ÄGARDIREKTIV. Strängnäs Fastighets AB. Fastställda av Strängnäs kommunfullmäktige Beslutade att gälla enligt årsstämma

Transkript

1 ÄGARDIREKTIV Strängnäs Fastighets AB Fastställda av Strängnäs kommunfullmäktige Beslutade att gälla enligt årsstämma

2 Innehållsförteckning 1 Ändamål och inriktning Lokaler för kommunens verksamhet Bostäder Ekonomiska direktiv Personalpolicy Klimat- och miljömål Verksamhetsutveckling Grundläggande principer för bolagets verksamhet Underställningsplikt Informations- och rapportskyldighet Rapportering till kommunstyrelsen Information till kommunfullmäktige Antagande av ägardirektiven

3 För den verksamhet som bedrivs i Strängnäs Fastighets AB (SFAB) med dess dotterbolag Strängnäs Bostads AB (SBAB), nedan kallat bolaget, gäller följande ägardirektiv. Ägardirektiven är utformade till moderbolaget som i sin tur ansvarar för att direktiven förs vidare till dotterbolaget. Bolaget ägs till 100 % av Strängnäs kommun. 1 Ändamål och inriktning 1.1 Lokaler för kommunens verksamhet Bolaget ska skapa möjligheter för kommunens kärnverksamheter att arbeta i effektiva lokaler genom att förvärva, äga, förvalta, förhyra, förädla, avyttra och optimera lämpliga fastigheter. I sin verksamhet ska bolaget särskilt ansvara för att: a. aktivt söka samordningsfördelar med övrig kommunal verksamhet. Verksamheten ska präglas av en helhetssyn där det enskilda bolagets intressen ska avvägas gentemot hela kommunens intresse, b. skapa en effektiv och väl avvägd förvaltning av lokalfastigheterna som ska drivas kostnadseffektivt, energisnålt och miljömässigt. Lokalfastigheterna ska uppfylla de krav som kommunen fastställer med avseende på säkerhet, temperatur och ventilation med flera standards, c. tillse att de av bolaget ägda fastigheterna underhålles på ett sådant sätt att nedskrivningsbehov, utöver normal planenlig avskrivning, inte uppkommer. För detta ska bolaget upprätta en underhållsplan som årligen fastställs, d. sträva efter att lokalerna har hög tillgänglighet och att inte någon stängs ute från kommunal verksamhet på grund av lokalens utformning, e. på kommunens uppdrag utföra anpassningar i lokalerna, f. efter samarbete med Strängnäs kommun förvärva, förhyra eller genomföra om-/tillbyggnation av befintligt fastighetsbestånd för att möta kommunens förändrade lokalbehov. Detta ska ske på sådant sätt att verksamhetsnyttan säkras och kostnader minimeras, g. avyttra lokalfastigheter som inte Strängnäs kommun vill nyttja. Avyttring ska ske till bästa möjliga pris och på ett skyndsamt sätt. Efter samråd med Strängnäs kommun kan lokaler i undantagsfall hyras ut till extern part istället för att avyttras, h. i fall då förhyrning av lokal från privat fastighetsägare sker: inventera lokala fastighetsmarknaden efter lämplig lokal, förhandla och sluta 3

4 avtal med fastighetsägaren och vidarehyra ut lokalen till Strängnäs kommun, i. i allt iklä sig fastighetsägarens roll gentemot lokalanvändarna i de fall förhyrning av lokal från privat fastighetsägare sker. Bolaget får i sin tur driva alla ärenden mot fastighetsägaren, j. utveckla fastighetsinnehavet så att det stämmer överens med, den från kommunen kommunicerade, nuvarande och framtida efterfrågan, k. delta i kommunens krisorganisation på det sätt som kommunen beskriver i kommunfullmäktiges krisledningsplan och genom beslut av kommunstyrelse eller kommunchef, l. biträda kommunförvaltningen i upprättandet av beredskapsplaner när det gäller förmågan att hantera en kris samt åtgärder för att öka robustheten vad avser lokalförsörjningen. Särskilt ska bolaget medverka i planeringen i att kunna fortsätta verksamheten även om berörda lokaler inte kan användas (kravet på kontinuitetsplanering), m. medverka till att samutnyttjande kan ske av bolagets fastigheter i syfte att använda kommunens resurser effektivt och att öka integration mellan olika verksamheter, n. årligen mäta hur nöjda användarna av verksamhetslokaler är och redovisa resultatet för kommunen. Mätningarna ska innehålla områden såsom hur ändamålsenliga lokalerna är samt användarnas upplevelse av felanmälanshantering, beställningshantering och kundservice. Bolaget ska ständigt förbättra förvaltningen av lokalfastigheterna så att nöjd kundindex bibehålls och höjs undan för undan samt o. årligen för kommunen redovisa ekonomiska jämförelsetal med andra fastighets- respektive bostadsföretag med genomsnittliga nyckeltal för branschen. 1.2 Bostäder För Strängnäs kommun är det väsentligt att kunna erbjuda ett attraktivt boende med bra kompletterande service. SFAB genom sitt dotterbolag SBAB ska för att uppnå detta övergripande syfte: a. främja bostadsförsörjningen inom Strängnäs kommun genom att på affärsmässiga grunder bygga och förvalta attraktiva och prisvärda bostäder, b. medverka till att utveckla Strängnäs kommun som en attraktiv näringslivs- och boendeort. I detta arbete ska bolaget verka för att ett ömsesidigt och kontinuerligt samråd sker med kommunen i markförvärvs- och planfrågor, 4

5 c. verka för att nå kommunens bostadspolitiska mål, d. på affärsmässiga grunder upplåta bostäder med anpassning till särskilda behov, e. medverka till att en god service finns i bostadsområden, f. medverka till att skapa en god social gemenskap och integration i bostadsområden, g. verka för en bra miljö genom att tillhandahålla sunda och energisnåla hus samt genom en bra och framsynt avfallshantering, h. verka för att anpassa bostadsbestånden till en god standard för ITkommunikation, i. medverka och ta initiativ i frågor som rör brottsförebyggande åtgärder, j. ha en positiv hållning i frågor som rör medinflytande och självförvaltning för hyresgäster samt k. ha en ekonomisk ställning som medger utveckling utan ägartillskott. 2 Ekonomiska direktiv Kommunfullmäktige fastställer ekonomiska direktiv och krav för bolaget, såsom avkastningskrav och soliditetsmål. Långsiktiga bedömningar och beslut ska eftersträvas vid fastställande. Bolaget ska vara väl konsoliderat och ha en sådan ekonomisk styrka att det kan klara konjunkturnedgångar och andra ekonomiska påfrestningar. Kommunfullmäktiges direktiv och krav för bolaget ska behandlas vid bolagsstämma i bolaget. Ekonomiska direktiv för : a. SBAB ska ha en avkastning som uppgår till minst genomsnittet av de närmast föregående tre årens medelränta på en 5-årig statslåneränta + 2 procent, beräknat på totalt kapital. Avkastningen beräknas som resultat före dispositioner och skatt med återläggning av räntekostnader och avskrivningar exklusive realisationsvinster. b. Utdelning från SBAB till SFAB ska prövas varje år inom de ramar som bestäms av aktiebolagslagen och statliga regler gällande allmännyttiga bostadsföretag. c. SBAB ska, för kommande fyraårsperiod, nå en självfinansiering på 100 % för investeringar exklusive nyproduktion eller motsvarande större strategiska investeringar. 5

6 d. Årlig effektivisering och rationalisering inom SFAB:s verksamhet ska ske i samverkan med ägaren i syfte att gynna kommunen som helhet. e. Bolaget ska ha en finanspolicy som harmoniseras/samordnas med den av kommunfullmäktige fastställda finansiella policy för Strängnäs kommun. f. Bolagets lånefinansiering ska i första hand ske internt hos Strängnäs kommun. Villkoren ska vara affärsmässiga. Genomförande av upplåning ska samordnas genom Strängnäs kommuns internbank med gemensam utvärdering. g. Bolaget ska arbeta fram relevanta nyckeltal för ekonomi, verksamhet och kvalitet. Nyckeltalen ska vara utformade så att det finns möjlighet att följa utvecklingen över tiden. h. SFAB ska till år 2012 ändra hyresmodellen så att fastigheterna bär sina respektive kostnader. i. Vid nybyggnation av offentliga lokaler ska bolaget i investeringskalkylen avsätta 1 % av byggnadskostnaden för konstnärlig utsmyckning. De avsatta medlen ska ställas till kulturnämndens förfogande. 3 Personalpolicy Bolaget ska ha en personalpolicy och i sitt agerande beakta en eventuell konkurrenssituation med kommunen eller övriga kommunala bolag. 4 Klimat- och miljömål För bolaget ska gälla av kommunen antagen miljöpolicy. Bolaget ska aktivt driva klimat- och miljöfrågor i sin verksamhet och delta i kommunens utveckling mot ett hållbart samhälle. Bolaget ska upprätta mätbara klimat- och miljömål som årligen följs upp i årsredovisningen. 5 Verksamhetsutveckling Bolaget ska utveckla arbetssätt och metoder enligt verksamhetsutvecklingsmodellen Lean. Bolaget ska samverka med kommunens förvaltning i arbete med Lean samt självständigt ständigt förbättra sin verksamhet med hjälp av synsätt och metoder enligt Lean. 6

7 6 Grundläggande principer för bolagets verksamhet Bolaget ska i sin verksamhet verka för att uppnå de mål för kommunen som kommunfullmäktige antagit. Bolagets styrelse har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten. I fråga om offentlighetsprincipen och allmänna handlingar ska bolaget tillämpa av kommunfullmäktige antagen taxa. Syftet med att bedriva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för ägaren och de som utnyttjar bolagets tjänster. Detta förhållande får inte gå ut över den totala kommunnyttan. 7 Underställningsplikt Utöver vad som framgår av bolagsordning ska bolaget låta kommunfullmäktige ta ställning innan bolaget fattar sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Bland annat följande frågor är av större vikt: a. större strategiska investeringar, b. åtgärder som innebär ny inriktning eller start och avveckling av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde för bolaget, c. större förvärv eller försäljning av fast egendom samt d. avveckling av betydande verksamhet. Vad som kan omfattas av punkterna ovan ska bedömas i samråd med kommunstyrelsen. Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas såvitt avser: a. ändring av bolagsordning, b. ändring av aktiekapital, c. fusion av företag, d. bildande eller förvärv av dotterbolag, e. avyttring av dotterbolagsaktier samt 7

8 f. avyttring av verksamheter. 8 Informations- och rapportskyldighet Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ägarfunktion över bolaget. Kommunstyrelsen ska ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas efter beslut i kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande för vilket sekretess gäller enligt lag. 8.1 Rapportering till kommunstyrelsen Bolaget ska hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunstyrelsen snarast eller i enlighet med riktlinjer från kommunen översända: a. styrelsens arbetsordning samt instruktion till verkställande direktör, b. protokoll från bolagsstämma, c. protokoll från styrelsesammanträde, d. årsredovisning inkl revisionsberättelse och lekmannarevisionens redogörelse, e. underlag till sammanställd redovisning för kommunen, f. delårsrapport, g. en budget för de närmaste kommande tre åren som omfattar resultat och balansbudget, investeringsplan, finansiering och nyckeltal (senast oktober) samt h. en verksamhetsplan för kommande år som minst innehåller en kortfattad verksamhetsbeskrivning och hur bolaget avser uppfylla kommunens direktiv (senast oktober). Bolagets styrelse ska i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala ändamålet med densamma och av kommunen 8

9 uppställda övergripande mål. Det ska tydligt framgå hur bolagen uppfyllt ägardirektiven. Kommunstyrelsen ska tidigt vid ekonomiska obalanser delges ekonomisk och verksamhetsmässig information. I övrigt ska information lämnas när ägaren så önskar eller bolagets styrelse finner det lämpligt. Innehåller protokoll som ska översändas till kommunen uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinns, äger bolaget rätt att utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits. Förutom den ekonomiska rapporteringen utifrån ägardirektiven ska bolaget varje år lägga fram en särskild rapport för att beskriva statusen i bolaget och dess dotterbolag utifrån följande: a. ekonomisk utveckling, b. konkurrensläget, c. prisnivåer, d. omvärldsanalys och utvecklingstendenser i respektive bransch, e. uppföljning av ägardirektiven, f. uppföljning av miljöarbetet samt g. övriga för ägaren väsentliga förhållanden. 8.2 Information till kommunfullmäktige Bolaget ska årligen, sedan bolagets årsredovisning, lekmannarevisionens redogörelse och revisionsberättelse tillställts kommunstyrelsen och i god tid innan bolagsstämman ska hållas, medverka vid informationssammanträde för ledamöterna och ersättarna i kommunfullmäktige. Vid sammanträdet ska styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. Frågor ska ej besvaras om därigenom skulle röjas uppgifter av beskaffenhet som anges under punkt 8 tredje stycket eller uppgifter som allmänheten ej äger rätt att ta del av. 9

10 Vid informationssammanträde är styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer befriade från sådan tystnadsplikt som aktieägarna enligt aktiebolagslagen äger förfoga över. 9 Antagande av ägardirektiven Ägardirektiv för bolaget ska antas av kommunfullmäktige och fastställs därefter på extra eller ordinarie bolagsstämma. Härigenom skapas en brygga mellan kommunallagens och aktiebolagslagens regler. Ägardirektivet gäller bolagets verksamhet på längre sikt men kan revideras vid varje bolagsstämma i den utsträckning kommunfullmäktige anser det nödvändigt. Kommunens ombud ska vid bolagsstämma överlämna de ägardirektiv som kommunfullmäktige beslutat ska gälla för bolaget. Direktiven kan även överlämnas till bolaget i form av protokollsutdrag eller särskild skrivelse. 10