Angående promemorian Elektronisk ingivning för ekonomiska föreningar och vissa andra företag (Ju2007/753/L1)

Transkript

1 YTTRANDE AD 41-67/ Sundsvall (8) Tel: Fax: bolagsverket@bolagsverket.se bolagsverket.se Justitiedepartementet Enheten för fastighetsrätt och associationsrätt Stockholm Angående promemorian Elektronisk ingivning för ekonomiska föreningar och vissa andra företag (Ju2007/753/L1) Inledning Det förslag som nu läggs fram är till stora delar mycket tillfredsställande för Bolagsverket. Att få till stånd en fungerande elektronisk ingivning för ytterligare företagsformer såsom t.ex. ekonomiska föreningar och handelsbolag är mycket angeläget både för verket och dess kunder. Alltsedan elektronisk ingivning av ärenden blev möjlig för aktiebolag, den 1 juli 2006, har Bolagsverket märkt av ett ökat intresse bland företagare att ge in sina aktiebolagsärenden elektroniskt. Det kan här nämnas att det för närvarande inkommer cirka 25 elektroniska ansökningar om nybildning av aktiebolag i veckan till Bolagsverket. Vidare inkommer det cirka elektroniskt ingivna ärenden i veckan till verket som avser anmälan om ändringar i aktiebolag. För enskilda näringsidkare har möjligheten att ge in ärenden elektroniskt funnits sedan år 2002 och antalet nybildningsärenden som ges in elektroniskt uppgår i dagsläget till cirka 30 % av totalt antal ingivna ärenden. Bolagsverket förutspår minst motsvarande utveckling vad gäller elektroniskt ingivna aktiebolagsärenden. Nedan följer Bolagsverkets synpunkter på promemorian om elektronisk ingivning för ekonomiska föreningar och vissa andra företag. Sammanfattning Bolagsverket välkomnar förslaget att även andra företagsformer än aktiebolag och enskilda näringsidkare skall kunna ge in sina ärenden elektroniskt till verket. Det är också mycket positivt att det i årsredovisningslagen nu införs bestämmelser om att årsredovisningar i alla företagsformer får undertecknas med avancerad elektronisk signatur samt att det ges möjlighet för dem att ge in sin årsredovisning till Bolagsverket som elektroniskt original. Vidare ser Bolagsverket det som positivt att verket bemyndigas att utfärda föreskrifter om hur den elektroniska ingivningen skall ske. Det kan här nämnas att elektronisk ingivning kommer att kunna göras via som är Bolagsverkets och Skatte-

2 2 (8) verkets gemensamma webbtjänst för elektronisk kommunikation mellan företagen och de båda verken. Bolagsverket tillstyrker förslaget om att kravet på namnteckningsprov tas bort vid registrering i handelsregistret och i föreningsregistret. Det är vidare positivt att en anmälan om nybildning av en ekonomisk förening, en ideell förening och trossamfund enligt förslaget inte behöver undertecknas av samtliga personer. Bolagsverket ser mycket stora fördelar med att handlingar som skall bifogas en anmälan i ett företagsärende eller ett föreningsärende får ges in elektroniskt. Det vore dock önskvärt, menar Bolagsverket, att kravet på att sända in bilagor till verket ersätts med en försäkran på heder och samvete där detta är möjligt. Färre antal bilagor skulle betydligt underlätta elektronisk ingivning och hantering för verket och för företagarna. Bolagsverket är positivt till förslaget att i handelsregistret anteckna uppgift om att en bolagsman eller en komplementär har näringsförbud. Bolagsverket tillstyrker att det införs straffbestämmelser vad gäller lämnande av osann uppgift i en urkund som upprättas i elektronisk form enligt föreningslagen eller som lämnar ett oriktigt bestyrkande av att en elektronisk handling överensstämmer med originalet eller för den som lämnar osann uppgift eller förtiger sanningen i en försäkran som skall lämnas på heder och samvete enligt förordningen om ekonomiska föreningar. Bolagsverket tillstyrker slutligen den föreslagna ikraftträdandetidpunkten. Bolagsverkets synpunkter på promemorian Nedan följer verkets kommentarer på författningsförslag och överväganden som gjorts i promemorian. 1 Författningsförslag 1.2 Förslag till lag om ändring i handelsregisterlagen (1974:157) 9 Det vore önskvärt att reglerna om hur ansökan om registrering skall ske helt förs in i handelsregisterförordningen och där samlas i 4-4 a för att bättre harmonisera med andra företagsanknutna författningar såsom exempelvis aktiebolagsförordningen.

3 3 (8) 1.14 Förslag till förordning om ändring i handelsregisterförordningen (1974:188) 4 I bestämmelsen saknas uppgift om hur en elektronisk ansökan eller anmälan skall undertecknas. Bolagsverket föreslår därför att bestämmelsen kompletteras med följande tillägg. En ansökan eller anmälan som överförs elektroniskt till Bolagsverket skall vara undertecknad med en elektronisk signatur enligt föreskrifter som Bolagsverket får meddela. 4 b Bolagsverket föreslår ett tillägg i paragrafen motsvarande 4 kap. 2 b sista meningen aktiebolagsförordningen (2005:559); Bolagsverket får även meddela föreskrifter om vilka elektroniska signaturer som får användas för att en handling skall få ges in som elektroniskt original. Bolagsverket föreslår dessutom att det införs en ny bestämmelse vad gäller reglering av bestyrkande av kopior, jfr t.ex. 4 kap. 3 aktiebolagsförordningen; Bestyrkande av kopior m.m. 4 c Kopior som skall ges in enligt denna förordning skall vara bestyrkta. En elektronisk kopias överensstämmelse med originalet skall vara bestyrkt enligt föreskrifter som Bolagsverket får meddela. En handling som enligt denna förordning skall ges in i kopia får även ges in i original. Om handlingen har upprättats elektroniskt, skall bestämmelsen i 4 b tillämpas Förslag till förordning om ändring i förordningen (1992:308) om utländska filialer m.m. 1 I det nya andra stycket saknas bokstaven f. Lydelsen år bör således ändras till får. 12 b Andra meningen inleds utan versal. Det bör ändras till Registreringsmyndigheten. 3 Överväganden och förslag 3.1 Ett elektroniskt ingivningsförfarande bör införas Som nämnts inledningsvis är det mycket positivt för Bolagsverket och dess kunder att det föreslås bli möjligt även för andra företag än aktiebolag och enskilda näringsidkare att fullt ut ge in sina ärenden till verket i elektronisk form. Bolagsverket instämmer vidare i vad som sägs i promemorian om att ett system för elektroniskt ingivande bör kunna leda till att Bolagsverkets verksamhet effektiviseras.

4 4 (8) Som Bolagsverket uppgav i sitt remissyttrande över Elektronisk ingivning till Bolagsverket 1 kan en sådan effektivisering nås om ett elektroniskt ingivande av ärenden till Bolagsverket sker via Ett sådant ingivande skulle samtidigt medföra en ökad användbarhet av de handlingar och uppgifter som företagen ger in. Handlingar som ges in på annat sätt t.ex. i pdf-format eller i skannad form medför dessvärre inte några sådana effektivitetsvinster varken för företagen eller för verket eftersom dessa handlingar måste granskas manuellt och hanteras på samma sätt som görs med pappershandlingar idag. Det är nödvändigt att handlingar som ges in elektroniskt till Bolagsverket är i sådant format att verket kan ta emot, läsa och bevara handlingarna samt skydda sig mot datavirus och andra typer av hot. När det gäller aktiebolagsärenden och även årsredovisningsärenden kan i sammanhanget hänvisas till Bolagsverkets föreskrifter om elektronisk ansökan och anmälan enligt aktiebolagslagen m.m., BOLFS 2006:4, och Bolagsverkets föreskrifter om elektronisk ingivning av handlingar enligt årsredovisningslagen, BOLFS 2006:5. Med anledning av det ovan sagda är det väldigt betydelsefullt att Bolagsverket enligt vad som framgår av promemorians förslag får utfärda föreskrifter även vad gäller elektronisk överföring till verket av ansökningar, anmälningar och bifogade handlingar vad avser föreningar, enskilda näringsidkare, handelsbolag och utländska filialer. Förslaget är i denna del således mycket tillfredsställande för Bolagsverket. 3.3 Handelsbolag och andra näringsidkare som registreras i handelsregistret Inledningsvis kan nämnas att Bolagsverket visserligen har förståelse för förslaget att en anmälan för ett handelsbolag även fortsättningsvis måste undertecknas av samtliga bolagsmän. Detta då ett undertecknande kan vara avgörande för att kunna fastställa delägarnas gemensamma avsikter. Bolagsverket vill dock betona att ett sådant krav på flera elektroniska signaturer i en anmälan inte kommer att underlätta vare sig den elektroniska ingivningen till verket eller verkets hantering. Nu sagda gäller särskilt för de handelsbolag som har ett stort antal bolagsmän. Bolagsverket har ovan föreslagit vissa ytterligare förändringar i handelsregisterförordningen. Rent generellt skulle det, menar Bolagsverket, vara en fördel om handelsregisterförordningen utformas så att den bättre stämmer överens med övriga författningar avseende ingivande av anmälningar till Bolagsverket. Med anledning härav har Bolagsverket under avsnitt 1.14 ovan lämnat förslag på författningstext. Här följer en närmare förklaring till de förslag som avser bestyrkt kopia och elektroniskt original. Bestyrkta kopior Verket har föreslagit att det införs en bestämmelse om att kopior av handlingar som skall bifogas anmälan skall vara bestyrkta. Bilagor såsom exempelvis fotokopior av passhandlingar behöver enligt nuvarande förordning inte vara bestyrkta. Den enda kopia som kräver bestyrkande enligt förordningen är skriftlig prokura. Eftersom det krävs bestyrkt kopia av prokuran menar verket att, även om inte någon generell be- 1 Ju2005/10549/L1 Regeringens proposition Elektronisk ingivning till Bolagsverket

5 5 (8) stämmelse om bestyrkta kopior införs, så behövs det ändå en reglering som ger Bolagsverket en möjlighet att utfärda föreskrifter avseende bestyrkande av elektronisk kopia av prokura. Elektroniskt original Bolagsverket anser att det redan nu bör införas en bestämmelse som gör det möjligt för verket att kunna meddela föreskrifter om vilka elektroniska signaturer som får användas för att ge in en handling som elektroniskt original. Den enda bifogade handling som idag kan ges in i original till Bolagsverket enligt handelsregisterförordningen är prokura. Av 1 andra stycket prokuralagen (1974:158) följer att skriftlig prokura får utfärdas. Bestämmelsen torde innebära att sådan prokura endast kan upprättas i pappersform och inte som elektroniskt original. Det kan övervägas, menar verket, om inte den här bestämmelsen i prokuralagen skall ändras för att möjliggöra att sådan handling kan bifogas som elektroniskt original, jfr 10 första stycket p. 2 handelsregisterförordningen. Om ändring görs i prokuralagen bör det samtidigt införas en bestämmelse i handelsregisterlagen som reglerar undertecknandet av en sådan inom bolaget upprättad handling, jfr t.ex. 1 kap. 13 aktiebolagslagen Registreringsmyndighetens dokumenthantering och behandling av personuppgifter Enligt förslaget i 11 a handelsregisterförordningen får vid sökning efter uppgifter som avser näringsidkare som inte längre är registrerade i handelsregistret, om det har förflutit mer än fem år sedan näringsidkaren avregistrerades, endast organisationsnummer och firma användas som sökbegrepp. Eftersom en enskild näringsidkare registreras under sitt personnummer kommer, såvitt Bolagsverket förstår, endast sökning via firma att bli möjlig. Detta bör enligt verket tydliggöras i bestämmelsen. 3.9 Registreringsåtgärder i handelsregistret vid näringsförbud Avregistrering av enskild näringsidkare Bolagsverket ser positivt på förslaget att enskild näringsidkare som ålagts näringsförbud skall avregistreras. Bolagsverket vill dock framföra några synpunkter. Ett tillfälligt näringsförbud eller ett förbud som har vunnit laga kraft kan upphävas av domstolen. Av prop. 1993/94:196 sid. 210 Ändringar i aktiebolagslagen (1975:1385) m.m. framgår att om ett tillfälligt näringsförbud upphävs skall Bolagsverket, sedan det underrättats om detta, självmant återställa den tidigare avförda registreringen. I kommentaren till 27 kap. 6 aktiebolagslagen, anges att om ett tillfälligt näringsförbud sedermera upphävs skall myndigheten återställa den tidigare registreringen, men att denna skyldighet inte torde gälla beträffande ett näringsförbud som vunnit laga kraft. I det nu aktuella lagförslaget finns inte kommenterat vad som gäller vid avregistrering av enskild näringsidkare eller annan företrädare om näringsförbudet senare upphävs. Om ett näringsförbud upphävs av domstolen skall Bolagsverket eventuellt återinsätta, jfr ovan, den enskilda näringsidkaren i registret. Om den enskilde näringsidkaren har avregi-

6 6 (8) strerats ur handelsregistret och domstolen därefter upphäver näringsförbudet kan dock under den tid som näringsförbudet varit gällande en liknande eller identisk firma ha registrerats i Bolagsverkets register. Det bör, menar Bolagsverket, därför klargöras dels om och i vilka fall ett upphävt näringsförbud innebär att uppgifterna skall återställas i registret och dels hur firmaskyddet i så fall skall hanteras om en förväxlingsbar firma har registrerats under mellantiden. Enligt Bolagsverkets tolkning av den nu föreslagna regeln så innebär en avregistrering på grund av näringsförbud att även näringsidkarens registrerade firmaskydd enligt firmalagen upphör. Bolagsverket vill också upplysningsvis nämna att verket, vid avregistrering av enskild näringsidkare, inte kommer att göra någon egen bedömning av om verksamheten som bedrivs är grundlagsskyddad eller inte. Enskild näringsidkare kommer dock inte att avregistreras om det av domen eller beslutet framgår att verksamheten är grundlagsskyddad. Avregistrering av firmatecknare Enligt förslaget skall firmatecknare i handelsbolag avregistreras. Bolagsverket anser att det är oklart om förslaget innebär att även en bolagsman eller en komplementär som samtidigt är firmatecknare i bolaget skall avregistreras eller om bestämmelsen möjligen enbart syftar till att avregistrering skall ske av s.k. extern firmatecknare om sådan har utsetts. Omfattar den föreslagna bestämmelsen såväl externa firmatecknare som bolagsmän och komplementärer bör detta framgå menar Bolagsverket. Avregistrering av prokura Enligt förslaget skall registreringsmyndigheten stryka prokuran från handelsregistret. Prokura i bestämmelsen innefattar, som Bolagsverket uppfattar den, även kollektiv prokura. Att prokuran skall strykas torde därmed innebära att om det finns en kollektiv prokura registrerad så skall denna i sin helhet avregistreras. Enligt 8 andra stycket handelsregisterlagen skall registret för registrerad prokura innehålla uppgift om prokuristens fullständiga namn, personnummer och postadress. Bolagsverket anser att den föreslagna bestämmelsen om avregistrering av prokura även bör ange att prokuristen skall avregistreras. Detta eftersom registret innehåller uppgift om såväl prokuristen som prokuran. Anteckning om näringsförbud i handelsregistret Bolagsverket är positivt till förslaget att i handelsregistret anteckna uppgift om att en bolagsman eller att en komplementär har näringsförbud. Bolagsverket ser dock gärna att man i detta sammanhang klargör vilken skyldighet som åligger övriga bolagsmän vid bolagsmans näringsförbud. I lagen (1980:1102) om handelsbolag och enkla bolag finns inte någon uttrycklig bestämmelse om vad bolagsmans näringsförbud innebär för själva handelsbolaget och bolagsavtalet. Av 6 lagen (1986:436) om näringsförbud framgår dock att en person som meddelats näringsförbud inte får vara bolagsman i ett handelsbolag eller komplementär i ett kommanditbolag. Enligt förslaget skall Bolagsverket ta bort anteckningen om näringsförbud i handelsregistret när förbudet har upphört att gälla. Bestämmelsen skulle i det avseendet kunna tolkas som att bolagsavtalet kan bestå och att personen får vara bolagsman under tiden han har näringsförbud. Bolagsverket menar att det är oklart vilken verkan ett näringsförbud får för en

7 7 (8) bolagsman i ett handelsbolag eller för en komplementär i ett kommanditbolag och att detta bör belysas ytterligare i förarbetena. Lagen (1986:436) om näringsförbud I 4 näringsförbudslagen finns en uppräkning av de företrädare för en juridisk person som kan meddelas näringsförbud. I bestämmelsen är dock inte styrelseledamot, styrelsesuppleant och firmatecknare för ett registrerat trossamfund uppräknade. Inte heller i 6 nämnda lag är företrädare för registrerade trossamfund uppräknade. Om en översyn av näringsförbudslagen kommer att ske vill Bolagsverket också nämna att ordet bankaktiebolag har tagits bort i 6 och ersatts med aktiebolag men att beteckningen bankaktiebolag har behållits i 4. Övriga kommentarer från Bolagsverkets sida När det gäller näringsförbud föreslår Bolagsverket att det införs en övergångsbestämmelse som reglerar införandet av avregistrering och anteckning i handelsregistret. Det bör, menar Bolagsverket, klargöras om anteckning och avregistrering skall göras i handelsregistret för de personer som den 1 januari 2008 är registrerade i näringsförbudsregistret eller om bestämmelsen skall gälla enbart för näringsförbud som meddelats från och med att lagen trätt i kraft. Den 1 januari 2007 trädde några ändringar i handelsregisterlagen i kraft. De ändrade reglerna innebär bland annat att de företag som är skyldiga att utse en kvalificerad revisor också skall anmäla revisorn för registrering. Bolagsverket föreslår därför att verket i det nu föreliggande lagstiftningsärendet skall ges möjlighet att få avregistrera en registrerad revisor om denne får näringsförbud. Enligt 4 kap 5 aktiebolagsförordningen skall Bolagsverket genast underrätta bolaget när verket fattar beslut om att avregistrera en företrädare enligt 27 kap. 6 aktiebolagslagen. Motsvarande underrättelseskyldighet har inte införts i handelsregisterförordningen. Det bör möjligen övervägas om en liknande reglering skall införas vid avregistrering och anteckning enligt 15 a handelsregisterlagen. Enligt förordning med instruktion för Bolagsverket (2004:368) får Bolagsverket till en stat som inte ingår i Europeiska unionen eller är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet föra över personuppgifter i den utsträckning som uppgifterna ingår i verkets aktiebolagsregister, handelsregister, föreningsregister, filialregister, EEIG-register, företagsinteckningsregister, europabolagsregister eller europakooperativsregister. En anteckning i handelsregistret om att bolagsman eller komplementär ålagts näringsförbud kan således, i enlighet med ovan nämnda förordning, komma att föras över till tredje land. Bolagsverket vill därför att denna förordning med instruktioner anpassas så att även personuppgifter som finns i näringsförbudsregistret får föras över till en stat som inte ingår i Europeiska unionen eller är ansluten till Europiska ekonomiska samarbetsområdet. Mot bakgrund av regeringens ansträngningar när det gäller frågan om att minska den administrativa bördan för företagen har Bolagsverket gett in en rapport gällande regelförenk-

8 8 (8) lingar till Näringsdepartementet 2. Av särskilt intresse i sammanhanget kan nämnas att Bolagsverket i rapporten har lämnat förslag som går ut på att minska antalet bilagor i samband med att företagaren ger in anmälan om registrering - se avsnitt i rapporten. Rapporten skulle kunna tjäna som ett incitament för att genomföra ytterligare bestämmelser som underlättar elektronisk ingivning till Bolagsverket. Bolagsverket önskar därför att lagstiftaren tar detta i beaktande vid nu aktuella författningsändringar. Det kan vidare uppges att Bolagsverket under år 2006 har lämnat ett förslag till Näringsdepartementet om andra författningsändringar på filialområdet än de som nu presenteras i denna promemoria. En kopia på förslaget har även lämnats till Justitiedepartementet. Bolagsverket ser förstås gärna att dessa av verket föreslagna ändringarna införs samtidigt. Avslutningsvis kan nämnas att verket har lämnat ett förslag till Justitiedepartementet under år 2006 om förslag till ändringar i handelsregisterförordningen, förordningen om ekonomiska föreningar samt förordningen om trossamfund. Även här ser Bolagsverket gärna ett samtidigt införande i nämnda författningar av dessa föreslagna ändringar. Detta yttrande har beslutats av t.f. generaldirektören Roland Höglund. I den slutliga handläggningen har deltagit chefsjuristen Per Nordström, avdelningsjuristen Jörgen Schéle, enhetschefen Helene Ålund och enhetschefen Sven-Henrik Granlund. Föredragande var bolagsjuristerna Eva Josefsson, Johanna Sahlman, Elisabeth Lagerqvist och Lena Göransson Norrsjö. Roland Höglund Eva Josefsson Johanna Sahlman Elisabeth Lagerqvist Lena Göransson Norrsjö 2 Redovisning Regelförenklingar inom Bolagsverkets ansvarsområde enligt regleringsbrev för 2007, (AD /07)