Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2011 Trelleborgs kommun Anders Thulin Bengt-Åke Hägg Alf Wahlgren
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 2 2.3 Revisionskriterier 2 2.4 Metod 3 3 Granskningsresultat 4 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 4 3.2 God ekonomisk hushållning 6 3.2.1 Finansiella mål 6 3.2.2 Mål för verksamheten 7 3.3 Förvaltningsberättelsens innehåll och struktur 7 3.4 Resultatanalys 8 3.5 Nämndernas budgetuppföljning och prognos 9 Trelleborgs kommun
1 Sammanfattande bedömning har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport för perioden 2011-01-01 2011-08-31. Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år 2011. Syftet med granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som kommunfullmäktige beslutat. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultatet för perioden är positivt med 74,8 mnkr (98,9 mnkr), vilket är 24,1 mnkr sämre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett överskott på 42,6 mnkr. Utifrån genomförd granskning gör vi följande bedömning av kommunens delårsrapport: - Vi har i samband med genomförd granskning inte funnit något som tyder på att kommunens delårsrapport inte är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. - Vi bedömer att förutsättningar finns för att tre av fyra finansiella mål kommer att uppnås. - Vi kan inte bedöma om resultaten för verksamheten är förenliga med en utveckling mot god ekonomisk hushållning då kommunfullmäktige inte har beslutat om verksamhetsmål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. - Vi anser att delårsrapporten bör innehålla någon form av målavstämning avseende verksamheterna. - Bokförda belopp avseende medfinansiering av Trelleborgsbanan återfinns i balansräkningen med betydande belopp, däremot noteras inget om detta åtagande i delårsrapportens förvaltningsberättelse förutom i not, vilket enligt vår bedömning är en väsentlig händelse som borde redovisats utförligare. Trelleborgs kommun 1 av 9
2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner och landsting är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. KL 9 kap 9 a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 2.3 Revisionskriterier Kommunstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Interna regelverk och instruktioner Fullmäktigebeslut Trelleborgs kommun 2 av 9
2.4 Metod Granskningen har utförts genom: - Analys av relevanta dokument - Granska specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa en rättvisande redovisning - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året - Översiktlig analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen - Intervjuer med berörda tjänstemän - Granska om måluppfyllelsen redovisas på ett sådant sätt, så att den medger att fullmäktige ges tillräckliga förutsättningar för att bedöma periodens måluppfyllelse. Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substansgranskning. Trelleborgs kommun 3 av 9
3 Granskningsresultat 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari augusti vilket är i överensstämmelse med KRL där det sägs att delårsrapporten ska omfatta minst sex och högst åtta månader. Resultatet för perioden januari augusti uppgår till 74,8 mnkr. Kommunens delårsrapport består av förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys. I delårsrapporten finns årsprognoser för de helägda bolagen. Vad gäller anvisningar och interna föreskrifter så går sådana ut till förvaltningarna. Någon sammanställd redovisning upprättas inte i delårsrapporten, däremot redovisas de helägda bolagens prognoser för helåret samt aktuellt resultat per halvårsskiftet. Under mars 2011 har avtal tecknats avseende medfinansiering av den planerade kapacitetsförstärkningen av Trelleborgsbanan. Regeringen har även fattat beslut i ärendet. För kommunens del omfattar medfinansieringen 58 mnkr under perioden 2011 och 2012. Förskottering av statens andel för kommunen om 125,5 mnkr utgår fr o m 2012. Beloppen avseende medfinansieringen återfinns i balansräkningen med betydande belopp, däremot noteras inget om detta åtagande i förvaltningsberättelsen förutom i not, vilket enligt vår bedömning är en väsentlig händelse som borde redovisats utförligare. Vi anser också att detta ska redovisas i den kommande årsredovisningen. Tabell: Resultatprognos utfall i förhållande till prognos 2006-2011 Mnkr 2006 2007 2008 2009 2010 2011 (prognos) Utfall 63,8 41,5 33,8 26,4 42,8 Angiven prognos i delårsrapporten 40,7 13,2 38,1-7,3 48,0 42,6 I tabellen ovan visas en jämförelse mellan prognos (angiven i delårsrapporten) och utfall. Allmänt sett kan bedömas att träffsäkerheten i prognoserna är god; under 2009 förekom vissa engångseffekter under slutet av året (sänkta premier för grupplivförsäkringar, återföring av nedskrivning mm) som medförde att den prognostiserade förlusten vändes till ett överskott. Trelleborgs kommun 4 av 9
Tabell: Investeringar utfall och prognos i förhållande till budget (%) 2006-2011 2006 2007 2008 2009 2010 2011 (prognos) Slutligt utfall i förhållande till budget Angiven prognos i delårsrapporten 71,0% 79,6% 77,6% 64,7% 62,2% 83,0% 86,7% 100,4% 89,0% 71,5% 78,6% Det kan konstateras att utfallet av investeringarna inte i något fall uppgått till prognosen. Bedömning Vi har i samband med genomförd granskning inte funnit något som tyder på att kommunens delårsrapport inte är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi har granskat ett urval av de periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att väsentliga poster har periodiserats korrekt. Vår bedömning är vidare att de föreskrifter och anvisningar som finns ger förutsättningar för att delårsrapporten ska uppfylla de krav som KRL ställer. Trelleborgs kommun 5 av 9
3.2 God ekonomisk hushållning Delårsrapporten i Trelleborgs kommun är upprättad utifrån kommunens vision och verksamhetsidé: Trelleborg ska vara en framgångskommun med hög livskvalitet och en långsiktigt hållbar tillväxt Vi ska i nära dialog med kommunmedborgarna, utifrån våra gemensamma resurser, erbjuda trygghet och god service i livets olika skeden i ett hållbart samhälle 3.2.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en överskådlig avstämning mot kommunens finansiella mål som fastställts i budget 2011: Finansiellt mål, fastställt av fullmäktige i budget 2011 För kommunens totala driftverksamhet ett resultat (förändring av eget kapital) som motsvarar minst 2 procent av summan skatter och statsbidrag Utfall i prognos 2011 Resultatet efter andra tertialet uppgår till 74,8 mnkr och prognosen för helåret landar på 42,6 mnkr eller 2,3 % av skatter och statsbidrag Måluppfyllelse Målet bedöms bli uppfyllt För kommunens totala investeringsverksamhet begränsa andelen nettoinvesteringar av summan skatter och statsbidrag till högst 10 procent för åren 2011-2013 Enligt prognos kommer nettoinvesteringarna att uppgå till 189,2 mnkr vilket motsvarar 10,3 % Målet bedöms inte bli riktigt uppfyllt För kommunens totala investeringsverksamhet öka självfinansieringsgraden till minst 83 procent för åren 2011-2013 Enligt prognos kommer självfinansieringsgraden uppgå till 74,8 % Målet bedöms inte bli uppfyllt För kommunens totala verksamhet bibehålla soliditeten vid lägst 60 procent för åren 2011-2013 Helårsprognosen anger en soliditet på 59,8 % Målet bedöms inte bli riktigt uppfyllt Bedömning Enligt kommunstyrelsens bedömning i delårsrapporten uppfylls ett av fullmäktiges fyra finansiella mål. Ett mål bedöms att inte uppnås och två av målen bedöms att inte riktigt uppnås. Vi bedömer emellertid att målen avseende investeringsverksamheten och soliditeten sannolikt kommer att uppfyllas då prognoserna ligger mycket nära målen. Sammantaget bedömer vi att förutsättningar finns för att tre av fyra finansiella mål kommer att uppnås. Trelleborgs kommun 6 av 9
3.2.2 Mål för verksamheten I budget 2011 med flerårsplan 2012-2013 redogörs för Trelleborgs kommuns verksamhetsidé och vision. Dessa ska ligga till grund för nämndernas framtagande av effektmål och samtidigt utgöra nämndernas interna produktionsmål. Det konstateras också att dessa mål skall vara så konkreta och förankrade i verksamheten att de tydligt speglar God ekonomisk Hushållning i Trelleborgs kommun-. Vi konstaterar att det inte framgår om något av nämndernas effektmål som anges i budgeten för 2011 samtidigt utgör lagens krav på mål för verksamheten som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning I delårsrapportens förvaltningsberättelse görs ingen redovisning och utvärdering av verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning. Nämndernas effektmål eller produktionsmål redovisas heller inte och det görs ingen avstämning av dessa i förvaltningsberättelsen. Bedömning Då kommunfullmäktige inte har beslutat om verksamhetsmål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning och att en utvärdering därmed saknas, kan vi inte göra någon bedömning av om resultaten är förenliga med en utveckling mot god ekonomisk hushållning. Med anledning av att det i delårsrapporten inte görs någon redovisning av verksamheternas måluppfyllelse vill vi erinra om att syftet med delårsrapporten bl.a. är att ge kommunledningen, i form av kommunstyrelse och kommunfullmäktige, möjlighet att agera utifrån verksamheternas rapporter. Därför anser vi att delårsrapporten bör innehålla någon form av målavstämning avseende verksamheterna. 3.3 Förvaltningsberättelsens innehåll och struktur I förvaltningsberättelsen redovisas på ett överskådligt sätt händelser av väsentlig betydelse utifrån perspektiven: omvärlden, Trelleborg, befolkning och bostäder, arbetsmarknad samt nämnderna. Förvaltningsberättelsen innehåller ett avsnitt för personalredovisning som redovisar uppgifter om personalförändringar i verksamheterna samt sjukfrånvaro. Jämfört med samma period 2010 så har antalet producerade årsarbeten ökat från 1 794 till 1 882 årsarbeten vilket är en ökning med 4,9 procent. Upplysningar om inom vilka verksamheter denna ökning skett lämnas inte beroende på de organisationsförändringar som skett de senaste åren. Sjukfrånvaron mäts genom antal sjukfrånvarotimmar i förhållande till arbetad tid i timmar. För perioden fram till och med den sista augusti i år har sjukfrånvaron Trelleborgs kommun 7 av 9
sjunkit till 4,7 %. Det innebär en minskning med 0,3 procentenheter jämfört med samma period förra året. För åldersgruppen upp till 29 år har sjukfrånvaron, jämfört med samma period förra året, sjunkit från 4,2 till 2,9 procent. Åldersgruppen 30-49 år uppvisar oförändrad frånvaro medans sjukfrånvaron för gruppen 60 år och däröver minskat från 5,5 till 5,1 procent. Under rubriken Koncernen i förvaltningsberättelsen redovisas väsentliga händelser i kommunens sex helägda aktiebolag. Här redovisas också resultat och prognos per halvårsskiftet då flertalet av bolagen redovisar delårsrapport per halvår. Vi bedömer att förvaltningsberättelsens innehåll i förhållande till fullmäktiges informationsbehov är tillfredsställande och att strukturen gör förvaltningsberättelsen överskådlig lättläst. 3.4 Resultatanalys Prognosen för helåret pekar på ett positivt resultat, 42,6 mnkr, vilket är 39,4 mnkr bättre än budgeterat. Avvikelsen beror bland annat på: Skatteintäkterna ökar med 32,6 mnkr jämfört med budget, huvudsakligen beroende på en förväntad positiv avräkning Kommunstyrelsens positiva avvikelse på 10,5 mnkr Ökning av avsättning för pensionskostnader med 12,3 mnkr I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna 2010 och 2011 samt prognos för utfallet. Resultaträkning och prognos 2011-08, mnkr Utfall delår fg. år Utfall delår Prognos Verksamhetens intäkter 633,4 961,6 1 437,5 Verksamhetens kostnader -1 659,9-2 033,9-3 112,2 Avskrivningar -64,5 --66,0-99,9 Verksamhetens nettokostnader -1 090,6 1 137,9-1 798,9 Skatteintäkter 917,0 943,0-1 418,2 Generella statsbidrag 273,6 272,1 420,3 Finansiella intäkter 10,4 8,8 13,0 Finansiella kostnader -11,5-11,2-18,8 Årets resultat 98,9 74,8 42,6 Redovisat resultat i delårsrapporten och prognos för året innebär att det inte finns några underskott att täcka in sedan tidigare år. Någon formell avstämning mot balanskravet görs inte och gjordes heller inte föregående år. Trelleborgs kommun 8 av 9
3.5 Nämndernas budgetuppföljning och prognos Prognosen för nämndernas driftredovisning 2011 visas i nedanstående tabell: Driftredovisning per nämnd, mnkr Prognos Budget 2011 Utfall augusti Utfall helår Budget avvikelse Kommunstyrelse -113,8-69,1-103,3 10,5 Överförmyndarnämnd -4,4-2,6-4,5-0,3 Valnämnd -1,0 0-0,03 0,97 Revisorerna -2,4-1,0-2,4 0 Socialnämnd -581,7-394,1-592,2-10,5 Bildningsnämnd -807,3-536,5-809,1-1,9 Kulturnämnd -37,1-22,2-37,1 0 Fritidsnämnd -53,5-36,2-53,5 0 Arbetsmarknadsnämnd -57,5-35,0-57,7 0,2 Samhällsbyggnadsnämnd -17,9-8,4-17,9 0 Servicenämnd -67,7-44,6-70,7-0,3 Teknisk nämnd -64,4-37,1-62,1 2,4 Verksamheternas bruttokostnader -1 807,7-1 187,7-1 810,3-2,6 Nämndernas prognos för 2011 visar på en sammanlagd budgetavvikelse på -2,6 mnkr. Socialnämnden prognostiserar ett underskott på 10,5 mnkr som bland annat innehåller ökade kostnader för föräldra-/barnplaceringar på institution samt familjehemskostnader. Både kommunstyrelsen och tekniska nämnden redovisar positiva överskott med 10,5 respektive 2,4 mnkr. Av kommunstyrelsens överskott beror 9,4 mnkr på ej använda medel från konjunkturbufferten. Vi bedömer att nämndernas redovisningar och kommentarer till sina respektive årsprognoser ger kommunfullmäktige en överskådlig bild över nämndernas ekonomiska utveckling. 2011-10-12 Anders Thulin Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare Trelleborgs kommun 9 av 9