SANDVIKS UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER

Transkript

1 SANDVIKS UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER

2 INLEDNING INLEDNING SANDVIKS UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER VERSION 2, GODKÄND 2014 Sandvik har åtagit sig att följa de grundläggande principerna om mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och att bekämpa korruption i hela vår verksamhet. Detta omfattar även att bygga hållbara relationer med våra leverantörer. I vårt dagliga arbete och i hela vår verksamhet stödjer vi International Bill of Human Rights, Internationella Arbetsorganisationens deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet, Rio-deklarationen om miljö och utveckling och Förenta Nationernas (FN:s) konvention mot korruption som det beskrivs i de tio principerna i FN:s Global Compact. Vi har åtagit oss att följa dessa principer, samt OECD:s riktlinjer för multinationella företag och FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter. Vi är övertygade om att vi genom detta skapar en solid grund för en hållbar framtid för oss och våra intressenter. Vi tar ansvar för de leverantörer som vi samarbetar med och förväntar oss samma nivå av integritet, ärlighet och etiska agerande av dem som de kan förvänta sig av oss Tillsammans måste vi ta hänsyn till den ekonomiska, miljömässiga och sociala påverkan våra aktiviteter har på vår värld. Sandviks kärnvärden är Customer Focus, Innovation, Fair Play och Passion to Win. De är företagets själ. De vägleder oss i allt vårt handlande och i vår dagliga affärsverksamhet. Vi har därför tagit fram denna uppförandekod för leverantörer ("leverantörskod") och vi kräver att våra leverantörer ska göra allt för att följa den. Den gäller för hela vår leverantörsbas inklusive leverantörer, entreprenörer, distributörer och agenter, nedan kallat ("leverantörer"). VÅRA KÄRNVÄRDEN CUSTOMER FOCUS INNOVATION FAIR PLAY PASSION TO WIN Vi strävar ständigt efter att överträffa våra kunders förväntningar och göra det möjligt för dem att bli mer framgångsrika i sin verksamhet Vi formar framtiden genom att ständigt sträva efter att hitta banbrytande lösningar i hela vår verksamhet Vi arbetar och gör affärer på ett hållbart och ansvarsfullt sätt Vi är engagerade och drivs av att göra vårt företag till det ledande i branschen 2

3 KRAV KRAV 1. REGELEFTERLEVNAD Att säkerställa medvetenhet om och efterlevnad av relevanta legala krav utgör grunden för efterlevnad av leverantörskoden. Vi förväntar oss att våra leverantörer ska vara uppdaterade om, och följa, tillämpliga internationella förordningar och konventioner samt regional och nationell lagstiftning. Leverantörer ska: 1.1 Följa relevant lagstiftning rörande mänskliga rättigheter, arbetsrätt, arbetsvillkor, hälsa och säkerhet, miljö, skattehantering och antikorruptionspraxis såväl som de krav som anges i detta dokument och erhålla alla erforderliga tillstånd, licenser och registreringar. 1.3 Vara medvetna om någon nationell lagstiftning eller dess efterlevnad strider mot internationella normer för mänskliga rättigheter, och sträva efter att hedra andan hos de universellt erkända mänskliga rättigheterna. 1.2 I de fall där lokala lagar eller förordningar föreskriver ett starkare skydd än kraven i leverantörskoden, låta lokala lagar eller förordningar ha företräde. 1.4 På begäran kunna visa sin efterlevnad av lokala legala krav. 3

4 KRAV 2. HÄLSA OCH SÄKERHET "Säkerheten främst" är en grundläggande princip för Sandvik. Leverantörerna ska tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö och vidta alla genomförbara åtgärder för att förebygga tillbud och skador. Leverantörer måste ha ett adekvat program för hälsa och säkerhet som bygger på en riskanalys av verksamheten. Detta ska omfatta till exempel till exempel en hälsa- och säkerhetspolicy, relevanta instruktioner och utbildningar som är begripliga för de anställda. Hälsa- och säkerhetsprogrammets omfattning ska baserat på vilken typ av verksamhet som leverantören bedriver och de hälsa- och säkerhetsrisker som är knutna till denna. Programmet måste innehålla minst följande aktiviteter: Leverantörer ska: 2.1 BRANDSÄKERHET Säkerställa att alla arbetslokaler kontrolleras regelbundet så att brandsäkerheten upprätthålls på daglig basis. 2.2 Säkerställa att fungerande brandlarm, lämplig brandsläckningsutrustning, tydligt utmärkta och lättillgängliga utrymningsvägar och nödutgångar underhålls baserat på anläggningens storlek, omfattning och art av de verksamheter som bedrivs såväl som den potentiella risken för skada och brand. Säkerställa att brand- och utrymningsövningar utförs regelbundet. HÄLSA OCH SÄKERHET Identifiera och bedöma hälsa- och säkerhetsrisker och minimera deras effekter, genom att implementera beredskapsplaner och vid behov vidta åtgärder. Säkerställa att alla anställda skyddas från exponering av potentiella hälsa- och säkerhetsrisker. Säkerställa att riskidentifiering, riskbedömning och fastställande av nödvändiga kontrollåtgärder finns på plats. Säkerställa att relevant och fungerande personlig skyddsutrustning tillhandahålls kostnadsfritt till alla anställda. Implementera metoder och system för att hantera, spåra och rapportera arbetsrelaterade skador och sjukdomar. Säkerställa att relevant utrustning för första hjälpen finns lättillgänglig och att anställda med utbildning i första hjälpen finns på plats. Säkerställa att de anställda inte arbetar under påverkan av droger och/eller alkohol. 2.3 ARBETSPLATSFÖRHÅLLANDEN Säkerställa att arbetslokaler är rena och väl upplysta, har tillräcklig ventilation och acceptabel temperatur och ljudnivå. Tillhandahålla fri tillgång till rent dricksvatten, hygieniska toaletter och rena matsalar. 2.4 BOENDEFÖRHÅLLANDEN Om logi tillhandahålls, säkerställa att varje anställd har rätt till egen säng. Tillhandahålla separata sovrum, toaletter och duschar för män och kvinnor. Säkerställa att alla krav som anges i punkt 2.1 uppfylls för logi och matsalar. 4

5 KRAV 3. ARBETSRÄTT OCH MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER Det är viktigt att våra leverantörer behandlar sina anställda rättvist, med värdighet och respekt, och att de respekterar mänskliga rättigheter och undviker att bidra till eller kopplas till andra parters medverkan till brott mot eller negativ inverkan på arbetsrätt och universellt erkända mänskliga rättigheter. Leverantörer ska: 3.1 BARNARBETE 3.2 TVÅNGSARBETE Inte använda eller stödja någon användning av barnarbete eller utnyttjande av barn. Upprätta system för att säkerställa att barn inte anställs, som inkluderar systematiska kontroller av, och insamling och upprätthållande av kopior av dokument som verifierar alla nyanställdas ålder. Minimiålder för anställning är 15 år (eller 14 om det är tillåtet enligt nationell lagstiftning), eller den legala minimiåldern för anställning, om den är högre än Inte tillåta eller stödja någon form av tvångsarbete eller illegal arbetskraft, inklusive människohandel, fångarbete eller skuldslaveri. Säkerställa att allt övertidsarbete är överenskommet i samförstånd med den anställde, såvida det inte är nödvändigt och godkänt enligt lokal lagstiftning. Tillåta anställda att lämna logi och arbetsplats fritt som de önskar under deras fritid Kontrollera att alla nyanställda har slutfört den obligatoriska skolgången innan anställningen påbörjas. Ta fram skriftliga rutiner för att hantera barnarbete om detta uppräcks på företagets anläggning Inte kräva att de anställda överlämnar personliga certifikat eller identitetshandlingar i original, såsom officiella ID-kort, pass eller arbetstillstånd, som ett villkor för anställning. Säkerställ att dessa rutiner tas fram med barnets bästa i åtanke, och att de inkluderar lämpligt ekonomiskt och annat stöd som krävs för att barnen ska kunna närvara och stanna kvar i skolan Inte använda olagliga disciplinära åtgärder, såsom till exempel bötesstraff, orättvisa eller olagliga avdrag på lön, innehållen lön eller indragning av förmåner Förhindra att unga arbetstagare (under 18 år) utför arbete som kan vara skadligt för deras hälsa eller fysiska, psykiska, sociala, andliga och moraliska utveckling, och inte låta dem inte arbeta nattskift. Uppfylla alla lagar och förordningar som styr lärlingsprogram Inte använda depositioner, avgifter, böter, lån eller låneåterbetalningar för att hindra anställda från att lämna sin anställning om de har aviserat om detta inom skälig tid. Säkerställa att återbetalningsavtal är förutsägbara, rimliga och begränsade i tid. Säkerställa att gästarbetare behandlas rättvist och likvärdigt med lokalanställda. 5

6 Leverantörer ska: KRAV 3.3 TRAKASSERIER, HÅRD ELLER OMÄNSKLIG BEHANDLING 3.6 LÖNER OCH FÖRMÅNER Inte tolerera några som helst fysiska eller psykiska trakasserier eller övergrepp, varken verbala eller icke-verbala genom gester, inklusive hård eller omänsklig behandling, tvång, frihetsberövande eller oönskade sexuella närmanden, och inte heller tolerera några hot om sådan behandling Uppfylla, som ett minimum, alla lagar och förordningar som rör löner, inklusive minimilön, övertidsersättning, ackord och andra lönebaserande komponenter, och tillhandahålla lagligt fastställda förmåner, inklusive socialförsäkringar. Förbjuda offentliga varningar och bestraffningar. 3.4 DISKRIMINERING Inte diskriminera, vare sig vid anställningstillfället eller under anställningstiden Säkerställa att alla anställda erhåller åtminstone den lagstadgade minimilönen. Betala löner regelbundet, direkt till de anställda, på avtalad tid och i sin helhet Detta inkluderar till exempel vid befordran, tillgång till förmåner eller utbildning, vid friställning eller uppsägning. Det gäller vare sig det sker på aktiv eller passiv basis, på grund av ålder, etnicitet, nationalitet eller social härkomst, religion, kön, sexuell läggning, civitillstånd eller föräldraskap, graviditet, funktionshinder, fackföreningsmedlemsskap, politisk tillhörighet, allvarlig sjukdom eller andra tillstånd som kan ge upphov till diskriminering skyddade av tillämplig lagstiftning eller ILOkonventioner. Säkerställa att anställda med samma erfarenhet och kvalifikationer erhåller lika lön för lika arbete och lika möjligheter. 3.5 ARBETSTID Dela upp arbetstiden i normal arbetstid och övertid. Registrera all arbetstid sanningsenligt och på ett begripligt sätt. Uppfylla lagar och industripraxis rörande arbetstid. Under inga omständigheter ska anställda på regelbunden basis beordras att arbeta utöver 8 timmar per dag eller 48 timmar per vecka som ordinarie arbetstid. Inte beordra övertid på regelbunden basis. Alla anställda ska ha rätt till minst en dag ledigt för varje sjudagarsperiod och ha tillräckligt med tid för vila mellan skift Dokumentera alla löner sanningsenligt och tillhandahålla lönebesked till alla anställda. Alla delar av lönen ska anges på ett begripligt sätt, inklusive övertidsersättning, arbetade timmar, förmåner, lagliga avdrag, bonusar samt andra relevanta poster. Se till att alla anställda har rätt till betald lagstadgad semester och lagligt fastställd ledighet, inklusive betald sjukfrånvaro och föräldraledighet, utan negativa konsekvenser. 3.7 ANSTÄLLNINGSVILLKOR Informera alla anställda om deras anställningsvillkor, inklusive rättigheter och skyldigheter, på den anställdes modersmål eller på ett språk som de förstår, till exempel i ett skriftligt anställningsavtal. 3.8 FÖRENINGSFRIHET OCH KOLLEKTIVFÖRHANDLINGAR Erkänna och respektera de anställdas rätt att fritt ansluta sig till arbetstagarorganisationer och förhandla kollektivt i enlighet med lagarna i det land där de är anställda. Erkänna betydelsen av en öppen kommunikation och direkt kontakt mellan anställda och chefer. Låta de anställda utse oberoende arbetstagarrepresentant och kommunicera öppet med arbetsgivaren om arbetsvillkor, utan rädsla för trakasserier, hot, bestraffning, inblandning eller vedergällning. Omvänt ska de anställda som väljer att inte delta i arbetstagarorganisationer respekteras för sitt val. Se till att övertidsarbete inte överstiger lokala legala gränser eller 12 timmar per vecka. 6

7 Leverantörer ska: KRAV RÄTT ATT ANMÄLA PROBLEM Säkerställa att alla anställda har rätt att anmäla farhågor när det gäller efterlevnad av lagliga krav eller företagets policy/regler till sin arbetsgivare utan rädsla för repressalier. RÄTT TILL EGENDOM Vara den, enligt lokal lagstiftning, rättmätiga ägaren/användaren av egendomen där de verkar. Undvika negativ social, miljömässig och ekonomisk inverkan från förvärv av mark, tvångsförflyttningar eller restriktioner för markanvändning. I händelse av expropriation eller tvångsförflyttning, se till att tillräcklig ersättning förhandlas fram på ett transparent sätt, med målet att bibehålla försörjningsmöjligheter och levnadsstandard för de berörda personerna. MINERALER MED KONFLIKTFRITT URSPRUNG Efterlevnad av avsnitt 1502 i Dodd-Frank Act: För att hjälpa våra kunder att följa stadgarna i SEC 1 Conflict Minerals Rule avseende leverantörskedjor för produkter som innehåller tenn, tantal, volfram eller guld, som omfattas av Dodd-Frank Act, och i tillägg till vad som har beskrivits ovan, genomföra en reasonable country of origin inquiry och följa internationellt accepterade riktlinjer för att säkerställa att leveranser till Sandvik kvaificerar som DRC 2 conflict free enligt SEC. Säkerställa att dessa mineraler som ett minimum är spårbara till smältverksnivå och att endast konfliktfria smältverk definierade av CFSI 3 och TI-CMC 4 eller, i förekommande fall, andra etablerade branschsystem används. Vara medvetna om att ytterligare krav kan tillkomma med avseende på inköp av produkter som innehåller konfliktmineraler enligt SEC regler. Se till att alla arbete som görs i enlighet med och dokumenteras och görs tillgängliga för Sandvik på begäran. Spårbarhetsinformation måste registreras och bevaras i fem år Inköp av mineraler från konfliktdrabbade områden och högriskområden: Vara medvetna om möjliga samband mellan produktionen av råvaror och väpnade konflikter eller grova kränkningar av mänskliga rättigheter. Leverantörskedjor som direkt eller indirekt bidrar till konflikter är oacceptabla. Detta gäller för alla steg i leverantörskedjan. Om våra leverantörer gör inköp från konfliktdrabbade områden eller högriskområden, ska "OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas" följas. Baserat på var de befinner sig i leverantörskedjan ska råmaterial endast köpas in från ansvarsfulla källor, eller så ska rimliga åtgärder vidtas för att få insikt om, och när det är nödvändigt, påverka leverantörskedjorna mot ett ansvarsfullt inköp. Eftersom godtyckliga tillbakadraganden från konfliktområden kan orsaka negativa konsekvenser för den lokala befolkningen uppmuntrar Sandvik till etiska inköp av mineraler från dessa områden. 1 U.S. Securities and Exchange Commission 2 Democratic Republic of the Congo 3 Conflict-Free Sourcing Initiative 4 Tungsten Industry Conflict Minerals Council 7

8 KRAV 4. MILJÖ Att skydda miljön och bidra till en hållbar utveckling är av stor vikt för Sandvik. Leverantörer ska aktivt sträva efter att öka de positiva och begränsa de negativa effekterna, av både den egna verksamheten och leverantörskedjan, på miljön och samhället genom att upprätta miljöplaner som fokuserar på verksamhetens avgörande miljöpåverkan på miljön. Dessa miljöplaners omfattning ska baserat på vilken typ av verksamhet som leverantören bedriver och de miljörisker som är knutna till denna. Leverantörer ska: 4.1 HANTERING AV MILJÖRISKER Etablera, implementera och upprätthålla ett riskbaserat program för att minska eller minimera negativ miljöpåverkan från deras verksamhet, produkter och tjänster. 4.4 PROGRAM FÖR MILJÖANSVAR Aktivt arbeta med och tillhandahålla information och dokumentation som rör följande områden: Hantering av kemikalier och farligt material 4.2 FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER OCH MILJÖVÄNLIGA TEKNIKER Vidta förebyggande åtgärder så snart det finns anledning att tro att en aktivitet skulle kunna skada miljön eller människors hälsa, och sträva efter att utveckla och stödja miljövänlig teknik i produkter, processer och konstruktioner samt vid val av material. Avfallshantering Utsläpp till luft, vatten och mark Energihushållning Vattenförbrukning Transport och resor Leverantörsspecifika krav och mål relaterade till miljöprestanda kan komma att definieras i kommersiella avtal. 4.3 PRINCIPEN OM ATT FÖRORENAREN BETALAR Betala de sociala och ekonomiska kostnader som uppstår från en leverantörsenhet som orsakar skador på miljön. 8

9 KRAV 5. ANTIKORRUPTIONS- OCH KONKURRENSLAGSTIFTNING Sandvik har åtagit sig att bedriva vår affärsverksamhet med hög etisk integritet. Vi har nolltolerans när det gäller korruption, såsom mutor, intressekonflikter, bedrägeri, förskingring, olaga utnyttjande av provision, utpressning samt svågerpolitik och vänskapskorruption. Vi arbetar aktivt för att bekämpa all form av korruption. Vi följer också konkurrenslagstiftning som förbjuder konkurrensbegränsande avtal och missbruk av dominerande ställning. Leverantörer ska: 5.1 ANTIKORRUPTION Följa lokala lagar och internationella antikorruptionskonventioner och inte själva delta i, eller orsaka att Sandvik deltar i någon form av korruption. Inte ge olagliga bidrag, direkt eller indirekt, till någon tredje part eller offentliga tjänstemän. Etablera processer för att förhindra korruption, till exempel genom att införa en antikorruptionspolicy och genom att tillhandahålla relevant utbildning för sin personal. 5.2 KONKURRENSLAGSTIFTNING Respektera och följa gällande konkurrenslagstiftning och inrätta system för att förhindra överträdelser av denna, som till exempel fastställande av priser, uppdelning av marknader eller anbudsriggning, genom att till exempel införa en konkurrenslagpolicy och genom att tillhandahålla lämplig utbildning i konkurrenslagstiftning för de anställda. Undvika potentiell intressekonflikt vid samarbete med Sandvik. Vara medvetna om att ingen Sandvikanställd kan erbjuda eller tillhandahålla, direkt eller indirekt, någon otillbörlig fördel till leverantören i utbyte mot personlig vinning av något slag. Vara medvetna om att Sandvik inte accepterar någon förmån avsedd för en Sandvikanställd för att underlätta leverantörens affärer med Sandvik. 9

10 LEDNINGSSYSTEM/KONTROLL AV EFTERLEVNAD LEDNINGSSYSTEM Vi uppmuntrar våra leverantörer att sträva efter ständiga förbättringar och att upprätta, implementera och upprätthålla erkända ledningssystem och standarder som rör de områden som beskrivs i leverantörskoden. Riskbedömning, implementerade policyer, processer och rutiner, tydligt kommunicerade roller och ansvar, relevant utbildning och instruktioner, upprättande och resultatutvärdering av mätbara mål, tillsammans med fungerande kontrollsystem, ligger till grund för ett framgångsrikt införande av leverantörskoden. KONTROLL AV EFTERLEVNAD Alla affärsrelationer mellan Sandvik och våra leverantörer måste baseras på ärlighet, tillit och samarbete. Genom att acceptera leverantörskoden förbinder sig leverantören att arbeta proaktivt för att möta dessa krav inom den egna verksamheten och i leverantörskedjan. Detta bör uppnås genom att samarbeta på ett öppet sätt med Sandvik, till exempel genom att fylla i självutvärderingar och ge Sandviks personal, eller en tredje part som Sandvik väljer, tillgång till relevanta lokaler och information för att utföra revisioner på plats, inklusive möjlighet att intervjua anställda och få tillgång till sanningsenlig och fullständig dokumentation som rör leverantörskoden. Avvikelser som upptäcks vid revisioner måste åtgärdas så snart som möjligt. Vi förväntar oss att våra leverantörer inte vilseleder oss. Överträdelser av leverantörskoden kommer att orsaka negativ inverkan på affärsrelationen med Sandvik, inklusive, men inte begränsat till, risken för uppsägning av avtalet. Det är leverantörens ansvar att se till att dess underleverantörer uppfyller leverantörskoden eller jämförbara krav. Det åligger våra leverantörer att utvärdera och kontrollera sin leverantörskedja och att samla in relevant information om leverantörskedjans efterlevnad för att kunna delges Sandvik på begäran. Sandvik behandlar all företagsinformation och personlig information som tas emot på ett ansvarsfullt sätt och vidtar åtgärder för att se till att denna information förblir konfidentiell. Vi uppmuntrar våra leverantörer att rapportera överträdelser mot leverantörskoden till Sandvik genom vårt Speak Up-system på nätet eller per telefon. Vi uppmuntrar till en aktiv dialog med våra leverantörer i frågor som rör leverantörskoden och andra frågor som rör hållbarhet. Vi kommer att göra vårt yttersta för att respektera och skydda varje person som anmäler överträdelser av leverantörskoden. Den engelska versionen av Sandviks uppförandekod för leverantörer är den officiella versionen. Översättningar finns tillgängliga för referens på: 10