Rutin fo r sociala medier KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING. Medborgarkontoret RUTIN FÖR SALA KOMMUNS SOCIALA MEDIER

Transkript

1 Rutin fo r sociala medier KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING RUTIN FÖR SALA KOMMUNS SOCIALA MEDIER

2

3 FÖRORD Sociala medier avser en form av digital kommunikation som idag är vanligt förekommande. Sociala medier möjliggör för människor att dela och skapa information, utbyta tankar, upplevelser och åsikter i en form som gör att informationsspridningen sker med hög hastighet. Många gånger är också informationsspridningen svår att överblicka. Sociala medier kan definieras som aktiviteter som kombinerar social interaktion och användargenererat innehåll med IT. Exempel på vanliga plattformar är Facebook, Instagram, YouTube, Twitter, LinkedIn, Snapchat och olika bloggverktyg. 3 (26)

4

5 INNEHÅLL 1 INLEDNING Relaterade styrdokument för denna rutin ROLLER OCH ANSVAR FÖR SALA KOMMUN I SOCIALA MEDIER Kommunikationsenheten Verksamheten Medarbetaren FÖRHÅLLNINGSSÄTT I SOCIALA MEDIER Användandet får inte skada förtroendet för kommunen Användandet av sociala medier ska vara förenligt med arbetsuppgifterna Användandet ska ske i linje med de regler och föreskrifter som gäller kring sekretess HUR VI KOMMUNICERAR Ansatser Sociala medier vid extraordinär händelse Sociala medier vid förtroendekris GRAFISK PROFIL Logotyp alternativt kommunvapen som profilbild Att använda omslagsfoton BILDHANTERING När du använder andras bilder När du själv tar bilder En bild är en personuppgift Foton på barn och ungdomar Medborgare som lägger upp bilder på Sala kommuns sociala mediekanaler Dina och din verksamhets bilder PLATTFORMAR FÖR SOCIALA MEDIER Facebook Instagram Twitter LinkedIn YouTube STARTA OCH AVSLUTA KONTO Diskussionsunderlag innan vi skapar konto Överenskommelse om konto i sociala medier Avsluta konto ALLMÄN HANDLING, DIARIEFÖRING OCH GALLRING Allmän handling Diarieföring Gallring BILAGOR Bilaga 1: Diskussionsunderlag för närvaro i sociala medier Bilaga 2: Överenskommelse om konto i sociala medier (26)

6 FIGURFÖRTECKNING Figur 1 Exempel på anpassad profilbild för Sala kommun Figur 2 Exempel på omslagsbilder: interiör, exteriör och genrebild Figur 3 Sociala medier på Sala kommun (26)

7 Inledning 1 INLEDNING Sala kommun ser generellt positivt på att kommunen som huvudorganisation och i särskilda verksamheter använder sociala medier som kanaler för kommunikation. En närvaro i sociala medier kan bidra till att stärka varumärket och bilden av Sala kommun som en öppen och tillgänglig organisation. Sociala medier är också ett sätt att förmedla kunskap om organisationen och nå ut till medborgare och andra intressenter. Sociala medier kan också användas som ett verktyg för att samverka inom den egna organisationen och med externa aktörer inom andra kommuner, organisationer och myndigheter. Sala kommuns rutin i sociala medier ska ses som ett stöd för de verksamheter som redan har eller som ska starta och administrera en kanal i sociala medier och vänder sig också till dig som är ansvarig chef. Rutinen omfattar även medarbetarnas användning av sociala medier. Rutinen innehåller: Information om vilka lagar och regelverk vi som kommunal myndighet måste förhålla oss till och hur vi på ett framgångsrikt sätt praktiskt arbetar med sociala medier. Råd och tips om hur vi skriver engagerande och intressanta inlägg men också hur vi ska arbeta med transparens och bemötande av våra följare. 1.1 Relaterade styrdokument för denna rutin Kommunikationspolicy för Sala kommun. Dokument- och bevarandeplan för Sala kommun. Gallringsplan för informationsbärande medium av ringa och kortvarig betydelse. Informationssäkerhetspolicy för Sala kommun. Grafisk manual. Riktlinjer för information vid en extraordinär händelse eller samhällsstörning. 7 (26)

8 Roller och Ansvar för Sala kommun i Sociala medier 2 ROLLER OCH ANSVAR FÖR SALA KOMMUN I SOCIALA MEDIER 2.1 Kommunikationsenheten Kommunikationsenheten samordnar Sala kommuns närvaro i sociala medier. Kommunikationsenheten ska kontaktas innan arbetet med att öppna ett nytt konto i sociala medier påbörjas. Beslut ska fattas i samråd med Sala kommuns huvudansvarige för sociala medier innan ett nytt konto öppnas. Sala kommuns aktiva konton i sociala medier ska vara listade på kommunens webbplats. Detta administreras av huvudansvarig för sociala medier i Sala kommun. 2.2 Verksamheten Varje verksamhet ansvarar för sin egen kommunikation och informationsansvaret följer linjeansvaret för kommunens verksamheter. Verksamheten beslutar om: Syfte och mål ur ett verksamhetsperspektiv. Vilka kanaler som ska användas och hur. Vilka personer som ska representera verksamheten externt i sociala medier. Not. Verksamheten bör ta råd av kommunikationsenheten om hur man effektivast använder sociala medier. 2.3 Medarbetaren Alla medarbetare som företräder verksamheter i sociala medier ska vara väl insatta i kommunens kommunikationspolicy samt gällande regler och lagar. Utsedda personer som ansvarar för en social mediekanal ska: Bevaka och hantera innehållet på kanalen varje ordinarie arbetsdag. Dagligen besvara inkommande frågor/synpunkter som riktas till verksamheten. Vidarebefordra inlägg och frågor till befattningshavare som kan besvara inlägget/frågan. Se till att innehållet är förenligt med gällande lagstiftning och vidta åtgärder när det inte är det. 8 (26)

9 Förhållningssätt i sociala medier 3 FÖRHÅLLNINGSSÄTT I SOCIALA MEDIER Sociala medier är att ses som en form av kommunikativa kanaler och mötesplatser som styrs av samma lagar, regler samt policydokument som all annan kommunikation i Sala kommun. Det är viktigt att komma ihåg att sociala medier är under ständig förändring och utveckling. Befintliga plattformar förändras både avseende innehåll och funktion och nya former av sociala medier tillkommer. Detta gäller även för den här rutinen som revideras allt eftersom plattformarna för sociala medier gör det. Rutinen för sociala medier, har till syfte att vägleda medarbetare i deras användning av sociala medier ur ett verksamhets-, organisations- och policyperspektiv. Rutinen kompletterar Sala kommuns kommunikationspolicy och övriga riktlinjer och regler som är tillämpliga för verksamheter och medarbetare som blir användare av sociala medier. 3.1 Användandet får inte skada förtroendet för kommunen Kommentarer/inlägg får exempelvis inte innehålla: Förtal eller personangrepp, hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden, påståenden om brottslig verksamhet eller andra trakasserier. Olovliga våldsskildringar eller pornografi. Uppmaningar till brott. Upphovsrättsligt skyddad text, bild och ljudmaterial. Inlägg som innehåller sekretessbelagda uppgifter. 3.2 Användandet av sociala medier ska vara förenligt med arbetsuppgifterna Syftet med användandet av sociala medier ska vara att det ska lyfta fram kommunens verksamhet och inte sammanblandas med privata eller enskilda syften. 3.3 Användandet ska ske i linje med de regler och föreskrifter som gäller kring sekretess Sala kommuns rutiner för arkivering ska tillämpas: Dokument och bevarandeplan. Gallringsplan för informationsbärande medium av ringa och kortvarig betydelse. 9 (26)

10 Förhållningssätt i sociala medier Vid frågor och osäkerhet om denna tillämpning kontakta registrator administrativa enheten. 10 (26)

11 Hur vi kommunicerar 4 HUR VI KOMMUNICERAR 4.1 Ansatser Sala kommuns kommunikationspolicy är styrande för all kommunikation i kommunen. Enligt policyn ska kommunen kännetecknas av att den är öppen, korrekt, snabb och tillgänglig. Detta gäller i hög grad för sociala medier men med skillnaden att samtalstonen kan vara mer personlig, utan att bli privat. En av hörnstenarna inom sociala medier är att lyssna och att föra en lugn och saklig dialog med besökarna. Tänk på att: Vara tydlig med vilken roll du har. Alltid vara serviceinriktad och uttrycka dig artigt. Enbart publicera kvalitetssäkrad information. Inte bryta mot sekretess eller tystnadsplikt. Inte publicera foton tagna på arbetsplatsen utan tillstånd. Inte bemöta inlägg som innehåller personuppgifter som kränker enskildas integritet eller är personangrepp. Denna typ av inlägg ska istället omgående gallras bort. Inte skriva i affekt. Se relaterad information: Kommunikationspolicy för Sala kommun. 4.2 Sociala medier vid extraordinär händelse Sala kommuns information i samband med en olycka eller extraordinär händelse syftar till att ge drabbade, allmänhet, personal, samverkande organisationer och massmedia korrekt och snabb information. Vid sådana tillfällen är det av särskild vikt att Sala kommuns rutin för användandet av sociala medier följs. Inlägg ska loggföras, gallras och vidarebefordras för diarieföring i den takt som den uppkomna situationen kräver. Beroende på händelsen eller störningens art kan det också vara aktuellt med bevakning dygnet runt av kommunens konton i sociala medier. När detta är aktuellt och hur det ska genomföras beskrivs i dokumentet: Riktlinjer för information vid en extraordinär händelse eller samhällsstörning. 11 (26)

12 Hur vi kommunicerar Huvudkanalen för all kommunikation vid extraordinär händelse eller samhällsstörning är alltid kommunens webbplats, sala.se. När det gäller konton i sociala medier är det alltid Sala kommuns verksamhetsövergripande konto som är huvudkanalen och hänvisning från berörd verksamhets konto, görs dit. Använd aldrig ett privat konto för att svara i kommunens namn. Alla besvarande eller inlägg ska göras från Sala kommuns officiella konto. 4.3 Sociala medier vid förtroendekris Om en verksamhet hamnar i en förtroendekris som återspeglar sig i sociala medier är det viktigt att omgående informera linjeansvarig chef för verksamheten. Chef ska i sin tur kontakta kommunikationsenheten för stöd och vägledning i att hantera kommunikationen. Agera inte ensam eftersom inlägg i sociala medier sprider sig oerhört snabbt och är svåra att överblicka. Om du inte kan svara på en ställd fråga, be om att få återkomma. Tänk inte högt i dina svar och avstå från att spekulera. Besvara endast frågor som rör verksamhet som kommunen är ansvarig för och hänvisa bara till annan aktör om du säkert vet vem. Använd inte kommunens kanal för att kritisera och recensera ageranden och uttalanden gjorda av andra kommuner, myndigheter eller organisationer. Vid förtroendekriser uppstår lätt ryktesspridning och det är viktigt att snabbt dementera och korrigera felaktiga faktauppgifter. Tänk på att inte bryta mot sekretessbelagda uppgifter eller interna beslut och förhållningssätt som kan finnas kring uppkommen situation. Händelser inom ramen för extraordinär händelse eller samhällsstörning ska hanteras enligt: Riktlinjer för information vid en extraordinär händelse eller samhällsstörning. Huvudkanalen för all kommunikation vid extraordinär händelse eller samhällsstörning är alltid sala.se. När det gäller konton i sociala medier är det alltid Sala kommuns verksamhetsövergripande konto som är huvudkanalen dit berörda verksamhetskonton hänvisar. Använd aldrig ett privat konto för att svara i kommunens namn. Alla besvarande eller inlägg ska göras från Sala kommuns officiella konto. 12 (26)

13 Grafisk profil 5 GRAFISK PROFIL Relaterade dokument: Grafisk manual för Sala kommun. All närvaro i sociala medier som sker inom Sala kommuns verksamheter ska följa kommunens grafiska profil. Det ska tydligt framgå att det är kommunen som är avsändaren. Använd kommunens logotyp i profilen och ange namn i sidrubriken samt i kanalbeskrivningen enligt Sala kommuns grafiska profil. Utseendet i de sociala kanalerna ska vara i linje med denna. För verksamheter med beslut om särprofilering gäller den egna grafiska profilen. Personberoende domäner och profiler ska undvikas, såsom till exempel Annas blogg. Sociala kanaler ska skapas i organisationens eller evenemangets namn. 5.1 Logotyp alternativt kommunvapen som profilbild När kommunens logotyp inte är lämplig att använda av tekniska eller praktiska skäl ska Sala kommunvapen användas som ersättare som profilfoto. Den bild som används ska vara anpassad till de format som gäller för respektive kanal. Kontakta huvudansvarig för sociala medier eller kommunikationsenheten som ansvarar för och tillhandahåller korrekta bildfiler och underlag. Figur 1 Exempel på anpassad profilbild för Sala kommun 5.2 Att använda omslagsfoton Där omslagsbilder kan användas ska dessa på lämpligt sätt spegla verksamheten. Det kan vara en interiör, en exteriör eller en genrebild som trevligt och korrekt illustrerar vad det rör sig om för slags verksamhet. Observera att för publicering av omslagsfoto gäller samma förhållningssätt som för annan bildhantering. 13 (26)

14 Grafisk profil EXEMPEL PÅ OMSLAGSBILDER Figur 2 Exempel på omslagsbilder: interiör, exteriör och genrebild 14 (26)

15 Bildhantering 6 BILDHANTERING Oavsett om du publicerar foton, filmer eller bilder på en hemsida, eller på sociala medier så gäller upphovsrätten. Var noga med att kontrollera äktheten i material och se till att du har upphovsrättsinnehavarens tillstånd att återpublicera. Ska du använda bilder så använd därför bilder från Sala kommuns interna bild bank eller dina egna bilder 6.1 När du använder andras bilder Om du använder andras bilder, exempelvis pressbilder från myndigheter och organisationer, så måste du kontrollera att de verkligen är fria att använda och du måste vara noga med att ange vem som har tagit bilden. 6.2 När du själv tar bilder Sala kommuns utgångspunkt för bildanvändning grundar sig i: Tryckfrihetsförordningen (1949:105), som är en av Sveriges fyra grundlagar. Tryckfrihetsförordningen i kombination med att vi arbetar med samhällsinformation, gör det möjligt för oss att använda och publicera bilder i generös utsträckning, utan att ha tillstånd från den som avbildas. Sala kommun vill dock vara en schysst organisation och visa respekt för den personliga integriteten genom att inhämta medgivande från avbildade personer så att de vet i vilket sammanhang en bild på dem kan komma att förekomma. Det behöver inte vara en skriftligt medgivande, utan räcker med en muntlig överenskommelse. Undantaget är bilder som illustrerar offentliga miljöer där det är svårt att be alla närvarande om medgivande. För våra kommunala bolag (aktiebolag) gäller: Namn och bildlagen (lagen om namn och bild i reklam, 1978:800), vilken alltid kräver tillstånd från de som är avbildade, eftersom all deras kommunikation behandlas som reklam. 6.3 En bild är en personuppgift En bild på en person är att anses vara en personuppgift. Enligt Personuppgiftslagen (PuL 1998:204)) går det bra att publicera personuppgifter på webben så länge de är ostrukturerade. I normalfallet när organisationer skapar en profil i sociala medier är personuppgifterna som organisationen behandlar och har tillgång till ostrukturerade i lagens mening. När uppgifterna är ostrukturerade är publicering tillåten så länge uppgifterna inte är kränkande. Exempel på kränkning enligt lag är om man röjer en person med skyddad identitet eller med skyddade adressuppgifter. 15 (26)

16 Bildhantering 6.4 Foton på barn och ungdomar För barn och ungdomar som befinner sig i kommunens verksamheter gäller andra lagar och regler. Innan fotot tas där de syns på fotot så måste du stämma av så att det inte föreligger något hinder för att just det barnet eller ungdomen syns på fotot. Många inhämtar skriftligt tillstånd från vårdnadshavare och det är upp till varje verksamhet att bestämma vilka rutiner som ska gälla inom respektive förvaltning. 6.5 Medborgare som lägger upp bilder på Sala kommuns sociala mediekanaler Tänk även på att informera användare om vad som gäller om du ber dem ladda upp bilder på ditt verksamhetskonto i sociala medier eftersom att Sala kommun blir ansvarig för allt som läggs på våra konton. 6.6 Dina och din verksamhets bilder Verksamheter inom Sala kommun som använder sig av Instagram ska enbart använda foton som vi själva har tagit och därav har upphovsrätten till. Sala kommun är en transparant och öppen organisation, och grundtanken är att det som publiceras genom Sala kommuns konton i sociala medier, får användas fritt av alla. I korthet innebär det att om du delar bilder på dessa konton så har du upphovsrätten kvar, men du har delat rättigheten att använda dessa med andra. 16 (26)

17 Plattformar för sociala medier 7 PLATTFORMAR FÖR SOCIALA MEDIER Figur 3 Sociala medier på Sala kommun 7.1 Facebook Användare av Facebook kan skapa en personlig profil, lägga till andra användare som vänner och utbyta meddelanden, samt få automatiska meddelanden när någon postar meddelanden eller media på deras profil. Dessutom kan användare ansluta sig till intressegrupper, som exempelvis arbetsplats eller skola. Facebook är särskilt bra för att: Visa upp kommunens alla verksamheter och människorna i dem. Ställa frågor till sina följare för att få in tips, idéer och åsikter. Skapa ett engagemang för en fråga eller händelse. Svara på frågor från medborgare och följare. Snabbt få stor spridning av information som har publicerats på sala.se. 7.2 Instagram Instagram är en gratis mobilapplikation (som nu även finns för datorer) för fotodelning och ett socialt nätverk. Programmet tillåter användaren att ta bilder, lägga på ett filter och därefter dela med sig av bilden till olika sociala medier, som Facebook, Twitter, med flera. Instagram är särskilt bra för att: Visa sådant som är bildmässigt, och inte gör sig lika bra i text. Ge följare och andra målgrupper en verklighetsnära insyn i verksamheten. Sprida bilder och filmer i flera kanaler. Nå användare som inte är så aktiva på Facebook. 17 (26)

18 Plattformar för sociala medier 7.3 Twitter Twitter (engelska för kvitter eller kvittra ) är en social nätverkstjänst och mikroblogg där man skriver meddelanden, så kallade tweets, meddelanden som ej får överstiga 140 tecken. Dessa tweets visas öppet på användarens profilsida. Användare kan prenumerera på andra användares meddelandeflöde, vilket kallas att följa (engelska follow), en prenumerant kallas följare (engelska follower). Twitter är särskilt bra för att: Följa aktuella ämnen/diskussioner. Omvärldsbevakning. Utbyta erfarenhet och dela kunskap med ett stort nätverk. Snabbt uppdatera i realtid. Ställa frågor och få hjälp, tips och idéer från följarna. Föra ut budskap från andra plattformar. Nå makthavare och journalister. 7.4 LinkedIn Linkedin är en webbtjänst inriktad på att skapa en mötesplats mellan arbetssökande och företag. Med hjälp av sitt kontaktnät kan man som individ hitta nytt arbete eller nya affärsmöjligheter. LinkedIn används även ofta som en plattform för organisationer att bygga sitt arbetsgivarvarumärke. Sala kommuns Linkedin-konto administreras av personalkontoret i samarbete med kommunikationsenheten. LinkedIn är särskilt bra för att: Presentera Sala kommuns verksamhet samt lediga tjänster. Lyfta fram hur det är att arbeta vid Sala kommun, med hjälp av bl.a. medarbetarpresentationer. Göra lediga tjänster synliga för personer med relevant kompetens. 7.5 YouTube YouTube är en videogemenskap, det vill säga en webbplats med videoklipp som laddas upp av dess användare, med tillhörande diskussioner och sociala medierfunktioner. Youtube lämpar sig särskilt bra för att: På ett enkelt sätt distribuera och sprida video på nätet. Ge spridning åt egenproducerade intervjuer. 18 (26)

19 Plattformar för sociala medier På ett enkelt sätt dela en video på andra plattformar, som t.ex. Facebook, Twitter och hemsidor. Vända sig till målgrupper som har svårigheter med att ta till sig skriftlig information. 19 (26)

20 Starta och avsluta konto 8 STARTA OCH AVSLUTA KONTO 8.1 Diskussionsunderlag innan vi skapar konto Se Bilaga 1: Diskussionsunderlag för närvaro i sociala medier Oavsett vilken form av sociala medier en verksamhet vill använda sig av är det viktigt att komma ihåg att grunden för sociala medier är att den utgörs av en tvåvägskommunikation. Därför är det viktigt att verksamheten, innan ett konto startas, diskuterar syftet med att öppna ett konto och vilken beredskap det sedan finns för att upprätthålla en dialog men också att hålla uppsikt över sitt konto. Vid diskussion inför uppstarten av ett konto ska diskussionsunderlaget användas. Ifyllt underlag skickas till kommunikationsenheten för bedömning och vidare diskussion inför en eventuell start av konto i sociala medier. 8.2 Överenskommelse om konto i sociala medier Se Bilaga 2: Överenskommelse om konto i sociala medier En ansökan lämnas till kommunikationsenheten, Sala kommun för godkännande och registrering. Förfarande efter inlämnad ansökan: 1 Kommunikationsenheten dokumenterar ankomstdatumet det datum ansökan inkommer. 2 Beslut om godkännande/nekande meddelas från kommunikationsenheten till verksamhet. 3 Ansökan och beslut skickas till registratorsfunktion vid Sala kommun. De diarieför ärendet, avslutar och arkiverar det i diariesystemet. 4 När kontot tas ur bruk meddelas detta skriftligt av verksamheten till kommunikationsenheten som därefter meddelar registrator. 5 Kommunikationsenheten ska vara medadministratör av alla registrerade konton för att minska sårbarheten. Konto/närvaro som bedöms uppfylla kraven i Sala kommuns rutin för sociala medier listas på Sala kommuns officiella webbplats sala.se. Förteckningen där är en garant för att konton/närvaron hör till en verksamhet inom Sala kommun. Listningen ingår också i beskrivningen av myndighetens allmänna handlingar. 8.3 Avsluta konto Om ett konto inte är aktivt bör det avslutas eller läggas vilande. Detta ska alltid göras i samråd med kommunikationsenheten. 20 (26)

21 Starta och avsluta konto Följarna ska också meddelas orsaken till att det avslutas, och vilken kontaktväg de istället ska använda. Om det inte görs, riskerar vi att ge en felaktig bild av hur våra medborgare och följare kan komma i kontakt med kommunens verksamheter. Innan man avslutar kontot ska materialet på det arkiveras enligt: Dokument och bevarande plan för Sala kommun. 21 (26)

22 Allmän handling, diarieföring och gallring 9 ALLMÄN HANDLING, DIARIEFÖRING OCH GALLRING 9.1 Allmän handling På sociala medier gäller samma regler som för andra inkomna handlingar till kommunen. En handling som skapas i Sala kommun anses vara upprättad när den får sin slutliga utformning. Ett inlägg i sociala medier är en direktupprättad handling så snart den har publicerats. Om det finns möjlighet att kommentera inlägg eller göra egna inlägg anses de som inkomna så snart de har publicerats. 9.2 Diarieföring Det är inte nödvändigt att diarieföra samtliga inlägg eller kommentarer på kommunens sociala medier eftersom de ligger i kronologisk ordning och går att följa. Det som avgör om ett inlägg behöver diarieföras är att inläggets karaktär bedöms vara av vikt. Besvarade frågor av enklare karaktär behöver inte diarieföras. Kommentarer och inlägg som görs av följare ska diarieföras om: det leder till att Sala kommun måste vidta en åtgärd av karaktären att vi måste ta ställning, behandla, besluta eller handlägga det handlar om en kommentar eller inlägg som har relevans för ett ärende som redan finns i diariet, eller om det bedöms bli ett ärende det innehåller sekretessbelagda eller känsliga uppgifter det till exempel innehåller hot eller på annat sätt bryter mot lagen 9.3 Gallring Ansvariga för gallring är de personer som administrerar det aktuella kontot. Bevakning enligt kommunens rutiner för sociala medier. En huvudregel vid gallring är att kommunens allmänna handlingar ska bevaras. De handlingar som upprättas i sociala medier eller som anses relevanta i ett pågående ärende ska, om de bedöms vara av vikt, överföras till diariet för vidare handläggning. Övriga handlingar som inkommer eller upprättas där innehållet inte har något bestående värde för kommunen eller allmänheten behöver inte bevaras. 22 (26)

23 Bilagor 10 BILAGOR 10.1 Bilaga 1: Diskussionsunderlag för närvaro i sociala medier Vid diskussion inför uppstarten av ett konto ska diskussionsunderlaget användas. Ifyllt underlag skickas till kommunikationsenheten för bedömning och vidare diskussion inför en eventuell start av konto i sociala medier. DISKUSSIONSUNDERLAG FÖR NÄRVARO I SOCIALA MEDIER Verksamhetens namn Syfte. Varför vill vi öppna ett konto i sociala medier? Vilken typ av konto passar vår verksamhet - och varför (Facebook, Instagram osv): Vilka kommer att administrera kontot? Huvudansvarig: Redaktör 1: Redaktör 2: Vilken beredskap har vi för att bevaka kontot (utanför ordinarie arbetstid): Vilka är våra målgrupper? Vilka fördelar finns: Vilka utmaningar finns: Antal inlägg vi har möjlighet att göra per månad: Ska det vara möjligt att kommentera våra inlägg? Fördelar: Utmaningar: Lämnas ifyllt till kommunikationsenheten. 23 (26)

24 Bilagor 10.2 Bilaga 2: Överenskommelse om konto i sociala medier ÖVERENSKOMMELSE OM KONTO I SOCIALA MEDIER Datum: Kontots namn: Internetadress till kontot/sidan: Kontots/närvarons syfte: Ansvarig organisationsenhet och avsett verksamhetsområde som kontot/närvaron stöder: Kontoansvariga, inklusive epost och telefonnummer Huvudansvarig: Redaktör: Redaktör: Kontaktperson vid eventuell kris och för åtkomst vid frånvaro (kan vara samma som ovan): Härmed intygar jag att ovanstående uppgifter är korrekta. Jag har tagit del av: Sala kommuns rutin för sociala medier, och kommer att följa dem i mitt arbete. Kontoansvarig, ort, datum och underskrift Godkännande från behörig chef, ort, datum och underskrift Fylls i av kommunikationsenheten, Sala kommun Godkännande av kommunikationsenheten, datum och underskrift Lämnas ifyllt till kommunikationsenheten. 24 (26)

25

26 ANTAGEN SALA KOMMUN Växel: E-post Postadress Box 304, Sala