Info om aktiviteter och anmälnings-formulär på webben Detta behövs, när du vill använda webben för att ta emot anmälningar till en aktivitet. Först ser du en sammanfattning av processen och den info webmaster behöver på följande sidor hittar du exempel från tidigare aktiviteter, samt förslag på anmälningsformulär, bekräftelsesidor och bekräftelsemail. Du behöver inte redigera text med rubriker etc det fixar jag. OM du inte har alla detaljer klara, och ändå vill lägga upp info om aktivitet så går det bra. Man kan också lägga upp anmälningsblankett tidigt. Detaljer kan publiceras på sidorna senare/skickas ut i mail För aktiviteter som inte behöver anmälan, så skicka in det som behövs enligt nedan. En informationssida om aktiviteten / anmälningsblankett skapas under: http://viggbyholmssjoscoutkar.scout.se/lager-och-hajker/lager-och-hajker-pa-gang/ samt på framsidan och evt i nyheter och kalendarium (gäller aktiviteter för alla eller många) Så här går det till 1 Du skriver info om aktiviteten (se förslag på följande sidor) 2 Skicka till webmaster webmastervssk@gmail.com i. Skicka samtidigt också ett sms eller ring till webmaster Sven 0708-286202 (för snabb hantering) 3 Webmaster lägger upp informationssida och anmälningsformulär, samt informerar om aktivteten på framsidan av webben 4 Du får en länk, som kan bifogas i inbjudningsmail. 5 Föräldrar anmäler i. När anmälan gjorts kommer man till en sida - Bekräftelsesida ii. Förälder får automatiskt bekräftelsemail med den text du valt 6 Du får mail om att anmälan kommit (kan väljas bort) 7 Du kan logga in på webben och se vilka som anmält sig, samt exportera anmälningslista till Excell i. Anmälningslista innehåller t ex mailadresser, telefonnummer, avdelning, namn etc etc.
ii. Observera detta kan vara dumt att använda dessa mailadresser för vidare infoutskick till anmälda... Man anger en mailadress när man anmäler. För de flesta är det bättre att få info framledes till båda föräldrarnas adress t ex om föräldrar lever åtskilda etc. Mitt råd är att använda hela avdelningslistan i all kommunikation om aktiviteterna hela tiden.. De som inte skall med, de får ha överseende med det. Det samma gäller påminnelser om anmälan gör det enkelt för er skicka till alla utan att välja bort de som anmält sig. Bättre dubbelt ihågkommen än bortglömd Detta behöver webmaster 1 Information om när du vill ha det publicerat i. Tänk på framförhållning 2 Information om aktiviteten informationssida i. En sida kort är bra men fullständig info behövs ii. Tänk på Dag, tid, samling, transport, hämtning efter aktivitet, utrustning ange om det är ok att komma på besök och svara gärna i informationen på frågor du vet kommer dyka upp. iii. Ange avsändare och mail/telefon ifall någon har frågor iv. Webmaster lägger till bilder från vårt arkiv. Om du har någon speciell du vill ha med, bifoga. 3 Ange vilket anmälningsformulär du vill ha i. Välj bland standarformulären nedan. Ange om du vill lägga till/ta bort något. 4 Ange om hälsokort skall skickas in och till vilken mailadress föräldrarna skickar detta. i. Vårt standardhälsokort läggs upp med infon 5 Text på bekräftelsesida dit man kommer när formuläret skickats in i. Kort bekräftelsetext med info om betalning, vem som evt tar emot hälsokort vart man skall vända sig för fler frågor.
1. Tänk på att denna sida ser man bara en gång 6 Text som du vill skall stå i bekräftelsemailet det anmälaren får i. Detta får den som anmäler sig direkt ii. Kan vara det som står på bekräftelsesidan, men gärna allt föräldern/scouten behöver veta. Kan inkludera t ex utrustningslista, samlingspunkt etc. Dvs detta kan vara en sammanfattning av informationssida och bekräftelsesida. 7 Mailadress till den som skall få tillgång till att se anmälningarna på webben i. Denne får specifika instruktionsmail av webmaster. Denna infon sprids bara till de som behöver (en/två per aktivitet) 8 Om du vill ha ett mail varje gång någon anmäler sig, ange mailadress till mottagare 9 Mailadress till den som skall stå som avsändare på mailet
Exempel på informationssida om hajk Burnorhajk detaljer inför helgen Välkomna till hajk 19-20/10, Kampen om Burnor-yxan Nu är det äntligen dags för den gemensamma hösthajken där alla upptäckare i Viggan åker till ett gemensamt hemligt mål för att kämpa om det traditionstyngda vandringspriset Burnor-yxan. Burnorhajken blev en succé förra året och vi som är ledare hoppas att den blir en årligt återkommande hajk för alla upptäckare i VSSK. Sex ledare från båda avdelningarna medföljer och vi kan utlova både frisk luft, spännande utmaningar och ett riktigt lägerbål på lördagskvällen. Dessutom ges alla förstaårsscouter möjlighet att träna inför knivbevis och andraårsscouterna får samtidigt utbildning för bevismärke för yxa. Allting kommer att inramas av kampen om burnor-yxan som inleds med jakt på ledtrådar på lördagen och avslutas med stor final på söndag morgon. Har ni några övriga frågor runt hajken, så går det bra att maila dem till harald@fonda.se så skall jag försöka besvara dem så snart som möjligt. EN fråga som vi av erfarenhet vet dyker upp handlar om hur man sover: Svaret är att alla som vill (i regel nästan alla) sover inomhus i två rum ett pojkrum och ett flickrum, där ledarnas rum ligger intill pojkrummet och minst en av tjejledarna sover i flickornas sovrum. Vill någon sova i tält har vi med ett sådant, dock ställer det krav på varm sovsäck och rejält varma sovkläder eftersom tältet är ouppvärmt. VÄLKOMMEN! Namn, mail, telefonnummer 2. Samlingsplats var och när träffas vi? Start: Kl. 09.30, lördag 19:e oktober Plats: Roslags Näsby trafikplats Här samlas vi vid busshållplatsen och åker i nordlig riktning på Norrtäljevägen OBS! Eftersom vi skall åka buss behöver alla scouter måste ha med sig giltigt färdbevis SL som räcker t.o.r. till Norrtälje 3. När och var är vi tillbaka?
Mål: Kl. 14.05, söndag 20:e oktober Plats: Roslags Näsby trafikplats Vi anländer med buss 676 och återkommer till samma ställe vi åkte ifrån, fast på andra sidan trafikplatsen. Packlista Scouterna Scoutskjorta och halsduk Minst 2 ombyten underkläder Toilettartiklar Liggunderlag Ryggsäck Sovsäck eller över- och underlakan. Örngott Handduk Viktigt: Reservbyxa och reservtröja det är lätt att bli blöt denna höst. OBS!!! Varma kläder vi kommer att vara en hel del utomhus och det har utlovats kallt väder till helgen. Mössa och handskar Regnkläder Stövlar eller vattentäta kängor Tallrik, mugg och bestick alternativt kåsor och bestick Ficklampa OBS! Giltigt färdbevis på SL för att åka från zon B till zon C och tillbaka igen. För de som innehar knivbevis: Scoutkniv Lägerbålsfilt (frivilligt) Knoprep (frivilligt)
Exempel på informationssida om kortare aktivitet 19/10 Utedag för Spårarna (8-9 år) Varje höst samlas alla Spårare, måndags- och torsdagsgruppen tillsammans, till en traditionell utedag. Då har vi olika övningar och aktiviteter ute i skogen, till exempel naturbingo, surra klätterställning och lägerbål. I år kommer detta att äga rum på eftermiddagen lördagen den 19/10. Anmäl dig på vårt formulär se nedan. Samling 14.00 vid scoutlokalen. Klockan 17.00 avslutar vi. Föräldrar är välkomna 17.00 för att stanna kvar en liten stund till 17.30 passa på att träffa ledare, andra föräldrar och scouter. Vi kommer att vara ute i skogen hela tiden och hitta på en massa skoj och spännande saker. Kläder efter väder scoutskjorta på. Anmälan >> Ansvarig ledare Mikael Karlén 0708-183259 Hälsningar Micke (Optimisterna) och Martin (Vindarna)
Anmälningsblankett standard 1 (Ser snyggare ut på webben) För t ex hajk där övernattning ingår. ange om denna är ok eller om du vill ha tillägg/ta bort något Anmalan Aktivtetens namn Namn på scout* Förnamn Efternamn En anmälan per deltagare. Skall förälder följa med, så gör separat komplett anmälan inklusive kontaktperson och hälsoinformationskort. Avdelning / funktion* Upptäckare - 10-11 år - Havsörnarna (Tisdagar) Namn på förälder eller vuxen (kontakt under hajken)* Förnamn Efternamn På hälso- och informationskortet, som du skall fylla i får du fylla i denna information igen, samt en alternativ kontaktperson. Mobilnummer till förälder eller vuxen under hajken* På hälso- och informationskortet, som du skall fylla i får du fylla i denna information igen, samt en alternativ kontaktperson. E-post till förälder eller vuxen som anmäler* Ange E-post Bekräfta E-post o Förbindelse* Jag förbinder mig att betala för hajken, samt att skicka in hälso- och informationskortet. Under hajken finns alltid någon tillgänglig enligt information i formuläret ovan eller enligt information på hälso- och informationskortet. Om detta ändrar sig, så anmäler jag detta till avdelningsledaren (och inte bara till scouten). Vi (ledarna) behöver alltid kunna nå någon i familjen eller av er utsedde person om något händer. Det räcker inte att ni meddelar ert barn. På hajker och läger önskar vi att barnen INTE har med mobiler. De får alltid låna av ledare vid behov. Behöver ni nå barnet kan ni kontakta avdelningsledare. Anmäl
Anmälningsformulär standard 2 Anmalan Utedag Spårare 20131019 Namn* Förnamn Efternamn Avdelning / funktion* Spårare - Vindarna (måndagar) Mobilnummer till förälder eller vuxen under utedagen* E-post till förälder eller vuxen som anmäler* Ange E-post Bekräfta E-post Anmäl
Exempel på bekräftelsesida Bekräftelse av anmälan Tack för din anmälan! En bekräftelse har skickats till angiven e-postadress. Nu behöver du följa instruktionerna nedan: Detaljer för lägret 1 Ange detaljer 2 eller Närmare lägret hittar du alla detaljer (avrese- och ankomsttid, packlista etc) här på webben. Tag del av detta i god tid. ( 3 eller Alternativt skriv att detaljer kommer i bekräftelsemail denna sida visas ju bara en gång) Betalning Betala snarast in xxx kr till vårt Plusgiro 28 89 52-5. Ange scoutens namn som avsändare/meddelande. Din anmälan på webben är bindande, men ej fullständig innan du betalat. Hälso- och infokort GÄLLER ALLA! Kopiera texten nedan. Klistra in i ett mail, svara på frågorna och skicka till ansvarig mailadress. Ange xxxxx som ämne. (Webmaster lägger in hälsokortet här) Denna information hanteras med sekretess och endast de som behöver informationen för barnets kost/medicinering etc får ta del av detta. Därav mail i dagsläget. Uppgifter måste skickas in inför varje aktivitet. Vi hanterar inte detta i blankettform på webben av sekretesskäl och vi sparar inte informationen.
Exempel på bekräftelsesida 2 Bekräftelse utedag 19/10 Tack för din anmälan! Vi träffas kl 14.00 den 19/10. Maila mig om det är något särskilt jag behöver veta, samt om evt matallergier. Micke mikael.karlen@evitecunify.se 0708-183259 Klockan 17.00 avslutar vi. Föräldrar är välkomna 17.00 för att stanna kvar en liten stund till 17.30 passa på att träffa ledare, andra föräldrar och scouter. Vi kommer att vara ute i skogen hela tiden och hitta på en massa skoj och spännande saker. Kläder efter väder scoutskjorta på. Hälsningar Martin och Micke
Exempel på bekräftelsemail Tack för din anmälan! Nu behöver du följa instruktionerna nedan: Detaljer för lägret Närmare lägret hittar du alla detaljer (avrese- och ankomsttid, packlista etc) här på webben. Tag del av detta i god tid. Alternativ detaljerad information Betalning Betala snarast in xxx kr till vårt Plusgiro 28 89 52-5. Ange scoutens namn som avsändare/meddelande. Din anmälan på webben är bindande, men ej fullständig innan du betalat. Hälso- och infokort - GÄLLER ALLA! Kopiera texten nedan. Klistra in i ett mail, svara på frågorna och skicka till ansvarig mailadress@mail.com Ange xxx som ämne. Denna information hanteras med sekretess och endast de som behöver informationen för barnets kost/medicinering etc får ta del av detta. Därav mail i dagsläget. Uppgifter måste skickas in inför varje aktivitet. Vi hanterar inte detta i blankettform på webben av sekretesskäl och vi sparar inte informationen. Hälso- och infokort Skickas till mailadress@mail.com (Webmaster lägger in hälso- kontaktkort)
Exempel på bekräftelsemail 2 Tack för din anmälan. Vi träffas kl 14.00 den 19/10. Maila mig om det är något särskilt jag behöver veta, samt om evt matallergier. Det går bra att svara på detta mail - välj "reply to".