Ystads IF:s plan för krishantering

Ystads IF:s plan för krishantering YIF arbetar för att skapa Hälsa och framgång genom livet på och utanför handbollsplanen. Svenska Akademins Ordlista förklarar kris som en mycket svår situation som föranleds av en händelse. Det första man tänker på är troligen en olycka där en eller flera medlemmar är inblandade. Är det dessutom i klubbens regi som olyckan inträffat så blir agerandet och omhändertagandet från föreningens sida av stor vikt. Men en kris behöver inte alltid ha akut karaktär. Det kan vara någon som har en personlig kris eller en svår sjukdom vilket påverkar lagkompisarna så mycket att verksamheten inte kan bedrivas som vanligt. En kris kan också uppkomma ur rykten som sprids. Rykten som kanske handlar om att medlemmar/ledare/sektioner/styrelse håller på med oegentligheter. Vi har en krisgrupp i föreningen som skall kontaktas i alla händelser av kris, se sidan 2. Krishanteringen i Ystads IF bygger på: Att det finns en fungerande krisgrupp, tygghetsgrupp och styrelsen Att alla ledare har utbildning i akut omhändertagande. Att medmänsklighet, värme och klokhet får styra. Målsättningen är att alla ledare skall ha genomgått en utbildning för akut omhändertagande, HLR och får repetera sina kunskaper vartannat år. Styrelsen bokar utbildningen och sektionerna ansvarar för att alla ledare kan gå. I samband med övernattningcuper ska deltagarförteckning finnas tillgänglig på Ystads IF s kansli. Dessutom ska varje lag, vid framkomsten till förläggningen, bestämma samlingsplats vid eventuell krishändelse. Det åligger även ledaren/ledarna att undersöka nödutgångar och informera deltagarna om dessa. Vid övernattningscuper bör även bärbara brandvarnare medtagas. Dessa tillhandahållas på kansliet. I samband med ledarutbildningen läggs ansvaret för utrustningen i sjukvårdsväskorna på ledarna men sektionen ser till rätt utrustning finns tillgänglig, se specifikation av innehåll i bilaga. Mandat ges också till ledare att ta ansvar och gå in och styra upp farliga aktiviteter. Klubben står bakom ansvarsfulla markeringar. I alla sjukvårdsväskor skall ledarinformationen i krisplanen finnas. Ansvariga i föreningen går igenom relevanta delar av krisplanen vid introduktion av nya aktiva, ledare och anställda. Ledarna ansvarar för resp. lag, U-ansvarig för resp, ledare och klubbchefen för kansli och övrig personal. Krisplanen ses över årligen, telefonnummer uppdateras och man går igenom vad personal och ledare behöver kunna. Administratören i krisgruppen ansvarar för detta. Krisgruppens utseende ses över varje år. Styrelsen ansvarar för detta. 1

KRISHANTERING Innehållsförteckning Krishanteringsgrupp 2 Viktiga telefonnummer 3 Krisplanering 4 Reserutiner 5-7 Krishantering 8-11 Bilaga 14-17 2011-10-11 Ystads IF Krishanteringsgrupp Gruppens uppgift är att stödja föreningens medlemmar i krissituationer Gruppen har tystnadsplikt Per-Olof Lind 0708-174391 per.olof@lindri.se Marcus Lindgren 070-319 94 11 marcus.lindgren@yif.se Ann Walfridsson 0736-943802 ann.walfridsson@telia.com Sofie Stagevik 0733-850044 sofie@stagevik.se Ingrid Tjärnehov 0709-477195 ingrid.tjarnehov@ystad.se Henrik Evald 0708-460030 henrik.evald@ystad.se Annika Parris 0700-715555 annika.parris@skola.ystad.se Jörgen Nilsson 2

Viktiga telefonnummer Brådskande vård, ambulans, polis, brand 112 Närmaste akutsjukhus (Ystads lasarett sjukhuset akuten) 99 50 00 vx Ambulans (ej brådskande) 114 14 Polis (ej brådskande) 114 14 Ystads IF krisgrupp se sid. 2 Ystads IF, kansli, Assar Andersson (vardagar kl 09.00 12.00) 0411-211 901 Jourhavande präst 112 Jourhavande medmänniska 112 Klubbchef: Jörgen Hansson : 0411-211 900, 073-334 01 20 Ungdomskonsulent: Mats Jutvreten : 0411-211 902 Idrottsligt ansvariga: Ordförande: Per-Olof Lind: 070-817 43 91 Tränare - A-lag: Mats Engblom: 0411-2110904, 0702-649666 Assisterande tränare - A-lag: Marcus Lindgren: 0411-211 903, 070-319 94 11 Pressansvarig: Per-Olof Lind: 070-817 43 91 Undomsansvarig: Marcus Lindgren: 0411-211 903, 070-319 94 11 Sportslig rådgivare: Basti Rasmussen: 0411-211 904, 070-142 54 53 jorgen.hansson@yif.se mats.jutvreten@yif.se per.olof@lindri.se mats.engblom@yif.se marcus.lindgren@yif.se per.olof@lindri.se marcus.lindgren@yif.se basti.rasmussen@yif.se 3

Krisplanering Möte om vad som hänt Samla krisgruppen och börja med att fastställa vad som säkert kan konstateras har hänt. Besluta om vad som ska göras, av vem, när och tid för uppföljning. Skriv protokoll vid mötet Starta en journal över alla händelser och insatser Utvärdera och följ kontinuerligt upp insatserna Informera öppet, sakligt och tydligt Vid olyckor kontaktas polisen som har informationsansvar gentemot allmänheten Den i gruppen som blir kontaktad ansvarar för telefonkedja till övriga i gruppen. Följande ansvarsområden finns: Samordnare: Per-Olof Lind och Ann Walfridsson Har övergripande samordningsansvar Sammanställer aktuellt händelseförlopp fortlöpande, skriv protokoll vid alla möten. Sköter alla kontakter med media etc. Psykosocialt ansvarig: Trygghetsgruppen i YIF, kontaktperson Ann Walfridsson Planerar formerna för det psykologiska/medicinska omhändertagandet. Först kontaktas närmast berörda, i andra hand övriga. Administratör: (Marcus Lindgren) och Jörgen Hansson Denna person (gärna anställd om sådan finns) har ansvaret för aktuella telefonlistor, postadresser etc. Resurspersoner: Trygghetsgruppen i YIF och Posumgruppen i Ystads kommun Ska tydligt framgå vem man ska kontakta. Utvärdering ska göras efter varje eventuell händelse Gruppen ska minst 1 gång/år (mars) samlas, då ska bl.a. krisplanen ses över och uppdateras vid behov. 4

Reserutiner Rese och Trafiksäkerhetspolicy för Ystads IF YIF har tagit beslut om att alla aktiva, anställda och ledare inom föreningen som deltar i vår verksamhet ska på ett så trafiksäkert sätt som möjligt transportera sig till och från våra arrangemang. Detta gäller även som krav på den som sköter transporten. Beslutet gäller samtliga matcher, träningar och andra träffar/sammankomster föreningen har. Rutiner Samtliga ledare delger varandra sina nummer och i den mån det går de aktiva. Resplan färdsätt, färdväg, övernattning och hela resans program. Beräknad tid för avresa, ankomst och hemkomst. Lämnas på kansliet via e-post, fax eller på papper. Ange bussbolag, bussförare, privatbilar, privatförare (mobilnummer). Om minibussar används tänk på att de som kör skall ha kompetens för dem! Skriv en deltagarförteckning (inkl ledare) med adress, telefonnummer eventuella sjukdomar och svårare allergier. Lämnas in till kansliet 1gg per år. Förvaras på en plats känd av styrelsen och personal. Meddela alltid förändringar i program och deltagarförteckning till kansliet. Idrottsgrupper inkvarteras ofta i skolsalar och idrottshallar, vilka inte är byggda för att fungera som hotell. Kontrollera att det finns två av varandra oberoende utrymningsvägar som utöver dörrar kan vara öppningsbara fönster och brandstegar. Finns brandsläckare och brandvarnare? Portabla brandvarnare är en billig investering som ska användas vid all form av kollektiv inkvartering. Finns att låna på kansliet. Tillåt inte levande ljus. Fundera på om det finns risk för smygrökning. Gå igenom med gruppen vad som gäller vid en eventuell brand: utrymningsvägar och samlingsplats. 5

YIF har därför antagit följande trafiksäkerhetspolicy: Syfte Syftet är att göra alla resor mer trafiksäkra och mer miljöanpassade. Rese/Trafik-policyn ska verka för en miljöanpassning av de transporter som sker inom föreningen samt fungera förebyggande vad gäller trafiksäkerhet vid föreningens resor. Mål Alla medlemmar i föreningen ska få information om resepolicyn och att också följa densamma. Alla ledare/föräldrar/spelare som genomför resor och är förare undertecknar Överenskommelse för förare Egna transporter Vid egna transporter på cykel vill vi att ungdomar upp till 15 år använder cykelhjälm eller annat huvudskydd (lag sedan januari 2005) och att vuxna gärna föregår som gott exempel. Under mörker ska godkänd belysning och reflexer användas. Biltransporter Alla biltransporter ska ske i överensstämmelse med Överenskommelse för förare Alla ledare/föräldrar/spelare som genomför resor och är förare undertecknar Överenskommelse för förare enligt bilaga. Busstransporter I de fall buss/minibuss används för transporter skall tydligt framgå vilka trafiksäkerhetskrav föreningen ställer. I bussar som används ska all säkerhetsutrustning vara i gott skick. YIF ska alltid åka i buss som har säkerhetsbälten.. Överenskommelse för förare ska gälla. Övrigt YIF:s aktiva, anställda och ledare bör också i övrigt medverka till att personer i deras omgivning följer vår trafikpolicy. 6

Trafiksäkerhetspolicy för YIF (bilaga) Överenskommelse för förare Fordonet som används för transporten ska vara i trafikdugligt skick med gällande försäkring. Föraren av fordonet ska vara i trafikdugligt skick (utvilad, total trafiknykterhet etc.) Föraren av fordonet ska ha haft körkort i minst 2 år och god körvana. Föraren ska följa gällande hastighetsbestämmelser och förnuftigt anpassa hastigheten efter rådande väderleksförhållande. Föraren ska inte prata i mobiltelefon under färd. Säkerhetsbälten i fordonet ska användas. Restiden ska anpassas med god marginal. Om möjligt hålla ihop transporten om flera fordon används. Alternativt bocka av att alla kommit fram. Detta åläggs ledaren för gruppen 7

Krishantering Svårare olycka eller dödsfall Första insatsen En person ansvarar för arbetsfördelning och utser: En eller två personer som tar hand om den skadade (välj dem med mest vårdkunskap) Lämna inte den skadade ensam! En person larmar och möter även uttryckningen. Följande uppgifter ska lämnas när du larmar: Vem är du som ringer och vilket telefonnummer ringer du från? Vad har hänt? Var har det hänt, d v s vart ska räddningspersonal bege sig? Om platsen är svår att hitta för räddningspersonalen: var kan du möta dem och visa vägen? Var möts ni om det är terräng utan bilväg? Tänk på att helikopter och båtar kräver särskilda landningsplatser. Lämna deltagareförteckningen till räddningspersonalen. Hur många är skadade och hur allvarliga är skadorna? När hände det? En tar hand om de övriga i gruppen och informerar vad som hänt. En tar hand om press och polis. En följer med transporten till olycksplatsen. En följer med transporten till sjukhus. Informera krisgruppen hemma. Insatser efter olycka eller dödsfall Skicka inte hem deltagarna! Samla istället gruppen på en plats där ni får vara ifred och informera så uttömmande som möjligt om vad som har hänt. Informera sakligt om vad som har hänt. Spekulera aldrig om händelsen och dess orsaksförlopp. Ge god tid för frågor och samtal. Ge alla som vill en möjlighet att komma till tals. Förvänta dig inte att alla ska reagera på samma sätt. Var tolerant. Förbered deltagarna på att det är vanligt och normalt med reaktioner efteråt. Uppmana dem att berätta för sina föräldrar/anhöriga vad som hänt så att de kan förstå eventuella efterreaktioner. Uppmana dem att tala om händelsen med anhöriga. Kalla till återsamling direkt på morgonen dagen därpå om det är övernattning. Informera krisgruppen om vad som hänt så att dessa kan vidta nödvändiga åtgärder som t.ex. hur informationen kan spridas, avgör om en pressträff behövs och/eller om pressmeddelande ska gå ut. Vid olycka kontakta anhöriga, klubbledare, förbund och eventuella motståndare. Vid dödsfall är detta en uppgift för polis eller sjukhus. Diskutera behovet av präst eller annan andlig ledare. 8

Låt sådant som påminner om den som har avlidit vara orört för en tid framåt. Stoppa inte undan föremål i tron att de ökar sorgearbetet resultatet kan bli det motsatta. Ritualer är viktiga i sorgearbetet. Stöd stödjarna; allvarliga händelser kan ta hårt på krafterna. Ordna dryck och förtäring. Ställ in träning men samlas istället för att bearbeta händelsen. Följ de drabbade hem, låt inte drabbade köra bil. Vid dödsfall är det polis eller sjukvården som ska kontakta närmast anhörig. Kontakta anhöriga när det är bekräftat att de har fått dödsbudet. Vid dödsfall utomlands ska UD kontaktas; ta även hjälp av svensk ambassad om sådan finns i närheten. Förhållningssätt Stöd människors egna läkningsresurser. Försök aldrig ge tillbaka det som är förlorat. Låt individen fritt uttrycka sina känslor. Lämna inte den drabbade ensam under den akuta krisen(få personer) Försök inte trösta. Ord som Det är inte så farligt blir till hån i den här situationen. Det här är kanske det farligaste och värsta som kunde hända för den drabbade. Hjälp anhöriga att sörja istället för att trösta. Var nära och närvarande. Visa att ni ställer upp, att ni finns, att ni deltar. Våga visa er egen sorg och bestörtning. Lyssna aktivt. Det finns inga, aldrig så välmenande råd som hjälper. Men lyssna, ta in och bekräfta känslan. Var delaktig. Acceptera vrede och aggression under förutsättning att det inte orsakar ytterligare skada. Var beredd på starka känslor och även anklagelser. Sök kroppskontakt. När man inget kan säga räcker det långt med att hålla en hand eller kramas. Var inte rädd för gråten; den är kroppens eget sätt att uttrycka en stark känsla. Håller man tillbaka den stoppar man också känslan och då dyker den upp senare, ibland efter många år. Hjälp med orden. Fråga försiktigt hur det var, vad som hände, hur det kändes. Ett sätt att få ur sig något av sorgen är att klä den i ord. Samtidigt är det första steget av en bearbetning som senare kan hjälpa en person vidare. Svik inte. Se till att ni finns kvar. Lämna ert telefonnummer och visa att ni när som helst är beredda att fortsätta samtalet. Återkom. En stor sorg är inte klar med ett samtal. Ta själv ansvaret för att höra efter hur de drabbade mår; är de passiva, rent av i chocktillstånd; det räcker 9

inte med ett telefonsamtal för att ta reda på detta. Träffa de drabbade. Ge det tid. När den sörjande för elfte gången berättar samma sak är han/hon inte hjälpt av att höra: Det där har jag redan hört. En del av bearbetningen består av att älta det som har skett. När det är klart upphör upprepningen och den drabbade kan gå vidare i sorgearbetet. Var dig själv. Försök inte vara psykolog, kurator eller präst. Det som behövs är i första hand medmänsklighet, medkänsla och omsorg. Försök skaffa eget stöd så att hjälpen inte blir för betungande för dig själv. Stötta anhöriga och andra Försök att snabbt vara på plats och stötta anhöriga i hemmet alternativt hjälp till att finna annan anhörig som kan göra detta. Vid dödsolycka måste detta ske efter att polis har underrättat de drabbade. Var en bra lyssnare se ovan om Förhållningssätt. Vid behov kontakta och berätta för andra anhöriga (om den drabbade inte orkar själv). Avlasta de anhöriga mot massmedia och andra personer. Hjälp till att kontakta myndigheter. Bistå med småsaker (handla, ringa arbetsplatsen o s v minsta åtgärd kan vara för jobbigt för den drabbade). Vilka övriga behöver stöd: vänner, klubbledare/-medlemmar, förbundsledare? Efterbearbetning Håll kontakte n inom gruppen, både aktiva och ledare. Håll koll på varandra; en person som inte hör av sig kanske har klarat krisen bra, men frånvaron/tystnaden kan också bero på djup kris som orsakar apati. Stötta varandra. Håll kontakten med anhöriga. Diskutera insatserna med inblandade och notera nya åtgärder. Minnesstund Fundera på vilka som ska bjudas in och vad som förväntas? I allmänhet behövs en avskild plats, där man kan spela lugn musik och tända ljus. Själva olycksplatsen utgör ofta mötesplatsen, men tänk då på att det kan vara utomhus och svårt att skapa avskildhet. Anlita gärna en präst eller annan andlig ledare för att leda minnesstunden. De kan också bistå med råd och anvisningar för mötet, även om de inte medverkar. Beakta behovet av rätt andlig ledare beroende på religion. 10