Revisionsrapport. Arvika kommun Granskning/förstudie av Individ och Familjeomsorgens missbruksarbete. Christina Svensson

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning/förstudie av Individ och Familjeomsorgens missbruksarbete Christina Svensson Arvika kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning/bakgrund Metod/genomförande Genomgång av dokument Måldokument Kompetensutveckling Arbetsmiljöarbete Delegation, riktlinjer, rutiner Uppföljning Intervjuer Avdelningschef, enhetsledare Socialsekreterare Sammanfattande bedömning

3 1. Sammanfattning Komrev inom ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag att genomföra en granskning/förstudie av Individ och familjeomsorgens missbruksarbete inom socialtjänsten i Arvika kommun. Granskningen har utgått från ett antal frågeställningar innefattande hur vuxenenhetens verksamheten bedrivs med utgångspunkt från; Måldokument Delegation/Riktlinjer/Rutiner Organisation Uppföljning Verksamhetsutveckling Granskningen visar att Socialtjänsten vård för missbrukare såväl i egen regi som via köpt vård. Man samverkar med andra i drogförebyggarprojekt och planerar ytterligare insatser i form av en särskild förebyggarenhet. Ett åtgärdskedjetänkande genomsyrar verksamheten. Socialnämndens mål med verksamheten utgår från de lagar och författningar som finns nationellt men regleras också av kommunala policys. Utifrån detta har socialnämnden fastställt följande mål; Individen i centrum samt Trygghet. Förutsättningar för att nå målen samt spelregler /förhållningssätt och åtagande från verksamheten framgår av dokument. Övergripande verksamhetsmål är att alltid pröva om öppenvård kan tillämpas innan institutionsvård anlitas. Delegation finns för verksamheten. Särskilda riktlinjer finns ej utarbetade. Rutiner som är generella finns även för missbruksverksamheten avseende ärendehantering. Missbruksverksamheten är organiserad i en vuxengrupp med myndighetsutövning och öppenvårdsinsatser för åldersgruppen 20-. Barn och familjegrupp handlägger ärenden i åldersgruppen-20 år. Sedan våren 2005 pågår ett samarbetsprojekt mellan enheterna för åldersgruppen år. Uppföljningen sker gentemot klient utifrån den arbetsplan som upprättas i varje enskilt ärende, samt via erhållna kundblanketter enligt särskilda rutiner i kvalitetsplanen för 1

4 socialförvaltningen. Internt i tjänstemannaorganisationen sker genomgång av ärenden i grupp varje vecka. Nämndens uppföljning sker via budgetutfall under året samt i samband med verksamhetsuppföljning och runt grupper av ärenden, i samband med nämndsammanträden. En utvärdering av enhetens öppna verksamhet Lycke kommer att genomföras under året via IKU, kommunernas gemensamma institut för forskning och utveckling. Verksamhetsutveckling sker internt genom kontinuerliga träffar inom vuxenehetenenheten samt via extern handledning och utbildning. Utbildningsplan finns. Förvaltningen deltar i olika projekt ; Värmlands ansvar(samordnat, långsiktigt förebyggande arbete samt kartläggning och dokumentation av alkohol och drogsituationen i kommunen), stöd till barn till missbrukare i samverkan med Svenska kyrkan, tidiga insatser för unga missbrukare(nystartat projekt för målgruppen år). Ett utvecklingsarbete pågår också för att tillskapa samordning av förebyggande verksamhet för barn och ungdomar gemensamt ; Socialnämnd, Fritidsnämnd samt Barn och utbildningsnämnd. Förbättringsförslag Från och med innevarande år skall nämnderna i sin budget ta fram särskilda mål och riktlinjer för en god ekonomisk hushållning. Nämnderna skall från och med delårsbokslutet 2005 kunna redovisa hur de har gått tillväga för att redovisa att de har en god ekonomisk hushållning. I IFO enhetens, avdelningschefen samt enhetschefens åtagande nämns b.l.a. ord som inom befintliga resurser, tilldelade resurser skall utnyttjas rationellt, effektivt resursutnyttjande. I föreliggande granskning har inte resultatet av detta särskilt fokuserats. Det kan dock konstateras att någon beskrivning över hur detta uppnåtts inte finns i de dokument och ej heller närmare beskrivits vid de intervjuer som genomförts. Nedan följer en genomgång av hur detta skulle kunna redovisas framöver. Begrepp som diskuteras och kan tänkas redovisas för att beskriva en god ekonomisk hushållning är följande; Produktivitet Hur redovisas utförda prestationer? Redovisas arbetsmängd så att det går att följa över tid? Hur redovisas hur personalen använder sin arbetstid? Kostnaderna för utförda prestationer? 2

5 Effektivitet Har nämnden utfört uppdraget kostnadseffektivt och med rätt kvalité? Dvs. god ekonomisk hushållning? Metoder för kontroll Oberoende källor Hur har uppgifterna tagits fram Kvalité - redovisas kundens syn på utförd tjänst? 2. Inledning/bakgrund 2.1 Metod/genomförande Genomgång av dokument Intervju med avdelningschef, enhetschef vuxen samt enhetschef barn och familj samt två socialsekreterare vid vuxenenhet. Samtal fördes också med en av ungdomssekreterarna på barn och familjeenheten. 3. Genomgång av dokument 3.1 Måldokument Verksamhetsplan , budget 2005 beskriver verksamheten. En särskild kvalitetsplan finns för socialförvaltningens verksamhet där utgångspunkter, kvalitetsmål, metoder, planerade aktiviteter framgår. Socialnämndens mål med verksamheten utgår från de lagar och författningar som finns nationellt men regleras också av kommunala policys. Utifrån detta har socialnämnden fastställt följande mål; Individen i centrum samt Trygghet. Förutsättningar för att nå målen samt spelregler /förhållningssätt och åtagande från verksamheten framgår av dokumentet. Övergripande verksamhetsmål är att alltid pröva om öppenvård kan tillämpas innan institutionsvård anlitas. Särskilt kvalitetsmål finns för verksamheten innefattande bl.a. en servicegaranti. Ifo- verksamheten har åtagit sig att erbjuda myndighetsutövning av hög kvalité samt ett professionellt utrednings och stödarbete till enskilda, grupper och samverkansparter. Mötet med Ifo skall präglas av personalens intresse och kompetens. Man skall sträva efter att genomföra uppdraget man fått genom politiska beslut eller delegation, men avgränsa sig till dessa uppdrag. Avdelningschef samt enhetschef åtar sig att inom ramen för sina befattningar 3

6 leda, styra och utveckla samt följa upp verksamheten. Enhetschefen har under 2004 dessutom fått ett inledande uppdrag att i samarbete med personalen utarbeta en ny gemensam organisation där personalens kompetens tas tillvara och där klienters behov av bistånd till rehabilitering och självförsörjning står i främsta rummet. 3.2 Kompetensutveckling Kompetensutvecklingsplan finns för hela Ifo-verksamheten där planerad aktivitet, deltagare och tidsperiod framgår. Planen för vuxenenheten handlar bl.a. om metodhandledning/utveckling lösningsfokuserat arbete för socialsekreterare och behandlingsassistenter samt kurs för all personal runt dubbeldiagnoser 3.3 Arbetsmiljöarbete Ett systematiskt arbetsmiljöarbete pågår inom avdelningen där risker, åtgärder, ansvarig och tidpunkt för genomförande framgår. 3.4 Delegation, riktlinjer, rutiner. Delegationsordning för socialförvaltningen senast reviderad föreligger. Rutiner kring inkommande handlingar, hantering av överklagande. Servicegaranti för vuxenenheten finns upprättad. Servicegarantin innebär utfästelser till kund om bemötande och tillgänglighet. Blanketter om kund- nöjdhet finns tillgängliga. 3.5 Uppföljning I dokumenten framgår inte hur uppföljningen av åtaganden, kvalitet innefattande servicegarantin etc uppfyllts. I verksamhetsberättelsen framgår hur måluppfyllelsen ser ut för avdelningen. 4. Intervjuer 4.1 Avdelningschef, enhetsledare. Verksamhetsansvariga beskriver att arbetet med missbruksfrågor utgår ifrån gällande lagstiftning och nationell handlingsplan. Missbruksverksamhet bedrivs både inom barn och familjeenhet samt vuxenenhet. Granskningen har särskilt fokuserats på vuxenenhetens arbete, men även övriga insatser i kommunen. Vuxenenheten med ansvar för missbruksfrågor 20 år- har en relativt ny chef efter en period av personalomsättning på tjänsten. En ny organisation, missbruks samt försörjningsstödsverksamhet under en enhet innebärande att man har en gemensam chef håller på att sätta sig. Kostnaderna för externplacerade brukare visar i bokslut 2004 på ett underskott för vuxna på ca 1.150, och uppföljningen hittills 2005 visar på ett liknande underskott. Även barn och familjehemsplaceringarna där ansvaret ligger på en annan enhet 4

7 visar på ett underskott. Åtgärder angående budgetunderskottsreglering pågår i form av omfördelning av medel inom Socialnämndens ram. Resursförstärkning föreslås inför 2006 avseende IFO - budgeten. Tillsammans med det utvecklingsarbete som pågår (se beskrivet nedan) avseende förstärkta åtgärdskedjor hoppas man skapa en mer gynnsam situation både för individerna och ekonomin. Förvaltningen bedriver sedan mitten av 90-talet en egen behandlingsverksamhet enligt utifrån en speciell metodik kallad 12-stegs- modellen och har också resurser på hemmaplan i samverkan med skolan avseende målgruppen unga(spindeln).barn och familjeenheten har särskilda ungdomssekreterare som arbetar förebyggande i samverkan med andra och individinriktat med myndighetsutövande. För att ytterligare utveckla åtgärdskedjetänkandet och tillskapandet av en åtgärdskedja har för målgruppen unga16-25 år under våren extra resurser tillskapats i form av ett särskilt projekt. Samarbete kommer bl.a. att ske med en ungdomsinstitution i länet. Tanken är att tillskapa resurser med utgångspunkt från hemmaplanslösningar för målgruppen som inte idag kan tillgodogöra sig den vård som finns i befintlig öppenvård i nuläget. Flera av ungdomarna finns placerade på institution och kommer istället att erbjudas strukturerad vård på hemmaplan Med medel från Länsstyrelsen pågår sedan 2002 ett utvecklingsarbete med inriktningen långsiktigt drogförebyggande arbete (där bl.a. utarbetandet av ett drogpolitisk handlingsprogram i kommunen genomförts) och där kartläggning av alkohol och drogsituationen är en del i uppdraget. Detta under ett gemensamt kommunkoncept kallat Värmlands ansvar. Detta projekt kommer att fortgå som ett projekt även under Kartläggningen har bl.a. visat att insatser måste till för att stärka kommunens förvaltningars samverkan. Ett planeringsarbete som har som utgångspunkt från det som framkommit ur det drogförebyggande arbetet, påbörjats för att skapa en gemensam organisation för det förebyggande arbetet, en sk. förebyggarenhet mellan socialnämnden, fritidsnämnden och barn och utbildningsnämnden. Tanken är att operativt samarbeta över förvaltningsgränserna med målgruppen barn och ungdomar mellan 0-20 år i riktat förebyggande arbete mot barn och ungdomar där det finns en psykosocialproblematik, utagerande beteende eller dåliga hemförhållanden där det föreligger omsorgsbrister. Handledning, metodutveckling med inriktningen att arbeta lösningsfokuserat pågår inom enheten. Regelbundna träffar sker internt för att utveckla och följa upp verksamheten. Erfarenhetsutbyte med annan kommun pågår som ett led i den kvalitetsplan som finns inom förvaltningen. Enheten kommer att påbörja ett arbete med att ta fram för verksamheten tydliga resultatmål/effektmål. 5

8 Enheten har utfärdat en servicegaranti som innebär en utfästelse mot brukaren avseende bemötande och tillgänglighet. Denna utfästelse har man klarat av hittills. Hur brukaren uppfattat verksamheten följs upp kontinuerligt via kundblankett och specifikt samlat en gång/år i oktober. Regelmässig uppföljning sker av individärenden i samband med genomgång av arbetsplaner. Socialnämnden följer upp kontrollärenden i form av insatser/utförande till olika grupper. Tillgång till delegationslistor finns regelmässigt i samband med sammanträden. Sociala utskottet kan ibland efterfråga uppföljning på individnivå. I samband med delårsbokslut och bokslut sker en regelmässig uppföljning av budgetanpassning samt hur målen nåtts. Verksamhetsberättelsen 2004 beskriver att målet att pröva öppenvård innan institutionsvård tillämpas har hållits. De åtaganden som finns följs enligt avdelningschefen upp via utvecklingssamtalen. Även åtaganden som innebär att man inte lyckas hålla budget följs regelmässigt upp via prognosarbetet och bokslut. Detta dokumenteras regelmässigt i samband med nämndens hantering. 4.2 Socialsekreterare Socialsekreterarna beskriver den inre organisationen som är uppbyggd utifrån det myndighetsutövande arbetet på vuxenenheten. Två socialsekreterare samt två stödassistenter/behandlingsassistenter (på vardera 0,75 %) finns tillsammans med öppenvårdsinsatsen Lycke (två drogterapeuter) inom enheten. Ett antal övergångslägenheter (ca 15) finns för målgruppen och stödassistenterna arbetar med olika sociala insatser till målgruppen som bor i dessa lägenheter. Socialsekreterarna samverkar nära öppenvårdsinsatsen Lycke och beskriver att missbrukare erbjuds denna insats regelmässigt. Varje år sker ca 40 till 50 behandlingar via Lycke. Till stöd för missbrukare och anhöriga finns som man upplever det ett stort utbud av självhjälpsgrupper. Vid eventuella institutionsplaceringar används av Värmlandskommunernas gemensamt upphandlade institutioner. Den interna utvecklingsprocessen bedrivs i form av regelbunden arbetsledning, extern handledning och erfarenhetsutbyte. Datasystemet Procapita används inom enheten och upplevs som ett positivt stödverktyg i arbetet. Samverkan med andra myndigheter samt övriga interna parter påtalas. Informella men välfungerande kontakter sker med LIV:s psykiatrimottagning i gemensamma ärenden och man ställer upp i samband med planerade avgiftningar för vidare insatser i kommunens öppenvård. Samverkan med FK samt AF bedrivs. Samverkan med AF har dock ändrat karaktär. Af anser numera att detta inte är deras målgrupp. 6

9 Uppföljning av ärendehantering sker i relation till den enskilde utifrån de arbetsplaner som finns i varje enskilt ärende. IKU (Kommunernas gemensamma organisation för forskning och utveckling) kommer att utvärdera Lycke mellan åren klienter har varit aktuella på Lycke under denna tidsperiod. Målgruppen unga vuxna år har särskilt uppmärksammats och man påtalar vikten i att söka insatser för denna grupp bl.a. via projektet som startats upp 5. Sammanfattande bedömning. IFO verksamheten är starkt lagreglerad via vårdlagarna samt förvaltnings och kommunallag. Socialnämnden är den nämnd som är ytterst ansvarig för att myndighetsutövningen fungerar i kommunen. För denna verksamhet bör uppföljningsbara mål finnas. Att verksamheten håller den kvalité som lagstiftningen föreskriver är av yttersta vikt för att människor som har behov av insatser skall få en så bra service som är möjligt i en kommun. Att arbetet organiseras och bedrivs på ett professionellt sätt med handläggare som har kompetens för uppdraget är ytterst socialnämndens ansvar och utövas via nämnden av tjänstemännen. Ett öppet förhållningssätt bör råda mellan politiker och tjänstemän och mellan tjänstemän för utförande av de viktiga uppgifter som i detta fall individ och familjeomsorgen ansvarar för. För att som tjänsteman kunna utföra sitt uppdrag krävs verktyg i det dagliga arbetet. Teknologi i form av fungerande datasystem, metoder för det sociala arbetet innefattande rutiner och riktlinjer samt tillräckliga resurser som används på ett effektivt sätt och ett reellt inflytande över det dagliga arbetet är en förutsättning för en positiv arbetsmiljö. Delaktighet i uppföljning/ och utveckling av arbetet förutsätter en ledning och styrning från nämnd och via tjänstemän som fungerar. Socialnämnden har utifrån målen beskrivna i verksamhetsplan och i sin vision samt kvalitetsplan slagit fast hur verksamheten utifrån gällande nationell lagstiftning och lokala policys skall fungera och följas upp. Genom åtaganden av avdelningschef och enhetschef garanteras enhetens styrning, ledning utveckling och uppföljning. Sättet att organisera vuxenmissbruksarbetet är till för att tillförsäkra den enskilde ett professionellt bemötande och tillgänglighet. 7

10 Åtgärdskedjetänkande genomsyrar verksamheten. Drogförebyggande verksamheter i samverkan med andra finns och planeras fördjupas. Servicegaranti finns inom verksamheten. Genomgång av dokument och intervjuerna bekräftar att ovanstående processer fungerar. Uppföljningen av delar av enhetens arbete avseende åtaganden dokumenteras inte särskilt. Individuppföljning som sker i de enskildas akter/journaler finns dokumenterade men har inte omfattats av denna granskning. Sammanställning av kund nöjdhet redovisas regelmässigt till socialnämnden. En särskild utvärdering av öppenvårdsinsatsen Lycke kommer att genomföras. 8