Revisorernas redogörelse 2007

Till Kommunfullmäktige Revisorernas redogörelse 2007 För att kunna ge underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning har vi granskat all verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden och då prövat om: verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För fullgörandet av uppdraget och som underlag till planerad revisionsinriktning har en väsentlighets- och riskbedömning gjorts. Vid revisorernas ordinarie sammanträde har sammanträffande skett med kommunchef och samtliga förvaltningschefer samt vid tre tillfällen med kommunfullmäktiges presidium. Kommunfullmäktige har fattat beslut om ett nytt revisionsreglemente som gäller från och med den första januari 2007. Revisorerna har under året fattat beslut om en arbetsordning för revisorernas verksamhet. Under revisionsåret 2007 har genomförts ett antal fördjupade granskningar. Nedan följer en sammanfattning av resultatet av dessa granskningar. Det skall dock noteras att resultatet som redovisas för respektive granskning är det som redovisades vid den tidpunkt som avrapporteringen gjordes vilket gör att det kan ha skett förändringar efter detta tillfälle. Revisionsrapport gällande uppföljningsansvaret för ungdomar upp till 20 år, överlämnad till kommunfullmäktige 2007-05-28 Att Askersunds kommun erbjuder barn och unga i kommunen bra förutsättningar och en bra uppväxtmiljö ser vi förtroendevalda revisorer som en mycket viktig fråga. Från 1 juli 2005 trädde en ny bestämmelse i skollagen i kraft avseende kommunernas uppföljningsansvar för ungdomar upp till 20 år. En granskning som Skolverket presenterade under 2006 visade att ett stort antal kommuner ej klarade att leva upp till lagens krav. Askersunds kommun har ansvaret för att tillförsäkra sig om att man uppfyller lagkraven. Ansvaret har kommunen dock valt att delegera till ett kommunalförbund, Sydnärkes Utbildningsförbund och enligt vår bedömning är denna delegering tydligt reglerad. Trots att Sydnärkes Utbildningsförbund har det primära ansvaret för att lagens krav uppfylls är det av stor betydelse att arbetet med dessa ungdomar sker i samverkan med andra verksamheter, främst Socialförvaltningen och Arbetsmarknadsenheten. Det finns beslut tagna om rutiner för uppföljning och åtgärder och det pågår också ett arbete med att utveckla dessa ytterligare. Vi bedömer därför att det är på god väg att utvecklas bra ruti-

ner och en bra samverkan gällande uppföljningsansvaret, mellan Sydnärkes Utbildningsförbund och Askersunds kommun. Vi menar dock att: Kommunstyrelsen och Socialnämnden bör försäkra sig om att detta arbete fullföljs och det är därför viktigt att de följer upp hur denna samverkan utvecklas. Socialnämnden bör ha en kontinuerlig uppföljning från Sydnärkes Utbildningsförbund av hur många ungdomar som faller inom ramen för uppföljningsansvaret samt vilka insatser som görs för dessa ungdomar. Revisionsrapport angående delårsbokslut 2007-01-01-2007-08-31, överlämnad till kommunfullmäktige 2007-10-11 Revisorernas uppgift är att bedöma om resultatet i delårsrapporten, som enligt 8 kap 20 skall behandlas av fullmäktige, är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Bedömningen gäller både de finansiella målen och målen och riktlinjerna för verksamheten. Fullmäktige i Askersunds kommun har beslutat om finansiella mål för god ekonomisk hushållning enligt nedan: Kommunens ekonomiska planering ska präglas av långsiktighet och utgå från god ekonomisk hushållning vilket innebär att varje generation skall bära sina kostnader för sin konsumtion Det är ekonomin som sätter gränser för verksamhetens omfattning Det egna kapitalet skall skyddas mot inflation Lånefinansieringar av investeringar skall undvikas och begränsas till den sk affärsverksamheten (vatten avlopp mm) Utrymme ska skapas för sparande till kommande pensionsutbetalningar motsvarande minst 1,5 % per år av kommunens pensionsskuld På sikt ska kommunen redovisa årliga resultat som motsvara minst 2 % av skatteintäkter och generella statsbidrag. De finansiella målen uttryckt i kronor skall formuleras i samband med fastställande av budget och verksamhetsplan. När det gäller de finansiella målsättningarna så är det vår bedömning, utifrån upprättad delårsrapport samt prognos, att det kommer att bli svårt för kommunen att uppnå dessa per 2007-12- 31. Det kan dock redan nu konstateras att resultatmålet samt målet att skapa utrymme för kommande pensionsutbetalningar (enligt nuvarande prognos) inte kommer att uppfyllas per 2007-12-31. Vi vill även poängtera att det inte kan ses som god ekonomisk hushållning att skjuta investeringar på framtiden. Fullmäktige i Askersunds kommun har beslutat om verksamhetsmässiga målsättningar för god ekonomisk hushållning. Det är utifrån upprättad delårsrapport och prognos för helåret svårt att

göra någon bedömning om huruvida ovanstående målsättningar kommer att uppnås för år 2007. Denna bedömning avvaktar därför revisorerna med till årsredovisningen för år 2007. Resultatprognosen per 2007-12-31 uppgår till +5,8 Mkr. I den långsiktiga planen för att uppnå en god ekonomisk hushållning ingår att resultatet ska uppgå till 2 % av skatteintäkter och statsbidrag vilket i så fall för år 2007 skulle ha inneburit ett resultat på 9,6 Mkr. Det innebär att prognosen är ca 4 Mkr sämre än det långsiktiga målet i nuläget. Det bör också noteras att verksamhetens nettokostnader i prognosen överstiger budgetramarna med 6,4 Mkr. Orsaken till att kommunen trots detta klarar att redovisa ett så bra resultat är att finansförvaltningen visar överskott d v s skatteintäkter, avskrivningar samt finansnetto. De sammanlagda underskotten under åren 2003-2007 inom socialnämnden uppgår till -34,2 Mkr. Det är inte acceptabelt att en nämnd uppvisar betydande underskott under en följd av år utan. Vi förväntar oss att den utredning av socialnämndens ekonomi som genomförts nu skall leda till adekvata åtgärdsförslag för att komma till rätta med bristande kontrollen av ekonomin. Under förutsättning att kommunens större nämnder har en återhållsam resursförbrukning och inte åsamkas oförutsedda kostnader till betydande belopp bedömer vi därför att kommunens prognos för helåret är rimlig. Revisionsrapport gällande hanteringen av mervärdesskatt, överlämnad till kommunfullmäktige 2007-12-17 En generell avdragsrätt för ingående mervärdesskatt infördes för alla kommuner i samband med skattereformen 1991 i syfte att utjämna mervärdesskattens konkurrenssnedvridande effekter vid valet mellan att utföra tjänster i egen regi och att upphandla motsvarande tjänster från externa entreprenörer. När Sverige blev medlem i EU ansågs inte rätten kunna behållas. Ett nytt kompensationssystem infördes därför från den 1 januari 1996, det s.k. kommunkontosystemet. Kommunen hanterar sedan dess två parallella system för mervärdesskatt i sin redovisning. Detta innebär att handläggningen av mervärdesskatt är komplicerad och att risken för oavsiktliga fel är hög. Vår bedömning är att ambitionen är hög men att rutinerna för hantering av ingående moms behöver ses över för att kommunen skall kunna anses ha en god intern kontroll inom detta område. Vi anser därför att kommunstyrelsen bör säkerställa den interna kontrollen i momshanteringen genom att: rutinbeskrivning, med tillämpningsanvisning för konteringsansvariga, för hantering av ingående moms upprättas och förankras i organisationen. genomgång sker av blandade verksamheter och att fördelningsnycklar tas fram för kontering av moms på inköp till såväl momspliktig som momsfri verksamhet. Inom Kultur- och Fritidsnämndens verksamhet redovisar all ingående moms i Ludvikasystemet även för den momspliktiga verksamheten. Vi anser att: rutinerna snarast bör ses över för att säkerställa att momsen framöver redovisas i rätt system.

Revisionsrapport, Övergripande granskning av nämnder och styrelse 2007, överlämnad till kommunfullmäktige 2008-02-25 De förtroendevalda revisorerna har i år träffat samtliga nämnder och kommunstyrelse för en genomgång av det utskickade frågematerialet. Förvaltningschefen eller annan tjänsteman som nämnden bedömt viktig för sin verksamhet har medverkat vid nämndens redogörelse över sin självbedömning. Den övergripande granskningen har flera syften. Det första syftet är att revisorerna ska bedöma om styrelsen eller nämnden har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning och uppföljning, om verksamheten har god struktur och om det finns inbyggda kontroller i arbetet. Dessa uppgifter följer direkt av Kommunallagens 9 kap. 9 och av God revisionssed. Dessutom ser revisorerna ett stort värde i att varje år diskutera nämndledamöternas ansvar för verksamheten. Härigenom ges en möjlighet för ledamöterna i nämnder och styrelse att genom reflexion och självbedömning finna områden eller frågor som behöver utvecklas eller fördjupas. I vår granskning vill vi särskilt lyfta fram följande synpunkter: Kommunstyrelsen ger själva, både skriftligt och muntligt vid mötet med revisorerna, uttryck för att det finns en beslutsångest, det finns ej fastställda mål för samtliga verksamheter och återrapporteringen av måluppfyllelse, verkställighet av fattade beslut och projekt bedöms som mindre bra. Kvalitetsarbetet är något som Kommunstyrelsen menar att man inte prioriterat i sitt arbete. Behov av att utreda lokalfrågorna och hur man utnyttjar lokalerna på effektivaste sättet, har diskuterats under ett antal år men man har fortfarande inte genomfört någon genomgripande översyn. Vi vill därför att kommunstyrelsen tydligt redogör för hur de har för avsikt att förbättra styrning, ledning och uppföljning av verksamheten och vi anser att en tidsplan bör upprättas för detta arbete. Vi vill i sammanhanget särskilt framhålla områden som beslutsgång och verkställighet av fattade beslut, mål för samtliga verksamheter samt styrning och uppföljning av kvalitet i verksamheten. Vi anser att det är angeläget att Kommunstyrelsen skapar sig en klar bild av hur man kan använda kommunens lokaler på mest effektiva sätt. Både Tekniska nämnden och Byggnadsnämnden signalerar svårigheter att styra sin verksamhet då de inte förfogar över alla personalresurser som krävs för att utföra verksamhetsuppdraget. Vi menar att en förutsättning för att kunna ta ansvar är det med det tilldelade ansvaret också följer erforderliga resurser. Revisorerna har under en följd av år påtalat detta och menat att den nuvarande organisationen är otydlig. Även denna revisionsgrupp anser att organisationen inte ger de bästa förutsättningarna för en tydlig ansvarsfördelning och möjlighet till ansvarstagande för de berörda nämnderna. Vi anser att kommunstyrelsen snarast bör göra en översyn av hur verksamhetens skall organiseras så att Byggnadsnämnden och Tekniska nämnden förfogar över de resurser som krävs för att utföra den verksamheten de ansvarar för samt att ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen, med dess Tekniska förvaltning, och de båda nämnderna förtydligas. Barn- och utbildningsnämnden uttrycker att resurserna till barn i behov av extra stöd inte är tillräckliga.

Barn i behov av särskilt stöd är en viktig grupp att värna om och vi ser det därför som oroande att nämnden uttrycker att resurserna inte är tillräckliga för att stödja dessa barn på bästa sätt. Byggnadsnämnden och dess förutsättningar att klara sitt verksamhetsuppdrag med en tillfredsställande kvalitet har diskuterats vid revisorernas möte med nämnden under en följd av år. För att en nämnd skall kunna ha en rimlig möjlighet att ta sitt ansvar måste med det tilldelade ansvaret också följa erforderliga resurser och enligt vår bedömning är så inte fallet när det gäller nämndens verksamhet. Vår bedömning är att Byggnadsnämnden inte förfogar över alla resurser för att kunna uppfylla sitt uppdrag och vi menar därför att nämnden tydligt bör klargöra för Kommunstyrelsen de svårigheter som finns för att klara uppdraget. I Kultur- och fritidsnämnden har revisorerna under de senaste årens övergripande granskningar påtalat behovet att förbättra rutinerna kring föreningsbidrag. Även denna revisionsgrupp anser att det här finns behov av förbättringar. I likhet med tidigare år vill vi understryka vikten av en god kontroll på hanteringen av föreningsbidrag. Socialnämnden har under en följd av år uppvisat betydande underskott och även i prognosen för 2007 uppvisas underskott och vi vill understryka att dessa upprepade stora underskott inte är acceptabla. Vi tycker det är positivt med den ambitionsnivå som Socialnämnden nu uppvisar och vi kommer att noga följa hur arbetet utvecklar sig för att kunna bedöma om arbetet ger önskvärt resultat. Tekniska nämnden anser att de har svårigheter att styra sin verksamhet bl a beroende på att de inte förfogar över alla de resurser som krävs för att genomföra verksamheten. I nämnden finns en osäkerhet runt arbetsgivarfrågorna, vilket ansvar man har för personalen och om det finns tydliga ansvarsfördelningar när det gäller arbetsgivaransvaret Vår bedömning är att Tekniska nämnden inte förfogar över alla resurser för att kunna uppfylla sitt uppdrag och vi menar därför att nämnden tydligt bör klargöra för Kommunstyrelsen de svårigheter som finns för att klara uppdraget. Vi vill också understryka att det är mycket viktigt att nämnden snarast klargör ansvarsfördelningen avseende arbetsgivaransvaret och vad det innebär.

Revisionsrapport avseende kommunstyrelsen och nämndernas styrning och kontroll över arbetsgivarfrågorna överlämnad till kommunfullmäktige 2008-03-19 Revisorerna genomförde under år 2003 en granskning av nämnder och kommunstyrelsens styrning och kontroll av arbetsgivarfrågorna som visade på ett behov av att förtydliga ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och nämnderna när det gäller arbetsgivaransvaret samt att säkerställa att arbetsmiljölagstiftningens reglering samt kommunens egna riktlinjer avseende arbetsmiljöfrågorna efterföljs. Ytterst ansvarig för arbetsmiljön är respektive nämnd. Vår granskning visar att det finns dokumenterat i arbetsmiljöpolicyn. I nämndernas reglementen finns dock inte arbetsgivaransvaret omnämnt. Vi anser att nämndernas arbetsgivaransvar borde förtydligas genom att det även finns fastslaget i nämndernas reglementen. Styrdokument och riktlinjer finns, som anger hur arbetet med strategiska arbetsgivarfrågor som t ex arbetsmiljö, rehabilitering och personalförsörjning skall ske. Vi kan dock konstatera att denna beslutade tidsplan ej följts för uppföljning av 2006 års arbetsmiljömål och fastställande av 2007 års mål. Vi vill understryka att den som är ytterst ansvarig för arbetsmiljön, nämnd eller kommunstyrelse, också måste styra och följa upp hur arbetet bedrivs. Vi anser därmed att samtliga nämnder skall följa kommunens egna rutiner och riktlinjer avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet. Eftersom arbetsmiljölagstiftningens syfte är att se till att anställda inte kommer till skada eller ohälsa är det av utomordentlig vikt att kommunen har ett arbetsmiljösystem som fungerar i praktiken, det gäller att ha ett system som gör att de anställda är medvetna om regelverket och inte minst att dom vet sina roller i detsamma. Det kan även vara värt att understryka att ansvariga för arbetsmiljöfrågorna kan komma att ställas till straffrättsligt ansvar om regelsystemet inte tillämpats på ett riktigt sätt. I enkätsvaren och vid intervjuer framförs att det finns bra rutiner och stöd i rehabiliteringsarbetet men att cheferna, på grund av för stora ansvarsområden och inga avsatta ekonomiska medel, har svårt att arbeta med rehabiliteringsarbetet på önskvärt sätt. Vi anser att arbetet för att motverka sjukfrånvaro och ohälsa hos medarbetarna är en viktig fråga och att nämnder därför måste ta ställning till hur de skall ge ansvariga chefer rimliga förutsättningar att ta sitt arbetsgivaransvar. Den arbetssituation som beskrivs i Tekniska förvaltningen är särskilt oroande och vi vill understryka att åtgärder måste vidtas för att undvika sjukdom och ohälsa hos personalen. Vid granskningen framförs synpunkter på hur ansvarsfördelningen ser ut när det gäller de personaladministrativa uppgifterna samt att cheferna upplever att de ej har tillräckliga resurser för att klara ansvaret för detta. Vi anser att det finns behov av att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan personalkontoret och förvaltningarna avseende de personaladministrativa uppgifterna.

Vi uppfattar också att det finns behov av att se över chefernas förutsättningar, t ex tid och kunskap, för att klara det ansvar man har. Dokumenterad ansvarsfördelning avseende arbetsmiljö finns i alla förvaltningar förutom Tekniska förvaltningen. Vi ser som allvarligt att Tekniska förvaltningen ej har en dokumenterad ansvarsfördelning och vi anser att detta måste åtgärdas omgående. Vi uppfattar också att det inte finns bra rutiner för hur kommunikationen ska ske när det gäller behov av åtgärder i kommunens lokaler. Det är inte tillfredsställande att de arbetsmiljöansvariga inte har möjlighet att åtgärda det som identifierats som arbetsmiljörisker i lokaler och dess omgivning. Vi anser att Tekniska förvaltningen tillsamman med sina hyresgäster i förvaltningarna bör skapa rutiner för hur felanmälningar och behov av åtgärder skall hanteras. Revisionsrapport angående granskning av årsredovisning 2007, överlämnad till kommunfullmäktige Revisionsrapport över årsredovisning 2007 Vår bedömning är att årsredovisningen och koncernredovisningen ger en i allt väsentligt rättvisande bild av kommunens och koncernens finansiella resultat och ekonomiska ställning samt har upprättats enligt kommunal redovisningslag och god redovisningssed. Årets resultat uppgår till +12,7 Mkr vilket är 9,9 Mkr bättre än budget. Det bör dock poängteras att det positiva resultatet till största delen beror på högre skatteintäkter och generella statsbidrag samt bättre finansnetto än budgeterat. Nämnderna uppvisar däremot ett underskott på -0,6 Mkr jämfört med budget. Vi kan dock konstatera att det skett en betydlig förbättring när det gäller nämndernas resultat, framför allt gällande socialnämnden. Vi vill dock understryka att det även fortsättningsvis är angeläget att det ställs krav på att samtliga verksamheter ska klara sina tilldelade budgetramar samt vidta åtgärder i de fall det finns indikationer på budgetöverskridande. Kommunen klarar kommunallagens krav på balans för år 2007. Kommunallagen ställer krav på att budgeten skall innehålla finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten. Båda typerna av mål ska vara kopplade till god ekonomisk hushållning. Målen bör följas upp kontinuerligt och ska utvärderas i årsredovisningen. Vi kan konstatera att fullmäktige fastslagit finansiella och verksamhetsmässiga mål för 2007. Alla mål är dock inte mätbara vilket, enligt vår uppfattning, försvårar möjligheterna till uppföljning och analys. Askersunds kommun har klarat att uppfylla de finansiella målsättningarna och har, ur det perspektivet uppnått en god ekonomisk hushållning år 2007.

Vi anser dock att en analys och bedömning bör göras av samtliga finansiella mål under rubriken God ekonomisk hushållning i årsredovisningen. I de finansiella målen står att Utrymme ska skapas för sparande till kommande pensionsutbetalningar motsvarande minst 1,5 % per år av kommunens pensionsskuld. Vi anser att, även om det inte uttryckligen står i de finansiella målen, bör avsättningar göras till kommande pensionsutbetalningar. Fullmäktige har för första gången fastställt verksamhetsmässiga mål med bäring på god ekonomisk hushållning sedan kraven infördes i kommunallagen. Vi kan konstatera att endast två av de sex målen är uppfyllda. Redovisningen av de verksamhetsmässiga målen görs under respektive nämnd och det går ej att utläsa i årsredovisningen att dessa mål har en koppling till god ekonomisk hushållning samt att de är fastslagna av fullmäktige. För att få en samlad bild av samtliga av fullmäktige fastställda mål för att uppnå en god ekonomisk hushållning anser vi att även de verksamhetsmässiga målen skall redovisas under rubriken God ekonomisk hushållning i årsredovisningen. Vi menar också att i de fall man ej uppnått de uppsatta målen bör analyser göras av orsakerna till detta. Vi har med detta som underlag gjort bedömningen att Askersunds kommun ur, ett finansiellt perspektiv, har uppnått god ekonomisk hushållning år 2007. Vi saknar dock en långsiktig plan för hur framtida åtaganden skall finansieras t.ex. pensioner och investeringar.