Godkänd av styrelsen 26.10.2012 Bordlagd av styrelsen 28.9.2012 SVENSKA PENSIONÄRSFÖRBUNDET rf FÖRVALTNINGSSTADGA FÖR SVENSKA PENSIONÄRSFÖRBUNDET rf 1. Normer som styr verksamheten Föreningslagen och Svenska pensionärsförbundet rf:s (förbundet) stadgar, strategi, verksamhetsplan och budget reglerar förbundets verksamhet. Övriga centrala betämmelser som styr verksamheten är bokföringslagen, revisionslagen, personuppgiftslagen med flera. Principerna för god förvaltningssed är öppenhet, ärlighet och redovisningsskyldighet. 2. Förbundets förvaltning För förbundets förvaltning ansvarar dess medlemmar och styrelse. I praktiken deltar även verksamhetsledaren i förvaltningen trots att denne inte är en förenings lagstadgade förvaltningsorgan. Förbundets funktionärer (arbetstagare) ingår inte i föreningens förvaltning men har det oaktat en viktig ställning vid planeringen av dess verksamhet. 2.1. Medlemmarna Behörighet och ansvar. Beslutanderätten tillkommer förbundets medlemmar. Förbundet har ordinarie medlemmar, hedersmedlemmar och understödjande medlemmar (Stadgarna 5). Medlemmarna utövar sin beslutanderätt vid förbundets möten ( 9). Förbundets medlemmar ansvarar för att förbundet utför den uppgift och fullföljer det syfte, som bestäms i stadgarna ( 3,4). För att medlemmarna skall kunna utvärdera resultaten av förbundets verksamhet, skall denna ha klart uppställda mål, en verksamhetsplan och budget för hur målen uppnås och mätare med vilka verksamhetens resultat mäts. 2.2. Styrelsen Behörighet. Styrelsen verkställer de beslut som har fattats vid förbundets möten ( 14). Styrelsen har beslutanderätt i de frågor som enligt lag eller förbundets stadgar tillkommer styrelsen. Styrelsen kan inte delegera sin beslutanderätt till någon annan. Däremot svarar styrelsen för olika slag av beredningsuppdrag, för planeringen och utvecklingen av förbundets verksamhet. Uppgifter. Utöver de lagstadgade uppgifterna skall styrelsen skapa och uppdatera strategi för verksamheten, bereda verksamhetsplan och budget och övervaka att de verkställs. Strategin bör grunda sig på syftet, värden och visionen för verksamheten samt på intressenternas behov och förväntningar. Till styrelsens uppgifter hör även att anställa verksamhetsledare och övrig personal. Styrelsen åligger vidare att tillsätta utskott och kommittéer samt fastställa behövliga reglementen och instruktioner ( 14, 15). Dessa uppgifter anknyter till planeringen, verkställandet och övervakningen av verksamheten. Det ankommer på styrelsen att planera förbundets organisation på ett sådant sätt att förbundets syfte uppnås. Som en del av sin lednings- och övervakningsuppgift skall styrelsen se till att uppgifterna för förbundets funktionärer är klart fastställda. Vid valet av medlemskandidater till styrelsen skall man fästa uppmärksamhet vid att kandidaterna med avseende på förbundets verksamhet har tillräcklig och mångsidig erfarenhet och stort kunnande.
Styrelsen skall utarbeta en förvaltnings- och ekonomistadga med information om krav på förvaltning, ekonomi och intern övervakning. Styrelsen svarar för att förbundets dokument och handlingar arkiveras på ett ändamålsenligt sätt. Styrelsen ansvarar för att förbundets olika intressenter identifieras och att dessa erhåller tillräcklig information om förbundets verksamhet och resultat. Genom att iaktta öppenhet och ansvarsfullhet svarar styrelsen för förvaltningen av förbundet. Styrelsen handlägger intressekonflikter på arbetsplatsen konstruktivt, opartiskt och utan dröjsmål. Ansvar. Styrelsen är ansvarig för sin verksamhet inför medlemmarna ( 10). Förbundet tecknar en ansvarsförsäkring för sina förvaltningsorgan, sin verksamhetsledare och dennes ersättare. 2.3. Styrelsens arbetsutskott (AU) Behörighet. Styrelsen utser ett arbetsutskott, vars uppgifter styrelsen fastställer ( 15). Styrelsen kan dock inte överföra sin lag- och stadgeenliga beslutanderätt till arbetsutskottet. Uppgifter. AU:s huvudsakliga uppgift är att bereda alla ärenden som behandlas i förbundets styrelse. Med avseende på styrelsens verksamhet är det viktigt att ärenden som behandlas vid möten är tillräckligt väl förberedda. Ansvar. En AU-medlem har samma verksamhetspolitiska och juridiska ansvar som en styrelsemedlem. Om AU inte har tillräcklig sakkunskap i någon fråga kan AU skaffa nödig sakkunskap utifrån. 2.4. Styrelsemedlems rättigheter, ansvar och jäv Rättigheter. Styrelsemedlem har rätt att få uppgifter om förbundet, dess verksamhet och ekonomi. Medlem har rätt att ta del av styrelsens och övriga förvaltningsorgans protokoll, rätt att bekanta sig med anteckningar i medlemsförteckning och rätt att få uppgifter om förbundets ekonomiska situation. Styrelsemedlem har rätt att framföra avvikande åsikt gällande styrelsebeslut. Avvikande åsikt jämte motivering skall framföras omedelbart efter fattat beslut och skall antecknas i protokollet. En styrelsemedlem kan avsäga sig sitt uppdrag genom motiverad anmälan till styrelsen. Ansvar. Styrelsemedlem är ansvarig för sin verksamhet inför förbundsmöte. Förbundsmöte kan alltid utesluta en styrelsemedlem, som förlorat mötets förtroende. En styrelsemedlem är skyldig att ersätta skada som han/hon i sitt uppdrag har vållat förbundet uppsåtligen eller av oaktsamhet. Likaså är styrelsemedlem skyldig att ersätta skada som han/hon vållat en föreningsmedlem eller någon annan tredje part genom överträdelse av föreningslagen eller förbundets stadgar. Jäv. En styrelsemdlem får inte delta i behandlingen eller avgörandet av ett avtal mellan medlemmen och förbundet eller annat ärende där medlemmens privata intresse kan stå i strid med förbundets intresse. Varje styrelsemedlem bör se till att han/hon inte är jävig att behandla eller fatta beslut i ett ärende. Enligt god förvaltningssed skall de styrelsemedlemmar som upprättat och undertecknat bokslutet inte delta i det beslut som fattas på förbundets vårmöte då medlemmarna fastställer bokslutet och beviljar ansvarsfrihet. Enligt god förvaltningssed skall en jävig person inte heller verka som protokolljusterare. 2
2.5. Styrelsens ordförande Förbundsordförandes roll är central med avseende på styrelsearbetet och hela verksamheten i förbundet. Styrelsens ordförande är verksamhetsledarens chef och hans/hennes uppgift är att tillsammans med den övriga styrelsen övervaka verksamhetsledarens arbete. Styrelsens ordförande står även till förfogande för förbundets övriga funktionärer. Styrelsen väljer inom sig en första vice ordförande och andra vice ordförande. 2.6. Verksamhetsledaren Behörighet. Till verksamhetsledarens uppgift hör att sköta förbundets löpande fövaltning i enlighet med föreningslagen, förbundets stadgar och styrelsens beslut. Styrelsen anställer förbundets verksamhetsledare och besluter om dennes avlönande och eventuella entledigande ( 14 p. 5). Rättigheter. Verksamhetsledarens rättigheter är desamma som för övriga arbetstagare i anställningsförhållande. Verksamhetsledaren verkar under styrelsens ledning och övervakning. Han/hon skall dock sköta sina uppgifter självständigt. Uppgifter. Verksamhetsledarens uppgifter uppräknas i förbundets stadgar, skriftliga arbetsavtal och i denna förvaltningsstadga. Verksamhetsledaren - bereder ärenden som behandlas i AU och styrelsen - verkar som föredraganden vid AU:s och styrelsens möten - verkställer styrelsens beslut - ansvarar för att förbundets bokföring och ekonomihantering är lagenlig - ansvarar för att medelsförvaltningen är ordnad på ett tillförlitligt sätt - är chef för förbundets övriga funktionärer - företräder förbundet i samråd med förbundsordföranden - ansvarar för planeringen av förbundets ekonomi samt uppgörande av budget och bokslut tillsammans med finansutskottet - ser till att budgeten följs - tillhandahåller styrelsen övriga nödiga uppgifter för skötseln av förbundet - fungerar som förbundets arbetarskyddschef Ansvar. Verksamhetsledaren står i i anställningsförhållande till förbundet. Verksamhetsledaren har lojalitetsplikt i förhållande till arbetsgivaren. Bestämmelser om ersättning av skada finns i såväl skadeståndslagen som arbetsavtalslagen. Jäv. Verksamhetsledaren skall se till att han/hon inte är jävig att behandla eller lösa förbundets ärenden. 2.7. Personalen Personalen är förbundets centrala resurs, vars åsikter och ståndpunkter skall beaktas i förbundets verksamhet. I verksamhetsberättelsen skall ingå uppgifter om personalen, principer för personaladministrationen och för ledningen av personalen samt för projekt som berör personalen. Ombudsmännen ansvarar för att förbundets mål uppnås inom det egna verksamhetsområdet i enlighet med arbetsavtal och -beskrivning. Kanslipersonalen har egna ansvarsområden med överenskomna arbetsuppgifter. Personalen står i anställningsförhållande till förbundet och anställs av styrelsen, som besluter om dess avlöning och eventuella entledigande. 2.8. Arbetarskyddssamarbete Arbetarskyddschefen representerar arbetsgivaren i arbetarskyddssamarbetet. Arbetarskyddschefen ansvarar för att samarbetet på arbetsplatsen fungerar. Till arbetarskyddschef har styrelsen utsett verksamhetsledaren. 3
Personalen väljer inom sej en arbetarskyddsfullmäktig och en ersättare för denne. Arbetarskyddsfullmäktigen har rätt att av arbetsgivaren få de uppgifter som behövs för skötseln av de samarbetsrelaterade uppgifterna såsom arbetstidsbokföring, uppgifter som gäller hälsa och säkerhet i arbetsmiljön och arbetsgemenskapen samt avtalet om företagshälsovård. 3 Kommittéer Styrelsen tillsätter behövliga kommittéer samt fastställer deras reglementen och instruktioner ( 14 p. 6). Styrelsen bör vara representerad i varje kommitté. Kommittéer förutsätts komma med idéer och initiativ. Styrelsen har tillsatt följande kommittéer. 3.1. Finanskommittén Finanskommitténs uppgift är - att bereda och föreslå finansiella strategier och verksamhetsplaner för styrelsen - att bereda ekonomiska och finansiella ärenden för styrelsen - att stödja verksamhetsledaren i ekonomisk och finansiell planering samt vid uppgörande av budget och bokslut - att föreslå och bereda övriga uppdrag som styrelsen anförtrott finanskommittén. 3.2. Organisationskommittén Organisationskommitténs uppgift är - att bereda ärenden av stadge- och organisationskaraktär, som styrelsen anförtrott den - att bereda ärenden av administrativ natur, som styrelsen bett om - att följa upp förbundets strategiska mål och avge årlig rapport därom - att planera förbundets medlemsrekrytering och föreslå åtgärder för att uppnå utstakade mål. 3.3. Resekommittén Resekommitténs uppgift är - att planera, förverkliga och utvärdera av förbundet arrangerade resor - att följa förbundets mål och plan för reseverksamheten - att koordinera förbundets och regionernas reseverksamhet - att samarbeta med medlemsföreningarnas resekoordinatorer - att handha utbildningen av resekoordinatorer och -ledare inom förbundet. 3.4. Redaktionsrådet Redaktionsrådets uppgift är - att uppgöra ett förslag till redaktionell linje för medlemstidningen God Tid - att planera och utge förbundets medlemstidning God Tid - att bereda frågor som gäller God Tids utgivningsplats, -tidpunkt, ämnesområden och kostnadsnivå - bereda övriga av styrelsen anförtrodda ärenden närmast då det gäller den externa och interna informationen till förbundets intressenter. 4
5 3.5. Styr- och projektgrupper Styrelsen kan tillsätta en styrgrupp för enskilda projekt. Samtidigt definieras gruppens uppgift och sammansättning. Styrgruppen uppgör en projektplan och förslag till budget vilka skall godkännas av styrelsen. 4 Intressenter, samarbetspartner och information Styrelsen ansvarar för att förbundets viktigaste intressenter och samarbetspartner identifieras och att man för en aktiv dialog med dem. Till förbundets intressenter räknas alla de parter som påverkas av förbundets verksamhet och aktiviteter och vilka med sin verksamhet påverkar förbundet. Med hjälp av en aktiv dialog och kontakt får förbundet kännedom om intressenternas värderingar och förväntningar. 4.1. Intressenterna och samarbetspartner I enlighet med styrelsens riktlinjer deltar verksamhetsledaren i kontakten med intressenterna. Till förbundets intressenter hör i första hand medlemmarna, de som ger bidrag och donationer, myndigheter inom den offentliga förvaltningen, företags- och samarbetspartner, uppdragsgivare, kunder och personal. Genom att hålla regelbunden kontakt med intressenterna erhåller förbundet svar på de förväntningar och behov dessa ställer på förbundet. De uppgifter och svar förbundet sålunda erhåller utnyttjas vid planeringen av förbundets framtida verksamhet. 4.2. Information Styrelsen ansvarar för att förbundets olika intressenter får tillräcklig information om dess verksamhet och resultat. Förbundet skall planera sin verksamhet, utvärdera densamma samt rapportera om uppnådda mål på ett sätt som motsvarar intressenternas behov. Centrala uppgifter och rapporter som skall tillställas intressenter och samarbetspartner är: - rapporter om ekonomiska uppgifter - rapporter om användningen av bidrag - rapporter som beskriver hur sociala mål uppnåtts - rapporter i anknytning till planeringen och genomförande av projekt och planer - rapporter som beskriver styrelsens arbete - rapporter som beskriver hur god förvaltningssed har iakttagits i arbetet - årsberättelse, som ger läsaren en bild av förbundets verksamhet, principerna för verksamheten och målen för denna. Förbundet låter dessutom publicera sin årsberättelse på sin internetsida. DENNA FÖRVALTNINGSSTADGA ÄR AVSEDD ATT KLARGÖRA FÖRBUNDETS FÖRVALTNINGSORGANS ROLL OCH ANSVAR. STADGAN ÄR SKRIVEN FÖR FÖRBUNDETS PERSONAL OCH MEDLEMMARNA I DE OLIKA ORGANEN. Denna förvaltningsstadga har antagits av förbundets styrelse den 26 oktober 2012 och gäller tillsvidare.