Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 1(57) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: Föregående möte: 2009-12-05--06 Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare Nina Högberg Justerare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 2(57) Bilaga: Dagordning 1. Formalia...3 2. Beslut: Entledigande av ledamot och adjungering av ersättare...7 3. Beslut: Firmateckning...9 4. Beslut: Attesträtt...11 5. Beslut: Val av förbundssekreterare...13 6. Beslut: Styrdokument arbetsstruktur förbundsstyrelsen 2010...15 7. Beslut: Ansvars- och delegationsordning för Sverok...17 8. Beslut: Styrdokument för arbetsgrupper...20 9. Beslut: Ansvarsposter 2010...23 10. Beslut: Arvoderingar...24 11. Beslut: Mötesschema 2010...25 12. Beslut: Resepolicy för Sverok...27 13. Beslut: Strykning av styrdokument...29 14. Beslut: Uppdatering av Styrdokument Förbundsstyrelsedatorer...31 15. Beslut: Marknadsföringsprojekt...34 16. Beslut: Bildningsprojekt...36 17. Beslut: Kontolösning för föreningar...37 18. Beslut: Uppdaterat projektdirektiv för Nätkraft...38 19. Beslut: Strategisk plan för Studiefrämjandet...40 20. Beslut: Inköp Fenix-prenumerationer...44 21. Beslut: Faddersystem...46 22. Beslut: Beställare och styrgrupp för bidrag.sverok.se...48 23. Rapport: Verksamhetschefen...49 24. Rapport: bidrag.sverok.se...51 25. Rapport: Sverok på turné - slutrapport...52 26. Rapport: Ekonomi januari 2010...57

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 3(57) 1. Formalia Mötet beslutade att 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. 6...lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2).

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 4(57) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet David Gustavsson, förbundsordförande Peter Sahlin, vice förbundsordförande Alexander Kjäll, ledamot Emma Mellander, ledamot Johan Groth, ledamot Nina Högberg, ledamot (förbundssekreterare) Samuel Gyllenberg, ledamot Sanna Hedlund, ledamot Sophie Westman, ledamot Thor Forsell, ledamot Tobias Landen, ledamot Frånvarande Anders Frank, ledamot

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 5(57) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Alexander Kjäll, ledamot Mötessekreterare Christer Pettersson, kanslichef Justerare Nina Högberg, ledamot

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 6(57) Bilaga: Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Lars Molle Johansson, föredragande Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 7(57) 2. Beslut: Entledigande av ledamot och adjungering av ersättare Mötet beslutade att 1...bekräfta Anders Franks avgång ur styrelsen från och med 2010-01-16. 2...Cecilia Jildenhed adjungeras till styrelsen med närvarorätt, yttranderätt och yrkanderätt på alla styrelsemöten. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Entledigande av ledamot och adjungering av ersättare Reservation Sophie Westman reserverar sig mot att adjungera Cecilia Jildenhed till styrelsen enligt att-sats 2. Jag tror att Cia är en bra tillgång för Sverok och kommer göra gott för Sverok. Dock att adjungera in någon känns som ett nödbeslut som jag inte vill stå bakom.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 8(57) Beslutsunderlag: Entledigande av ledamot och adjungering av ersättare Av David Gustavsson, förbundsordförande Tyvärr har Anders Frank fått personliga förhinder att delta i styrelsearbetet under året och har begärt att få avgå. Med tanke på hur tidigt vi befinner oss i verksamhetsåret samt det stora intresse som fanns för förbundsstyrelsearbete under Riksmötet så har jag undersökt möjligheterna till att adjungera in en ersättare och föreslår Cecilia Jildenhed. Cecilia är intresserad av att ta sig an rollen under omständigheterna och tack vare de öppna röstsiffrorna i styrelsevalet på Riksmötet upplever jag ingen risk för något rättvisedilemma. De exakta formella formerna kring adjungeringen får vi diskutera på mötet. Jag föreslår att 1...Anders Frank entledigas från sitt uppdrag som ledamot i styrelsen. 2...Cecilia Jildenhed adjungeras till styrelsen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 9(57) 3. Beslut: Firmateckning Mötet beslutade att 1...alla tidigare beslut om firmateckning annulleras. 2...David Gustavsson (781208-6036) och Peter Sahlin (730312-0112) väljs att gemensamt teckna firma i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok (802014-5424). Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Firmatecknare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 10(57) Beslutsunderlag: Firmatecknare Av David Gustavsson Firmatecknare kallas de som tecknar en juridisk persons firma (Sverok), dvs. har befogenhet att företa rättshandlingar, som att skriva under avtal, vilka blir bindande för den juridiska personen. Att firmatecknarna väljs gemensamt innebär att bådas underskrifter krävs. Jag yrkar att 1...alla tidigare beslut om firmateckning annulleras. 2...David Gustavsson och Peter Sahlin väljs att gemensamt teckna firma i Sverok.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 11(57) 4. Beslut: Attesträtt Mötet beslutade att 1...annullera alla tidigare beslut om attesträtter utom de där Christer Pettersson är attestor. 2...ge David Gustavsson attesträtt för alla övriga resultatenheter i Sverok. 3...utse Peter Sahlin till andra-attestor för alla övriga resultatenheter i Sverok. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Attesträtt

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 12(57) Beslutsunderlag: Attesträtt Av David Gustavsson Med attesträtt avses rätten att godkänna utbetalningar från förbundet. Det här är ett tillfälligt beslut till dess att ekonomiansvarig inkommer med förslag till detaljbudget som innehåller resultatenheter och ny attestordning. Jag yrkar att 1...annullera alla tidigare beslut om attesträtter utom de där Christer Pettersson är attestor. 2...ge David Gustavsson attesträtt för alla övriga resultatenheter i Sverok. 3...utse Peter Sahlin till andra-attestor för alla övriga resultatenheter i Sverok.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 13(57) 5. Beslut: Val av förbundssekreterare Mötet beslutade att 1...Nina Högberg väljs till förbundssekreterare. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Val av förbundssekreterare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 14(57) Beslutsunderlag: Val av förbundssekreterare Av David Gustavsson Stadgarna som behandlar stadgemässiga val omfattar ej posten förbundssekreterare. Nina Högberg valdes på Riksmötet till ledamot i styrelsen verksamhetsåret 2010 med rekommendationen att utses till förbundssekreterare. Jag yrkar att 1...Nina Högberg väljs till förbundssekreterare.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 15(57) 6. Beslut: Styrdokument arbetsstruktur förbundsstyrelsen 2010 Mötet beslutade att 1...fastställa Styrdokument arbetsstruktur förbundsstyrelsen 2010 Handlingar i ärendet Styrdokument: arbetsstruktur förbundsstyrelsen 2010

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 16(57) Styrdokument: arbetsstruktur förbundsstyrelsen 2010 Verksamhetsplanens genomförande Förbundsstyrelsen upprättar vid årets början ett dokument över alla uppdrag som ska utföras under året. Dokumentet är ett levande arbetsverktyg som uppdateras löpande och fastställs vid varje styrelsemöte. Varje uppdrag ska ha en ansvarig. I dokumentet skall även framgå uppdragets nuvarande status. Ordförande äger och fyller på listan mellan mötena. Uppdrag som inte är av löpande karaktär skall typiskt vara av sådan omfattning att det kan genomföras inom tre månader. Ansvarig kan vara en ansvarspost inom styrelsen, en styrelseledamot eller en arbetsgrupp. Den/De som ansvarar för ett uppdrag har ansvar för att; planera, starta och övervaka genomförande samt till styrelsen rapportera arbetet. Rapportering Eftersom hela styrelsen är ansvarig för resultatet är det viktigt med insyn i varandras arbete. Alla ledamöter, projekt och arbetsgrupper skall eftersträva öppenhet i sitt arbete. Alla följer samma rapportmall och system för publicering. Rapportmall Vad har hänt sedan förra rapporten? (återknyter till målen som sattes upp i föregående rapport) Vad har gått bra/dåligt? Vilka problem har funnits och vilken hjälp behövs från andra? Vilka har varit med i arbetet? Vad ska göras under den kommande perioden? Hur ser tidsplanen ut? Lista målen. Orienteringsmöten Mellan varje ordinarie styrelsemöte skall kortare orienteringsmöten hållas på distans. Orienteringsmöten är i regel ej beslutande utan syftar endast till muntlig rapportering och frågestund. Möteshandlingar Samtliga möteshandlingar sammanställs på avsett webbforum. Handlingar skall vara publicerade senast måndagen före möteshelgen. Handlingar som inkommer efter detta behandlas som övriga frågor som tas upp i mån av tid. Per capsulam Då styrelsen behöver ta brådskande beslut mellan styrelsemöten sker detta genom ett per capsulam-beslut. Ett beslutsunderlag för ett beslut per capsulam ska skickas till förbundsordförande. Denne ser därefter till att alla styrelseledamöter får tillgång till beslutsunderlaget via diskussionsforumet och e-post. Efter att per capsulam-beslutet har utlysts ska en yrkandeperiod hållas innan själva omröstningen kan starta i forumtråden. Inför omröstningen skickas alla yrkanden som inkommit ut till styrelsen. Tidpunkt för när omröstningen påbörjas och avslutas ska tydligt anges i informationen inför per capsulam-beslutet. Rösterna markeras på forumet. För att ett beslut ska äga giltighet måste minst fem av förbundsstyrelsens ledamöter rösta. När omröstningen är avslutad ska styrelsen informeras om resultatet och beslutet träder då i kraft omedelbart. Varje beslut per capsulam måste ratificeras och protokollföras vid nästkommande ordinarie styrelsesammanträde. Reservationer mot ett beslut taget per capsulam ska inlämnas vid detta möte.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 17(57) 7. Beslut: Ansvars- och delegationsordning för Sverok Mötet beslutade att 1...fastställa Ansvars- och delegationsordning för Sverok Handlingar i ärendet Ansvars- och delegationsordning för Sverok

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 18(57) Ansvars- och delegationsordning för Sverok I delegationsordningen regleras förhållande och ansvarsfördelning mellan olika funktioner på förbundsnivå. 1 Riksmötet Riksmötet är förbundets högsta beslutande organ. Riksmötet beslutar om förbundets verksamhet genom att sätta prioriteringar och mål samt ta övergripande principbeslut. Riksmötet tar vanligtvis inga beslut kring hur förbundet i praktiken ska uppnå målen. 2 Förbundsstyrelsen (FS) Förbundsstyrelsen ansvarar och leder arbetet med förbundets centrala verksamhet mellan Riksmötena. Med utgångspunkt i Riksmötets beslut sätts mål och prioriteringar för arbetet upp. Förbundsstyrelsen är också ansvarig för att följa upp om målen har uppnåtts. Ansvar och uppgifter Beslutar om tillsättning och uppsägning av tjänsten som kanslichef. Tillsätter förbundssekreterare. Tillsätter verkställande utskott. Beslutar om fördelning av ansvarsposter bland förbundsstyrelseledamöterna. Initierar projekt och fastställer projektdirektiv och ekonomiska ramar. Håller sig informerad om den ekonomiska situationen och när så är nödvändigt beslutar om åtgärder. Är ytterst ekonomiskt ansvarig inför Riksmötet. Visionerar och utarbetar övergripande strategier för förbundets framtid. Deltar aktivt i samhällsdebatten i för förbundet prioriterade frågor. Lägger gemensam verksamhetsberättelse och bokslut för Riksmötet. Håller sig väl informerad om organisationens verksamheter. Sammansättning Förbundsstyrelsen består av förbundsordförande, vice förbundsordförande och det antalet ledamöter Riksmötet har valt. 3 Förbundsordförande Förbundsordförande representerar förbundet samt ansvarar för samordning och ledning av arbetet på förbundsnivå. Arbetsuppgifter Vara förbundets företrädare inom och utom organisationen. Aktivt driva förbundets frågor. Leda, fördela och inspirera arbetet i förbundsstyrelsen. Skapa ett arbets- och diskussionsklimat i styrelsen som gör att problem och konflikter förebyggs alternativt hanteras och löses. Identifiera möjligheter och hot för förbundet. Ansvara för att förbundsstyrelsen uppfyller de stadgeenliga uppgifterna. Ha en god överblick över förbundet och dess verksamhet. Planera och visionera inför förbundets framtid. Vara förbundsstyrelsens länk till kanslichefen. Ordföranden kan, då det är lämpligt, delta på personalmöten. Fullgöra de uppgifter förbundsstyrelsen direkt delegerat. Ordförande har rätt att upp till en gräns på 20 000 kr göra ekonomiska åtgärder som avviker från beslutad budget. Beslutet meddelas förbundsstyrelsen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 19(57) 4 Förbundssekreterare Syftet med en arvoderad förbundssekreterare är att öka förbundets verkställande kapacitet och att förbättra styrelsens möjligheter att koncentrera sig på långsiktiga och principiella frågor. Arbetsuppgifter Jobba med samordning och planeringsstöd för förbundets arbetsgrupper. Upprätthålla medlemsdialog kring centrala och aktuella frågor via förbundets kommunikationskanaler samt ge feedback på detta till styrelsen. Tillse att förbundsstyrelsens beslut görs offentliga samt tillgängliga så att fler kan ta del av dem. Utgöra ett stöd åt förbundsordföranden. Kontinuerligt göra uppföljningar på beslut som tagits av förbundsstyrelsen. Kontinuerligt göra avstämningar mot verksamhetsplanen. Fullgöra de uppgifter förbundsstyrelsen direkt delegerat. Förbundssekreteraren har rätt att upp till en gräns på 20 000 kr göra ekonomiska åtgärder som avviker från beslutad budget. Beslutet meddelas förbundsstyrelsen. 5 Verkställande utskott (VU) Utskottet avlastar styrelsen i praktiska frågor av verkställande karaktär som saknar strategisk betydelse och fångar upp beslut som faller mellan stolarna. Ansvar och uppgifter Utskottet har mellan styrelsemötena beslutanderätt i löpande ärenden samt akuta frågor. Fullgöra de uppgifter förbundsstyrelsen direkt delegerat. Verkställande utskott kan fatta beslut upp till en gräns på 50 000 kr utöver beslutad budget. Beslutet meddelas förbundsstyrelsen. Beslut som tas ska vara enhälligt. Dagordning för utskottets sammanträden skall finnas tillgänglig för styrelsen minst 24 timmar före beslut fattas. Sammansättning Verkställande utskottet utgörs av förbundsordförande, förbundssekreterare och vice förbundsordförande. Kanslichefen kan delta på det verkställande utskottets möten. Även av kanslichefen utsedd personal kan vid behov delta på möten. Arbetsformer Ansvarig och sammankallande för verkställande utskottet är förbundsordförande. Verkställande utskottet sammanträder regelbundet mellan förbundsstyrelsemötena och kan kallas in vid akuta beslut. Beslut som verkställande utskottet tagit rapporteras till förbundsstyrelsen som sedan kan ompröva dem. Vid större beslut eller andra tveksamheter skall utskottet eftersträva samråd med övriga ledamöter. 6 Kanslichef Förbundsstyrelsen ger kanslichefen i uppdrag att leda förbundets anställda och det löpande administrativa arbetet. Kanslichefen är ansvarig inför förbundsstyrelsen, övriga anställda arbetar på uppdrag av kanslichefen, enskild ledamot i styrelsen har aldrig rätt att fatta beslut över en enskild anställd. Kanslichefen väljer självständigt arbetsformer inom givna budgetramar och personaldirektiv för att uppnå de av förbundsstyrelsen uppsatta målen. 7 Arbetsgrupper Arbetsgrupper är ansvariga inför förbundsstyrelsen och arbetar fritt inom sitt styrdokument och budgetram.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 20(57) 8. Beslut: Styrdokument för arbetsgrupper Mötet beslutat att 1...fastställa Styrdokument: Arbetsgrupper Handlingar i ärendet Styrdokument: Arbetsgrupper Mall för styrdokument

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 21(57) Styrdokument: Arbetsgrupper Arbetsgrupper jobbar med praktisk verksamhet på förbundsnivå. Arbetsgrupperna löper över verksamhetsåren men styrdokument och ekonomiska ramar uppdateras alltid i början av varje nytt verksamhetsår. Bildande av en arbetsgrupp Arbetsgrupper bildas genom beslut av styrelsen. Ett styrdokument för gruppen skall upprättas enligt mall inför sådant beslut. Relation mellan förbundsstyrelsen och arbetsgruppen Arbetsgruppledarna ansvarar för att på begäran rapportera kring arbetet till styrelsen. Avvikelser från styrdokument skall tas med det verkställande utskottet. Ekonomi och budget I styrdokumentet från styrelsen anges alltid budgetramar för gruppens arbete. Arbetsgrupperna förfogar fritt över dessa budgeterade medel för arbeta mot målen men måste arbeta i enlighet med förbundets regelverk, exempelvis resepolicy och ersättningspolicy. Vid tveksamheter eller fall av arvoderingar skall frågan tas upp till det verkställande utskottet. Kontakt Information om arbetsgruppen, dess medlemmar och arbete ska finnas publicerat på förbundets wiki. En uppdaterad kontaktlista ska hela tiden finnas tillgänglig för gruppmedlemmarna, förbundskansliet och förbundsstyrelsen. Intern kommunikation Hur den interna kommunikationen sköts är upp till gruppen att bestämma, men det är rekommenderat att använda sig av förbundets internetforum. Gruppledare Alla arbetsgrupper skall ha minst en och max två gruppledare. Gruppsledarens uppgifter Ansvarar för att gruppen arbetar mot de uppsatta målen. Ansvarar för att rapporter på begäran inkommer till förbundsstyrelsen Håller gruppens medlemslista och kontaktuppgifter uppdaterade Utifrån budgetramarna godkänna kostnader i gruppens arbete såsom resor, inköp, etc. Gruppmedlemsskap Arbetsgrupper ska i den mån det är möjligt vara öppna för nya medlemmar om inte särskilda kompetenskrav eller andra förutsättningar råder. Gruppen beslutar gemensamt kring nya medlemmar.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 22(57) Mall för styrdokument Styrdokument för samtliga arbetsgrupper skall upprättas enligt följande mall: Styrdokument: [arbetsgruppens namn - år] Arbetsgruppsledare: [Namn och kontaktuppgifter] Syfte [Här skall syftet med gruppen beskrivas. Varför gruppen existerar och vad som ska uppnås med arbetet.] Mål [Här beskrivs vilka mål arbetsgruppen ska uppnå under året. Bör vara konkret, tydligt och i punktform.] Budget [Här beskrivs vilka pengar gruppen har fritt förfogande över för att uppnå ovanstående mål.] Organisering [Här beskrivs om gruppen är öppen för nya medlemmar eller inte, om gruppen rekryterar nya medlemmar löpande under året, om vissa kompetenskrav ställs på nya medlemmar, etc.]

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 23(57) 9. Beslut: Ansvarsposter 2010 Mötet beslutade att 1...välja Tobias Landén till ekonomiansvarig. 2...välja Samuel Gyllenberg till föreningsansvarig. 3...välja Johan Groth till personalansvarig. Handlingar i ärendet Inga.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 24(57) 10. Beslut: Arvoderingar Mötet beslutade att 1...arvodera förbundsordförande David Gustavsson för verksamhetsåret 2010 enligt förbundets arvoderingsvillkor fastställda 2009 2...arvodera förbundssekreterare Nina Högberg för verksamhetsåret 2010 enligt förbundets arvoderingsvillkor fastställda 2009 Handlingar i ärendet Inga. Jäv David Gustavsson och Nina Högberg deltog inte i beslutet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 25(57) 11. Beslut: Mötesschema 2010 Mötet beslutade att 1...fastställda mötesschema 2010. Handlingar i ärendet Mötesschema 2010

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 26(57) Mötesschema 2010 (Workshop "Styrelsen och kansliet" 10 jan, Stockholm) Styrelsemöte 16-17 jan Styrelsemöte 20-21 feb 5 veckor Arbetshelg och orienteringsmöte 27-28 mar 3 veckor Styrelsemöte 17-18 apr 5 veckor Orienteringsmöte 23 maj 3 veckor Styrelsemöte 12-13 jun 5 veckor Orienteringsmöte 18 jul 5 veckor Styrelsemöte 21-22 aug 3 veckor Arbetshelg och orienteringsmöte 11-12 sep 4 veckor 10 okt - Sista datum motioner Styrelsemöte 9-10 okt 3 veckor Orienteringsmöte 31 okt 3 veckor Riksmöte 19-21 nov 2 veckor Styrelsemöte 4-5 dec

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 27(57) 12. Beslut: Resepolicy för Sverok Mötet beslutade att 1...fastställa Policy: Resor i Sverok. Handlingar i ärendet Policy: Resor i Sverok

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 28(57) Policy: Resor i Sverok Som huvudregel skall billigaste rimliga resa bokas för resor i förbundets tjänst. Sent bokade resor på grund av bristande planering som medför förhöjda kostnader för förbundet bör vara väl motiverade eller annars inte genomföras. Hyrbil Vid hyra av biltransport kan det vara motiverat att välja något dyrare alternativ ur säkerhetssynpunkt, exempelvis två personbilar istället för en minibuss. Självriskreducering och andra liknande tillvalsförsäkringar skall alltid väljas vid hyrbil. Boende Boende skall alltid försöka ordnas kostnadsfritt och detta skall tas i beaktande vid val av mötesplats. När kostnadsfritt boende inte är möjligt eller rimligt så skall i första hand boende på vandrarhem ordnas, Sverok står då för kostnaden för eventuella sängkläder.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 29(57) 13. Beslut: Strykning av styrdokument Mötet beslutade att 1...stryka Styrdokument: förbundsordförande (2008-05-23) 2...stryka Styrdokument: förbundssekreterare (2009-01-02) 3...stryka Styrdokument: ledamot i Sverok (2008-07-11) 4...stryka Styrdokument: ideellt engagemang (2009-01-31) 5...styrka Policy: roller i förbundet (2007-10-05) Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Strykning av styrdokument

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 30(57) Beslutsunderlag: Strykning av styrdokument Av David Gustavsson, Nina Högberg, Peter Sahlin Med anledning av uppdateringar och nytillkomna styrdokument yrkar vi att. 1...styrdokument "Styrdokument förbundsordförande", "Styrdokument förbundssekreterare", "Policy roller i förbundet", "Styrdokument om ideellt engagemang", "Styrdokument ledamot i Sverok 2008", "Styrdokument för arbetsgrupper 2008" upphör att gälla.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 31(57) 14. Beslut: Uppdatering av Styrdokument Förbundsstyrelsedatorer Mötet beslutade att 1...bordlägga ärendet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Uppdatering av Styrdokument Förbundsstyrelsedatorer Styrdokument: Förbundsstyrelsedatorer

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 32(57) Beslutsunderlag: Uppdatering av Styrdokument Förbundsstyrelsedatorer Av David Gustavsson, Nina Högberg, Peter Sahlin Efter en genomgång av dokumentet yrkar vi att 1...kostnadsgränsen för datorinköp justeras till 5000 kr.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 33(57) Styrdokument: Förbundsstyrelsedatorer Förbundet erbjuder förbundsstyrelseledamöter att låna bärbara datorer för att förbättra styrelsens möjligheter att utföra ett gott arbete. Detta dokument reglerar hanteringen av dessa datorer. Tilldelning av dator Ledamöter har möjlighet att mot tecknande av avtal låna en dator från förbundet under sin styrelseperiod. Kansliet ska till styrelsens konstituerande möte tillhandahålla en lista över de av föregående styrelses datorer som ej kommer att köpas ut, samt tre alternativa datorpaket som ej får överstiga 5 000 kronor inkl. moms. Utöver denna summa ska datorer utrustas med ett omfattande skyddspaket. Dator till högre kostnad kan köpas in om särskilda skäl föreligger. Valda datorer ska finnas styrelseledamöterna tillhanda senast i samband med det första styrelsemötet efter det konstituerande, dock tidigast två veckor efter riksmötet. Vid uppdragets avslutande Vid uppdragets avslutande erbjuds ledamöter att köpa den lånade datorn till ett beräknat andrahandsvärde. Datorer som inte köps ut ska erbjudas den nytillträdda förbundsstyrelsen och, om styrelsen inte önskar använda den, sparas för att användas i andra sammanhang inom organisationen. Om ledamot ej begärt att få köpa tjänstedator ska datorn finnas kansliet tillhanda senast två veckor efter uppdragets avslutande. Om datorn ej finns kansliet tillhanda inom utsatt tid ska ledamoten faktureras samma summa som dröjsmålsräntan hade varit vid köp av datorn. Om ledamot begärt att få köpa tjänstedator ska ledamoten faktureras snarast efter uppdragets avslutande. Vid förfallen faktura ska dröjsmålsränta utkrävas. En avbetalningsplan för köp av datorn ska upprättas om ledamoten så begär. Prissättning vid köp av FS-dator När en ledamot väljer att köpa ut sin dator beräknas priset enligt följande modell, där procent syftar på procent av inköpspriset. Värdeminskningen är 4 % per månad de första 9 månaderna. Månad 10 är värdeminskningen 40 % + 3,5 % per extra månad fram till och med månad 17. Månad 18 är värdeminskningen 65 % + 3 % per extra månad fram till och med månad 26. Månad 27 och senare är värdeminskningen 90 %. Datorn blir alltså aldrig gratis. Åldern i månader på datorn beräknas som antalet dagar sedan inköp till och med avslutningsdagen för uppdraget delat med 30, avrundat till närmaste heltal månader.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 34(57) 15. Beslut: Marknadsföringsprojekt Mötet beslutade att 1...sondera marknaden efter företag som kan leverera en marknadsföringsplan (totalkostnaden för det upphandlade uppdraget får högst vara 100 000 kr) 2...arrangera en workshop med alla i styrelsen som har tid/lust för att fastställa underlag (svar på frågan varför vi ska marknadsföra oss) till leverantören. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Upphandling av marknadsföringsplan och rekrytering

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 35(57) Beslutsunderlag: Upphandling av marknadsföringsplan och rekrytering Av David Gustavsson Riksmötet beslutade att förbundet under året skall ta fram och inleda arbetet med en treårig marknadsföringsplan. Ett arbete som övergripande syftar till att stärka förbundets varumärke och göra det till ett bättre fungerande verktyg för medlemsföreningarna. Satsningen skall genomföras i projektform. Som grund till detta projekt skall en marknadsföringsplan ligga. Jag föreslår att vi upphandlar utarbetandet av denna marknadsföringsplan från en reklambyrå. Vidare föreslår jag att vi med planen som underlag anlitar en rekryteringsfirma för att tillsätta den informatörstjänst som skall ingå i genomförandet av projektet. Projektet startas upp när informatörsresursen är på plats. Anbud skall tas in och utvärderas från minst tre olika reklambyråer. Målsättningen är att arbetet med att genomföra marknadsföringsplanen skall vara igång senast 1/6. Jag föreslår att 1...David Gustavsson, Nina Högberg och Peter Sahlin uppdras genomföra en upphandling och rekrytering i enlighet med underlaget. 2...totalkostnaden för det upphandlade uppdraget högst får vara 100 000 kr. 3...månadslönen för informatören högst får uppgå till 22 000 kr.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 36(57) 16. Beslut: Bildningsprojekt Mötet beslutade att 1...starta bildningsprojektet. 2...välja Samuel Gyllenberg till beställare av bildningsprojektet. Handlingar i ärendet Inga.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 37(57) 17. Beslut: Kontolösning för föreningar Mötet beslutade att 1... förbundet inleder arbetet med att erbjuda föreningarna en subventionerad kontolösning. 2... totalkostnaden för 2010 får vara högst 30 000 kr. Handlingar i ärendet Inga.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 38(57) 18. Beslut: Uppdaterat projektdirektiv för Nätkraft Mötet beslutade att 1...styrelsen utser Nina Högberg till beställare för projektet. 2...Nina högberg ska utse en styrgrupp för projektet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Uppdaterat projektdirektiv för Nätkraft

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 39(57) Beslutsunderlag: Uppdaterat projektdirektiv för Nätkraft Av Alexander Kjäll, ledamot Nytt förslag på handlingsplan för framtagande av mötesprogramvara för del tre i projekt Nätkraft. Steg ett är att vi måste komma på och skriva ner vad vi ska göra, detta innefattar testande av prototypen som togs fram förra året, framtagande av en kravspec som vi behöver utgå ifrån samt integererande av detta med de saker vi har lovat allmäna arvfonden ska vara med i projektet. Steg två är ta de kraven som har inkommit i steg ett, och omvandla dessa till en mer teknisk plan för hur det här ska byggas. I det här steget så ska det tas beslut om vilka teknologier som ska användas, vilka delmål projektet ska ha under året samt utvärderande av vilka av kraven som redan är uppfyllda av andra programvaror. Steg tre är att utföra planen som togs fram i steg två, detta med hjälp av ett extern bolag, som bör väljas baserat på de krav som har framkommit i del två. Därför yrkar jag att 1...styrelsen utser Nina Högberg till beställare för projektet. 2...Nina högberg utser en styrgrupp för projektet.