Stadgar för Kalmar Rotaryklubb

Stadgar för Kalmar Rotaryklubb Paragraf Sida 1 Val av styrelse och revisorer 1 2 Styrelse 1 3 Styrelsens åligganden 1 4 Övriga tjänster utanför styrelsen 2 5 Möten 2 6 Medlemsavgifter 2 7 Omröstning 3 8 Kommittéer 3 9 Kommittéernas arbetsuppgifter 4 10 Närvarodispens 5 11 Finanser 5 12 Inval av medlemmar 5 13 Beslut 6 14 Arbetsordning 6 15 Ändringar 6 Bilaga 1 Instruktion för presidenten 7

Sid. 1 Stadgar för Kalmar Rotaryklubb Antagna den 19 november 2010 1. Val av styrelse och revisorer 1 mom. Vid ett klubbmöte senast en månad före årsmötet, där val av styrelse sker, ska den tjänstgörande presidenten tillkännage att förslag mottas från medlemmarna till val av president, inkommande president, nominerad president, vice president, sekreterare, skattmästare, klubbmästare och en särskild ledamot som ska ha lång erfarenhet av Rotarys verksamhet. Till vice president utses en förutvarande president. Nomineringen görs av en särskild kommitté som består av de tre senaste årens past presidenter med vice presidenten som sammankallande. Val sker genom öppen omröstning på årsmötet. De kandidater som får en majoritet av rösterna ska förklaras valda. Den så valde medlemmen tjänstgör i styrelsen som inkommande president under det år som börjar den 1 juli året efter valet och tillträder presidentposten den 1 juli andra året efter valet, då uppdraget som inkommande president avslutats. 2 mom. Vakans i den tillträdande styrelsen fylls enligt beslut av återstående styrelsemedlemmar i den tillträdande styrelsen. 2. Styrelsen Styrelsen består av åtta ledamöter; president, inkommande president, nominerad president, vice president, sekreterare, skattmästare, klubbmästare och en särskild ledamot. Dessa personer är också klubbens ämbetsmän. 3. Styrelsens åligganden I frågor som icke närmare reglerats nedan i fråga om styrelseledamöternas ansvarsområden gäller Grundlagen för Kalmar Rotaryklubb. 1 mom. Presidenten leder förhandlingarna vid klubbens och styrelsens sammanträden samt fullgör sådana andra uppgifter som åligger befattningen och som anges såväl i den instruktion som gäller för Kalmar Rotaryklubb (se bilaga 1) som i Article 4 i RI Club Bylaws. 2 mom. Inkommande presidenten ansvarar för programverksamheten vid klubbens möten. I enlighet med instruktionen för president ingår skyldighet att delta i distriktets förberedande möten för tillträde till befattningen som president (se bilaga 1). 3 mom. Vice presidenten övertar vid presidentens frånvaro ledningen av klubb- och styrelsemöten. 4 mom. Nominerade presidenten är ordförande i kommittén för klubbtjänsten. 5 mom. Sekreteraren för protokoll vid styrelsens sammanträden och ansvarar för att underlag för beslut finns tillgängligt för styrelseledamöterna senast en vecka före ordinarie styrelsemöten. Sekreteraren sänder ut meddelanden om klubbmöten och sammanträden med styrelsen och kommittéerna, sammanställer föreskrivna rapporter till Rotary International, bl.a. halvårsrapport över medlemskapet till RI:s sekretariat per 1 januari och 1 juli varje år. Sekreteraren ansvarar också för klubbens medlemsregister.

Sid. 2 6 mom. Skattmästaren förvaltar klubbens medel och redovisar dem för årsmötet och på begäran för styrelsen samt fullgör andra skyldigheter som tillhör ämbetet. Vid avgång från ämbetet lämnar skattmästaren över alla medel, räkenskapsböcker och annan egendom som tillhör klubben till styrelsen. 7 mom. Klubbmästaren ansvarar för de praktiska arrangemangen vid veckomötena samt andra uppgifter som styrelsen beslutat. 8 mom. Den särskilde ledamoten ska med sina kunskaper om och erfarenhet av Rotary vara ett stöd för styrelsen. 4. Övriga tjänster utanför styrelsen. Styrelsen utser 1:e vice sekreterare och andre vice sekreterare en eller flera vice klubbmästare Matrikel- och IT-ansvarig Arkivarie. Styrelsen fastställer arbetsrutin för var och en av dem. Vid vakans utser styrelsen en ersättare. 5. Möten 1 mom. Årsmöte hålls senast i december månad. Följande ärenden ska behandlas Ekonomisk redogörelse för det gångna Rotaryåret Revisionsberättelse Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Val av styrelse och revisorer. 2 mom. Klubbens ordinarie veckomöte hålls helgfria fredagar kl. 11.45. Närmare regler för att ställa in ett veckomöte finns i Grundlag för Kalmar Rotaryklubb, V mom. 1. Medlemmarna ska underrättas om ändrat eller inställt veckomöte. Medlem måste närvara eller på annat sätt gottgöra frånvaron vid minst 50 % av klubbmötena under varje halvår. Som närvaro räknas även besök hos andra Rotaryklubbar eller andra Rotarymöten än ordinarie möten. Medlem måste dock delta i minst 30 % av den egna klubbens möten varje halvår. Detta gäller inte medlem med permanent närvarobefrielse eller honorär medlem. 3 mom. En tredjedel av klubbmedlemmarna utgör beslutsmässigt antal såväl vid årsmöte som vid ordinarie veckomöte. 4 mom. Styrelsen sammanträder efter kallelse av presidenten eller på begäran av två (2) styrelseledamöter. 5 mom. Styrelsen är beslutför då minst fem ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal har presidenten utslagsröst. 6. Medlemsavgifter Inträdes- och årsavgiften fastställs på ett veckomöte. Inträdesavgiften betalas vid inträde i klubben och årsavgiften halvårsvis (terminsavgift) under juli och januari.

Sid. 3 7. Omröstning Omröstning sker muntligt. 8. Kommittéer 1 mom. a) Presidenten utser med styrelsens godkännande följande ständiga kommittéer avseende Rotarys fem tjänstegrenar: Kommittén för klubbtjänst Kommittén för yrkestjänst Kommittén för samhällstjänst Kommittén för internationell tjänst Kommittén för ungdomstjänst. b) Vid bemanningen av de fem tjänstegrenarna är det av stort värde med kontinuitet. Medlemmar bör därför utses för olika perioder så att byte av medlemmar kan ske successivt. c) Presidenten kan med styrelsens godkännande utse underkommittéer för speciella ändamål inom de fem tjänstegrenarna. d) Kommittéerna för yrkestjänst, samhällstjänst, internationell tjänst och ungdomstjänst består vardera av en ordförande och vid behov av ytterligare en eller flera medlemmar som alla utses av presidenten med styrelsens godkännande. e) Presidenten är ex officio medlem av alla kommittéer och åtnjuter de privilegier som är förenade med uppgiften att vara president. f) Varje kommitté utför de uppgifter som den tilldelats enligt stadgarna samt de ytterligare uppdrag, som den kan få från presidenten eller styrelsen. Utan särskilt tillstånd från styrelsen får dessa kommittéer inte vidta några åtgärder innan en rapport har lämnats in till och godkänts av styrelsen. g) Presidenten kan vid behov utse en eller flera kommittéer för olika aktiviteter som kan sortera under kommittéerna för yrkes-, samhälls-, internationell tjänst och ungdomstjänst. h) När klubben beslutar att införa Club Leadership Plan ska denna paragraf omarbetas och anpassas till den nya modellen för en Rotaryklubb 2 mom. Kommittén för klubbtjänst a) Nominerade presidenten, som också är ordföranden i kommittén, är ansvarig för alla klubbtjänstaktiviteter och övervakar och samordnar arbetet i alla kommittéer inom de olika grenarna av klubbtjänsten b) Kommittén för klubbtjänst består av nominerade presidenten och ordförandena i alla kommittéer som klubbtjänstkommittén har tillsatt. c) Presidenten kan med styrelsens godkännande utse följande kommittéer för särskilda grenar av klubbtjänsten: Medlemskommitté Klubbmöteskommitté Programkommitté Kommitté för Rotaryinformation.

Sid. 4 d) Vid bemanningen av kommittéerna är det lämpligt att utse en eller flera medlemmar för ytterligare ett tjänstgöringsår eller för en två- eller treårsperiod för att därigenom skapa kontinuitet. Ingen medlem kan väljas att tjänstgöra i samma kommitté under mera än två på varandra följande mandatperioder. e) Kommittén för Rotaryinformation ska bestå av tre medlemmar företrädesvis past klubbpresidenter, varav en i sänder utses årligen för en treårsperiod. 9. Kommittéernas arbetsuppgifter 1. Kommittén för klubbtjänst Kommittén utarbetar och genomför planer för vägledning till klubbens medlemmar när det gäller deras åtaganden inom klubbtjänsten. Ordföranden i kommittén är ansvarig för kommitténs möten och rapporterar aktiviteterna till styrelsen. a) Medlemskommittén Kommittén arbetar för att främja klubbmedlemmarnas närvaro vid alla Rotarymöten, distriktskonferenser, intercitymöten, regionala konferenser och internationella kongresser. Kommittén ska speciellt uppmuntra närvaro i den egna klubben men också i andra klubbar, hålla klubbmedlemmarna informerade om närvarokraven och i övrigt bidra till att skapa en hög närvaro i klubben. b) Veckobrevskommitté Kommittén strävar efter att öka intresset för Rotary och klubben genom att skriva veckobrev som innehåller referat från föredrag, klubbmeddelanden och information om Rotaryaktiviteter på distrikts- och internationell nivå. 2. Kommittén för yrkestjänst Kommittén utformar och genomför planer för vägledning och stöd till medlemmarna i klubben då de uppfyller sina plikter inom affärs- och yrkeslivet och bidrar till att höja den allmänna affärs- och yrkesstandarden. Kommitténs ordförande ansvarar för klubbens verksamhet inom yrkestjänsten och övervakar och samordnar arbetet i särskilda kommittéer, som kan utses för skilda grenar av yrkestjänsten. Kommittén ansvarar för att kandidater till klubbens yrkesutmärkelse presenteras för styrelsen för beslutsfattande. 3. Kommittén för samhällstjänst Kommittén utformar och genomför uppslag att tjäna klubbmedlemmarna till ledning och stöd vid uppfyllandet av deras plikter gentemot samhället. Kommitténs ordförande ansvarar för klubbens verksamhet inom samhällstjänsten och övervakar och samordnar arbetet i olika kommittéer, som kan utses för särskilda grenar av samhällstjänsten. 4. Kommittén för internationell tjänst Kommittén utformar och ställer upp planer till ledning och hjälp för klubbmedlemmarna då de uppfyller sina skyldigheter inom den internationella tjänsten. Kommitténs ordförande ansvarar för klubbens verksamhet inom den internationella tjänsten och övervakar och samordnar arbetet i särskilda kommittéer, som kan utses för olika grenar av den internationella tjänsten. Särskild kommitté för Rotary Foundation utses av styrelsen. Kommitté för Rotary Fellowship och andra internationella verksamheter kan inrättas av styrelsen.

Sid. 5 5. Kommittén för ungdomstjänst En femte tjänstegren infördes av 2010 års Lagråd. Den heter Kommittén för ungdomstjänst och betonar den positiva förändring som förs in av ungdomar och unga vuxna genom utvecklingen av ledarskapsaktiviteter, engagemang i samhälls- och internationella aktiviteter och utbytesprogram som betonar och utvecklar världsfred och förståelse för olika kulturer. 10. Närvarodispens Efter skriftlig ansökan kan styrelsen befria medlem från att närvara vid klubbens veckomöten under högst 12 månader i följd. 11. Finanser 1 mom. Skattmästaren deponerar klubbens medel i bank. 2 mom. Alla räkningar attesteras av presidenten eller vice presidenten. 3 mom. Klubbens räkenskapsår löper från 1 juli till 30 juni. Årsavgiften betalas halvårsvis i juli och januari. 4 mom. Av klubben utsedda revisorer, som ska vara kvalificerade för sitt uppdrag, ska före september månads utgång erhålla räkenskaperna för granskning och därefter lämna en berättelse över den föregående styrelsens förvaltning 5 mom. Senast under maj månad upprättar inkommande presidenten en budget över intäkter och kostnader för Rotaryåret som börjar den 1 juli. Beräknade kostnader ska betraktas som en övre gräns för kostnader för de olika ändamålen, om inte annat bestäms av styrelsen. Budgeten ska godkännas av styrelsen och fastställas på ett klubbmöte senast under juni månad. 12. Inval av medlemmar 1 mom. Medlem kan föreslå ny medlem genom att skriftligen lämna in förslag till styrelsen Den föreslagna medlemmen ska informeras om Rotarys syfte samt klubbmedlemmens privilegier och skyldigheter. Föreslagen medlem ska skriva under en intresseanmälan och därmed ge tillstånd till att både namn och föreslagen klassifikation offentliggörs i klubben. En överföring av en medlem föreslås av medlemmens tidigare klubb. Förslaget ska tills vidare hållas konfidentiellt, med undantag för vad som här nedan anges. 2 mom. Styrelsen säkerställer, att föreslagen medlem uppfyller kraven på klassifikation och medlemskap enligt Grundlagen för Kalmar Rotaryklubb, VI-VII. Styrelsen ska därutöver försäkra sig om att kandidaten inte är medlem i annan serviceorganisation. I förekommande fall förväntas det av kandidaten att han/hon avslutar sitt medlemskap i andra serviceorganisationer såvida styrelsen inte beslutar annorlunda. 3 mom. Styrelsen godtar eller förkastar förslaget inom 30 dagar och informerar sedan förslagsställaren om sitt beslut. 4 mom. Om styrelsens beslut är positivt informeras klubbmedlemmarna om förslaget genom att offentliggöra den föreslagna medlemmens namn, befattning, klassifikation och namnet på den som lämnat förslaget.

Sid. 6 5 mom. Aktiv medlem kan lämna skriftlig invändning mot förslaget, med motivering till styrelsen senast tio dagar efter offentliggörandet av förslaget. I annat fall ska den föreslagne medlemmen anses vara invald i klubben. Om invändning till förslaget lämnats in, ska styrelsen företa sluten omröstning om saken på ett styrelsemöte. Om antalet negativa röster hos närvarande styrelsemedlemmar inte överstiger en ska den föreslagne medlemmen, mot erläggande av föreskriven inträdesavgift, anses invald i klubben. 6 mom. Efter det att medlemmen valts in ska presidenten se till att den nya medlemmen introduceras klubbsekreteraren rapportera den nye medlemmens namn till RI klubbsekreteraren vid behov ställa ut ett medlemskort och kommittén för Rotaryinformation tillhandahålla lämplig litteratur att överlämnas vid intagningen. 13. Beslut Klubben får inte ta upp till behandling yrkande eller resolution, som i något avseende förpliktar klubben till ståndpunktstagande, innan ärendet övervägts av styrelsen. Sådant yrkande eller sådan resolution, som väckts vid klubbmöte, ska utan diskussion bordläggas och överlämnas till styrelsen. 14. Riktlinjer för veckomöte Mötet öppnas Besökande rotarianer och övriga gäster presenteras Korrespondens och meddelande Kommittérapporter Ej slutbehandlade ärenden Nya ärenden Föredrag eller annan programpunkt Mötet avslutas. 15. Ändringar Beslut om ändring av klubbens stadgar sker vid ett ordinarie veckomöte. En stadgeändring kräver att minst två tredjedelar av närvarande medlemmar biträder ändringsförslaget. Dessutom måste minst en tredjedel av klubbens medlemmar vara närvarande vid detta möte. Förslag till stadgeändring ska presenteras för medlemmarna senast tio dagar före det möte då stadgeändring ska behandlas. Beslut får inte fattas om ändringar i eller tillägg till dessa stadgar, som inte står i samklang med klubbens grundlag och med Rotary Internationals grundlag och stadgar.

Sid. 7 Bilaga 1 INSTRUKTION FÖR PRESIDENTEN I KALMAR ROTARYKLUBB Det är en stor förmån att bli president i Kalmar Rotaryklubb. Det är en av Sveriges äldsta och största klubbar som starkt bidragit till Rotarys tillväxt i vårt land. Presidentskapet är dessutom en förutsättning för fortsatta uppdrag på distrikts- och internationell nivå. Klubbmedlemmarna förväntar sig att uppdraget sköts med den fasthet och vänlighet som alltid kännetecknat tidigare presidenter. Därutöver finns traditioner som bör följas i möjligaste mån. I enlighet med Rotarys regelverk krävs följande kvalifikationer för att bli president i Kalmar Rotaryklubb. Hon/han 1. måste vara en medlem med gott anseende i klubben 2. ska ha förmågan att åta sig ledarskapet i klubben och ha klubbkamraternas högaktning och förtroende 3. skall som inkommande president delta i: PETS inkommande presidenters utbildningsseminarium i distriktet Rotary Foundation-seminariet som anordnas i distriktet Distriktssamrådet Distriktskonferensen Alla kostnader i samband med ovanstående betalas av klubben. På distriktskonferensen står klubben även för kostnaden för presidentens följeslagare. Om presidenten inte kan närvara vid minst tre av ovanstående aktiviteter, skall hon/han avstå från presidentskapet. Presidenten ska vara beredd att skänka all den tid och kraft som behövs för att leda och fullfölja klubbens planer 4. ska ha tjänstgjort i klubben som styrelsemedlem, eller medlem i en eller flera av de större kommittéerna 5. bör ha varit närvarande vid en eller flera distriktskonferenser eller andra möten 6. bör ha god kunskap om Rotarys syften, klubbens grundlag och stadgar. Jag är helt införstådd med betydelsen av att följa ovan givna instruktioner och förstår vikten av att företräda Kalmar Rotaryklubb på bästa sätt i enlighet med de traditioner och regler som gäller för presidentskapet. Kalmar den.