ÖVERFÖRMYNDARVERKSAMHETEN STENUNGSUND ORUST LILLA EDET TJÖRN Anvisningar till årsräkning 2014/sluträkning 2015 Det första du bör göra är att ta fram föregående årsräkning och läsa igenom det följebrev du fick bifogat. Fick du någon begäran om komplettering förra året? Fick du någon anmärkning? Fick du några andra synpunkter som inte var skäl till anmärkning men som du bör notera inför årets årsräkning? Årsräkning och sluträkning skall fyllas i med permanent skrift och sändas in till överförmyndarverksamheten före den 1 mars respektive senast en månad efter avslutat uppdrag. Om förhinder uppstår krävs att ansökan om anstånd inkommer till överförmyndarverksamheten före 1 mars respektive före sista inlämningsdag (avseende sluträkning). Årsräkning och sluträkning är komplett när den är fullständigt ifylld och följande är medsänt: Årsbesked eller kapital och räntebesked i original från bank för samtliga upptagna tillgångar och skulder, som visar värdet per sista dagen i redovisningsperioden. Kontoutdrag från bank, som visar samtliga transaktioner under hela redovisningsperioden. Samtliga underlag, såsom kontrollbesked från försäkringskassan, fakturor, kvitton och kvittenser, som visar/styrker huvudmannens inkomster och utgifter under redovisningsperioden. Blanketten är ifylld och undertecknad med permanent skrift (bläckpenna) inte blyerts. 1
Inledande instruktioner Använd gärna ett sifferregister och sortera underlagen efter de rubriker som finns på årsräkningsblanketten. Finns flera uppgifter på samma bilaga t ex pensions utbetalning och avdragen skatt kan hänvisning göras till samma bilaga. Samtliga belopp som redovisas skall kunna hänvisas till ett underlag. Kontantprincipen gäller, vilket innebär att endast de faktiska inkomster och utgifter under året skall redovisas, dvs. endast de inkomster och utgifter som betalts in och ut från kontona under perioden skall redovisas. Underlagen får du tillbaka när granskning är avslutad vilket innebär att kopiering inte behöver göras. Samtliga tillgångar, förutom transaktionskontot skall vara överförmyndarspärrade. Kontrollera att detta framgår av årsbeskedet. Slutredovisningens sista dag är den dag ställföreträdarskapet upphörde. Allmänt gällande årsräkningsblanketten För gode män och förvaltare gäller som huvudregel att man har tillgång till ett transaktionskonto för att kunna betala de löpande utgifterna och genomföra andra nödvändiga transaktioner. Detta konto är vanligtvis det enda konto du redovisar under rubrik 1:1 och 2:2. Övriga konton (såsom överförmyndarspärrade konton, ICA-kort, fickpengskontot med flera) ska redovisas under rubrik 1:3 och 2:3. Samtliga tillgångar skall styrkas med årsbesked/kapital och räntebesked, taxeringsbevis eller andra underlag som styrker tillgången. Om det har skett aktivitet på tillgångar som redovisas under 1:3 och 2:3 skall detta styrkas med underlag. Inkomster och utgifter under perioden redovisas under 1:2 och 2:1. De inkomster och utgifter som tas upp under 1:2 och 2:1 är de transaktioner som har gjorts under redovisningsperioden. Observera att de inkomster och utgifter som skall tas upp är de som har bokförts på de konton som redovisas under 1:1. Alltså, de inkomster och utgifter som har bokförts på konton som redovisas under 1:3 skall inte tas med under 1:2 och 2:1. Genom summering av 1:1 (A) + 1:2 (B) och 2:1 (D) + 2:2 (C) kontrollerar du att årsräkningen/sluträkningen stämmer. A + B ska vara lika med C + D. Om en differens uppstår är det något som inte stämmer och bör åtgärdas. A+B = D+C 2
Genomgång av årsräkningsblanketten, rubrik för rubrik 1:1 Tillgångar i form av bankkonto enligt föregående årsräkning eller förteckning Ange bank, kontonummer och belopp enligt utgående värde på förra årets årsräkning eller förteckning. Om detta är den första årsräkningen som skall lämnas in skall de tillgångar som redovisats på transaktionskontot i förteckningen fyllas i. Kom ihåg att ingående belopp alltid är detsamma som utgående belopp året innan. 1:2 Inkomster under perioden Samtliga inkomster som skett under redovisningsperioden skall redovisas (på det/de konton som redovisas under 1:1). Underlag i form av kontrolluppgift, lönespecifikation, kontoutdrag (avsändaren skall vara tydlig) eller annat underlag där beloppens storlek klart framgår skall bifogas. Inkomster skall redovisas som bruttobelopp, dvs. inklusive skatt, eftersom det är bruttoinkomsten som ligger till grund för om huvudmannen eller kommunen skall betala eventuellt arvode till god man/förvaltare. Skatten redovisas sedan som utgift under punkt 2:1. Utdelning från aktie, fonder eller andra värdepapper skall endast redovisas om den utbetalas med kontanta medel till det konto som redovisas i ruta 1:1. Utdelning från fonder återinvesteras (reinvesteras) oftast, vilket innebär att utdelningen används till att köpa nya fondandelar. Återinvesterad utdelning skall alltså inte redovisas som inkomst. Om uttagsmedgivande har givits från spärrat konto, som redovisas under 1:3, och överförts till transaktionskontot skall detta tas upp som en inkomst. Försäljningslikvider från fastigheter och bostadsrätter skall redovisas liksom inkomster i form av arv och gåva. Om god man/förvaltare företrätt sin huvudman vid arvskifte skall handlingar som styrker arvets storlek finnas i akten hos överförmyndaren och behöver inte bifogas igen. 1:3 Tillgångar i form av överförmyndarspärrade konton, värdepapper, fordringar, fastigheter, bostadsrätter enligt föregående årsräkning eller förteckning. Ange bank, kontonummer och belopp enligt utgående värde på förra årets årsräkning. Detsamma gäller för värdepapper, fordringar, fastigheter och bostadsrätter. Fastigheter skall anges med fastighetsbeteckning. Bostadsrätt skall anges med föreningens namn och lägenhetsbeteckning Om detta är den första årsräkningen som skall lämnas in skall de tillgångar som redovisats i förteckningen fyllas i. 2:1 Utgifter under perioden Samtliga utgifter som har skett under redovisningsperioden (på det/de konton som tas upp under 1:1) skall redovisas. Underlag i form av kvitto, fakturor eller annat underlag som styrker beloppet skall bifogas. Notera att kontoutdrag inte kan ersätta fakturor eftersom kontoutdrag varken styrker vems faktura som är betald eller att rätt belopp är betalt. 3
Konsumentverkets beräkningar av levnadskostnader gäller som riktlinje för vuxna som bor kvar i föräldrahemmet. Avtal som beskriver utgift för huvudmannen och vad som ingår i denna utgift bör skrivas. Avvikelser från konsumentverkets beräkningar ska motiveras. Värdeminskning på aktier och värdepapper skall inte redovisas som utgift. Arvode enligt överförmyndarnämndens beslut samt inbetalning av sociala avgifter till Skatteverket skall alltid redovisas. Information gällande inbetalning av skatt och sociala avgifter finns att hämta på www.skatteverket.se. Om pengar överflyttats från transaktionskontot till överförmyndarspärrade konton skall detta tas upp som en utgift och styrkas med underlag. Särskilt viktigt är att redovisning av privata medel görs på ett tydligt sätt. Mer om hantering av privata medel finns att läsa längre fram. 2:2 Tillgångar i form av bankkonto vid redovisningsperiodens slut, 31 december eller upphörandedagen) Bank, kontonummer och belopp skall anges på blanketten och strykas med årsbesked/kapital- och räntebesked. Notera det datum som årsbeskedet har skrivits ut och att inkomster och utgifter som gjorts efter detta datum ej skall tas upp i aktuell årsräkning. 2:3 Tillgångar i form av överförmyndarspärrade konton, värdepapper, fordringar, fastigheter, bostadsrätter vid redovisningsperiodens slut, 31 december eller upphörandedagen) Bank, kontonummer och belopp skall styrkas med årsbesked eller kapital och räntebesked per redovisningsperiodens slutdatum i original. Fastighet skall anges med fastighetsbeteckning och styrkas med taxeringsbevis. Bostadsrätt skall anges med föreningens namn och lägenhetsbeteckning. Fonder, aktier och andra värdepapper redovisas till antal och marknadsvärde och styrkas med depåförteckning, årsbesked eller motsvarande. På årsbeskeden ska framgå antal, kursvärde, transaktioner under året och vilka konton/depåer som är överförmyndarspärrade. 3 Skulder Skulder anges med långivare och belopp. Skuld ska styrkas med besked från långivare, inkassoföretag eller kronofogde. Skulder ska redovisas per borgenär. Betalda räntekostnader och amorteringar förs in under punkt 2:1. Åtgärder som god man/förvaltare vidtagit för att minska skuldernas storlek, t.ex. frivillig uppgörelse med fordringsägare och ansökan om skuldsanering, ska redovisas under övriga upplysningar. 4
Övriga upplysningar Övriga upplysningar som kan vara värdefullt vid granskning av aktuell års/sluträkning. Exempelvis om huvudmannen har del i ett dödsbo som ännu inte har skiftats eller andra liknande viktiga uppgifter kan uppges här. Hantering av fickpengar När det gäller hantering av fickpengar (som ingår i summan över privata medel) finns olika alternativ att tillämpa. I de fall huvudmannen själv gör inköp kan en stående överföring göras från transaktionskontot, till huvudmannens egna konto, på lämpligt belopp beroende på vad tanken är att pengarna skall går till. Denna överföring skall kunna styrkas via kontoutdrag. I din redovisning behöver du inte ange hur huvudmannen har använt dessa fickpengar. I det fall huvudmannen inte själv tar ut från konto utan får kontanta medel i handen av dig så skall en kvittens på överlämnade pengar skrivas under av god man och huvudman. När huvudmannen ej klarar av att hantera sina pengar krävs det ofta att boendepersonal är honom/henne behjälplig med detta. När ställföreträdare överlämnar pengar skall kassabladet kvitteras av såväl mottagande behörig personal som av ställföreträdare. Kvittens, där datum och belopp framgår, skall skrivas och lämnas till ställföreträdaren. Ställföreträdare ska kontrollera boendets/hemtjänstens redovisning av dessa medel. Sammanfattningsvis gäller alltså att ett uttag från transaktionskontot som skall gå till fickpengar antingen skall kunnas styrkas med kontoutdrag där man ser mottagarkontonumret eller en kvittens. I de fall inköp görs för huvudmannens räkning så skall underlag/kvitto sparas och sändas in som underlag till årsräkningen. Notera att det är av stor vikt att inte sammanblanda sin egen ekonomi med sin huvudmans ekonomi. Samliga utgifter som huvudmannen har ska belasta huvudmannens konto direkt. (och utlägg bör undvikas.) Särskilda händelser som kräver överförmyndarnämndens samtycke Uttag av spärrade bankmedel och övriga spärrade placeringar. Köp av aktier och andra placeringar än fonder och värdepapper garanterade av stat eller kommun. Köp, försäljning och inteckning av fast egendom eller tomträtt. Köp, försäljning och pantsättning av bostadsrätt. Utlåning av huvudmannens egendom Driva en rörelse för huvudmannen. Arvskifte. Upptagande av lån för huvudman. Blanketter för ansökan om överförmyndarnämndens samtycke finns att hämta på www.stenungsund.se 5
Redogörelse för utfört uppdrag Arvodesbeslutet grundar sig i huvudsak på din redogörelse. Det är viktigt att redogörelsen är så fullständig som möjligt. Skriv gärna en kort bilaga till redogörelseblanketten. I de fall huvudmannen själv betalar arvodet ska medel reserveras under året. Om du begär schablonkostnadsersättning kryssar du i rutan på redogörelseblanketten. I schablonkostnadsersättningen ingår alla s k småutgifter som t ex telefonsamtal, porto, kuvert och kortare resor. Uttag av schablonersättning får inte göras löpande under året. Om du begär faktisk kostnadsersättning kryssar du i rutan på redogörelseblanketten. För att få ersättning krävs underlag som styrker utgiften. Observera att det inte går att begära både schablonkostnadsersättning och faktisk kostnadsersättning. Du kan även begära milersättning för de resor som kan hänföras till uppdraget. Milersättning utgår med statligt fastställd skattefri del. Om reseräkningen inte är komplett, utgår ingen ersättning. Använd gärna vår blankett avsedd för reseräkning. Blanketter och information finns att hämta på www.stenungsund.se e-post: overformyndaren@stenungsund.se 6