : Berndt Nordahl, FK 80% Handläggare. XXXX AF 50 % Handläggare. Elisabeth Larsson, Landstinget Dalarna. 25% Koordinator och 75% Lots. Anna Sjöberg Leksands kommun 100% Lots. I denna roll ingår att vara teamledare för centralens medarbetare Rekrytering av 100 % ska genomföras.

10 10 Styrning, uppföljning och utvärdering av Centralens verksamhet Styrningen i Centralen bygger på principer för resultatbaserad styrning. En grund i denna är att systematiskt använda PDCA i utvecklingsarbetet. Plan Do Check Act/Adjust. (På Svenska: Planera Genomföra - Utvärdera/ Följa upp Förbättra.) Styrelsens strategiska ansvar Styrelsen fastställer och säkerställer Centralens nuvarande och framtida inriktning genom att ge Centralen i uppdrag att samordna och samverka kring rehabiliterande insatser för Centralens målgrupper. Styrelsen fastställer den av Centralens ledningsgrupps årliga upprättade Verksamhetsplan. Från och med 2014 fastställer styrelsen även ledningsgruppens ledamöter. Verksamhetsplanen som ett styrverktyg Ledningsgruppen (LG) är ansvarig för upprättande av en Verksamhetsplan (VP). Uppdrag och mål i VP är övergripande styrande för Centralens operativa verksamhet. Allas delaktighet i planering bryta ned målen i en egen plan Utifrån de identifierade kraven i VP ska Centralens team, dvs. de som finansieras av Finsam, formulera/konkretisera egna slut- och smartmål, som när de förverkligas, bidrar till att uppfylla VP:s mål. Det är också möjligt att identifiera andra/ ytterligare krav riktade till den egna verksamheten och sätta mål utifrån dessa krav. Planen ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till Förbundschefen enligt datum som denne beslutar. Allas delaktighet i utvärdering Centralens team ska, i enlighet med tidsplan för planerings- och utvärderingsprocessen, i en för detta ändamål förtryckt utvärderingsmall (i Word-fil), genomföra en systematisk självutvärdering av den egna planens mål och arbetssätt. Självutvärderingen ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till Förbundschefen enligt tidplanen. Teamets dokumenterade självutvärdering bildar ett underlag för att utvärdera den gällande VP och skapa en ny reviderad VP för nästkommande verksamhetsår.

11 11 DEL II NULÄGE Ledningsgruppens identifierade övergripande krav för Centralen 2016 Att fastställa prioriterade krav är en del av en nödvändig nulägesanalys som i sin tur ligger till grund för upprättande av mål. Krav i detta sammanhang bör uppfattas som krav och uttalade eller underförstådda behov som är ställd både utifrån och inifrån verksamheten. Samtliga uppdragsbeskrivningar i denna Verksamhetsplan ska uppfattas som krav på att uppfylla uppdraget. Identifierade krav som inte målsattes i denna verksamhetsplan Mäta nöjdhet hos handläggarna i myndigheterna. Ta fram och utveckla tydliga dokumenterade riktlinjer för när en person inte längre ska vara deltagare i Centralen. Utveckla AME enheternas samverkan. Upprätta ett Ha kul mål för ledningsgruppen. Identifierade och prioriterade krav som målsatts i denna verksamhetsplan SIP ska användas till 100%. Medarbetare nöjdhet. Förtydliga ledarskapet i Centralen. Den nya arbetsprocessen i Centralen ska implementeras. I nuläget lämnar 50% av Centralens deltagare med egenförsörjning. Det prioriterade kravet är att 75 % av deltagarna ska lämna Centralen med arbete, studier, aktivitet eller sjukersättning.

12 12 DEL III FRAMTID 2016 Övergripande mål upprättade av LG i Verksamhetsplan 2016 för Centralen. Målbegrepp som används i denna verksamhetsplan Slutmål= Ett önskat framtida resultat eller ett tillstånd. SMART mål = Ett önskat resultat eller tillstånd som är specifikt, mätbart. accepterat, realistiskt, tidsatt. Om inget slutdatum är dokumenterat för SMART målet, gäller slutdatum för denna VP dvs VP:s prioriterade krav SIP ska användas till 100%. VP:s eget Slutmål 1 Centralens deltagare ska ha en SIP. VP:s eget SMART mål 1a Alla Centralens deltagare ska ha en SIP ska vara uppfyllt senast Ansvariga för förverkligande av SMART målet Centralens medarbetare. VP:s prioriterade krav Medarbetar nöjdhet. VP:s eget Slutmål 2 Nöjda medarbetare. Med medarbetare menas här respektive myndigheters medarbetare. VP:s eget SMART mål 2a Ta fram ett sätt att mäta medarbetarnas nöjdhet som är relevant för Centralens verksamhet. SMART målet mäts med dikotomi: Det har tagits fram ett sätt att mäta nöjdhet som är relevant för Centralens verksamhet. Under 2016 genomförs en konferens som syftar till att öka nöjdheten hos medarbetarna i respektive myndighet VP:s eget SMART mål 2b Genomföra mätningen av medarbetarnas nöjdhet vid två tillfällen. SMART målet är uppnått när de två mätningarna är genomförda. Ansvariga för förverkligande av SMART 2a och 2b. Förbundschef VP:s prioriterade krav Förtydliga ledarskapet i LG. VP:s eget slutmål 3 Få en rutin för möte och beslut i LG. VP:s SMART mål 3a Rutiner finns för möten och hur beslut i ledningsgruppen fattas, samt för förvaring av dokumentation. SMART målet mäts med dikotomi. Det finns rutin(er)/ det finns inte.

13 13 Ansvariga för förverkligande av SMART målet Ledningsgruppen. VP:s prioriterade krav Den nya arbetsprocessen i Centralen ska implementeras. VPs eget slutmål 4 Den nya Genomförande processen för Centralens deltagare ska implementeras hos myndigheterna. VP:s eget SMART mål 4a. Handläggarna på respektive myndigheters genomsnittliga upplevelse av graden av implementering av genomförande processen ska öka. Mäts med att respektive myndighets handläggare/medarbetare skattar med lämplig skala vid två tillfällen. Målet är uppnått om resultatet av mätning två visar ett högre värde än resultatet av mätning ett. Ansvarig för förverkligande av SMART målet Förbundschefen VP:s prioriterade krav I nuläget lämnar 50% av Centralens deltagare med egenförsörjning. Det prioriterade kravet är att 75 % av deltagarna ska lämna Centralen med egen försörjning. VP:s eget Slutmål 5 75% av deltagarna ska lämna Centralen med egenförsörjning. VP:s eget SMART mål 5a. 75% av deltagarna ska lämna Centralen med arbete, studier, aktivitet eller sjukersättning. Medeltiden för deltagande i centralen ska minska under 2016 jämfört med Ansvariga för förverkligande av SMART målet Centralens medarbetare. Tid för organisationens planerings-, utvärderings- och förbättringsprocess VP färdigdokumenterad senast Nytt reviderat teamkontrakt senast Utvärdering av teamkontrakt senast Utvärdering och revidering av VP senast