Att lämna in ärenden elektroniskt ombudens möjligheter och ansvar En genomlysning av de juridiska aspekterna, genomförd av Per Furberg, Setterwalls, advokat och specialist på it-rättsliga frågor.
E-tjänster en förenkling E-tjänsten Företagsärenden för ombud gör det enkelt för ombud att lämna in ärenden till Bolagsverket. Företagens administration förenklas och därmed kostnaderna. Ärendena som skickas in skrivs under med e-legitimation. Det finns två olika alternativ: Ombudet bjuder in en styrelseledamot som skriver under. Ombudet skriver under med stöd av en fullmakt från aktiebolaget. I den här foldern beskriver vi vad som är juridiskt möjligt för ett ombud och vilket ansvar ett ombud har som skriver under ett ärende. Sammanfattning Den som biträder med att upprätta en anmälan till Bolagsverket har ett ansvar även om biträdet inte slutligen skriver under handlingarna. Agerar denne istället som ombud och skriver under, bör en risk normalt inte uppkomma för att ha varit grovt oaktsam, förutsatt att ombudet infört rutiner för kontroll som får anses vara normalt aktsamma inom branschen.
Vad är juridiskt möjligt? Ombud med fullmakt skriver under anmälan En anmälan för registrering ska skrivas under av en styrelseledamot eller av den verkställande direktören. Bestämmelsen innebär att en styrelseledamot ensam får skriva under en anmälan om registrering även om styrelseledamoten endast i förening med annan är behörig att teckna aktiebolagets firma. Även ett ombud som har fått fullmakt av en behörig firmatecknare får skriva under anmälan om registrering. Tjänsten Företagsärenden för ombud omfattar även nybildningar av aktiebolag, en skillnad här är dock att samtliga styrelseledamöter måste skriva på fullmakten för ombudet. Ett ombud kan också underteckna den försäkran på heder och samvete som måste lämnas om att vissa angivna personer inte är i konkurs eller har förvaltare och att revisorer uppfyller vissa i lag angivna krav. Ett ombud kan dessutom lämna en sådan försäkran utan att behöva stödja sig på fullmakt. Det ställs nämligen inte krav på vem som ska skriva under intyget. Handlingar som ombud kan upprätta och skriva under Vanliga fullmaktsregler och allmänna regler om rättshandlingsförmåga gäller på området. Beslutsdokument för bolagsstämma Ett ombud kan med fullmakt från samtliga aktieägare upprätta och skriva under överenskommelser mellan aktieägarna i stället för att aktieägarna träffas och fattar beslut på en bolagsstämma. I enmansaktiebolag och kupongbolag kan detta leda till väsentliga förenklingar genom att bolagsstämma klaras av utan något egentligt sammanträde (så kallad bolagsstämma per capsulam). Istället för att ett bolagsstämmoprotokoll cirkuleras för underskrift av samtliga aktieägare kan ett ombud i förväg ges fullmakt från var och en av aktieägarna att upprätta och skriva under ett beslutsdokument över bolagsstämmas beslut. Beslutsdokumentet har inte formen av ett protokoll. Det behöver därför inte justeras. Stiftelseurkund med aktieteckning Med stöd av fullmakt från blivande stiftare, och aktietecknare, kan ombud upprätta och skriva under stiftelseurkund med aktieteckning (1 kap. 4 och 12 aktiebolagslagen). Bilagor till anmälan Ett ombud kan utan stöd av fullmakt vidimera handlingar, oavsett om detta sker genom att ombudet använder sin e-legitimation, för att skapa en bestyrkt elektronisk avskrift eller kopia, eller vidimerar en papperskopia genom att skriva under med penna. Ett ombud kan även ge in intyg från kreditinstitut samt revisorsyttrande i form av elektroniska original 1 eller bestyrkta elektroniska avskrifter. 1 Eftersom elektroniskt underskrivna handlingar kan mångfaldigas utan att en elektronisk underskrift mister sin kontrollerbarhet kan de finnas och användas i flera olika identiska exemplar.
Att arbeta som ombud i Företagsärenden för ombud Det finns långtgående juridiska möjligheter för ett ombud att upprätta handlingar med stöd av fullmakt. I e-tjänsten Företagsärenden för ombud används idag fullmaktsmöjligheten för ombud enbart i mer begränsad omfattning. Här har ombuden möjlighet att med stöd av fullmakt skriva under registreringsanmälan. Övriga handlingar som ska bifogas till anmälan behöver inte skickas in i original. Undantaget är bankintyget, som ska skickas in i original, men denna handling upprättas av banktjänsteman som ett elektroniskt original direkt i tjänsten. Detta innebär att i Företagsärenden för ombud kan ansökan om registrering skrivas under antingen av en styrelseledamot eller ett ombud som fått fullmakt från aktiebolagets firmatecknare. Underskriften sker i båda fall med hjälp av e-legitimation. De handlingar som sedan kan behöva bifogas anmälan (exempelvis bolagsstämmoprotokoll, stiftelseurkund och passkopia) skickas in i form av en bestyrkt (vidimerad) elektronisk avskrift (BOLFS 2006:5). I ett fall passhandlingar godkänns dock bestyrkt elektronisk kopia. Ett sådant bestyrkande kan ombudet göra utan krav på fullmakt.
På heder och samvete I aktiebolagslagen och aktiebolagsförordningen finns flera bestämmelser om att riktigheten av vissa uppgifter ska försäkras på heder och samvete. I följande sammanställning redovisas dessa krav och hur riktigheten i de uppgifter som ska intygas kan kontrolleras. Konkursfrihet Enligt 1 kap. 3 aktiebolagsförordningen ska intyg lämnas om att vissa personer inte är i konkurs. Detta gäller trots att de konkursbeslut som fattas av en tingsrätt anmäls av rätten till Bolagsverket. En sådan skyldighet att underrätta följer av författning. Av 15 kap. 5 konkurslagen följer dessutom att Bolagsverket ska föra ett register över fysiska personer och dödsbon som försatts i konkurs av en svensk domstol. Detta register förs för att Bolagsverket ska kunna bevaka att styrelseledamöter i aktiebolag inte är försatta i personlig konkurs. Eftersom Bolagsverket redan ska ha fått dessa uppgifter och den säkraste kontrollen görs genom att vända sig till Bolagsverkets register, kan sådana intyg framstå som överflödiga. Jämför med förhållandet att frihet från näringsförbud inte behöver intygas eftersom Bolagsverket för ett register över detta. Intygskravet rörande konkurs finns dock kvar och följer av författning. Det ska därför upprätthållas och kan fullgöras efter en kontroll i Bolagsverkets register. Revisorns kompetens Enligt 1 kap. 3 aktiebolagsförordningen samt 9 kap. 11 13 aktiebolagslagen krävs intyg om att revisor är auktoriserad eller godkänd (med eller utan revisorsexamen) och har vissa angivna insikter och erfarenheter. Frågan om intyg bör även här ses i ljuset av vad som redan finns i register hos Bolagsverket. Bolagsverket har i aktiebolagsregistret samtliga relevanta uppgifter om revisorer och inhämtar månadsvis uppgifterna från det register som Revisorsnämnden har. Eftersom Bolagsverket får dessa uppgifter och har dem i ett register mot vilket kontroll sker vid Bolagsverkets ärendehandläggning, kan intyg beträffande samma uppgift framstå som överflödiga. Intygskravet finns dock och följer av författning. Det ska därför upprätthållas och kan fullgöras efter en kontroll i Bolagsverkets register. Beträffande kravet på att intyga att revisorn har vissa erfarenheter och insikter inställer sig frågan hur uppgiften ska kunna kontrolleras i praktiken. Beträffande sådana uppgifter finns inte så som beträffande auktorisation och godkännande något register eller någon annan objektiv källa där uppgifter av sådant slag finns sammanställda. I praktiken har särskilda analyser eller utredningar inte förekommit i denna del och nya kontrollprocedurer är inte avsedda för att ombud bestyrker en uppgift.
Frihet från förvaltarskap Beslut om förvaltarskap fattas av en tingsrätt. Något komplett nationellt register över detta finns inte. Det kan således krävas långtgående åtgärder för att kontrollera vem som har förvaltare, exempelvis att ringa runt till de tingsrätter där ett sådant beslut formellt sett skulle ha kunnat fattas. Svårigheten att kontrollera om en person har förvaltare har föranlett utredningar i olika sammanhang. Av integritetsskäl har emellertid inte något nationellt register kunnat införas. Några omfattande undersökningar görs inte i registreringsärenden. Nya kontrollprocedurer är inte heller avsedda för att ombud bestyrker en uppgift. Intyga överensstämmelse med fattade beslut Enligt 1 kap. 4 och 9 aktiebolagsförordningen ska det intygas att uppgifter som lämnas i en anmälan stämmer överens med de beslut aktiebolaget har fattat. Eftersom ombudet normalt upprättar berörda dokument och har kontakt med aktiebolaget är det enkelt för ombudet att kontrollera vilka beslut som fattats. Intyga att funktionärer åtagit sig uppdragen Slutligen ska det enligt 1 kap. 4 och 9 aktiebolagsförordningen på heder och samvete intygas att personer som utsetts till vissa funktioner verkligen har åtagit sig uppdragen. Ansvar för osanna uppgifter Den som lämnar osann uppgift (eller förtiger sanningen) i en skriftlig utsaga döms för osann försäkran, om gärningen begåtts med uppsåt, och för vårdslös försäkran, om intyget lämnats av grov oaktsamhet (15 kap. 10 brottsbalken). Dessa bestämmelser gäller när en uppgift enligt lag eller författning ska lämnas på heder och samvete. I aktiebolagsförordningen finns föreskrifter om sådan försäkran. Det ska dessutom intygas att vissa kopior och avskrifter överensstämmer med originalen. Den som lämnar oriktig uppgift vid sådan vidimering kan straffas för osant intygande. Bestämmelsen gäller endast för gärningar som begåtts med uppsåt (15 kap. 11 brottsbalken). Det anses oklart om dessa straffbestämmelser omfattar intyganden genom elektronisk underskrift. En bestämmelse har därför införts i aktiebolagslagen om straffansvar för den som lämnar osann uppgift (eller förtiger sanningen) i en försäkran som enligt aktiebolagsförordningen ska lämnas på heder och samvete och som upprättas i elektronisk form. Denna bestämmelse gäller för både uppsåtliga och grovt oaktsamma gärningar. Straffansvar föreskrivs där också för oriktigt, uppsåtligt bestyrkande av att en elektronisk handling som lämnas i ett ärende enligt aktiebolagslagen stämmer överens med originalet och för lämnande av osanna uppgifter i sådana handlingar som enligt aktiebolagslagen upprättas i elektronisk form och som inte
behöver förses med försäkran på heder och samvete (30 kap. 2 aktiebolagslagen). För att ett ombud ska riskera straffansvar måste de subjektiva förutsättningarna vara uppfyllda. Antingen ska uppsåt föreligga eller grov oaktsamhet. Inget seriöst ombud intygar medvetet en osann uppgift. Finns inte uppsåt kan ansvar för osann försäkran eller osant intygande inte komma i fråga. Däremot har den kund som förmått ett ombud att intyga en osann uppgift uppsåt som omfattar brottet. Kunden kan då normalt dömas för anstiftan till gärningen. För ombudet återstår frågan om straffansvar för den som varit grovt oaktsam. Avgörande blir vilka kontroller ett ombud behöver göra för att inte riskera straffansvar. sdet föreskrivs också straffansvar för den som uppsåtligen medverkar till ett beslut att utse en styrelseledamot, styrelsesuppleant, verkställande direktör eller vice verkställande direktör i strid med vissa bestämmelser, om åtgärden är ägnad att dölja vem eller vilka som utövar eller har utövat den faktiska ledningen av aktiebolaget (30 kap. 1 aktiebolagslagen). Ett aktsamt ombud riskerar emellertid normalt inte heller ansvar enligt den bestämmelsen. Dessutom ska Bolagsverket underrätta en funktionär som registrerats (4 kap. 4 aktiebolagsförordningen). Denna underrättelseskyldighet syftar till att den som ovetande sätts in som en slags målvakt ska få kännedom om åtgärden och genast kunna anmäla eventuella brottsliga förfaranden. Vissa uppgifter kan omedelbart kontrolleras i Bolagsverkets register via en e-tjänst. Hit hör konkursfrihet och om en revisor är auktoriserad eller godkänd. Ombud bör också enkelt eller i vart fall med rimliga insatser kunna kontrollera att en anmälan stämmer överens med fattade beslut och att den som utsetts till en uppgift har åtagit sig uppdraget. Det finns emellertid också vissa svårkontrollerade omständigheter. Hit hör om förvaltare är förordnad för viss person och om revisor har vissa insikter och erfarenheter. Här behöver ombudet agera utifrån vad som är praktiskt möjligt i det enskilda fallet och vara uppmärksam på omständigheter som kan ge anledning till särskild försiktighet eller ge kontrollmöjligheter.
851 81 Sundsvall Tfn: 0771-670 670 Fax: 060-12 98 40 bolagsverket@bolagsverket.se www.bolagsverket.se