ÄGARDIREKTIV SEVAB Strängnäs Energi AB Fastställda av Strängnäs kommunfullmäktige 2011-05-30 Anmälda att gälla enligt årsstämma 2011-06-07
Innehållsförteckning 1 Ändamål och inriktning... 3 2 Särskilt om avfallshantering samt vatten och avlopp... 4 2.1 Avfallshantering... 4 2.2 Vatten och avlopp... 5 3 Ekonomiska direktiv... 5 4 Personalpolicy... 6 5 Klimat- och miljömål... 6 6 Verksamhetsutveckling... 6 7 Grundläggande principer för bolagets verksamhet... 6 8 Underställningsplikt... 7 9 Informations- och rapportskyldighet...8 9.1 Rapportering... 8 9.2 Information till kommunfullmäktige... 9 10 Antagande av ägardirektiven... 10 2
För den verksamhet som bedrivs i SEVAB Strängnäs Energi AB, nedan kallat bolaget, gäller följande ägardirektiv. Med ägarna avses Strängnäs kommun (andel 80 procent) och Eskilstuna Energi och Miljö AB (andel 20 procent). Ägardirektiven är utformade till moderbolaget som i sin tur ansvarar för att direktiven förs vidare till dotterbolagen. 1 Ändamål och inriktning Bolaget med dotterbolag är Strängnäs kommuns teknikbolag. Som sådant ska bolaget medverka i och bidra till kommunens utveckling genom att med närhet till kunden sälja, utveckla och förvalta infrastruktur och fastighetsnära tjänster till boende och företagande i Strängnäs kommun och dess närområde. Bolaget ska tillhandahålla samhällsnyttiga kommunala tekniktjänster. För närvarande innebär detta att bolaget producerar, distribuerar, köper och säljer energi för el, värme, stadsnät (fibernät), eldistribution, avfallshantering och därmed förenlig verksamhet. Bolaget är huvudman för den allmänna vatten- och avloppsanläggningen i Strängnäs kommun. Bolaget ska ständigt analysera och ompröva dess verksamhetsområden för att nå maximal kommunnytta. Bolaget ska inom ramen för sin verksamhet medverka till att kommunen är attraktiv som näringslivs- och bostadsort med hög konkurrenskraft gentemot omvärlden genom att erbjuda ett utbud av tekniktjänster av god kvalitet, med god driftsäkerhet och till konkurrenskraftiga villkor. I sin verksamhet ska bolaget särskilt ansvara för att: a. aktivt söka samordningsfördelar med kommunens övriga verksamheter och präglas av en helhetssyn där bolagets intresse ska vägas emot kommunnyttan, b. bolaget ska för kommunen tillgängliggöra inom bolaget befintlig specialistkompetens för konsultativ uppdragsverksamhet, c. medverka i kommunens övergripande samhällsplanering och särskilt i planeringen av utbyggnadstakt och utbyggnadsordning för områden som kommunen är skyldig att tillgodose med vatten och avlopp, d. delta i kommunens krisorganisation på det sätt som kommunen beskriver i av kommunfullmäktige antagen krisledningsplan och genom beslut av kommunstyrelse eller kommunchef, 3
e. upprätta beredskapsplaner inom de tekniska försörjningsområden som bolaget sköter. Beredskapsplanerna ska omfatta förmågan att hantera en kris samt åtgärder för att öka robustheten i samhället. Bolaget ska genom åtgärder i de tekniska försörjningsområdena stödja samhällsviktig verksamhet, f. slå vakt om kundintresset för verksamheter och tjänster där bolaget är leverantör och har monopol eller dominerar, g. verka för effektiv energianvändning hos kunderna som främjar långsiktig och miljömässig hållbarhet samt ekonomisk och teknisk rationalitet, h. bolaget ska aktivt arbeta för att öka användningen av fjärrvärme, i. i sin verksamhet sträva efter att minska påverkan på miljön, förebygga föroreningar och minimera riskerna för miljörelaterad olycka eller ohälsa. Miljöaspekterna ska beaktas såväl vid investeringar och reinvesteringar som vid driften av verksamheten, allt i syfte att bidra till målet om en hållbar samhällsutveckling, j. söka samarbete med andra bolag inom bolagets verksamhetsområden i syfte att uppnå målen i ägardirektiven samt k. sträva efter att i samverkan med kommunen eller andra externa aktörer samordna inköp och upphandlingar. 2 Särskilt om avfallshantering samt vatten och avlopp 2.1 Avfallshantering Bolaget ska på kommunens uppdrag som renhållare svara för kommunens skyldigheter avseende hantering av avfall. Utgångspunkten för uppdraget är av kommunfullmäktige antagen renhållningsordning med avfallsplan. Kommunfullmäktige beslutar om: 1. renhållningsordning samt avfallsplan. 2. taxa för avfallshantering. Förslag till kommunfullmäktiges beslut avseende punkt 1-2 ska ställas till teknikoch fritidsnämnden senast tre månader innan bolaget avser att beslutet ska träda i kraft. 4
2.2 Vatten och avlopp Bolaget ska på kommunens uppdrag vara huvudman för den allmänna vattenoch avloppsanläggningen och därmed medverka till att kommunen kan fullgöra sitt ansvar enligt lag (2006:412) om allmänna vattentjänster. Kommunfullmäktige beslutar om: 1. taxeföreskrifter. 2. verksamhetsområden för den allmänna vatten- och avloppsanläggningen. 3. lokala föreskrifter om användningen av den allmänna vatten- och avloppsanläggningen. (ABVA) Förslag till kommunfullmäktiges beslut avseende punkt 1-3 ska ställas till teknikoch fritidsnämnden senast tre månader innan bolaget avser att beslutet ska träda i kraft. 3 Ekonomiska direktiv Kommunfullmäktige fastställer ekonomiska direktiv och krav för bolaget, såsom avkastningskrav och soliditetsmål. Långsiktiga bedömningar och beslut ska eftersträvas vid fastställande. Bolaget ska vara väl konsoliderat och ha en sådan ekonomisk styrka att det kan klara konjunkturnedgångar och andra ekonomiska påfrestningar. Kommunfullmäktiges direktiv och krav för bolaget ska behandlas vid bolagsstämma i bolaget. Ekonomiska direktiv för 2011-2014: a. Det ekonomiska resultatet (före bokslutsdispositioner och skatt) ska uppgå till minst 20 mkr år 2011, 25 mkr år 2012, 40 mkr år 2013 och 40 mkr 2014. b. Utdelningskrav formuleras årligen av kommunstyrelsen. Inriktningen är minst 25 % av det ekonomiska resultatet (före bokslutsdispositioner och skatt). c. Soliditeten ska långsiktigt hållas på en stabil nivå. Målet är att bolagets soliditet ska öka till minst 9 % år 2014. På längre sikt ska soliditeten öka till minst 25%. d. Bolaget ska eftersträva högsta möjliga egenfinansiering av investeringar. SEVAB ska, för kommande fyraårsperiod, eftersträva en självfinansiering på minst 50 % för investeringar exklusive större strategiska investeringar. e. Bolaget ska ha en finanspolicy som är harmoniserad med den av kommunfullmäktige fastställda finansiella policy för Strängnäs kommun. 5
f. Fjärvärmepriset ska högst ligga i nivå med jämförbara kommuner (jämförbara kommuner ska tas fram i samråd med Strängnäs kommun). g. Elnätspriset ska högst ligga i nivå med jämförbara elnät (jämförbara elnät ska tas fram i samråd med Strängnäs kommun). h. Brukningstaxan för VA är i nuläget hög och måste under åren fram till och med 2014 sänkas. Taxans läge i förhållande till jämförbara kommuner ska förbättras (jämförbara kommuner ska tas fram i samråd med Strängnäs kommun). i. Bolagets lånefinansiering ska i första hand ske internt hos Strängnäs kommun. Villkoren ska vara affärsmässiga. Genomförande av upplåning ska samordnas genom Strängnäs kommuns internbank med gemensam utvärdering. j. Bolaget ska arbeta fram relevanta nyckeltal för ekonomi, verksamhet och kvalitet. Nyckeltalen ska vara utformade så att det finns möjlighet att följa utvecklingen över tiden. 4 Personalpolicy Bolaget ska ha en personalpolicy och i sitt agerande beakta en eventuell konkurrenssituation med kommunen eller övriga kommunala bolag. 5 Klimat- och miljömål För bolaget ska gälla av kommunen antagen miljöpolicy. Bolaget ska aktivt driva klimat- och miljöfrågor i sin verksamhet och delta i kommunens utveckling mot ett hållbart samhälle. Bolaget ska upprätta mätbara klimat- och miljömål som årligen följs upp i årsredovisningen. 6 Verksamhetsutveckling Bolaget ska utveckla arbetssätt och metoder enligt verksamhetsutvecklingsmodellen Lean. Bolaget ska samverka med kommunen i arbete samt självständigt ständigt förbättra sin verksamhet med hjälp av synsätt och metoder enligt Lean. 7 Grundläggande principer för bolagets verksamhet Bolaget ska i sin verksamhet verka för att uppnå de mål för kommunen som kommunfullmäktige antagit. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses. 6
Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten. I fråga om offentlighetsprincipen och allmänna handlingar ska bolaget tillämpa av kommunfullmäktige antagen taxa. Syftet med att bedriva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för ägaren och de som utnyttjar bolagets tjänster. Detta förhållande får inte gå ut över den totala kommunnyttan. 8 Underställningsplikt Utöver vad som framgår av bolagsordning ska bolaget låta kommunfullmäktige ta ställning innan bolaget fattar sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Bland annat följande frågor är av större vikt: a. större strategiska investeringar, b. åtgärder som innebär ny inriktning eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde för bolaget, c. större förvärv eller försäljning av fast egendom samt d. avveckling av betydande verksamhet. Vad som kan omfattas av punkterna ovan ska bedömas i samråd med kommunstyrelsen. Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas såvitt avser: a. ändring av bolagsordning, b. ändring av aktiekapital, c. fusion av företag, d. bildande eller förvärv av dotterbolag, e. avyttring av dotterbolagsaktier, f. avyttring av verksamhet samt g. sådana ärenden som ska beslutas av kommunfullmäktige enligt punkt två i ägardirektiven. 7
9 Informations- och rapportskyldighet Bolagets verksamhet står under särskild uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ägarfunktion över bolaget. Ägarna ska ges den information och tillställas de handlingar som de begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas efter beslut hos ägarna. Ägarnas granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande för vilket sekretess gäller enligt lag. 9.1 Rapportering Bolaget ska hålla ägarna väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunstyrelsen snarast eller i enlighet med riktlinjer från kommunen översända: a. styrelsens arbetsordning samt instruktion till verkställande direktör, b. protokoll från bolagsstämma, c. protokoll från styrelsesammanträde, d. årsredovisning inkl revisionsberättelse och lekmannarevisionens redogörelse, e. underlag till sammanställd redovisning för kommunen, f. delårsrapport, g. en budget för de närmaste kommande tre åren som omfattar resultat och balansbudget, investeringsplan, finansiering och nyckeltal (senast oktober) samt h. en verksamhetsplan för kommande år som minst innehåller en kortfattad verksamhetsbeskrivning och hur bolaget avser uppfylla kommunens direktiv (senast oktober). Bolagets styrelse ska i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med densamma och av kommunen uppställda övergripande mål. Det ska tydligt framgå hur bolagen uppfyllt ägardirektiven. Kommunstyrelsen ska tidigt vid ekonomiska obalanser delges ekonomisk och verksamhetsmässig information. Utöver detta ska uppföljande möten hållas i 8
samband med bolagets tertialrapportering. I övrigt ska information lämnas när ägaren så önskar eller bolagets styrelse finner det lämpligt. Innehåller protokoll som ska översändas till kommunen uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinns, äger bolaget rätt att utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits. Förutom den ekonomiska rapporteringen utifrån ägardirektiven ska bolaget varje år ta fram en särskild rapport för att beskriva statusen i bolaget och dess dotterbolag utifrån följande: a. ekonomisk utveckling, b. konkurrensläget, c. prisnivåer, d. omvärldsanalys och utvecklingstendenser i respektive bransch, e. uppföljning av ägardirektiven, f. uppföljning av miljöarbetet samt g. övriga för ägaren väsentliga förhållanden. 9.2 Information till kommunfullmäktige Bolaget ska årligen, sedan bolagets årsredovisning, lekmannarevisionens redogörelse och revisionsberättelse tillställts kommunstyrelsen och i god tid innan bolagsstämman ska hållas, medverka vid informationssammanträde för ledamöterna och ersättarna i kommunfullmäktige. Vid sammanträdet ska styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. Frågor ska ej besvaras om därigenom skulle röjas uppgifter av beskaffenhet som anges i punkt 9 tredje stycket eller uppgifter som allmänheten ej äger rätt att ta del av. Vid informationssammanträde är styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer befriade från sådan tystnadsplikt som aktieägarna enligt aktiebolagslagen äger förfoga över. 9
10 Antagande av ägardirektiven Ägardirektiv för bolaget ska antas av ägarna och fastställs därefter på extra eller ordinarie bolagsstämma. Härigenom skapas en brygga mellan kommunallagens och aktiebolagslagens regler. Ägardirektivet gäller bolagets verksamhet på längre sikt men kan revideras vid varje bolagsstämma i den utsträckning ägarna anser det nödvändigt. Kommunens ombud ska vid bolagsstämma överlämna de ägardirektiv som beslutats ska gälla för bolaget. Direktiven kan även överlämnas till bolaget i form av protokollsutdrag eller särskild skrivelse. 10