Utgivare: Kommunledningskontoret Gäller från: 27 april 2006 Antagen: KF 86/2006. FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR RONNEBY KOMMUN Ersätter tidigare gällande företagspolicy KF 162/1996 och ägardirektiv för under punkten 2 uppräknade bolag, KF 252/1995, 139/1996 och 162/1996. Policy och direktiv för Ronneby kommun och dess helägda aktiebolag 1. Syfte Syftet med policyn och direktiven är att klargöra de juridiska enheternas roller i organisationen, såväl inom den juridiska enheten kommunen som mellan kommunen och dess aktiebolag. Vidare syftar policyn och direktiven till att skapa förutsättningar för ledning av bolagen och samspel inom kommunkoncernen. 2. Definition Med kommunkoncernen avses i dessa policies och direktiv kommunen och dess helägda aktiebolag. Företagspolicyn och ägardirektiven gäller följande bolag: AB Ronnebyhus (ägs till 100 % av Ronneby kommun) AB Ronneby Helsobrunn (ägs till 100 % av Ronneby kommun) Ronneby Miljö och Teknik AB (ägs till 100 % av AB Ronneby Helsobrunn) AB Ronneby Industrifastigheter (ägs till 100 % av AB Ronneby Helsobrunn) 3. Organisation Ronneby Kommun bedriver kommunal verksamhet i nämnder och i aktiebolag. Den huvudsakliga uppdelningen är sådan att verksamhet som huvudsakligen finansieras genom skatteintäkter och generella statsbidrag bedrivs i kommunal förvaltningsform, medan verksamhet som finansieras genom intäkter, taxor och avgifter bedrivs i aktiebolagsform. Kommunfullmäktige har det yttersta ägaransvaret för kommunens aktiebolag. Aktiebolagen styrs av kommunfullmäktige genom direktiv eller inom ramen för den delegation som givits kommunstyrelsen.
4. Kommunstyrelsens roll Kommunstyrelsen skall vara den styrelse som handhar kommunens ägarroll/-funktion och svarar för samordning av kommunkoncernens verksamhet. Kommunstyrelsen skall löpande ha uppsikt över den verksamhet som bedrivs i kommunens bolag. Kommunstyrelsens kommunledningskontor och administrativa stödenheter biträder kommunstyrelsen i dess utövande av ägarfunktionen. Kommunstyrelsen skall efter beredning lämna över frågor som följer av kommunallagen 3 kap 16-18 för beslut/ställningstagande i kommunfullmäktige: - beslut om att driva viss verksamhet i bolagsform, - fastställa det kommunala ändamålet med verksamhet i bolagsform, - se till att fullmäktige får ta ställning i frågor som är av principiell beskaffenhet eller av större vikt innan bolagen fattar beslut. Kommunfullmäktige skall också - utse samtliga styrelseledamöter, - utse minst en lekmannarevisor. Vidare skall kommunstyrelsen efter beredning lämna över till kommunfullmäktige att fastställa bolagsordningar, fastställa koncernövergripande mål, policies, direktiv och riktlinjer, besluta om eventuella kapitaltillskott, samt upprätta instruktioner inför bolagsstämmorna. Avseende bolagens underställningsplikt, se punkt 16. 5. Moderbolagets roll Det aktiebolagsrättsliga moderbolaget AB Ronneby Helsobrunns roll i kommunkoncernen skall vara av legal och formell karaktär. Vid val av styrelse skall eftersträvas att kommunstyrelseledamot utses som ledamot i koncernmoderbolaget. Kommunkoncernstyrningen utövas av kommunstyrelsen inom den ram som givits av kommunfullmäktige. 6. Kommunkoncernperspektiv Verksamheten i bolagen utgör en del av hela kommunkoncernorganisationen. Oavsett juridisk form är det kommunal verksamhet som bedrivs och övergripande skall gälla ett kommunkoncernperspektiv. Kommunstyrelsens roll, att söka samordning inom kommunkoncernen, skall respekteras av de i kommunkoncernen ingående bolagen. Samordningsfördelar skall eftersträvas och suboptimeringar skall undvikas. Kommungemensamma mål, policies och riktlinjer skall så långt det är tillämpligt gälla för hela kommunkoncernen. 2
7. Bolagets perspektiv Bolaget är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Ronneby kommun. Bolaget står i sin verksamhet under kommunstyrelsens (koncernmoderbolagets) uppsikt och har att följa av kommunfullmäktige och av kommunstyrelsen med stöd av delegation utfärdade direktiv. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom a) gällande bolagsordning, b) gällande policy och direktiv, c) av fullmäktige och av kommunstyrelsen enligt ovan utfärdade särskilda direktiv, d) förekommande avtal mellan kommunen (moderbolaget) och bolaget. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de ej står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Bolagets styrelse skall utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål skapas. Bolagets skall drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av bolagsordningen och dessa direktiv. Ett enskilt bolag får ej åstadkomma effektivitetsvinster som för kommunkoncernen som helhet ger en negativ inverkan. Kommunen och bolaget skall i samråd söka lösningar som tillgodoser kommunkoncernen samlade intressen. Särskilt skall samordning eftersträvas avseende finansiering, administration och upphandling. 8. Föremål och ändamål för bolagets verksamhet Av bolagsordningen framgår föremål och ändamål för respektive bolags verksamhet. 9. Verkställande direktör Bolagets styrelse utser verkställande direktör efter samråd med kommunens personalutskott. Bolagets styrelse skall samråda med kommunens personalutskott avseende VD:s ekonomiska ersättning och andra anställningsvillkor. Bolagets styrelse upprättar en VD-instruktion för den operativa ledningen av bolagets verksamhet. 10. Arbetsordning för bolagets styrelse Styrelsen skall årligen upprätta en arbetsordning för styrelsearbetet. 11. Revision Kommunens revisorer granskar hur kommunstyrelsen fullgör sina åliggande såvitt avser de kommunala aktiebolagen. En samordning mellan kommunens och de kommunala bolagens revision skall eftersträvas. Detta sker lämpligt genom att aktiebolagens lekmannarevisorer utses från kretsen av kommunens revisorer. 3
12. Bolagsstämmor Kommunens ombud vid bolagsstämma utses för samtliga aktiebolag av kommunfullmäktige. Ombudet förses med instruktion från kommunfullmäktige. 13. Arvoden Kommunfullmäktige fastställer grunderna för arvode och andra ersättningar som skall utgå till styrelseledamöter och suppleanter samt lekmannarevisorer med suppleanter. 14. Suppleanters inträde och deltagande Samma ordningar som gäller för kommunens nämnder skall gälla avseende suppleanters inträde och deltagande i styrelsen. 15. Ekonomi- och verksamhetsstyrning Generellt gäller målsättningen att bolagen med uppfyllande av det kommunala ändamålet skall ha en balanserad ekonomisk utveckling. Bolagen har att följa de övergripande mål och inriktningar som framgår av kommunfullmäktiges budget. Budget, uppföljning och årsbokslut skall upprättas och rapporteras till kommunen enligt den omfattning och tidplan som kommunen anger. Respektive bolag har att upprätta verksamhetsplan med beaktande av de kommunövergripande mål och särskilda direktiv som föreligger. I årsredovisningens förvaltningsberättelse skall särskilt anges hur man uppfyllt det kommunala ändamålet, mål eller andra direktiv som erhållits från kommunen. Kommunstyrelsen har rätt till den information som är erforderlig för att fullgöra åliggandet att fortlöpande utöva uppsikt över den verksamhet som bedrivs i bolagsform. Det ankommer på bolagen att utan dröjsmål till kommunstyrelsen rapportera händelser av väsentlig betydelse för bolagets verksamhet och/eller ekonomi. Till kommunledningskontoret skall snarast översändas - protokoll från bolagsstämma, - protokoll från styrelsesammanträde, - delårsrapport och årsredovisning, - revisionsberättelse och granskningsrapport. 15.1. Särskilda ägardirektiv avseende målsättning för respektive verksamheten Särskilda ägardirektiv avseende målsättningen för respektive verksamhet bereds i kommunens ordinarie budgetprocess. I samband med beslut om kommunens budget fattas även beslut avseende mål för kommunens bolag. Dessa mål har bolagen att följa. 4
15.2. Särskilda ägardirektiv avseende ekonomiska målsättningar och avkastningskrav Se bilaga för respektive bolag. De ekonomiska målsättningarna och avkastningskraven skall prövas i samband med kommunens ordinarie budgetprocess. Bilaga 1: AB Ronnebyhus Bilaga 2: AB Ronneby Helsobrunn Bilaga 3: Ronneby Miljö och Teknik AB Bilaga 4: AB Ronneby Industrifastigheter 16. Underställningsplikt 16.1 Kommunfullmäktiges godkännande Bolagen skall innan beslut fattas inhämta kommunfullmäktiges godkännande avseende - bildande av företag, - förvärv av företag, - avyttring av företag, - fusion av företag, - beslut om frivillig likvidation, - kapitaltillskott till företag. 16.2 Kommunfullmäktiges ställningstagande Bolagen skall innan beslut fattas inhämta kommunfullmäktiges ställningstagande avseende - väsentliga förändringar (start, nedläggning eller avyttring) avseende rörelsegrenar, - bolagets årliga investeringsplan (inkl köp av fastigheter), - tillägg till investeringsplanen *), - försäljning av fastigheter med ett bokfört värde eller försäljningsvärde överstigande 2 MSEK, - försäljning av fastigheter till ett belopp understigande 2 MSEK, om fastigheterna efter samråd med kommunstyrelsens arbetsutskott bedöms ha en strategisk betydelse i ett kommunkoncernperspektiv, - övriga frågor som är av principiell beskaffenhet eller av större vikt. *) Om investeringen är att betrakta som så angelägen att kommunfullmäktiges ställningstagande inte kan avvaktas, skall kommunstyrelsens arbetsutskotts yttrande inhämtas. 17. Personalpolitik Personalpolitiken skall vara lika inom kommunkoncernen, innebärande att kommunens policies, riktlinjer etc. inom det personalpolitiska området gäller även för bolagen. 5
I vissa personalpolitiska frågor skall således samråd ske med kommunens personalutskott eller kommundirektör. Samråd sker alltid i samband med lönerevisioner, samt vid nyrekrytering där lönenivåer eller andra anställningsvillkor ger anledning till samråd. 18. Upphandling Upphandling skall ske i enlighet med kommunens upphandlingsregler. Samordning inom kommunkoncernen skall eftersträvas. 6
Bilaga 1 AB Ronnebyhus Bilaga till Policy och direktiv för Ronneby kommun och dess helägda aktiebolag sättningar och avkastningskrav Bolaget skall drivas utan vinstintresse. Bolaget skall dock eftersträva en långsiktig ekonomisk stabilitet. Bolaget skall eftersträva att i sin hyressättning täcka en för allmännyttiga bostadsföretag rimlig riskpremie, och därigenom erhålla en nettoomsättning som svarar mot tillgångarnas bokförda värde. Genom riskpremie och en relevant avskrivningsplan erhåller bolaget konsolidering. Bolaget skall långsiktigt eftersträva en soliditet som uppgår till lägst 15 %. Bolaget skall kontinuerligt pröva effektiviteten avseende kostnaderna. Avkastning beräknas på av ägaren insatt aktiekapital, 4 MSEK. Avkastningen motsvaras av statslåneräntans första notering i januari månad aktuellt räkenskapsår. Den avkastning som uttages får dock ej överstiga vad stadgas i förordning (2003:348) om skälig utdelning från allmännyttiga bostadsföretag. Kommunen bestämmer hur avkastningen skall disponeras; eventuellt kan medlen kvarstå i bolaget och konsolidera den finansiella ställningen. Definitioner Riskpremie Med riskpremie avses att det vid prissättning av hyror eller tjänster beräknas en för branschen normal premie för rörelsegrenens finansiella (ex högre räntor) och operativa risk (ex ökad vakansgrad i fastighetsbeståndet). Soliditet Soliditeten är ett mått på den långsiktiga finansiella styrkan och anger hur stor andel av tillgångarna som är finansierade med eget kapital (till eget kapital hänförs obeskattade reserver med 72 %). 7
Bilaga till Policy och direktiv för Ronneby kommun och dess helägda aktiebolag sättningar och avkastningskrav Bilaga 2 AB Ronneby Helsobrunn Bolaget skall finansiera den finansiella kostnad som förvärvet av Ronneby Miljö och Teknik AB föranleder genom koncernbidrag. 8
Bilaga 3: Ronneby Miljö och Teknik AB Allmänt Miljöteknik skall upprätta ekonomiska rapporter där resultat och balanserad ställning framgår för respektive rörelsegren. Av rapporterna skall framgå koncernbidragets/avkastningens fördelning per rörelsegren. Elnät Avgifterna/taxan skall bestämmas så att täckning för kostnaderna erhålls. Avgiften/taxesättningen regleras i särskild lagstiftning. Om den ekonomiska ställningen är sådan att behov av konsolidering föreligger skall ändock en jämn taxe-/avgiftsutveckling eftersträvas. Målsättningen skall vara att prishöjning skall undvikas så långt det är möjligt, medan kostnadssidan kontinuerligt skall vara föremål för effektivitetsöversyn. Innan taxehöjning kan ske skall bolaget ha prövat effektiviteten i kostnaderna. Om rörelsegrenen är väl konsoliderad kan rörelsegrenen tillåtas att temporärt generera underskott. Den välkonsoliderade ekonomin skall användas långsiktigt, d.v.s. att ha en långsiktighet i taxe-/avgiftsutvecklingen, och/eller kunna möta nya investeringar och reinvesteringsbehov med oförändrad/jämn taxe-/avgiftsutveckling. Det skall alltid bedömas om rörelsegrenens finansiella ställning är sådan att en taxe- /avgiftsjustering kan anstå. I samband med förslag om taxe-/avgiftsjustering skall alltid bolagets styrelse redovisa sina överväganden. Rörelsegrenen skall bidra till att ge moderbolaget avkastning. Avkastningen beräknas på moderbolagets anskaffningsvärde för aktierna i Miljöteknik. Avkastningen beräknas efter statslåneräntan (den 1/1) och betalas årligen i form av koncernbidrag till moderbolaget. Bolagets styrelse bestämmer fördelningen av koncernbidraget på respektive rörelsegren. Renhållning Avgifterna/taxan skall bestämmas så att täckning för kostnaderna erhålls. Avgiften/taxesättningen regleras i särskild lagstiftning. Om den ekonomiska ställningen är sådan att behov av konsolidering föreligger skall ändock en jämn taxe-/avgiftsutveckling eftersträvas. Målsättningen skall vara att prishöjning skall undvikas så långt det är möjligt, medan kostnadssidan kontinuerligt skall vara föremål för effektivitetsöversyn. Innan taxehöjning kan ske skall bolaget ha prövat effektiviteten i kostnaderna. 9
Om rörelsegrenen är väl konsoliderad kan rörelsegrenen tillåtas att temporärt generera underskott. Den välkonsoliderade ekonomin skall användas långsiktigt, d.v.s. att ha en långsiktighet i taxe-/avgiftsutvecklingen, och/eller kunna möta nya investeringar och reinvesteringsbehov med oförändrad/jämn taxe-/avgiftsutveckling. Det skall alltid bedömas om rörelsegrenens finansiella ställning är sådan att en taxe- /avgiftsjustering kan anstå. I samband med förslag om taxe-/avgiftsjustering skall alltid bolagets styrelse redovisa sina överväganden. Rörelsegrenen skall bidra till att ge moderbolaget avkastning. Avkastningen beräknas på moderbolagets anskaffningsvärde för aktierna i Miljöteknik. Avkastningen beräknas efter statslåneräntan (den 1/1) och betalas årligen i form av koncernbidrag till moderbolaget. Bolagets styrelse bestämmer fördelningen av koncernbidraget på respektive rörelsegren. Avgifterna bestäms så att rörelsegrenens kostnader täcks. Vatten och avlopp Avgifterna/taxan skall bestämmas så att täckning för kostnaderna erhålls. Avgiften/taxesättningen regleras i särskild lagstiftning. Om den ekonomiska ställningen är sådan att behov av konsolidering föreligger skall ändock en jämn taxe-/avgiftsutveckling eftersträvas. Målsättningen skall vara att prishöjning skall undvikas så långt det är möjligt, medan kostnadssidan kontinuerligt skall vara föremål för effektivitetsöversyn. Innan taxehöjning kan ske skall bolaget ha prövat effektiviteten i kostnaderna. Om rörelsegrenen är väl konsoliderad kan rörelsegrenen tillåtas att temporärt generera underskott. Den välkonsoliderade ekonomin skall användas långsiktigt, d.v.s. att ha en långsiktighet i taxe-/avgiftsutvecklingen, och/eller kunna möta nya investeringar och reinvesteringsbehov med oförändrad/jämn taxe-/avgiftsutveckling. Det skall alltid bedömas om rörelsegrenens finansiella ställning är sådan att en taxe- /avgiftsjustering kan anstå. I samband med förslag om taxe-/avgiftsjustering skall alltid bolagets styrelse redovisa sina överväganden. Rörelsegrenen skall bidra till att ge moderbolaget avkastning. Avkastningen beräknas på moderbolagets anskaffningsvärde för aktierna i Miljöteknik. Avkastningen beräknas efter statslåneräntan (den 1/1) och betalas årligen i form av koncernbidrag till moderbolaget. Bolagets styrelse bestämmer fördelningen av koncernbidraget på respektive rörelsegren. Avgifterna bestäms så att rörelsegrenens kostnader täcks. 10
Värme Rörelsegrenen är konkurrensutsatt, varför det i prissättningen skall inräknas en för branschen normal riskpremie. Rörelsegren skall konsolidera ekonomin till ett positivt eget kapital. Därefter prövas vilken ekonomisk målsättning som skall gälla för rörelsegrenen på längre sikt. Bolaget skall kontinuerligt pröva effektiviteten avseende rörelsegrenens kostnader. När rörelsegrenen egna kapital är positivt kan rörelsegrenen generera avkastning till ägaren. En avvägning skall ske i förhållande till behovet av konsolidering. Kommunen bestämmer i vilken omfattning och hur avkastningen skall lämnas. Fiberoptiskt nät Rörelsegrenen är konkurrensutsatt, varför det i prissättningen skall inräknas en för branschen normal riskpremie. Rörelsegrenens kortsiktiga ekonomiska mål skall vara att rörelsegrenens intäkter täcker kostnaderna. Därefter prövas vilken ekonomisk målsättning som skall gälla för rörelsegrenen på längre sikt. Bolaget skall kontinuerligt pröva effektiviteten avseende rörelsegrenens kostnader. När rörelsegrenen genererar positiva resultat och det egna kapitalet är positivt kan det bli aktuellt med avkastning till kommunen. Kommunen gör en avvägning mellan storlek på avkastningen och behovet av konsolidering. Definitioner Riskpremie Med riskpremie avses att det vid prissättning av hyror eller tjänster beräknas en för branschen normal premie för rörelsegrenens finansiella (ex högre räntor) och operativa risk (ex ökad vakansgrad i fastighetsbeståndet). Soliditet Soliditeten är ett mått på den långsiktiga finansiella styrkan och anger hur stor andel av tillgångarna som är finansierade med eget kapital (till eget kapital hänförs obeskattade reserver med 72%). 11
Bilaga till Policy och direktiv för Ronneby kommun och dess helägda aktiebolag sättningar och avkastningskrav Bilaga 4: AB Ronneby Industrifastigheter Bolaget skall fram till utgången av 2008 återställa det fria egna kapitalet till lägst 30 MSEK. Därefter kan det bli aktuellt för kommunen att ställa krav på återbetalning av till bolaget utbetalade villkorade aktieägartillskott. I syfte att minimera kommunens risktagande skall bolaget, i de fall ett ägande ej är att föredra ur näringslivspolitiskt aspekt, pröva att på marknadsmässiga villkor söka avyttra fastigheter. Bolaget drivs utan ekonomiskt vinstintresse. Vid kalkylering av hyresnivåer skall dock en för branschen rimlig riskpremie uttagas. Långsiktigt bör målsättningen vara att sträva efter en soliditet på lägst 15%. Bolaget skall kontinuerligt pröva effektiviteten avseende kostnaderna. Efter att bolaget återställt det fria kapitalet till 30 MSEK, kan det bli aktuellt med återbetalning av villkorade aktieägartillskott. En avvägning skall ske mellan behovet av ytterligare konsolidering av bolagets ekonomi och intresset av att erhålla återbetalade ägartillskott. Definitioner Riskpremie Med riskpremie avses att det vid prissättning av hyror eller tjänster beräknas en för branschen normal premie för rörelsegrenens finansiella (ex högre räntor) och operativa risk (ex ökad vakansgrad i fastighetsbeståndet). Soliditet Soliditeten är ett mått på den långsiktiga finansiella styrkan och anger hur stor andel av tillgångarna som är finansierade med eget kapital (till eget kapital hänförs obeskattade reserver med 72%). 12