GUVERNÖRENS HANDBOK 2014-15 233-SV (513)
Innehåll Inledning 1 Ansvarsområden och strategisk planering Tillträdande distriktsguvernörens ansvarsområden...1.1 Distriktsguvernörens ansvarsområden...1.2 Ditt supportteam...1.3 Strategisk planering...1.4 Utarbeta en handlingsplan...1.4 Klubbmål...1.5 Diskussionsfrågor...1.6 Bilagor 1: Rotarys syfte...1.7 2: Distriktsguvernörens etiska riktlinjer...1.8 3: Rotarys strategiska plan...1.9 4: Strategisk planeringsvägledning...1.11 5: Planeringskalender...1.15 2 Ditt distrikts ledarteam Uppgifter...2.1 Leda ditt team...2.2 Ge stöd till klubbarna...2.6 Minimikrav för Rotaryklubbar...2.7 Diskussionsfrågor...2.8 Bilagor 6: Distriktskommittéer...2.9 7: Planeringsvägledning för distriktet...2.18 3 Utbilda ledare Uppgifter...3.1 Distriktskommittén för utbildning...3.2 Möten för ledarutveckling...3.2 PR för utbildningsmöten...3.7 Klubbutbildning...3.8 Diskussionsfrågor...3.9
4 Administrera ditt distrikt Uppgifter...4.1 Resurser från RI och Rotary Foundation...4.2 Ekonomisk förvaltning...4.2 Skatter...4.7 Penninginsamling...4.8 Bolagsbildande av distriktet...4.8 Riskhantering...4.8 Distriktsnomineringar och val...4.10 Poströstning...4.11 Lagrådet...4.12 Tidsplan för lagrådet...4.12 Rotarymärken...4.13 Utmärkelser...4.15 Diskussionsfrågor...4.17 Bilagor 8: Checklista för bästa praxis för ekonomisk förvaltning och riskhantering...4.18 9: Distriktguvernörens anslag från RI...4.19 10: Föreslagna tidsramar för val av distriktets nominerade guvernör...4.22 11: Rotarymärken...4.26 5 Kommunikation med rotarianerna Uppgifter...5.1 Kommunikation med distriktets ledarteam...5.2 Distriktets webbplats...5.3 Socialt nätverkande...5.4 Distriktskonferensen...5.4 Det officiella besöket...5.5 Guvernörens månadsmeddelande...5.7 Motivera volontärer...5.7 Diskussionsfrågor...5.8 Bilaga 12: Protokoll för Rotary...5.9
6 Främja en positiv bild av Rotary hos allmänheten Uppgifter...6.1 Distriktskommittén för PR...6.2 Rotarys samordnare i resursgruppen Public Image...6.2 Utveckla en PR-plan...6.2 Öka kännedomen om Rotary...6.3 Att tala inför publik...6.3 Ditt distrikt online...6.4 Diskussionsfrågor...6.5 Bilaga 13: Rotarys nyckelbudskap...6.6 7 Stärka klubbarna Uppgifter...7.2 Så bildas en ny klubb...7.2 Ge stöd till befintliga klubbar...7.3 Rotarysamordnare...7.3 Medlemsutveckling...7.4 Allmänhetens bild av Rotary och medlemskap...7.5 Utbildning om medlemsutveckling...7.5 Diskussionsfrågor...7.7 8 Leda din Foundation Uppgifter...8.1 Distriktskommittén för Rotary Foundation...8.2 Regionala samordnaren för Rotary Foundation...8.3 Rådgivare för större gåvor (Endowment/Major Gift Adviser)...8.4 Utbildning om Rotary Foundation...8.4 Utmärkelser...8.5 PolioPlus...8.5 Rotary Foundation-bidrag...8.5 Rotarys fredscenter...8.8 Samla in pengar till Rotary Foundation...8.9 Mål för klubbidrag...8.9 SHARE och DDF...8.10 Diskussionsfrågor...8.11
9 Ge stöd till framgångsrika serviceprojekt Uppgifter...9.1 Utveckla serviceprojekt...9.2 Ge stöd till viktiga och hållbara serviceprojekt...9.4 Diskussionsfrågor...9.6 Bilagor 14: Rotarys program och aktiviteter...9.7 15: Riskhantering för ungdomsprogram...9.14 10 Förberedelser inför International Assembly Uppgifter...10.1 Program...10.2 Förbereda sig inför International Assembly...10.3 Program för deltagarnas livskamrater...10.3 Utbildningsmaterial...10.4 Diskussionsfrågor...10.4 Det här är 2014 års utgåva av Guvernörens handbok. Informationen i denna publikation baseras på Rotary Internationals grundlag och stadgar, Rotarys policysamling och Rotary Foundations policysamling. För mer detaljerad information om Rotarys policy hänvisas till dessa dokument. Ändringar i de ovan angivna dokumenten, efter beslut som fattats av lagrådet var tredje år, RI-styrelsen eller Rotary Foundations styrelse, har företräde framför den policy som anges i den här handboken.
Inledning Du behöver inte ta med dig handboken till International Assembly. Grattis till att du har blivit distriktsguvernör! Din uppgift är att leda ditt distrikt och ge stöd till distriktets klubbar. Innan du tillträder ditt ämbete kan du förbereda dig för dina uppgifter genom att läsa igenom denna handbok och delta i GETS (utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer) och International Assembly. Gå igenom handboken och fundera över diskussionsfrågorna i slutet av varje kapitel innan du deltar i GETS. Detta kommer att hjälpa dig att få ut mesta möjliga av de handledda diskussionerna under seminariet. Glöm inte ta med dig handboken till GETS. Handboken och utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer är ditt underlag för International Assembly. Under International Assembly kommer din utbildning att inkludera utbyte av information och idéer med andra tillträdande guvernörer samt uppdateringar om Rotary Foundation. Guvernörens handbok har tagits fram för att vara till hjälp för distriktsguvernörer i hela Rotaryvärlden. Olika distrikt kan ha olika uppgifter och ansvarsområden, på grund av lokala lagar, kulturella seder och bruk och stipulerade distriktsförfaranden. Du bör anpassa förslagen i denna publikation så att de passar ditt distrikts behov. INLEDNING i
Rotarys webbplats På olika ställen i handboken kommer du att se hänvisningar till rotary.org, där du kan hitta aktuell information om allt som berör Rotary. Du kommer att hitta resurser som kan beställas eller hämtas. Du kan logga in för att utföra administrativa uppgifter och kontakta Rotarys personal. Rotary kommer att lansera en ny webbplats under 2013-14. Den här webbplatsen kommer att göra det enklare för rotarianerna att få kontakt med andra som delar deras intressen. Den kommer också att stödja utbyte av idéer och samarbete om samhällstjänstprojekt. Dessutom kommer webbplatsen att innehålla nyheter om Rotary och meddelanden om lokala och internationella evenemang. Webbplatsen kommer att göra det enklare för dig som distriktsämbetsman att utföra distriktsärenden. Du kommer också att kunna samarbeta med andra i liknande roller på en säker plats. District Governor s Exchange District Governor s Exchange gör det möjligt för dig att hålla kontakten med andra distriktsguvernörer och hämta formulär som du kommer att behöva under din tjänstgöringsperiod. Här finns också information som är relevant med tanke på din position, som en kalender med viktiga datum och deadlines samt meddelanden från RI-presidenten och Rotary International. Du kan komma åt District Governor s Exchange genom att logga in på rotary.org. Kommentarer Om du har frågor eller kommentarer beträffande den här handboken eller någon av Rotarys andra utbildningsresurser, ber vi dig kontakta: Learning and Development Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-post: learn@rotary.org Telefon: +1-847-866 3000 Fax: +1-847-866 9446 ii GUVERNÖRENS HANDBOK
1 Ansvarsområden och strategisk planering Din roll som distriktsguvernör är att leda, motivera och vägleda klubbarna i ditt distrikt. Du kommer att arbeta under RI-styrelsens allmänna överinseende. Den regionala samordnaren för Rotary Foundation, Rotarysamordnaren och Rotarys samordnare i resursgruppen Public Image är ditt supportteam. Rotary International är beroende av distriktsguvernörerna för att nå framgång på klubbnivå och därigenom upprätthålla och öka framgången för organisationen som helhet. Du kan lägga grunden till en produktiv och framgångsrik tid som guvernör genom att sätta upp mål, omsorgsfullt planera dina uppgifter och motivera andra att också stödja och stärka klubbarna, öka humanitära insatser samt förbättra allmänhetens bild av Rotary. Tillträdande distriktsguvernörens ansvarsområden Dina ansvarsområden och uppgifter som tillträdande distriktsguvernör sammanfattas nedan och förklaras i hela handboken. Delta i utbildningsseminariet för tillträdande distriktsguvernörer GETS (inledning) ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.1
Sätta upp mål för distriktet för året som stämmer överens med distriktets och organisationens strategiska plan (kapitel 1) Utse assisterande guvernörer och ordförande för distriktskommittéerna (kapitel 2) Anordna distriktsmöten, inklusive distriktsteamets utbildningsseminarium, utbildningsseminariet för tillträdande presidenter (PETS), distriktsseminariet om medlemskap och distriktssamrådet (kapitel 3) Planera för distriktskonferensen (kapitel 5) Delta i International Assembly (kapitel 10) Distriktsguvernörens ansvarsområden Dina ansvarsområden och uppgifter som distriktsguvernör finns uppräknade nedan och förklaras i hela handboken. Planera gemensamma klubbesök när det går. Obs! En asterisk (*) anger en uppgift som beskrivs i Rotary Internationals stadgar, som finns i paragraf 15.090 i Procedurhandboken (035-SV). Andra uppgifter har tilldelats av RI:s styrelse. Stärka befintliga klubbar (alla kapitel)* Följa distriktsguvernörens etiska riktlinjer (bilaga 2 i kapitel 1) Främja kontinuitet genom att samarbeta med föregående, tjänstgörande och tillträdande distriktsledare (kapitel 1 och 2)* Se till att distriktets ledarteam utför de uppgifter som tilldelats dem (kapitel 2) Ge tillträdande guvernören information om situationen i klubbarna före International Assembly och rekommendera åtgärder för att stärka klubbarna (kapitel 2)* Engagera den tillträdande guvernören genom att tilldela honom eller henne specifika uppgifter som berör kommittéer, administration eller möten (kapitel 2, 3 och 5) Hjälpa den tillträdande guvernören att planera och förbereda sig för utbildningsmöten för tillträdande ämbetsmän (kapitel 2 och 3)* Utan dröjsmål rapportera till RI enligt RI-presidentens eller styrelsens krav (kapitel 4)* Se till att nomineringar och val i distriktet genomförs i enlighet med RI:s grundlag och stadgar och övriga RI-policyer (kapitel 4)* Överlämna distriktsdokumentation till den tillträdande guvernören i slutet av ditt tjänstgöringsår (kapitel 4)* Främja öppen kommunikation mellan klubbarna samt mellan klubbarna och RI (kapitel 5)* Göra ett officiellt besök hos varje klubb (dessa kan även göras som gemensamma besök med möten med flera klubbar samtidigt) för att informera om viktiga Rotaryfrågor, ge särskild uppmärksamhet till svaga klubbar med svårigheter, motivera klubbmedlemmarna att delta i serviceaktiviteter och uppmärksamma rotarianernas bidrag (kapitel 5)* 1.2 GUVERNÖRENS HANDBOK
Kommunicera minst en gång i månaden med varje klubbpresident och sekreterare (kapitel 5)* Anordna distriktsmöten, inklusive distriktskonferensen (kapitel 5)*, distriktsseminariet om ledarskap (kapitel 3) och distriktets Rotary Foundation-seminarium (kapitel 8) Fungera som språkrör för distriktet och för RI i förekommande fall (kapitel 6) Främja medlemstillväxt genom att samarbeta med distriktsledare och klubbpresidenter för att sätta upp realistiska mål för tillväxt för varje klubb i distriktet (kapitel 7)* Bilda nya klubbar (kapitel 7)* Regelbundet höra sig för om vilka aktiviteter som anordnas av de organisationer som tillhör Rotary i distriktet (kapitel 9)* Stödja Rotary Foundation genom insamlings- och bidragsaktiviteter (kapitel 8)* Utföra sådana andra uppgifter som tillkommer en Rotaryämbetsman* När du förbereder för ditt tjänstgöringsår bör du använda planeringskalendern (bilaga 5) för att anteckna viktiga datum. Ditt supportteam Särskilda regionsexperter utses som stödjer dig i ditt arbete. Dessa inkluderar regionens styrelsemedlem, Rotarys samordnare, den regionala samordnaren för Rotary Foundation samt Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image. Rotarys samordnares huvudsakliga roll (kapitel 7) är att hjälpa distriktsledarna att ge stöd till klubbarna genom att främja implementering av Rotarys strategiska plan. Rotarys samordnare är experter på mycket som har med Rotary att göra, inklusive medlemskap, program och strategisk planering. Dessa personer stödjer distrikten genom att hjälpa klubbarna, informera om bästa praxis och idéer, ordna kontakt mellan distrikt och fungera som resurs. På motsvarande sätt är den regionala samordnaren för Rotary Foundation (kapitel 8) och Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image (kapitel 6) experter inom sina områden och en resurs för distriktets ledare. ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.3
Före detta distriktsguvernörer känner till hur distriktet fungerar och vilka behov som finns. De kan hjälpa till att leda distriktets aktiviteter och fungera som rådgivare när du planerar ditt år. Strategisk planering För att ditt år som guvernör ska bli effektivt måste du sätta upp mål som återspeglar distriktets vision och strategiska plan. Du är ansvarig för att bygga upp kontinuitet och konsekvens i distriktet i samverkan med distriktets planeringsteam, den nuvarande guvernören, den omedelbart förutvarande distriktsguvernören, distriktets nominerade guvernör (om man känner till vem det är) och övriga ledare i distriktet. Följ den befintliga strategiska planen eller utarbeta en strategisk plan som omfattar flera år om det inte redan finns en, för att hjälpa distriktet att fokusera sina insatser från år till år. Rotary rekommenderar klubbarna och distrikten att se till att deras planer stämmer överens med Rotarys strategiska plan för att hjälpa till att genomföra dess mål (se bilaga 3). Om ditt distrikt inte har någon strategisk plan bör distriktets ledarteam överväga att utarbeta en sådan (se bilaga 4). Planeringsvägledning för distriktet (bilaga 7 i kapitel 2) hjälper dig att bedöma ditt distrikts styrkor och svagheter, möjligheter och risker och sätta upp mål för det kommande året. Information som du behöver för att fylla i vägledningen kan du få från tjänstgörande guvernör, ordförande i distriktskommittéerna, assisterande guvernörer och CDSrepresentanterna. Du kan också hämta statistikrapporter om ditt distrikt genom rotary.org som hjälp för att fylla i handboken. När du har utvärderat distriktets situation kan du börja ställa upp mål som tar itu med dess svagheter och förstärker dess styrkor på sätt som stöder distriktets strategiska plan. När du formulerar dina mål bör du tänka på att målen är som effektivast om de kan delas, mätas, är utmanande och möjliga att nå samt begränsade i tiden. Börja arbeta på Planeringsvägledning för distriktet tidigt under året som tillträdande guvernör. Gå igenom den före utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer så kan du diskutera distriktets styrkor och svagheter och dina idéer med andra tillträdande guvernörer. Du fortsätter att arbeta med dina mål vid International Assembly och distriktets utbildningsseminarium. För att kunna garantera att tjänsteåret har tydliga målsättningar och engagerade Rotarymedlemmar ska du se till att dina tillträdande guvernörer och kommittémedlemmar stöder målen. Utarbeta en handlingsplan Du kommer att delegera en stor del av arbetet för att nå distriktets mål till dina assisterande guvernörer och ordförandena i distriktskommittéerna. Din roll är att säkerställa att en handlingsplan tas fram för vart och ett av målen och att arbetet för att nå målen framskrider enligt planerna. När du tar fram en handlingsplan bör du överväga de resurser och verktyg som finns för att stödja målen. Beskriv sedan i de specifika åtgärder som behöver vidtas för att nå målet. För 1.4 GUVERNÖRENS HANDBOK
varje åtgärd bör en tidsram fastställas och man bör också bestämma vem som ska vara ansvarig för dess genomförande. Se till att kriterier identifieras för att mäta hur långt du har kommit på väg mot ditt mål så att du kan mäta dina framsteg. Utvärdera sedan hur det har gått och gör ändringar om nödvändigt. När målen uppnåtts bör du utvärdera vilka strategier som fungerat bra och vilka som inte fungerat i samarbete med dem som arbetat för att uppnå målen. Använd de nya insikterna för andra mål och informera den tillträdande guvernören och den nominerade guvernören om dem när de påbörjar sin planering. Klubbmål För att kunna sätta upp bra mål för det kommande året måste de tillträdande presidenterna göra en bedömning av klubbens tidigare prestationer, medlemmarnas intressen samt klubbens kapacitet att uppnå mål. Ett planeringsverktyg för klubbpresidenterna är Rotary Club Central som fokuserar på medlemskap, serviceprojekt och gåvor till Foundation. Som distriktsledare kan du visa en sammanfattning av distriktets resultat eller resultaten för en viss klubb. Om en klubb inte kan ange mål kan en distriktsledare redigera en sammanfattning av klubbens uppgifter för klubbens räkning. Klubbens president kommer att meddelas via e-post när ändringar görs i uppgifterna för hans/hennes klubb. Försäkra dig om att e-postadresserna som finns registrerade för klubbens ledare i Rotarys medlemsdatabas är uppdaterade. Arbeta med dina assisterande guvernörer för att gå igenom varje klubbs mål i början av och under Rotaryåret. Årliga klubbmål bör återspegla klubbens strategiska plan (om en sådan finns), förbättra klubbens styrkor och ta itu med dess svagheter. Klubbmålen kan justeras enligt behov under året. ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.5
Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Vilka ytterligare uppgifter tilldelas guvernören av distriktet? Vilken blir din mest utmanande uppgift som guvernör? Vilka mål från innevarande år kommer att överföras till ditt verksamhetsår? Hur kan du utvärdera starka och svaga sidor för ditt distrikt? Vad motiverar rotarianerna i ditt distrikt? Hur kommer du att använda Rotary Club Central för att hjälpa till att stödja klubbarnas aktiviteter i distriktet? 1.6 GUVERNÖRENS HANDBOK
Bilaga 1: Rotarys syfte Rotarys syfte är att verka för tjänandets ideal som grundval för all rättskaffens gärning och särskilt att uppmuntra och främja: 1. Personlig bekantskap som ett medel att tjäna. 2. Höga etiska krav inom näringsliv och yrken, erkännandet av varje gagnelig verksamhets värde, varje rotarians strävan att höja sitt yrke till ett medel att tjäna samhället. 3. Varje rotarians tillämpande av tjänandets ideal i den egna livsföringen som människa, yrkesperson och samhällsmedborgare. 4. Internationell förståelse, god vilja och fred genom ett världsomfattande kamratskap av personer från näringsliv och yrken, förenade genom tjänandets ideal. ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.7
Bilaga 2: Distriktsguvernörens etiska riktlinjer 1. Guvernörerna kommer att följa gällande lagar och förordningar när det gäller all Rotaryverksamhet. Dessutom kommer guvernörerna även privat följa gällande lagar för att bevara och skydda Rotarys positiva image. 2. Guvernörer följer stadgarna i RI:s grundlag och stadgar. Dessa dokument omfattar den demokratiska viljan för Rotarys medlemmar som presenteras i lagrådet och ges ut vart tredje år. Med dessa dokument har medlemmarna etablerat de standarder som förväntas av Rotarys ämbetsmän. Att följa dessa villkor bygger upp medlemmarnas förtroende och ser till att de åtgärder som vidtas motsvarar medlemmarnas förväntningar. 3. Guvernörerna följer de bestämmelser som etablerats av RI:s styrelse och dokumenterats i Rotarys policysamling. RI:s styrelse har under årens lopp etablerat riktlinjer och tillvägagångssätt för att främja föreningens målsättning och skydda dess mål. Många av dessa stadgar har utformats för att garantera en bra ledning och gynna en etisk image. Att följa dessa riktlinjer demonstrerar ett åtagande för dessa ideal och skyddar föreningen. 4. Guvernörer arbetar för rotarianernas och RI:s syfte. Guvernörer bör sätta distriktets intressen först och undvika ens tillstymmelsen till opassande beteende. 5. Guvernörer använder inte sin titel för personlig prestige eller för att gynna sina familjemedlemmar. Den auktoritet som titeln innebär åtföljs av åtkomst till speciella privilegier som inte är tillgängliga för andra rotarianer. Om man utnyttjar sådana privilegier dras uppmärksamheten från viktiga ansvarsområden och ifrågasätter åtagandet för Rotarys målsättning. 6. Guvernörer måste vara omsorgsfulla i utövandet av sina plikter för distriktet. Guvernörer bör utföra sina uppgifter med sådan omsorg som vanliga förståndiga personer i likadana befattningar skulle använda sig av under liknande omständigheter. Guvernörer bör ta reda på fakta från all materiell information som är rimligen tillgänglig för dem innan de fattar ett affärsbeslut. 7. Guvernörer handlar baserat på rättvisa för alla inblandade. Guvernörer står ofta inför beslut som avsevärt kommer att påverka olika Rotaryklubbar och individer. Guvernörer bör, på ett sätt som är konsekvent med Fyrafrågeprovet, beakta den potentiella inverkan som deras beslut har och behandla alla personer som påverkas lika. 8. Guvernörer förespråkar transparens för ekonomisk information och säkerställer att alla lokala och nationella lagar gällande ekonomisk förvaltning efterlevs. Guvernörer är föreningens förvaltare och agerar å Rotaryklubbarnas och rotarianernas vägnar. Rotarianer har rätt till att få korrekt information om föreningens ekonomiska situation. Transparens i ekonomiska funktioner uppmuntrar till etiskt beteende. 9. Guvernörer förbjuder och begränsar avslöjande, kommunikation och användande av konfidentiell och privat information. Guvernörer bör endast använda den här informationen för avsedda ändamål, aldrig för personligt bruk och vidta försiktighetsåtgärder mot oavsiktligt avslöjande. 10. Guvernörer följer ersättningsreglerna för utgifter. RI-styrelsen har antagit procedurer för ersättning av Rotaryrelaterade utgifter. När man följer dessa procedurer garanterar man också att alla gällande lagar följs och förebygger tillstymmelsen av felaktigt beteende. 1.8 GUVERNÖRENS HANDBOK
Bilaga 3: Rotarys strategiska plan Focus and increase humanitarian service Enhance public image Support and strengthen clubs and awareness Service Leadership Fellowship Diversity Integrity STRATEGIC PLAN ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.9
The goals for Support and Strengthen Clubs are: Foster club innovation and flexibility Encourage clubs to participate in a variety of service activities Promote membership diversity Improve member recruitment and retention Develop leaders Start new clubs Encourage strategic planning at club and district levels The goals for Focus and Increase Humanitarian Service are: Eradicate polio Increase sustainable service focused on New Generations programs Rotary s six areas of focus Increase collaboration and connection with other organizations Create significant projects both locally and internationally The goals for Enhance Public Image and Awareness are: Unify image and brand awareness Publicize action-oriented service Promote core values Emphasize vocational service Encourage clubs to promote their networking opportunities and signature activities www.rotary.org/strategicplan EN 1211 4400 1.10 GUVERNÖRENS HANDBOK
Bilaga 4: Strategisk planeringsvägledning Strategisk planering involverar att skapa en vision, med stödjande mål som kan mätas regelbundet och justeras efter behov. Använd denna vägledning och medföljande arbetsblad som utgångspunkt för att ta fram er strategiska plan och anpassa resurserna så att de passar er klubbs behov. Vägledningen är avsedd för Rotaryklubbar men kan anpassas så att den även passar distrikt. Arbetsbladen kan fyllas i på egen hand eller tillsammans med en grupp. Samtalsledare bör bekanta sig med dessa resurser och förbereda en dagordning innan man håller ett möte om strategisk planering. Dagordningen bör ägna större delen av tiden åt planeringsprocessens andra och tredje steg, som fokuserar på framtiden, och mindre tid åt klubbens nuvarande situation. När den strategiska planeringen görs bör man tänka på följande: Involvera tidigare, nuvarande och blivande klubbledare. Inkludera en mängd olika perspektiv genom att involvera hela klubben eller åtminstone ett representativt tvärsnitt av klubbens medlemmar. Beakta alla idéer. Be en opartisk stödperson eller en liten grupp med stödpersoner hålla i strategiska planeringsmöten. Fundera över hur din klubbs mål stämmer överens med distriktets mål samt med prioriteterna och målen i RI:s strategiska plan. Var beredd på att gå igenom er plan på nytt varje år och justera strategiska prioriteter och årliga mål enligt behov. Modell för strategisk planering Skapa en vision för din klubb med strategiska prioriteter som kommer att hjälpa er att nå visionen. Ta sedan fram årliga mål som stödjer var och en av de strategiska prioriteterna. ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING Augusti 1.11 2011
Process Ta fram en strategisk plan genom att involvera medlemmarna i den process som beskrivs nedan. Använd åtföljande arbetsblad för att skriva upp dina idéer. 1. Var befinner vi oss nu? Gör en lista över din klubbs starka och svaga sidor i nuläget. Gör en lista över vilka möjligheter och utmaningar som finns i ert samhälle. Använd Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb - Ledarskapsplan för er klubb när du utvärderar din klubbs nuvarande situation för att avgöra vad klubben redan är bra på och vad ni skulle kunna göra för att vitalisera klubben. 2. Vart vill vi komma? Gör en lista över 5-10 egenskaper som du skulle vilja se i din klubb om fem år. Skissa upp ett visionsuttalande som är en mening långt och som beskriver din klubb och hur du vill att klubben ska se ut om tre till fem år. Detta steg bör göras både på egen hand och i grupp. Gör klart visionsuttalandet med hela gruppen och försäkra dig om att alla klubbmedlemmar stödjer detta. 3. Hur kommer vi dit? Ta fram strategiska prioriteter som kommer att hjälpa din klubb att nå sin vision, med följande i åtanke: Klubbens styrkor och svagheter Rotary Internationals och Rotary Foundations program och målsättningar Extern miljö Engagemang från alla medlemmar Huruvida målen kan uppnås på tre till fem år Besluta som grupp vilka som är de viktigaste strategierna, dvs. de som kommer att vara klubben till störst hjälp för att uppnå visionen. Identifiera årliga mål som stöder var och en av de främsta strategiska prioriteterna. Fastställ vilka deadlines, resurser och personer man behöver för att kunna uppnå de årliga målen under var och en av de strategiska prioriteterna. Använd Rotary Club Central för att sätta upp årliga mål och hålla koll på hur långt man kommit på väg mot dessa. 4. Hur går det för oss? Bilda ett team för strategisk planering som regelbundet kontrollerar klubbens framsteg och rekommenderar eventuella ändringar i planen vid behov. Allokera tillräckligt med resurser för att implementera planen. Utvärdera kontinuerligt alla beslut för att säkerställa att de stöder planen och ge feedback till teamet för strategisk planering när det gäller genomförandet av dessa. Gå igenom den strategiska planen, inklusive visionsuttalandet, strategiska prioriteter och årliga mål, varje år med alla klubbens medlemmar och gör ändringar efter behov. Upprepa den fullständiga strategiska planeringsprocessen var tredje till femte år för att skapa en ny plan eller bekräfta den befintliga planen. 1.12 GUVERNÖRENS HANDBOK
Arbetsblad för strategisk planering Fyll i det här arbetsbladet för att skapa er strategiska plan. 1. Var befinner vi oss nu? Dagens datum: Klubbens styrkor Klubbens svagheter Möjligheter för samhället (t.ex. nya företag, växande befolkning) Utmaningar som finns i samhället (t.ex. konjunkturnedgång, konkurrerande tjänster) Klubbens styrkor Klubbens svagheter 2. Vart vill vi komma? Måldatum: Nyckelegenskaper för framtiden (t.ex. antal medlemmar, hur många procent av medlemmarna som stannar kvar i klubben, jämvikt mellan lokala och internationella projekt, stöd från Rotary Foundation) Visionsuttalande (inkludera något som kommer att få er klubb att utmärka sig bland andra ideella föreningar i ert samhälle som t.ex. "vår vision är att bli den mest internationellt mångfaldiga ideella föreningen i vårt samhälle", "vår vision är att bli den ideella förening som ger mest stöd till ungdomarna i vårt samhälle ). ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.13
3. Hur kommer vi dit? För att uppnå vår vision måste vi uppnå följande mål. (Ange var och en av era strategiska prioriteter på raderna nedan. Lista sedan årliga mål som kommer att hjälpa er att uppnå dessa i tabellen under var och en av prioriteterna. Även om det inte finns någon begränsning för hur många strategiska prioriteter eller årliga mål som får finnas i er strategiska plan bör ni överväga de resurser som står till ert förfogande och fokusera på mål som kan uppnås.) Strategisk prioritet 1: Årliga mål Tidsplan Resurser som behövs Ansvarig medlem Strategisk prioritet 2: Årliga mål Tidsplan Resurser som behövs Ansvarig medlem Strategisk prioritet 3: Årliga mål Tidsplan Resurser som behövs Ansvarig medlem 4. Hur går det för oss? För att övervaka våra framsteg kommer vi att vidta följande åtgärder. (Lista de åtgärder som klubben kommer att vidta för att följa upp planens genomförande, inklusive en tidsplan för att kontrollera och utvärdera era framsteg t.ex. rapporter vid styrelsemöten varje månad, granskningar av den strategiska planen vid klubbsamråd, årliga granskningar.) 1.14 GUVERNÖRENS HANDBOK
Bilaga 5: Planeringskalender Använd den här kalendern för att planera ditt år som tillträdande guvernör och guvernör. Deadlines och observationer är listade till vänster och påminnelser till höger. Använd de tomma raderna för att lägga till zonens och distriktets evenemang och deadlines. Glöm inte gå till District Governor s Exchange för att få de senast uppdaterade datumen och påminnelserna. Rotaryåret 2013-14 JULI 1 Skicka in rapport om utnämnande av ordförande för distriktskommittén för Rotary Foundation (i förekommande fall) I slutet av juni skickar RI ut halvårsrapporten för juli till tillträdande sekreterare, antingen elektroniskt eller med post Utskick med utbildnings- och medlemsmaterial kommer från RI Rotary Foundation (RF) skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten Se till att de nya distriktsämbetsmännen godkänner distriktets kvalificering för Rotarybidrag AUGUSTI Månaden för medlemsutveckling och medlemstillväxt Du förbereder dig inför GETS, som hålls i samband med Rotary-zonseminariet för din zon RF skickar ut SHARE-utskicket som inkluderar den del med DDF-medel som är tillgängliga från föregående år Om klubbarna inte får sina halvårsrapporter bör de hänvisas till riclubfinance@rotary.org SEPTEMBER Månaden för nya generationer 15 Skicka in datum för PETS när du får ett e-postmeddelande från din CDS-representant Vidarebefordra Informationspaket för klubbens ämbetsmän (225-SV) till de tillträdande klubbpresidenterna innan PETS ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.15