Riktlinjer Praktikantprogrammet för yngre personer Ansökningsomgång 2013
Riktlinjer Praktikantprogrammet för yngre personer 1. Inledning... 2 1.1 Syfte... 2 1.2 Förutsättningar för organisationer att delta i programmet... 2 1.3 Nätverksträffar för handledare... 2 2. Ansökningsprocessen... 2 3. Överenskommelse mellan deltagande organisation och Universitets- och högskolerådet.. 3 4. Tilldelningskriterier och utbetalning av medel till organisationer... 3 4.1 Utbetalning... 3 5. Krav på deltagande organisationer och urval av praktikanter... 3 5.1 Schablonersättning praktikant... 4 5.2 Regler för överföring av platser och återbetalning... 4 6. Rapportering och avslut... 4 6.1 Interrimsrapportering... 5 6.2 Slutrapportering... 5 7. Tillsyn och kontroll... 5 8. Länkar... 5
1. Inledning I enlighet med strategin för kapacitetsutveckling och samverkan 2011-2013 fick Sida i uppdrag att utveckla ett praktikantprogram för yngre personer inom det svenska civila samhällets och näringslivets organisationer. Praktikantprogrammet för yngre personer har utvecklats tillsammans med Universitets- och högskolerådet (tidigare Internationella programkontoret) som även fått uppdraget att administrera detta program, baserat på erfarenheter från tidigare praktikantverksamhet. Programmet ger möjlighet för unga mellan 20 och 30 år att ansöka om en praktikantplacering vid en organisation i ett utvecklingsland. Personer som vill medverka som praktikanter ska ansöka via de organisationer som deltar i programmet. Dessa riktlinjer reglerar Universitets- och högskolerådet fördelning av medel till de organisationer som är behöriga att ansöka och som önskar delta i programmet. Ansökningstillfället år 2013 är 1 november och gäller för praktikantverksamhet under perioden 1 januari 2014-30 juni 2015. 1.1 Syfte Syftet med praktikantprogrammet är att utveckla och bredda den svenska resursbasen och att återföra erfarenheter från praktikantverksamheten till svenska aktörer. 1.2 Förutsättningar för organisationer att delta i programmet De organisationer från civila samhället som kan ansöka om praktikantschabloner inom ramen för detta program är begränsat till Sidas ramorganisationer. Dessa kan även fungera som vidareförmedlande organisationer för andra organisationer som är intresserade av praktikantplatser. För närvarande finns ingen motsvarande ramorganisation för näringslivets organisationer, varför beslut om vilka organisationer inom näringslivet som är behöriga fattas i särskild ordning. 1.3 Nätverksträffar för handledare Universitets- och högskolerådet kan på uppdrag av Sida komma att anordna nätverksträffar för handledare från de sändande och mottagande organisationerna. 2. Ansökningsprocessen Behöriga svenska organisationer som vill delta i programmet kan varje år ansöka om medel att fördela under nästkommande år. Universitets- och högskolerådet bedömer ansökningar och fördelar medel efter ansökan från organisationer som önskar delta i programmet. Nästa ansökningsomgång sker 2013 (1 november). Kontraktstiden löper från den 1 januari 2014 till och med den 30 juni 2015. Praktikplaceringar i utlandet påbörjas och avslutas under perioden 1 juli 2014 till och med den 30 juni 2015. Bestämmelsen avseende tidsperioden är ny för 2013 års ansökningsomgång varför undantag kan beviljas av ansvarig handläggare för utreseperioder under år 2014. Outnyttjade schabloner förs vid årets slut i samband med rapport över till nästa år och läggs till organisationens saldo (se Rapportering och avslut). Ansökningsblanketten finns tillgänglig på Universitets- och högskolerådets webbplats senast en månad innan sista dag för ansökan. Ansökan ska skrivas under av firmatecknare för organisationen. Ansökan ska skickas i original till Universitets- och högskolerådet senast 1 november 2013 (svensk poststämpels datum gäller). För sent inkomna ansökningar beaktas inte. Vidareförmedlande organisationer skickar in en samlad ansökan för alla vidareförmedlande praktikantschabloner och en separat ansökan för eventuella direktförmedlande praktikantschabloner. Direktförmedlande organisationer skickar in en samlad ansökan. Om en organisation skickar in flera ansökningar inom samma verksamhetsområde innan 1 november 2013 är det den senast inkomna ansökan som kommer att beaktas. Sida 2 av 5
3. Överenskommelse mellan deltagande organisation och Universitets- och högskolerådet Efter beslut från Universitets- och högskolerådet kommer kontrakt upprättas mellan Universitets- och högskolerådet och behörig organisation. Ansvaret för övriga kontrakt och avtal mellan de olika parterna i praktiksamarbetet ligger hos den organisation som beviljats medel för praktikanterna. 4. Tilldelningskriterier och utbetalning av medel till organisationer Efter sista ansökningsdag beslutar Universitets- och högskolerådet om och meddelar tilldelningen av det totala antalet platser till respektive organisation. Om inget annat anges i beslutet ansvarar organisationen för att eventuellt fördela platserna vidare på ett rättsäkert och transparant sätt. I beslutet anger Universitets- och högskolerådet den totala summan som tilldelats respektive organisation för praktikantverksamhet, inklusive eventuellt överförda outnyttjade schabloner från föregående år samt eventuella återbetalade platser. Fördelning av medel till organisationerna sker utifrån följande kriterier (detta gäller även för vidareförmedlande organisationer): Måluppfyllelse utifrån programmets syfte (se 1.1) Kapacitet hos sändande och mottagande organisation Samarbetet mellan organisationerna. Inbjudningsbrev är ej obligatoriskt vid ansökningstillfället men det stärker ansökan (endast för direktförmedlande organisationer). Samordningsfunktion (endast för förmedlande organisationer) 4.1 Utbetalning Utbetalningen av beviljade medel görs av Universitets- och högskolerådet i samband med beslut, under förutsättning att Sida anvisar medel för ändamålet. 5. Krav på deltagande organisationer och urval av praktikanter Organisationen som deltar ska utse en samordningsansvarig för programmet som också ska vara kontaktperson gentemot Universitets- och högskolerådet. Vid eventuell ändring av kontaktuppgifter för samordningsansvarig ska organisationen informera Universitets- och högskolerådet. Organisationen ansvarar för att information om möjligheterna når ut till aktuella målgrupper och prioriterar och fördelar medel till individer som önskar delta i enlighet med dessa riktlinjer. Giltiga länder för en praktikplats är de länder som finns med på DAC-listan (de länder som OECD:s biståndskommitté, DAC, definierar som utvecklingsländer, se 8. Länkar). Organisationen ska upprätta rutiner för urvalet av praktikanter i enlighet med dessa riktlinjer. Urvalsprocessen ska utföras på ett rättvist, transparent och sammanhängande sätt och göras tillgänglig för alla parter som är involverade. Organisationen ska också försäkra sig om att urvalsprocessen är fri från diskriminering. En praktikplats får beviljas under förutsättning att praktikanten är i åldern 20-30 år. Inga formella yrkeskrav ställs men praktikanten bör ha viss erfarenhet av yrkeslivet samt intresse för utvecklingsfrågor. En praktikplats får beviljas under förutsättning att praktikanten är svensk medborgare eller har permanent uppehållstillstånd i Sverige. För nordiska medborgare gäller att de ska ha varit folkbokförda i Sverige i minst ett år vid avresan. Praktikanten ska inte vara eller tidigare varit anställd hos sändande organisation före ansökningstillfället. Praktikanten får ej tidigare ha deltagit i praktikantprogrammet. Sida 3 av 5
Den svenska organisationen som beviljar praktikplatsen ansvarar för: Att ingen deltagaravgift eller andra utgifter med direkt koppling till praktikantplaceringen betalas av praktikanter för deltagande i programmet. Att anordna praktikplats med placering under minst 5 månader varav minst 4 i mottagarlandet. Varje utsänd praktikant ska ha en kontaktperson inom organisationen i Sverige och den svenska organisationen ansvarar för att ge utsänd praktikant den ledning och det stöd den behöver. Mottagande organisation ska ha kapacitet att ta emot en praktikant samt ha utsett en handledare. Praktikanten ska genomgå en förberedelseutbildning. Sida Partnership Forum erbjuder en förberedelsekurs som komplement till övrig förberedelse på aktuell organisation. Behöriga organisationer ansvarar för att granska och bedöma praktikantplaceringar. Inför varje placering ska därför en dokumenterad plan för förberedelse och uppföljning upprättas av organisationen i samråd med mottagarorganisationen. Denna bedömning ska innehålla: Information om syfte och arbetsuppgifter samt intyg om att praktikanttjänstgöringen gäller för minst 5 månader. Presentation av samarbetsorganisationen i mottagarlandet som styrker att den har resurser att ta emot och handleda praktikanten. Plan för förberedelse och uppföljning. 5.1 Schablonersättning praktikant För varje praktikantplacering utgår en schablonersättning om 89 000 SEK, motsvarande två prisbasbelopp. Schablonen är ett bidrag som ska täcka kostnaderna för praktikantverksamheten under minst 5 månader. De ramorganisationer som är förmedlande organisationer kan även ansöka om ett bidrag på 12% av totala beloppet för samordning av praktikantverksamheten dock högst 400 000 SEK. Universitets- och högskolerådet beslutar vilka organisationer som klassificeras som vidareförmedlande respektive direktförmedlande organisationer. 5.2 Regler för överföring av platser och återbetalning Organisationen ska se till att praktikanter som beviljats praktikplats blivit tillbörligt informerade om och accepterat de villkor och skyldigheter som ingår i överenskommelsen innan praktiken påbörjas. De schabloner som inte förbrukas under året förs över till nästa år i samband med Universitets- och högskolerådets bedömning av rapporten och läggs till organisationens saldo (se Rapportering och avslut). Vid eventuella avhopp utan giltiga skäl ska hela schablonen återbetalas till Universitets- och högskolerådet. Organisationer som inte önskar delta i programmet längre ska återbetala innestående saldo till Universitetsoch högskolerådet. 6. Rapportering och avslut Rapporteringen består av två delar en interrimsrapport och en slutrapport. De organisationer som deltar i programmet ska årligen rapportera till Universitets- och högskolerådet i samband med ansökan. Ansökan och rapport kommer att ske vid samma tillfälle (1 november) och resulterar i ett nytt beslut om tilldelning samt avslut av ärenden som slutrapporterats, inklusive notering om överfört belopp från föregående år (outnyttjade schabloner). Vidareförmedlande organisationer ska utforma rutiner för rapportering och avslut från övriga medverkande organisationer. Outnyttjade platser förs över så att föregående år kan avslutas. Sida 4 av 5
6.1 Interrimsrapportering Interimsrapportering sker i november 2014 och gäller påbörjade och tilltänkta praktikplaceringar under 2014. I rapporten ska organisationen ange: Antalet påbörjade praktikplaceringar (land och organisation). Lägesbeskrivning samt motivering av eventuellt outnyttjade platser. Eventuellt outnyttjade platser vid interrimsrapporteringen förs över till nästa år och läggs till det årets tilldelning. 6.2 Slutrapportering Gäller samtliga beslutade placeringar under kontraktstiden 1 januari 2014 30 juni 2015. Denna del av rapporten kommer att innehålla kvalitativa frågor kring effekterna av praktikantverksamheten. Till detta tillkommer en ekonomisk slutrapportering. Schabloner kan komma att återkrävas om praktikantplaceringen inte fullföljs. Alla praktikantplaceringar måste vara avslutade innan kontraktstidens slut. 7. Tillsyn och kontroll Som en del av utvärderingen kommer Universitets- och högskolerådet att göra platsbesök på ett antal organisationer som deltagit i programmet. Deltagande organisationer ska på begäran från Universitets- och högskolerådet kunna visa underlag för den fördelning av praktikplatser som organisationen gjort under kontraktsperioden och ska därför kunna uppvisa underlag för tilldelning och rapportering inom ramen för detta program upp till fem år efter avslutad kontraktsperiod. Organisationerna ska även på begäran kunna uppvisa underlag som styrker de kraven om praktikperiodens längd och deltagarantal. Även ekonomisk redovisning ska kunna styrkas. 8. Länkar OECD:s DAC-lista hittar du vår webbplats utbyten.se: http://www.utbyten.se/sv/program-och-stipendier/program-a---o/praktikantprogrammet/ansokan/ Sida 5 av 5