Box 27215, 102 53 Stockholm Besök: Borgvägen 1 5 Tel: 08 519 264 00 kulturradet@kulturradet.se www.kulturradet.se Sid 1 (5) Digital Strategi för Kulturrådet 2018-2020 Bakgrund och begrepp Vår digitala strategi är ett led i regeringens satsning Digitalt först 1. Genom en effektivare statsförvaltning får användarna och hela samhället en högre service och ökad kvalitet. Kulturrådets styrelse har antagit denna strategi den 25 januari 2018 i syftet att effektivisera verksamheten. Genom att frigöra resurser till kärnuppdraget får vi en högre kvalitet i vår bidragsgivning och ökade möjligheter till främjande. Våra användare får bättre tillgång till våra tjänster och tjänsterna blir även bättre anpassade efter deras behov. Digitalisering är på så sätt ett medel att nå våra verksamhetsmål och de kulturpolitiska målen. Kulturrådet ser digitalisering som En utveckling som påverkar beteenden, processer och teknik en växelverkan där teknik och människor har ömsesidig påverkan En möjlighet för effektiva informationsflöden och en motor för förändring En väg till ökad tillgänglighet, öppenhet och effektivitet Strategin är främst ett stöd för Kulturrådet internt men kan också användas av berörda samarbetsparter och leverantörer (exempelvis vår digitala byrå). Utmaningar Våra användares och vår organisations behov och beteenden kommer att förändras i och med digitaliseringen. Några av de utmaningar som vår verksamhet står inför är att Användarnas krav på enkla, snabba och transparenta digitala lösningar ökar samtidigt som krav på säkerhet och dataskydd ska efterlevas Vi kan bli bättre på att ta tillvara de uppgifter vi samlar in och bygga kunskap Vi strävar efter mer kunskap om hur konst- och kulturområden påverkas av digitaliseringen Våra system ska hantera information på det mest effektiva sättet Lagar och förordningar är inte alltid anpassade till dagens utveckling, vilket kan göra det svårt att hantera frågor om upphovsrätt, distribution och vissa ansökningar 1 Digitalt först är regeringens program för digital förnyelse av det offentliga Sverige som genomförs under 2015 2018. Digitalt först är även en princip som säger att digitala tjänster, när det är möjligt och relevant, ska vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med privatpersoner och företag
Sid 2 (5) För att möta dessa och kommande utmaningar har vi denna digitala strategi. Strategin pekar ut en handlingsriktning som fungerar som vägledning i prioriteringar och beslut som berörs av digitaliseringen. Strategins syfte Strategins syfte är att hjälpa oss möta de utmaningar vi står inför genom Högre kompetens om och bättre användning av digitala lösningar och tjänster inom myndigheten Utveckling av verksamheten från pappersanvändning till digitala lösningar Undersökning av och arbete med våra användares behov i den digitala världen Undersökning av och arbete med vår organisations behov i den digitala världen Påbörja omställningen i våra tänkesätt som digitaliseringen medför - tänka Digitalt först, samtidigt som förändringarna ska ske under säkra former inom myndigheten Maximering av verksamhetsnyttan av digitaliseringen Strategin omfattar alltså både vår användning av teknik, så att vi kan nyttja moderna och effektiva digitala lösningar och vår utveckling av verksamheten generellt, så att vi klarar av nya utmaningar och fullt ut kan använda tekniken. Det handlar till slut om att våra användare och vi själva får en högre kvalitet och bättre kan nå de kulturpolitiska målen. Genomförande och ansvar För att kunna dra nytta av den digitala utvecklingen krävs en arbetsmiljö som bejakar och tar tillvara nya idéer, initiativ och engagemang. Att kunna leda medarbetare i förändring och skapa en bra innovationskultur är en viktig framgångsfaktor för digitalisering. En förutsättning för att vi ska kunna genomföra strategin är att vi utvecklar vårt ledarskap i att driva utveckling och ta tillvara på medarbetares initiativ till förändring och utveckling. Strategin är skriven för en period om tre år och är en del av verksamhetsplaneringen. Strategin omsätts i verksamhetsplaneringen och i en egen handlingsplan som följs upp årligen av projektledaren för den digitala strategin. Generaldirektören ansvarar för att strategin implementeras i Kulturrådets verksamhet. Respektive enhetschef ansvarar för att implementeringen omsätts i den egna verksamheten.
Sid 3 (5) Sju mål för Kulturrådets digitalisering 1. Vi ska utgå från användarnas behov Konst- och kulturområdet påverkas av den digitala utvecklingen genom nya sätt att skapa, dela och uppleva samt aktualiserar frågor som upphovsrätt, finansiering, delaktighet och bevarande. Vi främjar utveckling och nya digitala uttryck. Vi vill kunna möta kulturlivets föränderliga behov på bästa möjliga sätt och kunna anpassa vår främjande verksamhet och vår bidragsgivning där det är möjligt. För att veta hur väl vi uppnår kvalitet, enkelhet och effektivitet för våra användare ska vi mäta, analysera och sträva efter ständig förbättring. Att ta reda på vad användarna behöver kräver metoder och ett arbetssätt där olika kompetenser deltar. 2. Vår kompetensförsörjning ska återspegla de krav och behov som digitaliseringen medför Kulturrådets samlade kompetens internt behöver uppdateras och anpassas till behov. Vi måste ha ett lärande förhållningssätt och metoder som ger kunskap om våra användare. Vårt mål är att både identifiera kommande behov och inventera befintliga resurser, i enlighet med myndighetens kompetensutvecklingsplan. Vi ska vara öppna för förändringsarbete och för att hitta nya arbetsformer och strukturer som tar tillvara och säkrar vår interna kunskap och kompetens. 3. Vi ska efterleva gällande krav på informationssäkerhet och dataskydd Vi ska utveckla ett ansvarstagande ledarskap kring frågor om informationssäkerhet och informationshantering. Våra system ska vara säkra och vi ska ha kunskap om datasäkerhet i alla delar i vår organisation med kontinuerlig utbildning. Inför större byten av system eller rutiner görs alltid en konsekvens- och riskanalys. Förändringar bör göras stegvis med möjlighet att testa i liten skala. 4. Vi ska samverka för att få mer kunskap och kompetens om hur digitalisering påverkar konst- och kulturområdet och vi ska dela med oss av vår kunskap Vår kunskapsinhämtning säkras genom samverkan med andra experter och myndigheter. Vi ska fortsätta dela med oss, sprida vår kunskap och underlätta för andra att bygga vidare på den.
Sid 4 (5) 5. Vi ska kommunicera med våra intressenter i relevanta digitala och sociala kanaler på användarnas villkor Vi ska alltid ha ett klart syfte med vår närvaro i digitala och sociala kanaler: vad vi vill uppnå, vad vi ska göra för att komma dit och vilka kanaler vi väljer. Vi ska känna till vilket innehåll som är av värde för våra mottagare så att vi kan fånga deras intresse. Vi ska mäta och följa upp det vi gör för att vara säkra på att vi möter användarnas behov och att vi förbättrar oss kontinuerligt. 6. Vi ska ställa krav på tillgänglighet, design för alla och jämlikt bemötande Digital utveckling innebär möjligheter att kunna ge fler människor tillgång till information, kommunikation och utbud på jämlika villkor. Men detta sker inte automatiskt när digital teknik ersätter andra verktyg och processer. Tillgängligheten och användbarheten inom digital utveckling behöver fortsatt påverkas och främjas. Som myndighet har vi ett ansvar att se till att vår verksamhet och våra digitala verktyg är tillgängliga och användbara för såväl anställda som för våra målgrupper. Vi bidrar till ökad tillgänglighet, design för alla och ett jämlikt bemötande genom att ha kompetens inom området och vidareförmedla den, samt att ställa krav vid upphandling av de digitala tjänster och produkter vi beställer. Myndighetens anställda ska ha god kännedom om hur digitala verktyg, liksom digital information och kommunikation, ska nyttjas för att kunna användas av och vara till nytta för så många användare som möjligt. Vi ska använda expertstöd på området och samverka med andra myndigheter för att nå ännu bättre resultat. Vår kommunikation ska också vara tillgängligt vad gäller språk. Det gäller alla aspekter av språk, som översättningstjänster, klarspråk och tilltal. Vi ställer krav på digital tillgänglighet i vår bidragsgivning enligt uppsatta kriterier för ett tillgängligt kulturliv. 7. Våra arbetsformer och verktyg främjar effektivitet, utveckling och öppenhet. Vi prioriterar digitala lösningar där det är möjligt och lämpligt Våra arbetsformer och processer är effektiva och främjar myndighetens möjligheter att ge våra användare god service. Enkla och effektiva lösningar för information är ofta digitala, men inte alltid. Vår målsättning är att ta bort alla led med onödig pappershantering. Vi prioriterar digitala lösningar om det är möjligt, men vi överväger alltid rätt verktyg för rätt tillfälle. Ibland är det mer användarvänligt och effektivt med ett möte eller ett telefonsamtal och en pappersutskrift eller en tryckt katalog än digitala lösningar via en skärm eller i en app. Som grundregel prioriterar vi digitalt om det är effektivt i tid, process och kostnad och om det är användar- och
Sid 5 (5) miljövänligt och uppfyller lagkrav. Om digitala tjänster kan riskera att utesluta människor så måste vi överväga att hitta alternativa vägar för dessa användare. Våra arbetsformer ska vara tydliga och våra data ska vara tillgängliga för användaren. Gällande information som inte innehåller personuppgifter eller lyder under sekretess ska vi börja arbeta med öppna data steg för steg och samtidigt lära oss om området. Inför förändringar/utvecklingsarbete planerar vi för att tillgängliggöra information och öppna data.